Jaarverslag raadsgriffie gemeente Purmerend

Jaarverslag raadsgriffie gemeente Purmerend 2013
Vastgesteld in het presidium van 3 maart 2014
1
Inleiding
Voor u ligt het vierde jaarverslag van de griffie dat een terugblik geeft op de werkzaamheden in het
jaar 2013. Het verslag sluit af met een verantwoording van de financiële en personele ondersteuning
die de gemeenteraad heeft gekregen.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de opzet van het werkplan en dat van het jaarverslag.
Het jaarlijkse werkplan is beperkt van opzet en omvang en is toegespitst op:
a. dat kunnen we, omdat wij…
b. dat doen we door ..
c. daarvoor hebben we de volgende middelen (personeel en financieel)..
Bij het werkplan worden als bijlagen een schema met werkzaamheden en werkbudgetten gevoegd.
In het jaarverslag worden de activiteiten (kengetallen) gekwantificeerd en qua resultaten toegelicht.
Werkzaamheden van de griffie
De werkzaamheden van de griffie laten zich grofweg in twee soorten onderscheiden:
a. Basistaken (reguliere werkzaamheden op basis van de wet)
b. Plustaken (specifieke werkzaamheden in opdracht van de raad)
ad. a Basistaken:
Onder basistaken worden de taken verstaan, die in elk geval worden uitgevoerd, zodat de raad en
commissies hun werkzaamheden kunnen uitvoeren.
Basistaken zijn:
1. ondersteuning van de Raad en commissies en de, door de raad ingestelde werk- en
projectgroepen (procedures en processen en zorg dragen voor een goed bestuurlijke
planning);
2. voorbereiden, toetsen, bewaken en monitoren van de besluitvorming van de Raad;
3. advisering raadsleden;
4. communicatie naar en vanuit de raad (intern en extern).
Daarnaast worden als basistaken gezien:
5. inhoud geven aan activiteiten in het kader van burgerparticipatie (inclusief jongeren)
6. het bieden van ondersteuning bij burgerinitiatieven;
7. ondersteuning en advisering van het presidium, de agendacommissie en het
seniorenconvent.
8. Rekenkamercommissie (uitvoeren en ondersteunen van onderzoeken)
9. het tweewekelijks driehoeksoverleg (burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen
directeur en griffier) en separaat het bilateraal overleg met de burgemeester (wekelijks)
en de gemeentesecretaris/algemeen directeur (tweewekelijks);
10. actueel houden van relevante verordeningen en reglementen (van orde)
Toelichting op resultaat in 2013:
Voorbeelden van de ondersteuning zijn:
De ondersteuning vanuit de griffie start met de voorbereiding van de agendacommissie, waarin de
planning van de vergaderingen en de te bespreken onderwerpen aan de orde komen. De
commissievergaderingen worden voorbereid in overleg met de commissievoorzitter, waarbij ook
nadrukkelijk wordt gelet op de kwaliteit van de voorstellen.
Inmiddels vindt in een vroeg stadium overleg plaats tussen ambtelijke organisatie en griffie over de
voorbereiding van vergaderstukken, met name aan de hand van objectieve kwaliteitscriteria.
Op grond van praktijkervaringen en vervolgens bespreking in zowel het seniorenconvent als de
agendacommissie worden regelmatig procedureafspraken gemaakt, zoals bijvoorbeeld de
behandelingsprocedure van kadernota en programmabegroting. In 2013 zijn ook procedureafspraken
gemaakt over de betekenis van stemverklaringen en de digitalisering van het proces van indiening van
moties en amendementen. Politieke fracties en/of individuele raadsleden blijven regelmatig contact
opnemen met de griffie met het verzoek om een toetsing aan afgesproken kwaliteitscriteria op in te
dienen conceptamendementen/-moties, initiatiefvoorstellen e.d.
2
Voorafgaand aan raadsvergaderingen wordt door de griffie voor de raad per agendapunt een
overzicht gegeven van aangekondigde amendementen en moties. Gebleken is dat dit de discussie en
besluitvorming ten goede komt. Ook de meeste fracties werken hieraan mee door nog voorafgaand
aan de vergaderingen de teksten van moties/amendementen die zij van plan zijn tijdens de
vergadering in te dienen, toe te zenden aan de griffie. De griffier en de raadsadviseurs ondersteunen
de voorzitters (commissies/raad) procedureel in hun voorbereiding op vergaderingen, zowel vooraf als
tijdens de vergaderingen.
De griffie coördineert op verzoek van de door de raad benoemde vertegenwoordigers in de regioraad
van de Stadsregio Amsterdam ook de voorbereiding van de vergaderingen van de regioraad. Vanuit
het uitgangspunt dat een gezamenlijk optreden de saamhorigheid en inbreng kan versterken wordt de
voorbereiding gedaan voor alle raadsleden uit de regio Waterland, die zitting hebben in de regioraad.
Namens Purmerend zijn door de raad drie raadsleden en de burgemeester als vertegenwoordiger
benoemd. De burgemeester heeft daarnaast, als plaatsvervangend voorzitter, zitting in het Dagelijks
Bestuur van de Stadsregio.
Bij burgerinitiatieven is niet alleen sprake van in ontvangst nemen van het initiatief: de griffie neemt
ook contact op met de indieners. Vooraf om informatie te geven over de procedure en om tot een
duidelijke omschrijving van het initiatief te komen en wat van de gemeente wordt gevraagd. Na
besluitvorming in de raad om bijvoorbeeld uiteen te zetten wat het vervolg is.
De raadsleden kwamen wekelijks bijeen in het stadhuis. Gemiddeld hebben (buiten het zomerreces)
drie dagen in de maand reguliere commissievergaderingen plaats gevonden en was de laatste
donderdag van de maand gereserveerd voor de raadsvergadering.
Op dinsdagavond vergaderden de fracties. Voorafgaand aan deze vergadering vond bijna wekelijks
een presentatie plaats of (sinds september 2010) Praat met de Raad. Bij Praat met de Raad worden
burgers in de gelegenheid gesteld een onderwerp dat niet in een commissie wordt besproken onder
de aandacht van de raadsleden te brengen.
Voorbeelden van inzet van communicatiemiddelen:
Op verschillende manieren wordt invulling gegeven aan de communicatie vanuit de raad met als doel
de politiek dichter bij de burger te brengen.
Ook in verband met de veranderde rolneming wordt deze communicatie steeds belangrijker en krijgt
deze steeds meer aandacht.
De middelen die in Purmerend voor communicatie worden ingezet zijn:
> de website van Purmerend.
> het Raadsnieuws verschijnt wekelijks in een kleine rubriek en maandelijks als een hele pagina in het
Purmerends Niewsblad. De publicaties geven informatie over activiteiten van de raad (waaronder
ook commissies), agendapunten in commissie- en raadsvergaderingen en toelichting op de
besluitvorming in de raad.
> Persberichten over besluiten die in een raadsvergadering zijn genomen
> Rechtstreekse uitzendingen van de commissie- en raadsvergaderingen, welke via de website ook
zijn terug te zien inclusief zoekfunctie op onderwerp en spreker.
> Twitter (681, was 451) volgers, Facebook 214 (was 190) "vrienden". Er was dus ook in 2013 sprake
van een gestage groei van het aantal volgers en "vrienden", wellicht ook door de extra aandacht die
aan de sociale media is besteed.
3
Overzicht aantallen activiteiten en gebruikte instrumenten van de raad:
Aantallen
activiteiten
Raadsvergaderingen
Commissies
Werkplan
2013
12
30
Realisatie
2013
14
34
2012
14
32
Gebruikte
instrumenten
Raadsvoorstellen
Moties
Rekenkamercommis
sie
Presidium
Agendacommissie
10
11
9
Amendementen
4
10
3
10
2
10
Seniorenconvent
10
10
10
Auditcommissie
5
5
6
Interpellaties
Schriftelijke
vragen
Technische
vragen
Initiatiefvoorstellen
Vragenuur
Aantallen
2013
83
33*
Aantallen
2012
73
31
129**
75
2
27
1
19
271***
132
1
1
Praat met de Raad
5
5
2
14
14
Stadsregio
4
4
4
vooroverleg
* van de 33 ingediende moties zijn er uiteindelijk 8 tijdens de vergadering ingetrokken. Van de wel
behandelde 25 moties, waren 24 zogenoemde "wilde moties". 1 motie is ingediend tijdens de
behandeling van de Kadernota en 1 tijdens de behandeling van de programmabegroting.
** waarvan 96 tijdens de Kadernota en/of tijdens de begroting. Van de 96 amendementen zijn er
uiteindelijk 27 niet in stemming gebracht.
*** waarvan146 tijdens de vragenmarkt over de begroting.
Overzicht andere zaken gerelateerd aan de raad:
Presentaties
Werkbezoeken
Burgerinitiatief
Live-uitzendingen
Raadsnieuws klein
Raadsnieuws
Persberichten
Rekenkameronderzoeken
Gast in de Raad
Ontvangst scholen op het stadhuis(gastlessen)
30 (inclusief externe bijeenkomsten)
1
0*
48
37
11
19
2
5 (93 deelnemende gasten).
2
*er was sprake van een aantal bij de griffie gemelde initiatieven van burgers, maar ofwel zij voldeden
niet aan de criteria om als burgerinitiatief in gebruik te kunnen worden genomen ofwel is gebruik
gemaakt van andere instrumenten die de raad kent. Een voorbeeld van dit laatste is Praat met de
Raad. Ter illustratie: een bewoner heeft tijdens Praat met de Raad aandacht gevraagd voor de
vestiging van een speelparadijs in Purmerend. Dat heeft geleid tot een in de raad unaniem
aangenomen motie en inmiddels is er een speelparadijs in Purmerend gevestigd.
Ad. b Plustaken:
Onder plustaken worden de taken verstaan, die bovenop het basispakket komen.
Als er keuzes moeten worden gemaakt, dan gaan de basistaken altijd voor. Als er bijvoorbeeld een
extra commissievergadering of raadsvergadering is, dan hebben deze werkzaamheden voor de griffie
voorrang boven een plustaak, zoals bijvoorbeeld het opstellen van verordeningen of reglementen.
In 2013 waren de plustaken:
1, actualisering verordeningen/reglementen
2. werkbezoeken
3. extra bijeenkomsten in het kader van de veranderde rolneming door de Gemeente Purmerend
4. extra taken op grond van bijvoorbeeld landelijke wetgeving
4
Ad. 1: Overleg met de fractievoorzitters heeft ertoe geleid dat het college aangepaste beleidsregels
(verkiezingsborden, losse sandwichborden e.d.) heeft vastgesteld rondom verkiezingen, toegespitst op
het onderdeel gemeenteraadsverkiezingen.
Ad 2: In 2013 heeft een werkbezoek plaatsgevonden aan Beemster (uitwisselingsbezoek in het kader
van de afspraken over ambtelijke samenwerking)
Ad. 3: De raad heeft in 2011 uitgesproken bij processen die zich daarvoor lenen, invulling te willen
geven aan een andere rolneming (een contextgedreven in plaats van een systeemgedreven aanpak
meer van buiten naar binnen).
Ook in 2013 hebben extra activiteiten/bijeenkomsten plaatsgevonden, die voor een belangrijk deel in
het teken stonden van een veranderde werkwijze (van buiten naar binnen) zoals:
-op zoek naar een bezuiniging van 6 miljoen (voorbereiding Kadernota 2014)
-themabijeenkomst wonen met woningbouwcorporaties
Voor deze interactieve processen zijn in overleg met de raad beperkte budgetten beschikbaar gesteld.
De extra bijeenkomsten en met name de organisatorische aspecten konden worden georganiseerd
dankzij de beschikbare (extra) personele inzet binnen de griffie. Mede dankzij deze inzet en de
medewerking van collega’s uit de ambtelijke organisatie was er bij de raad tevredenheid over het
doorlopen van het proces en de betrokkenheid van inwoners daarbij.
Ad 4: In 2013 hebben extra activiteiten plaatsgevonden als gevolg (direct dan wel indirect) van
landelijke wetgeving of op basis van gemaakte afspraken.
a. Voor wat betreft de benoeming van de gemeentelijke accountant is gekozen voor een
gezamenlijk aanbestedingstraject met de gemeente Beemster. Vanuit de griffie is in de rol van
projectleider, in nauwe samenwerking met enerzijds de ambtelijke organisatie en anderzijds
aangewezen bestuurlijk vertegenwoordigers van beide gemeenten, dit proces georganiseerd
en waar nodig en gewenst ondersteund. Het proces wordt in 2014 afgerond.
b. Deelname aan een aantal provinciale (voorlichtings)bijeenkomsten en overleg met de
ambtelijke organisatie over de wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht, mede om te kunnen
weten wat dit betekent voor de rol van de raad. Inmiddels is bestuurlijk afgesproken dat het
onderdeel zal zijn van het inwerkprogramma van de nieuwe raad en dat eventuele
noodzakelijke besluiten ook door de nieuwe raad zullen worden genomen.
c. Vanuit het Rijk is besloten dat de gemeente door decentralisatie van taken en bevoegdheden
verantwoordelijk wordt voor een aantal nieuwe taken (AWBZ-WMO, jeugdzorg en participatie),
de zogenaamde 3 decentralisaties. De raad heeft op basis van een aangenomen
initiatiefvoorstel besloten een klankbordgroep in te stellen voor begeleiding van dit
decentralisatieproces. De klankbordgroep wordt ondersteund vanuit de griffie. Daarnaast is,
met name vanuit het standpunt dat veel activiteiten in dit traject regionaal worden opgepakt en
om de raad(sleden) in de gelegenheid te stellen om ervaringen en standpunten op dit
onderwerp uit te wisselen, ervoor gekozen ook regionale bijeenkomsten voor (kandidaat)raadsleden te organiseren. De griffie van Purmerend is samen met de griffie van Zaanstad
trekker van dit proces.
d. Vanuit de griffie is ondersteuning geboden bij het ontwikkeltraject naar een andere inrichting
van de begroting. In het bijzonder gaat het daarbij om de globalere omschrijving van gewenste
maatschappelijke effecten, de samenvoeging van de programma's die tot het sociale domein
behoren, de andere wijze van verantwoorden met een prominente rol voor inwoners en
instellingen, en de rol die de gemeenteraad in dit ontwikkeltraject wil hebben. M.i.v. de
programmabegroting 2014-2017 is dit principe “Van tellen naar vertellen”toegepast bij de
begrotingsprogramma’s met betrekking tot het sociaal domein. Dit is ook tot uitdrukking
gebracht in de termijnagenda die is opgesteld ter vervanging van de actie- en evaluatielijsten,
die voorheen voor de commissies werden opgesteld.
e. Uitwerking van de afspraak om te komen tot een eigen website voor de raad. Het doel is om
het college van B&W en de Raad afzonderlijk herkenbaar te maken voor het publiek op de
gemeentelijke website. Daarbij wordt de website van de Raad naast de archieffunctie voor
documenten ook geschikt gemaakt voor het opvragen van beeldmateriaal en voor de
interactie met burgers en andere belanghebbenden.
Dat betekende niet alleen in overleg met de ambtelijke organisatie en de webontwikkelaar het vorm en
inhoud geven aan de website, maar ook het daadwerkelijk vullen ervan.
5
Verder waren er ook andere taken, zoals de organisatie van een opstelwedstrijd voor basisscholen om
het werk van de gemeente en de raad onder de aandacht te brengen
Bij de voorbereiding van de behandeling van de programmabegroting is voor het stellen van
technische vragen gebruik gemaakt van een vragenmarkt.
Ook is in 2013 begonnen met de voorbereidingen van activiteiten voor de gemeenteraadsverkiezingen
van 19 maart 2014. Onder meer door met de fractievoorzitters afspraken te maken over de te
ondernemen activiteiten. Veel voorbereidend werk heeft al in 2013 plaatsgevonden, zoals bijvoorbeeld
de organisatie van de verkiezingsmarkt, het op verzoek van de fractievoorzitters ontwerpen van
verkiezingsposters voor op de verkiezingsborden, de voorbereiding van het lijsttrekkersdebat, de
verkiezingskrant e.d.
Middelen: Financiële en personele ondersteuning van het raadswerk:
Er is sprake van budgetten voor structurele en incidentele uitgaven (activiteiten).
Enerzijds zijn er budgetten voor de griffie en anderzijds zijn er raadsbudgetten. Ook de onafhankelijke
Rekenkamercommissie heeft een eigen budget.
Het beheer van de budgetten is formeel in handen gelegd van het presidium. Het budgethouderschap
ten aanzien van de geaccordeerde griffie-, raads- en RKC-budgetten ligt bij de griffier.
Kostenplaats
Onderdeel
Griffie
Personeelslasten*
Begroting
2013
472.850
Rekening 2013
416,900
bijdrage tbv
Notubiz
+ € 18.000
kosten secr/onderzoeker
en secr.ondersteuning
RKC
+ 33.500
dwz totaal:
450.400
Raad
vorming & opleiding
loonbetalingen en sociale
premies
vaste kostenvergoeding
presentiegelden
representatie
vergoeding fractiekosten
11.816
597.594
5.800
580.300
123.200
30.000
30.000
24.000
131.900
15.300
13.300
24.000
Ongeveer 20.000*
o.a. trainingen voor
raads- en
commissieleden
Totaal € 28.800**
18.700
Activiteiten
druk- en bindwerk
diverse activiteiten
35.000
61.053
RKC
onderzoekskosten en
advisering (incl vergoeding
commissieleden)
20.000
Toelichting op de financiële ondersteuning:
*De kosten voor activiteiten van de raad en druk en bindwerk (o.a. publicaties/advertenties) zijn ook
lager dan begroot. De definitieve uitgaven zijn nog niet bekend, omdat sinds medio 2013 er sprake is
van een gemeenschappelijke pagina met nieuws van de raad, nieuws vanuit het college en formele
gemeentelijke publicaties. Daarbij worden uit praktische overwegingen de kosten in eerste instantie
betaald vanuit de ambtelijke organisatie, met vervolgens een doorbelasting aan de griffie voor wat
betreft de publicatie van het raadsnieuws.
6
**Een aantal uitgaven is nog niet in het overzicht opgenomen, omdat de activiteiten doorlopen tot in
2014, zoals de ontwikkeling van de nieuwe website. Daarvoor is in de begroting 2014 een verplichting
van € 20.000 opgenomen. Verder was het aantal activiteiten van de raad het afgelopen jaar beperkt
(bijvoorbeeld weinig werkbezoeken en trainingen).
Sinds april 2010 is sprake van door de raad benoemde commissieleden, welke vergoeding krijgen per
bijgewoonde commissievergadering (conform het jaarlijks door BZK vastgestelde maximum bedrag).
Na de verkiezingen in 2010 zijn er 27 commissieleden door de raad benoemd. Eind 2012 was sprake
van 15 actieve commissieleden. Een aantal commissieleden is om uiteenlopende redenen gestopt,
daarnaast zijn er enkele nieuwe commissieleden bijgekomen.
In elke commissievergadering zijn de fracties met gemiddeld 2 leden en nagenoeg alle fracties met
minimaal 1 commissielid vertegenwoordigd. De uitgaven voor presentiegelden zijn mede daardoor
lager dan begroot. Mede om die reden heeft de raad besloten het beschikbare budget m.i.v. 2013 met
€ 10.000 te verlagen.
Als bijdrage in de bezuinigingstaakstelling van 6 miljoen heeft de raad op voorstel van het presidium
besloten tot de volgende bezuinigingen:
Conform besluiten genomen bij Kadernota en Programmabegroting 2014-2017 zijn de budgetten voor
de raad/griffie met ingang van 2014 als volgt gekort:
a. Representatie € 10.000 minder
b. Activiteitenbudget € 15.000 minder
c. Druk- en bindwerk € 10.000 minder
d. Schrappen jaarlijkse tegemoetkoming ziektekosten ad € 175 per raadslid dwz
€ 6000 minder
Toelichting op personele ondersteuning
In 2013 bestond de griffie uit 7 vaste medewerkers en een secretaris/onderzoeker RKC (ingevuld op
contractbasis). Daarnaast tot medio 2013 een collega, die aanvankelijk in het kader van een reintegratietraject en vervolgens als boventallige medewerker van de collegeorganisatie bij de griffie
werkzaam is. In het sociaal jaarverslag van de gemeente wordt ingegaan op elementen als
ziekteverzuim, aantal gevoerde functioneringsgesprekken e.d. Deze gegevens treft u om die reden
niet aan in dit jaarverslag.
Samenstelling raadsgriffie:
Jelly Kamminga
raadsgriffier
Bert Visser
plaatsvervangend griffier en raadsadviseur
Eric Kaarsemaker
raadsadviseur
Rina Geitenbeek
griffiemedewerker communicatie
Bianca Hoekstra
griffiemedewerker communicatie
Trudi Sweers
griffiemedewerker algemeen
Melanie Stroobach
griffiemedewerker algemeen
Anneke Ham
griffiemedewerker algemeen (t/m juni 2013)
Aly Hiemstra
secretaris/onderzoeker onafhankelijke RKC
Naomi de Jong
stagiaire (van januari tot juni 2013)
Samenstelling gemeenteraad in 2013.
De raad van Purmerend heeft 35 leden en kende in 2013 de volgende samenstelling:
VVD:
PvdA:
CDA:
D66:
GroenLinks:
SP:
Leefbaar Purmerend 2001:
J.J. Boskemper. J.P. Dompeling, B. van Elden, mw. E.M. Roet,
H.M.M. Rotgans. G.H. Schuerhoff en F. Theuns
H. Meijer, J.C.T. Adolfs, F. Alberts, B.H.J. Lüken (ivm
ontslagaanvraag op 26-9-2013 vervangen door mevrouw N. SaafPasteuning), T. Kroese en mw M.J. Kraaijeveld
R. Duijker, D.N.M. Scharn en mw E. Tijmstra
R. Sampimon, E. Voorbij en P. Blokzijl
H. Andriessen (ivm zwangerschapsverlof van 2 april tot 25 juli
vervangen door mevrouw K. Crom) en F. Beijert
mw C. Sacco en mw P. Kronenburg-Grasman
A.W. Boer, mw N. Boer-van der Werf en H. Heida
7
Stadspartij:
AOV:
Trots op Nederland:
Voorzitter:
M.T.A. Hegger, B. Meulenberg en G.C. J. Jansen
Th. Kalverboer, P.C. de Vroome en D. Shriemissier
H.J.M. Poppelier, T.S. Scargo en G. Bruinsma.
D. Bijl
8

Download Report