Financiële verantwoording

Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Publicatie bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen
Drs. B. Looper, directeur
duur
omvang
Beloning SVpremie belastbare
dienstverband dienstverband
werkgever Kostenvergoeding
Onbepaald
Fulltime
109.719
26.034
n.v.t.
Voorzien. Beëind. Jaar
op
uitkering beëindiging
termijn
14.080
0
n.v.t.
De leden van het Dagelijks Bestuur (mvr.mr. drs. J.A. de Vries, drs. J. van der Velde en W. Verf)
en het Algemeen Bestuur (mevr.mr.drs. J.A. de Vries, mevr. A. Toering- Schuurmans en
mr. F. Doting, mr. E.J. Rotshuizen, drs. J. van der Velde, prof.dr. P. Winsemius en W. Verf),
met uitzondering van de gedeputeerde van cultuur, ontvangen per bijgewoonde vergadering een
vacatievergoeding van € 100,-, aangevuld met een reiskostenvergoeding op basis van openbaar
vervoer.
De totale vergoeding bedroeg in 2013: €3.577,-.
Het bestuurslid, zijnde de gedeputeerde van cultuur, ontvangt geen vergoeding voor de bijgewoonde
vergaderingen.
In het kader van de WNT valt de bezoldiging van de bestuursleden niet onder de WNT-definities.
40
Tresoar
Jaarstukken 2013
18
Inhoud
Bestuursverslag
Jaarrekening
Balans per 31 december 2013
Functionele exploitatierekening over 2013
Categoriale exploitatierekening over 2013
Kasstroomoverzicht
Waarderingsgrondslagen
Toelichting op de balans en de exploitatierekening
Resultaten analyse 2013
Overige gegevens
Voorstel tot bestemming resultaat
Verklaring bestuur
Controleverklaring
Additionele gegevens
Afwijking meer dan 5% tussen realisatie en begroting t.o.v. functionele exploitatierekening
Overzicht toegezegde meerjarige subsidies over de gehele periode van de cultuurnota
Overzicht sponsorbijdragen en overige bijdragen
Kwantitatieve gegevens
Weerstandsvermogen
Verbonden partijen
Bedrijfsvoering
Financiering
Bijlagen
Overzicht personele sterkte en personeelslasten 2013
Model verloop voorzieningen en reserves 1 januari tot en met 31 december 2013
Verloop overzicht materiële vaste activa per 31 december 2013
Kostenverdeelstaat per 31 december 2013
Staat van uitgaven en inkomsten 2013
19
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Balans per 31 december 2013 (voor verwerking bestemming resultaat)
31.12.2013
31.12.2012
€
31.12.2013
€
Actief
Materiële vaste activa
Gebouwen en terreinen
Inventaris en inrichting
Andere vaste bedrijfsmiddelen
31.12.2012
€
€
Passief
106.025
242.254
625.208
645.102
357.708
296.587
1.088.942
1.183.943
Eigen vermogen
Algemene reserve
Resultaat lopend boekjaar
Bestemmingsreserve legaten
Bestemmingsreserve verbouw 2009/2012
Bestemmingsreserve Pers.Ontw. Budget
Bestemmingsreserve ZW/WW/WAO/WIA
Bestemmingsreserve dig. Kaartenmaterialen
345.694
293.390
61.445-
52.304
-
113.445
182.743
215.299
30.000
30.000
55.000
55.000
12.500
12.500
564.492
771.938
Vlottende activa
Vorderingen:
Voorzieningen
Debiteuren
68.076
50.120
Voorziening Nieuwe Encyclopedie Fr.
Overige vorderingen
Omzetbelasting
13.445
9.577
93.626
89.708
254.876
402.797
254.876
Overlopende activa:
vooruitbetaalde kosten
Nog te ontvangen rente
Nog te ontvangen WAO/WIA
57.032
69.900
4.542
6.706
75.000
13.573
225.000
75.000
250.294
Liquide middelen:
Bankrekeningen
Kasgelden
Langlopende schuld
Lening Rabobank
402.797
226.011
161.457
750.434
1.460
1.431
Kortlopende schulden
Schulden aan kredietinstellingen
Crediteuren
Belastingen en premies soc.verzekeringen
Overige schulden
Overlopende passiva
150.000
225.000
150.000
55.784
200.414
209.605
212.323
0
2-
192.396
199.351
162.917
751.865
607.786
762.086
1.502.153
2.161.820
1.502.153
2.161.820
20
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Functionele exploitatierekening over 2013
Directe
Lasten
Materieel beheer (collectie blijft in goede staat)
Restaureren
Conserveren
Inbinden
Reproduceren
Ontsluiting fysiek( collectie is op orde)
archivalia
Boekerij algemeen
Boekerij Buma
Boekerij Fuks
Friese documentatie
Ontsluiting digitaal
Toegang tot databestanden
Digitaliseringsproject - rolfilms
Collectievorming( collectie is volledig)
archivalia
Boekerij algemeen
Boekerij Buma
Boekerij Fuks
transport
Gewijzigde
begroting
2013
Realisatie
2013
Directe
Baten
Realisatie
2012
Gewijzigde
begroting
2013
Realisatie
2013
€
€
€
198.621
320.847
222.294
51.869
793.631
203.929
299.366
207.131
48.331
758.757
209.318
311.214
222.036
51.808
794.376
295.600
321.304
25.704
25.704
424.122
1.092.434
223.726
243.181
19.454
19.454
320.998
826.813
299.252
325.274
26.022
26.022
429.361
1.105.931
0
0
0
236.607
0
236.607
48.636
97.272
145.908
65.055
191.710
256.765
0
0
0
0
0
0
0
0
0
52.725
433.593
50.399
46.865
583.582
55.767
487.931
33.589
47.825
625.112
51.500
458.899
44.442
46.405
601.246
0
0
0
0
1.000
1.000
2.706.254
2.356.590
2.758.318
0
0
1.000
21
€
€
Realisatie
2012
0
0
€
0
0
0
0
transport
Onderzoek publ. dienstverlening(voldoen aan indiv.publieksvraag)
Studiezaal
Virtuele studiezaal
Inlichtingendienst
Uitleningen
Aanbieden publ.dienstverlening(ov.projecten publieksbereik)
Schrijfbevordering en literaire activiteiten
Onderwijs
Alg. belangstellenden
Zakelijke dienstverlening(overige activiteiten)
Ontsluiten voor derden
Adviezen over alles
Ruimte verhuur
Studiezaalverlening voor derden
Uitleen personeel
Onderzoek voor derden
2.706.254
2.356.590
2.758.318
0
0
1.000
1.437.717
183.247
203.608
162.887
1.987.459
1.514.590
168.157
186.841
149.473
2.019.061
1.404.276
178.229
198.033
158.426
1.938.964
112.800
68.200
89.545
0
0
0
112.800
68200
89545
936.178
199.332
462.046
1.597.556
697.897
145.789
361.867
1.205.553
976.586
229.198
377.235
1.583.019
0
0
40.222
6.464
25.139
0
34.208
5.498
21.380
0
0
0
61.086
5.642.291
38.674
6.215
24.171
0
111.495
0
107.532
0
69.060
6.349.361
219.027
150.042
263.230
4.258
579.961
1.070
5.291.977
60.000
5.937.266
0
5.937.266
6.269.093
0
2.500
50500
33.626
5.301.735
60.000
5.448.361
0
5.448.361
5.666.603
0
7.839
471.080
266.893
5.209.523
60.000
6.015.334
0
6.015.334
6.369.109
0
71.825
6.363.094
Financiering en algemene dekkingsmiddelen
rentebaten
subsidie/sponsorgelden/legaten
vrijval voorzieningen
bijdragen partijen GR
programmagelden/doelsubsidies
subtotaal
af: dotaties reserveringen/voorzieningen
per saldo
Totaal
Exploitatiesaldo
Bestemming resultaat
Resultaat na bestemming
6.363.094
-94.001
-32.556
-61.445
22
5.642.291
24.312
6.349.361
19.748
-32.556
52.304
0
0
0
55.448
94.594
0
0
162.211
0
101.019
0
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Categoriale exploitatierekening over 2013
Realisatie
2013
Baten
Inkomensoverdrachten:
Bijdragen partners GR
Programmagelden en doeluitkeringen
Subsidies en sponsorgelden
Gewijzigde
begroting
2013
Begroting
2013
Realisatie
2012
€
€
€
€
5.291.977
60.000
0
5.351.977
5.268.350
60.000
50.500
5.378.850
5.275.735
60.000
50.500
5.386.235
5.209.523
60.000
111.495
579.961
0
112.800
804.256
55.448
0
0
68.200
123.648
55.448
0
0
94.200
149.648
162.211
471.080
1.000
89.545
723.836
107.532
94.594
94.594
101.019
Rente baten
4.258
2.500
2.500
7.839
Vrijval uit vooruitontvangen subsidies
1.070
30.711
33.626
266.893
6.269.093
5.630.303
5.666.603
6.369.110
1.203.600
1.178.329
0
26.412
1.204.741
1.189.846
0
26.412
1.216.258
1.119.159
64.763
2.120.366
2.056.172
0
46.088
2.102.260
2.076.269
0
46.088
2.122.357
2.057.049
0
64.293
2.121.342
Huren
Exploitatiekosten
838.623
39.275
877.898
911.132
468.667
361.241
37.000
398.241
913.385
290.637
413.522
37.000
450.522
911.132
308.153
852.998
29.968
882.966
891.820
311.550
Organisatie en overheadkosten
Inhuur derden
281.114
120.974
340.000
24.000
276.105
24.000
382.444
235.470
10.288
10.288
10.288
15.380
331.133
346.751
323.476
354.249
331.133
6.363.094
346.751
5.630.303
323.476
5.642.291
354.249
6.349.362
Resultaat voor bestemming
-94.001
0
24.312
19.748
Mutaties in de reserves
-32.556
0
0
-32.556
Resultaat na bestemming
-61.445
0
24.312
52.304
Directe baten
Dienstverlening aan derden
Overige algemene bijdragen
Overige directe baten
Publieksinkomsten /regulier inkomsten
Depotverhuur
Som der baten
5.269.523
Lasten
Indirect personele lasten
Salarissen en sociale lasten
Wachtgelden
Overige personele lasten
Direct personele lasten
Salarissen en sociale lasten
Wachtgelden
Overige personele lasten
Directe materiële lasten
Behoudskosten
Rente
Afschrijvingen
Som der lasten
37.921
1.241.521
2.055.603
23
34.980
1.154.139
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Kasstroomoverzicht
Kasstroom uit operationele activiteiten
Realisatie
2013
€
Realisatie
2012
€
Exploitatieresultaat
Afschrijvingen materiële vaste activa
Mutatie overige reserves
Mutatie voorzieningen
Brutokasstroom uit operationele activiteiten
61.445
331.135146.001
147.921
24.232
52.304-354.249
32.556
76.883
-297.114
Mutatie vorderingen
Mutatie kortlopende schulden
Nettokasstroom uit operationele activiteiten
24.283
154.300
202.815
-16.046
267.495
-45.665
Investeringen in materiële vaste activa
Desinvesteringen
Financiële vaste activa
Kasstroom uit investeringsactiviteiten
236.133
236.133
66.061
0
0
66.061
Aflossing langlopende lening
Kasstroom uit financieringsactiviteiten
150.000
150.000
150.000
150.000
Mutatie liquide middelen
588.948
170.396
Liquide middelen einde boekjaar
Liquide middelen begin boekjaar
Mutatie liquide middelen
162.917
751.865
-588.948
751.865
922.262
-170.396
24
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Waarderingsgrondslagen
Algemeen
De waardering van activa en passiva en de bepaling van het exploitatiesaldo berust op
grondslag van de historische kostprijs of nominale waarde, tenzij anders is vermeld. De
toegepaste waarderingen zijn gebaseerd op de voorschriften, zoals opgenomen in
het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het
Handboek Financiële verantwoording Archieven.
Waar deze voorschriften met elkaar in strijd zijn, is zoveel mogelijk voorrang gegeven.
aan de bepalingen in het BBV. In enkele gevallen, waar het volgen van BBV-bepalingen
het inzicht niet ten goede komt, is ervoor gekozen de bepalingen in het handboek
te volgen. Bij de jaarrekeningposten waar dit het geval is, is dit in de waarderingsgrondslagen hieronder aangegeven.
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.
Balanswaardering
Materiële vaste activa
Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden,die
door middel van sponsoring of schenking daartoe zijn verkregen.
1. Vaste activa verkregen uit eigen middelen
Vaste activa verkregen uit eigen middelen zijn gewaardeerd tegen historische kostprijs.
Hierop is de afschrijving in mindering gebracht. De afschrijvingen zijn berekend volgens
het lineaire systeem, waarbij de voorgeschreven afschrijvingstermijnen in het Handboek
financiële verantwoording Archieven in acht worden genomen.
2. Vaste activa verkregen door middel van sponsoring, "om niet" of a fonds perdu
Voor de classificatie van de materiële vaste activa is gebruik gemaakt van een bij de
bedrijfsvoering passende indeling in plaats van de indeling die het BBV voorschrijft.
Vaste activa die worden verkregen uit middelen die specifiek voor de aanschaf daarvan zijn
gegeven (door middel van sponsoring, schenking of bijdrage ineens) worden als volgt
gewaardeerd:
het vast actief wordt gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
De ontvangen investeringsbijdragen worden verantwoord onder de voorzieningen
in geval deze van derden aijn verkregen. In het geval dat investeringsbijdragen van
Europese of Nederlandse overheidslichamen zijn verkregen, zijn deze bijdragen
verantwoord onder de overlopende passiva.
25
Vorderingen
De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van een voorziening
voor eventuele oninbaarheid.
Overige vorderingen
De overige vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Liquide middelen
De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Eigen vermogen
Het eigen vermogen betreft saldi uit exploitatieoverschotten (en tekorten) uit voorgaande
jaren en reserves welke zijn ontstaan uit hoofde van de inbreng van activa om niet door de
diverse instellingen die zijn opgegaan in de gemeenschappelijke regeling. In de balans
worden de reserves onderscheiden naar de algemene reserves en de bestemmingsreserves.
Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het bestuur een bepaalde bestemming
heeft gegeven. De wijze van verwerking van mutaties (toevoegingen en aanwendingen)
in de reserves is afhankelijk van de verkregen instemming van het bestuur voor de
vorming en het gebruik ervan.
Is deze instemming verkregen, dan worden mutaties door resultaatbestemming toegevoegd
of onttrokken. Moet deze instemming nog worden verkregen, dan worden de voorgestelde
mutaties eerst niet verwerkt in de reserves, maar verantwoord in de balanspost
"nog te bestemmen resultaat".
Resultaatbestemming
De exploitatierekening en het daaruit voortvloeiende exploitatiesaldo bevatten alle baten
en lasten.
Zoals beschreven onder "eigen vermogen" wordt een deel van het resultaat meteen bestemd
(aanpassingen in de reserves worden meteen verwerkt) en wordt een deel eerst onbestemd
(onverwerkt) gelaten omdat er nog geen goedkeuring van het bestuur is hiervoor.
De voorgestelde bestemming van dit "nog te bestemmen resultaat" is opgenomen in het
"voorstel tot bestemming resultaat" onder de "Overige gegevens".
Voorzieningen
Voorzieningen worden gevormd wegens:
.
verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker
.
is, doch redelijkerwijs is in te schatten
op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten
verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
.
kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het
maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een
26
voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling
van lasten over een aantal begrotingsjaren.
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek
besteed moeten worden.
Schulden
Voor de classificatie van de schulden is gebruik gemaakt van de indeling volgens het
Handboek. Hierbij is dus afgeweken van de specifieke indeling zoals het BBV die
voorschrijft.
Zowel de langlopende als de kortlopende schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale
waarde. De langlopende schulden omvatten de langlopende geldleningen, verminderd met
de aflossingen voor het komende boekjaar. De kortlopende schulden (looptijd korter dan
1 jaar) omvatten de crediteuren, de overlopende passiva en de aflossingen voor het
komende boekjaar.
Baten
Hieronder worden verantwoord de opbrengsten uit hoofde van subsidiebijdragen,
sponsoring, dienstverlening aan derden, overige algemene bijdrage, publieksinkomsten,
verhuur, rentebaten en vrijval uit voorzieningen.
Overige lasten
Hieronder worden overige kosten verantwoord, die zijn gemaakt in het kader van de
gewone bedrijfsuitoefening.
Resultaatbepaling
Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hierboven vermelde
waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar, waarin zij zijn gerealiseerd.
Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij voorzienbaar zijn.
Kasstroomoverzicht
Het kasstroomoverzicht wordt opgesteld volgens de indirecte methode.
De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit liquide middelen onder aftrek van
bankkredieten. In het kasstroomoverzicht wordt onderscheid gemaakt tussen operationele,
investerings- en financieringsactiviteiten.
27
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de onderscheiden balansposten 2013
Materiële vaste activa
Boekwaarde per 01.01
Bij: Investeringen
Af: Desinvesteringen
Afschrijvingen
31.12.2013
€
1.183.943
236.133
331.135
Boekwaarde per 31.12
1.088.942
Zie voor verloopoverzicht bijlage 2
De inhuizing in 2009 van het Fries Film Archief heeft € 65.000 gekost.
Een deel hiervan is geactiveerd.
De Provincie Fryslân heeft in plaats van uitbetaling in tien jaarlijkse termijnen het bedrag
voor inhuizing in 2013 geheel overgemaakt. Het bedrag voor de jaren 2014 t/m 2018 is als
vooruitontvangen geboekt.
Vorderingen
31.12.2012
€
1.472.131
66.061
354.249
1.183.943
31.12.2013
€
68.076
-
31.12.2012
€
50.120
-
Boekwaarde per 31.12
68.076
50.120
Overige vorderingen
31.12.2013
€
13.445
31.12.2012
€
9.577
13.445
9.577
Balans ultimo
31.12.2013
€
13.445
13.445
31.12.2012
€
9.577
9.577
Omzetbelasting
Te verrekenen omzetbelasting
31.12.2013
€
93.626
31.12.2012
€
89.708
Overlopende activa:
Vooruitbetaalde kosten derden
Nog te ontvangen premie WAO/WIA
Nog te ontvangen rente
Balans ultimo
31.12.2013
€
57.032
13.573
4.542
75.148
31.12.2012
€
69.900
6.706
76.606
250.294
226.011
Debiteuren
Af: Voorziening dubieuze debiteuren
Overige vorderingen (subsidieverstrekkers)
Totaal subsidieverstrekkers
Uitsplitsing overige vorderingen:
Ministerie van O.C. & W.
O.C.enW. n.t.o. bijdrage RAD 2013
Totaal vlottende activa
28
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de onderscheiden balansposten 2013
Liquide middelen
31.12.2013
€
1.460
31.12.2012
€
1.431
Bankrekeningen:
Rabobank Tresoar
Schatkistbankieren
ING
Totaal
35
161.422
161.457
718.447
31.987
750.434
Totaal liquide middelen
162.917
751.865
Kas
Gestelde zekerheden
Deze liquide middelen staan allen ter onmiddellijke beschikking.
De hoogte van het rekening courant limiet met de Rabobank bedraagt
29
€
300.000
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de onderscheiden balansposten 2013
Eigen vermogen
Algemene reserve
Saldo 01.01
Bij: resultaat boekjaar
Algemene vrijval in boekjaar
Saldo 31.12
31.12.2013
€
345.694
61.445284.249
31.12.2012
€
293.390
52.304
345.694
Resultaat lopend boekjaar
31.12.2013
€
61.445-
52.304
Het bestuur wordt tijdens de Bestuursvergadering gevraagd in te stemmen het resultaat over 2013 ter grootte van
€ 61.445,30 te verrekenen met de Algemene Reserve.
Bestemmingsreserves
31.12.2013
€
426.244
32.556113.445280.243
Saldo 01.01
Bij: resultaatbestemming
Bij: Dotaties
Af: Bestedingen aan doel
Algemene vrijval in boekjaar
Saldo 31.12
31.12.2012
€
458.800
32.556426.244
Bestemmingsreserve verbouw meerjarenbeleidsplan 2009/2012
Uit het opgebouwde resultaat wordt een bedrag van € 32.555,84 ter dekking van de nieuwe afschrijving van
aanschaffingen ten behoeve van de inrichting van de studiezaal ten laste van de bestemmingsreserve gebracht.
Bestemmingsreserve Legaten
In 2008 is een legaat ontvangen. Bij de bestemming van het resultaat over 2008 is besloten het legaat
in een bestemmingsreserve op te nemen voor nieuwe activiteiten op het gebied van Fries literair-historisch onderzoek.
De bestemmingsreserve is in 2013 overgeboekt naar de Stichting Ta stipe fan Tresoar.
Bestemmingsreserve Persoonlijk Ontwikkel Budget
Naar aanleiding van de nieuwe CAO 2012 krijgen werknemers onder voorwaarden recht op een eigen budget voor
persoonlijke ontwikkeling. Deze regeling geldt vooralsnog tot 1 januari 2014. Het eigen budget bedraagt € 1.500,voor de totale periode.
Bestemmingsreserve ZW/WW/WAO/WIA
Naar aanleiding van een personeel probleem in 2010, waar mogelijk financiële consequenties aan verbonden konden
zijn, is op aandringen van het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve in het leven geroepen om in de toekomst
deze problemen het hoofd te bieden.
Bestemmingsreserve digitaliseren kaartmaterialen
Tezamen met de Stichting Vrienden van Tresoar heeft Tresoar het plan opgevat (een deel van) de kaartencollectie
te digitaliseren. De voorbereidende werkzaamheden zijn in 2012 opgestart.
30
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de onderscheiden balansposten 2013
Voorzieningen
31.12.2013
€
402.797
120.265
268.186-
Saldo 01.01
Bij: Dotaties
Af: Bestedingen aan doel
Algemene vrijval in boekjaar
Saldo 31.12
Zie bijlage 3 voor verloopoverzicht reserves en voorzieningen.
254.876
31.12.2012
€
479.679
167.900
244.783402.797
Voorziening Nieuwe Encyclopedie fan Fryslân.
Tresoar heeft de regie en de eindverantwoordelijkheid genomen van het project Nieuwe Encyclopedie fan Fryslân.
Het project heeft een doorlooptijd van 2008 tot en met 2014. De begroting bedraagt € 1.495.000,-. Er is een bedrag
€ 1.045.000 toegezegd door particulieren en fondsen, dat volgens een regelmatig schema zal worden gestort op
de rekening van Tresoar. Een bedrag van € 450.000,- is door de Provincie Fryslân toegezegd.
Langlopende schuld
Lening Rabobank
Kortlopende schulden
Crediteuren
Schulden aan kredietinstellingen
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Belastingdienst loonheffing
Pensioenpremie/sociale verzekeringen
Balans ultimo
31.12.2013
€
75.000
31.12.2012
€
225.000
31.12.2013
€
55.784
150.000
205.784
31.12.2012
€
200.414
150.000
350.414
31.12.2013
€
31.12.2012
€
158.769
50.836
209.605
165.240
47.082
212.323
De belastingafdracht vindt per maand plaats, inclusief de afdracht WAO, UFO en nominale premie ziektekosten.
Pensioenpremie/sociale verzekeringen wordt per maand verrekend.
Overige schulden
Overige personeelskosten
Balans ultimo
Overlopende passiva
Nog te betalen kosten
Vooruitontvangen bedragen
Balans ultimo
31
31.12.2013
€
0
0
31.12.2012
€
22-
31.12.2013
€
40.301
152.095
192.396
31.12.2012
€
74.722
124.629
199.351
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de onderscheiden balansposten 2013
Vooruitontvangen subsidies gevormd met financiering van "overheidsfinanciën" zijn overlopende passiva:
31.12.2013
31.12.2012
€
€
Egalisatiefonds nieuwbouw
0
1.070
Vooruitontvangen subsidie Metamorfoze
60.954
48.763
Vooruitontvangen subsidie Fryske Kanon
0
655
Vooruitontvangen subsidie frictiekosten Fryske Boek
41.368
41.368
Vooruitontvangen Provinsje Fryslân, inhuizen FFA
32.500
0
Vooruitontvangen subsidie Nacht van de Filosofie
2.000
0
Vooruitontvangen subsidie Mearkes út' e Wâlden
1.500
Vooruitontvangen subsidie Waddenzee.nl
13.773
32.773
152.095
124.629
Egalisatiefonds nieuwbouw
Van de partners in de fusie (het Rijk en de Provincie) wordt, uitgesmeerd over respectievelijk
10 en 2 jaar, een bijdrage ontvangen voor de kosten van nieuwbouw/verbouw van de
gebouwen aan de Boterhoek. De bijdragen zijn reeds geboekt, terwijl de kosten voor het eerst worden
gemaakt in 2003. De vrijval van het fonds in enig jaar moet de afschrijving over de nieuwbouw
dekken.
In 2013 is het deel vrijgevallen dat overeenkomt met de afschrijving in 10 jaar: € 1.070.
Vooruitontvangen subsidie Metamorfoze
Betreft subsidie Nationaal Conserveringsprogramma Metamorfoze project conservering:
Scannen microfilms (€ 60954).
Vooruitontvangen subsidie Fryske Kanon
In 2013 is het projekt Kertiermakker Fryske Kanon afgerond.
Vooruitontvangen subsidie frictiekosten Fryske Boek
In verband met de inhuizing van It Fryske Boek in 2012 heeft de provincie een bedrag voor frictiekosten in de
organisatieverandering beschikbaar gesteld. Het bedrag is voor goede reparatie van de pensioenaanspraken voor
de belanghebbende medewerkers en voor een voorziening van WW-verplichtingen (50.000,-).
In 2012 is een liquidatie-jaarrekening opgesteld. De jaarrekening vertoonde een tekort van € 8.632,31. Dit bedrag
is (in overleg met de Provincie) verrekend met de vooruitontvangen subsidie.
Het saldo van € 41.367,69 is voor een bedrag van € 37.500 bestemd voor een uitwisselingsprogramma Fryske
Literaruer. Het restbedrag zal in 2014 worden teruggestort naar de provincie.
Vooruitontvangen Provinsje Fryslân, inhuizen FFA
In het kader van de herhuisvesting van het Filmcentrum voor Friesland naar het Nieuw Zaailand is het
Fries Filmarchief ondergebracht in Tresoar. De kosten beliepen in 2009 € 65.000 en worden in 10 jaar
afgeschreven. In plaats van jaarlijkse termijnen heeft de Provincie het bedrag in 2013 in zijn geheel overgemaakt.
De jaren 2014 t/m 2018 zijn geboekt als vooruitontvangen.
Vooruitontvangen subsidie Nacht van de Filosofie
Voor de Nacht van de Filosofie in 2014 is een bedrag van € 2.000 ontvangen van het Stads Weeshuis.
Vooruitontvangen subsidie Mearkes út'e Wâlden
Voor de uitgave van het boek Mearkes út' e Wâlden dat verschijnt naar aanleiding van het feit dat het in 2014
100 jaar geleden is dat Dam Jaarsma is geboren, schonk de Boersma-Adema Stichting € 1.500.
32
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de onderscheiden balansposten 2013
Vooruitontvangen subsidie Waddenzee.nl
In samenwerking met de Waddenacademie en Tresoar is gestart met een vernieuwde opzet voor Waddenzee.nl,
de site voor overheidsinformatie over het Waddengebied.
Tresoar wordt ook verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten
Niet in de balans opgenomen verplichtingen
De gebruikersovereenkomst met de Rijksgebouwendienst betreffende de huur van het pand Boterhoek 3 eindigt
op 31-12-2013.
Het huurcontract wordt in 2014 voortgezet. De huurcomponent zal in 2014 en volgende jaren lager zijn.
De lumpsum wordt niet verlaagd. De bedoeling is het verschil in de huurcomponent als reserve op de
balans te reserveren voor onderhoud in de toekomst.
33
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2013
Baten
Inkomensoverdrachten
2013
2012
Bijdrage OcenW -DCE/MLB
Bijdrage programmagelden OCenW-DCE
Totaal
€
1.724.561
60.000
1.784.561
€
1.701.373
60.000
1.761.373
Bijdrage Provincie Fryslân
Bijdrage provincie Fryslân, inhuizing FFA
Bijdrage Provincie Fryslân literêre prizen
Bijdrage Provincie Fryslân, bydr. Prov. Archieven
Bijdrage Provincie Fryslân, It Fryske Boek
Totaal
3.018.112
6.500
367.054
175.750
3.567.416
2.958.933
12.726
360.741
175.750
3.508.150
Totale bijdrage partners GR
5.351.977
5.269.523
De bijdragen van de partners GR zijn gesplitst in bijdragen van het Rijk (Ministerie van OCenW - DCE/MLB)
en de Provincie Fryslân. De bijdragen zijn vervolgens gesplitst in structurele bijdragen en programmagelden.
Dienstverlening aan derden
2013
2012
€
Opbrengst dienstverlening Wetterskip
Fries Museum, merklappen
Administratie St. Behear
Beheer Genlias
Beheer Links
HvnF, deelnemerskosten
Friesland Pop, ICT diensten
Afûk, ICT diensten
Keunstwurk, ICT diensten
Keunstwurk, afschrijving Pc's
Fries Museum, ICT diensten
Groninger archieven, dienstverlening knipkaart
Hosting Content DM (Noord-Holland en Limburg)
Biologische testen notarissen
Eekma, inbinden boek
Verhuur ruimten
Afûk, No Doe
Fr. Scheepvaart museum, restauratie
Personele inzet Nieuwe Encyclopedie Fryslân
Nieuwe Encyclopedie Fryslân, lemmata
Personele inzet Fryske Kanon
Fries Museum, verhuizen bibliotheek OKS
Opbr. Gebruiksgoederen depot
Totaal dienstverlening derden
2.721
2.845
2.525
173
13.424
20.499
1.000
6.190
1.143
37
4.758
6.198
46.500
1.435
1.750
298
111.495
€
11.149
16.918
2.561
4.593
4.995
3.277
12.096
21.152
3.119
4.439
1.697
5.860
449
5.871
147
50.500
1.640
10.000
1.700
47
162.211
Sinds 2007 is het beheer en het systeembeheer van Genlias bij Tresoar ondergebracht.
Ten behoeve van het overleg Links door het (voormalige) hoofd ICT wordt een vergoeding verstrekt.
Het jaar 2013 is het laatste jaar waarin deze opbrengsten zijn geboekt, omdat Genlias is gestopt.
34
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2013
Het systeembeheer van Content DM voor de bibliotheken in Haarlem en Maastricht wordt door Tresoar verricht.
Het systeem- en netwerkbeheer van het Fries Museum en Het Princessehof wordt door Tresoar geregeld.
Tresoar verricht ten behoeve van Afûk, Fries Museum en Keunstwurk ICT diensten per werkplek.
De coördinator restauratie heeft bij diverse culturele notariaten biologische toetsen uitgevoerd.
Twee deelredacteuren van Tresoar zijn ingeschakeld bij de Nieuwe Encyclopedie van Fryslân, evenals een
medewerker bij de ontwikkeling van de website van de encyclopedie en de beeldredactie..
Meerder medewerkers hebben ten behoeve van de Encyclopedie lemmata geschreven.
Overige algemene bijdragen
2013
Sponsor- en overige bijdragen:
Waddenzee.nl
Ministerie van OCenW, aansluiting digitale bibliotheek
Opbrengst automatisering
St. Vrienden van Tresoar, bijdrage digitalisering
Provinsje Fryslân, TDE-edukatyf
Metamorfoze, Gerechtshof
Metamorfoze, Douwe Tamminga
Talma Stichting, Talma Seminar
St. Slauerhoff, poëziewedstriid
Provinsje Fryslân, aksjeboek foar bern
20 Leafdesgedichten, Oer de wjuk
BvFF, Oer dewjuk
FLMD, Oer de Wjuk
It Fryske Gea, Oer de wjuk
Fr. Milj. Federaasje, Oer de wjuk
Ritske Boelema Gasthuis, Oer de wjuk
D. Kalma Stichting, Oer de wjuk
D. Kalma Stichting, Fryslân lêst syn toppers
De Boekerij, spiegel Fryske Poëzij
Rie Fryske Beweging, Fedde Schurerlezing
Connexxion, Friese cultuur op de bus
Tentoonstelling mennisten
Nacht van de filosofie
Provinsje Fryslân, G.J. priis
Provinsje Fryslân, OP en FS priis
Kon. Bbiliotheek, subs kranten 2011
Kaatsmuseum, onderhouden website
Nieuwe encyclopedie van Friesland (NEF)
Saldo 31.12
2012
€
€
114.000
65.305
25.000
40.000
1.470
20.000
2.000
25
2.000
1.500
500
750
500
1.000
664
10.468
23.000
3.274
320
268.186
579.961
100.227
75.000
14.594
13.329
5.836
2.521
-
7
500
1.533
7.000
5.250
500
244.783
471.080
Voor de vernieuwde opzet Waddenzee.nl hebben 3 provincies (Friesland, Groningen en Noord-Holland) tezamen met
2 ministeries ((I&M en EL&I) samenwerking toegezegd aan de Waddenacademie en Tresoar.
Tresoar is o.a. verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten.
35
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2013
Voor de Nacht van de filosofie is van de gemeente Leeuwarden, de P.W. Jansen Stichting, Mij van het Nut
van het algemeen en het LOF een subsidiebedrag ontvangen.
Het project Gerechtshof is uit de vooruitontvangen subsidie van Metamorfoze afgerekend.
Het systeem- en netwerkbeheer, evenals het telefoonverkeer wordt door Tresoar geregeld ten behoeve
van de Afûk, Keunstwurk, het Fries Museum, Friesland Pop en het Frysk Lânboumuseum.
De Stichting Vrienden van Tresoar stelde een bedrag van € 25.000 beschikbaar voor het digitaliseren van een deel
van het kaartenbestand.
De Provinsje Fryslân stelde voor de jaren 2013 en 2014 een bedrag van € 40.000 beschikbaar voor het
beschikbaarstellen van Friestalige literatuur, docenten-informatie en leerlingenopdrachten voor het
voortgezet onderwijs (TDE-edukatyf).
Tresoar stelt in samenwerking met Bureau Varenius de Nieuwe Encyclopedie van Fryslân op. De kosten
worden gedekt door sponsorbijdragen. In 2010 zijn de vervolgbedragen ontvangen.
De bijdragen aan de deelveldredacteuren, webredactie en beeldredacteur zijn uitgekeerd.
2013
Overige directe baten:
Legaten
2012
€
-
2013
€
8.690
2.161
2.721
4.255
7.942
14.658
1.901
7.645
24.399
11.954
26.000
473
112.800
Publieksinkomsten/reguliere inkomsten:
IBL aanvragen / -kopieën
Boetegelden / boeken zoek
Lenerspassen
Kadoboek/kalinder Moanne fan it Fryske Boek
Moanne fan it Fryske Boek
Opbrengst kantine
Reproducties
Opbrengst schriftelijke inlichtingen
Opbrengst cursussen/lezingen
Opbrengst verkoop boeken
Bijdr. Provinxie, FFA 2009 t/m 2012
Busreizen Tresoar
€
1.000
2012
€
8.398
2.295
3.939
14.446
16.263
4.855
8.730
14.544
9.167
6.907
89.545
De reguliere inkomsten vloeien over het algemeen voort uit de activiteiten van de afdeling Publieke Dienstverlening:
aanvragen, bezoekerspassen, reproducties, behandel- en onderzoekskosten bij het behandelen van schriftelijke
inlichtingen en boekverkoop. In het kader van de Moanne fan it Fryske Boek zijn een kadoboek en een aksjeboek
uitgegeven.
De Provincie Fryslân heeft in plaats van uitbetaling in tien jaarlijkse termijnen het bedrag voor inhuizing van het FFA
in 2013 geheel overgemaakt. De vergoeding over de jaren 2009 t/m 2012 is geboekt als reguliere inkomsten.
De jaren 2014 t/m 2018 is als vooruitontvangen geboekt en zal in de betreffende jaren vrijvallen.
804.257
Totaal directe baten
36
723.836
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2013
2013
2012
€
107.532
Huren en pachten:
Depotverhuur
€
101.019
De bedragen die hier zijn vermeld zijn verkregen door verhuur van ruimte aan:
AFUK, Wetterskip Fryslân, FBTO, Friedoc, Fries genootschap, Omrop Fryslân en de AV-holding.
2013
Rente:
Rente baten
2012
€
4.258
€
7.839
Door de "crisis" en de lagere ;liquiditeit zijn de rentebaten in 2013 teruggelopen.
2013
Vooruitontvangen subsidies:
Vrijval uit vooruitontvangen subsidies
2012
€
1.070
€
266.893
662
408
165.136
101.757
De vrijval uit vooruitontvangen subsidies is als volgt te verdelen:
Vrijval investering bouw Rijksdeel
Vrijval investering bouw Provinciaaldeel
Lasten
Salarissen en sociale lasten
2013
€
1.241.521
2.120.366
3.361.887
Salarissen indirect personeel
Salarissen direct personeel
totaal
2012
€
1.154.138
2.121.343
3.275.481
De verdeling van de salarissen in direct en indirect heeft plaatsgevonden aan de hand van de resultaten van het
tijdschrijven: 51.747 uren direct en 30.299 uren indirect.
De verdeling van de salarissen kan als volgt worden opgesteld:
Salarissen
1.676.848
1.616.061
Sociale lasten
998.305
1.003.294
Pensioenen
613.467
555.266
Overige personele lasten
73.267
100.860
3.361.887
3.275.481
Overige goederen en diensten
2013
Directe materiële lasten
Behoudskosten
totaal
€
838.623
39.275
877.898
De directe materiële lasten zijn onder te verdelen in:
Collectieontsluiting
Collectievorming
Collectievorming
138.189
144.207
268.186
37
2012
€
852.998
29.968
882.966
conversie kaartmat/tweetalig zoeken
Aanschaf boeken
Kosten Nieuwe Encyclopedie Fryslân
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2013
Publieke dienstverlening: studiezaal
Publieke dienstverlening: educatie/tentoonstelling
Materieel beheer
Behoudskosten: deltaplan
Huren
48.624
165.154
60.887
13.376
838.623
Onderhoud lees/afdrukapparatuur
Florilegium/Keapmanskeumst/Lit.prijzen
Moanne fan it Fryske Boek
Uitbesteden bindwerk, gebruiksgoederen
39.275
aanpassing klimaat depot 9/zuurvrije dozen
deltaplan digitalisering
2013
€
Huren
911.132
911.132
Betreft de huren van Boterhoek 1 van de Stichting Behear Provinsjale Biblioteek: € 414.694.
Betreft de huren van Boterhoek 3 van VROM (de Rijksgebouwendienst Noord): € 496.438.
Exploitatiekosten
2013
€
468.667
468.667
Exploitatiekosten
2012
€
891.820
891.820
2012
€
311.550
311.550
Betreft de kosten van onderhoud: € 251.351; energielasten: € 136.772; schoonmaakkosten € 67.232;
en beveiligingskosten: € 13.312;
Organisatie en overheadkosten
2013
€
281.114
281.114
Organisatie en overheadkosten
2012
€
382.444
382.444
Betreft kosten van kantoorbenodigdheden, telefoon, porto en bankkosten € 66.980; transport- en reiskosten € 22.547;
kantinekosten € 23.450; automatisering € 145.632; bestuurskosten € 3.577; representatiekosten € 7.928;
en publiciteitskosten € 11.000.
Inhuur derden
2013
€
120.974
120.974
Inhuur derden
2012
€
235.470
235.470
Betreft inhuur tijdelijke krachten € 90.605. Uitbesteden van de salarisadministratie € 12.435;
accountantscontroles w.o. jaarrekening € 17.937.
Rente
2013
€
10.288
10.288
Rente
2012
€
15.380
15.380
Betaalde rente voor de afgesloten lening.
2013
Afschrijvingen:
Afschrijvingen
€
331.133
331.133
38
2012
€
354.249
354.249
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2013
De afschrijvingen kunnen verdeeld worden in:
afschrijvingen op verbouwingen:
1.070
afschrijvingen op activa
330.063
De afschrijvingen op verbouwingen worden gedekt uit de vrijval voor voorzieningen. De bijdragen van het Rijk en
de Provincie zijn resp. in 10 en 2 jaar ontvangen en in egalisatiefonds nieuwbouw geboekt.
De verbouwing wordt in 10 jaar afgeschreven.
In deze afschrijvingen is een bedrag opgenomen voor de inhuizing van het Fries Film Archief, dat in 2009 bij Tresoar
ingetrokken. (zie toelichting activa: investeringen).
Resultaat voor bestemming
94.001-
19.748
Bestemming resultaat is als volgt opgebouwd:
Ten laste van bestemmingsreserve verbouw/nieuwbouw
Onttrekking/Toevoeging Algemene reserve
32.55661.445-
32.55652.304
39
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
RESULTATENANALYSE 2013
Het verwachte exploitatiesaldo van € 24.312 in de gewijzigde begroting is niet gehaald. Het resultaat
werd uiteindelijk -€ 61.445-.
Het resultaat, afgezet tegen de begroting conform de categorale exploitatierekening, wordt veroorzaakt door:
Hogere salarissen en soc. Lasten
Hogere kosten inhuur derden
Hogere directe materiële kosten
Hogere uitgaven deltaplan
Hogere exploitatiekosten en huren gebouwen
Hogere organisatiekosten
Hogere rentekosten
Hogere afschrijvingskosten
Hogere mutatie vrijval
Hogere inkomsten
Saldo verlies t.o.v. het verwachte expl.saldo
23.272
96.974
425.101
2.275
160.514
5.009
0
7.657
-32.556
-602.490
85.757
Hogere salarissen en sociale lasten.
Een functie van medewerker webdiensten is in 2013 deels ingevuld. Daarnaast zijn de pensioenlasten ten opzichte van de
begroting gestegen.
Hogere kosten inhuur derden.
De tijdelijke (en project-) medewerkers zijn geboekt onder inhuur derden.
Eind 2012 is besloten de projectadministratie van de website Waddenzee.nl (een samenwerking van 2 ministeries en 3 provincies)
bij Tresoar onder te brengen. De hogere inhuurkosten worden gedekt door extra inkomsten.
Hogere directe materiële kosten.
De niet begrote kosten voor de encyclopedie van Fryslân (€ 268.186), de totale kosten voor de organisatie van de Moanne
fan it Fryske Boek en de overname van de werkzaamheden van It Fryske Boek hebben geleid tot verhoging van de kosten.
Echter de verkregen subsidies van de Provincie Fryslân en Encyclopedie zijn verantwoord bij de inkomsten.
Hogere uitgaven deltaplan.
Het depot 9 van pand Boterhoek 1 is aangesloten op dezelfde klimaatcontrole als de depots van pand Boterhoek 3.
Er zijn in het verslagjaar zuurvrije dozen en zuurvrije omslagen besteld en zijn er kosten gemaakt voor digitalisering
deltaplan.
Hogere exploitatiekosten gebouwen.
Van de Rijksgebouwendienst is een eindafrekening ontvangen voor het leveren en onderhouden van luchtzuiveringsoplossingen
in bestaande luchtbehandelingskasten in de archiefdepots inclusief (niet te verrekenen BTW).
Het gasverbruik en de wisseling van schoonmaakbedrijf van beide panden zorgden mede voor hogere exploitatielasten.
Hogere organisatiekosten.
Door reiskosten voor deelname aan workshops en deelname aan landelijke overlegorganen zijn de organisatiekosten gestegen.
Hogere afschrijvingskosten.
De nieuwe website is in 2013 ontwikkeld en wordt getest. Door de gecompliceerdheid van de digitale bestanden
vindt de presentatie plaats in 2014. Aanschaffingen voor automatisering zijn in 2013 hoger uitgevallen dan begroot, mede
daarom vallen de afschrijvingskosten hoger uit.
41
Hogere inkomsten.
De directe baten zijn gestegen met € 570.489.
Van de Provincie Fryslân is een bedrag van € 26.274 voor de uitvoering, organisatie en uitreiking van literaire prijzen ontvangen
De dienstverlening aan derden is gestegen door zakelijke ICT-activiteiten voor de Waddenacademie.
Door de prijsbijstelling huisvesting en loon- en prijsbijstelling van het materiële budget valt het budget
van het Ministerie van OCenW € 13.445,- hoger uit.
De opbrengsten sponsoring publieksactiviteiten en bijdragen algemeen zijn als overige algemene inkomsten verantwoord.
De beeldredactie en organisatiekosten voor de Nieuwe Encyclopedie van Fryslân leverden de begrote € 46.500 op.
Daarnaast zijn er bij instellingen archiefwerkzaamheden en materiële tests uitgevoerd.
Het project Nieuwe Encyclopedie van Fryslân (€ 266.186) is hier verantwoord.
Van 3 provincies en 2 ministeries zijn gelden (€ 114.000) ontvangen voor de vernieuwde opzet van Waddenzee.nl.
Samen met de Waddenacademie werkt Tresoar aan deze site voor overheidsinformatie over het waddengebied.
Tresoar is verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten.
42
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
OVERIGE GEGEVENS
Controleverklaring
Hiervoor wordt verwezen naar de hierna opgenomen verklaring.
Voorstel tot bestemming resultaat over de periode 2013
€
-61.445,35
Onverdeeld exploitatiesaldo
Het bestuur wordt tijdens de Bestuursvergadering gevraagd in te stemmen met:
het ten laste brengen van € 32.556 aan de Bestemmingsreserve verbouw/nieuwbouw,
en het verlies van € 61.445,35 te verrekenen met de Algemene Reserve.
Verklaring bestuur
Hiermee verklaart het Bestuur van Tresoar te Leeuwarden,
dat de jaarrekening over de periode 1 januari t/m 31 december 2013
van genoemde gemeenschappelijke regeling is opgemaakt in overeenstemming met de ter zake
vastgestelde richtlijnen.
De voorzitter:
Secretaris:
Leeuwarden, d.d.
43
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
OVERIGE GEGEVENS
Controleverklaring
44
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Afwijking van meer dan 5% tussen de realisatie en de begroting ten opzichte van de
functionele exploitatierekening.
Hogere realisatie ontsluiting fysiek
Bij ontsluiting fysiek zijn de kosten voor het opzetten van de Encyclopedie Fryslân, ter grootte
van € 268.186 opgenomen.
Hogere realisatie ontsluiting digitaal
Conversie en digitalisering van bestanden voor de vulling van de nieuwe website hebben geleid tot
hogere uitgaven. Het project digitalisering van kaarten is tot een bedrag van € 37.500 uitgevoerd.
Conversie en integratie van genealogische bronnen voor de nieuwe website kostten € 36.000.
Lagere realisatie collectievorming
De totale doorbelasting van inzet van uren voor collectievorming (1119 uren minder besteed) zorgen
voor een lagere realisatie van kosten. Daarnaast zijn er minder fysieke boeken besteld, omdat er
digitale abonnementen worden afgesloten.
Lagere realisatie publieke dienstverlening (voldoen aan publieksvraag)
De totale doorbelasting van inzet van uren (-306 uren) voor publieke dienstverlening (publieksvraag)
leverde deze kostenbesparing op
De doorbelasting van de ondersteunende afdelingen is door het lager aantal uren ook minder.
Hogere realisatie aanbieden publ. Dienstverlening (ov. Projecten publieksbereik)
Voor de uitviering, organisatie en uitreiking van de Obe Postmaprijs en de Fedde Schurerprijs
is een bedrag van € 26.274 besteed.
De directe kosten van De Moanne fan it Fryske Boek bedroegen € 52.183.
Aan uren zijn aan de Moanne fan it Fryske Boek 977 extra uren besteed.
Voor het project "Aksjeboek foar bern" zijn aan scholen in het voortgezet onderwijs ca. 5000 boeken
uitgereikt. De schrijfster en de vertaalster hebben 40 optredens op scholen verzorgd.
Er is voor docenten Frysk lesmateriaal gemaakt en via internet gratis beschikbaat gesteld.
Het project TED-edukatyf (het beschikbaarstellen van Friestalige literatuur, docenteninformatie en
leerlingenopdrachten voor het voortgezet onderwijs is van start gegaan en loopt door tot in 2014.
Er zijn directe kosten gemaakt voor "Lezen voor de lijst" en er zijn 180 uren in geïnvesteerd.
In het totaal zijn er aan de projecten publieksbereik 3.670 uren meer besteed dan begroot.
Voor deze (hogere) uitgaven zijn echter subsidie- en sponsorgelden ontvangen, die verantwoord zijn
bij overige algemene bijdragen.
45
Hogere kosten Zakelijke dienstverlening (overige activiteiten)
Met de inzet van 102 extra uren is het in 2013 gelukt een meeropbrengst te krijgen van ca. € 69.000
ten opzichte van de begroting.
De ICT-dienstverlening aan de Afûk, Friesland Pop, het Fries Museum,Keunstwurk en Waddenacademie
leverde € 65.305 aan opbrengsten op.
Deels is dat ontstaan door activiteiten voort te zetten op het gebied van zakelijke dienstverlening,
namelijk het beheren van Genlias en andere websites (€ 12.731).
Niet onvermeld mag blijven de opbrengst dienstverlening Wetterskip.
Het Wetterskip Fryslân heeft zijn archief bij Tresoar ondergebracht.
Hogere bijdrage Financiering en algemene dekkingsmiddelen
Van de Provincie Fryslân is een bedrag van € 26.274 ontvangen voor organisatie van de literaire prijzen.
Voor de vernieuwde opzet Waddenzee.nl hebben 3 provincies (Friesland, Groningen en Noord-Holland)
tezamen met 2 ministeries ((I&M en EL&I) samenwerking toegezegd aan de Waddenacademie en
Tresoar. Voor 2013 een financiële bijdrage van € 114.000.
Door de prijsbijstelling huisvesting en loon- en prijsbijstelling van het materiële budget valt het budget
van het Ministerie van OCenW € 13.445,- hoger uit.
Andere subsidie/sponsorbijdragen zijn: Encyclopedie Fryslân € 268.186.
46
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Overzicht toegezegde meerjarige subsidies voor indexering,
over de gehele periode van de cultuurnota.
2010
structureel:
Ministerie OC&W-MLB/DCE
Provincie Fryslân (incl. Fryske Boek)
Provincie Fryslân, budget Fryske Boek
Provincie Fryslân, bijdr. Prov. Archieven
subtotaal
2011
2012
2013
2.005.761 2.022.993 1.761.373
3.053.594 3.114.666 2.958.933
175.750
360.741
5.059.355 5.137.659 5.256.797
incidenteel - Financiering van de investeringen (exclusief BTW):
Ministerie OC&W-DCE
141.000 139.000
subtotaal
141.000 139.000
1.784.561
3018112
175750
367.054
5.345.477
0
0
0
0
incidenteel - overig
Provincie Fryslân, Kertiermakker Fryske Kanon
47.000 100.000
0
Provincie Fryslân, literêre prizen
0
0
12.726
Provincie Fryslân, Waddenzee.nl
0
0
19.000
Provincie Fryslân, erfgoededucatie
30.000
0
0
Provincie Fryslân, likwidaasje Fryske Boek
0
0
0
Provincie Fryslân, herhuisvesting Fries Filmarchief
0
0
0
Provincie Fryslân, TDE-Edukatyf
0
0
0
Provincie Fryslân, POD en E-book
0
3.000
0
Provincie Fryslân, Aksjeboek foar bern
0
0
0
Provincie Fryslân, Nacht van de filosofie
750
0
750
Provincie Fryslân, Nije Ensyklopedy fan Fryslân
180.000
0
0
Provincie Fryslân, cursus Dorpsgids
9.000
0
1.000
Totaal
5.467.105 5.379.659 5.290.273
14.134
26.274
19.000
0
8.632
32.500
40.000
0
20.000
0
90.000
0
5.596.017
Aansluiting budget 2010 van het Ministerie van OCenW:
(2.005.761+141.000) = 2.146.761
Aansluiting budget 2011 van het Ministerie van OCenW:
(2.022.993+139.000) = 2.161.993
Aansluiting budget 2012 en 2013 van het Ministerie van OCenW:
1761373 (voor 2012) en € 1.771.117 (voor 2013)
(budgetbrief ontvangen: 7 februari 2013)
Indexering 2013: € 13.445.
47
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
ADDITIONELE GEGEVENS
Overzicht sponsorbijdragen en overige bijdragen over 2013:
(verantwoord onder overige algemene bijdragen)
Sponsorbijdragen:
Waddenzee.nl
Oprbrensgt automatisering
Metamorfoze, Gerechtshof
Provinsje Fryslân, TDE-edukatyf
Stichting Freonen, bijdrage digitalisering kaarten
Provinsje Fryslân,Aksjeboek foar bern
20 eafdesgedichten, Oer de wjuk
Bond van Fryske Vogelwachten, Oer de wjuk
St. FLMD, Oer de wjuk
It Fryske Gea, Oer de wjuk
Fr. Miljeu Federaasje, Oer de wjuk
Ritske Boelema Gasthuis, Oer de wjuk
Douwe kalma St., Oer de wjuk
Douwe Kalma St., Fryslân lêst syn toppers
Gemeente Leeuwarden, Nacht van de filosofie
P.W. Jansen St., Nacht van de filosofie
Oprengst intree, Nacht van de filosofie
LOF, Nacht van de filosofie
Mij. Nut van 't Algemeen, Nacht van de filosofie
Rie Fryske Beweging, Fedde Schurerlezing
Kon. Bibliotheek, subsidie kranten 2011
Provinsje Fryslân, G.J. priis
Provinsje Fryslân, OP en FS priis
Metamorfoze
€ 114.000
€ 65.305
€
1.470
€ 40.000
€ 25.000
€ 20.000
€
2.000
€
25
€
2.000
€
1.500
€
500
€
750
€
500
€
1.000
€
5.000
€
750
€
2.968
€
1.000
€
750
€
664
€
320
€ 23.000
€
3.274
€ 268.186
€ 579.961
48
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Tabel 10: prestatie-indicatoren behoud "Collectie blijft in goede staat"
Realisatie
Realisatie
2013
Depotcapaciteit (in km’s)
2012
34,8
Omvang collectie (in km’s)
33,0
31,7
31,0
10.096
9.671
Particuliere archieven (in m1)
4.120
3.594
Letterkundige archieven in m1 (bewegings-, organisatie- en
persoonlijke archieven)
Letterkundige brieven- en handschriften ( in m 1)
1.275
1.265
0
440
Museale collectie (stuks)
2.240
2.100
Verhuurd (in m1)
1.947
2.107
Omvang overheidsarchieven (in m1)
Tabel 12: Prestatie –indicatoren Beheer “Collectie is op orde”
Archieven verpakt en beheerd (in km’s)
Realisatie
Realisatie
2013
2012
10.200
10.175
Overheids- en particuliere archieven in goede, geordende en
0
0
Letterkundige archieven (organisatie- en persoonlijke archieven)
0
0
14.075
14.000
0
0
Boektitels, documentaire (handschriften, brieven, (kranten-)
artikelen, avm) titels gecatalogiseerd in GGC
Museale objecten in Content DM
Tabel 13: Prestatie-indicatoren Beheer “Collectie is volledig”
Realisatie
Overheidsarchieven
Particuliere archieven
Letterkundige archieven
Boeken (waaronder Friestalige uitgaven)
Documentaire (handschriften, brieven) titels
Audiovisuele documenten en bestanden
Museale objecten
2013
0
0
0
0
0
0
2.240
49
Realisatie
2012
0
0
0
3.982
2.230
0
2.100
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Tabel 14: Prestatie-indicatoren publieksbereik (onderzoekers)
Realisatie
2013
Realiatie
2012
41.374
937
11.805
23.944
0
38.188
1.016
18.301
26.224
0
0
Genlias
opgeheven
210.135
359.247
0
1.852.655
0
Studiezaal
- bezoekers
- Tel. / schriftelijke / e-mail
- Aanvragen archiefstukken
- Uitleningen aan de balie
- Vragen @ladin
Overige producten tbv onderzoekers
- gebruik database Alle Friezen
- Zoekvragen Genlias
- Aantal bezoeken Genlias
- Aantal bezoeken Wiewaswie
Tabel 15: Prestatie-indicatoren grasduiners en virtuele studiezaal
Realisatie
2013
Realisatie
2012
Website
- Pageviews website
- Aantal bezoeken website
- Verblijfsduur in minuten
0
1.137.844
0
0
924.026
0
13
0
0
10
0
0
0
0
Tentoonstellingen
- Eigen tentoonstellingen
- Bezoek tentoonstellingen
- Bruikleningen ext. Tentoonstellingen
% Naamsbekendheid (spontaan)
% Naamsbekendheid (geholpen)
Tabel 16: Prestatie-indicatoren educatie
Realisatie
2013
Realisatie
2012
Bereik cursussen / lezingen
onderwijs/alg.publiek
14.908
0
9.379
Op aantal evenementen
49
45
Website bezoekers (educatie prod)
(inbegrepen in tabel 15)
1.957.889
1.372.942
Tabel 17: Prestatie-indicatoren schrijfbevordering en literaire activiteiten
Realisatie
Realisatie
2013
2012
Bereik cursussen / lezingen
0
0
(in personen)
4.908
2.806
Op aantal evenementen
0
50
0
Bijlagen
51
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Overzicht personele sterkte en personeelslasten 2013, op basis van bezetting per afdeling.
Afdeling
Aantal Aantal
fte
personeels
leden
Realisatie loonkosten
2013
€
Aantal Aantal
Begroting loonkosten
personeels
2013
fte
leden
€
Aantal Aantal
Realisatie loonkosten
fte personeels
2012
leden
€
Afdeling Informatieteams
Afdeling Ontwikkelteams
Facilitaire dienst
Directie en staf
18,36
16,24
15,02
3,61
25
19
17
4
1.159.334
1.025.752
948.760
228.041
18,49
16,345
15,024
3,6111
25
19
17
4
1.154.477
1.020.576
938.087
225.476
17,65
15,23
16,61
3,61
25
18
19
4
1.088.743
939.465
1.024.590
222.683
Totaal
53,24
65
3.361.887
53,47
65
3.338.615
53,1
66
3.275.481
Realisatie loonkosten Begroting loonkosten
2013
2013
Realisatie loonkosten
2012
Loonkosten
Salarissen
Sociale lasten
Pensioenlasten
Overige lasten
€
1.676.848
998.305
613.467
73.267
Totaal
3.361.887
€
1.573.655
986.861
550.270
227.829
0
3.338.615
€
1.616.061
1.003.294
555.266
100.860
3.275.481
52
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Model Verloop voorzieningen en reserves 01-01-2013 t/m 31-12-2013
**
I
II
Algemene reserves
Exploitatie reserve
Resultaat lopend boekjaar
Subtotaal algemene reserves
Bestemmingsreserves
Bestemmingsresreve legaten
Best. reserve GCO-online
Best .reserve verbouw 2009/2012.
Best.reserve Pers.Ontw. Budget
Best.reserve ZW/WW/WAO/WIA
Best.reserve dig. Kaartmaterialen
Subtotaal bestemmingsreserves
IV
Saldo
dotaties
01.01.2013
boekjaar
345.694
345.694
113.445
215.299
30.000
55.000
12.500
426.244
bestedingen
aan doel
in boekjaar
algemene
vrijval
in boekjaar
61.44561.445-
-
-
-
-
-
0
0
-
32.556
32.556
113445
113.445
saldo
eind boekjaar
345.694
61.445284.249
182.743
30.000
55.000
12.500
280.243
Vooruitontvangen subsidies
Voorziening Nieuwe Encycl. Fr.
Subtotaal voorzieningen
Totaal
**
402.797
0
402.797
1.174.735
120.265
0
120.265
268.186
0
268.186
58.820
300.741
De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de begroting van dat jaar tenzij de minister
en gedeputeerde staten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.
53
113.445
254.876
254.876
819.368
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Verloop Overzicht materiële vaste activa per 31 december 2013
afschrijf
termijn
I
Gebouwen en terreinen
Verbouwingen
Verbouwingen
Verbouwingen
10 jaar
5 jaar
3 jaar
Subtotaal gebouwen en terreinen
II Inventaris en inrichting
Depotinrichting (nagelvast)
Depotinrichting (niet nagelvast)
Kantoorapparatuur
Kantoormeubilair
overige apparatuur en inventaris
25 jaar
15 jaar
5 jaar
10 jaar
5-10 jaar
Subtotaal inventaris en inrichting
III Andere vaste bedrijfsmiddelen
Transportmiddelen
Technische installaties
Automatisering
5 jaar
10 jaar
5 jaar
Subtotaal andere vaste bedrijfsmiddelen
Totaal
activa waarde
01.01.2013
241.259
995
investering
in boekjaar
afschrijving
in boekjaar
waardervermindering
activa waarde
31.12.2013
-
135.996
233
-
105.263
762
-
242.254
-
136.229
-
106.025
250.131
369.077
25.894
77.995
-
12.841
76.154
8.894,28
-
315.285
292.924
16.999
645.102
77.995
97.889
-
625.208
296.587
158.138
97.017
-
357.708
296.587
158.138
97.017
-
357.708
1.183.943
236.133
331.135
-
1.088.942
54
Tresoar
Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum
te Leeuwarden
Kostenverdeelstaat over 2013 - Realisatie
Toerekeningen 2013
Indirect
Kapitaal
Huisvestings Facilitaire ICT
Beleid
PR/marketing Fin.adm.en Totaal voor
Doorverdeling Totaal
personele
lasten
kosten
onderst.
lasten
lasten
lasten
Inform.voorz. doorverd.alg. alg.producten.
lasten
producten
2.196.665 1.286.196
340.351
1.380.870
120.905
145.632
3577
11.000
Directe lasten Directe baten Direct
personele
Direct lasten
Directe baten
Direct personeel
Indirect personeel
Kapitaallasten
-2.196.665
-1.286.196
subtotaal
0
Huisvestingskosten
Facilitaire ondersteuning
ICT lasten
Beleid
PR/marketing lasten
Fin.adm. en informatievoorziening
Door te verdelen:
subtotaal
Materiëel beheer (collectie blijft in goede staat)
Restaureren
Conserveren
Inbinden
Reproduceren
Ontsluiting fysiek( collectie is op orde)
archivalia
Boekerij algemeen
Boekerij Buma
Boekerij Fuks
friese documentatie
Ontsluiting digitaal (digitale toegang tot archieven)
Toegang tot databestanden - avm
Digitaliseringsproject - rolfilms
253.852
13.376
39.275
0
498.152
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
577916
25767
90206
0
1617590
363.592
598.883
581.493
36.767
90.206
-1617590
37205
-400797
17.793
20.040
-636716
17793
60.120
36384
-695789
4853
50.100
6064
0
-97784
9706
50.100
18192
0
0
-168203
0
0
0
0
0
0
0
134260
40080
24.256
208737
29335
50461
740.980
-740980
0
13.376
39.275
0
0
185245
281572
222294
51869
198.621
320.847
222.294
51.869
1285217
-1285217
0
0
0
0
0
0
295600
321304
25704
25704
424122
295600
321304
25704
25704
424122
43824
0
192783
0
236607
0
439375
-439375
0
0
104062
32824
7321
52725
329531
17575
39544
52725
433593
50399
46865
106761
40080
133.407
104368
14668
25231
0
0
Collectievorming( collectie is volledig)
157575
archivalia
Boekerij algemeen
Boekerij Buma
Boekerij Fuks
104.062
32.824
7.321
0
0
0
0
0
transport
603.233
0
909.578
4 2013Tresoarjaarrekening.xlsx
197987
255.263
0
0
0
0
362.551
43824
0
0
151632
85088
242687
-340351
79262
320283
55
40080
120239
18192
175855
104368
417474
14668
58670
25231
100922
2706254
2.706.254
30-6-2014
transport
603.233
Onderzoek publ. dienstverlening(voldoen aan indiv.publieksvraag)
Studiezaal
Virtuele studiezaal
Inlichtingendienst
Uitleningen
0
909.578
320283
1205104
120239
100199
175.855
394157
417474
243526
58670
34224
100922
58871
2706254
2036083
-2036083
2.706.254
0
48.624
-112.800
533937
0
0
0
469761
0
0
0
855155
183247
203608
162887
1324916
183247
203608
162887
Aanbieden publ.dienstverlening(ov.projecten publieksbereik)
Schrijfbevordering en literaire activiteiten
32.962
Onderwijs
56.806
Alg. belangstellenden
136.273
0
0
0
740330
0
0
773292
56806
136273
162887
142526
325773
936178
199332
462046
Zakelijke dienstverlening(overige activiteiten)
0
12820
4853
0
6.064
34789
4889
8410
71825
-71825
0
-111.495
0
-107.532
0
0
0
0
0
0
0
2.196.665
0
0
0
0
0
0
1617590
0
0
0
0
0
0
400797
0
0
0
0
0
0
636716
0
0
0
0
0
0
695789
0
0
0
0
0
0
97784
0
0
0
0
0
0
168203
-111495
0
-107532
0
0
0
6031267
40222
6464
25139
0
0
0
-71273
6464
-82393
0
0
0
6.031.267
Ontsluiten voor derden
Adviezen over alles
Ruimte verhuur
Studiezaalverlening voor derden
Uitleen personeel
Onderzoek voor derden
Totaal lasten
877.898
-331.827
Financiering en algemene dekkingsmiddelen:
rentebaten
subsidie/sponsorgelden/legaten
vrijval reserve
bijdragen partijen GR
programmagelden/doelsubsidies
4.258
579.961
1.070
5.291.977
60.000
5.937.266
0
5.937.266
subtotaal
af:dotaties reserveringen/voorzieningen
per saldo
Exploitatiesaldo
Bestemming resultaat
Resultaat na bestemming
4 2013Tresoarjaarrekening.xlsx
-94.001
-32.556
-61.445
56
30-6-2014
TRESOAR
STAAT VAN UITGAVEN EN INKOMSTEN
2013
€
OPBRENGSTEN
subsidies
Rijk OCW - DCE/MLB
Investeringsbijdrage DCE/RAD
bijdr Provincie Archiefzorg
Provincie
Provincie It Fryske Boek
1.583.561
141.000
367.054
3.024.612
175.750
5.291.977
Incidentele subsidies
Investeringsraming P en O
Investeringsraming coll/dienstverl
Investeringsraming inr/huisvesting
Overig
-
Overige opbrengsten:
Reguliere inkomsten
Zakelijke dienstverlening:
- Rijksoverheid
- Derden
Depotverhuur/OU exploitatiek.
Vrijval egalisatiereserve
Doelsubsidies
Legaten
Rente
Subsidies/sponsorgelden
Incidentele baten
112.800
111.495
107.532
1.070
60.000
4.258
579.961
-
TOTAAL OPBRENGSTEN
6.269.093
KOSTEN
€
Personeelslasten:
Salarislasten
Salarislasten Fryske Boek
Inhuur derden
Overige personeelslasten
Investeringsraming P en O
Totaal personeelskosten
3.178.329
80.874
120.974
102.684
3.482.861
Direkte materiële kosten
Direkte materiële kosten Fryske Boek
Direkte mat. Kosten behoudsplan
Investeringsraming coll/dienstverl
743.747
94.876
39.275
-
Indirekte materiële kosten
- Huisvestingskosten
- investeringsraming inr/huisvesting
- Organisatiekosten
- Rente en afschrijvingen
1.379.799
1.070
281.114
340.351
Totaal materiële kosten
2.880.233
Dotatie voorzieningen/fondsen
0
Incidentele lasten
TOTAAL KOSTEN
6.363.093,89
RESULTAAT VOOR BESTEMMING
94.000,7232.556
-61.445
Bestemming resultaat
Resultaat na bestemming
57

Download Report