Convention Générale - Bruxelles Champêtre

Bruxelles Champêtre - 21 septembre 2014
Convention EXPOSANTS Entre :
L’organisme clôturant le formulaire d’inscription sur le site internet de
Bruxelles Champêtre, dénommé ci-après l’ « Exposant », d’une part
et :
POSECO, association sans but lucratif, dont le siège social est situé au 7
rue d’Alost à 1000 Bruxelles, inscrite à la BCE sous le n°BE 0859 980 620,
dénommée ci-après l’« Organisateur », d’autre part.
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 : INSCRIPTION
L’inscription se fait en deux étapes. La première consiste à remplir le
formulaire de demande d’inscription via le site internet de l’évènement.
Après avoir clôturé sa demande, le candidat reçoit un e-mail de
confirmation de la réception de celle-ci reprenant ses données
d’inscription.
Après
vérification
des
données
communiquées
par
l’Exposant, l’Organisateur envoie un second e-mail pour communiquer à
l’Exposant l’acceptation ou le refus de son inscription.
Le candidat Exposant marque son accord ferme et définitif sur les termes
de la présente convention ainsi que sur les conditions générales de vente
(ci-après les CGV) de POSECO asbl en procédant à son inscription.
Article 2 : GÉNÉRALITÉS
Tout
Exposant
reconnaît
avoir
pris
connaissance
de
la
présente
convention et des CGV de POSECO qui sont les seules applicables entre
parties (à l’exception de toute autre condition, réserve, restriction ou
clause acceptée par l’Organisateur). Les conditions générales de vente
restent d’application sauf si contre ordre de la présente convention
spécifique à l’événement de Bruxelles Champêtre. L’Exposant informera
l’Organisateur de ses éventuelles remarques et répondra explicitement
aux questions posées lors de son inscription (demande électrique,
contraintes liées à l’emplacement...). En cas de désaccord avec les
informations fournies, l’Organisateur prendra directement contact avec
l’Exposant (en explicitant tous désaccord par e-mail). Toute demande de
modification des spécifications relatives aux besoins logistiques doit être
faite via le site internet avec les identifiants reçus lors de l’inscription.
Après clôture du formulaire d’inscription (le 31 Mai 2014), toute
modification doit être faite par écrit en envoyant un e-mail à l’adresse
[email protected].
L’Organisateur
ne
peut
garantir
de
manière absolue une attribution de stand. En cas d’indisponibilité de
stand, l’exposant en est informé dans les plus brefs délais par e-mail ou
par courrier. En tout état de cause, l’Organisateur ne pourra être tenu
responsable des dommages résultant de l’indisponibilité d’un stand.
L’Exposant suivra les directives de l’Organisateur afin de faciliter le bon
déroulement de la journée.
Article 3 : EXPOSANTS ACCEPTÉS SUR L’ÉVÉNEMENT
Toute personne et/ou organisme souhaitant participer à l’événement
Bruxelles Champêtre se doit de répondre aux critères de sélection
imposés par l’Organisateur, à savoir :
-‐
Producteurs : doivent produire leurs produits de façon naturelle et/ou
respectueuse de l’environnement ; et/ou être reconnus par un Convivium
Slow Food ; et/ou être certifiés BIO par l’organisme CERTISYS (à l’année
ou pour la journée de l’événement) ; et/ou être certifiés fair trade
-‐
Traiteurs : doivent être reconnus par un Convivium Slow Food ; et/ou fair
trade ; et/ou être certifiés BIO par l’organisme CERTISYS (à l’année ou
pour
la
journée
exclusivement
des
de
l’événement) ;
produits
acquis
et/ou
utiliser
directement
uniquement
chez
un
et
(des)
producteur(s) fermier(s) et/ou local(aux)
Cette liste est non exhaustive et la décision ultime d’accepter ou non la
candidature d’une personne/organisme et la vente de certains produits
appartient exclusivement à l’Organisateur qui en avisera l’Exposant.
l’Organisateur se réserve le droit d’interdire en toute ou en partie de la
vente des produits ne répondant pas aux critères de sélection sur
l’évènement.
En ce qui concerne les produits alimentaires, il incombe à l’exposant la
responsabilité d'entreprendre les démarches pour se faire certifier par
l'organisme Certisys et/ou se faire reconnaitre par un Convivium Slow
Food compétent (Karikol), à l'année ou pour le jour de l'événement.
Seuls les fermiers et producteurs locaux ne sont pas obligatoirement
tenus de se faire reconnaitre ou certifier pour autant qu'ils viennent
uniquement avec leurs propres produits et ne proposent pas de produits
ayant l'appellation 'Bio' et/ou 'Slow Food'.
Article 4 : FACTURE & PAIEMENT
Une facture sera envoyée à l’Exposant après validation des données
relatives
à
son
inscription
en
ligne.
Le
paiement
devra
être
obligatoirement fait par virement bancaire sur le compte de l’asbl
POSECO
BE52
0003
1494
0509
(BIC :
BPOTBEB1)
avec
en
communication la mention « N° facture + nom légal de votre société ».
La
réservation
l’Organisateur
définitive
qu’après
de
l’emplacement
réception
du
paiement
n’est
de
acceptée
la
facture.
par
Un
Exposant en défaut de paiement se verra refuser l’accès au site le
jour de l’événement.
Toute modification ou annulation de l’inscription après acceptation de
celle-ci par l’Organisateur entraînera des frais administratifs de minimum
50 Euros HTVA (cf. art 2.2. des CGV). En outre, en cas d’annulation à
partir du 1er juin 2014, les sommes éventuellement déjà versées par
l’Exposant
à
l’Organisateur
seront
définitivement
acquises
par
l’Organisateur. Aucun remboursement ne sera effectué.
Article 5 : CONFORMITÉS
L’Exposant déclare être en règle avec toutes les obligations et
normes légales liées à son activité. Il déclare aussi posséder
toutes les autorisations et attestations requises en matière d’emploi,
de sécurité, de santé alimentaire, d’accès à la profession et d’assurances
nécessaires à l’exercice de ladite activité, en particulier la Responsabilité
Civile vis-à-vis des tiers.
L’Exposant a l’obligation de s’assurer auprès d’une compagnie d’assurance
en responsabilité civile. En cas de dommage causé à un visiteur, à un
Exposant ou à tout tiers, l’Exposant en assume la pleine et entière
responsabilité. En pareil cas, l’Exposant renonce en toute hypothèse à
tout recours contre l’Organisateur.
En outre, l’Exposant est responsable de l’exécution des formalités
administratives et légales relatives à l’acheminement et à la vente de
ses marchandises sur son lieu d’exposition.
L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de non-respect du
présent article par l’Exposant.
Article 6 : SOUS-HÉBERGEMENT
Sauf accord écrit de l’Organisateur, l’Exposant ne pourra, en aucun cas,
héberger, représenter ou distribuer une information concernant une autre
organisation que la sienne dans son emplacement.
De même, aucun sponsor ni aucune marque, autre que celui ou celle de
l’Exposant ou de la société inscrite, ne pourra être présent ou visible sur
un stand ou tout accessoire lui appartenant
(Ex : Un parasol Coca-cola est proscrit).
En cas de non-respect du présent article, l’Organisateur est en droit de
faire fermer le stand et/ou de facturer le prix d’un stand supplémentaire
au tarif qu’aurait dû payer cet autre organisme (soit une somme pouvant
aller de 5.000 à 10 000 euros HTVA).
De plus, il est strictement interdit à l’exposant de distribuer, diffuser ou
vendre de quelque manière que ce soit des objets publicitaires (t-shirt,
ballons, affiches, panneaux…) ou autres éléments qui pourraient lui
donner plus de visibilité sur l’évènement. La distribution d’objets
publicitaires pourra être accordée expressément et exceptionnellement
par l’Organisateur, selon des règles et des conditions bien strictes qu’il
énoncera lui-même à tout exposant souhaitant diffuser des objets
publicitaires.
Le partage d’un stand est autorisé moyennant l’accord préalable de
l’organisateur. Si deux exposants se partagent un même stand, le prix de
l’emplacement
du
stand
reste
le
même.
Néanmoins,
chacun
des
exposants se verra facturé les frais d’inscription et de dossier à plein tarif
(soit sans pouvoir bénéficier de la tarification promotionnelle). Dans le cas
où un exposant prend en charge l’ensemble des frais du stand, il se verra
également facturé l’ensemble des frais de dossiers et d’inscription
(dépendant du nombre d’exposants différents sur le stand).
Article 7 : ESPRIT GÉNÉRAL
L’Exposant reconnaît et respecte le concept ainsi que l’esprit général de
Bruxelles Champêtre. Il s’engage à ne pas diffuser de messages et à ne
pas
adopter
un
comportement
contraire
ou
contradictoire
avec
l’événement.
Article 8 : HORAIRES
Les horaires d’organisation du jour de l’événement font partie intégrante
de la présente convention. Cet événement se déroule de 10h à 19h.
Le montage se fait de 6h00 à 9h30 avec accès par la rue Ducale ou la
rue Royale (une carte d’accès vous sera envoyée avant l’événement pour
pouvoir momentanément accéder au site de Bruxelles Champêtre et
décharger
votre
équipement).
L’installation
des
stands
devra
être
terminée 30 minutes avant l’ouverture officielle de l’évènement, c’est-àdire à 9h30, en raison du contrôle de sécurité fait par les pompiers.
Le démontage a lieu après 19h. Les véhicules ont accès à la zone après
20h ou selon la décision de l’Organisateur.
Attention : lors de la journée sans voiture, aucun véhicule non
autorisé ne peut circuler entre 9h et 19h dans la région de
Bruxelles-Capitale.
Article 9 : EMPLACEMENT
L’Exposant précisera dans le formulaire en ligne la dimension souhaitée
de son emplacement ainsi que toutes les remarques ou spécificités
nécessaires à sa présence sur l’événement. L’Organisateur n’est pas
responsable des inconvénients causés par un manque de précision de
l’Exposant lors de son inscription.
Avant l’évènement, et au plus tard le 16/09/2014, l’Organisateur
présentera par mail l’emplacement probable de l’Exposant. Pour des
raisons pratiques, l’Organisateur se réserve le droit de modifier cet
emplacement lors du montage. L’emplacement exact sera attribué in situ
le jour de l’événement par le responsable de la zone.
Article 10 : LOGISTIQUE DE TERRAIN
L’Organisateur s’engage à fournir à l’Exposant:
•
un contact sur le terrain
•
un emplacement sur la Place des Palais ou dans le Parc Royal
•
un accès à l’eau en certains points sur le site (l’exposant doit
prévoir des jerricanes au besoin)
•
un accès à l’électricité, pour autant que l’Exposant en fasse la
demande dans la fiche technique lors de son inscription sur
internet. L’Organisateur fournit une prise 220V de 16A (soit
3500w maximum). L’exposant doit se munir de ses propres
rallonges et multiprises.
Toute demande de fourniture d’électricité de la part de l’Exposant
doit se faire exclusivement via le formulaire en ligne. En l’absence
de demande de la part de l’Exposant ou si l’ampérage lié à la
consommation réelle d’électricité est supérieur à 16 ampères, l’accès à
l’électricité sera limité, refusé ou facturé, sans possibilité de recours de la
part de l’Exposant.
L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de coupure de courant
dans le cadre de l’évènement.
L’exposant s’engage à tenir dans un état de propreté la surface au
sol qui lui est mise à disposition, ainsi que la zone autour de son stand.
Pour ce faire, l’exposant prévoira des sacs poubelles conformes et en
suffisance. L’organisateur veillera à ce que l’exposant nettoie sa zone
pendant la journée de l’évènement si besoin est, ainsi qu’à la fin de
l’évènement. L’organisateur mettra à disposition des containers pour
l’évacuation des déchets (sacs poubelles).
Un état des lieux de sortie devra être signé par le responsable de zone
et par l’Exposant avant le départ de l’Exposant. Sans cette signature
et la vérification de la propreté de l’espace mis à la disposition, l’Exposant
se verra facturer une amende de 50€ pour les frais de nettoyage et de
suivi administratif.
Si l’exposant vient avec sa propre tente, il devra veiller à lester chacun
des pieds avec des poids de 15 kg (tente 4x3) à 20 kg (tente 6x3)
(total pour une tente de 4 pieds : min. 4 x 15 kg). NB : Le lestage sera
fourni sur place aux exposants ayant commandé une tente
via nos
services.
Article 11 : MISE A DISPOSITION DE MATÉRIEL, MOBILIER ET
TERRAIN
L’Organisateur propose un service de location de matériel et mobilier pour
les stands. La demande de location se fait via le formulaire d’inscription
en ligne.
Vous pourrez modifier vos choix concernant vos besoins logistiques (taille
de votre emplacement, location de matériel et besoin en électricité)
jusqu'au 31/05/14 inclus, avec le login qui vous sera attribué à la fin du
formulaire de demande d’inscription.
•
Toute demande de raccourcissement de surface au sol faite APRES
le 31/05/14 donne droit à l’Organisateur à une indemnité de dédit
(voir art. 2.2 CGV).
•
Toute annulation de demande de matériel APRES le 31/05/14
entrainera également une indemnité en faveur de l’Organisateur à
charge de 30% du montant du matériel préalablement commandé.
•
Tout ajout de demande de matériel ou agrandissement de surface
au sol (dans la mesure du possible) faite APRES le 31/05/13
n'entrainera pas de frais d'indemnité mais augmentera votre facture
finale.
Le jour de l’événement, le matériel commandé sera mis à disposition des
exposants dès leur arrivée, un état des lieux et un comptage sera
effectué par le responsable de zone en présence de l’Exposant. Ils
signeront alors ensemble la fiche confirmant le nombre et la bonne
réception du matériel.
En fin de journée, l’Exposant devra appeler le responsable de zone afin
que celui-ci vérifie la quantité de matériel et l’état de celui-ci. L’exposant
devra OBLIGATOIREMENT signer l’état des lieux de sortie. Cet état des
lieux ne sera effectué QUE lorsque l’emplacement confié à l’Exposant sera
PROPRE et VIDE. Le responsable fera alors appel à une équipe chargée
de l’enlèvement du matériel.
Si l’Exposant ne signe pas l’état des lieux de sortie : LA TOTALITE du
matériel emprunté lui sera facturée.
Pour tout matériel manquant, l’Exposant se verra facturer des frais
supplémentaires, à savoir : 16.40€ htva la chaise, 207.90€ htva la table,
161.50€ htva la table mange-debout, 161.50€ la housse mange-debout et
750.00€ la tente, c’est-à-dire le prix facturé par le fournisseur à
l’Organisateur.
Article 12 : SÉCURITÉ & POMPIERS
Tout Exposant utilisant des flammes, barbecues, du gaz ou des
huiles chaudes est tenu d’être en conformité avec les règles édictées
par les pompiers, dont le fait de se munir d’un extincteur ad hoc
(Attention, différents types d’extincteurs existent : eau, poudre, CO2). En
fonction du type de cuisson utilisé, l’Exposant doit veiller à se munir de
l’extincteur adéquat et d’une couverture anti-feu. En outre, tout
Exposant utilisant un barbecue, des huiles chaudes ou gaz est également
dans l’obligation de délimiter, à l’aide de barrières métalliques (Nadar),
un périmètre de protection de 1 mètre autour de ce type d’installation.
Les exposants utilisant du gaz doivent se munir de tuyau agréé en 2013
ou 2014. Une visite des pompiers est prévue le jour de l’évènement à
partir de 9h30.
Article 13 : DÉGATS
L’Exposant sera tenu responsable des éventuels dégâts occasionnés par
son activité. Sont notamment visées, sans que cette liste ne soit
limitative, les tâches de graisse sur les trottoirs, les dégradations aux
plantations ou au mobilier urbain.
L’Exposant est tenu de s’assurer pour les dommages qu’il pourrait causer
à des tiers du fait de leur participation.
L'exposant veillera également à s'assurer contre toute autre forme de
risque qu'il juge nécessaire. L'organisateur ne peut pas être tenu pour
responsable en cas de perte, vol ou dégradation occasionnés aux effets
(marchandise, véhicule…) de l'exposant.
Article 14 : RESPONSABILITÉ
De manière générale, l’Exposant veillera à ne pas mettre en
danger le public et à ne pas porter préjudice à l’Organisateur ainsi
qu’à ses partenaires.
Article 15 : VENTE
Pour cette édition 2014, toute vente de boissons est interdite sans
l’accord écrit de l’Organisateur. Elle sera autorisée uniquement pour
les producteurs « Slow Food » vendant leurs propres produits et pour les
producteurs et/ou importateurs officiels de boissons bios. L’Exposant
précisera lors de son inscription quelles boissons il souhaite vendre. La
décision ultime d’accorder ou non la vente de certains produits appartient
exclusivement à l’Organisateur qui en avisera l’Exposant. Si aucune
précision n’est faite par rapport aux boissons lors de l’inscription,
l’Organisateur se réserve le droit d’interdire toute ou partie de la vente de
ces produits sur l’évènement.
La vente d’alcool est interdite, sauf pour les brasseries et stands viticoles.
Pour toute vente d’alcool et sous réserve d’autorisation de l’Organisateur,
un supplément de 100 euros htva sera demandé à l’Exposant.
Article 16 : VAISSELLE ET GOBELETS
En règle générale et afin de réduire la quantité de déchets générés sur
l’évènement, l’Exposant veillera à diminuer au maximum l’utilisation
d’emballages ou les récipients jetables en servant tous ce qu’il est
possible dans une serviette ou une simple feuille de papier (concept du
fingerfood).
VAISSELLE
Plusieurs options sont conseillées pour servir de la nourriture :
1. L’Exposant
peut
amener
sa
propre
vaisselle
à
condition
de
demander une caution pour le retour de celle-ci. Attention que les
règles d’hygiène et les conditions de l’évènement ne permettent pas
le nettoyage sur place (pas d’eau chaude, ni d’espace adéquat). Il
faut donc prévoir de la vaisselle en quantité suffisante.
2. L’Exposant veillera un maximum à utiliser de la vaisselle en carton.
En effet, le carton est le moins impactant en termes d’empreinte
écologique.
BOISSONS
Pour rappel : la vente de boisson n’est pas autorisée, sauf autorisation
écrite préalable de l’Organisateur.
Toutes les boissons doivent être obligatoirement servies dans des
gobelets (recyclables).
Aucune bouteille ouverte ne pourra être distribuée sur le site.
En ce qui concerne les Exposants Brasseurs, il est possible d’utiliser des
verres à bière en verre à condition de demander obligatoirement une
caution auprès du consommateur. L’exposant peut (afin de réduire sa
quantité de déchet généré) louer des gobelets réutilisables auprès du
fournisseur Kopo. Un système de caution de 1€ pour le retour de ces
gobelets est obligatoire. Pour la location de ces gobelets, l’Exposant devra
entrer en contact direct avec Kopo, ou un autre fournisseur, pour passer
la commande.
Kopo
Bureau Bruxelles
Tél. : +32(0)2.888.52.10
www.kopo.be
En cas de litige ou de problèmes avec le fournisseur, l’Organisateur ne
peut être tenu pour responsable. Tous problèmes en matière de gobelet
réutilisable devront se régler directement avec le fournisseur Kopo.
Article 17 : DÉCORATION & SON
La décoration ne devra pas dépasser une hauteur de 2.5m et les
dimensions au sol d’un stand standard.
La musique ne devra, en aucun cas, gêner les stands voisins.
Article 18 : AIDE À LA PROMOTION
Tout Exposant s’engage à promouvoir l’évènement à travers ses propres
canaux de communication. Le nom de l’évènement et l’adresse du site
www.bruxelles-champetre.be ou www.landelijk-brussel.be doivent être
mentionnés par l’Exposant dans ses propres communications (sur le site
web, dans l’agenda, dans les e-news, magazines, etc.).
Tout exposant s’engage également à ne pas créer son propre
évènement ou sa propre page « Bruxelles Champêtre » sur les
réseaux sociaux, notamment Facebook, afin d’éviter toute confusion
avec la page déjà existante, créée par l’équipe organisatrice de Bruxelles
Champêtre.
Article 19 : CLAUSE DE RÉSERVE
L’Organisateur peut, à tout moment, refuser la participation d’un
Exposant, sans être tenu d’en exposer les motivations. Le cas échéant, les
sommes versées seront remboursées. Aucun recours n’est prévu.
Article 20 : INTERDICTION DE CESSION ET SOUS-LOCATION
L’emplacement loué est personnel et doit être occupé en permanence par
l’Exposant, ses préposés ou mandataires pendant toute la durée de
l’événement. L’Exposant ne peut ni sous-louer, ni céder ses droits.
Article 21: DISPOSITIONS SPÉCIALES
Si
des
évènements
météorologiques,
politiques
ou
économiques
imprévus, ou en cas de force majeure, s’opposaient à la tenue de la
manifestation ou entravait la réalisation, les exposants ne pourraient
prétendre à aucune indemnité ni remboursement des sommes qu’ils
auraient versées.
En cas d’annulation pure et simple de l’évènement, les sommes
disponibles après paiement des dépenses engagées seront réparties entre
les exposants au prorata de leurs versements, sans que des recours
soient possibles à l’encontre de l’Organisateur.
Article 22 : COMPÉTENCES ET LITIGES
La présente convention est soumise aux dispositions du droit belge. Tout
litige concernant l’interprétation ou l’exécution de ladite convention, sera
de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de
Bruxelles.
Conditions Générales de Vente
Les affaires qui sont traitées par Poseco asbl impliquent l’acceptation définitive et sans réserve, par
l’acheteur, des conditions qui suivent et dont il déclare expressément avoir pris connaissance.
Art. 1. Offres et confirmation
•
•
•
1.1. Toutes nos offres sont faites sans engagement de notre part.
1.2. Tous nos prix s’entendent hors tva : toutes taxes sont à charge de l’acheteur, y compris
les taxes nouvelles.
1.3. Toute augmentation dans le cours légal de la monnaie, avant le paiement, est à charge de
l’acheteur et ne l’autorise pas à demander la résolution du marché.
Art. 2. Commandes
•
•
2.1. Toute commande fait l’objet d’un bon de commande dûment signé ou accepté par mail
2.2. Toute commande annulée par nos clients, dès ’ou après la signature du bon de
commande, nous donne automatiquement le droit à une indemnité de dédit égale à 30% du
montant de la commande avec un minimum de 50,00 €, même si aucun acompte n’est versé.
Art. 3. Réclamations
•
•
•
•
•
3.1. Toutes réclamations, sous peine d’irrecevabilité, doivent être formulées par lettre
recommandée endéans la huitaine de la réception des marchandises ou de l’exécution du
travail.
3.2. Toutes factures non protestées endéans les huit jours de l’envoi sont considérées comme
acceptées.
3.3. Lorsque la réclamation est reconnue fondée, notre obligation se limitera au remplacement
des marchandises reconnues défectueuses à l’exclusion de tout autre dédommagement.
3.4. L’introduction de la réclamation ne donne pas le droit de différer le paiement des
marchandises fournies intactes.
3.5. Toutes contestations qui pourraient s’élever entre parties relativement à une fourniture,
une installation ou à leur réglementation sont de la compétence exclusive des tribunaux de
Bruxelles.
Art. 4. Paiement
•
•
•
•
•
4.1. Sauf dispositions contraires et accords écrits de notre part, nos factures sont payables au
grand comptant.
4.2. A défaut de paiement aux échéances ci-dessus indiquées, il sera porté en compte,
automatiquement, de plein droit et sans mise en demeure, un intérêt conventionnel de 1 % par
mois. De même, il sera dû une indemnité forfaitaire de retard égale à 30% du solde restant dû,
sans que cette indemnité puisse être inférieure à cinquante euros. Le client reconnaît que par
le seul fait de son paiement tardif, il commet une faute contractuelle qui cause un préjudice à
poseco asbl.
4.3. Dans le cas d’une traite acceptée par nous, les frais de timbres, d’encaissement, de protêt,
de retour de protêt et d’escompte sont toujours à charge de l’acheteur.
4.4. Le soussigné du bon de commande ou de livraison au verso reste tenu personnellement
responsable des engagements contractés vis à vis du fournisseur.
4.5. Le soussigné du bon de commande ou livraison au verso se porte dès à présent caution
solidaire et indivisible des engagements contractés vis à vis du fournisseur.

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