Omzendbrief met betrekking tot de validatie van het

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Omzendbrief met betrekking tot de validatie van het
autocontrolesysteem in het kader van export naar derde landen
Referentie
Huidige versie
PCCB/S4/1220694
1.0
Trefwoorden
Export, Autocontrole, Derde landen
Opgesteld door
Lambregts Leslie,
Directeur Internationale zaken
Storme Freija, attaché
Inghelram Jacques, attaché
Datum
Van toepassing vanaf
25/09/2014
Datum van
publicatie
Goedgekeurd door
Naassens Pierre,
Directeur-generaal a.i.
1. Doel
Uit de inspectieresultaten van het FAVV blijkt dat bedrijven die beschikken over een gevalideerd
autocontrolesysteem (ACS) vaak merkelijk beter scoren dan bedrijven wiens ACS niet gevalideerd is.
Om voldoende garanties te bieden voor de strenge eisen in bepaalde derde landen werd de
voorwaarde om te beschikken over een gevalideerd ACS al opgelegd voor de export van sommige
producten naar deze derde landen.
Indien het derde land extra eisen stelt dan hetgeen bepaald is in de Europese en Belgische wetgeving
dient de borging van deze extra voorwaarden expliciet gegarandeerd te worden in het ACS, dat in de
toekomst ook voor deze voorwaarden gevalideerd moet worden. Dit om de geloofwaardigheid van
onze Belgische export te vrijwaren en te versterken.
De verplichting om te beschikken over een gevalideerd ACS, waarin een exportonderdeel opgenomen
is, zal stelselmatig verder uitgebreid worden naar andere producten en bestemmingen.
Deze omzendbrief is bestemd voor OCI’s en FAVV-auditoren en legt de overgangsmaatregelen vast
voor de validatie van het exportonderdeel van het ACS in die gevallen waar nog geen hoofdstuk met
betrekking tot export is voorzien in de betrokken autocontrolegids.
2. Toepassingsgebied
Export naar derde landen in het geval dat een gevalideerd ACS (dat – indien van toepassing – ook de
extra eisen van het land van bestemming afdekt) vereist is.
1
3. Referenties
3.1.
Wetgeving
Koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid
in de voedselketen (hierna KB autocontrole genoemd)
Verordening(EG) Nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot
vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot
oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor
voedselveiligheidsaangelegenheden
3.2.
Andere
Instructiebundels / Omzendbrieven (Beschikbaar op de website van het FAVV via: Startpagina >
Professionelen > Autocontrole > Autocontrole en export)
Sectorgidsen (Bereikbaar via de website van het FAVV via: Startpagina > Professionelen >
Autocontrole > Autocontrolegidsen)
4. Definities en afkortingen
-
ACS: autocontrolesysteem
Derde land: land dat geen deel uitmaakt van de Europese Unie
OCI: certificerings- en keuringsinstelling
Operator: natuurlijke of rechtspersoon wiens activiteit onderworpen is aan de controle van het
FAVV
Gesloten lijst: lijst van export inrichtingen, erkend of goedgekeurd voor de export naar een
bepaald derde land die beschikbaar is via de website van het FAVV
Sectorgids: goedgekeurde gids overeenkomstig artikel 9 van het KB autocontrole
2
5. Validatie van het ACS in het kader van export naar derde landen
5.1.
5.1.1.
Context
Voorwaarden om te kunnen exporteren naar derde landen
De producten die operatoren wensen te exporteren naar derde landen dienen minimaal te voldoen
aan de Europese en nationale regelgeving, zoals aangegeven in artikel 12 van verordening (EG)
nr.78/2002. Derde landen kunnen extra eisen stellen om hun grondgebied te vrijwaren van bepaalde
planten- of dierenziektes of om voldoende garanties te bieden voor de voedsel- of voederveiligheid.
Deze extra eisen worden vaak na bilaterale onderhandelingen (tussen lidstaat of Europese Commissie
en het derde land) vastgelegd in bijvoorbeeld protocols, memorandums of understanding, of bilaterale
exportcertificaten.
De modaliteiten om te kunnen exporteren zijn beschreven in de algemene leidraad en de specifieke
exportvoorwaarden zijn per product(groep) en bestemming opgenomen in instructiebundels of
omzendbrieven.
In sommige gevallen eisen de derde landen dat de operatoren die producten voortbrengen/onder hun
hoede hebben die bestemd zijn voor export naar hun grondgebied, opgenomen worden in een
gesloten lijst. Dit houdt in dat enkel producten afkomstig van deze operatoren mogen geëxporteerd
worden naar het derde land in kwestie. De gesloten lijsten per land en per product(groep) zijn
raadpleegbaar via de website van het FAVV.
5.1.2.
Autocontrole en export
Operatoren die actief zijn in de voedselketen dienen te beschikken over een ACS, zoals beschreven in
artikel 3 van het KB autocontrole. Een operator die wenst te exporteren, dient op de hoogte te zijn van
de geldende exportvoorwaarden en dient de nodige garanties om aan deze voorwaarden te voldoen
op te nemen in zijn ACS.
Om te kunnen voldoen aan eisen van sommige derde landen werken sectorfederaties, in overleg met
het FAVV, sectorspecifieke procedures uit. Men kan als voorbeeld de procedures om te garanderen
dat dieren geboren en getogen zijn in België en de verschillende sectorale bemonsteringsplannen om
aan te tonen dat de geëxporteerde producten voldoen aan de productnormen die gelden in het derde
land vermelden.
5.2.
5.2.1.
Validatie van het exportonderdeel van het ACS
Voor wie verplicht?
In de instructiebundels of omzendbrieven wordt per product(groep) en land van bestemming
aangegeven of een gevalideerd ACS een voorwaarde is om te kunnen exporteren. De eis tot validatie
van het ACS, met inbegrip van de exportvoorwaarden, zal initieel enkel gelden voor:
alle “product(groep)-land” combinaties waarvoor operatoren moeten opgenomen zijn op de
gesloten lijsten om te mogen exporteren
- en waarvoor dit eveneens in de instructiebundel of omzendbrief vermeld staat.
3
De datum vanaf wanneer de instructiebundel of de omzendbrief voor een bepaalde “product(groep)land”-combinatie van toepassing is, staat vermeld in de desbetreffende instructiebundel of
omzendbrief. De validatie van het ACS, met inbegrip van de exportvoorwaarden, dient te gebeuren
voor die activiteiten waarvoor de operator moet opgenomen zijn op de gesloten lijst.
5.2.2.
Wanneer en door wie uit te voeren?
4
5.2.2.1. De operator beschikt nog niet over een gevalideerd ACS en er bestaat nog geen
hoofdstuk met betrekking tot export in de betrokken autocontrolegids
Een operator die, op het moment van de publicatie van deze omzendbrief (OZB), nog niet beschikt
over een gevalideerd ACS dient uiterlijk 1 jaar na het verschijnen van deze omzendbrief
gevalideerd/gecertificeerd te zijn voor alle activiteiten, waarvoor validatie vereist is in het kader van de
export, inclusief de exportvoorwaarden.
5.2.2.2. De operator beschikt wel over een gevalideerd ACS maar er bestaat nog geen hoofdstuk
met betrekking tot export in de betrokken autocontrolegids
Een operator die, op het moment van de publicatie van deze omzendbrief (OZB), reeds beschikt over
een gevalideerd ACS, maar nog niet voor de exportvoorwaarden dient de exportvoorwaarden tijdens
de volgende audit en ten laatste binnen het jaar na het verschijnen van deze omzendbrief te laten
valideren. Voor product(groep)-land-combinaties waarvoor de noodzaak van een gevalideerd
autocontrolesysteem na publicatie van deze omzendbrief aan de instructiebundel of omzendbrief
m.b.t. export toegevoegd wordt, dienen de exportvoorwaarden ten laatste binnen het jaar na publicatie
van de instructiebundel of omzendbrief m.b.t. export gevalideerd te worden.
5.2.2.3. Aanvraag van de audit
Indien er een goedgekeurde sectorgids bestaat, maar er nog geen hoofdstuk met betrekking tot
export is opgenomen in de sectorgids, kan de audit op basis van deze omzendbrief uitgevoerd worden
door een OCI die daartoe erkend is of door het FAVV. In het geval beroep gedaan wordt op een OCI
zijn de bepalingen van punt 5.2.4 van toepassing.
Indien er geen goedgekeurde sectorgids bestaat, kan de audit op basis van deze omzendbrief enkel
uitgevoerd worden door het FAVV.
De operatoren die bedoeld worden in punt 5.2.1 zijn verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat ze
beschikken over een gevalideerd ACS. Zij moeten bijgevolg zelf de audit aanvragen. De operator
dient bij de aanvraag duidelijk aan te geven welke exportvoorwaarden (product(groep)-land) hierbij
moeten geauditeerd worden.
5.2.3.
Auditreferentieel
Zoals hierboven aangegeven dienen de onder punt 5.2.1 bedoelde operatoren minimaal te voldoen
aan de Europese en nationale regelgeving. Deze vereisten zijn nu reeds opgenomen in de van
toepassing zijnde autocontrolegidsen.
Daarnaast dienen deze operatoren per “product(groep)-land”-combinatie eveneens, voor zover van
toepassing, te voldoen aan de specifieke exportvoorwaarden. Indien dergelijke voorwaarden bestaan,
dan zijn deze opgenomen in de instructiebundels of omzendbrieven van het FAVV.
De betrokken instructiebundels/omzendbrieven zijn terug te vinden via volgende locatie Startpagina
> Professionelen > Autocontrole > Autocontrole en export. De onder punt 5.2.1 bedoelde operatoren
moeten in hun ACS een exportprocedure opgenomen hebben waarin beschreven is:
- hoe zij zich op de hoogte stellen van de van toepassing zijnde exportvoorwaarden;
5
-
op welke manier zij deze info verwerken in hun ACS (wie, wat, waar, wanneer, welke
documenten moeten aangepast worden, …).
Deze procedure moet steeds per “product(groep)-land”-combinatie toegepast worden.
5.2.4.
Voorschriften voor de OCI’s
OCI’s die reeds geaccrediteerd zijn door Belac (of equivalent) en erkend zijn door het FAVV om audits
uit te voeren op basis van de goedgekeurde autocontrolegids in de sector waarin men wenst te
exporteren, zijn voorlopig geaccrediteerd en erkend om audits uit te voeren in de betrokken sector op
basis van deze omzendbrief en de bijhorende documenten tot de eerst volgende accreditatieaudit. Bij
de eerst volgende accreditatieaudit wordt deze accreditatie bevestigd, tenzij de OCI niet blijkt te
voldoen aan de voorwaarden.
Aanvullend aan de voorschriften, opgenomen in de gids, zijn eveneens de volgende voorschriften van
toepassing :
De OCI evalueert voor elke “product(groep)-land”-combinatie welke competentie voor de
betrokken auditoren noodzakelijk is, legt de criteria vast en beoordeelt deze auditoren ten
aanzien van deze criteria. Tevens legt de OCI telkens de vereiste aanvullende opleiding vast en
zorgt ervoor dat de betrokken auditoren deze opleiding krijgen.
De audit kan gelijktijdig uitgevoerd worden met de audit op de overige bepalingen van de
autocontrolegids die van toepassing is in de betrokken sector;
Audittijd : Afhankelijk van het aantal "product(groep)-land"-combinaties dient de OCI een
bijkomende audittijd te voorzien;
Het auditverslag bevat evidentie van de evaluatie van deze omzendbrief;
ACS- certificaat :
o het ACS-certificaat van bedrijven die gunstig geauditeerd werden op basis van deze
omzendbrief, vermeldt naast de overige scope elementen, expliciet eveneens een verwijzing
naar deze omzendbrief;
o Een ACS-certificaat met enkel de verwijzing naar "export" is niet mogelijk aangezien de
vestiging eveneens voor de overige onderdelen gecertificeerd dient te zijn.
De OCI kan op elk moment een geactualiseerd register voorleggen met de klanten die
gecertificeerd zijn op basis van deze omzendbrief.
6. Bijlagen
7. Overzicht van de revisies
Versie
1.0
Overzicht van de revisies van de omzendbrief
Van toepassing vanaf
Reden en omvang van de revisie
Datum van publicatie
Originele versie
6

Download Report