Verslag gezamenlijke groepsraad scouting Molenberg en scouting 't Eikske Datum: 07 oktober 2013 Locatie: HK Scouting Molenberg Aanwezigen: Annie Nauta, Wouter v.d. Hijden, Suzan Vermeere, Mariska Jurena, Manon Crutzen, Heidi Jager, Ronald Spijker, Jeroen Fiddelers, Richard Jager, Ralph Vermeere, Samantha Jonker ( namens de Roverscouts), Nadine Visker, Marcel van der Meer (Notulist) 13 personen. Afwezig: Frank Peters, Mandy Bierman, Sophie Mommertz, Nikki Aerts, Franca Werink, Michelle Aufdenkamp, Robin Blättler, Desmond Eisermann, Francois Keularts, Wiel Janssen, Jolanda Aufdenkamp, Roberto Savelberg. 12 personen. Opening: De voorzitter heet iedereen van harte welkom. De groepsraad wordt gepresenteerd door Ralph. De notulen worden vervaardigd en verspreid door Marcel van der Meer. Agenda is vastgesteld. Mededelingen: Renette Spijker heeft aangeboden toe te treden tot het dagelijkse interim bestuur. Haar taken zijn Algemeen Administratief. Na stemming in de groepsraad unaniem aangenomen. Vanuit de regio: Luc Stel wordt niet geroyeerd, maar krijgt een kans om scouting activiteiten te organiseren. Vooralsnog is er geen draagvlak om hem in grotere werkgroepen te laten participeren waarbij de regio vertegenwoordigd wordt. Op dit moment zijn 3 werkgroepen binnen de regio: – Toekomst Scouting – Legionella – Accommodaties Er zijn diverse regioactiviteiten waarin ook individuele kandidaten zich kunnen inschrijven. Wij willen iedereen dan ook verzoeken om dit te stimuleren. Explo 2014 staat gepland in mei/juni 2014. Welpenraad is bezocht: Welpentocht gepland op 23 november 2013, eindigt op het terrein van scouting Molenberg. Filmochtend gepland in februari 2014 Welpen-Doedag gepland in mei 2014 Bart Jurena is op 25 september 2013 vader geworden van Bas. Demond Eisermann is op 23 september 2013 vader geworden van Sam. Proficiat namens iedereen van Scouting Amicus Notulen 26 augustus 2013: vastgesteld. Geen opmerkingen. Ingekomen Post: De nieuwe handboeken voor de stafleden zijn binnen voor de deelnemers van de Scouting Academie! Er dient in het gebouw een plekje te worden gezocht waar deze boeken komen te staan. Amicus – verdere stappen Verkiezing bestuur: Iedereen kan zich verkiesbaar stellen via de mail aan de huidige interim voorzitter voor de volgende functies: voorzitter, penningmeester, secretaris en groepsbegeleider. Deze mail dien je uiterlijk in het weekend van 2/3 november te versturen naar Ralph Vermeere. In de agenda van de eerstvolgende groepsraad worden de lijst van mogelijke kandidaten genoemd incl. de functie. In de eerstvolgende groepsraad kan dan het nieuwe bestuur gekozen worden. Das en Logo: Gezien de matige opkomst op deze groepsraad is besloten om alle stemgerechtigde van de groepsraad hun keuzerichting van het ontwerp voor woensdag 16 oktober 2013 kenbaar te maken per mail aan de voorzitter. Deze zal iedere stemgerechtigde via mail uitnodigen. Onthulling naam: De onthulling van de naam vindt plaats tijdens het Joti-weekend. Ouders krijgen hiervoor een uitnodigingsbrief per post. Notaris: De notaris is benadert om de oprichtingsaktes voor te bereiden. Er dienen nieuwe statuten te worden opgesteld. Hiervoor dient het nieuwe bestuur te zijn gekozen. Informatie naar buiten: Terughoudendheid in het naar buiten brengen van de nieuwe naam. De onthulling zal door de wethouders van Landgraaf en Heerlen gedaan worden. Na de onthulling kan iedereen de naam naar buiten brengen. Feest begin 2014: De werkgroep bestaat uit Manon, Suzan, Wiel, Nadine en Marcel. In de groepsraad is het idee geopperd om met de hele groep een Lipdup te maken om vervolgens af te sluiten met een feestje. Toekomst Molenberg-Eikske: Om een goed beeld te krijgen hoe we als scouting ervoor staan hebben Manon, Nikki, Ralph en Marcel een intakegesprek gehad over het deelnemen van het programma Groepsontwikkeling. Manon heeft in de groepsraad in het kort uitgelegd wat groepsontwikkeling inhoud. (presentatie is hiervan bijgevoegd) Na de presentatie heeft een stemming plaatsgevonden of wij aan deelnemen aan groepsontwikkeling. 12 stemmen voor 1 tegen. Hiermee gaan we het traject doorlopen van groepsontwikkeling. De ouders zullen per brief worden geïnformeerd. Financien: Nieuwe bankpassen – contactpersoon = diegene die voor de pas tekent – contactpersoon = verantwoordelijk voor gebruik scoutingloterij – scoutingloterij loopt tot 20-10-2013 – opgave niet verkochte loten uiterlijk 21-10-2013 via mail naar Ralph; vermeld lotnummers!!! – Loten uiterlijk terug bij Ralph 25-10-2013 – Geld storten op ING 4298054 (scouting t Eikske) Activiteiten: Activiteit overvliegen van de kinderen naar de volgende speltak heeft plaatsgevonden op zaterdag 31 augustus. Het was een leuke activiteit, eenvoudig opgezet. Jammer blijft dat de beverspeltak hier niet bij zijn geweest. Activiteit zwarte pieten: door de plusscouts/ explorers en leiding. Kerstviering groepsactiviteit: Jeroen en Manon. De voorzitter vraagt aan iedereen om activiteiten door te geven, deze worden dan in de activiteitenkalender gezet. Tot nu toe heeft nog niemand dit gedaan. Alleen door een activiteitenkalender zijn groepsactiviteiten zonder problemen te plannen. De activiteitenagenda wordt ook gebruikt voor begroting. Iedereen zsm activiteiten doorgeven aan Ralph. De overige activiteiten van de activiteitenkalender worden in de groepsraad besproken. Nieuws uit de speltakken: Bevers: geen nieuws. Welpen: geen nieuws. Scouts: Hebben in het eerste weekend van november een halloweenovernachting op het scoutinggebouw. Explorers: Zijn uitgenodigd op 2 november voor een feest door scouting Nuth. Hebben 1 nieuw lid erbij. Roverscouts: Zij gaan ook naar het feest van scouting Nuth. Plusscouts: Nadine heeft zich aangemeld bij de plusscouts. Wombats: Op vrijdag 11 oktober staat een gesprek gepland met Jessica Janssen en Lisa Sanne. Gebouw en materiaalbeheer: We hebben op het gebouw internet via de school El Wahda. We hebben een nieuwe staftent gekregen van Decathlon. We hebben computers gekregen van Russisch inzamelacties voor de Joti. De afsprakenlijst wordt samengesteld tussen bestuur en materiaalbeheer. Tijdens opkomst is het verzoek om de mokken te gebruiken en alleen wegwerkbekers te gebruiken bij activiteiten. Woensdagavond 9 oktober worden 3 tenten opgezet voor gebouwverhuur van de politie. Alle hulp is welkom. Laatste week in oktober zal het gebouw op het Eikske leeggemaakt moeten worden na de 1e oplevering naar de gemeente. Marcel en Ralph gaan het gebouw opleveren in week 43. Rondvraag Er is vooraf afgesproken dat voor Scout-in een benzinevergoeding verstrekt word. Iedereen die naar Scout-in heeft gereden mag een declaratie indienen van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Sluiting voorstel volgende groepsraad 18 november 2013