Vragen en antwoorden gebruikersraad GVOP sept 2014

Antwoord KOOP, sept 2014
1. De start- en stopdatum van een bekendmaking is een optioneel veld. Dit
invulveld heeft betrekking op wanneer een besluit van kracht is. 'Vul de start- en
einddatum in waarop het besluit betrekking heeft.'
De publicatiedatum heeft betrekking op wanneer de bekendmaking daadwerkelijk
is gepubliceerd op officielebekendmakingen.nl. Dit staat los van de start- en
stopdatum. Alle publicaties die vandaag bekendgemaakt zijn, staan één dag op
officielebekendmakingen.nl. Vervolgens worden ze gearchiveerd op
zoek.officielebekendmakingen.nl.
'De diverse publicatiebladen worden alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus
niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een
feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2
werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het
document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn.'
2. Attenderingsservice en postcodes
Als een publicatie via de GVOP wordt aangemaakt, dan wordt voor iedere
publicatie een xy coördinaat aangemaakt. Wat een bekend issue is, is dat als er
op dat specifieke punt geen postcode beschikbaar is (omdat het punt bijvoorbeeld
midden in een weiland wordt gezet) dan zal de attenderingsservice daar niet goed
mee omgaan, aangezien deze op basis van postcode werkt.
a. Voor dit punt gaan we per direct de GVOP gebruikershandleiding
aanpassen, zodat dit bekend is bij de gebruikers.
b. Daarnaast gaan we in een volgende release ervoor zorgen dat minimaal bij
een punt een viercijferig postcode wordt ingevuld. Dit is namelijk wel
dekkend over heel Nederland én daar kan attenderingsservice gooed mee
omgaan.
c. Op de iets langere termijn (zoals besproken in de gebruikersraad) gaat we
een volledige nieuwe attenderingsservice ontwikkelen waar uiteraard dit
soort zaken niet meer voor kunnen komen.
3. GVOP wordt DROP
De samenvoeging van CVDR en GVOP gaan samen DROP heten: (Decentrale
Regelgeving Officiële Publicaties). Opmerking KOOP: U kunt merken dat
verschillende data met releases naar achter verschuiven. Dit heeft te maken met
het feit dat de wetgeving steeds verandert. De ontwikkeling van de
gemeenschappelijke regelingen is hier een voorbeeld van. Dit betekent dat KOOP
zijn prioriteiten dient aan te passen ten gevolge van externe ontwikkelingen.
Actie KOOP: Zodra organisaties met DROP aan de slag gaan, wordt er een
migratietraject opgestart door KOOP waarin er per organisatie de overgang van
CVDR naar DROP wordt uitgevoerd.
Ze starten nu een pilot op, als wij mee willen doen: [email protected].
4. Hoe gaat DROP eruit zien?
Systeem gebouwd waarin de functionaliteiten van de CVDR en de GVOP aanwezig
zijn. Er wordt voor u een workflow opgesteld, zodat u de juiste handelingen
uitvoert. Het is via DROP mogelijk om in verschillende bladen te publiceren. U
heeft geen twee handelingen meer uit te voeren. Het is aan ons om de schema’s
van de CVDR en de GVOP gelijk te maken. De bestaande CVDR gaat omgezet
worden naar de GVOP.
5. Verkeersbesluiten en DROP?
Het zijn nog twee andere systemen. Deze implementatie zal nog niet bij de komst
van DROP gerealiseerd zijn, omdat de prioriteit nog niet hoog is. De wens is
hierbij genoteerd.
6. Beleidsregels in GVOP
Vraag: Hoe dien ik beleidsregels te publiceren in de GVOP? Is een collegebesluit
voldoende?
Antwoord: Deze beleidsregels vallen onder overige besluiten van algemene
strekking en deze besluiten dienen integraal bekend gemaakt te worden in het
gemeenteblad. U kunt deze vrijwillig consolideren in de CVDR. Als u maar vooraf
helder heeft aangegeven waar de bekendmakingen te vinden zijn.
7. Bijlagen in de GVOP
Aanvullende vraag: Hoe zit het met de bijlagen in de GVOP? Zijn ze rechtsgeldig?
Antwoord: Externe bijlagen zijn slechts toelichtingen op de bekendmaking en
horen dan niet integraal bij de bekendmaking. Als een bijlagen juridische
consequenties heeft, dan moet deze opgenomen worden in de editor. Mocht een
tabel moeilijk te importeren zijn, dan kunt u de tabel opsplitsen of opnemen als
plaatje. Voor meer tips kunt u contact opnemen met onze servicedesk.
8. Zakelijke mededeling
Wens: Het toevoegen van afbeeldingen en tabellen bij een zakelijke mededeling.
Deze wens is genoteerd. KOOP gaat intern kijken hoe ze de schema’s van de
zakelijke mededelingen kunnen aanpassen. Het is op dit moment nog niet
mogelijk, omdat zakelijke mededelingen voornamelijk kleine aankondigingen zijn.
Visuele ondersteuning is voor een burger gebruikersvriendelijker.
9. waardenlijsten GVOP
Wens: Kan een watervergunning toegevoegd worden? Ik vul dit nu in als ‘overige
vergunningen.’
Antwoord: De waardenlijsten van de GVOP worden herzien en continu verbeterd.
Uw wens wordt genoteerd. Mocht u nog overige rubrieken willen toevoegen, dan
kunt u contact met ons opnemen via de servicedesk. Een tijdelijke oplossing voor
de attenderingsservice is om de watervergunning op te nemen in de titel.
10. Beschikbaarheid bekendmakingen
Bekendmakingen die niet verplicht zijn digitaal bekend te maken, mag je zelf
bepalen hoe lang je deze op je website laat staan. Op het moment als je
beschikkingen in de GVOP gaat zetten, dan dient daar een verordening over
worden vastgesteld. Het moet voor de burger duidelijk zijn waar de
bekendmakingen te vinden zijn. Alles wat in de GVOP wordt gezet, blijft voor altijd
beschikbaar.
11. Besluitenbank
Toevoeging KOOP: Wij gaan binnenkort starten met de ontwerpfase van een
besluitenbank op te zetten. Hierin kunt u precies zien welke vergunningen er
actueel zijn en ook wat de vergunningen inhouden.
In de gaten houden en later op aansluiten.
12. Lokale Vergunningen en Besluitenbank
De gemeente Sint-Michielsgestel is aangesloten bij de GVOP. Het is dan ook
mogelijk om alle voorkomende officiële Bekendmakingen (van vergunningen) te
publiceren via de GVOP.
Alle door u gepubliceerde Bekendmakingen verschijnen in het overzicht op
(Overheid.nl vervolgens Berichten over uw buurt):
http://zoekdienst.overheid.nl/Bekendmakingen/bmResultaat.aspx?searchtype=Ad
vanced&gemeente=Sint-Michielsgestel&sortby=temporal_start%2fdescending
Deze worden ook verstuurd via de e-mailattenderingsservice Berichten over uw
buurt. Meer informatie kunt u vragen aan Mathijs Kleijnen: 06-11407442 of
[email protected]
De Lokale Vergunningen
(https://www.overheid.nl/overheidsinformatie/vergunningen) is een product van
KOOP welke bedoeld was om de daadwerkelijke vergunning te publiceren (het
verloop en alle bijbehorende informatie). Binnen de GVOP zal het komende jaar
een nieuw product ontwikkeld worden; een soort vergunningenbank
(Besluitenbank). Dit product zal het oude product (Lokale Vergunningen)
vervangen. Wij adviseren u om zodra mogelijk aan te sluiten bij het nieuwe
product.
13. lay-out verschillen in GVOP en CVDR
Vraag: Ik zet verordeningen in de GVOP en de CVDR. Ik gebruik hetzelfde worddocument, maar het ziet er verschillend uit. Hoe komt dit?
Antwoord: Er worden bij beide applicaties verschillende style-sheets gebruikt,
waardoor het document anders wordt geconverteerd. In DROP is dit opgelost. De
CVDR wordt omgezet naar de GVOP schema’s.
14. Metadata
Wens: Metadata worden in de GVOP pas gecontroleerd als een gebruiker bij de
knop publiceren is. Kan dit een stap eerder bij het goedkeuren van het document
al gedaan worden?
Antwoord: Dit probleem wordt in release 3.3 opgelost. Daarbij komen er ook
duidelijkere foutmeldingen bij metadatavelden die niet juist zijn gevuld. Release
3.3 hopen wij binnen vijf weken gerealiseerd te hebben.
15. Exporteren
Opmerking: Vroeger kon ik in de CVDR documenten exporteren naar HTML, Word
en PDF.
Antwoord: In DROP kunt u documenten converteren naar ODT, PDF en HTML. Niet
naar Word.
16. Probleem in editor GVOP
Opmerking: In de GVOP als ik een verordening importeer en eventueel bewerk in
de editor, dan loop ik tegen een probleem aan. Artikelen verdwijnen in de HTMLversie op de detailpagina van de publicatie. In de PDF-versie staan ze wel netjes
genoteerd.
Antwoord: De detailpagina wijkt nog af van de PDF-versie. Dit is nog niet
opgenomen in onze releasekalender. Wij adviseren organisaties altijd een
voorbeeld te bekijken, omdat daar de versie staat die juridische gevolgen heeft.
17. Docx bestanden uploaden in GVOP
Vraag: Het is tot op heden alleen mogelijk om Docx bestanden te uploaden in de
GVOP. Dit wordt niet standaard aan ons aangeleverd. Wordt dit nog aangepast?
Antwoord: De GVOP werkt met een conversie naar XML. Docx bestanden zijn
meer gestructureerd dan Doc bestanden. Dit houdt in dat dat conversie naar XML
gemakkelijker verloopt. Het is dus niet raadzaam om te werken met het
importeren van Doc bestanden.
18. Gebruikersgemak
Wens: Wordt het werken in de editor makkelijker?
Antwoord: Wij zijn momenteel bezig om naar een andere editor te gaan die veel
gebruikersvriendelijker is. Dit betreft een heftige ingreep die op zijn vroegst pas
midden 2015 gerealiseerd kan worden. De nieuwe editor dient namelijk ook nog
grondig getest te worden.
19. Templates
Aanvullende opmerking vanuit de zaal: Wij krijgen documenten aangeleverd die
erg afwijken van de KOOP-template. De aanleveraars geven aan dat de
documenten zo snel mogelijk gepubliceerd dienen te worden. Heeft u adviezen?
Antwoord: Wij kunnen u adviseren goede templates te gebruiken. Wij raden u aan
dit ook organisatorisch te regelen. Publiceren is een teamproces, waarbij de
aanleveraars al dienen te werken met de KOOP-template. Templates zijn te
downloaden op onze website: http://koop.overheid.nl.
20. Word-import 2.0
Ter info: De word-import wordt binnenkort flink aangepast. Word-import 2.0 kan
dan alleen gebruikt worden als u werkt in een KOOP-template. Alle andere
templates gaan dan per definitie fout. U kunt er ook voor blijven kiezen om de
word-import 1.0 te blijven gebruiken. Zie ook de PowerPoint van de hernieuwde
word-import 2.0.
21. Bereik van bekendmakingen
Vraag en wens: Hoe vaak worden gemeente-, waterschaps- en provinciebladen
bekeken door burgers?
Antwoord: Momenteel zijn wij bezig te onderzoeken wat het bereik is. Het is
belangrijke informatie om te kijken of uw bekendmakingen ook daadwerkelijk
worden gelezen. Het opzetten van een monitoringssysteem om te bekijken hoe
vaak een gemeente-, waterschaps- en provincieblad bekeken wordt, is een
ontwikkeling die nog in volle gang is.
22. Foutmeldingen en bugs via Servicedesk
Probleem: Een document dat ik wil publiceren is vergrendeld. Wat is de oorzaak?
Antwoord: Probleem niet bekend bij de aanwezige Functioneel Beheerder. Dit
soort problemen kunt u melden bij onze servicedesk. Hiervoor is nader onderzoek
nodig om te kijken waar de oorzaak van het probleem ligt.
23. Metadata
Wens: Kan de stap goedkeuren in de GVOP eruit?
Antwoord: KOOP heeft rekening te houden met verschillende
organisatieprocessen. Eenmaal gepubliceerd is het niet meer mogelijk uw
document te verwijderen. Dat is de reden dat expliciete goedkeuring noodzakelijk
is.
24. Doorlooptijd publicaties
Wens: Is het mogelijk al direct te publiceren zonder dat er een extra dag tussen
zit?
Antwoord: Dit is mogelijk bij spoedpublicaties die u kunt aanvragen bij onze
servicedesk binnen kantooruren. Wij hebben deze extra dag erin gebouwd om
snel in te kunnen grijpen bij technische problemen. Bij direct publiceren kan een
lading publicaties niet stabiel gecontroleerd worden. Wij blijven uiteraard wel
onderzoeken om tot direct publiceren over te gaan.
25. Elektronisch versus Stadskrant
Vraag: Ik moet wel eens een dwangbevel publiceren gekoppeld aan één naam.
Mag dit al elektronisch?
Antwoord: Nee, deze publicaties moet u in de stadskrant plaatsen.
26. Titel bekendmaking
Opmerking: Moet de naam van de organisatie in de titel komen?
Antwoord: Geen juridische noodzaak. Het is voor de burger of instanties wel
makkelijker zoeken. De bereikbaarheid van uw bekendmakingen zullen toenemen,
naarmate bekendmakingen beter vindbaar zijn.
27. Attenderingsservice
De attenderingsservice is op de schop gegaan, waardoor burgers nauwkeuriger
kunnen selecteren waarvoor ze geattendeerd willen worden. Hierover heeft u een
informatiemail gekregen. Met het oog op Digitaal Overheid 2017 krijgt deze
service meer zwaarte en de burger moet er 100% op kunnen vertrouwen dat ze
alle informatie daadwerkelijk krijgen.
Het is bij de hernieuwde attenderingsservice mogelijk om op één e-mailadres
meerdere postcodes in te voeren. Burgers krijgen ook een attendering bij een
wijziging van een regelgeving. Wij zijn momenteel nog bezig om via de CVDR
attenderingen te krijgen.
Vraag vanuit de zaal: Waar haalt omgevingsalert hun informatie vandaan?
Antwoord: Het is een commercieel initiatief dat gebruik maakt van Open Data
bron van de lokale bekendmakingen. De informatie die via de GVOP wordt
gepubliceerd is namelijk voor een ieder die dat wil vrij beschikbaar.
Omgevingsalert is één van de partijen die deze informatie gebruikt voor haar app.
App: KOOP heeft een app ontwikkeld waarin alle gemeente-, provincie- en
waterschapsbladen staan. Kamerstukken en de Staatscourant zijn ook terug te
vinden in de app. U kunt het downloaden in de Apple store en de Play store. Naam
van de app: Officiële Bekendmakingen
Wens: Plan een Gebruikersraad na een release. Tijdens de bijeenkomst kunnen de
ervaringen dan beter worden gedeeld. De wens is genoteerd.
28. Linken in teksten
Als u de link in het Worddocument invoegt als platte tekst (zonder dat deze blauw
onderstreept wordt) werkt het wel. Eventueel kun je de link ook knippen/plakken
in de editor.
29. Markers niet meer in de kaart te zien
Het klopt inderdaad dat er iets gewijzigd is met de uitrol van een nieuw
publicatieplatform onlangs. De metadata staat niet meer in de XML. Bovenin de
XML die uw leverancier ophaalt staat nu een verwijzing naar een metadata.xml
bestand. Dit bestand staat ook op het Bulk Uitlever Systeem in dezelfde directory
waar de leverancier de XML uit ophaalt. Naast de XML van de publicatie dient nu
dus ook het bestand metadata.xml opgehaald te worden. Alle elementen die
verdwenen lijken te zijn staan nu hier in.

Download Report