御中 年 月 日 パブリシティ掲載概要確認書 件名 広告主名 この度はパブリシティの掲載につきまして、ご了承ありがとうございます。 実施にあたりましては、個人情報保護法等への対応について、広告主様に事前に了解を得るた め、方法などについて以下の確認をお願い申し上げます。 ①パブリシティの掲載方法 （該当欄にチェックをお願いします） ☐商品の紹介記事（プレゼント等の応募なし） ☐広告主のプレゼントを紹介（応募は新聞社と無関係） ☐新聞社がプレゼント（広告主は賞品提供のみ） →賞品は ○手渡し ○その他（ ） ☐新聞社で応募受付の後、広告主・担当広告会社にリストを渡す ・第三者提供により ○全リストの受け渡し ○当選者リストの受け渡し ○全リストの受け渡し ○当選者リストの受け渡し ・発送業務委託により ○広告会社へ ○広告主へ ・共同利用により ☐その他 ②授受がある場合の確認書面など ☐ 不要 ☐ ☐ 広告会社標準仕様 新聞社指定（書式を添付願います） ※授受に関する特記事項、注意事項など 作業担当者 社名 担当者名 連絡先 新聞社 広告会社 確認フロー： 広告会社 → 新聞社 → 広告会社 → 広告主 NO. 個人情報授受証 第三者提供 広告会社標準仕様 共同利用 業務委託 ■リストの概要 媒体名 掲載日 個人情報の件数 人分 年 月 日 リストの形態 ■授受表 渡し側 社名 部署名 受け側 氏名 （電話番号） 社名 部署名 氏名 (電話番号) 押 印 日付 1 2 3 4 5 ※個人情報を守るため、当選者リストの取り扱いについては、必ず以下の注意事項をお守りください。 リストの受け渡しは原則手渡しとし、それ以外の方法については両社合意の安全な方法を確認し て実施して下さい。 リストの受け渡しの際は、必ず授受内容を確認して本状に押印した後、渡した側が本状を、受け た側が複製を保持してください。手渡し以外の方法を取る場合は、必ずリストに本状を添付して 送り、発送や配達の伝票などを保持してください。 ◆第三者提供、共同利用の場合は以下の点にご注意下さい。 本リストを賞品発送以外の目的に使用する場合は、必ず別途情報主体の了解を取って下さい。 ◆業務委託の場合、以下の点もご注意下さい。 リストは必ず施錠できる場所に保管し、通常は必ず鍵をかけて下さい。 作業担当者以外への受け渡しや開示は行わないで下さい。 発送終了後は、速やかに ☐当選者リストをシュレッダーなどの手段により復元不可能な形で廃棄して下さい。 ☐本授受証明を使用して返却してください。 本リストを賞品発送以外の目的に使用しないで下さい。 御中 年 月 日 パブリシティ掲載概要確認書 件名 広告主名 この度はパブリシティの掲載につきまして、ご了承ありがとうございます。 実施にあたりましては、個人情報保護法等への対応について、広告主様に事前に了解を得るた め、方法などについて以下の確認をお願い申し上げます。 この場合、応募先 個人情報を誰も取り扱わ は必ず広告主名 ①パブリシティの掲載方法 （該当欄にチェックをお願いします） ないケースです。 の宛先へ ☐商品の紹介記事（プレゼント等の応募なし） 個人情報は新聞社が集め、新聞社 が管理します。広告主には個人情 報取扱責任が発生しない方法です。 ☐広告主のプレゼントを紹介（応募は新聞社と無関係） 賞品の渡し方だけ確認します。 ☐新聞社がプレゼント（広告主は賞品提供のみ） →賞品は 新聞社と広告主に別々 に責任が発生。 ○手渡し ○その他（ ） リストの受け 渡しは必要 最小限に 当選者リストの受け渡し ☐新聞社で応募受付の後、広告主・担当広告会社にリストを渡す ・第三者提供により 新聞社と広 告主に共同 で管理する 責任。 ○全リストの受け渡し ○ ○全リストの受け渡し ○当選者リストの受け渡し ・発送業務委託により ○広告会社へ ○広告主へ ・共同利用により ☐その他 新聞社の責任で収集し た個人情報を作業委託 により預かります。 ②授受がある場合の確認書面など ☐ 不要 ☐ ☐ 広告会社標準仕様 発送業務を行うのは誰かによります。 新聞社から広告会社に直接委託するケースと、 広告主に委託して、広告会社やプロダクション に再委託するケース、広告主が直接発送業務 を行うケースなどがあります。 新聞社指定（書式を添付願います） 新聞社が収集した個人情報を外部に授受する場合、授受管理の方法 は新聞社が決めることになります。特に定まっていない場合用に次 ページの広告会社標準仕様を添付しています。 ※授受に関する特記事項、注意事項など 作業担当者 社名 担当者名 連絡先 新聞社 広告会社 プレゼントパブリシティの掲載方法と個人情報の管理方法は掲載依頼 時に広告会社から確認をとり、広告主に影響のある場合は、広告主の 事前の了承が必須です。 確認フロー： 広告会社 → 新聞社 → 広告会社 → 広告主 NO. 個人情報授受証 第三者提供 広告会社標準仕様 共同利用 業務委託 今回の授受における個人情報取扱の考え方を明確にしておきましょう。新聞社から委託を受けた広告会社 ■リストの概要 が発送するケース以外は、広告主の事前了解が必須です。 媒体名 掲載日 個人情報の件数 人分 月 日 リストの形態 記憶メディア（フロッピーやCD-ROMなど）や紙のリスト、 はがきのコピーなど、形状を確認してください。 ■授受表 渡し側 社名 部署名 年 受け側 氏名 （電話番号） 社名 部署名 氏名 (電話番号) 押 印 日付 1 2 3 4 渡す人は必ず相手に押印をしてもらい、その本体を受け取ります。 （自分が相手に渡したことの証明） 相手はコピーを受け取って、２行目に自分を渡し側にして、次の人に また押印してもらい、本体を手元に残します。 （各自が相手に渡したことの証明を残す） ５人目よりさらに授受がある場合は、本状を追加して作成します。 FAXは極力避けましょう。 郵送等の場合、配達証明や発送伝票を残しましょう。 5 ※個人情報を守るため、当選者リストの取り扱いについては、必ず以下の注意事項をお守りください。 リストの受け渡しは原則手渡しとし、それ以外の方法については両社合意の安全な方法を確認し 第三者提供や共同利用でも、情報取得時に明らかにした目的以外 て実施して下さい。 には使用できません。その他の目的に使う場合、別途本人の了解が 必要です。 リストの受け渡しの際は、必ず授受内容を確認して本状に押印した後、渡した側が本状を、受け た側が複製を保持してください。手渡し以外の方法を取る場合は、必ずリストに本状を添付して 送り、発送や配達の伝票などを保持してください。 ◆第三者提供、共同利用の場合は以下の点にご注意下さい。 本リストを賞品発送以外の目的に使用する場合は、必ず別途情報主体の了解を取って下さい。 ◆業務委託の場合、以下の点もご注意下さい。 新聞社（委託者）で必ずどちらの方法か指定してもらうこと。 リストは必ず施錠できる場所に保管し、通常は必ず鍵をかけて下さい。 作業担当者以外への受け渡しや開示は行わないで下さい。 発送終了後は、速やかに ☐当選者リストをシュレッダーなどの手段により復元不可能な形で廃棄して下さい。 ☐本授受証明を使用して返却してください。 本リストを賞品発送以外の目的に使用しないで下さい。 参考：個人情報保護法とプレゼント・パブリシティ 新聞社から個人情報が外に出る作業の基本パターン分類 ① 発送業務の委託 a. 新聞社から広告会社へ 賞品提供 新聞社 委託 持ち主 広告会社 広告主 新聞社の責任・管理下 b. 新聞社から広告主へ 賞品提供 新聞社 授受 広告会社 授受 持ち主 広告主 ※新聞社から広告会社に 委託、広告会社から広告 主に再委託とする考え方 もある。 新聞社の責任・管理下 委託 c. 新聞社から広告主へ（広告会社に再委託） 賞品提供 新聞社 授受 広告会社 委託 広告主の責任・管理下 持ち主 広告主 新聞社の責任・管理下 委託 ② 個人情報の第三者提供 a. 新聞社から広告主へ 賞品提供 新聞社 授受 広告会社 授受 広告主 持ち主 （授受分のみ） 持ち主 第三者提供 b. 新聞社から広告主に第三者提供して、広告主から広告会社に委託 賞品提供 新聞社 持ち主 授受 広告会社 委託 広告主の責任・管理下 第三者提供 広告主 持ち主 （授受分のみ） 参考：個人情報保護法とプレゼント・パブリシティ ③個人情報の共同利用 a. 新聞社から広告主への共同利用 賞品提供 新聞社 授受 広告会社 授受 持ち主 広告主 共同利用者 共同利用 b. 新聞社から広告主へ共同利用（広告会社に） 賞品提供 新聞社 授受 持ち主 広告会社 委託 広告主の責任・管理下 広告主 共同利用者 共同利用 ※個人情報保護法による規定 責任主体 法的義務 ポイント 業務委託 委託元 委託先管理 （指導・監査証跡等） •本人への事前告知義務無し。 •委託先管理義務 •委託元が責任主体となる 共同利用 共同責任 明示 (継続的公表･通知等) ・利用内容 ・利用範囲 ・利用目的 ・主たる責任者 • 管理方法 • 明示義務の条件クリア方法 第三者提供 両者に個別責任 情報主体の同意 ・提供する旨 ・提供内容 •それぞれの責任の分割 •同意取得義務
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