INDI Frequently Asked Questions (ADP-EVA) Versie

INDI Frequently Asked Questions (ADP-EVA)
Versie: 01-06-2014
Staat uw vraag hier niet bij?
Mail dan uw vraag naar [email protected]
ALGEMENE AANWIJZINGEN
INDI houdt uw klantengegevens actueel. Belangrijk is wel dat u nieuwe klanten volledig invoert.
Bij personen is dat naast de achternaam en adres ook altijd de voorletter (s), geslacht (M/V) en liefst ook
de geboortedatum van de klant.
Bij bedrijven de volledige naam in het veld “achternaam” invullen. Het voorletterveld nooit invullen. Vul
ook het KVK nummer in (opzoeken op www.kvk.nl )
HET ONTKOPPELEN VAN AUTO’S
Als de klant en auto niet meer bij elkaar horen (export, sloop, doorverkoop enz) wordt de relatie tussen
auto en klant ontkoppeld. De auto wordt verplaatst naar de INDI klant (meestal klantnr 99999)
Een auto is niet ontkoppeld terwijl deze niet meer bij mijn klant rijdt.
Controleer op www.vwe.nl of www.rdw.nl de status bij het tabje Historie
Is de status van het kenteken nog geldig, controleer dan of de datum deel 1B overeenkomt met de
waarde in EVA. Zo ja, dan is de auto niet doorverkocht of is intern bij u de datum 1B in EVA aangepast
zonder de eigenaar te veranderen. Zo nee, dan heeft er waarschijnlijk geen import plaatsgevonden.
Kan ik een auto zelf handmatig ontkoppelen?
Ga naar menu 1.3.8. kies het kenteken, kies knop verbreken link, kies aan andere klant koppelen, enter,
geef het klantnummer in van de INDI ontkoppelde klant (meestal 99999, zie ook uw INDI implementatie
verslag. Dit staat op uw DMS server in de map C:\INDI)
Is een auto onterecht ontkoppeld?
Ga naar menu 1.3.8. kies het kenteken, kies knop verbreken link, kies aan andere klant koppelen , enter,
geef het klantnummer in van de juiste klant.
Voorkomen: Ontkoppeling volgt als de datum deel 1B volgens RDW 5 dagen of meer recenter is dan in
EVA. Zorg bij aflevering (en tenaamstelling) van een auto’s dat de datum in EVA door de verkoper wordt
bijgewerkt.
Aan een willekeurige klant staan ineens honderden/duizenden auto’s gekoppeld
Als een auto via menu 1.3.8. vanuit de INDI klant teruggezet wordt naar een nieuwe eigenaar, kan het
voorkomen dat je per ongeluk in plaats van “deze auto aan andere klant koppelen” de keuze “alle auto’s
aan andere klant koppelen” of “in de voorraad plaatsen” kiest. Alle eerder ontkoppelde auto’s hangen
dan ineens aan deze klant.
Oplossing: bepaal eerst welke auto echt van deze klant is. Koppel vervolgens via 1.3.8. alle auto’s van de
klant weer aan de INDI klant en herhaal het proces voor de auto’s die wel van de klant zijn om deze weer
terug te zetten op deze klant.
Dit is te voorkomen door een wachtwoord te zetten op de functie “alle auto’s aan andere klant koppelen”
en/of “op vooraad plaatsen” in menu 8.1.6. Dan kan men wel een enkele auto overzetten maar niet alle
auto’s.
Hoe kan ik controleren of de INDI import heeft plaatsgevonden?
U krijgt maandelijks van “IMSI Beheer” en mail als uw bestand door INDI is verwerkt. Deze mail ontvangt
u enkele dagen na uw vaste maandelijkse exportdag (zie uw INDI implementatie versla g. Dit staat op uw
DMS server in de map c:\INDI)
Import vindt plaats op de eerstvolgende zaterdagochtend om 5.00 uur na ontvangst van de IMSI Beheer
mail. Kies in EVA menu 1.1.26 (Lijst gewijzigde rubrieken klanten) en beperkt de datum tot de genoemde
zaterdag. Als de import is uitgevoerd vind u veel mutatiemeldingen op deze zaterdag ochtend.
Ben u niet de ontvanger van de IMSI mail dan kunt u kijken op uw DMS server. Zoek op de server in de
map C:\INDI\RDCNR\IN\BU. De datum van het meest recente Rxxxx.csv bestand geeft de laatste import
weer.
Hoe kan ik zien of INDI klant- of autogegevens heeft aangepast?
Kies menu 1.1.26 (voor klantgegevens) of 1.3.26 voor autogegevens. Vul het kenteken of klantnummer in
bij het tabblad selectie. Kies als uitvoer Excel. Alle wijzigingen die zijn uitgevoerd op een
zaterdagochtend rond 5.00 uur zijn gedan zijn door INDI uitgevoerd.
Hoeveel auto’s heeft INDI nu in totaal ontkoppeld?
Kies in EVA menu 1.3.3 en kies de klant INDI ontkoppelde auto’s (meestal 99999). Scroll in de voertuiglijst
naar onderen waarmee het aantal ontkoppelde auto’s zichtbaar wordt.
GEGEVENSVERBETERING BIJ BEDRIJVEN
Een bedrijf in EVA wordt niet door INDI voorzien van een KVK nummer en dus niet bijgewerkt
Oorzaak1 : er staat een postbusadres in het veld straatadres. INDI kan geen KvK nummer erbij zoeken.
Vermeld het straatadres en zet de postbus in het tabje Postadres.
Oorzaak 2: Het veld voorletter, Geslacht M/V of geboortedatum is ingevuld. Maak deze velden leeg. De
waarde Bedrijf/Zakelijk is het veld geslacht is wel toegestaan.
Oplossing: zoek het KvK nummer op in www.kvk.nl en vul dit in EVA in.
INDI heeft een klant (bedrijf) verkeerd aangepast.
Waarschijnlijk is het bedrijf aan een verkeerd KvK nummer gekoppeld. Zoek het juiste KvK nummer op in
www.kvk.nl en vul dit in EVA in. De eerstvolgende keer worden de juiste gegevens opgehaald.
Het KVK nummer dat u in EVA moet invullen bestaat uit 20 posities, namelijk 8 posities van het KVK
inschrijvingsnummer en 12 posities van het Vestigingsnummer.
Ik heb het juiste KvK nummer bij een bedrijf vermeld, maar INDI koppelt hier een (verwant) bedrijf aan.
De KvK kent voor bedrijven de “hoofdnaam” en mogelijk daarnaast “handelsnamen”. Dit zijn namen
waaronder het bedrijf bekend kan zijn. Bijvoorbeeld ALD Automotive, dat een handelsnaam is van AXUS
Nederland BV. Als de hoofdnaam ongewenst is zijn er 3 mogelijkheden om dit op te lossen:
1. Zet in de 2 e naamregel de handelsnaam, evt aangevuld met hodn (handelen onder de naam van).
INDI past de 2 e naamregel nooit aan.
2. Indien er een niet gewenste correctie door INDI wordt uitgevoerd, vink dan de optie “niet
muteren INDI” aan in het tabblad financieel.
Hoe kan ik zien of INDI klant- of autogegevens heeft aangepast?
Kies menu 1.1.26 (voor klantgegevens) of 1.3.26 voor autogegevens. Dit heet de lijst gewijzigde
rubrieken. Vul het kenteken of klantnummer in bij het tabblad selectie. Kies als uitvoer Excel. Alle
wijzigingen die zijn uitgevoerd op een zaterdagochtend rond 5.00 uur zijn gedan zijn door INDI
uitgevoerd.
GEGEVENSVERBETERING BIJ PERSONEN
De voorletters van een klant wordt verkeerd aangepast
Mogelijk is er verwarring met een ander gezinslid op hetzelfde adres. Voor en goede werking moet naas t
de voorletters altijd het geslacht (M/V) en de geboortedatum zijn ingevuld. U kunt ook voorkomen dat
INDI de klantnaam aanpast door het vinkje “niet muteren INDI”op het tabblad financieel aan te zetten.
Van een vrouwelijke klant wordt de meisjesnaam ten onrechte wel of niet aangepast.
Dit is een lastig onderwerp voor INDI. Er bestaat geen officieel (voor bedrijven toegankelijk) register waar
dit in is vastgelegd. Het kan dus voorkomen dat de INDI informatie anders is als wat de klant wil. Indien er
een niet gewenste correctie door INDI wordt uitgevoerd, vink dan de optie “niet muteren INDI” aan in het
tabblad financieel.
Hoe kan ik zien of INDI klant- of autogegevens heeft aangepast?
Kies menu 1.1.26 (voor klantgegevens) of 1.3.26 voor autogegevens. Dit heet de lijst gewijzigde
rubrieken. Vul het kenteken of klantnummer in bij het tabblad selectie. Kies als uitvoer Excel. Alle
wijzigingen die zijn uitgevoerd op een zaterdagochtend rond 5.00 uur zijn gedan zijn door INDI
uitgevoerd.
ALGEMEEN
Hoe kan ik controleren of er daadwerkelijk een INDI import heeft plaatsgevonden?
Ga op uw DMS server naar de map c:\INDI\UWRDCNR\IN
Hier staan de verwerkings en foutenrapporten (*.txt) van eerder geïmporteerde bestanden.
Aan de hand van de datum van deze rapporten kunt u zien welke INDI bestanden zijn verwerkt.
Staat er nog een bestand in dat eindigt op *.csv , dan is dit een bestand dat op de eerstvolgende
zaterdagochtend in EVA zal worden ingelezen.
Als een veld een foute waarde bevat, kan dit door INDI worden afgewezen. Er wordt dan geen
verbeterde informatie of ontkoppel-instructie gestuurd. Hoe kom ik daar achter of dat bij mijn
database speelt?
Ga op uw DMS server naar de map c:\INDI\UWRDCNR\IN
Hier staan de foutenrapporten: **** fouten *****.txt
Hoe kan ik achteraf zien wat INDI in mijn DMS aan gegevens heeft aangepast?
U moet eerst vaststellen wanneer INDI data in EVA aanpast. Dit gebeurt één keer per maand op de
eerstvolgende zaterdagochtend om 5.00 uur nadat u van “IMSI Beheer” een mail hebt ontvangen dat uw
bestand is verwerkt.
Kies na de verwerking voor de rapportage 1.1.26 (klanten) of 1.3.26 (auto’s) om een verslag uit te draaien
van alle mutaties. Kies als begin en einddatum de betreffende zaterdag waarop geïmporteerd is. U ziet in
dit bestand zowel de oude al de nieuwe gegevens.
Ik krijg geen mail met rapportage van IMSI Beheer. Naar welk adres wordt dit bij ons gestuurd?
Log in bij www.RDC.nl. Kies “Adressen/Direct Mail” optie” INDI-IMSI profiel instellen”. In deze pagina
kunt u het emailadres aanpassen.
Er verschijnt ineens de aanhef “Geachte heer of mevrouw” op de factuur.
Deze kunt u verwijderen in menu 8.1.2
Onderdeel “Afdruk aanhef bij adres” Kies de optie “Enkel aanspreking”
IMSI HANDLEIDING
Profiel instellen en emailadres voor IMSI berichten instellen:
In IMSI kunt u als gebruiker invloed uitoefenen op de wijze waarop de INDI gegevens in uw DMS worden
ingelezen.
Als de INDI implementatie vóór september 2011 is opgeleverd adviseren wij u d e instellingen aan te
passen zoals aangegeven op bladzijde 3.
U komt in dit scherm door in te loggen op www.rdc.nl met uw rdc inlogcode en wachtwoord.
Kies de optie INDI/IMSI profiel instelling:
Uitleg van het beoordelingsscherm
Vink de vakjes voor de twee vragen aan en vul uw uw emailadres in. Naar dit adres wordt het een bericht
gestuurd zodra het INDI bestand verwerkt is en klaar staat voor import.
Kies 0 dagen voor de vrijgavetermijn. Kies opslaan.
Zodra uw INDI bestand is verwerkt ontvangt u een mail van IMSI beheer met daarin het
verwerkingsrapport. De eerstvolgende zaterdagochtend om 5.00 uur wordt het INDI bestand in EVA
verwerkt.
U kunt nu uw voorkeuren aangeven voor het importeren van data uit INDI. Wij adviseren u de geel
gemarkeerde velden aan te passen zoals hieronder aangegeven. Door deze aanpassingen door te voeren
voorkomt u dat een deel van de INDI informatie niet in EVA wordt ingelezen.
Code
Import
voorkeur RDC
Import
voorkeur
Dealer
1
4
2
2
4
1
3
1
1
4
4
1
5
4
2
6
2
2
7
4
2
8
4
2
9
4
3
10
4
1
11
1
1
12
2
2
13
2
2
14
1
1
15
1
1
16
1
1
17
1
1
18
1
1
19
1
1
20
2
2
21
2
2
22
3
3
23
2
2
24
2
2
25
3
3
26
4
2
27
4
2
28
6
2
29
6
3
30
6
2
31
1
4
32
1
4
33
2
4
34
2
4

Download Report