volledige artikel

it & TECHNOLOGY
138
C I O M AGA Z I N E
Door Louis Stevens
MANAGEMENTTEAM OPGELET!
Architectuur als
stuurinstrument
Veel architecten zullen hebben ervaren dat hun modellen zelden de
aandacht van het managementteam hebben. Zo zijn er weinig CIO’s die
een architect vragen hoe hij rekening heeft gehouden met de door de
organisatie beoogde kostenbesparingen of customer intimacy. Het lijkt
alsof architectuurmodellen vaak onbenut blijven als stuurinstrument.
I
n de bouwwereld hebben de modellen van een te realiseren gebouw wel
alle aandacht van de opdrachtgevers.
De maquettes, computeranimaties en
bouwtekeningen helpen om hun wensen
het ontwerp ook is wat ze echt willen. De
vraag rijst waarom opdrachtgevers in de
IT-wereld zo weinig gebruikmaken van
vergelijkbare hulpmiddelen om realisatietrajecten te sturen. Mogelijk is de afstand tussen managers en architecten te
groot, of beschikken managers over betere stuurinstrumenten. Misschien is de
geringe betrokkenheid een reden waarom
zoveel IT-projecten falen.
bedrijfsdoelstellingen. Ook de rol van de
architect staat in de belangstelling. Bij het
Landelijk Architectuur Congres van 2013
bijvoorbeeld stelde de organisatie de architect centraal met de vraag hoe hij zich kan
onderscheiden in de IT-wereld.
Het succesvol toepassen van architectuur als
stuurinstrument vereist voldoende betrokkenheid van een MT en de business bij architectuur. Om deze betrokkenheid mogelijk
te maken moet aan een aantal voorwaarden
zijn voldaan. Op de eerste plaats moet het
belang van architectuur als stuurinstrument
duidelijk zijn. Dit aan te tonen is de primaire
verantwoordelijkheid van een bedrijfsarchitect. Hij moet laten zien dat hij als architect
richting geven aan projecten.
De rol van architectuur bij het realiseren
van bedrijfsdoelstellingen houdt professionals in het architectuurdomein al gebijvoorbeeld besteedde in een promotieonderzoek aandacht aan het onderwerp. Ze
concludeert in haar proefschrift Maturity
and effectiveness of Enterprise Architecture (2011) dat de meeste van de door haar
onderzochte organisaties zwak zijn in het
afstemmen van de keuzes in de enterprisearchitectuur met de bedrijfsstrategie en
J A A RGA N G 10
N U M M ER 4
2014
dat architectuur cruciaal is bij het sturen
van IT-projecten. De reden voor de vaak
geringe betrokkenheid van een MT bij
architectuur ziet hij vooral als een communicatieprobleem. Omdat men niet van
kan verwachten, zou een bedrijfsarchitect
het nut van zijn modellen beter voor het
voetlicht moeten brengen. Een bedrijfs-
architect zou volgens hem dezelfde taal
moeten spreken als een MT en zich onthouden van architectenjargon.
Op de tweede plaats moet een bedrijfsarchitect beschikken over de communicatiemiddelen die op zijn gesprekspartners
zijn afgestemd. De architect heeft over het
algemeen twee verschillende doelgroepen.
De eerste zijn degenen die zoeken naar een
oplossing voor een bepaald aan IT gerelateerd bedrijfsvraagstuk, zoals MT-leden
en managers uit de business. De tweede
doelgroep heeft de opdracht de oplossing
te realiseren, zoals verandermanagers en
voor communicatie met IT-professionals
taal met een voldoende mate van exactheid
en detail. Een valkuil voor de bedrijfsarchitect is deze modellen ook te gebruiken
bij de communicatie met MT-leden en
businessmanagers. Zij verwachten voorstellen in de taal van de business die zijn
onderbouwd met voor de ‘business’ relevante argumenten en liefst gevisualiseerd.
Leo Wielstra, COO van ABN AMRO, onderstreept het belang van geschikte communicatiemiddelen. Hij stelt dat de modellen uit de IT-wereld, in tegenstelling tot die
uit de bouwwereld, ongeschikt zijn voor
hem herkent een gebruiker in de modellen van de bouwwereld direct de zichtbare
139
PRAKTIJKVOORBEELD
Een voorbeeld van betrokkenheid bij
architectuur is het TOPS2020-programma
van ABN AMRO. Het programma bevat
een grootschalige investering in architectuur, en architecten spelen een centrale
rol. Dit laatste is geen vanzelfsprekendheid, zeker gezien de belangen die er
voor de businessmanagers op het spel
staan. Wouter Schmitz, hoofd architectuur ABN AMRO, legt uit hoe architecten
zich naar zijn mening hebben kunnen
onderscheiden.
Een van de succesfactoren van het
programma is de aandacht die de te
realiseren IT-veranderingen krijgen van
de top van de bank. Zo vatte Gerrit Zalm,
voorzitter van de raad van bestuur, voor
de medewerkers de kern van de ITproblematiek samen als de schijnbaar onontwarbare kluwen verbindingen tussen
de informatiesystemen. Ook hebben de
architecten met COO Johan van Hall een
belangrijke ambassadeur in de raad van
bestuur. Van Hall heeft de IT-architectuur
bij de IT-managers op de agenda gezet.
Hij deed dit onder meer door hen te
vragen hem in hun eigen bewoordingen
uit te leggen, welke problemen ze bij hun
werkzaamheden met informatiesystemen
ondervinden. IT-managers ervaren daarbij
de toegevoegde waarde om met de architecten het gesprek aan te gaan en hen
stap voor stap te volgen in hun analyse.
objecten uit de gebouwde omgeving. Maar
een gebruiker van modellen zoals die gebruikelijk zijn in de IT-wereld, kan zich
vaak geen voorstelling maken van het beschreven informatiesysteem vanwege het
gebezigde jargon en het abstractieniveau.
Een derde voorwaarde is dat een bedrijfs-
Een volgende voorwaarde is een juiste
communicatiestijl. Het is van belang dat
een architect in staat is de besluitvorming
zodanig te beïnvloeden dat in beperkte
tijd breed gedragen en haalbare architectuurkeuzes worden gemaakt.
“DE GERINGE BETROKBIJ ARCHITECTUUR IS
-
architect structureel in gesprek is met
de business en meedenkt over aan ITgerelateerde bedrijfsvraagstukken. Hierbij past geen ‘de business vraagt en IT
draait’-mentaliteit. Een bedrijfsarchitect
zou zich in zijn contacten met de business
niet moeten beperken tot het vaststellen
van requirements. Hij kan meer voor zijn
organisatie betekenen door tevens een
rol te spelen bij het doorgronden van de
bedrijfsvraagstukken die de aanleiding
zijn voor nieuwe ‘requirements’. Met zijn
inzicht in relevante ontwikkelingen, aan
bedrijfsdoelstellingen gerelateerde architectuurkeuzes, de bestaande bedrijfsarchitectuur en technische mogelijkheden
kan hij het verschil maken.
140
Cruciale rol
De architecten spelen zelf een cruciale rol
bij de samenwerking met de IT-managers.
Vertrouwen is daarbij de sleutel, te
beginnen met vertrouwen in de architect
als professional. Om dit vertrouwen te
winnen zijn architecten gaan deelnemen aan IT-teams bij het oplossen van
vraagstukken, ook als deze niet direct aan
architectuur waren gerelateerd. Er is ook
Wielstra stelt dat een architect adequaat
met de bedrijfscultuur om moet kunnen
gaan, omdat deze een belangrijke factor is
bij het implementeren van architectuurbeslissingen. Het evolueren naar de gewenste
architectuur betekent in zijn organisatie
vooral beïnvloeden van in breed verband te
nemen besluiten, in plaats van bijvoorbeeld
een directieve sturing. Het bereiken van
overeenstemming vergt speciale expertise,
zoals overtuigingskracht, onderhandelingsvaardigheden en het kunnen onderbouwen
van een keuze met voor het bedrijf relevante
argumenten, zoals de gevolgen voor de bestaande manier van werken, de kosten en
de toekomstbestendigheid van de te kiezen
COO is het de vraag of de hedendaagse architect van nature over deze eigenschappen
beschikt. In termen van de Myers-Briggspersoonlijkheidstypen is een architect
naar zijn mening eerder ‘perceiving’ dan
‘judging’. Dit betekent dat een architect als
netwerker met een brede belangstelling zich
vooral richt op het vergaren van informatie
in plaats van het nemen van beslissingen op
basis van de vergaarde informatie.
In zijn projecten belegt Leo Wielstra de
betrokkenheid bij architectuur in de pro-
vertrouwen nodig in de door de architect
uitgevoerde analyse van het bedrijfsvraagstuk. Een businessmanager moet
zich kunnen herkennen in de analyse. Aan
architectuurgerelateerde investeringen
en de gevolgen van falen zijn vaak groot.
Een architect moet daarom vertrouwen
kunnen winnen in de door hem voorgestelde oplossingsvarianten. Dit betekent
dat hij ze moet kunnen uitleggen in de
taal van de business, inclusief de voor- en
nadelen. Daarbij moet hij de belangen
van de betrokken managers kunnen hanteren. De oplossingsvarianten rationaliseren de besluitvorming en helpen zo de
managers een keuze te maken. Tijdens
de realisatie is het van belang dat de
architect het vertrouwen van de business
behoudt, ook bij eventuele tegenslag.
Daarom zit hij wekelijks aan tafel met het
realisatieteam om sturing te geven aan
de te realiseren oplossing.
gen aan de hand van architectuurmodellen vindt vooral plaats in teams waarin
een architect samenwerkt met iemand
met een ‘judging’-stijl, die breed gedragen
beslissingen tot stand kan brengen. De
projectteams brengen de mogelijke oplossingsrichtingen in kaart en geven sturing
fecten op de kosten en realisatiesnelheid
wordt een oplossingsvariant pas na een
breed gedragen keuze verder uitgewerkt.
Naast een gedegen communicatie is ook
het vertrouwen bij alle lagen van de organisatie van belang. Het gaat om vertrouwen in de architect als professional, in zijn
analyse van bedrijfsvraagstukken, in de
door hem opgestelde oplossingsvarianten
en de door hem begeleide realisatie van
een oplossing. Ook een constructieve houding van het MT en de business ten aanzien van het toepassen van architectuur is
cruciaal. Een ambassadeur met autoriteit
kan deze houding beïnvloeden (zie kader).
maakt het mogelijk de betrokkenheid te
realiseren om architectuur succesvol in te
zetten als stuurinstrument. En een goed
stuurinstrument is geen overbodige luxe,
gezien de mate waarin organisaties afhankelijk zijn van IT en het succesniveau
van veel hedendaagse IT-programma’s.
LOUIS STEVENS is enterprise-architect bij
Cerios, een bedrijf dat ondernemingen helpt bij
het realiseren van complexe projecten met een
belangrijke IT-component.
C I O M AGA Z I N E

Download Report