Deelnemingsvoorwaarden FLORALIËN Gent 2016

Deelnemingsvoorwaarden FLORALIËN Gent 2016 Vrijdag 22 april t/m zondag 1 mei 2016 Kunstenkwartier | Gent De bepalingen waaronder aan FLORALIËN Gent (hierna te noemen: FLORALIËN) kan worden deelgenomen zijn vastgesteld in deze deelnemings-‐ voorwaarden. Organisator De tentoonstelling wordt georganiseerd door de KMLP, Koninklijke Maatschappij voor Landbouw en Plantkunde te Gent, hierna te noemen de organisator. De organisator heeft het recht om de organisatie over te dragen aan een derde. Aansprakelijkheid Organisatoren zijn niet verantwoordelijk voor schade aangebracht aan de tentoonstelling of aan/op de terreinen of het parcours van Floraliën. Werkgroepen De organisatoren worden bijgestaan door werkgroepen bestaande uit specialisten van de diverse kwekers-‐-‐-‐ en telersorganisaties, stakeholders en bezoekersdoelgroepen. Datum & plaats De tentoonstelling zal voor de bezoekers toegankelijk zijn vanaf vrijdag 22 april 2016 tot en met zondag 1 mei 2016 van 08u30 tot 17u30. Na 17u30 en tussen 07u00 en 8u30 uur zijn exclusieve arrangementen voor bepaalde doelgroepen en/of sponsors mogelijk. Op een aantal middagen en avonden zijn sector momenten voorzien. Deelnemers & inzendingen Veredelaars, telers, groothandelaren, groene vakscholen, bloemsierkunstenaars, openbare instellingen, verenigingen uit de sierteeltsector en groenten-‐-‐-‐ en fruitsector alsook uitgenodigde liefhebbers en liefhebbersverenigingen worden als deelnemer toegelaten, hierna te noemen: Deelnemer. De deelname is persoonlijk en kan niet worden overgedragen. De standruimte is in principe gedurende de tentoonstelling onbemand. Alleen op de betreffende sectormomenten kan ter plaatse informatie worden gegeven. Niet sector gebonden organisaties kunnen alleen deelnemen aan de tentoonstelling door middel van sponsoring van een showtuin. Individuele deelname kent een minimum standgrootte van 10 m² met uitzondering van de deelname van bloemsier-‐ kunstenaars en geselecteerde liefhebbers. Inzendingen zijn alleen mogelijk met bloemen, planten, groenten en fruit, en innovatieve kweek-‐-‐-‐ en teeltmethoden. De inschrijvingen worden door de organisatoren beoordeeld. Her is de organisatie welke beslist over de volledige of gedeeltelijke aanvaarding of weigering van de kandidaat-‐-‐-‐ deelnemer en de door hem voorgestelde producten op basis van criteria zoals doelstelling van de tentoonstelling en eerste keus product. De organisatie zal de deelnemers verwittigen tegen uiterlijk 1 juni 2015 of hun inschrijving weerhouden wordt of niet. Bemande standruimten en verspreiding van brochures zijn enkel geldig na schriftelijke toestemming van de organisatie. Kunstwerken en bouwwerken Een kunstwerk cq bouwwerk moet aanvaard worden door de organisatie, die het kunstwerk cq bouwwerk op zijn esthetische waarde en integratie binnen de tentoonstelling zal beoordelen. Alleen de deelnemer kan het initiatief nemen een kunstwerk cq bouwwerk in de eigen standruimte op te nemen. De kunstenaar zelf kan onder geen enkel beding beschouwd worden als een deelnemer. Er is dan ook geen enkele verbintenis tussen de organisatie en de kunstenaar. Het kunstwerk cq bouwwerk moet door de deelnemer voor alle risico’s verzekerd zijn. Onder geen enkel beding, direct noch indirect, onder geen enkele voorwaarde en in geen enkel geval kan de organisatie aansprakelijk gesteld worden voor enigerlei schade aan, of de verdwijning van het kunstwerk. Termijn inschrijving Vóór 15 mei 2015 moeten de deelnemers van de tentoonstelling hun inschrijving insturen. De organisatie zal het uiterste doen om alle deelnemers welke weerhouden worden om deel te nemen, van een gepaste ruimte te voorzien. Er zal kennis gegeven worden van de locatie aan de deelnemers tegen 15 juni 2015. De organisatoren zijn niet aansprakelijk voor schade aan de tentoonstelling. De deelnemer dient zelf verzekerd te zijn tegen wettelijke aansprakelijkheid ten gevolge van zijn presentatie en tegen alle risico’s van het tentoongestelde materiaal en gebouwen. Elke deelnemer dient aan de organisator het bewijs over te maken dat hij verzekerd is. Voor het toewijzen van de locatie wordt rekening gehouden met de invulling van de thematieken en de inschrijvingsdatum. Indien een deelnemer niet akkoord is met de locatie kan hij zijn inschrijving tot 1 juli 2015 kosteloos annuleren. Bij annulering omwille van de locatie na 1 juli 2015 zullen de kosten voor zoeken en werving van een nieuwe en gepaste deelnemer, aangerekend worden. Plaatsbepaling / ontwerp standruimte De organisatoren bepalen de plaatsen van de standruimten van de deelnemers. De beslissingen van de organisatoren in deze zijn onherroepelijk. De deelnemers moeten de aanwijzingen van de organisatoren strikt volgen. Voor elke deelname is het verplicht een ontwerp/concept in te dienen vóór 1 november 2015. De organisatoren beoordelen de ingezonden ontwerpplannen en zullen na goedkeuring toezicht houden op de uitvoering ervan. Deelnemers mogen tot maximaal 30% van de standruimte gras inpassen. Opbouw Met het inrichten van de standruimte kan aangevangen worden op donderdag 14 april 2016 vanaf 07u00. Elke werkdag van 08u00 – 22u00 uur en zaterdag en zondag van 08u00 – 18u00 uur. De standruimte moet volledig afgewerkt zijn uiterlijk op woensdag 20 april 2016 om 12u00. De organisatoren stellen ter beschikking aan de deelnemers: -‐-‐-‐ de oppervlakte. -‐-‐-‐ de algemene verlichting, versiering en verwarming binnen de gebouwen -‐-‐-‐ de vermelding van de deelnemers op de website -‐-‐-‐ watertappunten voor het regelmatig water geven van de producten -‐-‐-‐ elektriciteit en water t.b.v. de opbouw -‐-‐-‐ specifieke verlichting voor uitlichten van bepaalde delen van de tentoonstelling op basis van het plan van de deelnemer en te beoordelen door de organisatoren De tentoonstelling moet een blijvend artistiek en vernieuwend karakter hebben. Hiervoor hebben de organisatoren het recht om (ter plaatse) constructies of installaties, die mogelijkerwijze schade kunnen toebrengen aan de kwaliteit, de omgeving, de bezoekers, personeel of het algemeen beeld van de tentoonstelling, te laten wijzigen of te verwijderen. De deelnemer wordt er van in kennis gesteld dat er onverwijld moet overgegaan worden tot een wijziging of verwijdering, bij gebreke daar aan gevolg te geven wordt het nodige gedaan door de organisator op kosten van de deelnemer. Teneinde een harmonieus geheel te verzekeren, wordt de maximale hoogte bepaald op 5 m. Uitzonderingen worden toegestaan door de organisatoren. Teneinde een bij de kwaliteit van de tentoonstelling behorende inrichting te maken, dienen alle standruimten afgewerkt te worden en mogen geen storende/ onafgewerkte constructies, productiecontainers, -‐-‐-‐potten, kweekbakken of andere visueel onaantrekkelijke elementen zichtbaar zijn. Bevestigingen aan de dak structuur is enkel mogelijk na aanvraag en worden geleverd door de diensten via de organisatoren of haar aangestelde partner. Deze kosten vallen ten laste van de deelnemer. Naamborden De organisatie zorgt voor uniforme naamborden. Het aantal en de plaats van de naamborden worden bepaald door de organisatie. Om het uniforme karakter te bewaren zijn deze naamborden de enige die geplaatst worden. Reclamepanelen, uitingen van reclame (zoals logo’s) of eigen borden zijn niet toegestaan. Verzorging van de producten De deelnemers moeten hun producten en hun standruimte verzorgen. Dit kan uitgevoerd worden door personen naar eigen keuze en steeds binnen de voorziene uren, vastgesteld iedere dag van de tentoonstelling van 06u00 uur tot 07u30. Verwijdering en vervanging van producten Behalve in buitengewone gevallen, waarover de organisatie zich het beslissingsrecht voorbehoudt, mag enkel niet meer in goede staat verkerende producten, en geen ander voorwerp, tijdens de duur van de tentoonstelling verwijderd en direct vervangen worden. Evenwel wordt de verplichting opgelegd producten tijdig te vervangen door soortgelijke producten indien de visuele kwaliteit van de producten zodanig sterk daalt dat deze niet meer visueel aantrekkelijk zijn. Persoonlijke toegangskaart Elke deelnemer, individueel of binnen een collectiviteit, ontvangt een aantal strikt persoonlijke deelnemerskaarten voor permanente toegang. Afbraak De afbraak van de standruimte is mogelijk op maandag 2 mei 2016, van 08u00 uur tot 22u00 en op dinsdag 3 mei 2016 van 08u00 tot 12u00. Het afval dient zelf te worden meegenomen te worden of via de organisatie ingehuurde afvalcontainers. Reclamemateriaal Het verspreiden van reclamemateriaal tijdens de openingsuren voor de consument kan alleen geschieden via de infopunten en op de relevante sectormomenten. Flyeren en samplen dienen te allen tijde door de organisatie goedgekeurd te worden en kan enkel gebeuren op kosten van de deelnemer. . Bij gebreke van het tijdig ontruimen zal de organisator alle kosten van boete en schade verhalen op de respectievelijke deelnemer. Formulieren T.z.t. krijgen de deelnemers verdere formulieren mbt de wedstrijden, naamborden, plantinformatie nieuwigheden en toegangskaarten toegestuurd.

Download Report