Draaiboek “Schaatsen met lichtjes”

TER AARSE IJSCLUB
Bezoekadres: Oostkanaalweg 3, Ter Aar
[email protected] | www.teraarseijsclub.nl
Draaiboek “Schaatsen met lichtjes”
Langeraar, 8 maart 2013
Door Sonja Groot, [email protected]
Vul gerust aan, of wijzig zaken die voor jouw evenement van toepassing zijn. Laat me
weten hoe het evenement verlopen is, en vooral, wat heb je nog meer gedaan om er een
succes van te maken. Veel succes met de organisatie!
1/5
TER AARSE IJSCLUB
Bezoekadres: Oostkanaalweg 3, Ter Aar
[email protected] | www.teraarseijsclub.nl
Inleiding
In de natuurijswinters van 2012 en 2013 is het evenement “Schaatsen met lichtjes”
georganiseerd in Ter Aar. De eerste keer was dat op het ijs van de Langeraarse Plassen
en het jaar daarna op de ijsbaan van de Ter Aarse IJsclub. Uit de ervaringen die we
hebben opgedaan is dit draaiboek ontstaan.
Het evenement is geschikt voor het hele gezin, jong en oud. Het is een laagdrempelig
evenement, er kan bijvoorbeeld ook deelgenomen worden op de slee. Het kan
plaatsvinden zodra het donker wordt.
Draaiboek
1
De ijsbaan is open! Wanneer kan het evenement plaatsvinden? Aan het begin
van de natuurijsperiode, ter promotie van de ijsbaan of aan het eind van de periode ter
afsluiting. Tijdstip van aanvang hangt af in welke maand natuurijs is. Een optie is om een
eindtijd van het evenement aan te geven.
2
Het aantal deelnemers. Het is lastig, maar doe een schatting van het aantal
deelnemers. In Langeraar waren dat er ± 140 en een jaar later op de ijsbaan in Ter Aar
± 215. Het aantal deelnemers is het aantal dat een lichtje koopt (meestal basisschool
jeugd).
3
Lichtjes aanschaffen. Minimaal 2 dagen voorafgaand aan het evenement.
De lichtjes (party staven) kun je bijvoorbeeld aanschaffen bij de Afhaalgroothandel in
Apeldoorn. Levering is de volgende dag, maar voor de zekerheid een dag extra rekenen.
Er kan ook opgehaald worden bij de Afhaalgroothandel, dan weet je zeker dat je het in
huis hebt. www.afhaalgroothandel.nl
43340B-KPL
Art.nr: 0-43340B - LED FOAM MULTI COLOR - PARTY-STAAF (24st.)
Houd er rekening mee dat naar inschatting ± 5% van de lichtjes defect is (made in China
en goedkoop ).
Er zijn wellicht nog andere leveranciers. Zoek niet naar geschikte lichtjes op het laatste
moment.
4
Promotie van het evenement. Maak aanplakbiljetten, informeer de scholen,
publiceer op websites, Facebook, Twitter, benader plaatselijke nieuwssites (dichtbij.nl) en
kranten, etc.
5
Vrijwilligers optrommelen. Vrijwilligers zijn nodig voor het versieren van de
baan, verkopen van de lichtjes, inschenken chocolademelk/bij de koek en zopie, regelen
verkeer, beantwoorden van vragen. Beter 1 vrijwilliger te veel, dan …
6
Consumpties. Wie verzorgt de chocolademelk, dit inkopen of afspraken maken
met de koek en zopie? Wat kost het lichtje, inclusief consumptiebon? €2,= was de
afgelopen jaren rendabel. Waar schenk je de consumpties? Aan/op het ijs is een goed
idee gebleken, men blijft schaatsen of maakt een praatje op het ijs.
Maak consumptiebonnen, deze geef je bij een lichtje aan de deelnemer.
2/5
TER AARSE IJSCLUB
Bezoekadres: Oostkanaalweg 3, Ter Aar
[email protected] | www.teraarseijsclub.nl
7
Verkoop lichtjes. Waar verkoop je de lichtjes? Bij de ingang van de baan? Op
het ijs? Bij de koek en zopie? Zorg voor een geldkistje en room briefjes af. Zorg voor
wisselgeld bij aanvang van de verkoop. Denk aan een grote vuilnisbak/container voor het
verpakkingsmateriaal.
8
Muziek. Is er extra aandacht nodig voor de muziek? Een DJ die voor de vrolijke
noot zorgt en het publiek wat opzweept? Vooral als het erg koud is, lijkt dit een goed
idee.
9
EHBO. Zorg dat er iemand aanwezig is met BHV of EHBO ervaring. En een EHBO
koffer natuurlijk!
10
IJsbaan. Hoe is de staat van het ijs op de avond van het evenement? Moeten er
slechte stukken afgezet worden? Het is donker, een goede/veilige ijsvloer is belangrijk!
11
Parkeergelegenheid. Is er parkeergelegenheid? Zijn er alternatieven? Moet men
liever op de fiets of lopend komen? Geef dit op tijd aan (op de aanplakbiljetten).
12
Vooraf regelen. Zorg van te voren voor versiering en/of extra verlichting van de
baan. Hesjes voor de vrijwilligers, dan is duidelijk wie bij de organisatie van het
evenement hoort. Een kassa/geldbakje. Wie doet het licht uit op de ijsbaan?
Vuilnisbak/container voor afval, bekertjes en verpakkingsmateriaal. Denk aan extra
verlichting bij de koek en zopie, in het donker is het lastig schenken. Dit geldt trouwens
ook voor het verkooppunt van de lichtjes.
Verloop van het evenement
Vooraf de baan extra versieren. Doet de muziek het? Is de persoon die het licht uitdoet
op de hoogte? Is de koek en zopie gereed voor het schenken van de
consumpties/chocomel? Weten de vrijwilligers wat ze moeten doen?
De start van het evenement. Een kwartier voorafgaand kan men een lichtje kopen. De
deelnemers kopen een lichtje met een consumptiebon voor €2,= per stuk. Er moet het
gehele evenement iemand bij de lichtjesverkoop staan.
Op het afgesproken tijdstip kan het licht uit. Nu kan ook de verkoop/uitdelen van
consumpties starten.
3/5
TER AARSE IJSCLUB
Bezoekadres: Oostkanaalweg 3, Ter Aar
[email protected] | www.teraarseijsclub.nl
Checklist
Wat
1
Datum evenement vaststellen (vergunning nodig van de
gemeente?)
2
Schatting aantal deelnemers
3
Lichtjes aanschaffen
4
Evenement promoten
5
Vrijwilligers optrommelen
6
Consumpties regelen en consumptiebonnen maken (zie
voorbeeld volgende pagina)
7
Verkoop lichtjes, wie wat waar
8
Muziek
9
EHBO
10
Veiligheid ijsvloer (scheuren)
11
Parkeergelegenheid
Wie
Wanneer
4/5
TER AARSE IJSCLUB
Bezoekadres: Oostkanaalweg 3, Ter Aar
[email protected] | www.teraarseijsclub.nl
Voorbeeld consumptiebon, uitdelen bij aanschaf van een lichtje.
Consumptiebon
twv 1 kop chocomel of koffie of thee
Consumptiebon
twv 1 kop chocomel of koffie of thee
Schaatsen met lichtjes
Ter Aar, 26 januari 2013
Schaatsen met lichtjes
Ter Aar, 26 januari 2013
Consumptiebon
twv 1 kop chocomel of koffie of thee
Consumptiebon
twv 1 kop chocomel of koffie of thee
Schaatsen met lichtjes
Ter Aar, 26 januari 2013
Schaatsen met lichtjes
Ter Aar, 26 januari 2013
Consumptiebon
twv 1 kop chocomel of koffie of thee
Consumptiebon
twv 1 kop chocomel of koffie of thee
Schaatsen met lichtjes
Ter Aar, 26 januari 2013
Schaatsen met lichtjes
Ter Aar, 26 januari 2013
5/5

Download Report