Het gebruik van artikelstambestanden

Douanetip 11: Het gebruik van artikelstambestanden
Het lijkt eenvoudig. U maakt een overzicht waarin onder meer het artikelnummer, een goederenomschrijving en de
goederencode wordt opgenomen, en u noemt dat vervolgens een artikelstambestand. Makkelijk. Iedere keer als u een
aangifte maakt haalt u uit dit bestand de vereiste gegevens op. Uniformiteit verzekerd. Maar op welke manier heeft u
verzekerd dat de in het artikelstambestand opgenomen informatie actueel is en blijft
Artikelstambestanden, gevaar van automatisering en
keer
automatismen
gehanteerd en de andere keer – voor precies hetzelfde
Voor het doen van een juiste aangifte is een veel informatie
nodig. Niet in de minste plaats de goederencode. Steeds
meer bedrijven werken met artikelstambestanden waarin
overzichten zijn opgenomen met daarin onder meer de
omschrijving van het product
vormen
deze
goederencodes
oplossing om steeds dezelfde
douanerecht)
wordt
is
dan
niet
goed.
Door
een
artikelstambestand aan te leggen wordt elke keer voor
hetzelfde product dezelfde goederencode gehanteerd. Dat
betekent echter nog niet dat ook de juiste goederencode
6910 (0% douanerecht) wordt gehanteerd en de
dé
(0%
product – GN-code 8528 6999 (14% douanerecht). Eén van
Het kan niet zo zijn dat de ene keer GN-code 8528
en de goederencode. Deze
overzichten
GN-code 8528 6910
wordt gehanteerd; daar is bij het
opzetten
van
het
artikelstambestand iemand voor
andere keer – voor precies hetzelfde product – GN- nodig met een gedegen kennis
code 8528 6999 (14% douanerecht).
van de3 classificatie.
goederencodes te gebruiken,
maar leiden niet automatisch
tot de juiste goederencode. In dit artikel bespreken wij de
Hoewel het gebruik van een artikelstambestand niet
risico’s, maar vooral ook tips & trucs bij het gebruik van
verplicht lijkt te zijn, impliceert het self-assessment (ten
dergelijke artikelstambestanden.
behoeve van de AEO-status en de herbeoordeling) wel dat
deze wordt gehanteerd. Een artikelstambestand is dan ook
Waarom een artikelstambestand?
een belangrijk item als we spreken van “Customs
Het gebruik van een artikelstambestand is in veel gevallen
een aanrader. Maar wat
is het
nu precies? Een
artikelstambestand bevat – in de ideale situatie – een
compliance”.
Het gevaar van een artikelstambestand
actuele en volledige database van alle producten die onder
Naast het feit dat een artikelstambestand niet per definitie
een douaneregeling worden geplaatst en waarvoor de
de juiste goederencode bevat, bestaat ook het gevaar dat
goederencode en de toepasselijke maatregelen moeten
ten onrechte een eerder vastgestelde goederencode wordt
worden vastgesteld. Veelal bevat het bestand een kolom
gehanteerd.
met een intern nummer ((bijvoorbeeld artikelnummer,
artikelstambestand een monitor is opgenomen en de
productcode, e.d.), de omschrijving van het product en de
volgende keer wordt weer een monitor – maar dan met
goederencode. Dat is echter nog niet voldoende om te
andere specificaties – aangegeven, dan bestaat het risico
spreken over een juist en volledig artikelstambestand.
dat de eerder vastgestelde goederencode wordt gebruikt.
Het doel van een artikelstambestand is ten eerste het
garanderen van uniformiteit. Het kan niet zo zijn dat de ene
I
www.customsknowledge.nl
Wanneer
bijvoorbeeld
in
het
Maar bevat deze monitor wel dezelfde – voor de
classificatie relevante – kenmerken?
Een ander risico is dat bij de indeling niet voldoende
-
Structuur artikelstambestand: Zorg er ook voor dat het
aandacht wordt besteed aan alle relevante criteria, en nog
artikelstambestand een duidelijke en eenduidige
moeilijker, de laatste ontwikkelingen zoals verordeningen
structuur heeft. Enerzijds moet het product in
en jurisprudentie. Het is maar de vraag of degene die de
voldoende detail worden omschreven, maar er moet
goederen classificeert daarvan steeds op de hoogte is.
ook zorg worden gedragen voor een eenduidige
woordkeuze in de beschrijving. Ook is het noodzakelijk
Het is dan ook een hele uitdaging om er voor te zorgen dat
dat wijzigingen in het artikelstambestand zichtbaar en
op de eerste plaats steeds de juiste goederencodes in het
raadpleegbaar blijven, bijvoorbeeld in een logbestand.
artikelstambestand wordt opgenomen en dat deze te allen
Een eenvoudig voorbeeld. Als u
tijde actueel is.
de ene keer het woord “fiets”
Tips en trucs voor het opstellen
van een artikelstambestand
-
Omschrijving van het
product: Om er voor te
Zo moet zijn vastgesteld wie de criteria voor de
product vaststelt, wie de goederencode vaststelt en
natuurlijk wie gebruik mag maken van het
classificatie plaatsvindt,
artikelstambestand.
raden wij aan om voorafgaand de criteria voor de
goederencode vaststelt en natuurlijk wie gebruik mag
omschrijving (die voldoet aan de tarieftechnische
maken van het artikelstambestand. Maar het
criteria) en voldoende details vermelden. Controleer
belangrijkste is misschien nog wel wie voor de
ook periodiek (achteraf) of de producten voldoende
wijzigingen en actualiteit zorg draagt.
specifiek zijn omschreven en of de specificaties in de
gebruikers van het artikelstambestand de juiste
informatie hebben om het artikelstambestand te
vullen en te gebruiken. Volgt de informatie uit het
systeem, of uit de inklaringsopdracht? Is er extra
informatie nodig van een externe partij? Laat het in
ieder geval niet afhangen van uitsluitend “googleacties”, maar zorg ook voor “contactinformatie” van de
opdrachtgever en of producent.
www.customsknowledge.nl
natuurlijk ook belangrijk dat
omschrijving van het product vaststelt, wie de
Warehouse Management Systeem) plaatst, de juiste
Zorg voor de juiste informatie: Faciliteer ook dat
verantwoordelijkheden: Het is
wie de criteria voor de omschrijving vaststelt, wie de
het artikelstambestand (of bijvoorbeeld een
processor of iets dergelijks).
Bevoegdheden en
verantwoordelijkheden heeft. Zo moet zijn vastgesteld
kan degene die de omschrijvingen van het product in
tussentijd niet zijn gewijzigd (bijvoorbeeld een andere
-
vaststaat wie welke bevoegdheden en
indeling vast te stellen. Aan de hand van die criteria,
I
woord “rijwiel”, dan gaat het op
omschrijving vaststelt, wie de omschrijving van het enig moment niet goed.
zorgen dat een juiste
-
gebruikt en de andere keer het
-
Motivering van de classificatie: Bij een latere discussie
moet duidelijk zijn hoe de goederencode op enig
moment is vastgesteld. In veel gevallen zal er niet veel
reden voor onduidelijkheid bestaan, maar als dat wel
het geval is, dan moet een gemotiveerde keuze worden
gemaakt. Leg daarom vast waarom voor een specifieke
goederencode is gekozen. Verwijs ook naar een
eventuele BTI of een intern dossier waarin meer
informatie is opgenomen. Filter, sorteer en zoek ten
slotte periodiek om doublures en onduidelijkheden te
voorkomen en uniformiteit te waarborgen.
-
Actualiteit: Wanneer aan een artikelstambestand
wanneer er na verloop van jaren een aanzienlijke UTB
onvoldoende zorg wordt besteed, zal het na verloop
komt, is dat namelijk te laat – een externe adviseur in.
van tijd (en dat kan best wel snel gaan) verouderen en
Voorts geldt dat wanneer u de juistheid en actualiteit
onjuiste informatie bevatten. Er moet dan ook voor
van het artikelstambestand niet controleert, de
worden gezorgd dat iemand, in beginsel de
Douane het ooit wél zal komen doen. Verricht daarom
(hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte is
periodiek een interne audit of, nog beter, laat periodiek
van alle ontwikkelingen en de jurisprudentie in het
een externe audit uitvoeren en voorkom verrassingen.
douanerecht. Stel daarom procedures op waarin wordt
aangegeven wie verantwoordelijk is en op welke wijze
de aanwezige kennis actueel gehouden wordt zodat de
actualiteit van het artikelstambestand kan worden
gewaarborgd.
-
Extern advies en audit: Veel bedrijven hebben een
bepaalde hoeveelheid aan kennis en ervaring waarmee
ze in staat zijn het grootste gedeelte van de producten
te classificeren. Echter, die kennis houdt in veel
gevallen ook wel ergens op. Schakel daarom op tijd –
Conclusie
Het gebruik van een artikelstambestand is voor veel
bedrijven logisch en zinvol. Het artikelstambestand dient
dan wel juiste en actuele informatie te bevatten. Uit onze
praktijk blijkt dat dit voor veel bedrijven een moeilijke
opgave is.
Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, dan is
Customs Knowledge hierbij graag uw gesprekspartner. Kijk
voor
meer
informatie
op
de
internetsite
www.customsknowledge.nl.
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en
onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs
Knowledge BV.
I
www.customsknowledge.nl

Download Report