ELYCI: elektronische boekhouding

“Met Elyci onderscheiden we ons
van de concurrentie”
Els Baelus (Vennoot Claes Koeltechniek):
“Als er vragen zijn, weet ik aan wie ze te stellen en ik krijg een antwoord waar ik iets mee
ben. Het voordeel is ook dat UBF-ACA een
Belgische vereniging is, zeker gezien de verschillende regionale milieuwetgevingen qua
koeltechniek.”
Elyci – Gemaakt door techniekers,
voor techniekers
Het gecertificeerd koeltechnisch bedrijf Claes Koeltechniek BVBA uit Dessel
staat garant voor een kwalitatief hoogstaande, flexibele en complete service. Ook Elyci of ELog Your Cooling Installation van UBF-ACA, een elektronische bundeling van logboeken voor koel-, airconditioning- en warmtepompinstallaties, past binnen dat plaatje. Peter Claes (Zaakvoerder Claes
Koeltechniek): “We werken nu ongeveer drie jaar met Elyci en willen ons
hiermee onderscheiden van de concurrentie, in die zin dat we gaan voor een
technisch onderhoud op een ander niveau.”
Claes Koeltechniek
Claes Koeltechniek BVBA (Dessel) ontstond uit de eenmanszaak P. Claes, die in
1990 werd opgericht door Peter Claes. Het
gecertificeerd koeltechnisch bedrijf, vanaf
1993 een BVBA, werkt momenteel met tien
mensen. Claes Koeltechniek is over heel
België actief en heeft een vrij gevarieerde
klantenportefeuille, waaronder KMO’s, de
nucleaire sector, zieken- en rusthuizen, de
transportsector, bakkers, slagers en retailers. De activiteiten situeren zich op vijf
domeinen: Algemene koeltechniek (industriële en commerciële koeling, grote en
kleine projecten); Airconditioning-aircoheater-warmtepompen-VRF systemen; -Zelfbediening, catering, collectiviteiten, winkelinrichting; Verhuur en Ventilatie. Peter Claes:
“Wij zijn eigenlijk specialist in het oplossen
van allerlei problemen of specifieke gevallen. We werken ook ondersteunend op het
18 I c o o l& co mf o rt
vlak van HACCP. We zijn een eerder groot
bedrijf op het vlak van administratie, voorbereiding en opvolging en de techniek die
we in huis hebben. Zo zijn alle koelinstallaties die hier de deur uitgaan, getest. Ik
werk al een tiental jaar via het plug and playsysteem. Anderzijds beschikken we over de
flexibiliteit en zorg van een kleiner bedrijf.
De sterkte van ons bedrijf is dat onze klanten weten waarvoor wij staan, onze professionele ploeg kennen en er vertrouwen in
hebben. We staan ervoor open om naar
de toekomst nog te groeien, maar op voorwaarde dat we gezond groeien. In onze sector moet je er eerst voor zorgen dat je over
de juiste machines beschikt en vervolgens
over het geknipte personeel. Dan pas kan je
groeien.” Claes Koeltechniek koos er van in
het begin voor om lid te zijn van UBF-ACA, de
Koninklijke Belgische vereniging voor Koude
en Luchtbehandeling vzw.
Het elektronisch programma Elyci ontstond
een zestal jaar geleden binnen de schoot
van UBF-ACA op aanvraag van de leden, die
de informatie digitaal ter beschikking wilden.
Deze elektronische bundeling van de logboeken voor koel-, airconditioning- en warmtepompinstallaties houdt de koelmiddelboekhouding bij, beheert de koelmiddelenstock,
maakt afdrukbare lek- en druktesten en
beschikt over vooraf opgestelde onderhoudsfiches. Het programma berekent automatisch
het lekverlies van de installatie en geeft een
alarmsignaal als de grens van 5% wordt overschreden. Het verwittigt van zodra een periodiek onderhoud nodig is. Er kunnen ook
drie soorten documenten opgeladen worden:
foto’s, technische en administratieve documenten. Linda Buddaert (Secretaris-Generaal UBF-ACA): “Er zijn drie types van toegang: een voor het installatiebedrijf, een voor
de technicus en een voor de klant. Uiteraard
krijgt de ene toegang al meer privileges dan
de andere. De beheerder, het installatiebedrijf, kan zo goed als alles. De technieker kan
testen uitvoeren, zijn koelmiddelhoeveelheid
bewerken enzoverder. De eindklant kan consulteren. Elyci is zeer sterk op technisch vlak.
Het is een programma van de vereniging,
gemaakt door techniekers, voor techniekers.”
“Dubbel zo professioneel”
Niettegenstaande de sector gebukt gaat
onder een enorme administratieve last, en
Elyci op dat vlak een hele taken-, lasten- en
kostenvermindering betekent, wordt het programma nog te weinig gebruikt. Een mentaliteitswijziging dringt zich op. Linda Buddaert:
“We ondervinden nog steeds dat er een
elektronische drempel is. Vreemd genoeg
hebben we ook moeite om, ondanks de
gebruiksvriendelijkheid, onze jonge installateurs over de streep te trekken opdat zij
hun gegevens elektronisch zouden inloggen.
Ik vind dit echt frappant, want dit is niet het
geval als het over privézaken gaat.”
u De elektronische bundeling van de logboeken voor
koel-, airconditioning- en warmtepompinstallaties
Elyci houdt onder meer de koelmiddelboekhouding
bij, beheert de koelmiddelenstock, maakt afdrukbare
lek- en druktesten en beschikt over vooraf opgestelde
onderhoudsfiches.
werken laat ons toe dat de praktijk zijn zeg
doet, in die zin dat we tijdens het doorlopen
van het programma vaak op bugs stoten of
zaken die kunnen worden verbeterd of toegevoegd. Via onze ervaring en gesprekken
met Claes Koeltechniek weten we beter wat
de klant verlangt. Als het zaken zijn die het
algemeen belang dienen, dan passen we die
aan.” Peter Claes: “Ik vind het opportuun dat
u Vlnr zaakvoerder Peter Claes, vennoot Els Baelus en Linda Buddaert (Secretaris-Generaal UBF-ACA)
Peter Claes werkt ongeveer drie jaar met
Elyci en bevestigt: “Er wordt te vaak telefonisch informatie ingewonnen. Er bellen
soms wel drie personen met dezelfde vraag.
Men heeft nog te weinig de reflex om iets
op de pc op te zoeken. Wij zijn met Elyci van
start gegaan op vraag van onze klanten, die
een elektronische boekhouding wilden van
de toestellen. Anderzijds willen we ons op
die manier onderscheiden van de concurrentie, in die zin dat we gaan voor een technisch onderhoud op een ander niveau. We
voeren geen oppervlakkig onderhoud uit
zoals het louter poetsen van de filters en
zouden onze techniekers daar trouwens niet
kunnen voor motiveren. We kijken de toestellen echt technisch na en halen ze open
indien nodig. Dat heeft uiteraard gevolgen
20 I c o o l& co mf o rt
voor het prijskaartje, maar klanten zien er
op de duur toch de noodzaak van in. Met
de toevoeging van Elyci zijn we dubbel zo
professioneel.” Els Baelus: “Het voordeel
van het uitvoeren van een koeltechnisch
onderhoud door professionele technici die
allemaal gecertificeerd zijn, waarvan twee
medewerkers met een Bachelor-diploma, is
dat wij direct kunnen ingrijpen in geval van
calamiteit. Wij zijn trouwens altijd klaar voor
de deadline.”
Opleiding in het bedrijf
Wie voor Elyci kiest krijgt vooraf door UBFACA een opleiding in het bedrijf. Linda Buddaert: “Ik kom langs en het systeem wordt
uitgelegd aan de administratief verantwoordelijke en hoofdtechnieker. Die manier van
er ongeveer twee keer per jaar een evaluatie plaatsvindt, samen met de IT-verantwoordelijke en enkele techniekers, om de minpuntjes en aanpassingen te bespreken. Het
systeem wordt op die manier alsmaar interessanter op commercieel vlak, waardoor we
iets meer kunnen dan de ander. Er kan ook
veel efficiënter gewerkt worden. Als een klant
bijvoorbeeld een milieuaudit krijgt en vragen heeft over het koelmiddel, dan hingen we
vroeger pakweg een halfuur aan de lijn. Nu
kan men het zelf elektronisch opzoeken. De
meeste klanten zoals bedrijven, ziekenhuizen en de voedingssector hebben daar oren
naar.” Linda Buddaert: “Belangrijk is ook dat
er geen mogelijkheid tot “foefelen” is. Het
programma werkt als een boekhoudkundig
programma: alles wat er in staat betreft de
reële situatie op de werf en kan worden opgezocht. Indien er wijzigingen worden aangebracht, zijn deze ook zichtbaar.”
Meer informatie of een demonstratie?
Contacteer UBF-ACA.
(Door Tilly Baekelandt)
u www.ubf-aca.be
In oktober gaat de UBF-ACAdemy
van start met haar eerste info-sessie:
De installateur en zijn verzekering:
verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid.
Houd uw mail-box in het oog voor
meer detail.

Download Report