Besluit Wob-verzoek inzake richtlijnen voor de

Ministerie van Financiën
> Retouradres Postbus 20201 2500 EE Den Haag
Dion.toraat-Generaal
Belastingdienst
Korte Voorboor 7
2511 CW Den Haag
Postbus 20201
2500 EE Den Haag
onvotrirksoverherdinl
Inlichtingen
26 NOV. 2014
Datum
Betreft beslissing op uw Wobverzoek
Ons kenmerk
DDB/2014/5662 U
Uw brief (kenmerk)
4/215
Bijlagen
2
U hebt mij op 6 oktober jl. een verzoek gestuurd op grond van de Wet
openbaarheid van bestuur (verder: Wob). Op 14 oktober jl. heb ik de ontvangst
van uw verzoek bevestigd. U vraagt in uw verzoek om alle documenten inzake het
omgaan met vertrouwelijke informatie bij de Belastingdienst.
In mijn brief van 20 oktober 2014 heb ik u verzocht om uw verzoek te
specificeren.
Op 6 november 2011 heb ik uw reactie d.d. 31 oktober 2014 op mijn verzoek om
specificatie ontvangen. U schrijft daarin dat het verzoek duidelijk is en verwijst
naar de in het verzoek genoemde ervaringen. Bij de behandeling van uw
wobverzoek ga ik er daarom van uit dat dat betrekking heeft op instructie(s) hoe
moet worden omgegaan met poststukken die in gesloten enveloppe worden
afgegeven bij de balie van een belastingkantoor.
Wettelijk kader
Uw verzoek is gebaseerd op artikel 3 van de Wob. Uitgangspunt van de Wob is dat
er, in het belang van een goede en democratische bestuursvoering, voor degene
die om informatie verzoekt een recht op openbaarmaking van de informatie
bestaat, tenzij uitzonderingsgronden van de Wob dit verhinderen. Bij de afweging
omtrent het openbaar maken van informatie mag de persoon of het oogmerk van
de verzoeker geen enkele rol spelen. Informatie die op grond van de Wob
openbaar wordt gemaakt, is openbaar voor iedereen.
Naar aanleiding van uw verzoek heb ik navraag gedaan. Daarbij is gebleken dat er
twee documenten zijn die informatie bevatten over het onderwerp van uw
wobverzoek:
Werkinstructie ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling
Werkinstructie ontvangen post op de dislocatie
Beoordeling van uw wobverzoek
Op grond van artikel 10, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wob blijft het
verstrekken van informatie achterwege voor zover dit de veiligheid van de Staat
Pagina 1
zou kunnen schaden. Bij de toepassing van de Wob wordt de veiligheid van
personen ook gerekend tot de veiligheid van de Staat.
Directoraat-Generaal
Belastingdienst
Naar mijn oordeel kan openbaarmaking van een deel van de documenten dat
betrekking heeft op het onderwerp van uw Wob-verzoek de veiligheid van de Staat
in gevaar brengen. Daarom worden die onderdelen niet openbaar gemaakt.
Openbaarmaking van informatie over werkprocessen die daarin is opgenomen kan
tot gevolg hebben dat kwaadwillenden hun gedrag op de kennis daarvan zouden
kunnen afstemmen.
Ons kenmerk
DGB/2024/5662
Onevenredige benadeling
Op grond van artikel 10, tweede lid, aanhef en onder g, van de Wob blijft
verstrekking van informatie achterwege voor zover het belang daarvan niet
opweegt tegen het belang van het voorkomen van onevenredige bevoordeling of
benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of
rechtspersonen dan wel van derden.
Het openbaar maken van informatie zoals door u verzocht, kan leiden tot
onevenredige benadeling van de Belastingdienst en medewerkers van de
Belastingdienst. Deze benadeling bestaat eruit dat eenieder, en dus ook
kwaadwillenden, inzicht verkrijgt in de daarin beschreven werkprocessen Mijns
inziens weegt het belang van voorkoming van deze benadeling zwaarder dan het
belang van openbaarheid, aangezien het openbaren van deze informatie het
veiligheidsrisico voor de Belastingdienst en voor de bij de werkprocessen
betrokken personen verhoogt. Bij mijn afweging heb ik een groter gewicht
toegekend aan het belang van het voorkomen van onevenredige benadeling van de
Belastingdienst en de bij de aangelegenheid betrokken medewerkers, dan aan het
algemene belang dat is gediend met openbaarmaking van de gevraagde
informatie. Daarom heb ik de informatie in de werkinstructie waar uw verzoek
betrekking op heeft, maar ten dele openbaar gemaakt.
Het bovenstaande leidt tot de volgende beslissing.
Besluit
Ik maak de informatie in de genoemde documenten, voor zover uw verzoek daar
betrekking op heeft, deels openbaar. Voor het overige maak ik de documenten niet
openbaar.
Hoogachtend,
DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN,
namens deze,
drs. T.W.M. Poolen
lid van het managementteam Belastingdienst
Pagina 2
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
Werkinstructie: Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling
WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling
Pagina 1 van 5
I
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
Inlegvel
Betreft WI:
Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling
Nummer WI:
01-01-01-01
Datum WI:
25-07-2014
Versienummer WI: 1.3
Revisiedatum WI: 25-07-2015
Status:
Definitief
Schrijver:
Kwaliteitsmanagement
Beheerder:
Kwaliteitsmanagement
Distributie:
MT unit DHH, DIV-managers,
Intranet B/CFD/Unit-Documenthuishouding/Dinfo
Goedkeuring:
MT unit DHH
WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de 01V-afdeling
Pagina
2 van 5
I
%DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
1.0 Doel:
De instructie "Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling" beschrijft de ontvangst van de
post op de 01V-afdeling, voordat die grof gesorteerd wordt. Dit staat beschreven in de
werkinstructie WI 01-01-02-01 Sorteren op uiterlijke kenmerken.
2.0 Algemeen:
De fysieke poststukken worden in ontvangst genomen. Dit kan zijn per stuk, postkar, postzak
of bulk. Aflevering geschiedt aan de balie/receptie of op een aangewezen plaats.
Dit kan per locatie verschillen.
De volgende ingangskanalen van een postlevering worden onderkend:
PostNL;
Interne post (eenhedenpost ); zie WI 01-01-01-02 Post opgehaald tijdens de
postronde.
Postlevering via de brievenbus;
- Postlevering via de receptie/balie;
- Digitale bezwaarschriften; zie WI 01-04-02-01 Ontvangen digitale bezwaarschriften
op de DIV-afdeling.
3.0 Verwerking:
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
•
Bij de receptie/balie
Aangetekende post
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de 01V-afdeling
Pagina 3 van 5
DHH-Div
"Quality is onze toekomst"
Artikel 10, eerste lid, sub b
Artikel 10, tweede lid, sub g
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
3.1 Bijzonderheden:
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de 01V-afdeling
Pagina 4 van 5
I
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
%
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
4 0 Opmerking:
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
5.0 Registratie (t.b.v. rapportage):
Alle binnengekomen post tellen t.b.v. de rapportage. (ook de aangetekende post en de
faxen).
6.0 VGM (veiligheid, gezondheid, milieu):
7.0 Verwijzing naar Aø:
WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling
Pagina
5 van 5
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
Werkinstructie: Ontvangen post op de dislocatie
WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie
Pagina 1 van 5
I
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
Inlegvel
Betreft WI:
Ontvangen post op de dislocatie
Nummer WI:
01-01-01-03
Datum WI:
31-07-2014
Versienummer WI: 1.3
Revisiedatum WI: 31-07-2015
Status:
Definitief
Schrijver:
Kwaliteitsmanagement
Beheerder:
Kwaliteitsmanagement
Distributie:
MT unit DHH, DIV-managers,
Intranet B/CFD/Unit-Documenthuishouding/Dinfo
Goedkeuring:
MT unit DI-IH
WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie
Pagina
2 van 5
I
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
I
1.0 Doel:
•
De werkinstructie "Ontvangen post op de dislocatie" beschrijft de verwerking van de
ontvangen post op de dislocatie.
•
Uitgezonderd is de post die wordt bezorgd in distributiekratten door de koerier.
Zie WI 01-01-01-04 Ontvangen post koerierdienst naar dislocatie
2.0 Algemeen:
•
•
Dagelijks wordt er op een dislocatie post afgegeven aan de balie/receptie en wordt er
post gedeponeerd in de brievenbus. Tevens kan er post worden geleverd door PostNL.
Hoe deze post wordt verwerkt staat onder punt 3.0.
3.0
Verwerking:
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
Artikel 10, eerste lid, sub b, van de
Wob
Artikel 10, tweede lid sub g van de
Wob
Valt buiten
reikwijdte
wobverzoek
WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie
Pagina
3 van 5
1
DHH - DIV
"Quality is onze toekomst"
Valt buiten reikwijdte
wobverzoek
De hiervoor genoemde post wordt dagelijks (elke dag) verstuurd naar de DIV-afdeling.
Dit gebeurt op een van de volgende manieren:
• Dagelijks aanbieden aan PostNL als Losse post 24 uur (artikelnummer 1126) of
Partijenpost 24 uur C4/C5 (artikelnummers 1123 en 1124) en boeken in SAPSRM.
• Dagelijks verzenden als postpakket (met barcodesticker). (Postpakketten worden
als 24 uur post behandeld).
Art. 10. eerste lid sub b Wob. art.10. tweede lid sub a. Wob
• Of meegeven aan de ir
,koerier die,
archiefstukken
p vervoert van de dislocatie naar de
DIV-afdeling.
• Van te voren altijd melden aan de DIV-afdeling dat er naast archiefstukken ook
balie- en brievenbuspost wordt meegegeven.
• Deze post wordt apart gebundeld of in een gesloten enveloppe gedaan.
(Indien de koerier elke dag terugrijdt, van de dislocatie naar de DIV-afdeling,
dan kan deze optie dagelijks)
De volgende post blijft op dislocatie:
• Naampost voor personen die werken op de dislocatie.
• Post waarvoor specifieke afspraken zijn gemaakt met de klant. Deze afspraken
dienen wel vastgelegd te zijn.
Valt buiten reikwijdte Wobverzoek
wi 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie
Pagina
4 van 5
0HH - DIV
"Quality is onze toekomst"
1
3.1 Bijzonderheden:
•
Als een rouwkaart op een dislocatie wordt ontvangen, wordt deze aan de achterzijde
gestempeld en persoonliik bij de juiste persoon of afdeling bezorgd (niet in een
postvak deponeren).
•
Is de bestemming niet duidelijk, dan wordt de rouwkaart naar de DIV-afdeling
gezonden en daar behandeld conform de WI 01-02-02-03 Behandeling
condoleance post en of rouwkaarten.
4.0 Opmerking:
5.0 Registratie (t.b.v. rapportage):
6.0 VGM (veiligheid, gezondheid, milieu):
7.0 Verwijzing naar AO:
WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie
Pagina 5 van 5

Download Report