nummer 2 - Zorg aan Zet

SECTORPLAN ZORG LIMBURG - UPDATE 2 - 10 NOVEMBER 2014
Eenmalige upload deelnemersbestand
Op 10 november jl. hebben alle projectleiders een mailbericht ontvangen met het excelbestand waarin de
gegevens van de deelnemers of het gehele personeelsbestand ge-upload kunnen worden in de SABA portal.
Indien U hiervan als organisatie gebruik maakt, gelieve dit bestand zo snel mogelijk aan te leveren zodat u
optimaal voordeel heeft indien je activiteiten en deelnemers gaat invoeren. Je kunt dan ook de presentielijsten
en deelnemersverklaringen laten voordrukken. Vergeet niet ook de “Privacyverklaring digitaal opvoeren
persoonsgegevens binnen SABA” te laten tekenen door uw bestuur. Alleen met een ondertekende verklaring
kunnen we de gegevens laten uploaden.
AO/IC
De AO/IC wordt voor de projectleiders van alle deelnemende organisaties geïntegreerd in de handleiding van
SABA. Eind november 2014 word dit document opgeleverd.
SABA
Zodra Zorg aan Zet uw goedgekeurde en door het bestuur ondertekende maatregelenplan en overeenkomst
heeft ontvangen, worden uw maatregelen ingevoerd in SABA. Hierna ontvangt u een bericht van Zorg aan Zet
met uw gebruikersnaam en de link naar “wachtwoord wijzigingen” in SABA. Hiermee kunt u uw eigen
wachtwoord aanmaken en meteen inloggen;
 Per organisatie wordt 1 account vrijgegeven;
 De kosten voor administratie en registratie worden bij u in rekening gebracht middels een korting van 5% op
het uit te keren subsidiebedrag. Voor instellingen die geen lid zijn van Zorg aan Zet bedraagt de korting op het
uit te keren subsidiebedrag 10%. Zorg aan Zet betaalt hieruit de kosten van SABA (€ 10,= per registratie), de
controle van dossiers door Regiocoöp SSC (€ 7,50) de kosten van Regiocoöp en de eigen interne kosten van
Zorg aan Zet. Op de totale kosten, controle door de stuurgroep van het samenwerkingsverband, vindt
nacalculatie plaats.
 De verklaring additionele instroom, die u vindt in de portal, dient getekend te worden indien een organisatie
gebruik maakt van een activiteit om nieuwe instroom te realiseren die zonder co-financiering van het
sectorplan niet gerealiseerd zou zijn;
 Zorg dat de parafenlijst zo uitgebreid mogelijk is alvorens deze wordt ge-upload. Een nieuwe trainer en
zijn/haar paraaf kan altijd later worden toegevoegd;
 Deelnemersverklaring wordt aangepast op het punt waar nu INITIALEN staat gevraagd. Dit wordt verandert in
VOORLETTERS
 Indien je bij het starten van www.zorg-sectorplan.nl niet de menuknoppen HOME | MEER INFORMATIE |
CONTACT en het inlogveld ziet, dan voldoet waarschijnlijk de browser niet. Neem in dat geval contact op met
uw IT afdeling. Het systeem werkt optimaal indien uw PC beschikt over de browser CHROME of INTERNET
EXPLORER 10.
1
Heeft u nog geen toegang tot SABA en wilt u al gebruik maken van bepaalde formulieren? Deze kunt u
downloaden via de corporate site van Zorg aan Zet. Het betreft de formulieren:




Deelnemersverklaring
Bewijs van deelname BBL opleiding (uploaden op briefpapier opleidingsinstituut)
Bewijs van deelname Duaal opleiding (uploaden op briefpapier opleidingsinstituut)
Handtekeningen / presentielijst
Marktconformiteit
De werkgevers hebben zelf de vrijheid hun opleidingsbehoefte te formuleren en in te kopen binnen de
toegekende maatregelen in het maatregelenplan. Om te borgen dat de werkgevers aan de marktconformiteitseis
kunnen voldoen (voor de maatregelen 1 t/m 4 en 7) hebben de hoofdaanvragers een uniform en centraal
verantwoordingsproces vastgesteld welke is opgenomen in het webportal. In dit proces zijn meerdere opties
mogelijk die hierna staan weergegeven. Het webportal dwingt de werkgevers om via een uniform proces met
standaard formats te komen tot een gedegen inkoopdossier welke de toets der kritiek doorstaat. Deze procedure
geeft dekking tot het hoogste niveau (boven de € 50.000,-).
Als het offertetraject al is afgerond zonder dat van SABA gebruik is gemaakt (of kon worden gemaakt) dan
moeten de ontvangen offertes worden ge-upload en de datagegevens per offerte worden ingevoerd.
Inkooporders vanaf € 5.000,- | operationele werking
1. De werkgever gaat naar het webportal en maakt een externe (opleidings)activiteit aan.
2. De werkgever formuleert kort de vraag , de gunningscriteria en de doorlooptijd in een vast kader.
3. De werkgever verstuurt de vraag naar minimaal 3 opleiders via het webportal. Voordien heeft werkgever
contact gehad met de opleiders over de scholingsvraag en het offerteverzoek.
4. Opleiders ontvangen in de mail de vraag met een hyperlink naar een vast offerteformat.
5. Opleiders vullen de offerte met vaste parameters in, in het webportal.
6. Het webportal stelt een beoordelingsmatrix samen van de 3 offertes.
7. De werkgever geeft aan met welke partij hij een opdracht aan gaat en onderbouwt kort zijn besluit.
8. Het volledige dossier wordt opgeslagen in het webportal.
Kleine inkooporders tot € 5.000,Relatief kleine inkooporders, tot € 5.000,- per gunning, mogen vrij uit de hand worden gegund, zonder dat hier
een verdere verantwoording van de gunning voor hoeft te worden overlegd. Dit betekent voor het portal het
volgende:
1. De werkgever wordt bij iedere externe activiteit altijd geconfronteerd met de standaard procedure zoals
hiervoor uiteengezet.
2. Echter er verschijnt ook een optie met de tekst ‘vrije inkoop tot € 5.000,-‘.
2
3. Wanneer de werkgevers dit aanvinken krijgen ze een waarschuwingsscherm met de volgende tekst:
Voor inkooporders tot € 5.000,- (opdrachtwaarde excl. BTW) hoeft geen marktconformiteit te worden
aangetoond. Wij wijzen u hierbij met klem op de volgende voorwaarden en richtlijnen:

U mag nooit bovenmatige kosten opvoeren voor dit project

De vrijstelling van € 5.000,- geldt per gunning

U mag opdrachten niet opknippen of spreiden

U dient altijd een verstandig inkoopbeleid te voeren

U mag per opleider maximaal € 5.000,- onder deze vrijstelling laten vallen

U mag per maatregel maximaal € 5.000,- onder deze vrijstelling laten vallen

Bij (het vermoeden van) misbruik van deze vrijstelling loopt u het risico dat kosten achteraf worden
afgekeurd
4. De werkgever klikt op akkoord en de activiteit wordt opgeslagen als marktconformiteitsdossier met
vrijstelling.
Arbeidsmarktrelevantie
Stappen
1.Advies bij
maatregelen-plan
Wie
Projectleider
hoofdaanvrager
Wat
Advies over
procedure
arbeidsmarktrelevant
ie voor opleidingen
die onder het project
worden gebracht
Wanneer
Voor het afsluiten
van het
maatregelenplan
Waarmee
Dialoog en advies
2.Aanmelden
opleidingen
De werkgever
De werkgevers
melden opleidingen
aan in het webportal
en voeren hierbij de
nodige informatie in
Gedurende de
uitvoering van het
maatregelenplan
In het portal via een
vast proces en
verplichte invulvelden
3.Eerste toets
projectleider
Projectleider
hoofdaanvrager (Zorg
aan Zet)
Eerste globale
inhoudelijke toets
Voor iedere 10e van
de maand
In het webportal met
behulp van
‘arbeidsmarktrelevantielijst’
4.Beoordeling door
commissie
Commissie
arbeidsmarktrelevantie
Inhoudelijke toets
Voor iedere 24e van
de maand
In de aangeleverde
‘arbeidsmarktrelevantielijst’
5.Verwerken
resultaten
Projectleider
hoofdaanvrager (Zorg
aan Zet)
Verwerken van
resultaten in het
webportal
Voor iedere 10e van
de volgende maand
In het webportal met
behulp van
‘arbeidsmarktrelevantielijst’
3
Wijziging P*Q op organisatieniveau
We merken dat ook nu al vragen worden gesteld om op organisatieniveau P*Q te wijzigen. Daarover willen we
graag met jullie het volgende afspreken:
1.
2.
3.
4.
5.
Als een organisatie wijziging wil aanbrengen in de aanvraag (wijziging P*Q) dan dient hierover overleg
plaats te vinden met de regionale projectleider van Zorg aan Zet (Dominique Nijssen en/of Chantalle
Dörenberg);
In overleg wordt beoordeeld of de aangevraagde wijziging past binnen de aan de instelling toegewezen
subsidieruimte en binnen de beschikking.
Als het antwoord op beide vragen in 2 positief is, kan het maatregelenplan worden aangepast en
ontvangt u een nieuw maatregelenplan ter ondertekening.
Als de wijziging betekent dat de toegewezen subsidieruimte wordt overschreden is een besluit van de
stuurgroep nodig om meer middelen toe te wijzen als er nog gelden beschikbaar zijn of onderbesteding
wordt gerealiseerd op het totale plan.
Als de wijziging niet past binnen de toegewezen ruimte P*Q moet een herziening P*Q bij het ministerie
worden aangevraagd, gevolgd door een nieuwe beschikking. In overleg met de stuurgroep zal worden
bepaald in welke frequentie wijzigingsvoorstellen P*Q aan het ministerie zullen worden voorgelegd.
NB. Gaat u met de uitvoering van maatregelen door voordat aan u een nieuw maatregelenplan is
voorgelegd, is dat voor risico van uw organisatie. Als de grens P*Q door uw organisatie in SABA is
bereikt zal het systeem geen nieuwe registraties meer toestaan. Wel mag u de gegevens die straks voor
registratie nodig zijn blijven verzamelen. Wordt positief beslist op uw verzoek P*Q te wijziging dan
kunnen de gegevens wederom in SABA worden geregistreerd.
Vriendelijke groet,
Dominique Nijssen en Chantalle Dorenberg
T | 0475 – 577 555
E | [email protected]
E | [email protected]
4

Download Report