Geacht bestuur, Voor jullie ligt het nieuwe document voor het profileringsfonds van het bestuursjaar 2014-2015. In dit document zijn alle criteria, de puntentelling en de indeling van de map opgenomen. Kijk goed naar dit document en houd het door het jaar heen goed bij! Als je bewijslast aan het eind van het jaar terug moet zoeken kan het veel tijd kosten of kunnen ze verloren zijn. Mochten er nog vragen zijn dan kunnen jullie het SSA bestuur en specifiek de penningmeester altijd benaderen. Veel succes! Casper Andriessen Penningmeester 2013-2014 2 Inhoudsopgave Profileringsfondsmap .............................................................................................................................. 4 Puntentelling activiteiten ........................................................................................................................ 5 Bewijslast ................................................................................................................................................. 6 Indeling map ............................................................................................................................................ 7 3 Profileringsfondsmap Om in aanmerking te komen voor het profileringsfonds dient er per bestuur een map aangeleverd te worden. In die map moeten bewijslasten komen die bewijzen welke activiteiten er plaats hebben gevonden. Bij het keuren van de mappen van septemberbesturen wordt er gekeken naar de activiteiten die plaats hebben gevonden tussen 1 september 2014 en 1 september 2015. Bij februaribesturen wordt er gekeken naar de activiteiten die plaats hebben gevonden tussen 1 februari 2015 en 1 februari 2016. Activiteiten die buiten deze periode vallen worden niet meegerekend. Procedure De besturen die begonnen zijn in het jaar 2014-2015 moeten in het jaar 2015-2016 hun map inleveren bij de SSA. De map zal een eerste keer worden ingeleverd waarna de mappen gekeurd worden. De besturen ontvangen na deze keuring feedback over hun map. Daarna krijgen de besturen een tweede kans om de map in te leveren. De mappen worden vervolgens nog een keer verstuurd. De penningmeester van de SSA zal vervolgens een adviesrapport opstellen en opsturen naar commissie Profileringsfonds. De besturen zullen van commissie Profileringsfonds vernemen of hun aanvraag goedgekeurd is. Als de aanvraag goedgekeurd is zal commissie Profileringsfonds in een brief aangeven welke formulieren en documenten moeten worden aangeleverd voordat er uitbetaald kan worden. De verschillende deadlines zijn terug te vinden op onze website: www.ssa-web.nl en op de bestuurskalender. Goedkeuring Een profileringsfondsaanvraag wordt goedgekeurd als er voldaan wordt aan de algemene en bijzondere voorwaarden. Deze voorwaarden zijn terug te vinden in het studentenstatuut van de Hanzehogeschool in bijlage 2b: “Profileringsfonds II”. 4 Puntentelling activiteiten Hieronder staat een overzicht van de punten die te behalen zijn voor georganiseerde activiteiten. Ze zijn ingedeeld volgens de in het studentstatuut opgenomen indeling. De eisen per activiteit staan verderop bij de indeling van de map. a) Algemene activiteiten max. 6 pt. Informatievoorziening aan studenten over onderwerpen van algemeen belang Participatie in nationale en/of internationale netwerken Regelmatig sociale activiteiten t.b.v. de contacten tussen groepen studenten b) Extra activiteiten naar subcategorie max. 2 pt. max. 2 pt. max. 2 pt. max. 10 pt. B1) Organisaties ten behoeve van belangenbehartiging en opinievorming Uitgave van een opinieblad Organisatie van congressen, symposia, lezingen, discussie- en debatavonden Individuele belangenbehartiging en dienstverlening Kiesvereniging voor een fractie in een centraal medezeggenschapsorgaan max. 10 pt. max. 2 pt. max. 4 pt. max. 2 pt. max. 2 pt. B2) Culturele organisaties Uitgave van een cultureel blad Organisatie van culturele activiteiten Repetities onder (semi) professionele leiding Internationale optredens max. 10 pt. max. 2 pt. max. 4 pt. max. 2 pt. max. 2 pt. B3) Organisaties ten behoeve van studie en arbeidsmarkt Organisatie van congressen, symposia, lezingen, discussie- en debatavonden Organisatie van cursussen, workshops, trainingen en excursies Stagebemiddeling Arbeidsmarktoriëntatie max. 10 pt. max. 3 pt. max. 3 pt. max. 2 pt. max. 2 pt. B4) Internationaal gerichte organisaties Organisatie van congressen, symposia, lezingen, discussie- en debatavonden Opvang en begeleiding van internationale studenten Informeren over en faciliteren van internationale stage-, studie- en uitwisselingsprogramma’s voor Nederlandse studenten max. 10 pt. max. 5 pt. max. 2 pt. c) Overige evenementen Hierbij geldt: Omvang bestuurslast Laag Middel Hoog Zeer hoog max. 5 pt. max 2 pt. Aantal punten 5–7 8 – 11 12 – 15 16 – 18 Opslag 0 maanden 5 maanden 10 maanden 15 maanden 5 Bewijslast Hieronder staan lijsten met documenten die wel en die niet goedgekeurd worden als bewijslast. Deze lijsten zijn niet uitputtend! Omdat het voor overige organisaties lastiger is om bewijslast te verzamelen is het belangrijk om in overleg te gaan met de penningmeester van de SSA. Er kan dan gekeken worden of er andere vormen van bewijslast mogelijk zijn. Wordt niet goedgekeurd: - Facebook deelnemerslijsten - Aanmeldingsformulieren - Enquêtes - Facebookposts - Mails naar leden - Banners van websites - Reserveringen - HG-activiteitenfondsaanvragen Wordt wel goedgekeurd: - Deelnemerslijsten (met handtekeningen!) - Foto’s minimaal 3, maximaal 5 per activiteit - Filmpjes (op usb-stick) - Facturen/bonnetjes - Poster/flyer - Contracten - Mails van externe partijen waarin duidelijk bevestigd wordt dat de activiteit plaats heeft gevonden - Brief Definitieve goedkeuring HG-activiteitenfonds 6 Indeling map Hierna volgt de indeling zoals die aangehouden moet worden in de map. De volgende pagina’s kunnen uitgeprint worden om als indeling aan te houden in de map. Houd je aan deze indeling! Dit schept veel duidelijkheid voor zowel jezelf als voor de SSA. 7 Algemene voorwaarden Contactgegevens van de organisatie en de contactpersoon Organisatie Naam: Adres: Kantoornummer: Telefoonnummer: E-mailadres: Contactpersoon nr. 1 Naam: Functie: Telefoonnummer: E-mailadres (privé): Contactpersoon nr. 2 Naam: Functie: Telefoonnummer: E-mailadres (privé): 8 Algemene voorwaarden Notarieel vastgelegde statuten Criteria: - Het moet een kopie van het origineel zijn - Er moeten een handtekening en stempel van de notaris op staan - Alle pagina’s moeten aanwezig zijn Checklist (in te vullen door de aanvrager) Opgenomen in de statuten zijn: - Doelstelling van de organisatie Art.: - Werkzaamheden van de organisatie Art.: - De organisatiestructuur Art.: - Personen die bestuurslid kunnen worden Art.: - Wijze van verkiezing of benoeming van het bestuur Art.: - Zittingstermijn van het bestuur Art.: - In geval van vereniging welke personen lid kunnen worden Art.: Daarnaast is in de statuten bepaald dat: - De organisatie richt zich op de studentengemeenschap van de Hanzehogeschool Groningen HG, dan wel van een opleiding of school van de hogeschool Art.: - Het uitvoerende bestuur van de organisatie bestaat uit studenten Art.: - De organisatie is in principe toegankelijk voor elke student ingeschreven bij de hogeschool, dan wel voor elke bij de hogeschool ingeschreven student van een bepaalde opleiding of school van de hogeschool Art.: Tot slot geldt ook: - De organisatie draagt bij aan een positieve uitstraling van de hogeschool en van Groningen als studentenstad - WAAR / NIET WAAR De organisatie houdt zich aan de afspraken in de Regeling Introductietijden van de RUG en de HG WAAR / NIET WAAR 9 Algemene voorwaarden Digitale ledenadministratie met student- of NAWnummers indien het een vereniging betreft Criteria: - Het moet of op een usb-stick of op een cd-rom aangeleverd worden - Het moet een Excel-bestand zijn - Alleen de leden die een student- of NAWnummer hebben worden meegerekend voor het totale ledenaantal - Er dient een minimum aantal van 250 leden te zijn - Het dient een ledenlijst te zijn van het einde van het jaar. Voor een septemberbestuur betekent dit 1 juli en voor een februaribestuur 31 januari. In te vullen door aanvrager: Totaal aantal leden: leden 10 Algemene voorwaarden Actuele registratie bij de Kamer van Koophandel Criteria: - Het moet een kopie van het origineel zijn - Alle bestuursleden die het profileringsfonds aanvragen moeten zijn ingeschreven en terug zijn te vinden op het uittreksel - Alle pagina’s moeten aanwezig zijn - Het moet duidelijk zijn dat het een officieel uittreksel van de Kamer van Koophandel is 11 Algemene voorwaarden Begroting Criteria: - Het moet de meest recente door de ALV goedgekeurde versie zijn - Per post op de begroting moet er een toelichting komen Jaarverslag Criteria: - Het moet de meest recente door de ALV goedgekeurde versie zijn - Het moet een duidelijk beeld geven van de bestuurslast gedurende het jaar Jaarrekening/resultatenrekening Criteria: - Het moet de meest recente door de ALV goedgekeurde versie zijn - Per post op de jaarrekening moet er een toelichting komen Checklist (in te vullen door de aanvrager) - De organisatie stelt jaarlijks een begroting op WAAR / NIET WAAR - De organisatie stelt jaarlijks een jaarverslag op WAAR / NIET WAAR - De organisatie stelt jaarlijks een jaarrekening/resultatenrekening op WAAR / NIET WAAR 12 Bijzondere voorwaarden A. Algemene activiteiten Punten worden toegekend per categorie op basis van het aantal activiteiten, de bestuurslast en de deelname aan de activiteiten. Informatievoorziening aan studenten over onderwerpen van algemeen belang Criteria: - Een beschrijving waaruit blijkt dat er informatie wordt verschaft over onderwerpen van algemeen belang - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) Participatie in nationale en/of internationale netwerken Criteria: - Een beschrijving waaruit blijkt dat er geparticipeerd wordt in nationale of internationale netwerken - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) Regelmatige sociale activiteiten t.b.v. de contacten tussen groepen studenten Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) 13 Bijzondere voorwaarden B. Extra activiteiten naar subcategorie Punten worden toegekend per categorie op basis van het aantal activiteiten, de bestuurslast en de deelname aan de activiteiten. B1) Organisaties ten behoeve van belangenbehartiging en opinievorming Uitgave van een opinieblad Criteria: - Per opinieblad één exemplaar - Geen nieuwsbrieven! Organisatie van congressen, symposia, lezingen, discussie- en debatavonden Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) Individuele belangenbehartiging en dienstverlening Criteria: - Een beschrijving waaruit blijkt dat er individuele belangen worden behartigd en waaruit blijkt dat er diensten worden verleend - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) Kiesvereniging voor een fractie in een centraal medezeggenschapsorgaan Criteria: - Verwijzingen naar de desbetreffende artikelen uit de statuten waaruit blijkt dat het om een kiesvereniging gaat - Een verwijzing naar een officieel document of een officiële website waaruit blijkt dat er zitting wordt genomen in een centraal medezeggenschapsorgaan 14 Bijzondere voorwaarden B. Extra activiteiten naar subcategorie Punten worden toegekend per categorie op basis van het aantal activiteiten, de bestuurslast en de deelname aan de activiteiten. B2) Culturele organisaties Uitgave van een cultureel blad Criteria: - Per opinieblad één exemplaar - Geen nieuwsbrieven! Organisatie van culturele activiteiten Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) Repetities onder (semi) professionele leiding Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) Internationale optredens Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) 15 Bijzondere voorwaarden B. Extra activiteiten naar subcategorie Punten worden toegekend per categorie op basis van het aantal activiteiten, de bestuurslast en de deelname aan de activiteiten. B3) Organisaties ten behoeve van studie en arbeidsmarkt Organisatie van congressen, symposia, lezingen, discussie- en debatavonden Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) Organisatie van cursussen, workshops, trainingen en excursies Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) Stagebemiddeling Criteria: - Een beschrijving waaruit blijkt dat er bemiddeld wordt bij stages - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) Arbeidsmarktoriëntatie Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) 16 Bijzondere voorwaarden B. Extra activiteiten naar subcategorie Punten worden toegekend per categorie op basis van het aantal activiteiten, de bestuurslast en de deelname aan de activiteiten. B4) Internationaal gerichte organisaties Organisatie van congressen, symposia, lezingen, discussie- en debatavonden Criteria: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) Opvang en begeleiding van internationale studenten Criteria: - Een beschrijving waaruit blijkt dat er internationale studenten opgevangen en begeleid worden - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) Informeren over en faciliteren van internationale stage-, studie- en uitwisselingsprogramma’s voor Nederlandse studenten Criteria: - Een beschrijving waaruit blijkt dat er geïnformeerd en gefaciliteerd wordt met betrekking tot stage-, studie-, en uitwisselingsprogramma’s voor Nederlandse studenten - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document) 17 Bijzondere voorwaarden C. Overige evenementen Punten worden toegekend per categorie op basis van het aantal activiteiten, de bestuurslast en de deelname aan de activiteiten. Criteria: - Het is een evenement of activiteit die niet onder de eerder genoemde categorieën valt - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Deelnemerslijst met handtekeningen - Minimaal 2x bewijslast naast de deelnemerslijst (zie blz. 6 van dit document) 18
© Copyright 2024 ExpyDoc
