Artikel-Bibliotheek - dIgnA human development

“Verandering van buiten vraagt om blik naar binnen”
Een succesvolle samenwerking
tussen Heidy Peperkamp, organisatiecoach bij dIgnA human development en Sandra Haasdijk, personeelsfunctionaris bij de Bibliotheek
Haarlemmermeer, leidde tot een
heuse Best Practice.
Beide dames zijn ervan overtuigd
dat hun aanpak ook voor een
cultuuromslag bij andere bedrijven kan zorgen. Want wat is er nu
mooier dan het delen van een succesvol samenwerkingsverband?
Tekst: “Tekst van Jet” www.tekstvanjet.nl
Vlnr : Sandra Haasdijk en Heidy Peperkamp
“Een familiecultuur,” zo omschrijft Sandra de heersende
cultuur toen hun traject van start ging. “Heel gezellig en
gemoedelijk, maar niet meer passend in de huidige tijd.
Want er is de laatste tijd veel veranderd in bibliotheekland.
Waar voorheen het geld bijna als vanzelfsprekend vanuit de gemeente kwam, moeten ook wij steeds duidelijker laten zien wat het rendement van de subsidie is. Dat
vraagt om een hele andere manier van werken; commerciëler, efficiënter en met een andere mindset.”
Hoe gaan we de klus klaren met onze huidige mensen?
“Een belangrijk uitgangspunt om de verandering te realiseren was het geloof en vertrouwen in ons bestaand
personeel. Van sanering wilden wij niet weten. Wij zijn
er altijd vanuit gegaan dat we het met onze bestaande
mensen zouden doen. Bovendien heeft het verleden
ons geleerd dat de oplossing niet ligt in organisatorische aanpassingen. Wij wilden de verandering van
binnenuit creëren, door de dragers van het veranderproces een cruciale rol te geven. Dus vanuit de mensen
zelf, door ze tools, persoonlijke inzichten en reflectie
te bieden. De vraag was echter wel: hoe krijgen we
de mensen in beweging, hoe krijgen we ze mee in de
gewenste richting en hoe blijven ze enthousiast aangehaakt?”
Het was een grote uitdaging om alle 10 MT-leden
mee te krijgen. Van nature houden mensen niet van
verandering. En als ze al vijftien jaar gewend zijn om iets
op een bepaalde manier te doen, is een pragmatische
aanpak belangrijk. Hoe werkt dat in de praktijk?
Sandra: “We zaten vast in een bepaald stramien. En
hoewel we wisten dat er een cultuuromslag moest
komen, stonden we in het begin als kemphanen tegenover elkaar.”
Heidy: “Het was duidelijk dat er een breed draagvlak
met een gezamenlijk doel moest komen. Dat creëer je
door mensen mee te laten denken en hen medeverantwoordelijk te maken. Met zorg voor vertrouwen en
veiligheid in het gemeenschappelijke leertraject is men
de dialoog aangegaan en zijn de onderlinge verwachtingen helder gemaakt.”
Een belangrijke stap is visiebepaling. Dan heb je een
punt om naar toe te werken.
“Belangrijke vragen waren: waar staan jullie nu en waar
willen jullie naartoe? Dat geeft houvast en zet mensen
aan het denken. Vanuit een cultuurscan die mensen
met eigen beeldvorming hebben gecreëerd, hebben
we gesproken over de gewenste richting. Vervolgens
zijn hier de persoonlijkere vragen voorgelegd: wat drijft
jou en wat is je aandeel in dit traject om er een succes
van te maken?”
Veranderen gaat niet van de ene op de andere dag.
Dat is een proces en daar heb je een lange adem voor
nodig. In de tijd is er vanuit verschillende modules gewerkt aan o.a.:
•
Samenwerken aan ambities
•
Leidinggeven aan verandering
•
Leiderschapsstijlen en -gedrag (DISC)
•
Communicatie en gespreksvoering
•
Feedback geven en ontvangen
Maar je kunt nog zo’n mooi opleidingsplan hebben, in
de praktijk werd er flink appel gedaan op de flexibiliteit van Heidy en het aanpassingsvermogen van het
MT. Teamontwikkeling is geen lineair proces.
“Eerst moesten alle pijnpunten worden besproken en
dat gaat soms met flinke emoties gepaard. Daar moet
je als coach aandacht aan besteden. Het gaat erom hoe
je met elkaar van de lasten naar de lusten komt. Een
effectief hulpmiddel daarbij is DISC. ”
“Verbinding in openheid”
DISC in vogelvlucht:
Het DISC instrument is een persoonlijkheidsanalyse.
DISC geeft mensen inzicht in hun eigen persoonlijkheidsstijl en die van anderen. De DISC beschrijvingen
geven duidelijkheid in gedrag en communicatie. Gedragskenmerken worden gegroepeerd in vier persoonlijkheidsstijlen. Als je stijlen bij jezelf en anderen herkent, kun je daar je voordeel mee doen.
Het werken met DISC was volgens Sandra een echte
eyeopener voor de deelnemers.
“Ons team ziet de toegevoegde waarde van dit traject.
We durven met elkaar de nadelen onder ogen te zien
om er uiteindelijk gezamenlijk beter van te worden. Dat
mensen elkaar nu openlijk feedback durven te geven,
geeft wel aan dat de familiecultuur nu plaats maakt
voor professioneel functioneren. Iedereen is gegroeid.”
Wat is ze tot nu toe het meest bijgebleven?
Volmondig kiezen ze voor de MT-teamdag die eind
vorig jaar werd gehouden.
Heidy: “Als thema had ik gekozen voor ‘verbinding in
openheid’. De teamleden deelden hun eigen DISC-analyse met elkaar. Dat leidde tot een paar mooie doorbraken.”
Sandra: “Er was de bereidheid van de MT-leden om
zich kwetsbaar op te stellen. Dat ook de directie daarin
stappen moest zetten was een gegeven. Onze adjunct
directeur gaf zijn rolinvulling veelal vanuit de achtergrond. Tijdens de teamsessie kwam duidelijk ons verlangen tot regievoering van hem naar voren. We deden
een oefening met een meetlat. Alle teamleden hielden
de lat vast en de bedoeling was dat hij naar beneden
ging. Dat lukte niet, het leek een impasse. Maar toen de
adjunct zijn leidinggevende rol nam, volgde de rest letterlijk vanzelf en de lat ging omlaag. Dat was echt een
verhelderend moment. In de praktijk heeft hij zijn stijl
van leidinggeven aangepast aan onze behoeften.”
Van collectief terug naar persoonlijke aandacht.
Heidy: “Door de persoonlijke DISC-analyse in een
vertrouwelijke omgeving met elkaar te delen, ontstond
openheid. De MT-leden durfden zich uit te spreken en
de adjunct heeft ernaar gehandeld. Mensen zijn uit hun
comfortzone gestapt, daar is lef en energie voor nodig.
Uiteindelijk doorbreek je dan de ingesleten patronen.”
Sandra: “En nog steeds hebben we het er in de praktijk
wel eens over. Weet je nog van die meetlat?”
De moraal van dit verhaal; verandering begint bij jezelf
en met elkaar maak je écht de stap voorwaarts.
Het rendement van de Best Practice voor de organisatie is hoog volgens Sandra.
“Ik kom zelf uit een commercieel bedrijf en daar is deze
case ook toepasbaar. Ik denk dat een verandertraject
daar makkelijker is. Maar je ziet het; ook bij culturele
instellingen is verandering mogelijk en het rendement
is duidelijk zichtbaar. We moeten ons wel met de markt
mee ontwikkelen. Samen moet je een manier vinden
om de oude cultuur te doorbreken. Dat lukt ons. Wij
hebben de investering allang terugverdiend.”
Meer weten over de Best Practice?
Sandra Haasdijk,
HR adviseur Bibliotheek Haarlemmermeer,
06-50683039.
Heidy Peperkamp,
Trainer/organisatiecoach dIgnA Human Development,
www.dignadevelopment.nl
06-23363013.

Download Report