Notulen Algemene Ledenvergadering 2014

Notulen Algemene Ledenvergadering 2014
Datum
Plaats
: 13 maart 2014
: Clubhuis NTV
Met kennisgeving afwezig; Engelien Sipkens, Roland Beumer, Marjan Beumer, Chris
Jansonius, Linda Hunze, Dientje van Zonneveld, Jarko Nieweg en Geeuwke van der
Harst. Aanwezig; Bram Poortman, Zoë Bolt- Falconer, Frits Muller, Truus Hilverda.
Trienke van der Harst, Roelof Smeenge, Allard van Engelenhoven, Tiemen van
Engelenhoven, Rob van de Wolde, Loes van der Vet, Peter van der Vet, Greetje Eggens,
Henny Nieweg, Co Bijker-Vogelzang, Renske van der Meer, Ellen Wagteveld, Geja
Hindriks, Richard Giezen, Annemiek van der Berg, Albert Nieuwenhuis, Winand
Hannema, Johanna Kuiper, Erik van der Berg, Wim Horneman, Edwin Bouwhuis,
Gerhard Bouma, Harriet Venema, K.H. Wassink, Jorg Visser, Nienke van Vondel,
Annelies Dijkstra, Bart Groot, Ina Tjoelker, Hillie van der West, Anne van der West, Henk
Steenbergen, Anja van der Heide, Jannie Veninga, Gerbrand Wijers (vicevoorzitter/
penningmeester),Lex Wagteveld (voorzitter CHC), Bertus van Engelenhoven (voorzitter
TC), Karen Wijers (waarnemend voorzitter JC), Henk Scheltens (voorzitter OC), Astrid
Steenbergen (secretaris).
1. Opening. Gerbrand heet alle leden hartelijk welkom met bijzondere aandacht voor de locatie
van de ALV; de prachtig gerenoveerde kantine. Gerbrand meldt dat voor de pauze de vrienden
van de NTV de vereniging iets gaan aanbieden.
2. Verslag ledenvergadering ALV 2013
Er zijn geen op- of aanmerkingen, de notulen worden goedgekeurd en de secretaris bedankt.
3. Ingekomen stukken
Er is een ingekomen stuk van Jarko Nieweg; “ Gefeliciteerd dat er weer een voorzitter het bestuur komt
versterken en fantastisch wat een aantal handige leden in het clubhuis hebben gepresteerd. Wees zuinig op deze
leden en geef ze waardering die ze verdienen.Voor de penningmeester nog het volgende: prima dat de
openstaande vordering op de leden fors is geslonken. M.b.t. de begroting het volgende: De opbrengst van het Jan
van Buuren toernooi lijkt mij zeer optimistisch. Helaas zien we een forse teruggang van het jeugdledenbestand.
Dan staat het wat vreemd dat de taakuren junioren nog toeneemt. Zou een vast bedrag per jeugdlid geen beter
criterium zijn? Verder zien we dat kosten va n senior activiteiten ca € 300 hoger zijn dan de opbrengsten. Is het
niet verstandig om het principe te hanteren dat de “vervuiler “betaald en dat dat niet tlv van de algemene
middelen gaat.
Ik wens jullie een goede vergadering
De penningmeester geeft aan deze vragen bij het financieel verslag / begroting te beantwoorden.
4.
Mededelingen
- Het bestuur biedt de leden vanavond twee koffie, 1 consumptie en wat hapjes aan.
5. Financieel verslag 2013
Gerbrand Wijers licht het verslag dat iedereen heeft kunnen lezen op een paar punten nog even
toe;
Notulen ALV 2014 NTV Vr gr jarko nieweg “
1 Resultaten; energie lager dan andere jaren. Ecotax terug te vorderen bij KNLTB. Belastingen en
heffingen vielen hoger uit dan verwacht. Kosten evenementen; entreegeld is symbolisch, daar
worden de prijzen van ingekocht en inkopen bar. Terugverdiencapaciteit in opbrengsten bar.
Balans; reserves opgevoerd. Bestemming aan gegeven. Privatisering af te lezen. NTV eind
2013 een bedrag van 64.500 euro eigen vermogen op de bank.Op dit moment kunnen we
spreken van een gezonde vereniging.Co Bijker vraagt hoe het komt dat het bedrag voor de
verzekering zo omhoog is gegaan. Dit heeft te maken met de privatisering. Per 1 Jan 2013 is
NTV eigenaar en moest dus zelf een opstalverzekering gaan nemen, wat een extra kostenpost
is.
6. Verslag en benoeming kascommissie. De kascommissie bestaat uit Ina Tjoelker en Anja v/d
Heide. Ina geeft aan dat ze de controle hebben uitgevoerd en dat alles er heel goed uitzag.
Kascommissie verleent decharge. De penningmeester wordt bedankt voor zijn werk.
Van de kascommissie is Ina aftredend. Bart Groot is bereid om zitting te nemen in de
kascommissie. De huidige kascommissie wordt bedankt.
.
7. Jaarverslagen bestuur en commissies.
Alle leden hebben de jaarverslagen kunnen lezen en de commissies en het bestuur lichten nu
nog enkele punten toe;
Gerbrand (als vicevoorzitter) geeft aan dat het bestuur de lay-out van Albert als uitgangspunt
heeft gebruikt. Op een goed stuk moet je verder bouwen.350 leden blijft het doel.
De tendens wat training betreft is dat er meer teamtrainingen worden afgenomen en dan vaak
van 1,5 uur. Door TSN worden de mentale aspecten meegenomen in de training en er is het
principe van; “Je zegt het maar”. D.w.z. geef, als je wensen hebt wat betreft de lesinvulling, de
inhoud van je training, maar aan.
Er waren 100 deelnemers aan de wintercup. Er wordt veel plezier beleefd aan de competitie
door diverse spelers. NTV opereert ook wat meer in de regio, vele leden hebben individueel of
als dubbel meegedaan met toernooien en prijzen weggehaald. Het 55+ toernooi kwam eerst
moeilijk op gang maar op het laatst moest men zelfs ‘nee’ verkopen. De kalender voor 2014 is
behoorlijk vol. Met prachtig clubhuis en banen doorgaan met wat goed is. Norgerlympics
worden dit jaar gekoppeld aan de gentlemensnight.
Notulen ALV 2014 NTV Wat PR en communicatie betreffen, de Insait verschijnt nu 1x per jaar als bewaarnummer,
verder staat de informatie voor de leden op de website en wordt er met nieuwsbrieven gewerkt.
Anton de Goede heeft aangeboden om een nieuwe website te bouwen (applaus zaal). Lex zal
met bestuur en Anton een gezamenlijk plan maken om tot een product te komen die voldoet aan
alle eisen.
Doelstelling van de sponsorcommissie is om meer sponsoren aan te trekken. Het aantal was
iets afgenomen. Wat vrijwilligers betreft heeft NTV dit jaar geen klagen gehad. Er is enorm veel
gedaan. Maximale openstelling van het clubhuis blijft tijdens evenementen. In 2014 richt zich
ledenwerving en behoud zich op senioren. Werving/ behoud jeugd blijft daarbij natuurlijk ook
belangrijk.
Bertus (Technische commissie) ; benadrukt de goede resultaten die de jeugd heeft behaald. Er
zijn veel prijzen gewonnen. NTV heeft de categorie 45+ ingevoerd voor de groep die liever
alleen tegen senioren speelt. TC is heel specifiek in 2013 aan de gang gegaan met het uitzetten
van projecten waarbij de vrijwilligers door de TC werden ondersteund. Zo kregen enkele teams,
niet zijnde TC leden, de vraag of ze een evenement zoals het oogstfeest of de ladiesnight
wilden organiseren. De kaders werden aangegeven. De teams pakten dit op en Oogstfeest en
ladiesnight waren zeer geslaagd.
2 Nieuw is het eigen KNLTB senioren toernooi!
Henk (Onderhoudscommissie OC )
Eigenlijk is het verhaal van de OC zoals andere jaren. We raken helaas wel eens wat kwijt
(diefstal). In 2013 waren we vol goede voornemens wat voorjaarsbeurt betrof maar door de
weersomstandigheden moesten de banen in korte tijd klaargemaakt worden. Alles gaat zijn
gangetje, we zijn altijd hier aanwezig om onder andere te tennissen.
Karen (Jeugdcommissie JC )
In 2013 kwam de JC toch weer op sterkte dus dat is goed nieuws. JC bestaat nu uit Annemiek,
Geja, Siska, Zoë, Madeleine, Ellen en Karen. Een enthousiaste en productieve groep!
Veel activiteiten, zie verslag. Nieuw was de High tea ter afsluiting van de najaarscompetitie van
de jeugd. Deze keer sloten de senioren eens aan bij de jeugd i.p.v. andersom.
Samenwerken in de regio is sterk opgepakt. Alle verenigingen evenals scholen hebben door de
krimp te maken met terugloop jeugd. Uitdaging; hoe binden we jeugdleden? Draaideureffect
voorkomen. Samenwerken dus van belang en dit wil de JC verder gaan uitbouwen. Is bijv.
competitiespelen haalbaar? Karen bedankt Winand voor zijn inbreng. Winand heeft in de regio
contact gezocht met alle JC’s. Kop van Drenthe; kinderen kunnen punten behalen bij
wedstrijden en Intersport stelt een beker beschikbaar.
JC denkt na over en zomerkamp.
Lex (Clubhuis commissie CHC )
Is trotse vertegenwoordiger van de CHC. Wat clubhuis betreft zal Erik straks zijn verhaal doen.
Lex is trots op de unieke mensen van de CHC. Er is 5x vergaderd en 62.311 x contact geweest.
De omzet van de voorjaarscompetitie was in 2013 wat lager, had te maken met de
weersomstandigheden. CHC was betroken bij activiteiten, kantinedienst, onderhoud
clubgebouw, verbouwing, bestellen, voorraadbeheer, regels gebruik kantine, sleutels.
De gebruiksaanwijzing voor de nieuwe kantine volgen nog. CHC is naar een training geweest
van de gemeente waarin de nieuwe regelgeving aan bod kwam. Beneden de 18 geen drank, en
beneden de 18 niet achter de bar. En hierop wordt gecontroleerd door de gemeente.
Sociale controle gewenst; voorkom dronkenschap etc. Diploma sociale hygiëne nodig. Een
sportkantine mag niet langer dan 2 uren na een activiteit opengesteld zijn. Let er allen op dat er
geen kinderen achter de bar of in de keuken mogen komen!
De tarieven gaan in 2014 niet omhoog! De marge wordt scherp in de gaten gehouden. In het
voorjaar van 2014 zal het houtwerk van het clubgebouw onderhouden en geschilderd gaan
worden. Vrijwilligers weer welkom! Lex bedankt de CHC leden.
8. Mutaties commissies / Afscheid commissieleden / Bestuursverkiezing
Mutaties commissies / Afscheid
Nieuw in de TC zijn Annemiek v/d Berg, Zoë Bolt en Madeleine van Iersel. Karen is herintreder
als voorzitter JC, waarmee de JC na lange tijd van onderbezetting weer op volle sterkte is!
De JC neemt afscheid van Geja Hindriks. Geja weet niet meer wanneer ze is begonnen als JC
lid, zolang is dat al geleden.Zeker 10 jaren heeft ze zich vol overgave ingezet voor de jeugd.
Clubkampioenschappen en de prijzen (bekerspecialist) waren haar stokpaardjes. Karen bedankt
Geja voor alles wat ze gedaan heeft voor de JC met bloemen en vele doosjes chocolade
vlokken. Voor veel momentjes voor Geja zelf.
De TC laat weten Geja graag in hun geledingen op te nemen. Geja gaat dus van de JC naar de
TC.De TC heeft ook Jannie Veninga bereid gevonden om in de TC plaats te nemen. Jannie is al
Verenigings Competitie Leider en steekt met Annelies hier veel tijd in. De TC werkt ook met
vaste aanspreekpunten De toss is een continue activiteit waarvoor het goed is om een vast
Notulen ALV 2014 NTV Applaus voor alle commissies volgt.
3 aanspreekpunt te hebben. Greetje Eggens is bereid gevonden deze taak op zich te nemen.Voor
het papercliptoernooi zijn Monique v/d Veen en Annet Flik aanspreekpunt.
Het oogstfeest gaat dit jaar georganiseerd worden door gemengd 2 team.
De TC neemt afscheid van Anne v/d West. Anne is 7 jaren TC lid geweest. Anne was
betrokken bij vele dingen. Toss, 55+ gebeuren, papercliptoernooi. Als bouwkundige heeft Anne
ook veel voor de club betekend en Anne vertegenwoordigde de club naar buiten en zorgde altijd
voor een goede ontvangst voor externen. Bertus bedankt Anne voor alles wat hij heeft gedaan
en neemt daarin ook Hillie mee. Want waar Anne was, zag je Hillie ook en ze hielp altijd daar
waar nodig mee en zorgde voor de (poedel)prijsjes.
Gerbrand bedankt ook Annemiek v/d Berg. Annemiek doet sinds 2007 de ledenadministratie en
heeft aangegeven in 2014 te willen stoppen. Ze wil haar bakens verzetten naar de JC en het
bestuur heeft Greetje Eggens bereid gevonden om de ledenadministratie van Annemiek over te
nemen. De overgang naar nieuwe systemen door de KNLTB gaf dit jaar extra werk en dan is
een stukje ervaring handig. De overdracht vindt dus in de zomer plaats maar Annemiek als
‘stille kracht op de achtergrond’ wordt nu even naar voren gehaald. Zonder Annemiek kan er
niet gespeeld worden, denk aan alle pasjes etc. etc.de sleutelsevice, en dan de communicatie;
steeds weer vernieuwde ledenlijsten voor bestuur en commissies worden door Annemiek
zorgvuldig aangeleverd. Tijd dus om haar te bedanken voor alles wat ze voor NTV heeft
gedaan/ doet. Applaus volgt.
Bestuursverkiezing
Aftredend en herkiesbaar zijn Henk Scheltens en Astrid Steenbergen. Het voorstel om beide
opnieuw te benoemen voor 3 jaren wordt unaniem aangenomen.
De JC draait weer op volle sterkte mede namens het oppakken van het voorzitterschap in de
loop van 2013 door Karen Wijers. De vergadering wordt voorgesteld om Karen nu officieel te
benoemen als voorzitter van de JC. Ook dit voorstel wordt unaniem aangenomen.
8b. Vrienden van de Norger Tennis Vereniging
De vrienden van de NTV bestaan nu 1,5 jaar en Jorg Visser vertelt dat ze inmiddels 19 leden
hebben. De vrienden van NTV hebben als doel het treffen van extra voorzieningen waar de
club niet genoeg geld voor heeft. Jorg biedt nu namens de Vrienden aan het bestuur een
prachtig nieuw afhangbord aan met daarbij een mooi welkomst bord. Onder een groot applaus
neemt de kersverse voorzitter deze mooie en zeer nuttige cadeaus in ontvangst. De Vrienden
worden heel erg bedankt!
Notulen ALV 2014 NTV 2013 was het jaar waarin het bestuur het moest doen zonder voorzitter. Het zoekproces naar
een nieuwe voorzitter had tijd nodig. Er waren wel gemotiveerde mensen maar het hebben van
tijd speelde een belangrijk punt. Maar gelukkig kon in de persoon van Roelof Smilda iemand
gevonden worden die de mogelijkheid ziet om het voorzitterschap op zich te willen en kunnen
nemen.
Roelof wordt algeheel benoemd tot nieuwe voorzitter van de NTV.
Roelof stelt zichzelf even voor aan de leden. Hij benoemt het zich thuis voelen bij deze club, het
aanstekelijke enthousiasme van trainers, leden en commissies, de vele leuke activiteiten en de
prettige sfeer. Allemaal punten die maakten dat hij de functie van voorzitter wel op zich wilde
nemen om zo ook een steentje bij te gaan dragen.
Gerbrand wordt bedankt voor het waarnemen als vicevoorzitter. Een waarnemerschap dat hij
een jaar lang naast het penningmeesterschap heeft uitgevoerd en uitstekend heeft gedaan. De
hamer kan worden overgedragen met alle commissies en bestuur weer op volle sterkte en een
geslaagde fase 1 van de verbouwing achter de rug.
4 9. Competitie en bekrachtiging toernooiagenda
Bertus benadrukt nog even de bijzonderheden;
Het NTV reünietoernooi oud leden betreft een activiteit voor oud-leden en leden die voor 2000
lid waren of lid zijn geworden. Opgemerkt wordt dat de tennismakingstoss op elke zaterdag
plaatsvindt buiten de competitie en kampioenschappen om, en niet eens in de 14 dagen.Tekst
zal gewijzigd worden. De winter cup staat ook niet vermeld.Komt er bij en sluit aan op de
herfstvakantie.
Annelies meldt dat het mixed dubbel in het Pinksterweekend en daarna plaats zal vinden (8-14
juni) maar dat er flexibel omgegaan zal worden met de mensen die pas na het
Pinksterweekeinde kunnen.
Competitiebekrachtiging
Het is niet gelukt om een heren 1 team op zondag te formeren. Verder veel teams. Alle
documenten zijn te vinden onder de knop competitie, teamindeling uit en thuis. De kantine
dienst lijst volgt binnenkort. De poule-indeling is nog niet bekend. De TC bekijkt nog of en
wanneer er baancommissarissen aanwezig moeten zijn tijdens de competitie.
De toernooiagenda en competitie worden bekrachtigd.
10. Begroting 2014
Gerbrand licht de begroting toe. De NTV heeft een sluitende begroting.
De kosten zijn inzichtelijk gemaakt zoals gewenst. Het ledenaantal van 300 is de ondergrens
om alles op huidige wijze te kunnen doen. Bij daling in ledenaantal zullen er extra inkomsten
gegenereerd moeten worden. Punt van vorige ALV; NTV bekostigde de ballen voor TSN. De
tennisballen worden per 2014 door de TSN zelf bekostigd. De TSN wordt hiervoor bedankt.
11. Verslag renovatie clubhuis
Erik van de Berg neemt als voorzitter van de bouwcommissie de vergadering middels een
PowerPoint presentatie mee en vertelt op ludieke wijze het verhaal van de renovatie. Want
dat renovatieverhaal begon al lang geleden en als bouwcommissievoorzitter dacht Erik
destijds voor de start; “Komt dat allemaal wel goud?”.
Voor aanvang van de vergadering was via een diashow al het fotoverhaal van de
verbouwing getoond aan de leden. Het hele proces van de renovatie fase 1 kwam nu dus in
woord en beeld.Niets bleef geheim.
Erik gaf alle ins- en outs op leuke wijze bloot. Duidelijk werd dat ondanks dat het een best
Notulen ALV 2014 NTV De TC gaf aan dat er een vast bedrag werd gevraagd voor competitiebijdrage bij de teams.
Maar hierdoor was er wel een ongelijkheid omdat sommige spelers zowel voorjaar- als
najaarcompetitie spelen en andere alleen voorjaarscompetitie. NTV gaat nu ook voor de
najaarscompetitie een bijdrage betalen. Dit past in het principe dat Jarko aankaartte; de
‘vervuiler’ betaalt. Wat Jarko’s verder opmerking betreft; het aantal jeugdleden loopt terug, wat
resulteert in minder geld. Taakuren gaan juist wel naar deze relatief kleinere groep vanuit het
principe ‘Wie de jeugd heeft heeft de toekomst’.Je ziet nu bijvoorbeeld dat veel jeugdleden
seniorlid zijn geworden. Junior werving en behoud belangrijk. Wel houden we in de gaten of de
taakuren rendement geven, zet de daling van jeugdleden voort dan inzet uren opnieuw bezien.
Wat kosten evenementen betreft, deze kosten worden op een andere plek terugverdiend
(begrotingstechnisch) en verdienen zich meer dan terug. De vervuiler betaalt zien we terug aan
de bar. Wat toernooien betreft;
De opbrengst staat gelijk aan de kosten van een toernooi. Zo ontvangt de TC bijvoorbeeld 625
opbrengst uit inschrijfgelden. De kosten liggen onder de 625 euro. De vraag is;Wat is de
vervuiling precies? Het toernooi moet kostendekkend zijn, het bedrag niet in de hoofdelijke
omslag gooien. Maar er zou ook boekhoudkundige ‘vervuiling’ bedoeld kunnen worden. Bij deze
helder.
Er zijn geen verdere vragen en de penningmeester wordt bedankt.
5 ingewikkeld proces was, omdat het een proces betrof dat zolang liep en met zoveel
vrijwilligers werd geregeld en uitgevoerd, dat over vele “schijven’ ging waarbij vele
beslissingen genomen moesten worden en vele meningen speelden, het vooral gelukt is om
in goede sfeer alles zelfs tot aan de laatste dag voor de ALV, voor elkaar te krijgen.
De aanwezigen hebben het al kunnen zien; de renovatie is geslaagd! Zodanig dat we voor
het eerst de ALV in het verruimde zitgedeelte van het clubhuis kunnen houden. Een prachtig
resultaat, behaald in het geplande tijdsbestek en zonder overschrijding van het financiële
budget dat vooraf gesteld was.Teambuilding ten top. De presentatie eindigt met de
symbolische overhandiging van het clubhuis aan het bestuur.
Er volgt een groot applaus voor alle medewerkers en de bouwcommissie (BC )wordt naar
voren gehaald; Erik v/d Berg, Anne v/d West, Henk Scheltens, Roelof Smeenge, Lex
Wagteveld en Henk Steenbergen worden met een presentje bedankt en ook hun partners
krijgen een attentie omdat ze zo vaak alleen thuis zaten. Natuurlijk heeft de BC met heel
veel meer vrijwilligers (incl. bestuur) de klus geklaard en het bestuur gaat alle vrijwilligers
van de renovatie op een speciale avond uitnodigen om ze te bedanken voor hun inzet. De
uitnodigingen zullen binnenkort verstuurd worden.
12. Rondvraag
Zoë vraagt wat voor maatregelen er zijn genomen nu er 4x is ingebroken. Bestuur en CHC
zijn al geruime tijd bezig met dit punt, hebben inlichtingen ingewonnen en deskundigen
gevraagd. De fysieke maatregelen waren nog niet genomen omdat het gebouw door de
verbouwing op zijn kop stond en je dan niet kunt bepalen waar je wat wilt gaan doen. Maar
maatregelen gaan zeker genomen worden en nu renovatie fase 1 is afgerond kan het plan
verder uitgewerkt worden. Er komt weer een kluisje maar veel meer dan wisselgeld zal daar
niet in komen omdat opbrengsten niet in de kantine bewaard worden.
Er wordt gevraagd hoe het met de bankjes staat waarvoor er flessen ingezameld werden
door de vrienden van NTV. Jorg geeft aan dat er nu 130 euro verdiend is maar we nog
10.000 flessen tekort komen…….
Notulen ALV 2014 NTV 13. Afsluiting
De nieuwe voorzitter sluit om 22.30 de vergadering, Een ieder wordt veel plezier gewenst voor
het komende tennisjaar. Roelof bedankt de aanwezigen en nodigt allen uit om nog even onder
het genot van een hapje en een drankje na te zitten. In goede stemming wordt het glas geheven
op de nieuwe kantine en het nieuwe tennisjaar.
6

Download Report