Brochure BX PROJECT Oplossingen gebaseerd op SAP Business One SAP Business One voor Projectindustrie Projectmatig (of grotendeels projectmatig) werken vraagt om ERP software met specifieke functionaliteiten. De mogelijkheden van een standaard pakket voldoen niet aan de eisen die een projectmatige aanpak met zich meebrengt. Voor projectmatig werkende MKB-bedrijven biedt SW Solutions een volledig geïntegreerde combinatie van SAP Business One en BX Project. Met als uitgangspunt de bedrijfsprocessen van projectmatig werken en de mogelijkheden die SAP Business One MKB-bedrijven biedt, werd een flexibele en eenvoudig te gebruiken add-on ontwikkeld, die een eenheid vormt met SAP Business One. BX Project transformeert SAP Business One in dé software-oplossing voor projecten. De combinatie SAP Business One en BX Project is geschikt voor vele branches en organisaties. Zelfs in “mixedmode” bedrijven, waar slechts gedeeltelijk projectmatig wordt gewerkt, is deze software-oplossing goed inzetbaar. De combinatie van handel, service en projecten vergt een brede basis aan functionaliteit in een pakket dat eenvoudig is in het gebruik: SAP Business One voor Projectindustrie. Projectplanning Geïntegreerde grafische Gantt planning met gelijktijdig inzicht in capaciteits– en materiaalbehoefte. Materiaalleveringen zijn gelinkt aan projectactiviteiten en direct zichtbaar in het projectplan. Capaciteitsplanning Grafische capaciteitsplanning. De activiteiten en uren van het projectplan kunnen met slepen en plakken direct gekoppeld worden aan de middelen (mensen en machines). Verkoop en offertebeheer Tijdens het verkoopproces kunt u een nauwkeurige prijsberekening maken en al beginnen met projectmanagement. U kunt een nauwkeurige “available-to-promise” termijn afgeven, doordat u al tijdens het verkoopproces kunt zien, wat de impact op mensen en machines zal zijn. Projectkosten U heeft directe toegang tot geprognosticeerde marges, geplande-versus-werkelijke budgeten en onderhanden werk. Via uitgebreide drill-down opties heeft u inzicht in activiteiten, materiaal en arbeid. SAP Business One voor Projectindustrie biedt u up-to-date inzicht in de status van uw projecten, de voortgang en het onderhanden werk. Projectfacturering Ondersteuning van uitgebreide factureerschema’s, waaronder aanbetalingsregelingen en voortgangsfacturen. Facturen kunnen worden gelinkt aan mijlpalen en activiteiten of geagendeerd op bepaalde data. Tijdregistratie Boeking van directe en indirecte uren in de urenregistratie met real-time doorboeking naar de projectkosten en grafische Gantt planning. Inkoop en voorraadbeheer Uitgebreide materiaalplanning- en inkoopfunctionaliteit. Materialen kunnen worden gelinkt aan projectactiviteiten of aan mijlpalen. Hierdoor wordt just-intime inkopen mogelijk. Ondersteuning van project gebaseerde inkoop en meerdere magazijnen. Financiële administratie Volledige geïntegreerde financiële administratie die wordt gevoed vanuit alle andere relevante componenten van de software. Gecombineerd met flexibele en uitgebreide financiële rapportages. Klantrelatiebeheer (CRM) Uitgebreide CRM-functionaliteit die eenvoudig is in het gebruik. Eén centrale database voor verkoop, marketing en service. Opportunity management ligt binnen handbereik. Voordelen van SAP Business One voor Projectindustrie Snel aanmaken van projecten Creëer nieuwe projecten met sjablonen of door eerdere projecten te kopiëren. Maak snel een kostenbudget en een verkoopprijs. Nauwkeurige begroting vs. werkelijke kosten Arbeids– en materiaalkosten zijn nauwkeurig en snel beschikbaar voor elk project. Planbord voor project planning Plan uw nieuwe projecten met een real-time interactief Ganttdiagram, dat alle knelpunten en onderlinge verbanden laat zien qua materiaalbehoeften, arbeid, mijlpalen, factureermomenten en leverdata. Capaciteitsplanning Door uw afdelingen, mensen en machines op elkaar af te stemmen, hebt u inzicht in uw real-time capaciteit. Het projectplan en de beschikbare capaciteit kunt u over elkaar heen leggen, wat u zekerheid biedt met betrekking tot de beschikbaarheid van uw middelen. Nauwkeurige levertijd (available-to-promise) Projectplanning is geïntegreerd met capaciteitsplanning, waardoor u snel betrouwbare levertijden kunt afgeven. Just-in-time materiaalplanning Koppel materiaalbehoefte aan specifieke activiteiten van het projectplan, waardoor inkoop en uitbesteding op just-in-time basis kunnen plaatsvinden. Betrouwbare leveringen Effectieve projectplanning, volledig geïntegreerd met materiaal– en capaciteitsplanning zorgen voor een tijdige afronding en levering van uw projecten. Stijgende projectmarges Nauwkeurige berekeningen, real-time inzicht in kosten, gecombineerd met geïntegreerde project en capaciteits- planning verzekeren u van gezonde projectmarges. Afwijkingen worden snel opgemerkt. Mijlpaal facturering Factureren kan samenvallen met het afronden van een projectfase of een activiteit. Facturering van aanbetalingen, tijd en materialen of percentage van voltooiing: het behoort allemaal tot de mogelijkheden. Invoer van arbeid via het web Via een lokale computer of via het web kunnen uren worden gekoppeld aan uw projecten. Kwaliteitsverbetering Het gebruik van sjablonen of het kopiëren van eerdere projecten optimaliseert uw ‘best practices’. Machine- & Apparatenbouw Offshore & piping Maritiem Hightech & Elektronica Service & Reparatie SAP Business One voor Projectindustrie… Stap 1 Definieer uw project Start eenvoudig nieuwe projecten vanaf nul of kopieer ze van sjablonen of eerdere projecten. Kopieer eerdere uren, materialen, knelpunten in de planning, factuurschema’s en bijlagen. Pas naar behoefte uren, materialen en prijzen aan om snel een algemeen projectbudget te creëren. Stap 2 Plan uw project Het real-time interactieve planbord biedt u inzicht in uw nieuwe project. Alle knelpunten en onderlinge verbanden zijn zichtbaar, gecombineerd met materiaalbehoeftes, arbeid, mijlpalen, facturering en leverdata. Stap 3 Bepaal de prijs van uw project Na het bepalen van uw projectkosten, kunt u snel en eenvoudig de verkoopprijs offreren, door gebruik te maken van de uitgebreide en flexibele prijslijsten binnen SAP Business One. Of zet eenvoudigweg een percentage bovenop de materiaal– en arbeidskosten, of totale projectkosten. Met behulp van deze schatting kunt u automatisch offertes genereren en verkooporders aanmaken. Stap 4 Werkuitgifte Met behulp van het intuïtieve ‘sleep en plak’ planningsscherm, kunt u eenvoudig en snel projectactiviteiten toewijzen aan afdelingen, subafdelingen, machines en mensen. Alles volledig toegespitst op uw organisatie. Het resultaat is een duidelijk en betrouwbaar inzicht in de bezettingsgraad van uw middelen en een solide basis voor het maken van werkorders. ... in 8 stappen Stap 5 Materiaal management Plan uw materiaalbehoefte op projectbasis. Elk willekeurig project kan bestaan uit eigen materiaalcomponenten en voorgedefinieerde materiaallijsten (BOM). Alles gecombineerd resulteert in een BOM van het project, dat zelfs nog kan worden aangepast. Materiaal toewijzen aan specifieke projectactiviteiten, maakt just-in-time planning en -inkoop mogelijk. Zelfs voor een combinatie van meerdere projecten. De interactieve Ganttplanning biedt u inzicht in alle materiaalbehoeftes, inkoop– en productieorders. Stap 6 Tijdregistratie en controle Tijd kunt u vastleggen en boeken per project, activiteit en werksoort. Gebruikers van buitenaf kunnen hun tijd zelfs invoeren via een web browser. Tijd kan worden geaccordeerd en geboekt op een project. Het verschijnt onmiddellijk als werkelijk gemaakte uren in het projectbudget. Dit biedt real-time inzicht in gebudgetteerde vs. werkelijk gemaakte uren. Werkelijk gemaakte uren zijn ook direct zichtbaar op het project planbord. Stap 7 Project facturering Stel op eenvoudige wijze een betaalmethode op voor het project. Aanbestedingen, percentage gereed, mijlpalen of tijd & materialen worden ondersteund. Facturen kunnen worden gekoppeld aan een projectactiviteit en mijlpaal, of aan een specifieke datum. Dit alles zorgt ervoor dat op tijd gefactureerd wordt, en u uw geld op tijd ontvangt. Stap 8 Financiële controle van uw project Voor elke projectactiviteit of projectfase heeft u een actueel overzicht van gebudgetteerde vs. werkelijk gemaakte kosten, projectmarge, onderhanden werk en resterend budget. U heeft altijd up-to-date controle over de financiële gezondheid van uw projecten en uw projectmarge! Over SAP Business One Met SAP Business One heeft u...  Verkoop  Financieel management  Bankzaken  Inkoop  Fabricage  Voorraadbeheer  Klantrelatie management …allemaal in één flexibel systeem. ”Nu beschik ik over de gegevens die ik nodig heb om mijn werk optimaal te kunnen doen. Het op tijd beschikken over nauwkeurige bedrijfsinformatie is onbetaalbaar. SAP Business One en BX Project hebben vele voordelen opgeleverd, maar dat is wel het állergrootste voordeel.” “We hebben al onze bedrijfsprocessen kritisch bekeken en aangepast, zodat we optimaal kunnen profiteren van de voordelen van SAP Business one voor Projectindustrie. Het was een hele klus, maar dat was het dubbel en dwars waard! Onze winstgevendheid is bijna verdubbeld!” Sean Rayner, directeur, Vets Sheet Metal Ltd., USA. SAP Business One biedt u en uw medewerkers: Een compleet overzicht vanuit één nauwkeurige basis, waarin alle belangrijke gegevens up-to-the-minute worden weergegeven. De mogelijkheid uw business en uw klantenbestand uit te breiden met behulp van web-gebaseerde CRM en e-commerce mogelijkheden. Met een compleet overzicht per klant voor verkoop, distributie en financiën beschikt u over nieuwe mogelijkheden om uw klanten sneller en beter van dienst te zijn. Een proactieve aansturing van uw bedrijf met behulp van automatische waarschuwingen, werkstromen en signalen voor belangrijke zakelijke gebeurtenissen en klantwensen. Het reactieve, tijdrovende “brandjes blussen” is verleden tijd. Gestroomlijnde bedrijfsprocessen door het naadloos met elkaar integreren van verkoop, inkoop, voorraden en financiën. Dubbele data-invoer is overbodig en de fout kans wordt aanzienlijk verlaagd. Maatwerk-tools om uw software op eenvoudige wijze aan te passen aan uw specifieke zakelijke behoeftes en de individuele voorkeuren van uw gebruikers. Oplossingen gebaseerd op SAP Business One Over SW Solutions SW Solutions biedt ERP-oplossingen op basis van SAP Business One. SAP Business One voor Projectindustrie is in nauwe samenwerking met SAP ontwikkeld en biedt volledige integratie met SAP Business One. Wereldwijd werken meer dan 450 klanten met SAP Business One voor Projectindustrie in een verscheidenheid aan branches. SW Solutions Bolderweg 1 1332 AX Almere © 2012 SW Solutions, het SW Solutions logo en andere producten en diensten van SW Solutions genoemd in deze brochure zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van SW Solutions in Nederland. T: 036 303 000 3 F: 087 784 380 2 © SAP, het SAP logo en andere SAP producten en diensten genoemd in deze brochure zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland, en in diverse andere landen. M: [email protected] WWW.SWSOLUTIONS.NL