VACATURE Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad Algemeen Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West (JGZ ZHW) voert de preventieve gezondheidszorg uit voor alle kinderen van 0 tot 19 jaar in de acht gemeenten Delft, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. In alle gemeenten is de organisatie de kernpartner van de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG). De jeugdgezondheidszorg in Nederland volgt de ontwikkeling van in principe ieder kind in diverse contactmomenten vanaf de geboorte tot het moment dat het een jong volwassene is. Tevens zijn er allerlei diensten verkrijgbaar rondom de verzorging, opvoeding en begeleiding van de kinderen in alle levensfasen. Van ieder kind wordt vanaf de start een medisch dossier aangemaakt, waarin de ontwikkeling van het kind wordt vastgelegd. De klanten van JGZ ZHW zijn kinderen, jeugdigen, ouders en ook de opdrachtgevers (gemeenten). JGZ ZHW werkt nauw samen met (lokale) ketenpartners en met professionals in de gezondheidszorg, prenatale zorg, kindercentra en scholen. Doel van de functie Het doel van de ondernemingsraad is de belangen te behartigen van medewerkers en te functioneren als een beleidtoetsend orgaan. De Ambtelijk Secretaris OR adviseert de OR ten aanzien van organisatorische- en beleidsmatige voorstellen, op basis van inhoudelijke beoordeling. De functie is gericht op het optimaal functioneren van de OR en van zijn commissies. Daarnaast ondersteunt de ambtelijk secretaris bij het coördineren van OR activiteiten, het vastleggen van informatie in verslagen, het coachen van deelnemers medezeggenschap en ontwikkelen van en bijdragen aan deskundigheidsbevordering van de OR. Functievereisten De functie vereist een HBO werk- en denkniveau. Actuele kennis van de WOR, verworven door bijvoorbeeld de vakopleiding tot Ambtelijk Secretaris OR of een training WOR, is vereist. Kennis op het gebied van maatschappelijke ontwikkelingen en van arbeidssituaties. U bent initiatiefrijk, creatief, oplossingsgericht en zelfstandig. U bent communicatief sterk en in staat om snel situaties in te schatten. U kunt omgaan met weerstanden en tegengestelde belangen. U bent gedreven om deze nieuwe functie goed neer te gaan zetten en daarmee bij te dragen aan een professionele OR. Plaats in de organisatie De Ambtelijk Secretaris OR verricht de werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de OR. De werkzaamheden zijn uitgewerkt terug te vinden in de bijlage. De functionele aansturing is door de voorzitter, hiërarchisch de bestuurssecretaris. JGZ ZHW kiest voor een externe invulling van de functie, waardoor op basis van een overeenkomst de ambtelijk secretaris direct aangestuurd kan worden en de functie niet in de hiërarchie van de organisatie gekoppeld wordt. Resultaat Resultaatgebieden: ondersteunt, coacht en adviseert de OR; coördinatie en/of uitvoering van organisatorische werkzaamheden; informatievoorziening en communicatie. Het functioneren van de ambtelijk secretaris wordt minimaal een keer per jaar geëvalueerd in een gesprek met de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en/of een door de voorzitter aangewezen OR-lid. Tijdsbesteding Gemiddelde inzet bedraagt 4 uur per week, mede afhankelijk van jaarplanning, vergaderingen en commissies. Er wordt een flexibele inzet gevraagd die op een realistische planning wordt bijgesteld. Met name wordt beschikbaarheid gevraagd op donderdagmiddag. Informatie en solliciteren: Voor meer informatie kun je contact opnemen met Margret van der Helm, Voorzitter OR, via telefoonnummer 06-23099040. De werving voor deze vacature is uitbesteedt aan OR-ondersteuning (www.OR-ondersteuning.nl). De gesprekken worden ingepland op vrijdag 7 november 2014. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. BIJLAGE: Werkzaamheden De werkzaamheden zijn: REGULIERE WERKZAAMHEDEN Voorbereiding OR- en overlegvergadering Mede opstellen vergaderschema Reserveren vergaderruimtes Verzorgen van vergaderstukken Aanwezig zijn bij agendaoverleg Agendapunten voorstellen Opstellen concept agenda Toelichting op agendapunten schrijven Uitwerken en verzenden definitieve agenda Notuleren Notulen uitwerken en concept verslaglegging Notulen verspreiden aan deelnemers/achterban Bewaken en opvolgen afspraken/procedures Afsprakenlijst samenstellen Bewaken naleving afspraken en besluiten Bewaken naleving wetten/procedures Correspondentie Uitwerken concepten Redigeren concepten Concipiëren correspondentie Concipiëren adviezen, instemmingsbrieven, Initiatiefvoorstellen Verzenden correspondentie Postbehandeling Post registreren/ook mailberichten Post verspreiden Opstellen lijst ingekomen/uitgegane post Notities samenvatten Advisering over prioritering Werkzaamheden voor de commissies Voorbereidende notities schrijven Relevante informatie verzamelen Archivering Archiefsysteem beheren (papieren en digitale archief) Archief bijwerken, stukken opbergen Verzamelen/verstrekken van documentatie/informatie Contactpersoon Loket/verwijsfunctie achterban/OR Namens OR contact opnemen met interne/externe relaties Afspraken voor OR(-leden) maken Informeren en rapporteren Contactpersoon tussen OR/bestuurder Mede zorg dragen voor inhoudelijke afstemming OR/achterban/bestuurder Informatievoorziening Gevraagd verzamelen en verspreiden van informatie Zelfstandig verzamelen en verspreiden van informatie Informatie samenvatten in notities Beleidsvoorbereidende activiteiten Doen van voorstellen m.b.t. strategie/beleidsplan/jaarplan OR Signaleren/melden afwijking naleving van wetten/procedures/afspraken Advies- en instemmingsverzoeken toetsen aan wet en voorbereiden Concipiëren van notities OR ondersteunen bij beleidsanalyses PR-activiteiten OR ondersteunen bij uitvoering PR-activiteiten Voorbereiden PR/beleid/uitvoering beleid Verzorgen van publicaties Bijdrage leveren aan totstandkoming PR-beleid Bewaken en meewerken aan uitvoering beleid JAARLIJKSE ACTIVITEITEN Jaarverslag OR Verzamelen van informatie Voeren van de eindredactie Schrijven/redigeren teksten Uitwerken jaarverslag Productie jaarverslag organiseren Verzending jaarverslag Evaluatie productie/samenstelling Voorstellen doen tot verbetering Scholing OR Verzamelen informatie en voorbereiding/ organisatie, mee opstellen scholingsplan OVERIGE WERKZAAMHEDEN Opstellen en/of actualiseren van reglement OR/convenanten Begeleiding van OR verkiezingen Inwerken nieuwe leden OR