Fusie voorstel Rkvv Robur - vv Harlingen

Fusie voorstel Rkvv Robur - vv Harlingen
Inhoudsopgave:
1.
2.
Inleiding
Aanleiding fusie
2.1
Wat is de reden om samen verder te gaan
2.2
Missie, visie en kernwaarden van de nieuwe vereniging
3.
Voorstel nieuwe organisatievorm
3.1
Bestuur
3.2
Commissies
3.3
Beleidsplan vrijwilligers
3.4
Voorstellen inrichting interim bestuur
4.
Samenvattingen en adviezen/aanbevelingen van de diverse commissies
4.1
Werkgroep Algemeen
4.2
Werkgroep Financiën
4.3
Werkgroep Accommodatie
4.4
Werkgroep Materiaal
4.5
Werkgroep Sponsoring
4.6
Werkgroep Bestuur & organisatie
4.7
Werkgroep Voetbal technische zaken
4.8
Werkgroep Cultuur
4.9
Werkgroep Kantine
4.10 Werkgroep Jeugd
5.
Conclusie
Bijlage 1
Bijlage 2
Bijlage 3
Bijlage 4
Bijlage 5
Bijlage 6
Bijlage 7
Bijlage 8
Organogram en taakomschrijving bestuursfunctie
Taakomschrijving commissies
Beleidsplan vrijwilligersbeleid
Concept begroting 2014 -2015
Contributievoorstel
Gemeente Harlingen “Visie sportvelden voetbal en hockey
Gemeente Harlingen “Vragen en antwoorden n.a.v. de visie voor de
sportvelden voetbal en Hockey
Statuten
1. Inleiding
Voor u ligt het rapport van de fusie begeleidingscommissie. Dit rapport bestaat uit een
samenvatting van de voorstellen van de diverse werkgroepen en een missie en visie
geformuleerd door beide besturen. Op basis van de aangeleverde documenten komt de
fusie begeleidingscommissie tot een aantal voorstellen die in dit rapport verwerkt zijn.
2. Aanleiding fusie
2.1
Wat is de reden om samen verder te gaan
Samen zijn vv Harlingen en Rkvv Robur krachtiger en efficiënter dan alleen. Samen
een krachtige zondag vereniging opzetten. Het gaat om de toekomst van alle leden,
maar in het bijzonder om de toekomst van onze jeugdleden en toekomstige
jeugdleden. Samen kunnen wij de kwaliteit van kader, jeugdopleiding,
prestatievoetbal. Maar juist ook de toekomst van -niet - voetbal activiteiten beter
garanderen.
2.2
Missie, visie en kernwaarden van de nieuwe vereniging
Missie(wat bieden we)
Wij willen een vereniging zijn met voor haar leden en oud-leden een herkenbare,
positieve cultuur. We bieden een combinatie van prestatie- en pleziervoetbal. Hierbij
creëren en onderhouden we een sterke onderlinge band en gaan we op alle gebieden
met respect met elkaar om. Dit uit zich in het beoefenen van de voetbalsport en
deelname aan een actief verenigingsleven, zowel via deelname aan activiteiten als via
vrijwilligerswerk. De vereniging heeft een solide en gezonde financiële positie.
Visie (hoe bereiken we dat)
Wij willen als vereniging stabiel en toonaangevend zijn in onze clubcultuur, aanpak en
uitstraling. Dat doen wij door hieraan invulling te geven op een aantal gebieden. Als
voetbalclub door het bieden van een actieve en passieve voetbalbeleving van en voor
iedereen. Wij staan daarbij open voor alle leden die sportief of niet- voetballend, een
bijdrage kunnen en willen leveren aan onze club. De sportieve ambities zullen daarbij
niet ten koste gaan van plezier, respect, sportiviteit, eenheid en gezelligheid.
Clubloyaliteit is essentieel voor de vereniging. Wij verwachten van onze leden
loyaliteit onder het motto “vele handen maken licht werk”. Leden worden niet alleen
voor activiteiten uitgenodigd, maar ook benaderd om als vrijwilliger te helpen bij
activiteiten. Wij streven naar een zo breed mogelijke betrokkenheid, van oud-leden tot
jeugdspelers en hun familie. Stabiliteit moet voortkomen uit kwaliteit en continuïteit.
Voetballend gaan wij voor een continue stijgend niveau. Ambities, groei en
samenwerken, moet ons passen en de continuïteit versterken.
Als “Harlinger”voetbalvereniging zijn wij onderdeel van de samenleving. Wij willen
op verantwoorde wijze samenwerken met andere verenigingen, lokale overheden en
belangenverenigingen Wij werken aan een sportieve plaatselijke uitstraling om
aantrekkelijk te zijn voor spelers, kader en sponsoren.
Samenvatting Missie en Visie in aspecten
Harlinger club met plaatselijke uitstraling
Prestatie- en pleziervoetbal
Positieve clubcultuur
Maatschappelijk betrokken en actief
Aandacht voor voetballende en niet voetballende leden
Actieve betrokkenheid leden en vrijwilligers
Financieel solide
Kernwaarden
Sociale binding
Respect
Stabiel
Toonaangevend
Sportief
Beleving
3. Voorstel nieuwe organisatievorm
3.1 Bestuur
Op advies van de werkgroep zal de nieuwe vereniging starten met een hoofdbestuur
bestaande uit 11 leden. Te weten:
Voorzitter
1e secretaris
2e secretaris
1e penningmeester
2e penningmeester
Jeugdvoorzitter
Bestuurslid technische zaken
Bestuurslid materiaal en accommodatie
Bestuurslid algemene zaken
Bestuurslid kantine zaken
Bestuurslid sponsoring, PR en sociale media
Het dagelijks bestuur bestaat uit voorzitter, 1e secretaris en 1e penningmeester. Het is
belangrijk dat in de opstartfase er een breed bestuur aantreedt. Er moet veel worden
georganiseerd en de fusie moet zo rimpelloos mogelijk verlopen. Leden mogen geen
nadeel van de fusie ondervinden. Mogelijkerwijs kan de samenstelling in de toekomst
afgebouwd worden. Als bijlage bij het fusievoorstel is er voor de bestuursfunctie een
korte taakomschrijving opgesteld.
3.2
Commissies
De werkgroep heeft voorgesteld om 9 commissies in te stellen. Deze commissies zijn
de drijvende krachten achter het goed functioneren van de vereniging.
-
Commissie PR, clubinfo en sociale media
Commissie Sponsoring
Commissie Kantine zaken
Commissie Technische zaken
Commissie Materiaal en accommodatie
Commissie Activiteiten
Commissie Toernooien
Commissie Vrijwilligersbeleid
Commissie Jeugdzaken
Kenmerken van de commissies
●
●
●
●
Relatief grote zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid bij de uitvoering
van het werk.
Opereren binnen de kaders die op bestuurlijk niveau zijn vastgesteld.
Verantwoording aan de betreffende portefeuillehouder in het bestuur.
Onderlinge samenwerking tussen de commissies bij “grensoverschrijdende”
kwesties.
Bijgevoegd als bijlage de taakomschrijving welke per commissie is opgesteld.
3.3
Beleidsplan vrijwilligers
In het kader van een mogelijke fusie heeft de werkgroep bestuur en organisatie
de opdracht gekregen om een beleidsplan vrijwilligers te formuleren. In het als
bijlage bijgevoegde beleidsplan is een eerste aanzet gegeven. Uiteraard moet
dit plan aangescherpt worden en op onderdelen verder worden uitgewerkt door
middel van uitvoeringsregels.
Het vrijwilligersbeleid is gebaseerd op een drietal uitgangspunten:
o Je mag lid worden van de fusieclub.
o Je hebt het recht op het spelen van wedstrijden
o Maar je hebt ook de plicht om bij te dragen aan de organisatie van de
fusieclub
3.4
Voorstellen inrichting interim bestuur
Om alle voorstellen van de commissies goed te kunnen uitwerken is er een behoorlijke
doorlooptijd benodigd. Dat betekent dat het besluit(intentie) tot fusie eerst genomen
gaat worden en dan alle voorstellen uitgewerkt worden. In het eerste jaar na de
fusie(intentieverklaring) ligt het voor de hand een interim bestuur te formeren die deze
veranderingen gaat begeleiden. Het interim bestuur kan geheel, of grotendeels bestaan
uit leden van de huidige hoofdbesturen. Nadat alle juridische- en wettelijke procedures
zijn doorlopen kan daadwerkelijk de fusie formeel worden afgerond. In de dan te
houden ALV wordt het bestuur definitief benoemd.
4. Samenvattingen en adviezen van de diverse commissies
Op grond van de opdrachtformulering zijn in oktober een aantal werkgroepen
geïnstalleerd. Voor de werkgroepen zijn opdrachten geformuleerd, welke per
werkgroep tot een advies dan wel aanbeveling hebben geleid. Voor een aantal
werkgroepen zijn de adviezen of aanbevelingen gebruikt bij het samenstellen van dit
fusievoorstel. Voor de overige werkgroepen zijn de aanbeveling, inventarisaties en
adviezen een startpunt, na goedkeuring door de ALV’s.
4.1
Werkgroep Algemeen
Deze werkgroep is niet formeel geïnstalleerd. De opdrachten beschreven in de
opdrachtformulering zijn verdeeld over de verschillende werkgroep of toegewezen aan
de door FBC gevraagde personen.
4.2
Werkgroep Financiën
Conform de opdracht heeft deze werkgroep een concept begroting voor het seizoen
2014-2015 opgesteld. Deze zijn als bijlage bijgevoegd. Tevens is er een contributie
voorstel gemaakt. De vervolgopdrachten vinden plaats na goedkeuring intentie tot
fusie.
4.3
Werkgroep Accommodatie
Het accommoderen van de nieuwe fusieclub is een belangrijk onderwerp in het gehele
fusietraject. Dit is onlosmakelijk verbonden met het tot stand brengen van de fusie. De
werkgroep accommodatie is in zijn advisering en aanbevelingen zeer kritisch geweest.
Uitgangspunt is een complex met groei naar drie velden. De inrichting van het
complex vierkantsdijk laat dit momenteel niet toe. Momenteel zijn er gesprekken met
de gemeente om te onderzoeken. De fusiecommissie heeft een alternatief inrichting
plan voor het complex ingediend bij de gemeente en dit wordt onderzocht op
haalbaarheid. Echter er zijn veel partijen zoals de gemeente, bewoners en andere
sportverenigingen die een rol spelen bij de plaats bepaling. Als bijlagen is het
raadsvoorstel bijgevoegd en een raadsinformatiebrief.
De FBC heeft de besturen geadviseerd om het sportcomplex “Vierkantsdijk”als thuis
te kiezen voor de nieuwe vereniging om basis van de onderstaande motivatie.
▪
Situering in een woonwijk
▪
Een mogelijke groei naar 3 velden, mits haalbaarheid is aangetoond.
Wij begrijpen als FBC dat rondom de keuze van het complex er sprake is van veel
emoties, echter de ratio gebiedt ons te zeggen dat dit beste keuze voor de nieuwe
vereniging met “Oog voor de Komst”.
4.4
Werkgroep Materiaal
Conform de opdracht is er een inventarisatie gemaakt van de materialen van beide
verenigingen. Daarnaast is er een advies gegeven over de benodigde opslagruimte
voor materialen etc.
4.5
Werkgroep Sponsoring
De werkgroep sponsoring heeft onderstaande aanbevelingen en conclusies gegeven.
Sponsoropbrengsten per vereniging verschillen, die vv Harlingen overstijgen die van
Robur vele malen. Het is niet in te schatten of de sponsoropbrengsten bij een fusie
minimaal gelijk waardig zijn aan de optelsom van de huidige sponsorinkomsten Het is
van ultiem belang dat deze werkgroep/commissie zo snel mogelijk weet wat in de
ALV’s wordt besloten om zodoende zo snel mogelijk de huidige sponsoren zo
concreet mogelijk te benaderen. Bij relatiebeheer is noodzakelijk om de huidige
sponsors duidelijk te informeren over de mogelijkheden bij de te formeren fusieclub.
Inrichting van de sponsorcommissie is conform het advies van de werkgroep Bestuur
& Organisatie.
4.6
Werkgroep Bestuur & organisatie
De aanbeveling van deze werkgroep is verwoord in hoofdstuk 3 van het fusievoorstel.
4.7
Werkgroep Voetbal technische zaken
Onderstaand een opsomming van aanbevelingen en conclusies. Een verdere invulling
van het technisch beleid zal een vervolg krijgen na goedkeuring intentieverklaring tot
fusie.
-
-
-
-
4.7
Aanbevolen is om na de fusie over te gaan tot het aanstellen van “nieuwe”
trainers voor de A- en B selectie. De besturen hebben deze aanbeveling
overgenomen en inmiddels is de procedure op gestart.
Het instellen van een elftalcommissie bestaande uit de leiders van de
verschillende seniorenelftallen. Met als doel om wekelijks in overleg de
elftallen samen te stellen
Damesafdeling is een groeiend onderdeel van de voetbal vereniging. De
werkgroep stelt voor om kort termijn een inventarisatie te houden over de
organisatie en indeling.
Mogelijkheid te onderzoeken:
 oprichten 7 tal voor 45+
 oprichten jong senioren team tot 21 jaar
Werkgroep Cultuur
De voornaamste opdracht van deze werkgroep bestaat uit:
▪
Kom met voorstellen naam, logo en clubkleuren.
De werkgroep geeft de aanbeveling om voor de naam van de nieuwe vereniging, logo
en clubkleuren een prijsvraag uit schrijven waaraan elke Harlingen kan meedoen. De
prijsvraag zal uit geschreven worden na de ALV’s
▪
Kom met voorstellen voor de vorming van een
vereniging waarin alle leden zich blijvend thuis voelen.
De aanbeveling van de werkgroep is om 2 feesten voor jong en oud te organiseren om
de integratie op gang te brengen. Daarnaast wordt een inventarisatie gemaakt van de
activiteiten die beide verenigingen organiseren en te harmoniseren.
4.8
Werkgroep Kantine
Deze werkgroep heeft een inventarisatie gemaakt van de bestaande voorzieningen als
kantine en bestuursruimtes. Daarnaast de vraag beantwoord wat is de meest optimale
kantineruimte/oppervlakte voor een voetbalvereniging van circa 550 leden.
Aanbevelingen:
▪
▪
▪
4.9
maak zo snel mogelijk een keuze met bettrekking
tot de locatie. Voor beide locaties geldt dat er
kosten moeten worden gemaakt.
raadpleeg de brandweer over
veiligheidsvoorschriften
Er is een indicatieve inventarisatie9oppervlakte
bepaling) aanwezig over de optimale verdeling
ruimtes.
Werkgroep Jeugd
De jeugdafdelingen van beide verenigingen zijn aan het begin van het seizoen 20132014 samen gebracht in een SJO(samenwerkend jeugdopleiding). De conclusie van
beide besturen is dat deze samenwerking prima verloopt. De beide jeugdafdelingen
van beide verenigingen werken op een voortreffelijke en constructieve wijze samen,
welke een belangrijke stap is in het versterken van het zondagvoetbal in Harlingen.
5.0
Conclusie:
De opdracht van de F.B.C. was om een fusieplan op te stellen op basis waarvan
een besluit tot fusie kan worden genomen door de ledenvergaderingen. Op grond
van bovenstaande, gekoppeld aan wettelijke, statutaire en KNVB eisen heeft de
F.B.C. zijn opdracht volbracht.
De F.B.C. adviseert de beide besturen om positief te stemmen met het
fusievoorstel om een fusie tussen de vv Harlingen en Rkvv Robur verder voor te
bereiden.
Namens de F.B.C.
H.J. Metz
Februari 2014
H. Mulder
N. beuker
G.J. de Vries

Download Report