Beste Bondsafgevaardigenden, Donderdag 18 september heeft overleg plaatsgevonden tussen de Financiële Commissie (FC) en de penningmeester met als onderwerp de jaarrekening 2013/2014. De volgende onderwerpen zijn aan de orde geweest: 1) Follow-up Nota van de FC - Kwartaal 3. - 5% overschrijdingsregel. Statutair is een rol voor de FC vastgelegd, in het geval van een overschrijding van individuele posten ten opzichte van de goedgekeurde begroting. De FC geeft aan een dergelijke rol niet te willen vervullen, en bij de wijziging van de statuten een andere passage op te nemen. De FC heeft immers een toezichthoudende functie en geen beleidsbepalende. - Debiteuren De FC heeft kennis genomen van het invorderingsbeleid ten aanzien van oude openstaande vorderingen op debiteuren, en onderschrijft het gevoerde beleid. 2) Jaarrekening 2013/2014 - De FC spreekt waardering voor het financiële herstel. Het exploitatie resultaat vòòr de bijzondere last vanwege de EHF boete is duidelijk positief. - De penningmeester heeft de FC geïnformeerd over de redenen om niet in beroep te gaan tegen de boete opgelegd door het EHF. Op basis van de ontvangen toelichting, onderschrijft de FC het besluit van het Bondsbestuur om niet in beroep te gaan. - Ondanks het positieve resultaat voor bijzondere lasten, zijn op onderdelen van de begroting overschrijdingen. De FC adviseert in de exploitatie overzichten (zoals samengesteld op kwartaal basis) tevens een Latest Forecast op te nemen voor de rest van het financiële jaar. Aangezien bijvoorbeeld het topsport programma, maar ook andere programma’s bekend zijn, wordt gedurende het jaar beter inzicht worden verkregen in de ontwikkelingen van baten en lasten, en kan door het Bondsbestuur eventuele bijsturing plaatsvinden. Het risico van grotere (negatieve) financiële verrassingen blijft anders aanwezig. - Voor topsport evenementen zoals deelname aan diverse EK’s en WK’s, waarvoor deelname veelal ver van te voren dient te worden bevestigd, adviseren wij een meerjaren begroting op te stellen, en deze te laten goedkeuren door het Bondsbestuur. Dit om te voorkomen om bij het vaststellen van de jaarlijkse begroting met voldongen feiten te worden geconfronteerd. - Het teruglopend aantal leden en druk op ontvangen subsidies (bijvoorbeeld van NOCNSF) zal moeten leiden tot het verder terug dringen van uitgaven, indien geen andere dekking kan worden gevonden. De FC heeft de penningmeester concrete voorstellen gedaan om de kosten verder te beperken. - Ten aanzien van de Handbal academies is in het verleden aangegeven dat deze budget neutraal zouden opereren. In totaal is voor de Academies over het haar 2013/2014 een - - - nadelig exploitatieresultaat gerapporteerd van EUR 78,000. Dit komt onder andere door het vroegtijdig stoppen door deelnemers. Wij adviseren het bestuur de risico’s ten aanzien van de Handbal academies goed in kaart te brengen, met als doel budget neutraliteit te realiseren. Voorts zijn wij van mening lasten en baten die horen binnen budgettair neutrale activiteiten ook daadwerkelijk zo te verantwoorden. Stichting Garantiefonds: de Stichting Garantiefonds beschikt niet over financiële middelen, en het NHV zal niet in staat zijn deze middelen ter beschikking te stellen. Wij adviseren de bondsafgevaardigden het Bondsbestuur de opdracht te geven, met het bestuur van de Stichting Garantiefonds in overleg te treden, en bijvoorbeeld liquidatie van het Fonds als optie voor te leggen. Het aantal bankrekeningen (10) is voor een relatief kleine organisatie als het NHV excessief groot. Een dergelijk groot aantal bankrekeningen is uit het oogpunt van zowel een efficiënte procesvoering voor de financiële administratie en vanwege fraude preventie niet gewenst. Wij adviseren het aantal rekeningen sterk te reduceren. Per 30 juni was sprake van een omvangrijke contante kas: namelijk EUR 6,400. Een dergelijke hoge kas saldo is uit oogpunt van fraude preventie, maar ook uit oogpunt van een efficiënte bedrijfsvoering niet gewenst. Wij adviseren het kas verkeer tot een uiterst minimum te beperken. Veel organisaties hebben de contante kas afgeschaft: als alternatief kunnen door personeel gedane uitgaven, worden vergoed via declaraties. Tot een nadere toelichting zijn wij uiteraard bereid. Tot slot willen wij vanuit de FC de penningmeester en het bureau organisatie bedanken voor de prettige en constructieve samenwerking gedurende het afgelopen financiële jaar. Met vriendelijke groeten, De Financiële Commissie Joost Grundeken Fred Koopmans Alexander Plum