Overheidsopdrachten, de schoonmoeder van uw instelling? Impact en gevolgen van de Wetgeving Overheidsopdrachten Zijn zorghotels de toekomst? – seminarie 21 mei 2014 Vooraf Frank Lippens: “In 2006 hebben we alles op alles gezet om de zorgsector buiten het toepassingsgebied van de regelgeving overheidsopdrachten te houden. Heel wat gesprekken en lobbywerk later bleek dit absoluut niet mogelijk te zijn. Op dat moment is onze mindset fundamenteel gewijzigd. In plaats van de regelgeving overheidsopdrachten als ‘iets negatiefs’ te zien, is de regelgeving nu een gegeven waarmee we zo goed mogelijk proberen om te gaan. Elke nieuwe situatie, elke verandering, elke nieuwe regelgeving biedt immers ook de nodige kansen. Het is zaak om vooral naar deze kansen te kijken. Daar zijn we nu vooral mee bezig.” Algemeen directeur Sint-Vincentiusziekenhuis Deinze Voorzitter van de Commissie Overheidsopdrachten binnen Zorgnet en Icuro 2 Structuur toelichting 1. Uitdagingen van de nieuwe RO voor opdrachtgevers 2. Focus 3 Gunningswijzen Gunningscriteria Timing 1. Uitdagingen van de nieuwe RO voor opdrachtgevers Met welke uitdagingen worden opdrachtgevers geconfronteerd? Uitdagingen Eerste ervaringen sinds juli 2013: de soep wordt nooit zo heet gegeten… maar de nieuwe RO brengt uiteraard wel een aantal uitdagingen met zich mee: 1. Administratief 2. Aankoopbeleid 5 Uitdagingen aankoopbeleid (1) Van “paper follows business” naar “business follows paper” Verleden Heden 6 Gevolg uitdagingen Juridische ondersteuning is een ‘key driver’ voor succes bij overheidsopdrachten (zowel bij gunning als bij latere uitvoering) Opdrachtgever moet hier zelf voor instaan, inschrijvers kunnen deze ondersteuning immers niet leveren - Redenen: onverenigbaarheidsregel, gelijkheidsbeginsel, transparantiebeginsel 7 2. Focus De eerste ervaringen met overheidsopdrachten voor financiële diensten NEEN Rechtspersoonlijkheid? Bijzondere overheidsinvloed: 3 mogelijkheden JA NEEN Opdracht voor > 50% gesubsidieerd door RP die de regelgeving op overheidsopdrachten altijd moet toepassen? Meer dan 50% van de middelen afkomstig van een publiekrechtelijke RP? Beheer onderworpen aan toezicht door een publiekrechtelijke RP? NEEN JA Meer dan de helft van de directieleden, bestuurders of leden raad van toezicht aangewezen door publiekrechtelijke RP? NEEN Werken van civieltechnische aard of bouwwerken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatief, vrijetijdsbesteding, schoolen universiteitsgebouwen en gebouwen met administratieve bestemming? JA Regelgeving op overheidsopdrachten ALTIJD toepassen NEEN JA NEEN JA NEEN JA JA JA Geraamde opdrachtbedrag bereikt toepasselijke Europese drempel? 2. projectsubsidiëring Opgericht met specifiek doel om te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van commerciële of industriële aard? Regelgeving op overheidsopdrachten NIET toepassen NEEN NEEN Diensten die met dit soort werken of bouwwerken zijn verbonden? JA Regelgeving op overheidsopdrachten ENKEL toepassen op deze specifieke opdracht 1. 3. Gunningswijzen 10 Standaard gunningswijzen (1) Opdrachtgever volgt wettelijk voorgeschreven procedure, het resultaat van deze procedure is het sluiten van de overeenkomst met de partij die als beste uit de procedure komt 4 standaard gunningswijzen Aanbesteding Offerteaanvraag Open procedure Beperkte procedure Open aanbesteding Beperkte aanbesteding Open offerteaanvraag Beperkte offerteaanvraag Belangrijke uitzonderingen: 11 Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Concurrentiedialoog Minder strikt gereglementeerd dan standaardwijzen Standaard gunningswijzen (2) Aanbesteding Offerteaanvraag Prijs is enige gunningscriterium laagste prijs wint Naast prijs nog andere gunningscriteria economisch meest voordelige offerte wint De inschrijver moet alles kunnen herleiden tot prijs weinig creativiteit gedetailleerd bestek De inschrijver krijgt bewegingsvrijheid ruimte voor creativiteit 12 Standaard gunningswijzen (3) Open procedure Procedure in 1 fase: Selectie van de kandidaten + inhoudelijke beoordeling offertes gebeurt in 1 enkele fase Beperkte procedure Procedure in 2 fasen: Fase 1 = selectie Geselecteerde kandidaten mogen offerte indienen Fase 2 = inhoudelijke beoordeling van de offertes 13 Sneller, goedkoper en minder administratie Tenzij: veel inschrijvers verwacht Nuttig wanneer opdrachtgever veel inschrijvers verwacht Uitzonderingsprocedures (1) Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Geraamde opdrachtbedrag < 207 000 euro (excl. BTW) Enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes ingediend Complexe en ingewikkelde diensten (moeilijk om voorwerp voldoende nauwkeurig beschrijven) Goed te keuren uitgave < 207 000 euro (excl. BTW) Geen (geschikte) offertes ingediend Enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes ingediend Herhalingsdiensten 14 Financiële dienst = complex? Uitzonderingsprocedures (2) Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking die wordt gesloten met een aanvaarde factuur Wanneer: goed te keuren uitgave volledige opdracht < 8 500 euro (excl. BTW) Zeer lichte procedure Regelgeving overheidsopdrachten nog steeds van toepassing maar opdracht wordt op een soepele manier gesloten Leunt het dichtste aan bij de normale commerciële werking Aandachtspunten: - Bewuste keuze van de opdrachtgever - Opdrachtgever moet nog steeds zelf de markt bevragen 15 Gunningscriteria 16 Gunningscriteria – algemeen Stappenplan gunningscriteria: 1. Stap 1: kijk naar het heden: ‘wat vind ik belangrijk aan mijn huidige dienstverlener?’ en ‘waar wil ik eventueel bijsturen?’ - Enkel prijs? - Naast prijs ook andere aspecten? 2. Stap 2: kies een gunningswijze: ‘hoe kan ik wat ik belangrijk vind gebruiken bij de beoordeling van de offertes?’ - Enkel prijs: aanbesteding - Naast prijs ook andere aspecten: offerteaanvraag en onderhandelingsprocedure 3. Stap 3: maak uw bestek op - ‘welke gunningscriteria voorzie ik (zie stap 1)?’ 17 - Opgelet: vermijd oneigenlijk gebruik van selectiecriteria ‘hoe verhouden de gunningscriteria zich ten opzichte van elkaar?’ Gunningscriteria – praktijkvoorbeeld aanbesteding (1) Aanbesteding dus enkel prijs telt Gevolg: inschrijvers zetten in op een zo laag mogelijk prijs; gevolgen voor bijvoorbeeld dienstverlening Projectfinanciering 7,5mio euro Bestek: prijs valt uiteen in 2 onderdelen met eigen puntenverdeling Opnameperiode 2 jaar: 20 punten (EURIBOR 3M + marge) - Assumptie: EURIBOR 3M = 0,289% Lange termijnfinanciering (10 en 20 jaar): 80 punten (IRS 10 en 20 jaar + marge) - Assumptie: IRS 10 jaar = 1,26% en IRS 20 jaar = 2,10% Berekeningswijze van de punten - LT financiering: eerst gewogen gemiddelde marge berekenen • 18 ((10 x marge op 10 jaar) + (20 x marge op 20 jaar))/30 - Inschrijver met de voordeligste (gewogen) marge: maximum aan punten - Andere inschrijvers: per verschil van 1bp zal het maximum aan punten worden verminderd met 1% Gunningscriteria – praktijkvoorbeeld aanbesteding (2) Gunningscriteria Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 65bp 80bp 150bp 20 punten 17 punten 3 punten 73.437,48 euro 85.156,25 euro 139.843,75 euro Marge lange termijnfinanciering 10 jaar Marge lange termijnfinanciering 20 jaar 160bp 180bp 150bp 204bp 154bp 169bp • Gewogen gemiddelde marge LT financiering 173,3bp 186bp 164bp • Punten LT financiering 72,8 punten 62,4 punten 80 punten • Totale kostprijs 10 jaar • Totale kostprijs 20 jaar 78.697,01 euro 2.868.369,85 euro 75.945,37 euro 3.044.884,94 euro 77.697,01 euro 2.787.467,10 euro Totale punten 92,8 punten 79,4 punten 83 punten Totale kostprijs 3.020.504,34 euro 3.205.986,56 euro 3.005.007,86 euro Marge opnameperiode • Punten opnameperiode • Totale kostprijs 19 Gunningscriteria – praktijkvoorbeeld aanbesteding (3) Ongewenste situatie? Mogelijke oplossing: Verhouding looptijden respecteren bij puntenverdeling Totale looptijd = 22 jaar - 100/22 = ongeveer 4,5 - Opnameperiode 2 jaar: 9 punten - Lange termijnfinanciering 20 jaar: 91 punten Gunningscriteria Marge opnameperiode • Punten opnameperiode Gewogen gemiddelde marge lange termijnfinanciering • Punten LT financiering Totaal 20 Totale kostprijs Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 65bp 80bp 150bp 9 punten (20) 7,7 punten (17) 1,4 punten (3) 173,3bp 186bp 164bp 82,9 punten (72,8) 71 punten (62,4) 91 punten (80) 91,9 punten (92,8) 78,7 punten (79,4) 92,4 punten (83) 3.020.504,34 euro 3.120.830,31 euro 3.005.007,86 euro Gunningscriteria – praktijkvoorbeeld offerteaanvraag (1) Stap 1: wat vind ik belangrijk aan mijn huidige dienstverlener Prijs Deskundige begeleiding en ondersteuning Proactieve benadering rond modaliteiten die mijn globale financieringskost gunstig beïnvloeden Oplossingen die beantwoorden aan mijn behoefte Stap 2: hoe kan ik deze punten meenemen in de beoordeling van de ingediende offertes Offerteaanvraag Onderhandelingsprocedure met/zonder bekendmaking? Stap 3: opmaak bestek 21 Gunningscriteria – praktijkvoorbeeld offerteaanvraag (2) Gunningscriteria Beoordelingsmethodiek Financieringskost 70 punten • Marge tijdens opnameperiode • Marge lange termijnfinanciering • Reserveringscommissie • • Beste inschrijver: maximum punten Andere inschrijvers: -1% van het maximum aan punten per 1bp verschil Andere gunningscriteria • Pertinentie en kwaliteit van de offerte • In welke mate beantwoordt de offerte aan de behoefte • Beoordelen obv afstemming op de regelgeving en obv overzichtelijkheid, leesbaarheid en duidelijkheid Punten 7,5 punten 55 punten 7,5 punten 30 punten Beoordelingsmethodiek: in welke mate beantwoordt de offerte aan de verwachtingen • Beste offerte: 10 punten • 2e beste offerte: 7 punten • 3e beste offerte: 4 punten • Overige offertes: 0 punten 10 punten • Modaliteiten met invloed op financieringskost 10 punten • 22Deskundige begeleiding en ondersteuning 10 punten Timing 23 Timing Praktische tips: 1. Denk terug in de tijd – achterwaarts plannen: hou hierbij rekening met: RO voorziet in een aantal (minimum)termijnen - Minimumtermijn indienen offertes (zeer gefragmenteerd) Wachttermijn Verbintenistermijn Offertes zijn slechts bindend gedurende de verbintenistermijn 2. Stem uw intern beslissingsproces hierop af 24 Organiseer tijdig de nodige vergaderingen Mandaten? Achterwaartse planning – voorbeeld open procedure met Europese bekendmaking Voorbereidend werk klaar Publicatie bestek Gunningsbeslissing (RvB) + verzending beslissing aan nietgekozen inschrijvers Dag -100 Dag -83 Dag -16 minimumtermijn max 52 dagen Interne goedkeuring bestek (RvB) Dag -90 Sluiten opdracht door betekening gunningsbeslissing Dag -1 wachttermijn 15 dagen verbintenistermijn vb: 30 dagen Openingszitting Einde (uiterste datum wachttermijn – indienen offertes) geen Dag -31 beroepen ingesteld Dag -2 25 Geplande ingebruikname Dag 0 26 Steven Wittemans Juridisch adviseur Bedrijfsjurist Publiek- en economisch recht KBC Groep NV 27
© Copyright 2024 ExpyDoc
