Update PeopleSoft | tijdelijke sluiting HR Digiforms

23 januari 2014
Update PeopleSoft | tijdelijke sluiting HR Digiforms
De huidige versie van PeopleSoft 8.3 wordt vervangen door de nieuwe versie PeopleSoft 9.1.
Met het huidige project PeopleSoft 9.1 zijn we in de fase van schaduwdraaien, in gebruik name en nazorg
beland. We verwachten dat we begin februari het schaduwdraaien hebben afgerond en in februari starten met
opleiden van HR Services. In maart organiseren we sessies voor de huidige gebruikers van PeopleSoft. In deze
sessies laten we de grootste wijzigingen zien en daarnaast de meest gebruikte functies.
De inrichting gaat zoals gepland en gaat goed. We hebben nog wel een paar hobbels te nemen, waaronder het
op juiste wijze genereren van de rapportages en brieven, maar hier wordt achter de schermen hard aan
gewerkt. Halverwege februari migreren we de data vanuit de oude versie 8.3 naar de nieuwe versie 9.1. Dit
houdt in dat HR DigiForms tijdelijk sluit en we betrokken medewerkers vragen de worklist op te schonen.
Sluiting HR Digiforms tussen 15 februari – 1 maart 2014
Om de migratie optimaal te laten verlopen ontkomen we er niet aan om HR Digiforms tijdelijk te sluiten. HR
Digiforms is hierdoor gesloten tussen 15 februari en 1 maart. Dit is het zogenaamde freeze moment. Het is niet
mogelijk tijdens deze periode een aanvraag in HR Digiforms in te voeren, het autorisatieproces af te ronden en
de aanvraag in te dienen. We willen HR Digiforms namelijk maximaal leeg maken voordat we overgaan naar
PeopleSoft 9.1 om zodoende zo min mogelijk risico te lopen dat data niet (helemaal) goed mee gemigreerd
wordt. Na 1 maart kan Digiforms weer gebruikt worden.
Dit houdt in dat alle aanstellingen, mutaties en gasten vóór 15 februari a.s. bij HR Services ingediend (inclusief
autorisatieproces) moeten zijn. Houd er dus rekening mee dat wat 14 februari nog binnenkomt bij HR Services
nog opgepakt wordt, maar daarna niet meer en dus per definitie twee weken vertraging oploopt. Wij vragen je
vriendelijk om er zorg voor te dragen dat het goedkeuringsproces is voltooid en er géén openstaande c.q.
lopende aanvragen meer zijn.
Voorbeeld:
Stel dat je 11 februari een aanvraag invoert in HR Digiforms en deze 13 februari door de laatste
medewerker in het autorisatieproces is goedgekeurd, dan is er niets aan de hand en wordt deze aanvraag
opgepakt door HR Services. Maar stel nu dat je 11 februari een aanvraag invoert in HR Digiforms en deze
op 14 februari nog niet is goedgekeurd door de laatste medewerker in het autorisatieproces, dan blijft
deze hangen in HR Digiforms en moet HR Services deze aanstelling bewaken en handmatig overzetten. Pas
na 1 maart kan deze aanvraag dan verder afgehandeld worden via HR Digiforms.
HR Services ziet overigens niets van een aanvraag in HR Digiforms zolang deze niet is voltooid in het
goedkeuringsproces. Pas nadat de laatste medewerker in het autorisatieproces een aanvraag heeft
goedgekeurd, krijgt HR Services een signaal dat er een aanvraag klaar staat.
Kom je in een situatie terecht dat er echt een spoedaanvraag nodig is, dan kan je contact opnemen met de HR
manager/HR adviseur zodat zij kunnen bepalen of dit voor interventie in aanmerking komt. Maar alleen, als het
echt niet anders kan.
Opschonen van de Oracle worklist (goedkeuringsproces)
Alle opdrachten die in de Oracle worklist staan (dit zijn de opdrachten die al via HR Digiforms zijn ingediend) en
volledig zijn goedkeurd zullen we afronden. Echter, in deze worklist staan ook langlopende taken. We
verzoeken jullie te controleren of alle langlopende taken nog actief zijn. Is een langlopende taak achterhaald?
Dan het verzoek deze taak te verwijderen.
Alle lopende aanvragen moeten voor 15 februari zijn afgerond. Op die datum dient de Oracle Worklist geen
opdrachten meer te bevatten.
Sluiting van organisatie- en kostenplaatswijzigingen tussen 1 februari – 1 maart 2014
Alle organisatie- en kostenplaatswijzigingen (bijvoorbeeld verplaatsing van een sectie/afdeling, wijziging
leidinggevende) die HR Services ontvangen na 1 februari worden na 1 maart verwerkt in de nieuwe versie van
Peoplesoft 9.1. Dit is ook weer om de migratie maximaal voor te bereiden.

Download Report