Verslag van de algemene ledenvergadering van 27 januari 2014 in gebouw “de Cobra”. Aanwezig waren 41 leden, te weten: Evert Alberts Ko Broerse Marcel Claessens Jos Coesel Martin Cornelissen Jos van Dolen Wim Eevenaar Henk Feenstra Jan Foppen Jeroen Foppen Martin van Gasteren Klaas Hamminga Hein Hensen Jan Hogervorst Wim van Horn Willem Jansen Coby Knuijt Andre Krabbenbosch Frans Snoeijs Wil Landsmeer Patrick Lansbergen Henk Lubbers Jacques Mullenders Hans Niekus Jo van Oeveren Rob Pelle Rene Post Han Pruimers Peter Ruijssenaars Harry Schrekker Frans Snoeijs Theo van der Stroom Joop Tang Jan van Tiggelen Piet Tweebeeke Willem Versluijs Hennie de Vries Marten de Vrij Kees van der Wal Kees Woudenberg Bertus Zaal Afwezig met kennisgeving 7 leden, te weten: Herman v. Groen, Jan de Kleijn, Jaap Kort, Jan Luursema, Hans Rijnders, Fred Steen en Wim Verschraagen. 1. Opening door de Voorzitter. Deze heet iedereen hartelijk welkom op de vergadering. Het is prettig, vast te stellen dat zovele leden aanwezig zijn en dat vrijwel alle afwezigen zich tijdig hebben afgemeld. Doordat Marcel Claessens ook voor bepaalde tijd aanwezig is, is het bestuur geheel compleet op de vergadering. Ook de nieuwste leden, de familie Foppen, is aanwezig op de vergadering. Volgende week komt er nog een zanger en een mogelijk nieuwe gitarist bij. Dit betekent dat we weer moeten gaan denken aan een ledenstop. We hebben afgelopen zaterdag het eerste Shantycafé mogen beleven, hetgeen een groot succes was. Er waren vele van onze leden aanwezig en ook heel wat gasten. Het geeft in ieder geval hoop voor de toekomst. 2. Notulen vorige ledenvergadering. De notulen van de vorige vergadering zijn op de website geplaatst en daar voor ieder lid in te zien. De notulen van 2013 zijn hierbij volledig goedgekeurd met de kanttekening dat vanaf heden namen voluit in het verslag worden verwoord. Dit wordt in de besluitenlijst opgenomen (BJ-01). 3. Verslag penningmeester + toelichting. De penningmeester doet verslag over de financiële stand van zaken van de vereniging op basis van de uitgereikte stukken. We hebben ons dit verenigingsjaar goed aan de vernieuwde begroting gehouden. De contributie wordt prima voldaan, er is nauwelijks sprake van structurele problemen. We hebben nog 200 extra Cd’s aangeschaft waarvan we nog een groot deel op reserve hebben. Door de leden wordt sterk de aandacht gevraagd voor de ontwikkeling rond het Havenfestival. Wil Landsmeer heeft hierover in zijn schrijven ook reeds vragen gesteld, op de vergadering komen er nog meerdere vragen naar voren. Het lijkt erop alsof alle verdiensten van de vereniging worden besteed aan het Havenfestival. Nieuwe kleding is niet mogelijk, de CD-opname is uitgesteld en zo meer. Dit is een heel ongezonde situatie. Aan de hand van de stukken maat de penningmeester duidelijk dat wij primair € 1000,in het Shantyfestival investeren, door het niet nakomen van beloften (Sport 2000) is hier iets bijgekomen. De Organisatie samen met ACM is wel een groot probleem, daar zijn we nog niet uit. Er ontstaat een levendige discussie rondom het Shantyfestival. De vergadering is wel van mening dat het Havenfestival voor onze vereniging de belangrijkste activiteit is, waar we ook een (groot) deel van ons bestaansrecht aan ontlenen. Het heeft onze vereniging ook bij de andere Shantykoren op de kaart gezet. 4. Verslag van de kascommissie, t.w. Jan Hogervorst en Harry Schrekker. De boeken zijn door de commissie gecontroleerd en volledig akkoord bevonden. Daarop is aan de penningmeester decharge verleend (BJ-02). De penningmeester geeft een toelichting op deze begroting. Daarop is voor grotere uitgaven reeds deels gereserveerd. Indien bijvoorbeeld de Cd opname naar voren wordt gehaald moet hier apart voor worden begroot of een sponsor worden gevonden. 5. Verslag van de secretaris. Het bestuur heeft het afgelopen verenigingsjaar 8 maal vergaderd, een ISSA vergadering en een vergadering van Shanty Nederland bezocht. We hebben geen extra kleding aangeschaft. De witte petten en het rood-witte shirt oogsten nog steeds veel kritiek, hier zal het komend jaar naar een oplossing worden gezocht. Het voorstel een witte hoes aan te schaffen die over de zwarte pet kan worden gedragen is onderzocht, maar we hebben tot op heden geen passende oplossing kunnen vinden. Verder wordt een apart verslag van de secretaris aan de stukken van deze vergadering toegevoegd. 6. Verslag Koorcommissie. Wij hebben dit jaar helaas heel wat minder optredens kunnen realiseren dan het afgelopen jaar, daardoor is ook het aantal gezongen liederen op uitvoeringen minder: 25% minder optredens, 20% minder liederen gezongen. Er zijn wel een groot aantal nieuwe liederen aan het repertoire toegevoegd en daar gaan we mee door. 7. Verslag PR commissie. Er zijn zoals aangegeven 25% minder optredens uitgevoerd dan voorgaande jaren, vooral als gevolg van de crisisperiode. We hebben wel nog steeds erg veel succes met onze optredens, getuige het weer geweldige succes van ons eigen festival. Samen met Cees Stutvoet van de ISSA hebben we afgelopen zaterdag ons eerste Shantycafé georganiseerd, hetgeen en groot succes was. Er wordt een aparte commissie ingericht voor het realiseren van de sponsoring voor ons koor (BJ-03). 8. Verkiezing bestuursleden. Aftredend en herkiesbaar zijn Peter Ruyssenaars ( Public relations) Marcel Claessens ( Secretaris) Beiden worden door de vergadering zonder tegenstem(men) herkozen. De vergadering wordt gevraagd of er bezwaar is dat Jos Coesel aan het bestuur wordt toegevoegd. Jos als bestuurslid benoemen is niet mogelijk omdat in de statuten vermeld staat dat het bestuur uit 5(oneven) leden bestaat. Daarom wordt hij benoemt als adviserend lid van het bestuur en hoofd van de commissie: “Catering, logistiek en materiaal” (BJ-04. Als zodanig zal hij bij alle bestuursvergaderingen aanwezig zijn. De lief-en-leed commissie blijft bij Hein Hensen, de vice voorzitter bedankt hem voor de enorme hoeveelheid werk en de accuratesse waarmee dit wordt uitgevoerd. 9. Benoeming leden koorcommissie. Er heeft zich 1 kandidaat voor de commissie aangemeld : Coby Knuyt. De vergadering stemt unaniem in met deze benoeming (BJ-05). Deze commissie bestaat thans uit 6 leden: Patrick Lansbergen ( voorzitter), Henk Lubbers, An Smouter, Coby Knuyt, Martin Cornelissen( geluid), Hennie de Vries ( geluid “ inschuiver” ). 10. Benoeming kascontrolecommissie. Jan Hogervorst treedt regulier uit als lid van de commissie. De commissie bestaat komend verenigingsjaar uit Harry Schrekker (2e maal) en Wil Landsmeer (BJ-06). 11. Benoeming Materiaalbeheer commissie. De volgende nieuwe mensen hebben zich voor de commissie aangemeld: Bertus Zaal, Frans Snoeijs (BJ-07). Zij worden aan de commissie toegevoegd, en bestaat nu uit 8 leden: Jos Coesel ( voorzitter). Klaas Hamminga, Renée Post, Frans Snoeijs, Bertus Zaal, Martin Cornelissen ( geluid ), Fred Steen ( geluid), Hennie de Vries ( inschuiver ). 12. Heragendering ledenvergaderingen. 1 - Diverse leden hebben een verzoek ingediend om jaarlijks in september een extra ledenvergadering te houden met het doel de leden tussentijds te informeren over: De algemene financiële gang van zaken; De financiële afloop van “Deining aan de Haven”; De voorlopige begroting voor het komende boekjaar. 2- De penningmeester verzoekt om de jaarlijkse algemene ledenvergadering te verplaatsen naar eind maart. De tijd om de stukken eind januari gereed te hebben is (te) kort. Ook is de penningmeester elk jaar de gehele maand februari met vakantie. Het voorstel om de vergaderingen eind maart en eind september te houden wordt door de vergadering goedgekeurd (BJ-08). 13. Rondvraag: Hein Hensen: Heeft onlangs geconstateerd dat er in de pauze van een optreden alcoholalcohol genuttigd is. Hierover zijn in het verleden ( zie. huishoudelijk reglement ) afspraken gemaakt. Dit item wordt uit het HR geciteerd. Hier staat dat er bij uitvoeringen niet openlijk “gedronken” wordt. Over wat openlijk en niet openlijk is volgt enige discussie. De voorzitter stelt voor om de leden te vragen of zij bezwaar hebben tegen het nuttigen van alcohol tijdens pauzes etc. etc.. Een meerderheid heeft hier geen bezwaar tegen. Wel dient men alles in dit opzicht te doen om onze naam hoog te houden. Harry Schrekker: Waarom hebben wij een uitgebreid kerstrepertoire : 18 liederen? 10 liederen welke regelmatig herhaald kunnen worden is voldoende. Patrick Lansbergen: Slecht 10 dagen voor de kerstuitvoering in de bibliotheek werd duidelijk dat er geen christelijke liederen gezongen mochten worden en moest op het laatste moment het repertoire aangepast worden. De koorcommissie zal het voorstel Harry ter harte nemen. Jos Coesel: Vraagt of er leden zijn die de mogelijkheid hebben om een aanhangwagen te stallen. Als dit het geval is kan het bestuur stappen ondernemen om zo’n aanhangwagen aan te schaffen. Ook dit leidt tot enige discussie. Willem Versluijs en Jos Coesel gaan met dit onderwerp aan de slag. Han Pruimers: Ziet wel koren optreden met een zgn. autocue. Is het mogelijk dat wij hier ook mee kunnen werken. Patrick Lansbergen: Heeft hier over gesproken met Martin Cornelissen. Dit heeft diverse voor- en nadelen: - Moet vooraf geprogrammeerd worden. - Het tempo ( wat bij ons koor nog al eens te snel oploopt ) is niet tijdens het optreden aan te passen - Er hangt een fors prijskaartje aan van +/- € 1.200,Patrick en Martin hebben destijds afgezien van een voortstel aan het bestuur. Evert Alberts: Gaan de kosten van het Shanty-cafe ten laste van het koor ? Peter Ruyssenaars: Nee ! Het cafe wordt georganiseerd buiten het koor om. Coby Knuyt: Wil graag een betere regeling voor de tentwacht tijdens “ Deining in de Haven”. Haar wachtpartner is niet komen opdagen. Peter Ruyssenaars: Van te voren word een lijst opgesteld met het verzoek om te melden als men niet aanwezig kan zijn of onderling te ruilen. Hij betreurt dit incident en zal er komend jaar rekening mee houden. Jos van Dolen: Is bereid zelf een standaard aan te schaffen omdat er altijd te weinig (complete ) staan. Jos Coesel: Met de nieuwe leden van de materiaalcommissie zijn al stappen ondernomen om de kapotte standaards te repareren. René Post: Is er al besloten om in de notulen geen initialen meer te gebruiken maar volledige namen? Hans Niekus: Dit is in de laatste bestuursvergadering besloten. Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter een ieder voor zijn aanwezigheid en inbreng en sluit om 21.50u de vergadering. Besluitenlijst algemene ledenvergadering d.d. 27-01-2014 Nr: BJ-01 BJ-02 BJ-03 BJ-04 BJ-05 BJ-06 BJ-07 BJ-08 Omschrijving In de verslagen / notulen wordt vanaf nu met volledige namen gewerkt. De penningmeester wordt decharge verleend door de vergadering. Er wordt een aparte commissie ingesteld voor het realiseren van sponsoring voor de vereniging. Jos Coesel wordt toegevoegd aan het bestuur Coby Knuijt wordt toegevoegd aan de koorcommissie Ingaand per z.s.m. Wil Landsmeer wordt benoemd als tweede lid van de kascontrolecommissie Frans Snoeijs en Bertus Zaal treden toe tot de materiaalcommissie De jaarvergadering zal vanaf 2015 in Maart plaatsvinden, de extra ledenvergadering in September. 01-03-2013 direct Voorjaar 2014 direct direct Actie: Marcel Claessens allen bestuur direct bestuur Koor commissie Kas commissie Jos Coesel direct n.v.t.