Handleiding Zarafa web mail

Handleiding Zarafa web mail
Wat vind je in deze handleiding?
De meeste mensen zijn wel bekend met het gebruik van web mail. Dat wil zeggen, dat je
inlogt via een internet browser in plaats van een mailprogramma opstarten. Het is te
vergelijken met bijvoorbeeld Hotmail. Met deze handleiding willen we je in een paar stappen
op weg helpen met het gebruik van web mail.
1
2
3
4
5
6
De functies in een notendop ................................................................................................... 1
Overal je mail uitlezen. ............................................................................................................ 1
De eerste keer inloggen ........................................................................................................... 2
Mappenlijst ............................................................................................................................... 3
Mis je mail? Check je spam folder! .......................................................................................... 3
Werken met meerdere mailboxen ........................................................................................... 4
6.1
Hoe gaat het in zijn werk? ............................................................................................... 4
6.2
Wanneer stuur je nu iets namens jezelf en wanneer namens een kindercentrum? .... 4
7 Distributielijsten ....................................................................................................................... 4
8 De prullenbak: geen archief .................................................................................................... 5
9 Automatisch uitloggen ............................................................................................................. 5
10
Het adressenboek en verzendlijsten ................................................................................... 6
11
Meer weten over alle functies van Zarafa webmail? ........................................................... 7
12
Hulp nodig? ........................................................................................................................... 7
1
De functies in een notendop
De mail, die in uiterlijk bijna hetzelfde is als Microsoft Outlook heeft de volgende functies:
 E-mail
 Agenda en vergaderverzoeken
 Contactpersonen
 Organisatie adressenboek
 Machtigingen
 Taken
 Notities
 Met de muis slepen om dingen te verplaatsen.
 Met de rechtermuisknop de extra opties kiezen.
2
Overal je mail uitlezen.
Je hoeft geen mailprogramma te installeren. Je kunt overal waar je internet hebt, je mail
uitlezen. Zarafa werkt in verschillende internetbrowsers:
1
Heel soms blokkeert een “pop up blocker” van je internet browser het openen van nieuwe
schermen. Als dat gebeurt bij Zarafa, kun je meestal ook aangeven pop ups van deze pagina
voortaan wel mogen worden toegestaan. Kom je er toch niet uit, neem dan contact op met
de helpdesk.
3
De eerste keer inloggen
Ga naar het volgende internetadres: http://mail.triodus.nl
Daar kun je met je gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. De standaardtaal van Zarafa
webmail is Engels. Je kunt in dit scherm ook voor Nederlands kiezen. De volgende keer dat je
inlogt, zal automatisch je laatst gekozen taal worden gekozen.
2
4
Mappenlijst
Als je bent ingelogd zie je aan de linkerkant de
mappenlijst. Deze begint met je persoonlijke
folder waarin al je mappen, agenda,
contactpersonen etc. zitten.
5
Mis je mail? Check je spam folder!
Als de mailserver1 iets aanziet voor spam, wordt het
automatisch verplaatst naar de map “Junk-E-mail”.
We raden je aan eens per week in deze map te
kijken. Want soms komt het voor dat een mail
onterecht als spam wordt gemarkeerd. Als je dat
ziet kun je de mail alsnog selecteren en slepen naar
de Inbox.
Ook andersom werkt het. Is er een mail
binnengekomen die spam is, maar niet opgemerkt
door de mailserver? Je kunt met de
rechtermuisknop klikken op de mail, en kiezen voor
“verplaatsen naar ongewenste mail” of “verplaatsen
naar junk mail”. Uiteindelijk zal de mailserver deze
mail ook gaan herkennen en zelf markeren als
spam.
Wat is een mailserver? De mailserver van Triodus vangt eerst alle mail op die gericht is aan
@triodus.nl. Vervolgens distribueert de mailserver de mail door naar alle persoonlijke emailadressen.
1
3
6
Werken met meerdere mailboxen
Als je bent gemachtigd voor de mail van een aantal kindercentra, dan zie je een tweede
folder, of zelfs meer folders. In het geval van het voorbeeld ben ik gemachtigd voor de
mailbox redactie (let op, dit is een voorbeeld, dit mailadres wordt niet gebruikt).
6.1 Hoe gaat het in zijn werk?
Als je een nieuw mailbericht schrijft, dan zie je dat je niet alleen een “Aan”, “CC” en “BCC”
veld hebt, maar bovenin ook een veld “Van”. Als dit veld leeg is, stuur dan wordt als
afzender altijd je persoonlijke e-mailadres weergegeven. Klik je op de balk naast “Van”,
dan kun je ook de aan jou toegekende centrum mailboxen zien.
Als je een mail beantwoord is het ook heel makkelijk. Bij beantwoording staat het veld “Van”
standaard op het adres waar het aan is gerust. Kortom:
 Beantwoord je een mail die direct aan jou gericht is, dan staat er zoals hierboven is
beschreven niets. Dat is ok. Hij wordt dan namens jouw eigen mailadres verstuurd.
 Beantwoord je een mail uit een mailbox van een kindercentrum, dan staat standaard
het adres van het kindercentrum al in de balk. Wil je bij uitzondering toch dat
veranderen, klik dan op het pijltje rechts van de balk.
6.2 Wanneer stuur je nu iets namens jezelf en wanneer namens een
kindercentrum?
Het is soms even wennen en het vraagt wat discipline. Op De Gracht werken afdelingen al
jaren zo met elkaar samen. Denk maar aan mailadressen van crediteuren, de helpdesk en
facilitaire zaken. Als je een mail op stelt, en je twijfelt? Je kunt de volgende richtlijnen
aanhouden:
Berichten naar afdelingen die op locatieniveau ondersteunen? (Denk aan facilitaire zaken,
huisvesting, vaak ook de helpdesk en de crediteurenadministratie.) Deze mail je vanuit de
centrum mail.
Gaat het om vertrouwelijke informatie? Vaak gaat het hier om communicatie met p&o, bsoen regiomanagers, assistenten en leidinggevenden. Deze mail je vanuit je persoonlijke
mailbox.
7
Distributielijsten
4
Distributielijsten zijn verzamelingen van e-mailadressen. Je gebruikt ze om groepen in een
keer aan te schrijven. Je kunt zelf distributielijsten aanmaken. Dat doe je zo:
8
De prullenbak: geen archief
Let op, als je iets weggooit uit een gedeelde folder, dan verdwijnt het in de persoonlijke
prullenbak. Collega’s met wie je de folder deelt, kunnen dat mailtje niet meer bekijken.
Daarnaast worden alle prullenbak regelmatig automatisch geleegd. Dus nog een keer:
gebruik een prullenbak niet als archief!
9
Automatisch uitloggen
Als je vergeet ergens uit te loggen, doet Zarafa webmail dat automatisch voor je na 45
minuten inactiviteit. Om het nog veiliger te maken kun je een kortere tijd instellen. Dat doe
je zo:
5
Ga recht onderin naar opties, en bij “voorkeuren” kun je een andere tijd instellen:
10 Het adressenboek en verzendlijsten
Hieronder zie je een afbeelding van het Triodus adressenboek. Nu staan alle mailadressen
van De Gracht er in en de mailadressen van (assistent) locatie- en clustermanagers en
kindercentra die de nieuwe mail al gebruiken. Omdat we nog bezig zijn om de mail voor de
kindercentra en de (assistent) locatie- en clustermanagers over te zetten of zelfs nieuw aan
te maken, zal het nog een paar weken duren voordat iedereen er in staat.
Als iedereen er in staat, gaan we de verzendlijsten maken. Verzendlijsten staan altijd
dikgedrukt in het adressenboek. Als je op de eigenschappen klikt, zie je wie er allemaal op
de lijst staan. Je kunt dus op die manier voortaan heel eenvoudig alle BSO of DO locaties
mailen, of alleen de (assistent) locatie- en clustermanagers. De lijsten zijn nu nog leeg, maar
zullen worden gevuld nadat iedereen is overgezet naar de nieuwe mail.
6
11 Meer weten over alle functies van Zarafa webmail?
Dan verwijs ik je naar hoofdstuk twee van de officiële Zarafa handleiding, deze kun je
downloaden vanaf: http://mail.triodus.nl/handleiding/zarafa.pdf
12 Hulp nodig?
Jeroen en Robin bemannen de helpdesk. Dus heb je tijdens het gebruiken van de nieuwe
mail nog vragen? Stel ze aan Jeroen en Robin. Zij zijn bereikbaar via [email protected] en
070-3120092.
Let op: Het bedrijf JMS ook wel bekend bij sommigen als JOS, kan jullie hier niet mee helpen.
Hoe gaat de helpdesk jullie voortaan helpen? Als het nodig is, kunnen Jeroen en Robin sinds
kort jullie computers op afstand overnemen. Uiteraard zal er hulp op locatie moeten komen
als er geen internet is. Wanneer er hulp op locatie nodig is, en Jeroen en Robin zijn beide
niet beschikbaar, pas dan zal JMS worden ingeschakeld.
Heb je nog aanvullingen of mis je iets in deze handleiding? Mail het dan naar
[email protected] en we zullen de inzendingen beoordelen en waar nodig de handleiding
aanpassen.
7

Download Report