Intern Protocol Fraude Lokale ANBO-Afdelingen Helaas komt het wel eens voor dat ANBO-gelden opzettelijk aan de vereniging worden onttrokken. In onderstaande procedure wordt omschreven welke stappen doorlopen dienen te worden. 1) Melding van een vermoeden. Een vermoeden van fraude komt doorgaans aan het licht door de interne controle op de financiële administratie van de lokale afdelingen door de regio of door de financiële administratie op het VB. Berichtgeving inzake een vermoedelijk fraudegeval wordt ten alle tijden direct eerstelijns doorgegeven aan de directeur-bestuurder. Te ondernemen stappen 1. Vermoedelijk fraudegeval melden bij directeur-bestuurder. 2. Directeur-bestuurder informeert per direct DT 3. Indien nog niet geïnformeerd worden regio coördinator en regioadministrateur op de hoogte stellen 4. Financiële Administratie informeren 5. Organisatie per e-mail informeren 2) Basisdossier De financiële administratie stelt basisdossier op. Het basisdossier fraudevaststelling is opgebouwd uit een x-tal vragen (zie bijlage 1). In het basisdossier zijn ook alle contactmomenten opgenomen. Het volledig ingevuld basisdossier wordt aan DT voorgelegd. Het basisdossier omvat informatie op basis waarvan het DT een weloverwogen beslissing kan nemen al dan niet een officieel vervolgonderzoek ik te stellen. In dit vervolgonderzoek kunnen ook externe partijen zoals daar zijn de accountant en advocaat betrokken worden (zie punt 3). Over dit besluit wordt de afdeling Financiën en de regio geïnformeerd.. Indien er geen enkel bewijs blijkt te zijn wordt het dossier afgesloten en opgeborgen en is de zaak daarmee afgedaan. 3) Onderzoek Het onderzoek start middels opgenomen informatie uiteengezet in het basisdossier. Te ondernemen stappen 1. Invullen basisdossier (zie bijlage 1) 2. Opvraag digitale kopie dagafschriften n.t.b. periode 3. Analyse mutaties kopie dagafschriften 4. Terugkoppeling bevindingen dagafschriften aan directeurbestuurder 5. Tekenen basisdossier door Directeur-bestuurder Vastgesteld door Bestuur d.d. 3 maart 2014 en goedgekeurd door Raad van Toezicht d.d. 13 maart 2014 6. Indien wenselijk besluit blokkade afdelingsrekening o.b.v. basisdossier fraudevaststelling (zie bijlage 1) 7. Informeren DT en regioadministrateur/regio coördinator Indien DT het noodzakelijk acht kan de accountant gevraagd worden nader onderzoek in betreffende afdeling uit te voeren. Hierbij dient vooraf te worden afgestemd en vastgelegd voor wiens rekening de kosten van het accountantsonderzoek komen. Tevens dient het onderzoek helder geformuleerd te worden en dient tussentijdse monitoring van status onderzoek/ gemaakte afspraken plaats te vinden. 4) Te informeren personen in proces: Bestuur, DT en RvT via bestuur Regio coördinator en regioadministrateur en ambtelijk secretaris Communicatie - ANBO zelf doet geen publieke mededelingen maar wellicht is het al bekend of wordt het dat. In dat geval wordt een beroep gedaan op de woordvoerder(s). Indien gewenst wordt door hen een communicatieplan opgesteld. 5) Sommatiebrief aan verdachte Namens het bestuur wordt een sommatiebrief aan verdachte verzonden met daarin: Waar hij/zij van wordt verdacht Verzoek om dit binnen 1 week recht te zetten (lees: terug te betalen) Aankondigen van juridische stappen indien bevredigende reactie uit blijft 6) Juridische stappen Bij het uitblijven van een bevredigende reactie wordt: Samen met de afdeling aangifte gedaan bij politie Advocaat ingeschakeld om het ontvreemde bedrag te verhalen op verdachte. Hierbij moet uiteraard wel een goede kosten-baten analyse gemaakt worden. 7) Vastlegging zaak in CRM Ongeacht of er al dan niet een onderzoek zal worden ingesteld dient de zaak te allen tijden in het CRM systeem te worden vastgelegd. Vastgesteld door Bestuur d.d. 3 maart 2014 en goedgekeurd door Raad van Toezicht d.d. 13 maart 2014 Bijlage VOORBEELD Basisdossier fraudevaststelling ANBO afdeling:……………………………………………………………………………………….. Datum melding:……………………Fraude betreft periode ………………………………………. Wijze binnenkomst melding: telefonisch/ per e-mail* ‘* indien melding per e-mail binnenkomt, e-mail bij basisdossier bijsluiten Naam melder:………………………………………………………………………………………… Functie melder:………………………………………………………………………………………. Naam intern ANBO medewerker/ behandelaar:………………………………………………….. Beknopte uiteenzetting situatie op grond waarvan het vermoeden van fraude gebaseerd is: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… Gemaakte afspraken met melder (vermoedelijke) fraudezaak: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… Bankrekeningnummer afdeling:……………………………………………………………………… Naam bank (Rabo bank/ ING Bank): ……………………………………………………………….. Datum contactmoment bank:………………………………………………………………………… Contactpersoon: ………………………………………………………………………………………. Opvraag dagafschriften periode: ……………..20.. tot en met …………………..20.. Bevinding(en) ontvangen dagafschriften: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… Overgaan tot blokkeren afdelingsrekening: ja/ nee Blokkeringsdatum: ...-...- 2014 Op basis van informatie uit het basisdossier acht DT het wel/ niet wenselijk vervolgstappen conform omschreven in het fraudeprotocol tegen betreffende afdeling te ondernemen. Datum ondertekening: … -…-2014 Vastgesteld door Bestuur d.d. 3 maart 2014 en goedgekeurd door Raad van Toezicht d.d. 13 maart 2014
© Copyright 2024 ExpyDoc
