Verslag ALV 18-09-2014 p. 1/7 BRIDGECLUB RIJNLAND Secretariaat: C.J. Hoefsloot, Klimroos 24, 2317GC Leiden Telefoon: 071 5211093, E-mail: [email protected] VERSLAG van de Algemene Ledenvergadering van Bridgeclub Rijnland gehouden op dinsdag 18 september 2014 in Verpleeghuis Van Wijckerslooth Aanwezig 62 leden (inclusief 4 bestuursleden) volgens de presentielijst: Han Aardse, Eugenie Abrahams, Gerard Abrahams, Ep Backer, Stance Backer, Matty van Bakel, Lies Bentveld, Nico Bentveld, Puck Blaauw, Teun Boer, Janie de Bok, Cootje Braakman, Henk Broekstra, Nell van Brouwershaven, Plony Cappendijk, Judith Dickhoff, Miek van Diggelen, Johan Draulans, Meta Drewes, Charlotte Driessen ter Meulen, Gé den Dubbelden, Thérèse den Dubbelden, Pim Edelaar, Rita Edelaar, Nel Everstijn, Anne de Groot, Annelies Goudsmit, Reiny Hanekamp, Cor Hoefsloot, Ger den Hollander, Kees den Hollander, Ria Hoogervorst, Thijs Hoogervorst, Hermy Hübert, Jaap Huls, Ferry van Huut, Simon Kloos, Alie de Kluijver, Leen de Kluijver, Joop Kortselius, Bouwina de Lange, Ali Logtenberg,Theo van der Maat, Arie Maij, Hans Martens, Nelly Mieremet, An van Mierlo, Gerda de Mooy, Gerty van den Nouland, Joke Omtzigt, Marja Parfitt, Mike Parfitt, Frans Remmerswaal, Maria Remmerswaal, Hanneke Rodenburg, Aat de Roode, Joke van Strien, Liesbeth van den Toorn, Joop Wisse, Jacques Wiiteveen, Leo Zuidgeest en Trudy Zuidgeest. Bericht van verhindering: 32 leden volgens de lijst met afzeggingen. 1. Opening De voorzitter, Charlotte Driessen, opent om 19.45 uur de vergadering. Zij heet alle aanwezigen van harte welkom en spreekt haar waardering uit voor het feit dat de aanwezigen hun betrokkenheid bij de club tonen door deze algemene ledenvergadering bij te wonen. Zij stelt de mensen achter de bestuurstafel voor en meldt dat penningmeester Max Wichern i.v.m. vakantie niet aanwezig is. De aanwezigen gaan akkoord met de agenda. Zij verzoekt de aanwezigen om de presentielijst in te vullen en zegt te streven de vergadering kort te houden (tot ca. 20.30 uur) zodat er nog tijd is om een drive te spelen. Intekenen kan op de lijst op de tafel met de loopbriefjes. 2. Mededelingen en ingekomen stukken De voorzitter geeft het woord aan secretaris Cor Hoefsloot. Hij meldt dat de club vrijwel geen brieven meer ontvangt, alles gaat tegenwoordig per mail. Hij ontvangt vele mails over externe drives, ook soms van goede doelen, met het verzoek deze door te zenden naar de leden. Dit doen we in principe niet, aankondigingen voor externe drives worden op het prikbord geplaatst. Deze zomer is er een brief (Bijlage 1) ontvangen van de Barcommissie met de mededeling dat de leden zullen stoppen met dit werk. Voor de ALV is er een ingekomen stuk van Hans Martens (Bijlage 2) met daarin voorstellen voor een andere huisvesting of andere opzet van de catering en zaalinrichting. Ineke Zuidam heeft, ook concept Verslag ALV 18-09-2014 p. 2/7 namens Cok Weekhout) een mail gestuurd over het tijdverlies op de clubavond en stelt voor de rookpauze af te schaffen en een dupliceermachine te kopen (Bijlage 3). Cor Hoefsloot leest deze stukken voor. Ze zullen bij de betreffende agendapunten worden besproken. 3. Verslag ALV 27 september 2013 De voorzitter stelt het verslag van de ALV 2013 aan de orde. Tekst en inhoud worden blad voor blad genoemd. Het verslag wordt, met dank aan de secretaris, goedgekeurd en getekend. 4. Jaarverslag secretaris 2013-2014 Ook dit jaar zijn de verslagen van de secretaris en penningmeester samengevoegd. De voorzitter stelt eerst het jaarverslag van de secretaris aan de orde. Er worden bij de blad voor blad behandeling twee opmerkingen gemaakt. Judith Dickhoff stoort zich aan de zin waarin wordt gemeld dat beginnende bridgers wordt aangeraden eerst bij een andere club (met een groter accent op recreatie-bridge) ervaring op te doen. In de daarop volgende discussie wordt het duidelijk dat nieuwe leden zeer welkom zijn bij Rijnland. Toch is het voor beginnende bridgers lastig op eigen niveau ervaring op te doen. We bieden niet de mogelijkheid langzamer te spelen, de clubavonden zijn lang en klasjes voor beginners hebben we niet. Gemotiveerde beginners zijn zeker welkom. De namen vermeld bij de Prijzencommissies zijn niet correct. Op dinsdag verzorgen Gerda de Mooy en Frances Muiters de prijzen. De voorzitter bedankt secretaris Cor Hoefsloot voor zijn werk, de vergadering ondersteunt dat met applaus. Het jaarverslag wordt na wijziging van de prijzencommissies goedgekeurd. 5. Financieel jaarverslag 2013-2014 Cor Hoefsloot geeft een korte toelichting op het verslag gemaakt door Max Wichern. Het resultaat wordt aan de hand van Bijlagen B1 en B2 bij het jaarverslag meer in detail besproken. T.o.v. van de begroting zijn er overschrijdingen bij de afdracht aan de NBB, de drives en de verenigingskosten. Er is minder dan begroot uitgegeven aan huur, externe competities, spelmateriaal en opleidingen. De vergadering accepteert dat dit jaar een verlies van € 945,63 wordt geboekt. Dit verlies gaat ten koste van de nu al enkele jaren afnemende reserve. De bijdrage van de club aan de bootdrive zal in de toekomst onderwerp van discussie zijn. Met het oog op de nog te behandelen agendapunten (dupliceermachine en lustrum 2015) wordt het begrotingsvoorstel 2014-2015 naar achteren geschoven. 6. Verslag kascommissie 2013-2014 Thijs Hoogervorst presenteert, bij afwezigheid van Maarten Seckel het verslag van de kascommissie. De kascommissie is bij penningmeester Max Wichern geweest. Joop Kroesbergen (kandidaat penningmeester) was daarbij aanwezig. Na inzage in de administratie en controle van de stukken werden in onderling overleg enkele posities in het resultaat verschoven. Zonder verdere opmerkingen ging de commissie akkoord met het financiële jaarverslag. In anderhalf uur was alles geregeld. Thijs leest het verslag van de kascommissie voor, dat luidt als volgt: “Aan de leden van Bridgeclub Rijnland, concept Verslag ALV 18-09-2014 p. 3/7 Oegstgeest, 20 augustus 2014. Geachte leden, Hiermede delen wij u mede dat wij, als gevolg van het aan ons gedane verzoek, de financiële verantwoording van de bridgeclub Rijnland over het afgelopen verenigingsjaar, lopende van 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014, hebben gecontroleerd. Het boekjaar van de bridgeclub Rijnland sluit met een nadelig saldo van € 945,63. Na afboeking hiervan van het kapitaal bedraagt dit per 30 juni 2013 € 21.607,18. De administratie maakt een verzorgde indruk. Ons onderzoek geeft geen aanleiding tot nadere opmerkingen. De kascommissie bedankt de penningmeester voor zijn inspanningen en stelt de ledenvergadering voor het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid over het boekjaar 2013-2014. Hoogachtend, De kascommissie Dhr. M. Seckel Dhr. T. Hoogervorst” De vergadering gaat bij acclamatie akkoord en de voorzitter bedankt de kascommissie voor de bewezen diensten. 7. Bestuursverkiezing Van het huidige bestuur zijn dit jaar statutair aftredend voorzitter Charlotte Driessen, penningmeester Max Wichern en lid Ferry Huut. Secretaris Cor Hoefsloot en ledenadministrateur Joop Wisse blijven in functie. Charlotte en Ferry stellen zich herkiesbaar en Max trekt zich terug. Het bestuur stelt voor dat Joop Kroesbergen penningmeester Max gaat opvolgen. Omdat er zich geen andere kandidaten hebben gemeld stelt het bestuur voor in te stemmen met de volgende samenstelling van het bestuur: Voorzitter: Charlotte Driessen ter Meulen Secretaris: Cor Hoefsloot Penningmeester: Joop Kroesbergen Lid (beleid en informatie): Ferry van Huut Lid (ledenadministratie en TC): Joop Wisse De ledenvergadering stemt bij acclamatie in met dit voorstel. Charlotte spreekt haar dank uit voor alles wat Max als penningmeester voor de club heeft gedaan. 8. Benoeming kascommissie 2012-2013 Maarten Seckel , 1e lid, treedt reglementair af, Thijs Hoogervorst wordt 1e lid en, na een toelichting van de voorzitter dat gezond verstand en animo voldoende zijn om lid van de kascommissie te worden melden Janie de Bok en Anne de Groot zich als 2e lid resp. reservelid. De vergadering stemt in met de nieuwe samenstelling van de kascommissie. 9. Enquête spelverdelingen en aanschaf dupliceermachine Cor Hoefsloot geeft een toelichting op de enquête (Bijlage 4). Alle leden met e-mail zijn benaderd (193), voor de overige leden (13) lagen de formulieren op de tafel met loopbriefjes. concept Verslag ALV 18-09-2014 p. 4/7 110 leden hebben gereageerd, waarvan 1op papier. Dit is een zeer goede respons, zeker als wordt meegeteld dat van echtparen meestal maar één reactie is ontvangen. Een groot deel van de leden prefereert de huidige toestand met handmatig schudden en invoeren van de spelverdelingen. Het bestuur is echter unaniem van mening dat het aanschaffen van een dupliceermachine een goede zaak is. Cor Hoefsloot somt de overwegingen op om zo’n machine aan te schaffen. Naast de tijdwinst is er het voordeel dat kaarten niet meer geschud hoeven te worden en daardoor de kans op fouten geringer is en dat bij ladderen het dupliceren vervalt. Bij evaluatie van de spellen kan worden gezien wat andere lijnen met dezelfde spellen hebben gedaan. De enquête is gehouden in mei 2014. Op een ander tijdstip en onder andere omstandigheden zou het resultaat ook anders zijn. Charlotte Driessen meldt dat het bestuur de aanschaf van een dupliceermachine wil doorvoeren als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Voldoende vrijwilligers die met de nodige ervaring de spellen kunnen voorbereiden. 2. Leden die geen belang stellen in spelverdelingen mogen niet gehinderd worden. Daarna volgt een algemene discussie. Judith Dickhoff legt uit hoe het bij Scylla werkt. Daar worden door enkele vrijwilligers in 3 kwartier de gedupliceerde spellen in de borden gedaan. Diverse voorstellen en opmerkingen komen aan de orde. Onder meer om tijdelijk met de apparatuur van een andere club te werken, dat een dupliceermachine zorgt voor uitzonderlijke spelverdelingen en dat de vrijwilligers die werken met de dupliceermachine niet beschikbaar zijn voor andere taken. 10. Begroting 2014-2015 en contributievoorstel De begroting 2014-2015 met daarbij het contributievoorstel (zie bijlage 3) wordt toegelicht en besproken. Plannen van het bestuur die in deze begroting tot uitdrukking komen zijn: - Spelmateriaal: aanschaf van een nieuwe Laptop PC - Verenigingskosten: kosten van drukwerk te beperken - Drives: geen bootdrive i.v.m. lustrumactiviteiten in 2015 - Jubileum: geen reservering voor jubileum, kosten in 2015 t.l.v. de reserve (vrijval) - Contributie: geen verhoging contributie, extra Euro NBB valt binnen de kaders - Bar: huidige werkwijze voortzetten met andere mensen De voorzitter brengt het hele pakket van de begroting inclusief de aanschaf van een dupliceermachine, mits binnen de gestelde voorwaarden, in stemming. Met 41 stemmen vóór en 14 stemmen tegen wordt het hele pakket aangenomen. 11. Benoeming overige commissies De voorzitter vervolgt met de benoeming van de overige commissies volgens de lijst Ad 9 van de agenda. Zij neemt de complete lijst door. De voorzitter benadrukt nog eens dat het succes van Rijnland afhankelijk is van leden die zich op bijzondere wijze inzetten. De lijst is vrijwel compleet, m.u.v. de Prijzencommissies. De Prijzencommissie voor de dinsdag bestaat uit Gerda de Mooy en Frances Muiters (beiden voor het laatste jaar) en die voor de donderdag is nog onderwerp van overleg. Theo van der Maat wordt contactpersoon NBBR. De vergadering gaat akkoord met de lijst en beloont de vrijwilligers met een applaus. Charlotte meldt nog dat bij het etentje met de vrijwilligers aandacht is gegeven aan het vertrek van Joke Omtzigt en Richard Wichern als lid van de TC. 12. Inzet van leden bij commissies, bardienst, klaarzetten, dupliceren, etc.. concept Verslag ALV 18-09-2014 p. 5/7 Met het vertrek van de barcommissie komt de club in een moeilijke positie. Zelden melden leden zich spontaan om bepaalde taken uit te voeren. Nieuwe vrijwilligers worden meestal gevonden nadat ze gevraagd zijn door anderen. Bij een algemene oproep aarzelt men en kijkt om zich heen of anderen zich melden. Aan de ene kant is het voor commissieleden, wedstrijdleiders en bestuur vervelend om steeds weer een beroep te moeten doen op de leden om bepaalde taken te doen. Aan de andere kant is het voor iedereen vervelend dat zo vaak een oproep wordt gedaan om als vrijwilliger iets te doen. Het moet worden voorkomen leden zoveel taken op zich nemen dat zij zich na enige tijd waargenomen of zelfs slachtoffer voelen. Met het wegvallen van de barcommissie is er een brede discussie op gang gekomen, waarbij ook de zwakke punten van onze huisvesting naar voren komen (zie ook het ingezonden stuk van Hans Martens in Bijlage 1). Het klaarzetten van de tafels is een zware klus die maar door een beperkt aantal leden kan worden uitgevoerd. De spelmaterialen op de tafels plaatsen is veel minder zwaar. Het werk aan de bar is voor een deel ook fysiek zwaar. Judith Dickhoff pleit voor het zoeken naar paren, waarvan minstens één persoon de zware taken aankan. Andere locaties met een betere service dan van Wijckerslooth zouden moeten worden onderzocht. Het bestuur hecht echter aan de huidige locatie, centraal in Oegstgeest. Over de bardienst komen diverse suggesties: het verminderen van het assortiment, betere kwaliteit van de wijn, uitbesteden aan van Wijckerslooth, bemannen met studenten, etc.. Aat de Roode bepleit doorgaan op de huidige wijze, hij zegt dat het niet alleen dankbaar, maar ook leuk werk is. Na een lange discussie wordt het volgende besloten: 1. In principe doorgaan zoals tot nu toe met de bardienst in eigen beheer. 2. Gesprek met van Wijckerslooth over zaalinrichting en overige services. 3. Het zoeken naar een nieuwe barcommissie met ongeveer 5 leden, waarbij de financiën door de penningmeester van Rijnland worden verzorgd. 4. Roosters opstellen voor de verschillende taken en de leden daarover direct benaderen. 13. Lustrum 2015 2015 is een lustrumjaar. Een klein (5 jarig) lustrum wordt gevierd tegen het eind van dit seizoen. Daarom is besloten in 2015 geen bootdrive te organiseren. De organisatie van het lustrum wordt nader uitgewerkt. Joke Omtzigt en Hans Martens geven zich op voor de organisatie commissie. 14. Rondvraag Net als voorgaande jaren wordt verzocht de rookpauze op dinsdag af te schaffen (zie bijlage 1). Het bestuur heeft in december besloten een pauze van maximaal 7 minuten (5 minuten meer dan de standaardtijd nodig voor het wisselen van tafel), iedereen wordt gevraagd zich hieraan te houden. Dit jaar staan de Bijspijkercursus en de kadercursussen CLA en CLB op het programma. Opgave voor de CL cursussen bij Ferry van Huut, voor de bijspijkercursus kan t.z.t. worden ingetekend op de lijst op de wedstrijdtafel. 12. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en hun bijdrage aan deze vergadering. Zij sluit de Algemene Ledenvergadering om 21.05, wat gevolgd wordt door een algemeen applaus. Teun Boer vraagt de aanwezigen zich op te geven voor de verkorte competitie die na de pauze zal worden gespeeld. concept Verslag ALV 18-09-2014 p. 6/7 Bijlage 1: Brief van de Barcommissie: Oegstgeest, 1 juni 2014 Geacht bestuur, Middels dit bericht willen wij u laten weten dat de barcommissie hun werkzaamheden betreffende de bar gaan beëindigen. Na een tiental jaren en het bereiken van toch wel een leeftijd waar het allemaal wat te zwaar gaat worden hebben wij dit in overleg besloten. Ons voorstel : Per 1 januari 2015 willen wij de organisatie van de barbezetting overdragen aan 2 personen voor zowel de dinsdag- als de donderdag avonden. Uiterlijke beschikbaarheids datum hiervoor is eind oktober 2014. Per 1 januari 2015 willen wij graag mensen aan onze zijde hebben betreffende het langzaamaan overdragen van zowel het financiële deel als de inkoop en het voorraadbeheer. Hiervoor zijn ook minimaal 2 personen nodig. Bij deze werkzaamheden, die niet mis zijn, zullen we zolang als nodig is assistentie verlenen, echter niet langer dan tot 1 mei 2015. Uiterlijke beschikbaarheids datum hiervoor is 21 maart 2015. Voornoemde data zijn noodzakelijk voor een goede overdracht. Wij vertrouwen erop dat u op de eerstkomende vergadering hieraan aandacht zult besteden. Met vriendelijke groet, Leen de Kluijver, Alie de Kluijver, Aat de Roode. Bijlage 2: Brief van Hans Martens: T.a.v. Bestuur, A.L.V. Rijnland n.a.v. terugtreding barcommissie (zie agendapunt 10). Voorstel 1. Uitzien naar een andere speellocatie die een eigen barbediening heeft en óók de speelzaal wordt klaargezet. Voorstel 2. Indien punt 1 in positieve zin wordt uitgevoerd, wél kijken naar een grote ruime speelzaal, waar op één speelavond kan worden gebridged in 4 lijnen A t/m D van elk 12 tafels (is 48 tafels van 4 personen is 192 p.) of op 2 speelavonden in 3 lijnen (A,B,C) van elk 8 tafels (is 24 van 4 personen is 96 p.). (Bijvoorbeeld Dekker Warmond of andere lokatie) zowel voor 1 speelavond (Keuze: dinsdag-, woensdag- of donderdagavond) als 2 speelavonden. Voorstel 3. Overwegen de contributie (jaar 2014/2015) te verhogen met 5,- tot 10,- Euro. Voorstel 4. Huidige lokatie handhaven onder de volgende voorwaarden: 1. Bardienst: Bij toerbeurt 2 personen (verplicht) indelen met roosterindeling en ter compensatie 50% deelscore geven. 2. Zaal klaarzetten (van 19.00-19.45) en materiaal na afloop (23.00) opruimen. Bij toerbeurt 2 personen (verplicht) indelen met roosterindeling en ter compensatie 2 vrije consumpties p.p.. 3. Dupliceren: 2 personen (of meer) als punt 2. met 1 vrije consumptie. p.p.. Getekend 11 september 2014, Hans Martens concept Verslag ALV 18-09-2014 p. 7/7 Bijlage 3: Email van Ineke Zuidam (ook namens Cok Weekhout) We willen wel graag aangeven dat: 1. De dinsdagavond door het invoeren van de spellen en de rookpauze veel te laat eindigt waardoor er te weinig tijd overblijft voor sociale contacten. 2. Wij zijn voor het aanschaffen van een schudmachine. 3. En voor het afschaffen van de rookpauze. Bijlage 4: Samenvatting van de enquête over spelverdelingen, gehouden in mei 2014. 206 geadresseerden (193 e-mail) 110 antwoorden (109 e-mail) Veel echtparen gaven maar 1 antwoord (11x) Duur invoer spellen in min. 4/5 6/7 8/9 10/15 42 27 21 18 De meeste antwoorden zijn gebaseerd op de eigen ervaringen. Enkelen hebben de tijd van de langzaamste tafel ingevuld. De wedstrijdleider wacht op de langzaamste tafel. Hierdoor kost het invoeren van de spelverdelingen tussen de 10 en 15 minuten. Invloed op verloop avond? nee iets ja 78 18 11 De meeste spelers zien niet dat het invoeren van de spelverdelingen de avond beïnvloedt. Bekijkt u spelverdelingen? vaak soms nooit 43 27 37 Dat 70% de spelverdelingen bekijkt is verassend. Op welk niveau speelt u? laag midden 24 48 hoog 35 Wat prefereert u? A B C Schudden en Schudden, spelen Met voorgesorteerde spelen en invoeren kaarten spelen 28 48 30 Het is vreemd dat een groot aantal mensen de huidige, een half jaar geleden ingevoerde, handmatige invoer van spelverdelingen prefereert. Vrijwilliger? ja 19 nee 76 ? 13 concept
© Copyright 2024 ExpyDoc
