Moreel kompas wijst echte leider de weg Interview Generaal BD Peter van Uhm. door Dré Versteeg en Andy Lo Tam. Voormalig Commandant der Nederlandse Strijdkrachten Peter van Uhm karakteriseert zich door oprechte aandacht en authenticiteit. Aan het begin van zijn carrière schreef hij drie stelregels op een briefje: wees altijd eerlijk, wees altijd duidelijk, wees altijd aanspreekbaar. Hij bewaart dit briefje nog altijd. Vraag DV: Het thema van de Parade 2014 is Hoofd, Hart en Handen. Wat heeft uw voorkeur? ook voor de mensen uit je eigen team. Geef de ruimte om feedback te ontvangen en zorg ervoor dat de teamleden minstens drie keer nee durven te zeggen. Het is de kunst om als leider de juiste informatie goed te interpreteren en dan een besluit te nemen. Is het besluit op deze manier eenmaal genomen, dan gaan we er ook gezamenlijk vol tegenaan”. Antwoord PvU: “Het makkelijke antwoord is natuurlijk dat de juiste combinatie het beste werkt. Maar zo eenvoudig is dat niet in de praktijk. Leidinggeven is voor een groot deel gedrag beïnvloeden door uitleggen. Door doelen te stellen en te laten zien dat de doelen niet zomaar uit de lucht komen vallen, maar werkelijk betekenis hebben in een relevante context. Daarmee motiveer je als leider de mensen die met elkaar de klus moeten klaren. Dat begrip voor de doelen ontstaat door bijvoorbeeld heldere campagneplannen uit te werken in coördinatiecomités. Daarbij maak je gebruik van de kennis en expertise van de mensen en plaats je de verantwoordelijkheid voor de uitvoering en samenwerking daar ook. Een veel gebruikte techniek om misverstanden en omissies te voorkomen is dat de opdrachtgever (ene partij) een plan opstelt en afstemt en dat dan de uitvoerenden (andere partijen) gedetailleerd teruggeven hoe zij het begrepen hebben.” Zowel in militaire operaties als in projecten en programma’s eindigt niets helemaal zoals het gepland is. De omgeving zal altijd veranderen tijdens de uitvoering van de operatie, maar zolang er duidelijk is wat het doel is moeten professionals op hun eigen niveau aanpassingen kunnen en mogen maken. Als je als projectmanager je eigen ego belangrijk vindt en vergeet dat het realiseren van het doel een gezamenlijke inspanning vergt, realiseer je dan dat (vrij naar Daniel Kahneman) “what you see is all there is…”. Zolang je je niet afvraagt waarom de dingen lopen zoals ze lopen en je je niet afvraagt wat je niet ziet of wat niet wordt gezegd, kom je vanzelf in de problemen…” Resultaten, Benefits en Besluitvorming Vraag DV: Hoe bepaal je eigenlijk de benefits, kwalitatief en kwantitatief van een project/missie? Moreel kompas “Als leider is het belangrijk dat je je eigen morele kompas volgt en duidelijk weet welke koers je vaart. Dat betekent ook dat je op je eigen niveau de verantwoordelijkheid neemt om zelf beslissingen te nemen. En dat geldt Antwoord PvU: ´Bij ons in Nederland is het zo geregeld dat de politiek bepaalt of bijvoorbeeld een missie naar het buitenland 1 relevant is of niet en of de zogenaamde business case valide is. Wij van Defensie leveren belangrijke informatie aan waarop die besluitvorming mogelijk wordt gemaakt. Van te voren kan en moet je naar beste eer en geweten en met alle vakkennis waarover je beschikt plannen, doelen beschrijven en kosten/baten analyses maken. Antwoord PvU: “Als het over kwaliteit gaat is het bij de Krijgsmacht relatief eenvoudig. Wij kunnen ons geen zesjes mentaliteit permitteren. Daarvoor zijn de belangen te groot. Dat geldt voor onze mensen, ons materieel, maar ook voor onze opdrachtgevers. Zij kunnen en mogen ook geen verantwoordelijkheid afschuiven. Het nemen van individuele en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor kwaliteit is uiterst belangrijk voor het resultaat. Dat geeft natuurlijk weleens frictie, zeker in een tijd dat extra op de kosten gelet moet worden. Het is noodzakelijk dat er een goede gedeelde visie is over kwaliteit. Wat is kwaliteit, wat is nog acceptabel en wat niet meer. En dat heeft enerzijds weer te maken met de doelstellingen van alle belanghebbenden en anderzijds met het verschuiven van korte en lange termijn belangen.” Daarbij is het wel van groot belang dat je die (project)plannen en -doelen goed van te voren vastlegt en waar mogelijk gebruik maakt van beproefde methodes en technieken om verschillende scenario’s in kaart te brengen. Je moet bijvoorbeeld resourceplanningen en risicoanalyses maken en het helpt natuurlijk als je ‘what if’ scenario’s uit de kast kan trekken in tijden van crisis. Maar je kunt verrassingen niet altijd voorkomen en dan komt het erop aan om slagvaardig en soms zelfs intuïtief besluiten te nemen. Strategisch, tactisch en operationeel DV Vraag: Er is bij het nemen van besluiten altijd een spanningsveld tussen de complexiteit van de situatie (feiten en aannames), de belangen van stakeholders (consequenties) en emotie van de beslisser(s). Hoe gaat u hier zelf mee om? Vraag DV: In projectenland wordt vaak het onderscheid gemaakt in strategisch, tactisch en operationele aspecten. Welke rol spelen deze begrippen voor u bij een missie? Antwoord PvU: “Bij Defensie wordt regelmatig onderzoek gedaan naar de veranderende situaties in de wereld. Met name wordt dan gekeken naar dreiging en risicoprofielen die relevant zijn voor de veiligheid van ons land en onze bondgenoten. Onder andere de uitkomsten van die onderzoeken vormen de basis van het strategisch beleid voor de krijgsmacht. Op tactisch en operationeel niveau worden vertaalslagen gemaakt door specialisten in verschillende samenstellingen voor veel verschillende omstandigheden. De politiek neemt besluiten. Is een besluit eenmaal genomen, dan gaan we daar ook ons uiterste best voor. Zoals gezegd kan dat best eens wat frictie oproepen maar dat wordt bespreekbaar gemaakt en dan vinden we vrijwel altijd oplossingen. Antwoord PvU: “Belangrijk is dat je besluiten bewust neemt en doelen bewust aanpast en niet impliciet. Als je besluit niet te interveniëren, is dat ook een besluit en moet je de consequenties daarvan ook meenemen in je planning. Overigens is het goed in beeld hebben van de consequenties, hoe lastig soms ook, wel een belangrijk aspect bij het nemen van besluiten. Wij zeggen ook wel: “als je alles verdedigt, verdedig je niks”. Risico’s kan je niet allemaal afdekken en vaak blijkt de mens zelf de meest kwetsbare factor.” Belang van Kwaliteit Vraag DV: Kan je met een zesjes cultuur ook een oorlog winnen? Als het gaat om operationele zaken, bij missies bijvoorbeeld, dan leggen we de verantwoordelijkheid het liefst zo laag 2 mogelijk bij de mensen die die verantwoordelijkheid moeten hebben om hun doelen te kunnen realiseren. Daarvoor moeten ze wel goed weten wat de doelen zijn en wat hun eigen stuk daarin is. En ze moeten een goed ontwikkeld moreel kompas hebben om de juiste praktische en ethische afwegingen te kunnen maken. De operationele plannen worden bottom up gemaakt en zeer grondig met elkaar afgestemd. De baas staat nooit aan de kop van, maar is dienstbaar aan de organisatie. Hier speelt ‘unité de doctrine’. Overigens delegeer je verantwoordelijkheid niet, die geef je. Maar de baas blijft uiteindelijk integraal verantwoordelijk voor al het doen en laten van zijn mensen en zijn organisatie.” Niet alles wat nieuw is, is ook automatisch beter.” Vraag DV: Bij projectmanagement is het goed gebruik om regelmatig controle op de voortgang te doen. Is dat wel zinvol, al die smileys? Antwoord PvU:”Ja, het is belangrijk om de voortgang goed in de gaten te houden. Bij het rapporteren van de status en de voortgang moeten wel de juiste zaken aan de orde zijn. Het is natuurlijk goed om te weten dat er hard gewerkt is maar belangrijker is het om te weten waaraan gewerkt is, waaraan niet en waarom en natuurlijk wat de werkelijke status is. Waar staan we, wat is er al bereikt. Wat zijn de verwachtingen voor de toekomst enzovoort. Methodieken, structuren en Bias Het stellen van duidelijke en realistische kaders en mijlpalen geeft niet alleen druk maar vooral ook rust. Als doelstellingen in het water dreigen te vallen kan je dat maar beter vroeg genoeg weten om elkaar te kunnen helpen en bij te sturen. Creëer als leider een veilige omgeving waarin geen reden is om de werkelijke voortgangsstatus te verhullen in vage beschrijvingen of zelfs verborgen te houden tot het te laat is. Een veilige omgeving, dat is waar wij bij de krijgsmacht voor staan natuurlijk. Een veilige omgeving krijgt betekenis en waarde door die samen te creëren. Dat doe je beslist niet in je eentje als leider maar met elkaar. Als leider heb je daar wel een speciale en dienstbare rol in.” Vraag DV: Hoe werkzaam en effectief zijn gestructureerde methodes eigenlijk? Antwoord PvU: “Het gebruiken van methodes en technieken met de juiste hulpmiddelen is zeker belangrijk maar natuurlijk geen garantie voor succes. Ook hier geldt weer dat een goed leider gebruik weet te maken van de juiste methode en middelen om effectief te zijn. Elke situatie moet op zijn eigen merites beoordeeld worden en situaties kunnen nu eenmaal snel wijzigen. Het is wel belangrijk om goed kennis te hebben van bewezen effectieve methodes en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen, maar wees kritisch als leider. Dré Versteeg is zelfstandig expert programma- en portfoliomanager, hij acteert op het grensvlak van strategie en realisatie bij complexe programma’s en projecten. Andy Lo Tam Loi is projectleider bij Cordares met de focus op innovatieprojecten. 3