Combiwel Welzijnswerk vaart wel bij aansturing met transparante rapportages SAP IN EEN OOGOPSLAG “Onze managers en controllers hebben nu veel beter inzicht gekregen. We zien bijvoorbeeld welke subsidieaanvragen, welke activiteiten en welke locaties rendabel zijn. Daardoor kunnen we veel beter beslissingen nemen.” Tom van Diemen, Directeur Bedrijfsvoering en Concern Controller Combiwel Samenvatting Welzijnsorganisatie Combiwel heeft met SAP BusinessObjects en CODA aanzienlijke besparingen gerealiseerd. SAP implementatiepartner Solmate heeft samen met Combiwel de administratieve processen gestroomlijnd. Dit scheelt de zes administratieve medewerkers zoveel tijd dat enkelen van hen nu op de onderbezette P&O-afdeling kunnen werken. Combiwel verdient de investeringen binnen een jaar terug, onder meer door een betere controle op de administratieve processen en een rendabeler aanvraagproces voor subsidies (hoofddeel inkomsten). Bedrijf • Naam: Combiwel • Locatie: Amsterdam • Branche: zorg • Producten en diensten: welzijnswerk • Omzet: € 45 miljoen (2010) • Medewerkers: 2011: 700 (+ 900 vrijwilligers) • Website: www.combiwel.nl • Implementatiepartner: Solmate Uitdagingen en kansen Fusies, overnames en bezuinigingen dwingen welzijnsorganisatie Combiwel marktgerichter te werken. Dankzij SAP BusinessObjects en CODA kan Combiwel flexibel inspelen op onvoorspelbare ontwikkelingen Hoogtepunt implementatie Resultaten per locatie direct zichtbaar voor controllers die bovendien veel minder tijd nodig hebben om managementinformatie te vergaren SAP oplossingen SAP BusinessObjects SAP Customer Success Story Zorg Waarom SAP • Schaalbaar • Toekomstvast en innovatief • Flexibel • Informatie ontsluiten uit bestaande oplossingen en alle databronnen Grootste voordelen • Eenvoudig koppelen met oplossingen van derden (onder meer Beaufort, Regas, Gemal) • Transparante, stabiele en geïntegreerde processen • Eenvoudig zelf rapportages opstellen zonder technische kennis • Alle geld-, subsidie-, en informatiestromen inzichtelijk • Kostenbesparing: 2,5 FTE minder op totaal van 6 en ROI < 1 jaar Concurrerende voordelen • Subsidieaanvragen gestroomlijnd en daardoor rendabeler • Meer tijd/focus op welzijn in plaats van administratie/informatie Voormalige omgeving Eigen rapportages met MS Excel en MS Access Integratie met derde partijen • Database: Microsoft SQL Server 2005 • Hardware: HP • Besturingssysteem: Microsoft Windows Server • CODA Aantal users 6 Implementatietijd circa 3 maanden Combiwel Welzijnswerk vaart wel bij aansturing met transparante rapportages SAP Welzijnsorganisatie Combiwel heeft met SAP BusinessObjects en CODA aanzienlijke besparingen gerealiseerd. SAP BusinessObjects implementatiepartner Solmate heeft samen met Combiwel de administratieve processen gestroomlijnd. Dit scheelt de zes administratieve medewerkers zoveel tijd dat enkelen van hen nu op de onderbezette P&O-afdeling kunnen werken. Combiwel verdient de investeringen binnen een jaar terug, onder meer door een betere controle op de administratieve processen en een rendabeler/gestroomlijnder aanvraagproces voor subsidies. Combiwel is de grootste welzijnsorganisatie voor bewoners in diverse Amsterdamse stadsdelen. Activiteiten, projecten en diensten vormen het bewonersondersteuning. Combiwel werkt samen met onder andere zorginstellingen, (brede) scholen, kinderopvang, woningcorporaties, “De nieuwe oplossing die Solmate heeft gemaakt met SAP BusinessObjects en CODA is echt een paradijs voor controllers, omdat medewerkers pas formulieren kunnen insturen als zij de juiste gegevens hebben ingevuld.” Ilse Janssen, Accountmanager hart van de organisatie. De circa zevenhonderd medewerkers van Combiwel werken in de verschillende wijken samen met bewoners. Negenhonderd vrijwilligers staan hier dagelijks voor klaar. Combiwel organiseert activiteiten op het gebied van sport, recreatie, vorming en educatie, voor alle leeftijdsgroepen in de diverse buurten. De organisatie biedt ontwikkeling- & opvoedondersteuning, peuterspeelzalen, voorscholen, maatschappelijke dienstverlening, sociaal raadslieden, wijkposten voor ouderen -en re-integratiebedrijven en gemeentelijke instellingen. Ook organiseert Combiwel op locaties in de buurt cursussen tegen een betaalbaar tarief. Subsidieproces stroomlijnen Om alle activiteiten te organiseren, ontvangt Combiwel verschillende subsidies uit diverse bronnen. Vanwege de huidige turbulente economische en politieke ontwikkelingen moet het welzijnswerk iedere uitgave verantwoorden. Om transparante, stabiele en overzichtelijke administratieve processen te creëren, van subsidieaanvraag tot vrijwilligersvergoeding via kasbetalingen, heeft Combiwel SAP BusinessObjects implementatiepartner Solmate ingeschakeld. Solmate heeft een oplossing ontwikkeld die uit de bestaande administratieve software en bronsystemen actuele en betrouwbare managementinformatie onttrekt. Tom van Diemen, Directeur Bedrijfsvoering en Concern Controller bij Combiwel stelt tevreden vast dat de oplossing van Solmate en SAP volledig beantwoordt aan de verwachtingen. “Solmate adviseerde ons om de administratieve processen te stroomlijnen door te werken met SAP BusinessObjects managementrapportages die uit onze diverse bronsystemen op een controleerbare en consistente manier informatie ophalen. Ik ben blij dat we naar Solmate hebben geluisterd, want onze managers en controllers hebben nu veel beter inzicht gekregen. We zien bijvoorbeeld welke subsidieaanvragen, welke activiteiten en welke locaties rendabel zijn. Daardoor kunnen we veel beter beslissingen nemen.” “We kunnen altijd snel leveren wat opdrachtgevers wensen.” Tom van Diemen, Directeur Bedrijfsvoering en Concern Controller Combiwel Vrijwilligers in kaart Met het grote vrijwilligerslegioen gaat Combiwel zeer zuinig om. Het is dan ook belangrijk dat de bronsystemen accurate en actuele informatie bevatten over het aantal vrijwilligers, het werk dat zij doen en de locaties waar ze werken. Hetzelfde geldt uiteraard voor de vaste medewerkers, waarvoor Combiwel de salarisadministratie bijhoudt in Gemal van Raet. Het productaanbod houdt Combiwel bij in Regas en voor de financiële administratie gebruikt het CODA. Ook haalt Combiwel informatie uit Beaufort, software die in de zorgsector veel gebruikt wordt. Paradijs voor controllers “Voorheen verzamelden we zelf handmatig gegevens via Excelspreadsheets en Access-databases”, zegt Ilse Janssen, accountmanager bij Combiwel. “We vroegen de managers om deze gegevens en moesten dan heel vaak rapportages terugsturen, omdat gegevens ontbraken of niet klopten. De nieuwe oplossing die Solmate heeft gemaakt met SAP BusinessObjects en CODA is echt een paradijs voor controllers, omdat medewerkers pas formulieren kunnen insturen als zij de juiste gegevens hebben ingevuld.” Meer flexibiliteit Solmate bouwde met SAP BusinessObjects een oplossing die op een gestandaardiseerde, transparante én consistente manier rapportages uit diverse bronsystemen onttrekt, onder meer uit CODA. Van Diemen: “SAP BusinessObjects is flexibeler dan oplossingen van andere leveranciers. We hebben bijvoorbeeld Exact bekeken, maar dat kunnen we alleen met heel veel maatwerk en consultancyuren aanpassen aan onze wensen. SAP BusinessObjects daagt ons uit om procesmatig te denken. Daardoor kunnen we ook de typische werkprocessen en producten in het welzijnswerk in deze nieuwe oplossing integreren. Dit alles zonder dat we voor iedere extra functie een externe consultant moeten inschakelen die het systeem voor ons aanpast. Dit betekent dat we onze administratie veel flexibeler kunnen inrichten, terwijl we toch altijd blijven voldoen aan regelgeving die voortdurend en vaak onvoorspelbaar verandert. SAP BusinessObjects en CODA geven ons bovendien de kans om al doende te leren. We hebben er geen extra modules voor nodig en onze applicatiebeheerder kan, dankzij de kennis die Solmate heeft overgedragen, zelf aanpassingen doorvoeren.” Korte implementatie De implementatie verliep vrijwel probleemloos en duurde drie maanden. Van Diemen: “Het voordeel van Solmate is dat het alle expertise in huis heeft om de hele breedte van ons werkveld af te dekken. Toen ik het gevoel kreeg dat de pakketexperts het overzicht dreigden te verliezen op de integratie van de diverse systemen, wees Solmate iemand aan die de onderlinge samenwerking en afstemming coördineerde. Ook toen ik het gevoel kreeg dat de implementatie te snel verliep om onze medewerkers te laten wennen aan de nieuwe werkwijze, speelde Solmate uitstekend in op onze wensen. Mijn advies: geef als opdrachtgever duidelijk aan wat je verwacht van een SAP BusinessObjects implementatiepartner, dan hoeft een implementatie niet ingewikkeld te zijn.” Onrendabele locaties afstoten De voordelen voor Combiwel zijn indrukwekkend. Van Diemen: “We besparen 2,5 FTE op een totaal van zes bij de administratie. Deze medewerkers kunnen nu doorschuiven naar de P&Oafdeling waar we een onderbezetting hadden. Alleen al door die besparingen is de ROI, de terugverdientijd, voor ons minder dan een jaar.” Van Diemen vervolgt: “Verder is het overzicht op en de juistheid van gegevens verbeterd. Doordat alle soorten bestanden die over een onderwerp gaan, aan elkaar gekoppeld zijn, kunnen managers tot op detailniveau doorklikken en bijvoorbeeld zien of subsidieaanvragen zijn gehonoreerd en, indien afgewezen, op welke gronden. Ook ontdekten we dat het zelf beheren van sommige gebouwen zeer onrendabel is. Dankzij de SAP BusinessObjects rapportages hebben we op basis van goed gefundeerde stuurinformatie kunnen besluiten welke accommodaties we moesten afstoten. We huren nu accommodaties bij de gemeente op het moment dat er daadwerkelijk behoefte aan is.” SAP Nederland B.V. Amerikastraat 10 5232 BE ’s-Hertogenbosch Postbus 3292 5203 DG ’s-Hertogenbosch T + 31 (0)73 645 75 00 F + 31 (0)73 645 73 00 www.sap.nl Wettelijke vrijwilligersvergoeding Collega Ilse Janssen voegt toe: “We kunnen de diverse typen vrijwilligerswerk in kaart brengen en bepalen of vrijwilligers in aanmerking komen voor een wettelijke vrijwilligersvergoeding en hoeveel dat dan mag zijn. We kunnen kosten vermijden door een blokkade in te stellen bij foutieve gegevensinvoer. SAP BusinessObjects legt bovendien feilloos bloot op welke plekken in het verleden fouten zijn gemaakt. Die hebben we opgelost en alle historische gegevens zijn nu goed vastgelegd. De accountant heeft het systeem en onze beginbalans grondig beoordeeld en sprak zijn vertrouwen uit in de cijfers die we hebben aangeleverd. We hebben dus geen last meer van ballast uit het verleden en kunnen nu met een schone lei beginnen aan onze ambitieuze toekomstplannen.” Voorsprong bij offertes Wat de toekomst betreft, wil Combiwel andere organisaties overnemen, om de eigen basis te versterken. Van Diemen: “Ons einddoel is de drie basisprocessen - financiën, personeel en productie - zodanig te integreren en te standaardiseren, dat we onze opdrachtgevers in kort tijdsbestek alle informatie kunnen geven die ze nodig hebben om onze subsidieaanvragen en onze werkprocessen te beoordelen. Dat geeft ons in offertetrajecten een grote voorsprong en zorgt er bovendien voor dat we altijd snel kunnen leveren wat opdrachtgevers wensen. Dat maakt ons minder afhankelijk van politieke beslissingen. Met Solmate, CODA en SAP BusinessObjects zijn we voorbereid op toekomstige uitdagingen, zelfs als we nog niet weten wat die worden.” 3961145 (11/010) © 2011 SAP AG. Alle rechten voorbehouden. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA en andere producten en diensten van SAP die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo’s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en andere landen. Business Objects en het logo van Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius en andere producten en diensten van Business Objects die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo’s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Business Objects Software Ltd. Business Objects is een onderneming van SAP. Sybase en Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere en andere producten en diensten van Sybase die in dit document 50 xxx xxx (YY/MM) worden genoemd, alsook de respectieve logo’s, zijn handelsmerken ©20YY by SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, of gedeponeerde handelsmerken van Sybase, Inc. Sybase is een xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, onderneming van SAP. PartnerEdge, and other SAP products and services mentioned herein as wellgenoemde as their respective logos are trademarks or registered Alle andere namen van producten en diensten zijn trademarks of SAP in Germany andondernemingen. in several other De countries handelsmerken van AG de desbetreffende all over theinworld. All otherisproduct and bedoeld service names mentioned informatie dit document uitsluitend ter informatie. are the trademarks ofkunnen their respective companies. Data contained in Productspecificaties per land verschillen. this document serves informational purposes only. National product Dit materiaal kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het wordt specifications may vary. uitsluitend ter informatie geleverd door SAP AG en de aan haar These materials are subject(“SAP to change without notice. materials gelieerde ondernemingen Group”), zonder datThese hier enige are provided by SAPworden AG andontleend its affiliated companies (“SAP rechten aan kunnen en zonder garantie vanGroup”) enige for informational purposes without representation warranty of aard, en SAP Group is niet only, aansprakelijk voor fouten of or omissies any kind, and SAP shall notDe be enige liable for errors or omissions with met betrekking totGroup het materiaal. garanties voor producten respect to the materials. The zijn onlyde warranties Group products en diensten van SAP Group garantiesfor in SAP de uitdrukkelijke and services are those are set forth in the express warranty garantieverklaringen die that bij dergelijke producten en diensten worden statementsindien accompanying such products if any. geleverd, van toepassing. Niets in and dezeservices, publicatie magNothing worden herein should beaanvullende construed as constituting an additional warranty. opgevat als een garantie.
© Copyright 2024 ExpyDoc
