Veelgestelde vragen en foutafhandeling ‘Deelnames en resultaten HO Niet bekostigd onderwijs’ Versie: Status: Datum: 1.1 Definitief 7 oktober 2014 Inleiding Dit document bestaat uit twee delen. Het eerste deel, de veelgestelde vragen, bestaat uit een aantal uiteenlopende vragen en antwoorden. Dit deel van het document is toegevoegd om het gebruik van het bestand te verduidelijken. Het tweede deel bevat de verklaring van de foutcodes, die met het verwerkingsverslag kunnen terugkomen. Het verwerkingsverslag vertelt of de deelnames en resultaten goed zijn verwerkt en waarop dit mogelijk is fout gegaan. 2 Veelgestelde vragen Wanneer dien ik een (wijziging op) een deelname of resultaat aan te leveren? Waarom zou mijn instelling meer informatie doorgeven dan minimaal noodzakelijk? Wat is het verschil tussen inschrijving en een (onderwijs)deelname? Wat is het verschil tussen een graad en een (onderwijs)resultaat? Waarom is het vestigingsnummer leeg? Mag ik het inschrijvingvolgnummer leeg laten bij een nieuwe deelname? Wat als ik daarna een inschrijvingvolgnummer wil wijzigen? Ik heb (nog) geen Correspondentienummer van de student? Mag ik het correspondentienummer of BRIN ook aanpassen? Wat doe ik met de inschrijvingsvorm? Hoe wijzig ik een inschrijvingsvorm? Hoe wijzig ik de opleidingscode van een deelname? Hoe wijzig ik een opleidingsfase? Is een instelling verplicht aan te geven dat een student in de propedeusefase zit? Is een instelling verplicht aan te geven dat een student zijn propedeusefase succesvol heeft afgerond? Hoe wijzig ik de datum inschrijving en/of uitschrijving? Voor welke periode mag ik deelname en resultaat aanleveren? Waarom is de datum uitschrijving ingevuld? Wij hebben ook inschrijvingen per kalenderjaar, maar DUO registreert per studiejaar. Hoe moet ik deze inschrijving doorgeven? Welke datum vul ik in bij Datum Diploma Behaald? Hoe wijzig ik de datum diploma behaald? Mag ik ook een datum diploma behaald / resultaat aanleveren zonder inschrijving? Kan ik het resultaatvolgnummer aanpassen? Waarom moet ik een postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging invullen? Kan DUO dit niet doen? Wat moet ik doen als de gehele deelname of resultaat verwijderd moet worden? Wat als een afgemelde student zich binnen hetzelfde studiejaar opnieuw aanmeldt voor de studie? Wat als ik overige gegevens foutief heb aangeleverd? Welke diakrieten zijn toegestaan in de naamvelden? Waar moet ik op letten wanneer ik het bestand open en bewerk in Microsoft Excel? Mag ik het bestand ook per e-mail sturen? Hoe weet ik of de aanlevering is gelukt? Ik heb geen token voor de beveiligde site? Hoe zorg ik ervoor dat ik de bestanden kan uitwisselen met DUO? Voor overige vragen kunt u contact opnemen met? Wanneer dien ik een (wijziging op) een deelname of resultaat aan te leveren? Een deelname of resultaat dient te worden aangeleverd wanneer deze van belang kan zijn voor studiefinanciering. Dit is doorgaans het geval wanneer iemand: staat ingeschreven als student voor een bepaalde opleiding staat ingeschreven voor een voltijdstudie een resultaat behaald die ertoe leidt dat een prestatiebeurs wordt omgezet van lening naar gift Ook voor wijzigingen geldt dat deze enkel doorgegeven dienen te worden wanneer deze relevant (kunnen) zijn voor studiefinanciering. Een instelling mag meer gegevens over deelnames en resultaten doorgeven, maar de instelling is het niet verplicht te doen, indien het niet in het kader van studiefinanciering is. Waarom zou mijn instelling meer informatie doorgeven dan minimaal noodzakelijk? Een instelling mag meer gegevens over deelnames en resultaten aanleveren aan DUO, dan gegevens die relevant kunnen zijn voor studiefinanciering. DUO zal ook aangeleverde gegevens over bijvoorbeeld deeltijdstudies of extraneus-deelnames vastleggen. Wanneer zou een instelling meer gegevens door willen geven? Het kan zijn dat de instelling wil dat de registers van DUO een zo goed mogelijke weergave bevatten van de werkelijke situatie bij de instelling, met name voor ontsluiting van gegevens die mogelijk in de toekomst zal gaan plaatsvinden. Denk hierbij 3 bijvoorbeeld aan het diplomaregister. Andere instellingen kiezen ervoor niet enkel de deelnames en resultaten aan te leveren die relevant zijn voor studiefinanciering, maar leveren in plaats daarvan alle deelnames en resultaten aan. Wat is het verschil tussen inschrijving en een (onderwijs)deelname? Met deze begrippen, die beiden worden gebruikt in het HO-veld, wordt hetzelfde bedoeld. Wat is het verschil tussen een graad en een (onderwijs)resultaat? Met deze begrippen, die beiden worden gebruikt in het HO-veld, wordt hetzelfde bedoeld. Waarom is het vestigingsnummer leeg? DUO weet op voorhand niet aan welke locatie de opleiding wordt gevolgd. Vul het vestigingsnummer in, zoals die bij de instelling bekend is. Bij verwerken van het bestand wordt door DUO gecontroleerd of de opgegeven opleiding wordt gegeven aan deze locatie (volgens de gegevens in CROHO). Om te kijken welke locaties gebruikt kunnen worden door de instelling, kijk voor de actuele stand op DUO.nl: http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO Mag ik het inschrijvingvolgnummer leeg laten bij een nieuwe deelname? Ja, dat mag. Het inschrijvingvolgnummer mag worden ingevuld, maar mag ook leeg worden gelaten. Wordt het veld leeg gelaten, dan zal DUO zelf een inschrijvingvolgnummer bepalen op basis van de datum inschrijving, opleidingscode en het correspondentienummer. Op deze manier worden zowel instellingen gefaciliteerd, die het inschrijvingvolgnummer zelf willen bepalen (bijv. gelijk aan hun eigen interne unieke identificatie), als instellingen die geen behoefte hebben dit zelf te doen. Wat als ik daarna een inschrijvingvolgnummer wil wijzigen? Het is dan van belang of de deelname al eens is aangeleverd: 1. Is de deelname nog niet eerder aangeleverd? Dan mag je het inschrijvingvolgnummer aanpassen, zolang deze uniek is binnen je eigen BRIN. 2. Is de deelname al een keer aan DUO aangeleverd? Dan is het niet meer mogelijk deze aan te passen. Is het toch noodzakelijk om dit nummer aan te passen, neem dan contact op met DUO. Laat je het inschrijvingvolgnummer, nadat deze eerder is aangeleverd leeg, dan wordt deze door DUO bepaald. Dus zorg ervoor dat bij een wijziging, het juiste inschrijvingvolgnummer aan DUO wordt doorgegeven. Dit kan leiden tot een nieuwe deelname, als het inschrijvingvolgnummer afwijkend is. Ik heb (nog) geen Correspondentienummer van de student? Voeg je een nieuw persoon toe in het bestand en is het correspondentienummer onbekend. Laat dit correspondentienummer dan leeg en zorg ervoor dat achternaam, voornamen, en geboortedatum gevuld zijn. Voeg indien mogelijk ook postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging toe in het bestand. Al deze informatie helpt DUO om een zo goed mogelijke match te kunnen maken, met personen bekend bij DUO of zo nodig in het GBA. DUO zal het correspondentienummer opzoeken of zo nodig aanmaken. Mag ik het correspondentienummer of BRIN ook aanpassen? Nee dit kan niet, want daarmee kan de wijziging niet worden doorgevoerd. Is het correspondentienummer onbekend, laat dit veld dan leeg. 4 Wat doe ik met de inschrijvingsvorm? De inschrijvingsvorm zegt iets over de wijze waarop de student onderwijs volgt. Dit kan zijn student of extraneus, waarbij student in aanmerking komt voor studiefinanciering. Hoe wijzig ik een inschrijvingsvorm? De volgende situaties kunnen zich voordoen: 1. De voorprojectie van DUO bevat de verkeerde inschrijvingsvorm Er wordt een inschrijvingsvorm voorgeprojecteerd, omdat er vanuit wordt gegaan, dat alle deelnames in de voorprojectie in aanmering komen voor studiefinanciering en daarom Student zullen zijn. Extraneus komt niet in aanmerking voor studiefinanciering. Mocht dit anders zijn, veranderd deze dan van Student naar Extraneus 2. Is voor een deelname of resultaat de verkeerde inschrijvingsvorm aangeleverd? Wijzig dan de inschrijvingsvorm en lever de deelname opnieuw aan. Voer geen wijzigingen door in het inschrijving- of resultaatvolgnummer. 3. Gaat de student gedurende het studiejaar een andere inschrijvingsvorm in? Om deze verandering door te geven, dienen twee bestandsregels te worden aangeleverd: Wijziging op bestaande deelname Beëindig de bestaande inschrijving door de datum uitschrijving aan te passen. Breng geen wijzigingen aan in het inschrijvingvolgnummer. Nieuwe deelname Voer daarnaast een nieuwe deelname op met een andere inschrijvingsvorm. Laat het inschrijvingvolgnummer leeg (DUO bepaalt dan vervolgens een nummer) of kies zelf een inschrijvingvolgnummer dat uniek is binnen de BRIN. Hoe wijzig ik de opleidingscode van een deelname? De volgende situaties kunnen zich voordoen: 1. De voorprojectie van DUO bevat de verkeerde opleidingscode (opgave student) Pas de opleidingscode aan. Het inschrijvingvolgnummer hoeft niet te worden aangepast, maar dit mag wel. 2a. Er is een deelname naar DUO verstuurd met de verkeerde opleidingscode Pas de opleidingscode aan, maar laat het inschrijvingvolgnummer ongewijzigd. Op deze manier zal de bestaande deelname worden bijgewerkt 2b. Er is een resultaat naar DUO verstuurd met de verkeerde opleidingscode Pas de opleidingscode aan en gebruik het resultaatvolgnummer dat door DUO in het laatste verwerkingsbestand is teruggemeld. Op deze manier zal het bestaande resultaat worden bijgewerkt. 3. Is de student veranderd van opleiding binnen de instelling? Om deze verandering door te geven, dienen twee bestandsregels te worden aangeleverd: Wijziging op bestaande deelname Beëindig de bestaande inschrijving door de datum uitschrijving aan te passen. Breng geen wijzigingen aan in het inschrijvingvolgnummer. Nieuwe deelname Voer daarnaast een nieuwe deelname op met een andere opleidingscode. Laat het inschrijvingvolgnummer leeg (DUO bepaalt dan vervolgens een nummer) of kies zelf een inschrijvingvolgnummer dat uniek is binnen de BRIN. 5 Hoe wijzig ik een opleidingsfase? De volgende situaties kunnen zich voordoen: 1. De voorprojectie van DUO bevat de verkeerde opleidingsfase Er wordt een opleidingsfase voorgeprojecteerd, omdat deze is gekoppeld aan de opleiding. Een instelling kan deze opleidingsfase daarom gebruiken, ook zit een student bijvoorbeeld in de propedeusefase in plaats van de bachelorfase. Dit onderscheid is niet relevant voor studiefinanciering en het is daarom niet vereist dit aan DUO te melden. Dit neemt niet weg dat uiteraard wel mag wel worden gemeld, dat het in feite om de propedeusefase gaat. Wanneer ervoor wordt gekozen de opleidingsfase aan te passen, dan hoeft het inschrijvingvolgnummer niet te worden aangepast (dit mag overigens wel). Propedeuse bacheloropleiding Een bacheloropleiding wordt altijd voorgeprojecteerd met de fase B (Bachelor). Zit de onderwijsvolger nog in de propedeusefase én stelt uw instelling het opprijs dat dit in de registers van DUO wordt geregistreerd? Wijzig de opleidingsfase dan naar D (propedeuse Bachelor). 2. Is voor een deelname of resultaat de verkeerde opleidingsfase aangeleverd? Wijzig dan de opleidingsfase en lever de deelname opnieuw aan. Voer geen wijzigingen door in het inschrijving- of resultaatvolgnummer. 3. Gaat de student gedurende het studiejaar een andere opleidingsfase in? Deze wijziging is niet relevant voor studiefinanciering en hoeft daarom niet te worden gemeld. Een instelling kan dit uiteraard wel melden. Het is dan mogelijk de opleidingsfase gewijzigd aan te leveren op de aangeleverde deelname binnen het studiejaar. Het is ook mogelijk de datum uitschrijving op de huidige deelname aan te passen en daarbij een nieuwe deelname op te voeren. Bij deze laatste variant is het belangrijk dat u voor de nieuwe deelname zelf een inschrijvingvolgnummer kiest dat afwijkt van het inschrijvingvolgnummer van de eerste deelname. U krijgt dan 2 deelnames in hetzelfde studiejaar. Is een instelling verplicht aan te geven dat een student in de propedeusefase zit? Nee, deze informatie mag uiteraard worden aangeleverd, maar dit is niet verplicht. Is een instelling verplicht aan te geven dat een student zijn propedeusefase succesvol heeft afgerond? Nee, deze informatie mag uiteraard worden aangeleverd, maar dit is niet verplicht. Hoe wijzig ik de datum inschrijving en/of uitschrijving? Het is dan van belang of de deelname al eens is aangeleverd: 1. Is deelname nog niet eerder aangeleverd? Pas de datum aan. Het inschrijvingvolgnummer hoeft niet te worden aangepast (maar dit mag wel). 2. Is de deelname al een keer aan DUO aangeleverd? Pas de datum aan, maar wijzig niet het inschrijvingvolgnummer. Voor welke periode mag ik deelnames en resultaten aanleveren? Deelnames kunnen worden aangeleverd voor het vorige, het huidige en het eerstvolgende studiejaar. Resultaten kunnen worden aangeleverd voor het vorige en het huidige studiejaar. 6 Waarom is de datum uitschrijving ingevuld? Datum uitschrijving is verplicht en wordt standaard gevuld met het einde van het studiejaar van de deelname op 31 augustus van het studiejaar. Indien de datum afwijkt, pas hem dan aan. Wij hebben ook inschrijvingen per kalenderjaar, maar DUO registreert per studiejaar. Hoe moet ik deze inschrijving doorgeven? Een inschrijving voor het HO wordt bij DUO inderdaad per studiejaar geregistreerd. Aangeleverde inschrijvingen die gedeeltelijk buiten een studiejaar vallen (zoals een inschrijving voor een kalenderjaar) worden om die reden afgekeurd. In dergelijke gevallen is de oplossing om de inschrijving zodanig aan te passen/op te knippen dat deze 'in een studiejaar past'. In september (wanneer DUO in een voorprojectie per student vraagt of deze al dan niet is ingeschreven) een inschrijving aanleveren tot en met het eind van het kalenderjaar: 1-9 t/m 31-12. Wordt er door de student 'verlengd', lever dan (bijv. eind december) een tweede inschrijving (in dat studiejaar) aan: van 1-1 t/m 31-8. Welke datum vul ik in bij Datum Diploma Behaald? De datum diploma behaald wordt gevuld met de datum waarop de examencommissie het resultaat heeft goedgekeurd. Deze datum mag niet in de toekomst liggen en hoort binnen de data van de geldende deelname periode te vallen, ook wel datum inschrijving/uitschrijving. Hoe wijzig ik de datum diploma behaald? Het is dan van belang of de deelname al eens is aangeleverd: 1. Is deelname nog niet eerder aangeleverd? Vul de juiste datum in. Het resultaatvolgnummer hoeft niet te worden ingevuld of aangepast (maar dit mag wel). 2. Is de deelname al een keer aan DUO aangeleverd? Pas de datum aan, maar wijzig niet het resultaatvolgnummer. Mag ik ook een datum diploma behaald / resultaat aanleveren zonder deelname? Nee dit is niet toegestaan, aangezien er een koppeling moet zijn tussen de gevolgde opleiding en daarbij behaalde resultaat. DUO zal hier (achteraf) op controleren. Wordt een resultaat behaald op het moment dat een onderwijsvolger, als extraneus is ingeschreven en is dit resultaat van belang voor studiefinanciering, dan dient ook deze deelname (met inschrijvingsvorm extraneus) te worden aangeleverd. Kan ik het resultaatvolgnummer aanpassen? Het is dan van belang of het resultaat al eerder is aangeleverd aan DUO: 1. Is het resultaat nog niet eerder aangeleverd? Dan mag u het resultaatvolgnummer zelf kiezen, zolang deze uniek is binnen de eigen BRIN. 2. Is het resultaat al een keer aangeleverd? Dan is het niet meer mogelijk deze aan te passen. Is het toch noodzakelijk om dit nummer aan te passen, neem dan contact op met DUO. 7 Waarom moet ik een postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging invullen? Kan DUO dit niet doen? De velden Postcode, Huisnummer en Huisnummer toevoeging hoeven alleen te worden gevuld voor nieuwe personen, waarvan het correspondentienummer niet bekend is bij de instelling. Deze adresinformatie helpt DUO om een zo goed mogelijke match te kunnen maken met personen die reeds bekend zijn bij DUO of zo nodig met personen in het GBA. DUO zal het correspondentienummer opzoeken of zo nodig aanmaken. Wat moet ik doen als de gehele deelname of resultaat verwijderd moet worden? Het bestand ‘Inschrijvingen en graden HO - Niet Bekostigd Onderwijs’ is niet bedoeld voor het verwijderen van deelnames en/of resultaten. Gebruik voor deze gevallen het scherm Verzoek handmatige mutatie op het Zakelijk Portaal. Geef daarin aan om welke deelname of resultaat het gaat middels Naam, BRIN en inschrijving- of resultaatvolgnummer. Vul het omschrijvingsveld in en geef aan waarom de deelname of resultaat verwijderd dient te worden. Neem bij voorkeur ook het correspondentienummer van de persoon op in het omschrijvingsveld. Wat als een afgemelde student zich binnen hetzelfde studiejaar opnieuw aanmeldt voor de studie? Het kan voorkomen dat een student zich binnen een studiejaar heeft uitgeschreven, maar toch tijdens hetzelfde studiejaar zich weer aanmeldt voor de studie. Zorg er dan voor dat er een ander inschrijvingvolgnummer wordt aangemaakt, dan degene die bij de afmelding bekend is. Wat als ik overige gegevens foutief heb aangeleverd? Indien gegevens met betrekking tot het resultaat gewijzigd moeten worden, laat dan in ieder geval resultaatvolgnummer, BRIN en correspondentienummer gelijk. Dit zou kunnen gebeuren door een wijziging van datum diploma behaald. Bij het wijzigen van deelname gegevens laat dan naar BRIN en Correspondentienummer ook het inschrijvingvolgnummer gelijk. Denk bijvoorbeeld aan opleidingsvorm, datum inschrijving of datum uitschrijving. 8 Welke diakrieten zijn toegestaan in de naamvelden? Het gebruik van diakrieten is toegestaan in de naamvelden en huisnummer toevoeging. Dit is relevant wanneer een nieuwe persoon wordt toegevoegd aan het bestand. Er geldt een beperking voor de diakrieten die gebruikt kunnen worden. Enerzijds omdat in het CSV-bestandsformaat deze tekens worden omgezet in blokjes (“”), anderzijds omdat deze tekens DUO niet kunnen of mogen worden verwerkt. Daarnaast leidt het gebruik van het CSV-bestandsformaat ertoe, dat een aantal diakrieten worden omgezet naar gewone letters. Neem je bijvoorbeeld een naam met een “Ā” op in een CSV-bestand, dan wordt bij opslaan van het bestand, zelf dit teken automatisch omgezet naar de letter “A”. Ter informatie is hieronder een opsomming opgenomen van dergelijke gevallen. Toegestane diakrieten bij naamvelden Toegestane diakrieten bij huisnummer toevoeging Let op In het CSVbestandsformaat worden diakrieten als volgt automatisch omgezet in gewone letters ,-./áÁàÀâÂäÄãÃåÅæÆçÇdÐðÐéÉèÈêÊë˃íÍìÌIîÎïÏñÑóÓòÒôÔöÖõÕø ØšŠßþÞúÚùÙûÛüÜýÝÿŸŽž ,-./áÁàÀâÂäÄãÃåÅæÆçÇdÐðÐéÉèÈêÊë˃íÍìÌIîÎïÏñÑóÓòÒôÔöÖõÕø ØßþÞúÚùÙûÛüÜýÝÿ ĂăĀāĄą wordt A of a ĆćĊċĈĉČč wordt C of c ďĎ word d of D ĖėĚěĔĕĒēĘę wordt e of E ĠġĜĝĞğĢģ wordt G of g ĤĥĦħ wordt H of h ıİĬĭĪīĨĩĮį wordt i of I Ĵĵ wordt J of j Ķķ wordt K of k Ĺ弾ĻļŁł wordt L of l ŃńŇňŅņ wordt N of n ŎŏŌōŐőƠơ wordt O of o ŔŕŘřŖŗ wordt R of r ŚśŜŝŞş wordt S of s ŤťŢţŦŧ wordt T of t ŬŭŪūŨũŮůŲųŰűƯư wordt U of u Ŵŵ wordt W of w Ŷŷ wordt Y of y ŹźŻż wordt Z of z Waar moet ik op letten wanneer ik het bestand open en bewerk in Microsoft Excel? Er zijn een aantal zaken waar rekening mee moet worden gehouden bij het gebruik van Microsoft Excel voor het bewerken van het bestand. Deze zaken worden hieronder beschreven. Wetenschappelijke notatie cijferreeksen Lange reeksen met cijfers worden door Excel automatisch omgezet naar wetenschappelijke notatie. De reeks “123456789012” wordt dan bijvoorbeeld “1,23457E+11’. Bij deze notatie valt door ‘afronding’ een deel van het getal weg; bij opslaan in Excel wordt de daadwerkelijke waarde gewijzigd naar “123457000000” Dit probleem kan zich voordoen bij de velden inschrijvingvolgnummer, correspondentienummer en resultaatvolgnummer. 9 Daarom zijn veldwaarden van inschrijvingvolgnummer en correspondentienummer in de voorprojectie voorzien van respectievelijk een letter en koppeltekens, waardoor Excel deze velden zal voorzien van de standaardopmaak. Een correspondentienummer wordt bijvoorbeeld “9651-90206-0-06”. Mocht u zelf één van deze drie veldwaarden handmatig invoeren, maak waar mogelijk ook gebruik van letters (bij beide volgnummers) of koppeltekens (bij correspondentienummer). Melding bij opslaan en bij verlaten bestand Excel zal er constant op wijzen dat er in een ander bestandsformaat wordt gewerkt dan het standaard Excel-formaat (XLS-formaat). Zowel bij het opslaan als bij het afsluiten van Excel kan volgende melding verschijnen: Kies hierbij voor Ja. Mag ik het bestand ook per e-mail sturen? Nee, in het kader van informatiebeveiliging mag de bestandsuitwisseling uitsluitend via de beveiligde site van het Zakelijk Portaal plaatsvinden. Hoe weet ik of de aanlevering is gelukt? Na de aanlevering van het inschrijvingen en graden NBO voor HO bestand, zal DUO u een verwerkingsverslag toesturen. Deze is ook in dit document opgenomen. Ik heb geen token voor de beveiligde site? Neem contact op met de beheerder binnen uw organisatie. U bent door deze beheerder als gebruiker van de beveiligde site aangemeld. Hij overhandigt u de tokengenerator. U hebt toegang tot die diensten op de beveiligde site waarvoor u bent geautoriseerd door de beheerder. Bent u de beheerder? Neem dan contact op met DUO. Hoe zorg ik ervoor dat ik de bestanden kan uitwisselen met DUO? De actuele stand bekend bij DUO wordt op het zakelijk portaal geplaatst en heet ‘Bestand met voorgeprojecteerde inschrijvingen en graden voor HO’. Daarnaast zal de instelling een bestand plaatsen met ‘Aanlevering inschrijvingen en graden NBO voor HO’. Zodra deze door DUO is verwerkt zal DUO een verwerkingsverslag plaatsen op het zakelijk portaal genaamd: ‘ Verwerkingsbestand inschrijvingen en graden NBO voor HO’. Kijk hier voor in de handleiding beveiligde site te vinden op http://www.duo.nl/zakelijk/documentatie_inloggen.asp. Het inloggen staat beschreven in paragraaf 5.1 en de werkwijze van de bestandsuitwisseling in hoofdstuk 6. Voor overige vragen kunt u contact opnemen met: Onderwijsnummer/Informatiepunt Hoger onderwijs (IHO): Telefoon: (050) 599 90 00 E-mail: [email protected] 10 Foutafhandeling In dit hoofdstuk staan de foutmeldingen beschreven, zoals deze met het verwerkingsverslag kunnen terugkomen. Zodra een deelname of resultaat niet goed verwerkt kan worden, zal dit teruggekoppeld worden naar de instelling. Binnen DUO kan de deelname of resultaat niet verder verwerkt worden. In het verwerkingsverslag is daarom het veld foutmelding zal gevuld, met een foutcode en de status van de deelname of resultaat is ‘Niet verwerkt’. Het is aan de HO instelling de fout te herstellen en het bestand met Inschrijvingen en graden HO opnieuw aan te leveren. Wat wordt er van de instelling verwacht? Het gaat erom dat de fout wordt hersteld en dat de deelname of resultaat correct bij DUO vastgelegd wordt. Pas de fout aan in het aanleverbestand en laat het inschrijfvolgnummer voor deelnames of en het resultaatvolgnummer voor resultaten intact. Dit kan alleen de gewijzigde deelname of resultaat zijn, dan wel een nieuwe stand. Het verwerkingsverslag is mede omdat de deelnames en resultaten gesplitst worden, niet geschikt om als aanleverbestand te gebruiken. Welke foutcodes kunnen er ontstaan: BRIN_opleidingscode_onbekend De combinatie van instelling en opleiding is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode aan indien deze onjuist is en stuur de wijziging opnieuw op. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO). Is er iets anders aan de hand, neem dan contact op met DUO. BRIN_opleidingscode_vestiging_onbekend De combinatie van instelling, vestiging en opleiding is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode of vestigingsnummer aan. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen en vestigingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO). BRIN_opleidingscode_vestiging_vorm_onbekend De combinatie van instelling, vestiging, opleiding en opleidingsvorm is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode, vestigingsnummer of opleidingsvorm aan. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen en vestigingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO). Daarnaast kan het zijn, dat bij de gekozen opleidingscode een incorrecte opleidingsvorm is gekozen. Ook dit is te achterhalen in CROHO of dit is toegestaan bij de gekozen opleiding. Let op: in CROHO heet dit veld Onderwijsvorm. datum_inschrijving_datum_uitschrijving De datum uitschrijving ligt voor de datum inschrijving. Pas de datum inschrijving of datum uitschrijving aan en zorg dat ze binnen hetzelfde studiejaar vallen. extraneus_duaal De combinatie van de opleidingsvorm Duaal met inschrijvingsvorm Extraneus is bij wet niet toegestaan. Pas daarom de opleidingsvorm of inschrijvingsvorm aan. geen_propedeutische_fase De opleiding heeft aan de opgegeven instelling geen propedeutische fase. Pas zonodig de opleidingscode of opleidingsfase aan. inschrijvingsvolgnummer_persoon Bij een bestaande inschrijving (uniek geïdentificeerd door BRIN i.c.m. inschrijvingvolgnummer) mag de persoon niet worden veranderd. Is het inschrijvingvolgnummer hergebruikt bij een ander persoon? Pas het inschrijvingvolgnummer aan. Indien het een nieuwe deelname betreft, kan er ook voor worden gekozen het inschrijvingsvolgnummer simpelweg leeg te laten. opleidingscode_opleidingsfase De combinatie opleidingsfase en opleidingscode is niet toegestaan. Pas zonodig de opleidingscode of opleidingsfase aan. Dit is ook te achterhalen in CROHO (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO). 11 periode_inschrijving_studiejaar De periode van een deelname moet geheel binnen een studiejaar vallen. Een studiejaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus in het eerstvolgende kalenderjaar. resultaatvolgnummer_persoon Bij een onderwijsresultaat mag de persoon niet worden veranderd. Is het resultaatvolgnummer hergebruikt bij een ander persoon? Pas het resultaatvolgnummer aan. Indien het een nieuw resultaat betreft, kan er ook voor worden gekozen het resultaatvolgnummer simpelweg leeg te laten. correspondentienummer_onbekend Het aangeleverde correspondentienummer bestaat niet. Pas het correspondentienummer aan of neem contact op met DUO over het juiste correspondentienummer. correspondentienummer_verhangen Het correspondentienummer is van een verhangen persoon. De persoon zou bekend moeten zijn onder een ander correspondentienummer. Pas het correspondentienummer aan of neem contact op met DUO over het juiste correspondentienummer. 12 Bestandsnaam: Veelgestelde vragen en foutafhandeling deelnames en resultaten Niet Bekostigd Onderwijs v1 0.doc Map: \\Fileserver\Homedrives\in070mil\Mijn Documenten Sjabloon: H:\apps\office\Normal.dot Titel: Bestandsbeschrijving ‘Deelnames en resultaten HO - Niet bekostigd onderwijs’ Onderwerp: Auteur: Massaro Trefwoorden: Opmerkingen: Aanmaakdatum: 5-12-2013 10:27:00 Wijzigingsnummer: 22 Laatst opgeslagen op: 7-10-2014 15:43:00 Laatst opgeslagen door: in070mil Totale bewerkingstijd: 428 minuten Laatst afgedrukt op: 7-10-2014 15:47:00 Vanaf laatste volledige afdruk Aantal pagina's: 12 Aantal woorden: 4.504 (ong.) Aantal tekens: 24.776 (ong.)
© Copyright 2025 ExpyDoc