Infosessie - Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

Infosessie Binc aan ontwikkelaars van
de organisaties Bijzondere
Jeugdbijstand
16 oktober 2014
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
1 Introductie
Stefaan Van Mulders, administrateur-generaal
agentschap Jongerenwelzijn
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
2 Demo BINC
Els Meert, agentschap Jongerenwelzijn
Wederik De Meersman – Steunpunt Jeugdhulp
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Toelichting veiligheidsvoorwaarden
registratiesystemen
Bavo Van den Heuvel, veiligheidsconsulent
agentschap Jongerenwelzijn
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Logisch schema
Voorziening
• connecteert
• verstuurt
SW-Lev
Hoster
• gebruikersbeheer
• logging
• ontvangt
• verstuurt
Jongerenwelzijn
• Ontvangt
• verstuurt
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Juridisch schema
Verwerkersovereenkomst
SW-Lev
Hoster
Verwerker
persoonsgegevens
in opdracht van
instelling
(Veiligheidsconsulent
van firma adviseert aan)
Voorziening
Verantwoordelijke
voor de verwerking:
persoonsgegevens
van zijn
voorziening
Veiligheidsconsulent van
de voorziening adviseert
aan
Jongerenwelzijn
Overheid is
bestemmeling en
verantwoordelijke
voor de verwerking
Veiligheidsconsulent van
JWZ adviseert aan
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Verwerkersovereenkomst tussen elke
voorziening en zijn softwareleverancier(s)
• De software leverancier/hoster is verwerker
van persoonsgegevens in opdracht van de
voorziening.
• De voorziening is verantwoordelijke voor de
verwerking en verantwoordelijk voor de
beveiliging van de verwerkte gegevens.
• Voor de overheid is de voorziening het
aanspreekpunt bij problemen, niet de
softwareleverancier(s).
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Verwerkersovereenkomst tussen elke
voorziening en zijn softwareleverancier(s)
• Bij uitbesteding van een deel van de verwerking
kan via een contract de verantwoordelijkheid rond
de beveiliging van de verwerkte gegevens bij de
software leverancier/hoster geplaatst worden.
• Bij dit contract horen een veiligheidsmaatregelen
en een lijst met groepen van mensen die
rechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens
kunnen krijgen.
• De software leverancier/hoster dient (nog) niet
verplicht een veiligheidsconsulent te hebben
=> de nieuwe Europese Verordening (draft) verplicht dat
echter wel voor de verwerker wanneer het over
persoonsgegevens van minderjarigenWWW.JONGERENWELZIJN.BE
gaat, zoals hier! P
Waarom moet dat?
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Privacywet : verwerkersovereenkomst
Art. 16. § 1. Indien de verwerking wordt
toevertrouwd aan een verwerker, moet de
verantwoordelijke voor de verwerking, (…):
1°een verwerker kiezen die voldoende
waarborgen biedt ten aanzien van de
technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen met betrekking tot
de te verrichten verwerking;
2°toezien op de naleving van die maatregelen,
met name door ze vast te leggen in
contractuele bepalingen;
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Privacywet : verwerkersovereenkomst
Art. 16. § 1. vervolg:
3°de aansprakelijkheid van de verwerker ten
aanzien van de verantwoordelijke voor de
verwerking vaststellen in de overeenkomst;
4°met de verwerker overeenkomen dat de
verwerker slechts handelt in opdracht van de
verantwoordelijke voor de verwerking en dat de
verwerker is gebonden door dezelfde verplichtingen
als deze die waartoe de verantwoordelijke in
toepassing van paragraaf 3 is gehouden;
5°in een geschrift of op een elektronische drager
de elementen van de overeenkomst met betrekking
tot de bescherming van de gegevens en de eisen
met betrekking tot de maatregelen bedoeld in
WWW.JONGERENWELZIJN.BE P
paragraaf 3 vaststellen.
Verwerkersovereenkomst
• Privacywet artikel 16 §1 verplicht de
verantwoordelijke voor de verwerking
afspraken te maken met elke verwerker
• Te gebruiken template: voorbeeld
http://drive.google.com/file/d/0B0G1Mbex1
RLGVXhBWUxCeEZpRzg/edit?usp=shari
ng
• Best uniformisering: elke sw-leverancier
zelfde contract, doch apart te sluiten, met
elke voorziening
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Beveiligingsvereisten
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
IT-maturiteit
Gradaties
0
1
2
3
4
5
Omschrijving
Onbestaand
Binnen de organisatie bestaan geen of zeer weinig beheersmaatregelen. Het
controlebewustzijn is eerder laag en er worden weinig acties ondernomen om te
komen tot een adequaat systeem van organisatiebeheersing (interne
controlesysteem).
Ad-hoc basis
Op ad-hoc basis zijn binnen de organisatie beheersmaatregelen uitgewerkt. Het
bewustzijn van de nood aan adequate beheersmaatregelen (interne
controlemaatregelen) groeit, maar er is nog geen gestructureerde of
gestandaardiseerde aanpak aanwezig. Het systeem van organisatiebeheersing
(interne controlesysteem) draait meer rond personen dan rond systemen.
Gestructureerde aanzet
Een gestructureerde aanzet wordt gegeven tot de ontwikkeling van
beheersmaatregelen. De beheersinstrumenten zijn bijgevolg in ontwikkeling,
maar worden nog niet toegepast ('Plan') .
Gedefinieerd (= niveau 2 +...)
Beheersmaatregelen zijn aanwezig. Zij zijn gestandaardiseerd, gedocumenteerd,
gecommuniceerd en worden toegepast ('Do') .
Beheerst systeem (= niveau 3 + ...)
De beheersmaatregelen worden intern periodiek geëvalueerd en bijgestuurd
('Check' & 'Act') . Er kan gesproken worden over een 'levend' adequaat en
doeltreffend systeem van organisatiebeheersing.
Geoptimaliseerd (= niveau 4 + ...)
De beheersmaatregelen worden voortdurend geoptimaliseerd via benchmarking
en het behalen van kwaliteitscertificaten of externe evaluaties ('PDCA') .
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Belangrijk!
Toegang: verplicht gebruik https (minstens server certificaat)
voor verbinding via webbrowser naar toepassing
Gebruikers krijgen de autorisaties die nodig zijn om hun taken
naar behoren uit te voeren: least to know.
Opvragingen van persoonsgegevens die via de toepassingen
verlopen worden gelogd. Elke gebruiker dient zijn
opvragingen te kunnen verantwoorden in het kader van zijn
professionele activiteiten.
De softwareleverancier/hoster dient ervoor te zorgen dat de
cirkels van vertrouwen gegarandeerd zijn:
JWZ kent de verzender (is vaak dus de sw-lev)
De sw-lev kent de achterliggende verzender: voorziening x,
medewerker y
En zorgt ervoor dat er geen informatie van voorziening x als
informatie van voorziening z bij JWZ terecht komen
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Concreet, wat kan en wat kan niet?
Lokale opslag / “dossier” => goed voor lokaal gebruik, niet voor
rechtstreekse uitwisseling
• MS Word documenten
• MS Excel werkbladen
• MS Access
“De publieke cloud” => meestal niet toegelaten voor
opslag/verwerking persoonsgegevens over de jongeren of hun
context (meer info: Zie faq steunpunt jeugdhulp nr 8:
http://www.steunpuntjeugdhulp.be/?action=onderdeel&onderdeel
=392&titel=FAQ+en+forum#Garanties_cloud_provider )
• Office 365
• Onedrive
• Googledrive
• Dropbox
• …
WWW.JONGERENWELZIJN.BE P
(cloud)hostingpartijen
• Moeten conform de wetgeving persoonsgegevens
verwerken in opdracht van de verantwoordelijke
voor de verwerking:
– Elke verwerker (bv softwarefirma) die hosting doet in de
cloud voor jou => hiermee kan je allicht punctuele
afspraken maken: waar gehost, beveiliging etc
– Als je gebruik maakt van “off the shelf” opslag of meer
in de publieke cloud (Googledrive, Onedrive,
Office365,…) => hiermee kan je geen afspraken maken
zoals vereist door wetgeving
• Inspiratie: Vlaamse ict-code verbiedt opslag van
vertrouwelijke gegevens in de cloud, incl
persoonsgegevens dus:
http://www.bestuurszaken.be/cloudtoepassingen
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
4 Toelichting
techniciteit Binc
Erik Appelmans - HB
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Automatische overdracht van
hulpverlening tussen de private
voorziening en BinC
1. Gegevensstructuur hulpverlening in BinC
2. Huidige bedrijfsregels binnen BinC
2.1 Samenhang schakelingen en beslissingen in BinC
2.2 Overige bedrijfsregels
3. Gegevensentiteiten
4. Bestandsformaat (Xml)
5. Methode Gegevensoverdracht
5.1 Via SFTP
5.2 Upload van xml in de Binc toepassing
5.3 Volautomatisch via Webservice
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
1. Gegevensstructuur hulpverlening in BinC
Cliënt
Dossier
Aanmelding: Aanleiding tot het dossier
Beginregistratie: Kenmerken jongere & gezin bij opname
Eindregistratie: Reden einde, Vervolghulpverlening
Jeugdhulpbeslissing (JHB): Theoretisch hulpverlening met
voorstel van één of meerdere RTJ en/of NRTJ modules
gedurende een bepaalde periode.
Schakeling: Effectieve hulpverlening met één of meerdere RTJ
en/of NRTJ modules gedurende een bepaalde periode
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
2. Huidige bedrijfsregels binnen BINC
2.1 Samenhang schakelingen en beslissingen in
BinC
Schakelingen mogen mekaar niet overlappen :
De startdatum van een nieuwe schakeling >= einddatum vorige
schakeling
Een schakeling hangt steeds onder één beslissing
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
2. Huidige bedrijfsregels binnen BINC
2.2 Overige toegepaste bedrijfsregels in BinC
Een dossier is steeds gekoppeld aan één client.
Een dossier in BinC bevat 2 statussen:
OPEN: omschrijft de lopende hulpverlening
AFGESLOTEN : omschrijft een afgelopen hulpverlening.
Maximum één OPEN dossier per client per voorziening.
Door een dagelijkse synchronisatie met de moduledatabank zullen
nieuwe goedgekeurde modules met één dag vertraging ook in BinC
aanwezig zijn.
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
3. Gegevensentiteiten
Gebruik van standaarden om gegevens uit te wisselen
Een client wordt uniek bepaald door een rijksregister- of BIS nummer.
Iedere module in een schakeling of beslissing wordt uniek
geïdentificeerd door een Code en versienummer.
De unieke identificatie wordt bepaald door de moduledatabank.
Parameterlijsten worden beschreven aan de hand van enumeraties
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
4. Technische aanpak gegevensuitwisseling
Bestandsformaat
XML op basis van XSD:
• Goed ondersteund formaat in verschillende technologieën.
• Xsd versiebeheer
• Standaard die toelaat de gegevensstructuur te bewaken en te valideren
• Standaard die toelaat de aangeleverde data te valideren a.h.v. Enumeraties
Uitwisselingsmogelijkheden
• Volautomatisch (Webservices)
• Semi automatisch (SFTP, File-upload in Binc)
Een combinatie van methodes is mogelijk waarbij de business logica en xsd
herbruikt worden.
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
5. Methode Gegevensoverdracht
5.1 Via SFTP
Voordelen
Eenvoudige technische implementatie van de
gegevensoverdracht bij de verzender.
Nadelen
Minder sterk beveiligd dan secure webservice.
Offline/batch validatie van gegevensstuctuur en bedrijfsregels
Geen volautomatische terugkoppeling naar de verzender
Complexere exploitatie (extra sftp server component)
Foutgevoeligheid bij bvb. onvolledige bestandsoverdracht
Manuele foutafhandeling en oplossing vereist
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
5. Methode Gegevensoverdracht
5.2 Upload van xml in de Binc toepassing
Voordelen:
Geen technische implementatie voor gegevensoverdracht nodig
Realtime validatie van gegevensstuctuur en bedrijfsregels.
Realtime terugkoppeling van het resultaat en het tonen ervan aan
de gebruiker gebeurt door Binc.
Nadelen
Minder sterk beveiligd dan secure webservice
Manuele handeling vereist.
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
5. Methode Gegevensoverdracht
5.3 Volautomatisch via Webservices
Voordelen:
Hoge graad van veiligheid door encryptie ahv certificaten.
Geen manuele tussenkomst.
Real-time validatie van gegevensstuctuur en bedrijfsregels.
Real-time teruggekoppeling van het resultaat naar de verzender in
door xsd vastgelegd formaat.
Lage exploitatiekost (volautomatisch, weinig componenten)
Verschillende soorten services zijn mogelijk:
Toevoegen nieuw cliënt/dossier
Toevoegen nieuwe beslissing aan bestaand dossier
Toevoegen nieuwe schakeling aan bestaande beslissing
....
Nadelen
Nood aan webservice-client implementatie bij verzendende
partijen.
Tonen van teruggekoppelde mogelijke overtredingen tegen de
bestandsstructuur, bedrijfsregels of eventuele fouten gebeurt door
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
de verzender
P

Download Report