クラブ幹事 役割、責任、任務 このコースで自分が学ぼうと していることは? このコース受講後あなたは… • ライオンズクラブ国際協会の方針に示されるクラブ 幹事の責任を理解する – 職責を心得る • クラブ幹事職に役立つ情報資源にはどのようなもの があるかを識別できるようになる – クラブ幹事に関わる任務を全うすることが可能となる • クラブ幹事という役職を務めるリーダーとし て何が期待されるかを認識する • 必須の報告書を期日までに提出することが可能と なる 本コースをすでに受講済みで、復習のた めに特定の部分をご覧になりたい場合 には、ここをクリックしてください： クラブ幹事の役割は 何ですか? クラブ幹事は選出されたクラブ役員。そ の役割はクラブにおけるコミュニケー ションの要であり、クラブの現在そし て将来の成功に極めて重要です。 クラブ幹事の役割とは? クラブ幹事はクラブの理事会メンバーで もあります。 理事会メンバーは誰ですか? • 理事会は以下で構成されます。 • クラブ会長 • 副会長 (複数の場合あり) • 前会長 • 幹事 • 会計 • ライオン・テーマー • テール・ツイスター • 会員理事 • 支部コーディネーター • その他すべての選出理事 クラブ幹事の役割とは? クラブ幹事職はクラブ会長ならびに理事会 の他のメンバーの監督・指示を受けます。 この役職はクラブ内で支援を提供する不可 欠な役です。 クラブ幹事の役割とは? クラブ幹事はクラブ、クラブの所属地区、 そして国際協会とを結ぶ重要なコミュニ ケーションのパイプ役を務めます。 • クラブへの通信やクラブからの通信はすべて 幹事を通して行われます。 クラブ幹事の役割とは? • これらの「通信」には一般からの質問、地区やライオ ンズクラブ国際協会からの連絡事項、クラブ会員か らの通知や他の通信が含まれます。 役割に関するクイズ クラブ幹事はクラブにとって重要 な_____________のパイプ役。 ライオン 役員 情報 コミュニケーシ コミュニケーシ ョン ョン 役割に関するクイズ 幹事は理事会のメンバーでないので、会 クラブ幹事は理事会のメンバーであり、 長は、理事会会議で討議した事柄について 会議に出席する義務があります。 幹事に伝える必要がある。 正 誤 役割に関するクイズ クラブ幹事職を監督するのは、 会長と 会計 会長と理事会 会長と 理事会 会員とレオ ライオン・テーマーと テール・ツィスター 諮問委員会メンバー クラブ幹事はクラブが所属するゾーンの地区 ガバナー諮問委員会に協力するとともに、 その委員会の正規メンバーを務めます。 諮問委員会メンバー 同委員会のメンバーであることは、幹事にとって 以下を意味します。 – 同委員会のゾーンまたはリジョンの会議に出席する – 諮問委員会会議に向けて、報告書の作成に助力する – クラブがゾーンでの会議を主催することになった場 合には、その準備に協力する 通信 (コミュニケーション) 幹事は重要なコミュニケーションのパイプ役で あることから、効率よく絶えずコミュニケー ションを取ることが肝要です。 – クラブ幹事は要請や照会事項のすべてに応答 する責任をもつ役員です。 通信 (コミュニケーション) 注: 任期開始時にクラブ幹事はクラブ会長 と会合をもち、通信についての対応、 記録、報告をどのように行うかについ て話し合う必要があります。 通信 (コミュニケーション) *クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任 をもつ役員 通信への応答は即時に、素早く、そして適切 になされることが重要です。 通信 (コミュニケーション) *クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任 をもつ役員 通信への応答は即時に、素早く、そして適切 になされることが重要です。 • 即時 – クラブ幹事はクラブ会長と討議の上、通信 への応答において目標とする時間枠を定めること が重要です。 返事が遅れると、機会を逃すことになったり、ク ラブはまとまっていない、または頼りにならない などと見なされる可能性が生じます。 通信 (コミュニケーション) *クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任 をもつ役員 通信への応答は即時に、素早く、そして適切 になされることが重要です。 • 迅速 – クラブ幹事は期日と要件に従って報告書 の提出や他のコミュニケーションを行う責任を 担います。 素早く連絡を取らないことは、クラブのステー タスが変わり、クラブが活動に参加したり、認 識される機会を逃すといった原因を導きかねま せん。 通信 (コミュニケーション) *クラブ幹事は、要請や照会事項のすべてに応答する責任 をもつ役員 通信への応答は即時に、素早く、そして適切 になされることが重要です。 • 適切 – クラブからのコミュニケーションはすべ て、しかるべき様式と言葉遣いを用いたものでな ければなりません。 法的または会則関連の事項について手紙などを 書く場合には、該当する会則および付則の条項 をそのまま引用することが必須です。 通信 (コミュニケーション) 文書によるコミュニケーションを整理して保管す ることはクラブ幹事の任務として非常に重要な ことです。 – 通信物の整理・管理がクラブ幹事にとって極めて重要な のは、幹事はクラブの情報源であるからです。 – コミュニケーションがどのように管理されるかは、 任期開始時にクラブの会長または他の役員と話し合 った上で決定されます。 通信 (コミュニケーション) 注: 通信物にかかわるクラブの記録を一 つのファイルに保管することは、年 間を通じコミュニケーションを把握 する効率的な方法であることが分か っています。 通信 (コミュニケーション) 会長との連携で返答をする場合には、 – すべての通信物の写しを会長に送る • 任期が始まったばかりの頃に、日常的な通信や、会 長の意見を得ることなく返答可能なものは何かにつ いて討議を行う – 次の処置が必要となる場合には、会長が内容を検 討し、助言を与える • 幹事は会長に代わって返事をするよう要請される場 合もあれば、会長が自ら返事をする場合もある 通信 (コミュニケーション) • クラブ幹事はクラブの広報活動を支援する こともできます。 – ライオンズ学習センターのコース、「PR」 は、報道記事や他の通信について学ぶこと のできる優れたコースです。 通信に関するクイズ クラブ幹事は以下に対して責任を担う役員。 要請 コミュニケーショ ンの整理 会議 照会事項 予算 コミュニケーシ ョンの整理 要請 照会事項 通信に関するクイズ 適切なものを選んで、文章を作成してくださ い。 遅滞 即時 手短 即時 適切 迅速 略式 迅速 すべての通信に対する返答は に行わなくてはならない。 適切 通信に関するクイズ ______と相談し、コミュニケーションに対 してどのように対応するかを決定する。 テール・ツィスタ ー 会長 会長 ゾーン･チェアパ ーソン 会員理事 各種報告書 クラブ会長には様々な報告書を作成し、提出す る責任があります。各報告書の提出締切日を 知っており、それらの期日までの提出を確実 にするのもクラブ幹事の責任です。 各種報告書 以下はクラブ幹事が知っておく必要のある 報告書です。 – 月例会員報告書 – アクティビティ報告書 (A-1) – 協会が指定する報告書 • チャーターメンバー報告書 • 転籍会員用書式 各種報告書 その他の報告書: – クラブ役員名報告書 (PU-101) – 選出された者の報告、つまり、大会代議員およ び補欠代議員 – クラブ会員名簿 – 要請に基づき、地区ガバナーのキャビネット に報告書を提出する • 月例会員報告書および年次アクティビティ報告書 のコピーを含む – クラブ会長優秀賞申請書 各種報告書 必要に応じて作成される報告書もあります。 – 死亡者報告 - 亡くなった会員についての報告 – 口頭での報告 (事実を簡潔に要領よく) • クラブ会長の指示に応じる 各種報告書 • 月例会員報告書 – 月例会員報告書は月々のクラブの会員につ いて報告するもので、 会員の増減が記載さ れます。 • WMMRシステムを通じてオンラインで報告する クラブは、会員の変動を当月末日までに入力し なければなりません。 • 紙面による月例会員報告書（MMR）を提出す るクラブは、当月20日までに国際協会に提出し なければなりません。 各種報告書 • 月例/年次クラブ・アクティビティ報告書 (A-1) – クラブの活動について記録を取ることは、ク ラブ幹事の責任です。 – この情報はWMMRシステムを通してオンラ インで報告します。 各種報告書 • チャーターメンバー報告書 – クラブが結成されてから90日以内の入会者は チャーターメンバーとして登録することがで きます。 – この期間の追加のチャーターメンバーまたは 退会したチャーターメンバーは、チャーター メンバー報告書を用いて報告します。 – このチャーター期間経過後の入会者は、月例 会員報告書を用いて通常の会員として報告し なければなりません。 各種報告書 • 転籍会員用書式 – 転籍手続きを完了させるためには、二つの処理が行 われなければなりません。つまり、一つのクラブか らの退会処理と別のクラブへの転入処理です。 – 片方のクラブからの退会処理がまず行われる必要が あります。その上でもう一つのクラブへの転籍手続 きを行います。 各種報告書 • 転籍会員用書式 – クラブ幹事には、それぞれの報告方法 (紙面 の月例会員報告書、またはWMMRオンライ ン報告)で、会員の退会と転籍を報告する責 任があります。ライオンズクラブ国際協会に 転籍会員用書式を提出するだけでは、会員の 転籍手続きが完了したことにはなりません。 WMMRとは何ですか? また クラブ幹事はそれをどのよう に使うのですか? • ウェブサイト上の月例会員報告 (WMMR) システムは、会員に関する情報更新を容易 に行える便利なオンラインシステムです。 • 国際協会はWMMRの活用を奨励しており、その 際に参考となる WMMRオンライン報告方法に関 する手引きを用意しています。 WMMRオンライン報告 • WMMRのウェブサイトにアクセスし、報告 方法に関する手引きへのリンクに行くには – 国際協会のウェブサイトを開き、画面右上に[ 報告書の提出]とある個所をクリックします。 – パスワードとアクセスにおける援助もあります 。 各種報告書 • クラブ役員名報告書 (PU-101) – この書式は新たに選ばれたクラブ役員の住所 氏名を国際本部に報告するために使うもので す。 • 4月にクラブでの選挙終了後直ちに国際本部に報告 する • 提出締切日は5月15日 各種報告書 • クラブ会員名簿 – クラブに所属する会員全員の氏名その他の情 報が記載されているもの – 情報の常時更新が必要 各種報告書 クラブの種々報告書は期日までに提出する ことが重要。 – 報告書がきちんと提出されないと、クラブに 影響が及びます。 • クラブ会長優秀賞受賞の可能性に影響 • クラブのステータスが変わり、解散の可能性が生じ る 報告書に関するクイズ 幹事が理解しておくべき報告書を以下から選んでください。 クラブ役員名報告書 クラブ運営報告書 地区の標準的な報告書 アクティビティ報告書 クラブ会員名簿 転籍にかかわる会議報告書 転籍会員報告書 報告書に関するクイズ 会員転籍の手続きを済ませるためには、その会員の退 会員の転籍は1回の手続きで完了させることができる 会処理が片方のクラブで行われ、もう片方のクラブで転 。 入処理が行われなければなりません。 正 誤 報告書に関するクイズ WMMRを利用して幹事が提出できる報告書には何がありますか? 月例 会員 報告書 転籍 会員 口頭による報告 アクティビティ報告書 転籍 会員 選出された 代議員 WMMRを利用できるのは 月例 会員 報告書 アクティビティ報告書 報告書に関するクイズ 国際本部によって定められている提出期日がある報告 クラブは独自の報告書提出締切日を定められる 書については、その期日を守ることが重要。 期日まで に報告書を提出しないクラブには影響が及びます。 正 誤 記録 クラブ幹事は通信の記録をつけるほか、クラブ の全般的な記録を保管・管理します。 記録 会議の議事録は保存の必要があるクラブ記 録の一例で、要請される可能性のあるも のです。 記録 クラブ幹事がフォルダーや電子ファイルで保 管する記録には、以下があります。 – クラブ・アクティビ ティ報告書 – 会費/請求書 – 会報/ニュースレター – クラブ会員名簿/会員 についての情報 – 通信物（すべて） – アワード/ピン – クラブの各種会議/議事 録 – 月例会員報告書 記録 クラブ幹事が維持するその他の記録には、 下記にかかわるものがあります。 – 委員会任命および選挙 – 住所や電話番号などを含む、会員に関する情 報 – クラブ用品 • 会員カードおよび事務用品 記録 きちんと整理された記録保管システムを設 けることは、幹事としての最も重要な責任 の一つです。 – 年度開始時に会長と幹事は、記録の保管の仕 方について討議する • 記録の更新または見直しが必要な際に容易に回 収できるよう、記録保管はシンプルかつ論理的 であることが必須 記録に関するクイズ クラブ幹事は以下のうち、どの記録について 把握しておくべきですか? ピン交換 議事録 アワード 音楽 ニュースレター クラブ用品 ニュースレ ター アワード 議事録 クラブ用 品 記録に関するクイズ 組織立ったクラブを維持するために、クラブの幹事と会 クラブ幹事は記録の保管方法について、年度が開始 長はクラブ記録の保管の仕方について話し合う会合を する前にクラブ会長と話し合うべき。 持つ必要があります。 正 誤 会議 クラブ幹事はクラブの各種会議の準備および会 議進行中の両方において、不可欠な役割を果 たします。 会議 幹事は会長と協力して、議事日程を作りま す。 – 議事日程はあらかじめ準備され、会議に先立 って会員に配布される必要があります。 – クラブ会長が議事日程に対して最終的な決定 権を有します。 会議 議事日程作成時に留意しなければならない ことは、審議事項は多様であるということ です。 – 一般的な審議事項には以下があります (ただ し必ずしもこれらに限定されない) • 前回会議の議事録の承認 • 会長のことば • 受領した通信物 • 幹事および（または）会計の報告 • 一般的な業務 会議 幹事はまた、以下にも責任を持ちます。 – 会議の日時および場所について参加者への通 知 – 会議出欠、出席メーク・アップ、授与された アワードの記録 – クラブの各種会議の議事録の記録 会議 議事録を取る際に考慮するべき事柄: – 適切な言葉と文書の作成方法を用いて、確実に 正確な議事録を取る – 会議の後できるだけ速やかに議事録を作成する • 役員は作成された議事録の内容を確認する必要 がある • 議事録は、確認後すべての会員に送付されなけ ればならない – 議事録は1部必ず保管する 会議に関するクイズ 以下の各事項を一般的なクラブ例会の議事日程に含める べきかどうか答えてください。 受領した通信物 議事録の朗読 議事録の承認 会計報告 一般的な業務 議事日程に含める 議事日程に含めない 会議に関するクイズ 議事日程に対して最終決定権を有するのはクラブ会長 幹事には議事日程に対する最終決定権がある であり、最高責任者として会議中変更を行うことができ ます。 正 誤 会議に関するクイズ 適切なものを選んで、文章を作成してください。 適切な 言葉遣い 興味をそそる内容 適切な 言葉遣い 内容の確認 ライオンズ 用箋を使う 議事録について重要なことは 保管する 速やかに作成 速やかに作成 保管する 会費 クラブ幹事はクラブ会費を集める上でク ラブ会計に協力します。 会費 クラブ会計と連携し、会費や、クラブへの 支払い義務のある他の納入金について会員 に通知または請求する手配をします。 – これらは四半期ごと、または半期ごとに行わ れます。 – 集めた会費はクラブ会計に渡し、領収書を受 け取ります。 会費に関するクイズ クラブ会計に会費を集める責任があります。 幹事は会 クラブ幹事には会費を集める責任がある 計と連携して、通知または請求書を出し、集金に 協力し ます。 正 誤 リーダーシップ クラブの会員はクラブ役員の一人である 幹事に指導や情報を求め、問題解決にお ける助力を期待します。 リーダーシップ • 指導者的立場にある役員にとって重要なの は、効果的にコミュニケーションを取るこ とです。 • ライオンズクラブ国際協会のウェブサイト には、指導力やコミュニケーションのスキ ルを磨くために利用できるコースがありま す。 – 指導力育成コース – PRに関するコース リーダーシップに関するクイズ 以下から適切な言葉を選んで、文章を作成してください。 指揮 役員である幹事に求められるものは __________、__________、そして __________です。 指導 情報 指導 問題解決 リーダーシップ 独創性 情報 問題 解決 情報資源 クラブ幹事を務める一年の間には、質問が 生じたり、幹事としての役目を効果的に 果たすためにアドバイスがほしいと感じ る場合もあるでしょう。 情報資源 クラブ幹事に役立つ情報源には以下があります。 – ライオンズクラブの会員 • 元幹事または他のクラブの幹事 • クラブ役員 • 地区指導力育成委員長 情報資源 クラブ幹事はまた、質問の答えを見出すた めに以下の出版物を参考にすることができ ます。 – 資料・出版物 • 標準版クラブ会則及び付則 (LA-2) – (その他関連の会則) • • • • クラブ役員必携 他クラブの役員名が掲載されている地区名簿 カタログ (クラブ用品) 保存されているクラブの記録 情報源に関するクイズ ライオンズクラブの会員が新任クラブ役員の情報 源となることもあります。 以下のうち誰が最も 有益な情報源となる可能性があるでしょうか? ゾーン･チェアパーソン 元クラブ幹事 クラブ役員 国際会長 地区指導力育成委員長 忘れてはならないこと このコースで見てきたように、幹事職は クラブにおいて不可欠な役職です。ク ラブ幹事職を効果的に遂行するために 次のことを覚えておきましょう。 忘れてはならないこと • 以下の各出版物の内容を理解しておく – – – – クラブ役員必携 標準版クラブ会則及び付則 (LA-2) 標準版地区会則及び付則 (LA-4) 国際会則及び付則 (LA-1) 忘れてはならないこと • • • • • 常に系統立てて物事を処理する 報告書の送付は速やかに、かつ的確に行う 正確な議事録および出欠記録をとる 会議の開催通知を出す ゾーン会議の準備を整え、出席する 忘れてはならないこと • 地区、複合地区、ライオンズクラブ国際 本部、あるいはライオンズクラブ国際財 団からの情報をクラブで共有する • 新会員のピンやキットを注文する 任期の終わり 一年に及ぶ任期を満了した幹事は、新任の 幹事がその任期を開始する手助けをします 。任務を交代する前に完了しなければならな い最終業務が幾つかあります。 任期の終わり • 理事会が定める額および担保をもって自ら の職務を忠実に遂行することを示す保証金 を提供する • 報告書がすべて保管・保存されていること を確認する • 記録が正確であり、しかるべき場所に保管 されていることを確認する 任期の終わり • 次年度チームとの交代準備 • クラブ会長優秀賞の申請 • アワードに関する正確な記録の維持およ びアワードの注文 本コースを修了することであなたは… • ライオンズクラブ国際協会の方針に示されるク ラブ幹事の責任を理解する – 職責を心得る – クラブ幹事に関わる任務を全うすることが可能と なる • クラブ幹事職に役立つ情報資源にはどのような ものがあるかを識別できるようになる • クラブ幹事という役職を務めるリーダーと して何を期待されるかを認識する • 必須の報告書を期日までに提出することが可 能となる コースの中で復習したい 部分がありますか? • クラブ幹事の役割 • 諮問委員会メンバー • 通信 • 各種報告書 • 記録 • 会議 • 会費 • リーダーシップ • 情報資源 • 忘れてはならな いこと • 任期の終わり
© Copyright 2024 ExpyDoc
