Notulen jaarvergadering

Notulen algemene ledenvergadering 05-09-2014
•
Aanwezige verenigingen:
Alle verenigingen waren vertegenwoordigd.
1. Opening:
Voorzitter John van Cruchten bleek in eerste instantie niet aanwezig te kunnen zijn maar kwam tot
ieders verbazing toch(eerder thuis van vakantie). Besloten werd dat vice-voorzitter Peter de Vries
de vergadering toch voor zou zitten. Hij opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte
welkom.
2. Notulen vorige vergadering:
Op de notulen van de vergadering van 30-08-2013 waren geen tekstuele of inhoudelijke
opmerkingen. Deze notulen zijn hiermee goedgekeurd.
3. Jaaroverzicht secretariaat:
Het jaaroverzicht van het secretariaat wordt onder de aanwezigen verspreid en Bert Pansters
geeft een korte toelichting.
Deelnemers competitie:
Seizoen 2013-2014 werd begonnen 43 verenigingen met in totaal 84 teams. Er werden 567 leden
ingeschreven. Gedurende het seizoen zijn hier 39 leden bijgekomen.
Boetes:
Er is in totaal dit seizoen door het secretariaat voor een bedrag van € 683,-aan boetes uitgeschreven.
Verplaatsingen, switches & verstek:
Er zijn 23 wedstrijden verplaatst en van 10 wedstrijden zijn de uit/thuis datums geswitched. Er is in
totaal 6x verstek laten gaan.
Uit competitie genomen:
Er zijn 2 teams uit de competitie genomen. DC de Prins heeft heeft zich teruggetrokken uit de
competitie. De boetes voor het verstek laten gaan en terugtrekking van de Prins hebben we niet
kunnen innnen.
Ranking:
Afgelopen zeizoen is een pilot geweest voor een individuele ranking met puntenverdeling per
gewonnen competitiewedstrijd. Het inleveren van de digitale formulieren hiervoor werd door een
aantal verenigingen structureel niet gedaan. Desondanks hebben we de ranking toch voltooid,
ondanks het vele extra werk voor het secretariaat.
Wedstrijdbanen:
Afgelopen seizoen waren er nog sporadisch klachten over wedstrijdbanen. Het betreft hoofdzakelijk
klachten m.b.t. verlichting en geluidsoverlast. De betreffende verenigingen zijn hierop geattendeerd.
Algemeen:
• Er blijken toch nog steeds teamcaptains te zijn die het niet zo nauw nemen met het invullen van
het wedstrijdformulier. Vaak ontbreken gegevens, worden spelernummers niet correct vermeld,
invallers vanuit lagere teams worden niet vermeld, teamnamen niet volledig enz. enz..
Dit bezorgt het secretariaat een hoop extra werk. Het bestuur heeft daarom besloten de boetes
voor een niet volledig formulier komend seizoen zonder pardon op te leggen.
• Nog steeds blijkt dat verenigingen het niet zo nauw nemen met de procedure van verplaatsingen
en/of switches(uit/thuis) van wedstrijden. Hiervoor moet door beide betrokken partijen een mail
naar het secretariaat gestuurd worden.(verzoek partij 1 en akkoord partij 2)
• Een aantal keren bleken e-mailadressen van secretariaten niet meer actueel, zodat de berichtgeving naar deze adressen niet per direct uitgevoerd kon worden. Ook hierdoor werd het
secretariaat extra belast.
4. Jaaroverzicht & begroting penningmeester:
Het financieël overzicht en de begroting zijn ter inzage onder de leden verspreid en na toelichting
door penningmeester Peter de Vries goedgekeurd.
Er is een foutje geslopen in het financieel overzicht. Het verstrekte prijzengeld van het openingstoernooi is per abuis niet op het overzicht verwerkt. Dit bedrag van € 280,-- moet nog bij de kosten
bijgeteld worden. Hierdoor wordt het resultaat van seizoen 2013/2014 niet € 2186,41 maar € 1906,41.
Voor seizoen 2014/2015 wordt een negatief resultaat van ± € 900,-- begroot. Uiteraard kan dit
resultaat nog positief beïnvloed worden door lager kosten van bekers en kosten prijsuitreiking.
5. Verslag kascontrolecommissie:
De Commissieleden verlenen bij monde van John Lispet hun goedkeuring aan de financiële
administratie over seizoen 2013-2014. De termijn van beide commissieleden Herman
Meijer(Bremmers) en John Lispet(New Darts) loopt nog 1 jaar.
6. Rooster van aftreden bestuursleden:
De termijn van Peter de Vries loopt af in 2014. Hij stelt zich voor een nieuwe termijn beschikbaar.
Aangezien er geen verdere kandidaten zijn wordt hij herkozen. De termijn van John v. Cruchten,
Bert Pansters, Leon Reijnders, Patrick v/d Port en Ties Leijendeckers loopt af in 2016.
Komend seizoen zal naast Patrick v/d Port geprobeerd worden om nog een extra bestuurslid toe
te voegen. Dit om continuïteit op op de langere termijn te waarborgen.
7. Competitie 2013-2014:
Toelichting door Leon Reijnders.
•
•
•
Er hebben 84 teams(575 leden) ingeschreven voor seizoen 2014-2015.
Een aantal inschrijvingen was niet compleet(geen teamlijst meegeleverd). Voor volgend
seizoen zal gevraagd worden de voornamen te vermelden op de teamlijst. Dit is handig bij
het uitreiken ven individuele prijzen.
De teams indeling heeft weer voor de nodige hoofdbrekens gezorgd. Doordat teams in de
hogere klassen gestopt zijn en lagere teams hun plaatsen niet over konden nemen is de
complete klasseindeling opnieuw op de schop gegaan. Hoewel geprobeerd is rekening te
houden met promotie/degredatie heeft de wedstrijdleiding toch bepaalde keuzes moeten
maken. Desondanks hoopt men dat de teams qua speelsterkte goed ingedeeld zijn.
De teamronde bij een gelijke stand, waarbij 2 punten voor de winnaar en 1 punt voor de
verliezer, is als positief ervaren en blijft in het nieuwe seizoen gehandhaafd.
Het bekeroernooi zal komend seizoen in 3 klassen verdeeld zijn. En wel Hoofd- & 1ste klasse,
2de / 3de & 4de klasse(best of 5), 5de & 6de klasse(best of 3).
8. Ranking:
Toelichting door Bert Pansters.
Uit de enquête onder de leden blijkt dat, alhoewel slecht de helft van de leden hieraan meededen,
het meerendeel van de deelnemers de ranking oude stijl terug willen. Er zullen dit seizoen dan ook
5 rankingtoernooien georganiseerd worden. De oude formule zal gebruikt gaan worden. D.w.z. alle
inschrijvingen in één poule(best of 5). Verliezers gaan door in een verliezersronde. Per toernooi
zullen er herinneringen zijn voor de beste 4 spelers. Nieuw dit seizoen is dat tevens punten voor de
vereniging te verdienen zijn. Per vereniging zullen de punten van hun beste 5 spelers opgeteld
worden. Aan het eind van het seizoen zijn er voor de beste individuele spelers en de beste
verenigingen geldprijzen te verdienen. Om dit alles te realiseren zal in de toekomst bij aanmelden
voor de ranking ook het pasjesnummer en vereniging ingevuld moeten worden.
9. Pauze (bekerloting):
Gedurende de pauze wordt door het bestuur aan de leden een consumptie aangeboden.
10. Brabantcup:
Toelichting door Peter de Vries.
Gaan we als team RWDC hieraan deelnemen? Naar buiten uit is dit wel een mogelijkheid zich als
bond te presenteren. Deelname hieraan gebeurt door 10 heren en 5 dames. Deze zullen geselecteerd
worden en Patrick v/d Port zal dan als teamcaptain van dit team gaan fungeren en de organisatie op
zich nemen. Peter geeft een indicatie van de kosten(circa € 1700,-). Inschrijven voor komend
seizoen kan tot 6 september a.s. en zou dus direct na de jaarvergadering moeten geschieden.
Onder de leden ontstaat een levendige discussie over het late tijdstip van informeren hierover en er
wordt geadviseerd om dit voor volgend seizoen voldoende uit te werken(begroting enz.)
Besloten wordt te stemmen over deelname en tijdstip hiervan. Uit deze stemming blijkt dat de
meerderheid van de aanwezige leden positief is over deelname aan de Brabantcup maar het te vroeg
vindt om dit seizoen reeds hieraan te beginnen. Het bestuur zal voor de tussenvergadering een
begroting van de kosten voor deelname opmaken. Tevens zal bekeken worden of de Meierij Cup een
optie is. De voor- en nadelen zullen worden geinventariseerd.
11. Huishoudelijk reglement:
In het huishoudelijk reglement zal bij paragraaf 6 ingevoegd worden art. 6.3, t.w.
Bij inschrijving van reservespelers aangeven voor welk team de betreffende spelers reserve zijn.
Indien geen team vermeld wordt worden de reservespelers bij het laagste team ingeschreven en
dit team wordt dan ingedeeld naar speelsterkte van alle spelers.
12. Door verenigingen ingediende agendapunten:
Er zijn door de verenigingen voorafgaand aan de vergadering geen agendapunten ingediend.
13. Mededelingen:
De Triviant: Bert geeft over de situatie met de Triviant. Hun brief naar de verenigingen is eenzijdig
en belicht alleen hun kant van het verhaal. Voor geïnteresseerden is er een kopie van het e-mail
verkeer beschikbaar. Ook door Triviant wordt weer de integriteit van het RWDC-bestuur in twijfel
getrokken. Het bestuur neemt dit hoog op en is tot de conclusie gekomen dat inschrijving voor de
Triviant en enkele van hun leden bij de RWDC in de toekomst moeilijk zal worden.
Competitie: Vanaf seizoen 2015-2016 zal alleen nog maar gebruik gemaakt gaan worden van digitale
wedstrijdformulieren. Verenigingen die hierin niet mee willen gaan zullen moeten afhaken. Tevens
het verzoek om uitslagen via e-mail alleen via de link op de site door te geven.
Spelerspasjes: De foto’s op een behoorlijk aantal spelerspasjes zijn verre van actueel. Al deze spelers
zullen aan de betreffende verenigingen gerapporteerd worden met het verzoek voor de 2e helft van
de competitie een actuele pasfoto aan te leveren zodat een nieuw pasje aangemaakt kan worden.
Spelers die hieraan niet voldoen zijn niet meer speelgerechtigd voor de 2e competitiehelft. Vorig
seizoen een aantal niet gereageerd. Voor dit seizoen zijn de betreffenden gevraagd alsnog een
nieuwe pasfoto in te leveren. Van diegenen die tot nu toe geen pasfoto hebben aangeleverd, zijn de
oude pasje niet uitgeleverd. Deze spelers zijn dus niet speelgerechtigd tot het tijdstip dat ze een
nieuw pasje met actuele foto hebben ontvangen.
Tevens zijn een aantal pasjes omgenummerd. Deze zijn op de spelerslijsten grijs gearceerd.
Houding verenigingen: Het wil nog niet erg vlotten met de medewerking van een aantal verenigingen
als er een beroep gedaan wordt om medewerking bij b.v. enquetes, doorgeven of opvragen van
informatie bij hun leden e.d.
Email account verenigingen: Voorgesteld wordt dat elke vereniging volgend seizoen één verenigings
e-mail account aanmaakt waarmee gecommuniceerd kan gaan worden.
Tuchtcommissie: De Tuchtcommissie is al enkele jaren niet in actie hoeven komen. De vraag is dan
ook; Handhaven of niet?? Besloten wordt de commissie in dezelfde samenstelling te handhaven.
Ger Eijkelenberg(Bubbels), Roy Frencken(individueel lid RWDC), Alex Wilems(H.D.K.),
Corné Thoonsen(De Lange) en Eef v/d Pas(A.D.K.).
14. Rondvraag:
H.D.K: Vraagt bij monde van Alex Willems om de optie van de Meierij Cup te bekijken.
Het bestuur zegt toe ook deze optie voor volgend seizoen te onderzoeken.
Pötje Postert: John Timmermans zegt dat niet iedereen Excel ter beschikking heeft om voor volgend
seizoen de digitale wedstrijdformulieren in te vullen. Hij vindt dat het bestuur een formulier aan moet
leveren, dat op elk systeem kan draaien.
Bert zegt dat afgelopen seizoen 35 van de 42 verenigingen het digitale Excel-formulier hebben
ingevuld. Ook Pötje Postert was hierbij. Bij Bert is 1 vereniging bekend die geen Excel ter beschikking
had. De overige 6 veregingen hebben structureel geen digitaal formulier ingeleverd. Dus bij het
merendeel werkt het prima. De RWDC is niet van plan om voor een individeel lid extra onkosten te
gaan maken. Mart Koelen biedt aan om via zijn connecties een invulbaar pdf-formulier te laten
aanmaken. Bert zegt zeker van dit aanbod gebruik te willen maken. Het is echter de vraag of bij deze
pdf-formulieren 2 formulieren vergeleken kunnen worden.
15. Sluiting:
De vice-voorzitter dankt de aanwezige leden voor hun inbreng en wenst allen een goede thuiskomst.
Hij deelt nog mede dat de enveloppen met pasjes, programmaboekjes en wedstrijdblokken in
alfabetische volgorde afgehaald kunnen worden.

Download Report