SURFnet e-wastebeleid Auteur(s): Michel Wets Versie: 1.0 Datum: Februari 2014 Radboudkwartier 273 3511 CK Utrecht Postbus 19035 3501 DA Utrecht 030 - 2 305 305 [email protected] www.surfnet.nl ING Bank NL54INGB0005936709 KvK Utrecht 30090777 BTW NL 0089.60.173.B01 SURFnet e-wastebeleid Inhoudsopgave 1 Inleiding en achtergrond.................................................................................................. 3 2 Scope ................................................................................................................................. 4 3 Uitvoering van het beleid ................................................................................................. 4 3.1 Principes ..................................................................................................................... 4 3.2 Data security .............................................................................................................. 4 3.3 Vervoer ....................................................................................................................... 5 3.4 Hergebruik .................................................................................................................. 5 3.5 Licentiehergebruik ...................................................................................................... 7 3.6 Recycling .................................................................................................................... 8 4 Organisatie ........................................................................................................................ 8 5 Dossiervorming ................................................................................................................ 8 6 Rapportages...................................................................................................................... 9 7 Kosten ............................................................................................................................... 9 Bijlage 1: checklist ............................................................................................................... 10 Bijlage 2: Beslissingsboom ................................................................................................ 12 Deze publicatie is gelicenseerd onder een Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Unported licentie Meer informatie over deze licentie vindt u op http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/deed.nl SURFnet e-wastebeleid 1 Inleiding en achtergrond Maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo), duurzaam ondernemen of maatschappelijk ondernemen zijn vormen van ondernemen die uitgaan van de triple P-benadering: • • • gericht op economische prestaties (profit) met respect voor de sociale kant (people) binnen de ecologische randvoorwaarden (planet) De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) heeft aanbevelingen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen opgesteld, de zogenaamde OESO-richtlijnen. Deze richtlijnen maken duidelijk wat overheden op dit vlak van bedrijven verwachten en zijn als uitgangspunt gebruikt bij het opstellen van dit beleid. SURFnet vindt het in het kader van maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen belangrijk om oude apparatuur op een verantwoorde manier af te voeren. Hiermee wil SURFnet onder andere voorkomen dat apparatuur op stortplaatsen belandt en ook dat informatie via oude informatiedragers naar buiten komt. Inmiddels zijn er goede middelen om de data op apparatuur op een degelijke manier op te schonen en bestaan er nationale en EU- en OESO-richtlijnen die helpen om een partij te selecteren die voldoet aan de eisen en wensen voor data-opschoning en recycling. SURFnet onderschrijft deze richtlijnen en is bezig deze te borgen in de eigen organisatie. Het naleven van deze richtlijnen is een taak van SURFnet en van de individuele medewerkers. Het verwijderen van data op apparatuur maakt sec gezien geen onderdeel uit van een ewastebeleid. Aangezien het echter vanuit security oogpunt zeer belangrijk is en uitgevoerd moet worden op alle te verwijderen apparatuur is het opgenomen binnen dit beleid. De EC heeft drie richtlijnen opgesteld gerelateerd aan e-waste die inmiddels wereldwijd geaccepteerd zijn. Dit zijn: WEEE: Waste Electronics & Electrical Equipment Doel: Voorkomen dat apparatuur op stortplaatsen belandt. Manier: Stijgende percentages van het gewicht van de apparatuur die verantwoord afgevoerd wordt. Nu: 4 kg per inwoner, vanaf 2016 ligt dit op 45% van het gewicht. RoHS: Restriction of Hazardous Substances Doel: Het terugbrengen van schadelijke stoffen in nieuwe apparatuur. Manier: Steeds meer stoffen zullen verboden worden. REACH: Doel: Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals De gezondheid van mensen en het milieu beschermen door snellere identificatie van chemische eigenschappen van stoffen. 3/12 SURFnet e-wastebeleid Manier: Informatie verzamelen en publiceren over chemische stoffen en de gevolgen daarvan voor mens en milieu. Hoewel deze richtlijnen momenteel nog niet echt stringent te noemen zijn, zal SURFnet WEEE-compliance (of commitment ver boven deze minimale eis) als selectiecriterium gebruiken bij het selecteren van een recyclepartij. SURFnet zal bij aanschaf van nieuwe apparatuur zowel RoHS als het hebben van een e-waste beleid als gunningscriterium opnemen. In het SURFnet e-wastebeleid zijn alle activiteiten en processen opgenomen die moeten leiden tot een duurzame afvoer van IT-apparatuur. Uitzonderingen op de hierin opgenomen richtlijnen zijn alleen mogelijk door middel van een directiebesluit. Het e-wastebeleid wordt vastgesteld door de directie van SURFnet en de uitvoering wordt bewaakt door de ewastemanager, de teamleider Interne Automatisering. Dit document is dynamisch, het zal worden aangevuld met andere onderwerpen op het gebied van e-waste waarvoor beleid en richtlijnen kunnen worden vastgesteld, zoals grondstofhergebruik. De meest actuele versie van het e-wastebeleid zal worden gepubliceerd via de website. 2 Scope Dit beleid geldt voor alle elektronische IT-apparatuur. Het omvat (maar is niet gelimiteerd tot) het hele spectrum van servers, storage en netwerkapparatuur tot en met interne kantoorautomatisering apparatuur die eigendom is van SURFnet. 3 Uitvoering van het beleid 3.1 Principes Voor het e-wastebeleid bij SURFnet worden de volgende principes gehanteerd: • • • • Alle data wordt gecertificeerd verwijderd voordat dragers de locatie verlaten. De afvoer vindt op een verantwoorde manier plaats. Recycling vindt altijd volledig plaats binnen de EU. Licenties op apparatuur worden zoveel mogelijk hergebruikt. 3.2 Data security Data op apparatuur van organisaties bevat veel informatie die vertrouwelijk is en/of privacyaspecten bevat. Het is daarom van groot belang dat deze informatie permanent verwijderd wordt van de dragers. Het proces voor het onherroepelijk verwijderen van de informatie staat bekend onder de naam ‘Data Sanitization’. Er wordt gebruik gemaakt van een softwaretool of apparaat dat er voor zorgt dat zelfs geavanceerde forensische tools geen data meer terug kunnen halen. Voor hard disks met draaiende schijven volstaat het om deze een maal volledig te overschrijven. SSD’s (solid state disks) worden tweemaal volledig overschreven. Er zijn aanwijzingen dat het op deze manier opschonen van SSD’s niet onder alle omstandigheden 4/12 SURFnet e-wastebeleid afdoende is: http://www.usenix.org/events/fast11/tech/full_papers/Wei.pdf. SURFnet gebruikt SSD’s in servers vooralsnog alleen voor het besturingssysteem en caching van mediabestanden. Dit wordt niet gezien als gevoelige informatie, waardoor deze aanwijzingen geen onaanvaardbaar risico met zich meebrengen. Laptops worden geschonken aan medewerkers waardoor de risico's als acceptabel worden gezien. Voor het overschrijven zal gebruik worden gemaakt van een opschoonsoftwaretool als Dban (of gelijkwaardig). Om risico’s verder in het afvoerproces te vermijden, wordt alle data ter plekke verwijderd (of in een geschiktere ruimte in de nabijheid, waarvan de toegang gereguleerd is). Voor elke informatiedrager (of bij meerdere dragers per batch), is per batch een registratie met type en serienummers van de dragers, datum en gebruikte opschoonmethode vereist. 3.3 Vervoer De partij die het vervoer verzorgt, is verantwoordelijk voor de apparatuur tijdens transport. Doordat de informatie van de informatiedragers al is verwijderd, hoeven er geen specifieke afspraken te worden gemaakt over het verzegelen van colli en/of het gebruik van gespecialiseerde transporteurs. Als apparatuur naar een andere SURFnet (PoP) locatie gaat of geschonken wordt aan derden, volstaat een ‘normale’ transporteur. Als het gerecycled wordt, wordt het vervoer georganiseerd door de hiervoor geselecteerde partij. 3.4 Hergebruik We onderscheiden de volgende vormen van hergebruik 3.4.1 Hergebruik binnen de organisatie Wanneer apparatuur binnen de eigen organisatie hergebruikt kan worden, wordt standaard alle informatie verwijderd. De apparatuur kan namelijk later voor een minder kritisch (en/of minder beveiligd) doel ingezet worden. Als de apparatuur op een andere locatie ingezet zal worden, is data opschoning verplicht. 3.4.2 Schenken aan medewerkers Apparatuur wordt regelmatig aan personeel geschonken. Dit is een elegante en algemeen zeer gewaardeerde oplossing is. Er zijn daarbij twee belangrijke uitgangspunten: • • Alle informatie moet van de apparatuur worden verwijderd door SURFnet. SURFnet wil voorkomen dat de apparatuur alsnog op de schroothoop belandt. Daarom wordt vastgelegd dat de ontvanger de apparatuur dient zorg te dragen voor recycling aan het eind van de nuttige levensduur. De ontvanger krijgt ook de mogelijkheid de apparatuur in te leveren bij SURFnet waarna SURFnet deze laat recyclen. 3.4.3 Schenken aan derden Hierbij valt te denken aan scholen of aan not-for-profit projecten of organisaties. In dit geval geldt: 5/12 SURFnet e-wastebeleid 1. Alle informatie wordt van de apparatuur verwijderd door SURFnet. 2. Elk apparaat wordt voorzien van een e-mailadres van SURFnet. Hier kan de ontvanger naartoe mailen als de apparatuur ook bij hem of haar niet meer bruikbaar is. 3. Het teruggeven (aan SURFnet) aan het eind van de bruikbare levensduur wordt contractueel vastgelegd Bij grotere partijen kan ook worden vastgelegd dat de ontvanger de apparatuur zal laten recyclen bij de door SURFnet geselecteerde partij. Om te voorkomen dat organisaties zich (achteraf) melden met de vraag waarom zij niet in aanmerking kwamen voor deze apparatuur dienen er criteria te worden opgesteld op basis waarvan organisaties apparatuur kunnen ontvangen. 3.4.4 Veilen Veilen is de meest transparante manier van verkopen en is bruikbaar voor apparatuur met een significante restwaarde. Gegadigden kunnen een “sealed bid” uitbrengen op gespecificeerde apparatuur en de winnaar is degene met het hoogste bod. Eventueel kan een (niet-gecommuniceerd) minimum worden bepaald waaronder de apparatuur niet wordt verkocht. Bij veilen moet goed nagedacht over de volgende vragen: 1. Hoe informeren we geïnteresseerde partijen over de ophanden zijnde veiling? 2. In welke partijgrootte (het gebruik van kavels) heeft de markt de meeste interesse? Bij een veiling kan de wijze van recyclen (door de nieuwe eigenaar) niet gegarandeerd worden. Daarom is deze methode alleen toegestaan vanaf een geschatte restwaarde van 30.000 euro, waarbij de apparatuur qua gewicht beperkt is. SURFnet streeft ernaar om in 2014 te komen tot een minimaal bedrag per kilo over het gemiddelde van de partij. Door deze beperking is de verhouding tussen de terugwinning van publieke middelen en de eventuele uiteindelijke milieubelasting verantwoord. Vervuiling wordt immers vooral door gewicht bepaald. Wanneer het gewicht relatief laag is en de opbrengsten bij verkoop hoog, wordt de voorkeur gegeven aan verkoop boven recyclen. Bij een pc is de opbrengst per kilo veel lager dan bij een core router. Het is daarom verdedigbaar om een pc te recyclen en een router te veilen. De volgende aspecten zijn meegenomen bij het bepalen van het bedrag van 30.000 euro: • • • Analyse van apparatuur vervangingscycli binnen SURFnet Minimale waarde wenselijk om marktinteresse te genereren De noodzakelijke inspanningen aan SURFnet kant welke aan een veiling verbonden zijn 3.4.5 Verkoop via opkoper Verkoop via een opkoper is ook een manier om de restwaarde van apparatuur te benutten. Opkopers verkopen de apparatuur daarna wereldwijd, eventueel in losse onderdelen/opties. Zij kunnen echter niet afdwingen (en/of controleren) hoe en waar de eindgebruiker de apparatuur uiteindelijk recyclet. Om deze reden zal SURFnet geen gebruik maken van deze opkoop via een opkoper, maar kiest het bij grotere partijen (waarde > 30K) voor veiling 6/12 SURFnet e-wastebeleid waarbij maximale terugwinning van publieke middelen gegarandeerd is. Voor partijen met een geschatte waarde van < 30K neemt SURFnet wel de verantwoording ten opzichte van het milieu en zal het de apparatuur laten recyclen (zie 3.6). 3.4.6 Verkoop met behoud garanties recycling Recentelijk zijn er samenwerkingen gestart waarbij organisaties onderling apparatuur verkopen en waarbij de ontvangende partij garandeert dat deze, aan het eind van de bruikbare levensduur, op een nette manier zal recyclen. Deze samenwerkingen zijn nog te pril en te klein (qua aangesloten organisaties) om nu gebruikt te worden in plaats van veilingen gezien de aard van de apparatuur welke SURFnet momenteel middels veilingen verkoopt (erg gespecialiseerde high end apparatuur). SURFnet zal jaarlijks de bruikbaarheid van deze samenwerkingen evalueren als alternatief voor de veilingen. Zodra deze samenwerkingen volwassen genoeg zijn om als volwaardig alternatief te fungeren voor veilingen zal SURFnet er voor kiezen apparatuur enkel binnen deze samenwerkingen te veilen en op die manier verantwoordelijkheid nemen voor de effectieve, duurzame en maatschappelijk verantwoorde recycling aan het eind van de bruikbare levensduur. 3.5 Licentiehergebruik Softwarelicenties vallen strikt genomen niet onder e-waste, maar veel apparatuur bevat licenties die een waarde hebben of kosten vertegenwoordigen ingeval van softwaremaintenancecontracten. Omdat deze waarde of verplichtingen gekoppeld zijn aan de apparatuur, kiest SURFnet ervoor om licentiehergebruik op te nemen in het e-wastebeleid. Als hergebruik niet mogelijk is, worden de eventuele onderhoudscontracten op deze software opgezegd om onnodige kosten in de toekomst te voorkomen. Oude apparatuur bevat vaak licenties die mogelijk hergebruikt kunnen worden op nieuwe apparatuur. Qua software moet onderscheid worden gemaakt tussen hardware specifieke software en generieke softwarelicenties. Hardware specifieke software: Deze is over het algemeen gebonden aan de hardware zelf en kan niet (eenvoudig) overgedragen worden naar andere hardware. Wanneer deze hardware gerecycled wordt, zullen deze licenties ook vernietigd worden. Bij verkoop moet goed worden gekeken naar de mogelijkheid tot overdracht van deze licenties zoals bepaald door de leverancier. Generieke software: Generieke software (zoals Windows Server- of VMware-licenties) is wel eenvoudig te hergebruiken op andere hardware. SURFnet Interne Automatisering borgt hergebruik van deze licenties middels het Interne Automatisering Asset Management systeem waarin alle apparatuur en licenties worden bijgehouden. Vrijgekomen licenties worden in de pool van beschikbare licenties geplaatst en worden hergebruikt. Als hergebruik niet waarschijnlijk is (bijvoorbeeld bij verouderde versies of uit gefaseerde software) zullen eventuele 7/12 SURFnet e-wastebeleid onderhoudscontracten worden beëindigd en zal de licentie uit het AM-systeem worden verwijderd. 3.6 Recycling Recycling wordt gedefinieerd als het terugwinnen van te hergebruiken onderdelen of grondstoffen in overeenstemming met de lokale, nationale en internationale regelgeving (zie EC richtlijnen in hoofdstuk 1). De toenemende zichtbaarheid van maatschappelijk verantwoord ondernemen leidt tot eisen voor nul-stortplaats-, zero-verbranden-oplossingen. De partij die voor SURFnet de recycling zal verzorgen, moet aantonen dat deze recycling geheel binnen de EU zal plaatsvinden, zonder verbranding. Bij de selectie zal ook gekeken worden of partijen in staat zijn alle (of bijna alle) grondstoffen terug te winnen en rapportages hierover op te leveren. Kleinere organisaties werken vaak nationaal en hebben dan nationaal een recyclecenter. Grotere organisaties hebben er 1 in Europa maar kunnen mogelijk door schaalgrote betere (nettere) recycling bieden. Nadeel bij recycling in een ander Europees land is mogelijk de milieubelasting van het vervoer en de mindere mogelijkheden qua controle van de gemaakte afspraken. In samenwerking met SURF en instellingen wordt (eerste helft 2014) gezamenlijk de recycling partij geselecteerd welke het beste aansluit bij de gezamenlijk op te stellen criteria. 4 Organisatie Dit beleid en de uitvoering worden op de volgende manier binnen de organisatie geborgd: • • • • De e-wastemanager (teamleider IA) is verantwoordelijk voor het beleid en voor (het voorstellen van) aanpassingen en de uitvoer van het beleid. De security officer geeft akkoord op het beleid en eventuele aanpassingen. De directie bekrachtigt het beleid. Het signaleren van de (naderende) afvoerbehoefte is de verantwoordelijkheid van de TPM of verantwoordelijke van de hardware. Hij of zij moet zelf de checklist in Bijlage 1 doorlopen en bij de e-wastemanager aangeven waarom welke methode van afvoer het meest geëigend is. 5 Dossiervorming Van alle afvoer zal een digitaal dossier worden bijgehouden met alle gegevens, inclusief de gemaakte afwegingen. De e-wastemanager is verantwoordelijk voor de archivering van deze dossiers. 8/12 SURFnet e-wastebeleid 6 Rapportages Jaarlijks zal de E-wastemanager een rapportage opstellen waarin in ieder geval de volgende aspecten naar voren komen: • • • • Overzicht van de apparatuur welke dat jaar nieuw aangeboden is Wat er met deze apparatuur is gebeurd Overzicht van geschonken apparatuur teruggekomen ter recycling Overzicht van aan derden geschonken apparatuur welke nog in gebruik is. 7 Kosten Aan zowel het opschonen van gegevensdragers als het recyclen van apparatuur zijn kosten verbonden. Aangezien de kosten van data-opschoning en recycling op dit moment onvoldoende bekend zijn, zullen deze kosten gemaakt worden door de afdeling Interne automatisering. Hiervoor zal door SURFnet extra budget worden toegekend aan de afdeling IA die verantwoordelijk is voor de uitvoer van het e-wastebeleid. 9/12 SURFnet e-wastebeleid Bijlage 1: checklist 10/12 SURFnet e-wastebeleid Checklist Gedetailleerd apparatuur overzicht opstellen HW Onderhoud? Ja Opzeggen Nee SW Onderhoud? Ja Opzeggen Nee < 3 jaar oud? Ja Afboeken Nee Bepalen restwaarde Hergebruik? Nee Opschonen Recyclen Ja Hergebruik manier bepalen Intern Opschonen Inzetten Personeel Opschonen Overeenkomst tekenen Schenken Opschonen Recycling vastleggen in overeenkomst Veilen Opschonen Veiling procedure starten 11/12 SURFnet e-wastebeleid Bijlage 2: Beslissingsboom Beslissingsboom Gedetailleerd apparatuur overzicht bekend Intern herbruikbaar Ja Intern hergebruik Nee Laptop / smartphone Ja Interesse medewerker Ja Overnemen door medewerker Nee Waarde > 30K Ja Veilen Nee Interesse door derden* Ja Schenken Gegarandeerde terugkomst Nee Recyclen *: Niet commercieel hergebruik zoals beschreven in 3.4.3 12/12
© Copyright 2024 ExpyDoc
