ADDENDUM: Documentcreatie services 1.0

ADDENDUM:
Documentcreatie services 1.0
Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten
&
Gebruikersverenigingen /
Samenwerkingsverbanden
&
Leveranciers
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
Inleiding
In veel processen binnen de gemeente worden reeds vastgelegde gegevens
automatisch of handmatig overgenomen in tekstdocumenten. Denk bijvoorbeeld aan
een schriftelijke reactie op een bezwaar op een belastingaanslag, correspondentie over
vergunningen waarin reeds vastgelegde authentieke gegevens zoals naam, adres en
woonplaats van een persoon of bedrijf worden opgenomen.
Door de betrokken software applicaties onderling te koppelen, kunnen gegevens
automatisch worden ingevuld in tekstdocumenten bij het aanmaken ervan. Deze
documenten kunnen vervolgens naar keuze als ‘direct-klaar-product’ via balie, internet
of e-mail beschikbaar gesteld worden.
Door gebruik van de “Documentcreatie services 1.0” (hierna te noemen
Documentcreatie services) kunnen gegevens die benodigd zijn voor het
documentcreatie proces op een uniforme manier worden uitgewisseld. Taakspecifieke
applicaties zoals een vergunningsysteem of Klant Contact Systeem kunnen hierdoor op
een eenduidige manier aansluiten op Documentcreatieapplicaties. Daarnaast zorgen de
Documentcreatie services dat ook gebruik kan worden gemaakt van authentieke
persoons, adres en bedrijfsgegevens in documenten wat leidt tot minder fouten en
juiste adresseringen van brieven. Tot slot sluiten de documentcreatie services goed
aan op het zaakgericht werken. Zaakgerelateerde documenten kunnen na creatie
geautomatiseerd in het zaakdossier opgeslagen worden (hiervoor dient de
taakspecifieke applicatie de Zaak- Document services te ondersteunen).
Op 15 januari 2014 (verwachting) is versie 1.0 van de standaard door de werkgroep
goedgekeurd. Vervolgens wordt het vaststellingproces uitgevoerd. Van 23 januari tot
23 februari loopt een openbare consultatie. Na de openbare consultatie zonder
bezwaren wordt de standaard door de StUF regiegroep vastgesteld op 2 april 2014.
Om de voordelen van de Documentcreatie services te benutten wordt waar mogelijk
gebruik van deze standaard meegenomen in de zogenaamde winstpakkers. In de
winstpakker-aanpak wordt de vraag van gemeenten vraag en aanbod gebundeld en
gestimuleerd om implementatie te versnellen.
Toepassingsgebied
De Documentcreatie services zijn relevant voor een:
I.
II.
Documentcreatie applicatie;
Documentcreatie service consumer;
2
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
Documentcreatie applicatie
De Documentcreatie Applicatie (DcA) levert aan andere software applicaties middels
services functionaliteit voor het aanmaken van documenten op basis van sjablonen. In
deze documenten kunnen geautomatiseerd meegeleverde gegevens uit andere
systemen opgenomen worden. Deze gegevens worden door de
Documentcreatieservice consumer verstrekt.
Documentcreatie service consumer applicatie
De Documentcreatieservice consumer (DcsC) is een software applicatie die processen
ondersteunt waarin documenten gemaakt worden. Dit is een breed scala aan software
applicaties van taakspecifieke applicaties, zoals een vergunningensysteem, tot
generieke applicaties, zoals een zaaksysteem.
De Documentcreatie services stelt als eis dat de DcsC gebruik maakt van authentieke
persoon, adres en bedrijfsgegevens binnen het Documentcreatieproces tenzij een
gebruiker (van de software applicatie) bewust kiest om daarvan af te wijken.
De DcsC dient deze gegevens uit een gegevensmagazijn of direct uit een
basisregistratie op te halen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van StUF BG 3.10
danwel de standaard die wordt voorgeschreven door de specifieke basisregistratie.
Eenduidige gegevensuitwisseling
Documentcreatie
Resultaat service
1
Gebruik juiste NAW
gegevens van
personen en bedrijven
Documentcreatieservice Consumer (DcsC)
Documentcreatie
services
3
5a
5c
GBA
administratie
BAG
administratie
5b
Zaaksysteem (ZS)
5d
GBA-V Gemeentelijke
basisadministratie
NHR Handelsregister
Figuur 1: Schematische weergave van referentiecomponenten en de baten
3
Documentcreatie
Applicatie (DcA)
Zaak- Documentservices
4
Gegevensmagazijn
2
Document
management
systeem (DMS)
Aansluiten op
zaakgericht werken
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
Doelstelling van dit addendum
Het addendum geeft nadere invulling en concretisering aan de eerder afgesproken
samenwerkingsovereenkomst, ookwel het KING en OperatieNUP convenant, gericht
op de documentcreatie keten.
In dit addendum worden derhalve in werkafspraken de acties geconcretiseerd en
tijdsplanningen afgesproken die leiden tot ontwikkeling en implementatie van de
Documentcreatie services.
UITGANGSPUNTEN
Dit addendum beoogt het volgende:
1.
Inbouw van de Documentcreatie services in gemeentelijke software applicaties
en , implementatie en gebruik ervan binnen de gemeentelijke processen en
informatievoorziening;
2.
De borging dat de Documentcreatie services wordt beheerd;
3.
Inzicht geven aan leveranciers en gemeenten zodat bekend is op welk moment
en door welke software applicaties de Documentcreatieservices wordt
ondersteund
4.
Zorgen dat de implementatie van de Documentcreatie services aan minimale
kwaliteitseisen voldoet door gebruik van voorgeschreven compliancy
instrumenten
WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING EN LEVERANCIERS
Om tot een adequate mate van samenwerking te komen, worden de volgende
inhoudelijke werkafspraken gemaakt tussen KING en Leveranciers, hierna te noemen
partijen:
1.
KING beheert de Documentcreatie services en zorgt samen met de
leveranciers voor een uniforme testset conform de standaard;
2.
KING zorgt dat de testset, vermeld bij punt 1 van de werkafspraken, wordt
ondersteund in het StUF testplatform;
Leverancier geeft in de GEMMA softwarecatalogus 24 uur voorafgaand aan
ondertekening van dit addendum per softwareproduct aan wanneer en in
welke versie de Documentcreatie services worden ondersteund;
3.
4
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
4.
Leverancier zorgt dat de eigen softwareproduct(en) uiterlijk in de
eerstvolgende release na 1 juli 2014 maar uiterlijk op 31 december 2014
voldoen aan de Documentcreatie services en dat deze softwareproducten
bedrijfsklaar zijn voor inproductiename door gemeenten;
5.
Leverancier streeft er naar om voor 2 april 2014 minimaal één proefproject uit
te voeren betreffende services voor Documentcreatie, bij een gemeente;
6.
Leverancier voert een compliancytest uit met het StUF testplatform voordat
software in productie wordt genomen. Hieruit mogen geen fouten naar voren
komen. Dit laatste wordt door de leverancier aangetoond middels het
overleggen van een testrapport;
7.
KING zorgt ervoor dat partijen die het addendum tekenen, worden vermeld op
de website van KING;
8.
Partijen die het addendum ondertekenen, hebben het recht in hun
productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij dit
addendum van KING hebben ondertekend;
9.
Leverancier publiceert via de GEMMA softwarecatalogus welke
softwareproducten compliant zijn met de Documentcreatie services en verwijst
daarbij naar de uitkomsten (testrapportages) van de compliancytesten die
uitgevoerd zijn op het StUF testplatform.
10.
KING monitort de voortgang van de implementatie en publiceert de resultaten
hiervan.
WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING EN GEBRUIKERSVERENIGINGEN /
SAMENWERKINGSVERBANDEN
1.
De gebruikersvereniging (GV)/samenwerkingsverband (SV) brengt binnen 30
dagen na ondertekening haar leden op de hoogte over dit addendum;
2.
GV/SV adviseert haar leden expliciet in aanbestedingen en offertes te vragen
naar de Documentcreatie services;
3.
GV/SV adviseert haar leden gebruik te maken van de compliancyinstrumenten
en voor te schrijven in bestekken, programma’s van eisen en
opdrachtverstrekkingen;
4.
GV/SV maakt met haar leverancier afspraken over de adoptie van de
Documentcreatie services in de programmatuur en vraagt aan haar leverancier
wanneer deze standaarden in de programmatuur verwerkt zijn.
5.
GV/SV monitort de voortgang van invullen en de juistheid en volledigheid van
de door de leverancier vermelde informatie in de GEMMA softwarecatalogus.
5
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
GV/SV levert hierover uiterlijk 1 januari 2014 een rapportage aan
KING/OperatieNUP;
6.
GV/SV stimuleert haar leden tot uitvoering van een proefproject
Documentcreatie voor 1 april 2014. De GV/SV stelt voor de leden die een
proefproject uitvoeren een integrale planning op en zorgt voor onderlinge
afstemming van resultaten en ervaringen.
VOORDELEN VOOR GEMEENTEN
1. De Documentcreatie services zorgen voor:
a. Minder fouten in (uigaande) documenten en brieven en juiste
adressering door gebruik authentieke gegevens uit basisregistraties;
b. een aansluiten documentcreatieproces op Zaakgericht werken binnen
de gemeente
c. standaard gegevensuitwisseling tussen de vele taakspecifieke
applicaties en de documentcreatie applicatie.
2. Meer keuzevrijheid in software applicaties (geen/minder last van vendorlockin);
3. Scherpere opdrachtverstrekking mogelijk door te verwijzen naar de
specificaties en gebruik te maken van de bestekteksten en
inkoopvoorwaarden.
4. Minder koppelproblemen door preventief gebruik van testinstrumenten
5. Bijdrage aan de iNUP resultaatverplichting voor binnengemeentelijk gebruik
van basisregistraties .
VOORDELEN VOOR LEVERANCIERS
1. Leveranciers die het addendum hebben getekend, worden vermeld op de
website van KING;
2. KING stelt een compliancy omgeving beschikbaar (StUF testplatform) voor de
Documentcreatie services, waarmee de leverancier een indicatie krijgt van de
kwaliteit en compliancy van de software applicatie;
3. Leveranciers dragen bij aan het behalen van gemeentelijke doelen zoals
zaakgericht werken en het behalen van iNUP resultaatverplichtingen;
4. Leveranciers kunnen zich focussen en onderscheiden op de unieke propositie in
plaats van het oplossen van integratie-problematiek;
VOORDELEN VOOR GEBRUIKERSVERENIGINGEN/
SAMENWERKINGSVERBANDEN:
1.
Doordat gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden dit addendum
ondertekenen, hebben zij een extra instrument om te sturen op het naleven en
inbouwen van de standaarden van KING door hun eigen leverancier en kunnen
zij vroegtijdig met hun leverancier hierover afspraken maken;
2.
Gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden die dit addendum hebben
getekend worden vermeld op de website van KING;
6
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
Algemene afspraken
Dit addendum maakt integraal onderdeel uit van het KING convenant en het Operatie
NUP addendum. Voor zover dit addendum in tegenspraak is met deze andere
overeenkomsten, prevaleert het eerder genoemde document boven het later
genoemde:
1. Samenwerkingsovereenkomst KING
2. Addendum NUP bouwstenen
3. Addendum Documentcreatie.
Nadat de leveranciers de Documentcreatie services in hun softwareproductproducten
beschikbaar hebben (zie paragraaf: werkafspraken tussen KING en leveranciers)
vervalt dit addendum en gelden de algemene afspraken uit het KING convenant en het
Operatie NUP addendum. Dit addendum Documentcreatie heeft een looptijd tot
uiterlijk 31 december 2014. Tussentijdse opzegging van dit addendum kan door elk
van de partijen plaatsvinden, met schriftelijke opgave van redenen en met
inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand.
7
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
ONDERTEKENING
Datum:
16 januari 2014 te ’s-Hertogenbosch (voor Gebruikersverenigingen en
samenwerkingsverbanden)
en
16 januari 2014 te ’s-Hertogenbosch voor leveranciers.
Volledige organisatienaam:
Volledige organisatienaam:
Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten
…………………………………
Ondertekenaar:
Ondertekenaar:
Directie
Larissa Zegveld /
Tof Thissen.
…………………………………
Handtekening:
Handtekening:
…………………………………
…………………………………
Rol (kruis aan wat van toepassing is):
o
o
Documentcreatie applicatie
Documentcreatie service consumer
8
CONVENANT VOOR DOCUMENTCREATIE SERVICES
KWALITEITSINSTITUUT
NEDERLANDSE GEMEENTEN
NASSAULAAN 12
2514 JS DEN HAAG
POSTBUS 30435
2500 GK DEN HAAG
T 070 373 80 17
F 070 363 56 82
[email protected]
WWW.KINGGEMEENTEN.NL
9

Download Report