Veelgestelde vragen en foutafhandeling deelnames en

Veelgestelde vragen en foutafhandeling
‘Deelnames en resultaten HO
Niet bekostigd onderwijs’
Versie:
Status:
Datum:
1.1
Definitief
7 oktober 2014
Inleiding
Dit document bestaat uit twee delen.
Het eerste deel, de veelgestelde vragen, bestaat uit een aantal uiteenlopende vragen en
antwoorden. Dit deel van het document is toegevoegd om het gebruik van het bestand te
verduidelijken.
Het tweede deel bevat de verklaring van de foutcodes, die met het verwerkingsverslag kunnen
terugkomen. Het verwerkingsverslag vertelt of de deelnames en resultaten goed zijn verwerkt en
waarop dit mogelijk is fout gegaan.
2
Veelgestelde vragen
Wanneer dien ik een (wijziging op) een deelname of resultaat aan te leveren?
Waarom zou mijn instelling meer informatie doorgeven dan minimaal noodzakelijk?
Wat is het verschil tussen inschrijving en een (onderwijs)deelname?
Wat is het verschil tussen een graad en een (onderwijs)resultaat?
Waarom is het vestigingsnummer leeg?
Mag ik het inschrijvingvolgnummer leeg laten bij een nieuwe deelname?
Wat als ik daarna een inschrijvingvolgnummer wil wijzigen?
Ik heb (nog) geen Correspondentienummer van de student?
Mag ik het correspondentienummer of BRIN ook aanpassen?
Wat doe ik met de inschrijvingsvorm?
Hoe wijzig ik een inschrijvingsvorm?
Hoe wijzig ik de opleidingscode van een deelname?
Hoe wijzig ik een opleidingsfase?
Is een instelling verplicht aan te geven dat een student in de propedeusefase zit?
Is een instelling verplicht aan te geven dat een student zijn propedeusefase succesvol
heeft afgerond?
Hoe wijzig ik de datum inschrijving en/of uitschrijving?
Voor welke periode mag ik deelname en resultaat aanleveren?
Waarom is de datum uitschrijving ingevuld?
Wij hebben ook inschrijvingen per kalenderjaar, maar DUO registreert per studiejaar. Hoe moet ik
deze inschrijving doorgeven?
Welke datum vul ik in bij Datum Diploma Behaald?
Hoe wijzig ik de datum diploma behaald?
Mag ik ook een datum diploma behaald / resultaat aanleveren zonder inschrijving?
Kan ik het resultaatvolgnummer aanpassen?
Waarom moet ik een postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging invullen? Kan DUO dit niet
doen?
Wat moet ik doen als de gehele deelname of resultaat verwijderd moet worden?
Wat als een afgemelde student zich binnen hetzelfde studiejaar opnieuw aanmeldt voor de studie?
Wat als ik overige gegevens foutief heb aangeleverd?
Welke diakrieten zijn toegestaan in de naamvelden?
Waar moet ik op letten wanneer ik het bestand open en bewerk in Microsoft Excel?
Mag ik het bestand ook per e-mail sturen?
Hoe weet ik of de aanlevering is gelukt?
Ik heb geen token voor de beveiligde site?
Hoe zorg ik ervoor dat ik de bestanden kan uitwisselen met DUO?
Voor overige vragen kunt u contact opnemen met?
Wanneer dien ik een (wijziging op) een deelname of resultaat aan te leveren?
Een deelname of resultaat dient te worden aangeleverd wanneer deze van belang kan zijn voor
studiefinanciering. Dit is doorgaans het geval wanneer iemand:
staat ingeschreven als student voor een bepaalde opleiding
staat ingeschreven voor een voltijdstudie
een resultaat behaald die ertoe leidt dat een prestatiebeurs wordt omgezet van lening naar
gift
Ook voor wijzigingen geldt dat deze enkel doorgegeven dienen te worden wanneer deze relevant
(kunnen) zijn voor studiefinanciering. Een instelling mag meer gegevens over deelnames en
resultaten doorgeven, maar de instelling is het niet verplicht te doen, indien het niet in het kader
van studiefinanciering is.
Waarom zou mijn instelling meer informatie doorgeven dan minimaal noodzakelijk?
Een instelling mag meer gegevens over deelnames en resultaten aanleveren aan DUO, dan
gegevens die relevant kunnen zijn voor studiefinanciering. DUO zal ook aangeleverde gegevens
over bijvoorbeeld deeltijdstudies of extraneus-deelnames vastleggen. Wanneer zou een instelling
meer gegevens door willen geven? Het kan zijn dat de instelling wil dat de registers van DUO een
zo goed mogelijke weergave bevatten van de werkelijke situatie bij de instelling, met name voor
ontsluiting van gegevens die mogelijk in de toekomst zal gaan plaatsvinden. Denk hierbij
3
bijvoorbeeld aan het diplomaregister. Andere instellingen kiezen ervoor niet enkel de deelnames en
resultaten aan te leveren die relevant zijn voor studiefinanciering, maar leveren in plaats daarvan
alle deelnames en resultaten aan.
Wat is het verschil tussen inschrijving en een (onderwijs)deelname?
Met deze begrippen, die beiden worden gebruikt in het HO-veld, wordt hetzelfde bedoeld.
Wat is het verschil tussen een graad en een (onderwijs)resultaat?
Met deze begrippen, die beiden worden gebruikt in het HO-veld, wordt hetzelfde bedoeld.
Waarom is het vestigingsnummer leeg?
DUO weet op voorhand niet aan welke locatie de opleiding wordt gevolgd. Vul het
vestigingsnummer in, zoals die bij de instelling bekend is. Bij verwerken van het bestand wordt
door DUO gecontroleerd of de opgegeven opleiding wordt gegeven aan deze locatie (volgens de
gegevens in CROHO). Om te kijken welke locaties gebruikt kunnen worden door de instelling, kijk
voor de actuele stand op DUO.nl: http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of
https://apps.duo.nl/MCROHO
Mag ik het inschrijvingvolgnummer leeg laten bij een nieuwe deelname?
Ja, dat mag. Het inschrijvingvolgnummer mag worden ingevuld, maar mag ook leeg worden
gelaten. Wordt het veld leeg gelaten, dan zal DUO zelf een inschrijvingvolgnummer bepalen op
basis van de datum inschrijving, opleidingscode en het correspondentienummer. Op deze manier
worden zowel instellingen gefaciliteerd, die het inschrijvingvolgnummer zelf willen bepalen (bijv.
gelijk aan hun eigen interne unieke identificatie), als instellingen die geen behoefte hebben dit zelf
te doen.
Wat als ik daarna een inschrijvingvolgnummer wil wijzigen?
Het is dan van belang of de deelname al eens is aangeleverd:
1. Is de deelname nog niet eerder aangeleverd?
Dan mag je het inschrijvingvolgnummer aanpassen, zolang deze uniek is binnen je eigen
BRIN.
2. Is de deelname al een keer aan DUO aangeleverd?
Dan is het niet meer mogelijk deze aan te passen. Is het toch noodzakelijk om dit nummer
aan te passen, neem dan contact op met DUO.
Laat je het inschrijvingvolgnummer, nadat deze eerder is aangeleverd leeg, dan wordt deze
door DUO bepaald. Dus zorg ervoor dat bij een wijziging, het juiste inschrijvingvolgnummer
aan DUO wordt doorgegeven. Dit kan leiden tot een nieuwe deelname, als het
inschrijvingvolgnummer afwijkend is.
Ik heb (nog) geen Correspondentienummer van de student?
Voeg je een nieuw persoon toe in het bestand en is het correspondentienummer onbekend. Laat dit
correspondentienummer dan leeg en zorg ervoor dat achternaam, voornamen, en geboortedatum
gevuld zijn. Voeg indien mogelijk ook postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging toe in het
bestand. Al deze informatie helpt DUO om een zo goed mogelijke match te kunnen maken, met
personen bekend bij DUO of zo nodig in het GBA. DUO zal het correspondentienummer opzoeken of
zo nodig aanmaken.
Mag ik het correspondentienummer of BRIN ook aanpassen?
Nee dit kan niet, want daarmee kan de wijziging niet worden doorgevoerd. Is het
correspondentienummer onbekend, laat dit veld dan leeg.
4
Wat doe ik met de inschrijvingsvorm?
De inschrijvingsvorm zegt iets over de wijze waarop de student onderwijs volgt. Dit kan zijn
student of extraneus, waarbij student in aanmerking komt voor studiefinanciering.
Hoe wijzig ik een inschrijvingsvorm?
De volgende situaties kunnen zich voordoen:
1. De voorprojectie van DUO bevat de verkeerde inschrijvingsvorm
Er wordt een inschrijvingsvorm voorgeprojecteerd, omdat er vanuit wordt gegaan, dat alle
deelnames in de voorprojectie in aanmering komen voor studiefinanciering en daarom
Student zullen zijn. Extraneus komt niet in aanmerking voor studiefinanciering. Mocht dit
anders zijn, veranderd deze dan van Student naar Extraneus
2. Is voor een deelname of resultaat de verkeerde inschrijvingsvorm
aangeleverd?
Wijzig dan de inschrijvingsvorm en lever de deelname opnieuw aan. Voer geen wijzigingen
door in het inschrijving- of resultaatvolgnummer.
3. Gaat de student gedurende het studiejaar een andere inschrijvingsvorm in?
Om deze verandering door te geven, dienen twee bestandsregels te worden aangeleverd:
Wijziging op bestaande deelname
Beëindig de bestaande inschrijving door de datum uitschrijving aan te passen. Breng
geen wijzigingen aan in het inschrijvingvolgnummer.
Nieuwe deelname
Voer daarnaast een nieuwe deelname op met een andere inschrijvingsvorm. Laat het
inschrijvingvolgnummer leeg (DUO bepaalt dan vervolgens een nummer) of kies zelf
een inschrijvingvolgnummer dat uniek is binnen de BRIN.
Hoe wijzig ik de opleidingscode van een deelname?
De volgende situaties kunnen zich voordoen:
1. De voorprojectie van DUO bevat de verkeerde opleidingscode (opgave student)
Pas de opleidingscode aan. Het inschrijvingvolgnummer hoeft niet te worden aangepast,
maar dit mag wel.
2a. Er is een deelname naar DUO verstuurd met de verkeerde opleidingscode
Pas de opleidingscode aan, maar laat het inschrijvingvolgnummer ongewijzigd. Op deze
manier zal de bestaande deelname worden bijgewerkt
2b. Er is een resultaat naar DUO verstuurd met de verkeerde opleidingscode
Pas de opleidingscode aan en gebruik het resultaatvolgnummer dat door DUO in het laatste
verwerkingsbestand is teruggemeld. Op deze manier zal het bestaande resultaat worden
bijgewerkt.
3. Is de student veranderd van opleiding binnen de instelling?
Om deze verandering door te geven, dienen twee bestandsregels te worden aangeleverd:
Wijziging op bestaande deelname
Beëindig de bestaande inschrijving door de datum uitschrijving aan te passen. Breng
geen wijzigingen aan in het inschrijvingvolgnummer.
Nieuwe deelname
Voer daarnaast een nieuwe deelname op met een andere opleidingscode. Laat het
inschrijvingvolgnummer leeg (DUO bepaalt dan vervolgens een nummer) of kies zelf
een inschrijvingvolgnummer dat uniek is binnen de BRIN.
5
Hoe wijzig ik een opleidingsfase?
De volgende situaties kunnen zich voordoen:
1. De voorprojectie van DUO bevat de verkeerde opleidingsfase
Er wordt een opleidingsfase voorgeprojecteerd, omdat deze is gekoppeld aan de opleiding.
Een instelling kan deze opleidingsfase daarom gebruiken, ook zit een student bijvoorbeeld
in de propedeusefase in plaats van de bachelorfase. Dit onderscheid is niet relevant voor
studiefinanciering en het is daarom niet vereist dit aan DUO te melden. Dit neemt niet weg
dat uiteraard wel mag wel worden gemeld, dat het in feite om de propedeusefase gaat.
Wanneer ervoor wordt gekozen de opleidingsfase aan te passen, dan hoeft het
inschrijvingvolgnummer niet te worden aangepast (dit mag overigens wel).
Propedeuse bacheloropleiding
Een bacheloropleiding wordt altijd voorgeprojecteerd met de fase B (Bachelor). Zit
de onderwijsvolger nog in de propedeusefase én stelt uw instelling het opprijs dat
dit in de registers van DUO wordt geregistreerd? Wijzig de opleidingsfase dan naar
D (propedeuse Bachelor).
2. Is voor een deelname of resultaat de verkeerde opleidingsfase aangeleverd?
Wijzig dan de opleidingsfase en lever de deelname opnieuw aan. Voer geen wijzigingen
door in het inschrijving- of resultaatvolgnummer.
3. Gaat de student gedurende het studiejaar een andere opleidingsfase in?
Deze wijziging is niet relevant voor studiefinanciering en hoeft daarom niet te worden
gemeld. Een instelling kan dit uiteraard wel melden. Het is dan mogelijk de opleidingsfase
gewijzigd aan te leveren op de aangeleverde deelname binnen het studiejaar. Het is ook
mogelijk de datum uitschrijving op de huidige deelname aan te passen en daarbij een
nieuwe deelname op te voeren. Bij deze laatste variant is het belangrijk dat u voor de
nieuwe deelname zelf een inschrijvingvolgnummer kiest dat afwijkt van het
inschrijvingvolgnummer van de eerste deelname. U krijgt dan 2 deelnames in hetzelfde
studiejaar.
Is een instelling verplicht aan te geven dat een student in de propedeusefase zit?
Nee, deze informatie mag uiteraard worden aangeleverd, maar dit is niet verplicht.
Is een instelling verplicht aan te geven dat een student zijn propedeusefase succesvol
heeft afgerond?
Nee, deze informatie mag uiteraard worden aangeleverd, maar dit is niet verplicht.
Hoe wijzig ik de datum inschrijving en/of uitschrijving?
Het is dan van belang of de deelname al eens is aangeleverd:
1. Is deelname nog niet eerder aangeleverd?
Pas de datum aan. Het inschrijvingvolgnummer hoeft niet te worden aangepast (maar dit
mag wel).
2. Is de deelname al een keer aan DUO aangeleverd?
Pas de datum aan, maar wijzig niet het inschrijvingvolgnummer.
Voor welke periode mag ik deelnames en resultaten aanleveren?
Deelnames kunnen worden aangeleverd voor het vorige, het huidige en het eerstvolgende
studiejaar.
Resultaten kunnen worden aangeleverd voor het vorige en het huidige studiejaar.
6
Waarom is de datum uitschrijving ingevuld?
Datum uitschrijving is verplicht en wordt standaard gevuld met het einde van het studiejaar van de
deelname op 31 augustus van het studiejaar. Indien de datum afwijkt, pas hem dan aan.
Wij hebben ook inschrijvingen per kalenderjaar, maar DUO registreert per studiejaar.
Hoe moet ik deze inschrijving doorgeven?
Een inschrijving voor het HO wordt bij DUO inderdaad per studiejaar geregistreerd.
Aangeleverde inschrijvingen die gedeeltelijk buiten een studiejaar vallen (zoals een
inschrijving voor een kalenderjaar) worden om die reden afgekeurd. In dergelijke
gevallen is de oplossing om de inschrijving zodanig aan te passen/op te knippen dat deze
'in een studiejaar past'. In september (wanneer DUO in een voorprojectie per student
vraagt of deze al dan niet is ingeschreven) een inschrijving aanleveren tot en met het
eind van het kalenderjaar: 1-9 t/m 31-12. Wordt er door de student 'verlengd', lever
dan (bijv. eind december) een tweede inschrijving (in dat studiejaar) aan: van 1-1 t/m
31-8.
Welke datum vul ik in bij Datum Diploma Behaald?
De datum diploma behaald wordt gevuld met de datum waarop de examencommissie het resultaat
heeft goedgekeurd. Deze datum mag niet in de toekomst liggen en hoort binnen de data van de
geldende deelname periode te vallen, ook wel datum inschrijving/uitschrijving.
Hoe wijzig ik de datum diploma behaald?
Het is dan van belang of de deelname al eens is aangeleverd:
1. Is deelname nog niet eerder aangeleverd?
Vul de juiste datum in. Het resultaatvolgnummer hoeft niet te worden ingevuld of
aangepast (maar dit mag wel).
2. Is de deelname al een keer aan DUO aangeleverd?
Pas de datum aan, maar wijzig niet het resultaatvolgnummer.
Mag ik ook een datum diploma behaald / resultaat aanleveren zonder deelname?
Nee dit is niet toegestaan, aangezien er een koppeling moet zijn tussen de gevolgde opleiding en
daarbij behaalde resultaat. DUO zal hier (achteraf) op controleren.
Wordt een resultaat behaald op het moment dat een onderwijsvolger, als extraneus is
ingeschreven en is dit resultaat van belang voor studiefinanciering, dan dient ook deze deelname
(met inschrijvingsvorm extraneus) te worden aangeleverd.
Kan ik het resultaatvolgnummer aanpassen?
Het is dan van belang of het resultaat al eerder is aangeleverd aan DUO:
1. Is het resultaat nog niet eerder aangeleverd?
Dan mag u het resultaatvolgnummer zelf kiezen, zolang deze uniek is binnen de eigen
BRIN.
2. Is het resultaat al een keer aangeleverd?
Dan is het niet meer mogelijk deze aan te passen. Is het toch noodzakelijk om dit nummer
aan te passen, neem dan contact op met DUO.
7
Waarom moet ik een postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging invullen? Kan
DUO dit niet doen?
De velden Postcode, Huisnummer en Huisnummer toevoeging hoeven alleen te worden gevuld voor
nieuwe personen, waarvan het correspondentienummer niet bekend is bij de instelling. Deze
adresinformatie helpt DUO om een zo goed mogelijke match te kunnen maken met personen die
reeds bekend zijn bij DUO of zo nodig met personen in het GBA. DUO zal het
correspondentienummer opzoeken of zo nodig aanmaken.
Wat moet ik doen als de gehele deelname of resultaat verwijderd moet worden?
Het bestand ‘Inschrijvingen en graden HO - Niet Bekostigd Onderwijs’ is niet bedoeld voor het
verwijderen van deelnames en/of resultaten.
Gebruik voor deze gevallen het scherm Verzoek handmatige mutatie op het Zakelijk Portaal. Geef
daarin aan om welke deelname of resultaat het gaat middels Naam, BRIN en inschrijving- of
resultaatvolgnummer. Vul het omschrijvingsveld in en geef aan waarom de deelname of resultaat
verwijderd dient te worden. Neem bij voorkeur ook het correspondentienummer van de persoon op
in het omschrijvingsveld.
Wat als een afgemelde student zich binnen hetzelfde studiejaar opnieuw aanmeldt voor
de studie?
Het kan voorkomen dat een student zich binnen een studiejaar heeft uitgeschreven, maar toch
tijdens hetzelfde studiejaar zich weer aanmeldt voor de studie. Zorg er dan voor dat er een ander
inschrijvingvolgnummer wordt aangemaakt, dan degene die bij de afmelding bekend is.
Wat als ik overige gegevens foutief heb aangeleverd?
Indien gegevens met betrekking tot het resultaat gewijzigd moeten worden, laat dan in ieder geval
resultaatvolgnummer, BRIN en correspondentienummer gelijk. Dit zou kunnen gebeuren door een
wijziging van datum diploma behaald. Bij het wijzigen van deelname gegevens laat dan naar BRIN
en Correspondentienummer ook het inschrijvingvolgnummer gelijk. Denk bijvoorbeeld aan
opleidingsvorm, datum inschrijving of datum uitschrijving.
8
Welke diakrieten zijn toegestaan in de naamvelden?
Het gebruik van diakrieten is toegestaan in de naamvelden en huisnummer toevoeging. Dit is
relevant wanneer een nieuwe persoon wordt toegevoegd aan het bestand. Er geldt een beperking
voor de diakrieten die gebruikt kunnen worden. Enerzijds omdat in het CSV-bestandsformaat deze
tekens worden omgezet in blokjes (“⁪”), anderzijds omdat deze tekens DUO niet kunnen of mogen
worden verwerkt.
Daarnaast leidt het gebruik van het CSV-bestandsformaat ertoe, dat een aantal diakrieten worden
omgezet naar gewone letters. Neem je bijvoorbeeld een naam met een “Ā” op in een CSV-bestand,
dan wordt bij opslaan van het bestand, zelf dit teken automatisch omgezet naar de letter “A”. Ter
informatie is hieronder een opsomming opgenomen van dergelijke gevallen.
Toegestane
diakrieten bij
naamvelden
Toegestane
diakrieten bij
huisnummer
toevoeging
Let op
In het CSVbestandsformaat
worden diakrieten
als volgt
automatisch
omgezet in
gewone letters
,-./áÁàÀâÂäÄãÃåÅæÆçÇdÐðÐéÉèÈêÊëËƒíÍìÌIîÎïÏñÑóÓòÒôÔöÖõÕø
ØšŠßþÞúÚùÙûÛüÜýÝÿŸŽž
,-./áÁàÀâÂäÄãÃåÅæÆçÇdÐðÐéÉèÈêÊëËƒíÍìÌIîÎïÏñÑóÓòÒôÔöÖõÕø
ØßþÞúÚùÙûÛüÜýÝÿ
ĂăĀāĄą wordt A of a
ĆćĊċĈĉČč wordt C of c
ďĎ word d of D
ĖėĚěĔĕĒēĘę wordt e of E
ĠġĜĝĞğĢģ wordt G of g
ĤĥĦħ wordt H of h
ıİĬĭĪīĨĩĮį wordt i of I
Ĵĵ wordt J of j
Ķķ wordt K of k
ĹĺĽľĻļŁł wordt L of l
ŃńŇňŅņ wordt N of n
ŎŏŌōŐőƠơ wordt O of o
ŔŕŘřŖŗ wordt R of r
ŚśŜŝŞş wordt S of s
ŤťŢţŦŧ wordt T of t
ŬŭŪūŨũŮůŲųŰűƯư wordt U of u
Ŵŵ wordt W of w
Ŷŷ wordt Y of y
ŹźŻż wordt Z of z
Waar moet ik op letten wanneer ik het bestand open en bewerk in Microsoft Excel?
Er zijn een aantal zaken waar rekening mee moet worden gehouden bij het gebruik van Microsoft
Excel voor het bewerken van het bestand. Deze zaken worden hieronder beschreven.
Wetenschappelijke notatie cijferreeksen
Lange reeksen met cijfers worden door Excel automatisch omgezet naar wetenschappelijke
notatie. De reeks “123456789012” wordt dan bijvoorbeeld “1,23457E+11’. Bij deze notatie
valt door ‘afronding’ een deel van het getal weg; bij opslaan in Excel wordt de
daadwerkelijke waarde gewijzigd naar “123457000000” Dit probleem kan zich voordoen bij
de velden inschrijvingvolgnummer, correspondentienummer en resultaatvolgnummer.
9
Daarom zijn veldwaarden van inschrijvingvolgnummer en correspondentienummer in de
voorprojectie voorzien van respectievelijk een letter en koppeltekens, waardoor Excel deze
velden zal voorzien van de standaardopmaak. Een correspondentienummer wordt
bijvoorbeeld “9651-90206-0-06”.
Mocht u zelf één van deze drie veldwaarden handmatig invoeren, maak waar mogelijk ook
gebruik van letters (bij beide volgnummers) of koppeltekens (bij correspondentienummer).
Melding bij opslaan en bij verlaten bestand
Excel zal er constant op wijzen dat er in een ander bestandsformaat wordt gewerkt dan het
standaard Excel-formaat (XLS-formaat). Zowel bij het opslaan als bij het afsluiten van
Excel kan volgende melding verschijnen:
Kies hierbij voor Ja.
Mag ik het bestand ook per e-mail sturen?
Nee, in het kader van informatiebeveiliging mag de bestandsuitwisseling uitsluitend via de
beveiligde site van het Zakelijk Portaal plaatsvinden.
Hoe weet ik of de aanlevering is gelukt?
Na de aanlevering van het inschrijvingen en graden NBO voor HO bestand, zal DUO u een
verwerkingsverslag toesturen. Deze is ook in dit document opgenomen.
Ik heb geen token voor de beveiligde site?
Neem contact op met de beheerder binnen uw organisatie. U bent door deze beheerder als
gebruiker van de beveiligde site aangemeld. Hij overhandigt u de tokengenerator. U hebt toegang
tot die diensten op de beveiligde site waarvoor u bent geautoriseerd door de beheerder.
Bent u de beheerder?
Neem dan contact op met DUO.
Hoe zorg ik ervoor dat ik de bestanden kan uitwisselen met DUO?
De actuele stand bekend bij DUO wordt op het zakelijk portaal geplaatst en heet ‘Bestand met
voorgeprojecteerde inschrijvingen en graden voor HO’. Daarnaast zal de instelling een bestand
plaatsen met ‘Aanlevering inschrijvingen en graden NBO voor HO’. Zodra deze door DUO is
verwerkt zal DUO een verwerkingsverslag plaatsen op het zakelijk portaal genaamd: ‘
Verwerkingsbestand inschrijvingen en graden NBO voor HO’.
Kijk hier voor in de handleiding beveiligde site te vinden op
http://www.duo.nl/zakelijk/documentatie_inloggen.asp. Het inloggen staat beschreven in
paragraaf 5.1 en de werkwijze van de bestandsuitwisseling in hoofdstuk 6.
Voor overige vragen kunt u contact opnemen met:
Onderwijsnummer/Informatiepunt Hoger onderwijs (IHO):
Telefoon: (050) 599 90 00
E-mail: [email protected]
10
Foutafhandeling
In dit hoofdstuk staan de foutmeldingen beschreven, zoals deze met het verwerkingsverslag
kunnen terugkomen. Zodra een deelname of resultaat niet goed verwerkt kan worden, zal dit
teruggekoppeld worden naar de instelling. Binnen DUO kan de deelname of resultaat niet verder
verwerkt worden. In het verwerkingsverslag is daarom het veld foutmelding zal gevuld, met een
foutcode en de status van de deelname of resultaat is ‘Niet verwerkt’. Het is aan de HO instelling
de fout te herstellen en het bestand met Inschrijvingen en graden HO opnieuw aan te leveren.
Wat wordt er van de instelling verwacht? Het gaat erom dat de fout wordt hersteld en dat de
deelname of resultaat correct bij DUO vastgelegd wordt. Pas de fout aan in het aanleverbestand en
laat het inschrijfvolgnummer voor deelnames of en het resultaatvolgnummer voor resultaten intact.
Dit kan alleen de gewijzigde deelname of resultaat zijn, dan wel een nieuwe stand. Het
verwerkingsverslag is mede omdat de deelnames en resultaten gesplitst worden, niet geschikt om
als aanleverbestand te gebruiken.
Welke foutcodes kunnen er ontstaan:
BRIN_opleidingscode_onbekend
De combinatie van instelling en opleiding is niet geldig op de peildatum. Pas de opleidingscode aan
indien deze onjuist is en stuur de wijziging opnieuw op. CROHO bevat het geldige overzicht van
opleidingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of
https://apps.duo.nl/MCROHO). Is er iets anders aan de hand, neem dan contact op met DUO.
BRIN_opleidingscode_vestiging_onbekend
De combinatie van instelling, vestiging en opleiding is niet geldig op de peildatum. Pas de
opleidingscode of vestigingsnummer aan. CROHO bevat het geldige overzicht van opleidingen en
vestigingen per instelling (http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of
https://apps.duo.nl/MCROHO).
BRIN_opleidingscode_vestiging_vorm_onbekend
De combinatie van instelling, vestiging, opleiding en opleidingsvorm is niet geldig op de peildatum.
Pas de opleidingscode, vestigingsnummer of opleidingsvorm aan. CROHO bevat het geldige
overzicht van opleidingen en vestigingen per instelling
(http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO).
Daarnaast kan het zijn, dat bij de gekozen opleidingscode een incorrecte opleidingsvorm is
gekozen. Ook dit is te achterhalen in CROHO of dit is toegestaan bij de gekozen opleiding. Let op:
in CROHO heet dit veld Onderwijsvorm.
datum_inschrijving_datum_uitschrijving
De datum uitschrijving ligt voor de datum inschrijving. Pas de datum inschrijving of datum
uitschrijving aan en zorg dat ze binnen hetzelfde studiejaar vallen.
extraneus_duaal
De combinatie van de opleidingsvorm Duaal met inschrijvingsvorm Extraneus is bij wet niet
toegestaan. Pas daarom de opleidingsvorm of inschrijvingsvorm aan.
geen_propedeutische_fase
De opleiding heeft aan de opgegeven instelling geen propedeutische fase. Pas zonodig de
opleidingscode of opleidingsfase aan.
inschrijvingsvolgnummer_persoon
Bij een bestaande inschrijving (uniek geïdentificeerd door BRIN i.c.m. inschrijvingvolgnummer)
mag de persoon niet worden veranderd. Is het inschrijvingvolgnummer hergebruikt bij een ander
persoon? Pas het inschrijvingvolgnummer aan. Indien het een nieuwe deelname betreft, kan er ook
voor worden gekozen het inschrijvingsvolgnummer simpelweg leeg te laten.
opleidingscode_opleidingsfase
De combinatie opleidingsfase en opleidingscode is niet toegestaan. Pas zonodig de opleidingscode
of opleidingsfase aan. Dit is ook te achterhalen in CROHO
(http://www.duo.nl/zakelijk/ho/croho/downloaden_croho.asp of https://apps.duo.nl/MCROHO).
11
periode_inschrijving_studiejaar
De periode van een deelname moet geheel binnen een studiejaar vallen. Een studiejaar loopt van 1
september tot en met 31 augustus in het eerstvolgende kalenderjaar.
resultaatvolgnummer_persoon
Bij een onderwijsresultaat mag de persoon niet worden veranderd. Is het resultaatvolgnummer
hergebruikt bij een ander persoon? Pas het resultaatvolgnummer aan. Indien het een nieuw
resultaat betreft, kan er ook voor worden gekozen het resultaatvolgnummer simpelweg leeg te
laten.
correspondentienummer_onbekend
Het aangeleverde correspondentienummer bestaat niet. Pas het correspondentienummer aan of
neem contact op met DUO over het juiste correspondentienummer.
correspondentienummer_verhangen
Het correspondentienummer is van een verhangen persoon. De persoon zou bekend moeten zijn
onder een ander correspondentienummer. Pas het correspondentienummer aan of neem contact op
met DUO over het juiste correspondentienummer.
12
Bestandsnaam:
Veelgestelde vragen en foutafhandeling deelnames en resultaten Niet
Bekostigd Onderwijs v1 0.doc
Map:
\\Fileserver\Homedrives\in070mil\Mijn Documenten
Sjabloon:
H:\apps\office\Normal.dot
Titel:
Bestandsbeschrijving ‘Deelnames en resultaten HO - Niet bekostigd
onderwijs’
Onderwerp:
Auteur:
Massaro
Trefwoorden:
Opmerkingen:
Aanmaakdatum:
5-12-2013 10:27:00
Wijzigingsnummer:
22
Laatst opgeslagen op:
7-10-2014 15:43:00
Laatst opgeslagen door: in070mil
Totale bewerkingstijd:
428 minuten
Laatst afgedrukt op:
7-10-2014 15:47:00
Vanaf laatste volledige afdruk
Aantal pagina's:
12
Aantal woorden:
4.504 (ong.)
Aantal tekens:
24.776 (ong.)

Download Report