Gebruikershandleiding Gebruikershandleiding GVOP applicatie

Gebruikershandleiding GVOP applicatie
Versie: 1.0
Wijzigingsbeheer
Versie
Datum
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
1.0
21-11-2012
21-11-2012
03-02-2013
11-02-2013
22-02-2013
3-6-2013
5-3-2014
6-10-2014
Omschrijving
Auteur(s)
Initiële versie
Review Jeroen van Hemert
Toevoegingen nav release 1.2
Toevogingen nav release 1.3
Wijzigingen nav release 2.0
Wijzigingen nav release 2.1
Wijzigingen nav release 3.1
Wijzigingen paragraaf 4.4.3.1
Eric Wijnschenk
Eric Wijnschenk
Eric Wijnschenk
Eric Wijnschenk
Eric Wijnschenk
Eric Wijnschenk
Mathijs Kleijnen
Jérémie Laisina
Inhoudsopgave
1. INLEIDING ...................................................................................................................................4
2. INLOGGEN ..................................................................................................................................4
3. ROLLEN GVOP APPLICATIE ..........................................................................................................4
3.1 COMBINEREN VAN ROLLEN..............................................................................................................4
3.2 BESCHRIJVING ROLLEN ...................................................................................................................4
4. FUNCTIONALITEITEN ..................................................................................................................5
4.1 WERKVOORRAAD .........................................................................................................................5
MIJN WERKVOORRAAD ................................................................................................................................ 5
GROEP WERKVOORRAAD .............................................................................................................................. 6
4.2 AANMAKEN NIEUWE PUBLICATIE ......................................................................................................6
4.3 DOCUMENT BEWERKEN IN XOPUS XML-EDITOR ................................................................................7
4.4 ACTIES OP DOCUMENT ...................................................................................................................7
4.4.1 DOCUMENT DETAILS INZIEN .............................................................................................................. 8
4.4.2 DOCUMENT BEWERKEN.................................................................................................................... 8
4.4.3 METAGEGEVENS BEWERKEN ............................................................................................................. 8
4.4.3.1 INVOEREN GEOINFORMATIE VIA KAARTMODULE ................................................................................ 9
4.4.4 BIJLAGEN BEWERKEN ..................................................................................................................... 10
4.4.5 EIGENSCHAPPEN INZIEN ................................................................................................................. 10
4.4.6 VOORBEELD BEKIJKEN .................................................................................................................... 10
4.4.7 DOCUMENT EXPORTEREN ............................................................................................................... 11
4.4.8 DOCUMENT VERSTUREN ................................................................................................................. 11
4.4.9 DOCUMENT GOEDKEUREN (ALLEEN ROL CONTROLEUR) ....................................................................... 11
4.4.10 DOCUMENT PUBLICEREN (ALLEEN ROL PUBLICIST) ............................................................................ 12
4.4.11 DOCUMENT INTREKKEN (ROL PUBLICIST)......................................................................................... 12
4.4.12 DOCUMENT VERWIJDEREN ........................................................................................................... 12
4.5 OVERIGE FUNCTIES ...................................................................................................................... 12
DOCUMENTEN ZOEKEN .............................................................................................................................. 12
AANVULLENDE INFORMATIE .....................................................................FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD.
5. AANLEVERINSTRUCTIES ............................................................................................................ 15
5.1 TITELS BESLUITEN ........................................................................................................................ 15
2
5.2 METADATEREN PER BESLUIT .......................................................................................................... 15
5.3 OPNEMEN PRIVACYGEVOELIGE GEGEVENS IN BESLUIT ......................................................................... 15
BIJLAGE 1: OVERZICHT METADATAVELDEN ..................................................................................... 16
3
1.
Inleiding
De Gemeenschappelijke Voorziening voor Officiële Publicaties (GVOP) is een voorziening waarmee
decentrale overheden hun regelgeving rechtsgeldig via internet bekend kunnen maken. Door middel
van de GVOP kunnen de deelnemende overheidsorganisaties een elektronisch publicatieblad
uitgeven volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking. Het Kennis- en
Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de GVOP ontwikkeld.
Deze gebruikershandleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de GVOP applicatie. De GVOP
is een webapplicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden
bereikt.
2.
Inloggen
De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres
https://gvop.overheid.nl in te tikken.
Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP.
NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite http://gvop.officieleoverheidspublicaties.nl.
3.
Rollen GVOP applicatie
Gebruikers in de GVOP applicatie kunnen bepaalde acties uitvoeren. De acties die een gebruiker mag
uitvoeren zijn gekoppeld aan een rol. De contactpersoon van de organisatie geeft aan welke rollen
een persoon mag uitvoeren. We kennen binnen de GVOP applicatie drie rollen: invoerder,
controleur en publicist.
3.1
Combineren van rollen
Het is mogelijk om de rollen te scheiden per persoon. Een beleidsmedewerker kan dan invoeren, een
juridisch controller een document controleren en een communicatiemedewerker het document
publiceren. Het is ook mogelijk om deze rollen bij één persoon onder te brengen. Dit betekent dat
één persoon zowel kan invoeren, controleren als publiceren.
3.2
Beschrijving rollen
Rol
Invoerder
Controleur
Publicist
Beschrijving rechten
De Invoerder kan nieuwe documenten aanmaken of importeren.
De Controleur kan documenten goedkeuren
De Publicist kan documenten ter publicatie aanbieden en
publicaties intrekken die ter publicatie zijn aangeboden totdat de
publicatiedatum is verstreken.
4
4.
Document goedkeuren
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Document intrekken
Document verwijderen
x
x
x
Document publiceren
Document exporteren
x
x
Voorbeeld bekijken
x
x
x
Bijlagen bewerken
x
x
Metagegevens inzien
x
x
Bijlagen inzien
x
Metagegevens bewerken
Invoerder
Controleur
Publicist
Document bewerken
Nieuw document
aanmaken
Acties per rol:
x
x
Functionaliteiten
In de GVOP applicatie kunnen publicaties worden aangemaakt, gecontroleerd en vervolgens
gepubliceerd. Om dit te bereiken worden een aantal schermen doorlopen. Hieronder wordt
uitgelegd hoe deze stappen worden doorlopen.
De GVOP is een webapplicatie, dit betekent dat alle knoppen bedient kunnen worden door eenmaal
te klikken. Dubbelklikken is niet nodig.
4.1
Werkvoorraad
Mijn werkvoorraad
Na het inloggen opent het scherm ‘Mijn werkvoorraad’. In dit scherm vindt u de documenten die op
de naam van de gebruiker staan die is ingelogd. Een document wordt op naam gezet bij het
aanmaken van een nieuw document of als een gebruiker een document in behandeling neemt.
In de kolommen ziet u:
• Documenttitel
Titel van het document.
• Documenttype
Toont het documenttype, mogelijkheden zijn: Verordeningen, Plannen | ruimtelijk, Plannen |
overig, Beleidsregels, Overige besluiten van algemene strekking, Beschikkingen | aanvraag,
Beschikkingen | afhandeling, Overige overheidsinformatie.
• Behandelaar
De persoon die het document in behandeling heeft. Een leeg veld betekent dat het document
door niemand in behandeling is genomen.
• Activiteit
GVOP kent op dit moment drie activiteiten: Voorbereiden, Beoordelen en Bekendmaken.
• Status
Dit stoplicht geeft aan of de activiteit nog moet worden gestart (leeg), bezig is (half gevuld)
of is afgerond (gevuld en aangevinkt).
Naam
Niet gestart
Stoplichtje
In behandeling
Afgerond
5
Groep werkvoorraad
In de ‘Groep werkvoorraad’ staan de documenten van de organisatie die nog niet in behandeling zijn
genomen. Per rol is er een groepswerkvoorraad. Als de gebruiker inlogt als invoerder, dan ziet hij in
de groepsbak alleen de documenten met de activiteit ‘Voorbereiden’ die niet zijn toegewezen aan
een persoon. Een gebruiker die als rol zowel invoerder als controleur heeft, ziet de documenten die
in de activiteiten ‘Voorbereiden’ en ‘Beoordelen’ staan.
4.2
Aanmaken nieuwe publicatie
Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie
aan te maken wordt er op ‘Nieuwe publicatie’ geklikt. Vervolgens wordt een selectie scherm
geopend met een aantal keuzes.
In de GVOP worden twee soorten publicaties onderscheiden:
1) Complete besluiten
Deze optie kiest de gebruiker als de volledige tekst van een besluit bekend moet worden
gemaakt. Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van een nieuwe verordening.
2) Zakelijke mededelingen (kennisgevingen)
Deze optie kiest de gebruiker als er een mededeling wordt gedaan van een bekendmaking.
Deze bestaat over het algemeen uit een eenvoudig tekstblok.
Per publicatie zijn er vier opties:
1) Aanmaken leeg document
Via deze optie opent de editor met een leeg blad. Er kan direct worden ingevoerd.
2) Aanmaken document op basis van een model
De GVOP bevat een aantal modelbesluiten. Via deze optie kan het gewenste model
geselecteerd worden, vervolgens opent de editor met het geselecteerde template.
3) Aanmaken document op basis van een eerder gepubliceerd document
Selecteer een al eerder gepubliceerde publicatie. Vervolgens wordt een kopie gemaakt en
geopend in de editor.
4) Een bestaand document importeren (vanuit bijvoorbeeld Word)
Via deze optie kan een bestand dat bijvoorbeeld gemaakt is met Microsoft Word worden
geïmporteerd. Door het bestand te selecteren wordt het document geopend in de editor.
NB: Er kan op basis van MS Word bestand zelfstandig een template worden aangemaakt. Dit
bestand kan gevonden worden op de projectwebsite http://gvop.officieleoverheidspublicaties.nl.
6
NB: Zie Hoofdstuk 5: Aanleverinstructies voor tips bij het aanmaken van een besluit.
4.3
Document bewerken in XOPUS XML-editor
Na het aanmaken van een nieuwe publicatie opent de editor. Dit is een editor die werkt op basis van
XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd.
NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op
de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl.
Bewaar na het invoeren de publicatietekst door op ’opslaan’ te klikken. Sluit vervolgens de editor af
door op ‘Sluiten’ te drukken.
4.4
Acties op document
Vervolgens wordt het detailscherm van het document getoond. Dit scherm geeft altijd een preview
van het document weer. Aan de rechterkant wordt de actiemenu getoond. Afhankelijk van de rol
van de gebruiker en de status van het document worden de verschillende acties getoond. (zie
hoofdstuk 3: Rollen GVOP applicatie)
7
4.4.1
Document details inzien
Het starscherm voor het document. Hier wordt de voorbeeldweergave van de inhoud van het
document getoond.
4.4.2
Document bewerken
Start de editor op om aanpassingen in het document uit te voeren.
4.4.3
Metagegevens bewerken
Voer de metadata in voor het document. De metadata zijn kenmerken van het document, waardoor
het document gevonden kan worden. Bijvoorbeeld geografische informatie, beleidsonderwerp,
documenttype.
Ieder publicatieblad heeft eigen (verplichte) metadatavelden. Indien u wilt publiceren in de
Staatscourant opent u het tabblad Staatscourant. Na het invoeren drukt u op opslaan.
NB: Zie Bijlage 1 voor een overzicht van de verplichte en niet-verplichte metadatavelden. Hier wordt
ook toegelicht dat bij een aantal velden een maximale aantal waarden kan worden ingevuld.
8
4.4.3.1
Invoeren geoinformatie via kaartmodule
Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen:
1) Open de kaartmodule door te klikken op “Toon kaart” in het metadatveld “Coördinaten”.
2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in “locatie zoeken” of
“Hectometerpaal zoeken”.
3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden kan het op de kaart worden gemarkeerd via
“Marker plaatsen”. Indien de wens is om meerdere locaties te markeren kan de kaart
worden verschoven naar de juiste locatie en opnieuw op “Marker plaatsen” worden geklikt.
4) Na het plaatsen van de marker kan het worden verplaatst door de marker in de kaart te
selecteren en met de muis te verschuiven.
o De locatie kan worden verwijderd door op de marker te klikken en vervolgens op
“Marker verwijderen te klikken”
o Bij het plaatsen van een marker moet er gecontroleerd worden of de postcode is
ingevuld. Indien bij een marker geen postcode is ingevuld dan komt de publicatie in
één specifieke situatie niet terecht in de e-mail attenderingsservice "Berichten over
uw buurt". Namelijk als een gebruiker een attendering heeft ingesteld om locatie
specifieke berichten te ontvangen, met als zoekgebied de hele gemeente. KOOP is
bezig om hier een oplossing voor te realiseren, maar tot die tijd verzoeken wij u om
deze controle uit te voeren.
5) Na het plaatsen van een marker kan er voor verordeningen, plannen, beleidsregels, overige
besluiten van algemene strekking en overige overheidsinformatie worden aangegeven dat
de marker voor de hele gemeente of provincie geldt. Indien de publicatie voor meerdere
gemeenten geldt, moet er per gemeente één marker worden geplaatst en aangegeven dat
deze voor de hele gemeente geldt.
6) Als de invoer selectie is voltooid kan het gereed worden gemaakt door op “Gereed” te
klikken. Vervolgens verschijnt het “Metagegevens bewerken” scherm.
7) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop “Opslaan” in het “Metagegevens
bewerken” scherm.
9
4.4.4
Bijlagen bewerken
Geeft een overzicht van de bijgevoegde bijlagen. Hier kunnen de bijlagen worden toegevoegd of
verwijderd. Deze bijlagen worden samen met de bekendmaking gepubliceerd.
4.4.5
Eigenschappen inzien
Toont het overzicht van de eigenschappen van het document. Hier staat bijvoorbeeld wanneer het
document is aangemaakt, of het document is goedgekeurd en wat het officiële publicatienummer is.
4.4.6
Voorbeeld bekijken
Bekijk het voorbeeld document, gelijk aan hoe het document gepubliceerd wordt. Deze
transformatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem.
U dient eerst te kiezen in welke huisstijl u het voorbeeld wilt zien. Uw eigen elektronisch
publicatieblad of de Staatscourant.
NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveilingsmeldingen als het document
gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een voorbeeld
te bekijken te doorlopen.
10
4.4.7
Document exporteren
Exporteer het document om te bewerken in een extern systeem of om het document te gebruiken in
het reguliere besluitvormingstraject. Deze transformatie kunnen enkele minuten duren, afhankelijk
van de drukte op het systeem. U kunt exporteren naar de volgende formaten: pdf, odt, xml.
U dient eerst te kiezen naar welke huisstijl u het bestand wilt exporteren. Uw eigen elektronisch
publicatieblad of de Staatscourant.
NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveilingsmeldingen als het document
gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een document
te exporteren te doorlopen.
4.4.8
Document versturen
Verstuur het document naar de groepsbak van de invoerders, controleurs of publicisten. Afhankelijk
van uw rol ziet u hier de groepsbak waar u het document naar kan doorsturen.
4.4.9
Document goedkeuren (alleen rol Controleur)
Via deze optie kan een document worden goedgekeurd. Het afkeuren van een document is niet
mogelijk. Indien een document moet worden aangepast kunt u via de actie ‘Document versturen’
het document terugsturen naar de invoerders.
11
4.4.10
Document publiceren (alleen rol Publicist)
Via deze optie kunt u het document publiceren in de diverse publicatiebladen. U kunt aanvinken in
welk publicatieblad u het document wilt publiceren. De diverse publicatiebladen worden alleen
gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het
weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2
werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk
maandag ter publicatie aangeboden moet zijn.
LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd.
4.4.11
Document intrekken (rol Publicist)
Nadat het document is gepubliceerd kan tot vlak voor de opgegeven publicatiedatum de publicatie
worden ingetrokken. Als de publicatiedatum is verstreken is deze actie niet meer mogelijk.
4.4.12
Document verwijderen
Via deze optie verwijdert u het document uit de applicatie. Nadat een document is goedgekeurd kan
het document niet meer worden verwijderd.
4.5
Overige functies
Documenten Zoeken
Via het zoekvenster linksboven in de pagina kunt u documenten zoeken. Na het invoeren van de
zoekopdracht klikt u op ‘Documenten zoeken’. Er wordt dan gezocht op de titel van documenten van
uw organisatie. De zoekresultaten worden vervolgens in het scherm getoond.
Via ‘Uitgebreid zoeken’ kunt u naast zoeken op titel, op diverse kenmerken zoeken.
12
13
14
5.
Aanleverinstructies
Om een besluit op de juiste manier te publiceren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten
waar u aan moet denken bij het opstellen van een document. Hieronder vindt u een aantal
richtlijnen.
5.1
Titels besluiten
Omdat alle publicaties als losse berichten in de elektronische publicatiebladen komen is het
belangrijk dat u een duidelijk onderscheidende titel opgeeft. Dit verbetert de vindbaarheid van de
publicaties door burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. De titel zou in ieder geval de
volgende informatie moeten bevatten:
- De naam van het bestuursorgaan (Gemeente ‘s-Gravenhage)
- Korte omschrijving van het besluit ((Brom)fietsverwijderingsbeleid 2013)
- De locatie waar het besluit op betrekking heeft (omgeving Station Den Haag Holland Spoor)
Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren:
“Gemeente Den Haag – (Brom)fietsverwijderingsbeleid gemeente 2013 – omgeving Station Den
Haag Holland Spoor”
Rubriek opnemen in de titel bij publiceren van kennisgevingen beschikkingen
Daarnaast wordt op basis van de titel de rubriek voor de zoekservice lokale bekendmakingen
bepaalt. In het geval dat u een omgevingsvergunning publiceert dient u het type in de titel van het
document op te nemen, bijvoorbeeld:
- De naam van bestuursorgaan (Gemeente Ede)
- Korte omschrijving van het besluit (Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het
vergroten van het kerkgebouw)
- De locatie waar het besluit betrekking op heeft (Leeuweriklaan 35)
Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren:
“Gemeente Ede - Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het
kerkgebouw – Leeuweriklaan 35”
5.2
Metadateren per besluit
Om er voor te zorgen dat de besluiten optimaal vindbaar zijn raden wij aan om een document aan te
maken per besluit, zodat deze uniek wordt gemetadateerd. Indien u besluiten gaat bundelen in de
GVOP-applicatie is het voor burgers niet meer mogelijk om geattendeerd te worden op een specifiek
besluit.
5.3
Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit
Sommige besluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. U wordt geacht om als aanleveraar zelf
terughoudendheid te betrachten bij het opnemen van dergelijke gegevens in uw publicaties. U dient
zich steeds af te vragen of dit een doel dient in de bekendmaking van een besluit. Eventueel kunt u
zelf overgaan tot anonimisering van een besluit voor publicatie.
15
Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden
Algemeen
Naam
Maker
Aantal
Verplicht waarden
Ja
1
Beleidsonderwerp
Ja
Oneindig
Coördinaten
Ja
Oneindig
Ruimtelijk plan
identificatie nummer
Ja
1
Rubriek
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
- Plannen | ruimtelijk
Waarde
Naam van overheidsorganisatie
Bijvoorbeeld: Verkeer | Weg
Door een marker te plaatsen op de kaart worden de geogevens
toegevoegd aan het document.
Ruimtelijk plan identificatie.
GB/WB/PB
Aantal
Naam
Verplicht waarden
Eindverantwoordelijke Ja
1
Publisher
Ja
1
Informatietype
Ja
1
Rubriek
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
Waarde
Naam van overheidsorganisatie
Naam van overheidsorganisatie
Geef rubriek van GB/WB/PB op:
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene strekking
16
Start-/Einddatum
Nee
1
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
– Verordeningen
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beleidsregels
– Overige besluiten van algemene
strekking
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
– Overige overheidsinformatie
Vul de start- en einddatum in waarop het besluit betrekking heeft
Staatscourant (alleen in te vullen bij keuze voor Zakelijke Mededelingen)
Aantal
waarden
1
Naam
Informatietype
(Rubriek)
Verplicht
Ja
Informatietype
(Subrubriek)
Ja (alleen 1
bij
selectie
Ruimtelijk
plan)
Rubriek
Alleen bij Zakelijke Mededelingen
van het type:
– Plannen |Ruimtelijk
– Plannen |overig
– Beschikkingen | aanvraag
– Beschikkingen | afhandeling
Waarde
- Aanwijzing
- Andere vergunningen
- Bekendmakingen aan de scheepvaart
- Omgevingsvergunningen
- Onteigeningen
- Overig
- Ruimtelijk plannen
- Vergunningen
Alleen bij Zakelijke Mededelingen Geef subrubriek van Ruimtelijk Plannen op:
van het type:
- provinciale verordening
- Plannen | ruimtelijk
- inpassingsplan
- structuurvisie
- exploitatieplan
- bestemmingsplan
- omgevingsvergunning met planafwijking
- voorbereidingsbesluit
- wijzigings- of uitwerkingsplan
- beheersverordening
17

Download Report