MEMO Datum Kenmerk Afzender : donderdag 22 mei 2014 : Memo emailetiquette 14052014 : Albert Wols Betreft : Etiquette inzake emailberichten Trahecon B.V. Gezien het emailverkeer dat alleen maar toeneemt willen wij enerzijds ons steentje bijdragen aan een heldere externe communicatie, maar anderzijds een goede interne afspraak maken wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is zodat er effectief gewerkt kan worden. Inhoud email - Actie  aan - Vraag  aan - Antwoord  aan - Enige geadresseerde - Opslaan  aan Opvolging email - Antwoord  aan - Actie  aan - Opslaan  aan Inhoud email - Ter info  cc of bcc Opvolging email - Geen actie  cc of bcc Een ieder kan onder zijn eigen Postvak IN een map aanmaken genaamd Postvak IN cc zodat er geen vervuiling kan ontstaan van de emailbox geadresseerde waar dus antwoorden of acties van verwacht worden. Op een tijdstip dat past kan de als cc geadresseerde naar behoefte dan email als cc of bcc bewaren of lezen. Alleen de geadresseerde(aan) is verantwoordelijk dat de aan hem gerichte email op de daarvoor bestemde plaatsen correct gearchiveerd worden. Daarnaast is diegene verantwoordelijk voor een antwoord of een actie. Geldt dus ook voor interne emailberichten. Inzake uitgaande emailberichten draagt de opsteller van het emailbericht zorg voor een correcte archivering op de daarvoor bestemde plaats naast het feit dat de direct leidinggevende op de hoogte wordt gehouden middels een cc of bcc bericht. Leidinggevenden cq. managementleden kunnen met hun medewerkers directe afspraken maken welke berichten wel of niet als cc gewenst zijn. Met ingang van heden slaat alleen de geadresseerde de email op de daarvoor bestemde plaatsen Overige tips: In onderwerp regel kenmerk vermelden en onderwerp(kort en bondig) Na aanhef begin bericht met een heldere en duidelijke formulering van de boodschap Controleer of indien van toepassing of de bijlage is toegevoegd(zorg ook dat bijlage is benoemd in bericht) Wees duidelijk wat er van de ander wordt verwacht en wanneer reactie wordt verwacht Besef ook dat telefonisch contact vaak sneller en efficiënter werkt doordat interactie mogelijk is waarbij email dan weer een geschikt medium is om gemaakte afspraken te bevestigen Indien meerdere onderwerpen, per email een onderwerp behandelen of nummeren Elk emailbericht moet vergezeld gaan van een duidelijk en uniforme “handtekening” van afzender