GUIA DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE SOACHA FEBRERO DE 2012 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 MARÍA EVELIA CUBILLOS GONZALEZ. Contralora Municipal de Soacha AURA MARÍA CASTILLO LOPEZ Contralora Auxiliar HECTOR BELLO GOMEZ Director de Control Fiscal EQUIPO AUDITOR Y PROFESIONALES DE APOYO Página 2 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1 DEFINICIONES DEL PROCESO AUDITOR. 1.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA. 1.2 MODALIDADES DE AUDITORÍA. 1.2.1 Auditoría Regular. 1.2.2 Auditoría Especial 6 7 7 7 7 8 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.3.1 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6. 2.4.7. 8 8 9 9 9 10 11 11 12 12 12 12 13 13 13 14 14 15 15 15 16 16 16 17 17 17 17 18 GENERALIDADES DE AUDITORÍA. TÉCNICAS DE AUDITORÍA. Objetivos de las Técnicas de auditoría: Técnicas que se aplican en el trabajo de auditoría Técnica verbal y testimonial Técnicas documentales MUESTREO DE AUDITORÍA. Muestreo no Estadístico Muestreo Estadístico Criterios de Selección Ventajas Generales del Muestreo Fuentes para la Recolección de Datos PAPELES DE TRABAJO. Objetivos de los papeles de trabajo. Características de los papeles de trabajo Requisitos de los papeles de trabajo Marcas de Auditoria Conformación del Archivo de Papeles de Trabajo. Archivo corriente. Archivo Corriente de Plan de Mejoramiento. MESAS DE TRABAJO Objetivo Integrantes... Contenido de las Actas de Mesas de Trabajo Funciones del líder en las Mesas de Trabajo Mesas de Trabajo a Realizar. Mesa de trabajo para Liderar y ejecutar la Revisión de la cuenta Mesa de trabajo para elaborar y aprobar el Memorando de Planeación. Página 3 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 2.4.8. Mesa de trabajo para seguimiento .a la ejecución .de la Auditoria .e Informe Preliminar de Auditoria 2.4.9. Mesa de trabajo para aprobar el informe definitivo de Auditoria 2.4.10. Mesa de trabajo para evaluar y aprobar el Plan de Mejoramiento 18 19 19 2.5 LIDERAZGO DE AUDITORÍA. 20 3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS. PROCEDIMIENTOS Elaboración, Aprobación y Divulgación del PGA Ejecución del PGA. Modificación del PGA 23 24 24 24 25 4. ETAPAS DEL PROCESO PROCEDIMIENTO. 4.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 26 26 26 4.1.5 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4. 4.2.5 4.2.6. 4.2.7. 4.2.8. 4.2.9. 4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. RECEPCIÓN DE LA CUENTA Y REVISIÓN DE LA CUENTA. Procedimiento. De las Sanciones Oportunidad para Presentar Explicaciones por Parte de la Entidad Auditada. Verificación de la Cuenta. ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA. Conceptualización. Elaboración del Memorando de Planeación Contenido del Memorando Procedimiento Definición del alcance de la Auditoria Definición de los objetivos y estrategias de Auditoria Objetivos generales de la Auditoria Objetivos específicos de la Auditoria Establecer las actividades a desarrollar Resultados Esperados de la Auditoria Estimación de los requerimientos de recursos humanos y físicos y finan Determinación de tiempo y cronogramas Validación y Revisión del Memorando de Planeación. 5. 5.1 ETAPA DE EJECUCIÓN O TRABAJO DE CAMPO. Conceptualización. 37 37 AUDITOR: CONCEPTUALIZACIÓN Y Página 4 de 60 25 27 27 29 29 29 30 31 32 32 33 33 34 35 35 36 36 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7 5.4.8 5.4.9. 5.4.10 5.4.11. 5.4.12. 5.4.13. 5.4.14. 5.4.15. 5.4.16. 5.4.17. 5.4.18. 5.4.19 5.4.20. 5.4.21 5.5 5.5.1 5.5.2 Procedimiento Clasificación de los Hallazgos Hallazgos Negativos Hallazgos Positivos ETAPA DE INFORME DE AUDITORÍA Conceptualización Recomendaciones para Mejorar la Redacción de Informes. Procedimiento. Elaboración del Informe de Auditoría. Objetivos del Informe. Alcance Características Contenido del informe Caratula o Portada Contraportada Tabla de Contenido Introducción Dictamen de la Auditoria y Pronunciamiento de la Cuenta Resultados de la Auditoria Recomendaciones Consolidación del Informe Preliminar Comunicación del Informe Preliminar y su Contradicción Del Derecho a Controvertir el Informe Preliminar Análisis a la Contradicción de la Entidad Auditada Consolidación del Informe Definitivo Comunicación del Informe Definitivo CLASIFICACIÓN Y TRASLADO DE HALLAZGOS. Conceptualización Procedimiento. 38 39 39 40 40 40 40 43 44 45 45 45 46 46 47 47 47 48 49 50 50 51 51 52 53 53 53 53 54 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.7 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Conceptualización La Revisión del Plan de Mejoramiento. El Seguimiento del Plan de Mejoramiento. TRATAMIENTO DE SITUACIONES ESPECIALES 55 55 57 58 60 Página 5 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Soacha, en el marco de lo ordenado en el Numeral Primero del Artículo 268 de la Constitución Política, ha determinado hacer uso de la experiencia acumulada a lo largo de años de ejercicio de Control Fiscal en el municipio y darse a la tarea de crear por segunda vez, en este Organismo de Control, una herramienta que sirva de guía a la Dirección Operativa de Control Fiscal. Dicha Herramienta contiene los procedimientos, etapas, características y finalidades que persigue el ejercicio de auditoría propio de la Contraloría Municipal de Soacha. La presente Herramienta es consistente con las diversas Resoluciones emanadas de esta Contraloría Municipal, particularmente la Resolución CMS 016 de marzo 2010 “Por Medio de la cual se Reglamenta la Rendición de Cuenta, su Revisión, se Unifica la Información que se presenta a la Contraloría Municipal de Soacha y se dictan otras Disposiciones” y la Resolución CMS 2008-270 “Por medio de la cual se adopta el Manual de Derechos de Petición, Quejas y Reclamos”. Para el desarrollo de la Guía de Auditoria de la Contraloría Municipal de Soacha se ha tomado como base las herramientas implementadas por la Contraloría Municipal de Soacha, particularmente la adaptación de la herramienta denominada “Audisoacha 1.0”, el Manual de Auditoria de la Auditoria General de la Republica, la experiencia de la Contraloría Municipal de Soacha y el aporte de los funcionarios de la misma adaptando dichos elementos a la realidad municipal; elementos que dan origen a este documento el cual en esencia es dinámico, en razón de ello seguirá siendo enriquecido con los aportes de diversas fuentes. Así, pues, el Proceso auditor presenta una serie de elementos constitutivos entre los que se cuentan algunas definiciones, procedimientos y resultados, los cuales se detallaran a continuación: Página 6 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 1. DEFINICIONES DEL PROCESO AUDITOR El proceso auditor para la vigilancia de la gestión fiscal, se define como el ejercicio de auditoría, realizado en forma transparente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una entidad de control fiscal respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios del control fiscal y en aplicación de los sistemas del mismo, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales. Con el fin de evaluar la gestión y los resultados obtenidos por quienes administran los recursos públicos, el proceso de auditoría, inicia con la revisión de cuentas, continúa con la planeación de la auditoría, el trabajo de campo, el Informe Preliminar, la contradicción, Informe Definitivo, la clasificación y traslado de los hallazgos, organización de los papeles de trabajo y finaliza con la revisión y aprobación del Plan de Mejoramiento propuesto por la entidad vigilada y su posterior seguimiento. El conjunto de auditorías o procesos auditores, realizados por la entidad de control fiscal, obedece a una programación técnica, diseñada para un determinado espacio de tiempo, denominada Plan General de Auditorías – PGA, el cual es elaborado, por la Dirección de Control Fiscal y aprobado por el Despacho del Contralor Municipal. 1.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA. Es un proceso sistémico que facilita la evaluación posterior y selectiva de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control, mediante la aplicación individual, combinada o total de los sistemas de control fiscal (financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y la evaluación del control interno), con el fin de emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, dictaminar la razonabilidad de los Estados Financieros y conceptuar sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable, el sistema de control interno, la gestión fiscal y los resultados obtenidos, acorde con los sistemas aplicados. 1.2 MODALIDADES DE AUDITORÍA. Con el propósito de elevar los niveles de eficiencia del proceso auditor, así como su cobertura y calidad en los resultados, la Contraloría Municipal de Soacha adopta las siguientes modalidades de auditoría, las cuales son aplicadas de acuerdo a los criterios de la Dirección Operativa de Control Fiscal. Página 7 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 1.2.1 Auditoría Regular. Es la auditoría que de manera obligatoria contempla la revisión total de la cuenta y la evaluación de los estados financieros con su correspondiente pronunciamiento y dictamen. Como resultado de la planeación del ejercicio auditor, esta modalidad podrá incluir la evaluación de otras actividades y procesos y la aplicación de los demás sistemas de control fiscal. 1.2.2 Auditoría Especial. Es la auditoría que evalúa en forma particular y específica una actividad o proceso, con el fin de atender de manera oportuna, situaciones denunciadas por la ciudadanía y que son de interés institucional o identificadas por la propia Contraloría Municipal de Soacha, que no puedan ser atendidas en una auditoría regular. Esta modalidad de auditoría deberá igualmente generar los respectivos pronunciamientos. Las auditorías especiales que no hacen parte del Plan General de Auditorías inicial, deben ser incluidas en éste cuando se programe su ejecución. 2. GENERALIDADES DE AUDITORÍA. 2.1 TÉCNICAS DE AUDITORÍA. Las técnicas son los métodos prácticos de investigación, examen o prueba que puede utilizar el auditor en la aplicación de los sistemas de control fiscal, para obtener la evidencia necesaria y suficiente que fundamente las observaciones, opiniones y conclusiones del informe de auditoría. La utilización de las técnicas de auditoría por parte de los auditores de la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA, se basará en el criterio o juicio profesional de cada uno de ellos, teniendo en cuenta el requerimiento y complejidad de cada uno de los procesos auditores. Página 8 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 2.1.1 Objetivos de las Técnicas de auditoría: Orientar la planificación del proceso auditor. Facilitar el desarrollo del trabajo de campo. Facilitar la comunicación y conocimiento del ente auditado. Permitir que los resultados obtenidos sean confiables en la medida que se desarrollan técnicamente. Proporcionar elementos que pueda utilizar el auditor para obtener información. Permitir al auditor expresar y sustentar una opinión acerca de la labor desarrollada por la entidad. Permitir al auditor ser independiente de las actividades realizadas por la entidad, para analizar, interpretar y evaluar el desarrollo y registro de sus Operaciones. 2.1.2 Técnicas que se aplican en el trabajo de auditoría. El examen de cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción, se realiza mediante la aplicación de técnicas las cuales deben ser conocidas por el auditor para seleccionar la más adecuada, de acuerdo con las características y condiciones del trabajo que realiza. En el trabajo de Auditoría, se pueden utilizar las técnicas de general aceptación, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la acción que se va a efectuar; se destacan las siguientes: • Verbales o testimoniales. • Documentales. • Físicas. • Analíticas. • Informáticas. . 2.1.2.1 Técnica Verbal o Testimonial. Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones dentro o fuera de la entidad. Las técnicas verbales pueden cubrir una gran variedad de temas, tales como la interpretación de algún procedimiento propio de la entidad, posibles puntos débiles Página 9 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere necesario aclarar. La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados. A criterio del Auditor, cuando las circunstancias lo ameriten, además de los papeles de trabajo, se levantaran actas debidamente suscritas por los intervinientes. Las técnicas verbales pueden ser: Entrevista: Consiste en obtener información pertinente mediante la aplicación de preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta. Encuestas y cuestionarios: Esta técnica consiste en la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. 2.1.2.2 Técnicas Documentales. Consiste en obtener información escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser: Comprobación: Consiste en la verificación que hace el auditor de la evidencia que apoya o sustenta una operación o transacción, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integralidad, propiedad y/o veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican. Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación. Los e-mails recibidos desde los correos institucionales de los remitentes son considerados actualmente como una prueba válida dentro de los procedimientos de confirmación. Página 10 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 2.2 MUESTREO DE AUDITORÍA. Las normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo establecen la obligación del auditor de obtener mediante sus procedimientos de auditoría, evidencia comprobatoria pertinente y válida para suministrar una base objetiva para su opinión, es decir, definir la muestra de auditoría, su tamaño y los criterios utilizados para su selección, conforme a las actividades planteadas, de manera tal que sirva de soporte suficiente para emitir los distintos conceptos, opiniones y pronunciamientos. Para efecto de lo anterior, se deberá tener presente, que el control fiscal, se ejerce en forma posterior y selectiva, según definición del Artículo 5 de la Ley 42 de 1993, “(…) se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.” Los métodos de muestreo utilizados en auditoria son el estadístico y el no estadístico; ambos requieren que el auditor haga uso de su criterio profesional en la planeación, elaboración y evaluación de la muestra para relacionar la evidencia comprobatoria producida por la misma. 2.2.1 Muestreo no estadístico: Es el muestreo sin utilización de técnicas estadísticas. Esta metodología es de naturaleza subjetiva, en cuanto a que la determinación del tamaño de la muestra se basa exclusivamente en el criterio del auditor. Cuando los auditores determinan muestras con base en juicio o criterio, lo deben hacer soportados en los siguientes aspectos: La muestra de documentos seleccionados debe ser representativa de la población de donde se extrajo. El auditor puede incluir en su proceso de selección de la muestra, situaciones conocidas que considere importantes para el resultado final. Página 11 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 2.2.2 Muestreo estadístico: Consiste en la consecución de una muestra mediante la utilización de técnicas originadas en el cálculo matemático y de probabilidades. Bajo este método los resultados obtenidos permiten una mayor confianza y se pueden hacer referencias y conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población. 2.2.3 Criterios de selección. Se refiere a las condiciones o argumentos o características o cualidades que debe contener cada uno de los elementos seleccionados en la muestra determinados por el auditor dependiendo específicamente del objetivo propuesto y de la técnica de auditoría que le será aplicable a la muestra. 2.2.4 Ventajas generales del muestreo. Reducción del tiempo empleado, dado que, analizar una parte de un conjunto de elementos demanda un menor esfuerzo que analizar todo el conjunto. Posibilidad de realizar la revisión con mayor minuciosidad y cuidado. Esta ventaja se deriva del hecho de que revisar un número menor de elementos permite dedicar a los mismos una mayor atención. Presentación de informes más oportunos y debidamente sustentados, consecuencia lógica del menor tiempo demandado por el trabajo de auditoría. Ello facilita la corrección de las deficiencias o debilidades observadas, lo que resulta beneficioso para la entidad 2.2.5 Fuentes para la Recolección de Datos. Para llevar a cabo el análisis de cualquier universo es necesario conocer datos específicos del mismo, razón por la cual es imprescindible conocer las herramientas disponibles para esta actividad. La Contraloría Municipal de Soacha, cuenta con herramientas que facilitan la identificación de puntos críticos de cada Ente Auditado, dichas herramientas se utilizan como insumos: Información rendida por las Entidades Auditadas a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas (SIA- Contralorías) Mapa de Riesgos. Página 12 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Planes de Mejoramiento. Políticas del PGA. Quejas de la Ciudadanía. 2.3 PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo son aquellos registros y documentos, preparados o recibidos por el auditor, que soportan técnicamente la labor, los hallazgos, pronunciamientos, dictámenes, conceptos, opiniones o decisiones de auditoría. Los papeles de trabajo están constituidos por todas las pruebas o evidencias obtenidas por el auditor, durante el trabajo de campo, a través de la aplicación de las diferentes técnicas de auditoría. 2.3.1 Objetivos de los papeles de trabajo. Los principales objetivos de los papeles de trabajo son: Facilitar la preparación del informe de auditoría. Respaldar y documentar las observaciones, las opiniones, los pronunciamientos emitidos respecto de cada proceso evaluado. Documentar la tarea desarrollada por el auditor. Proveer un registro histórico de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados. Servir de guía e insumo para posteriores auditorías. Facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado. La veracidad, credibilidad, consistencia y contundencia de los informes y hallazgos de auditoría, entre otros aspectos depende, además de los documentos soportes, de la conformación de los papeles de trabajo construidos, diligenciados y analizados por el auditor; es por ello que los papeles de trabajo deben hablar por si mismos, deben ser legibles y estar organizados sistemáticamente. 2.3.2 Características de los papeles de trabajo. Todas las actividades del proceso auditor deben estar documentadas en los Papeles de trabajo así: Página 13 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Deben ser claros y concisos Debe evitarse la inclusión de información no pertinente o no analizada. No deben estar tachados ni enmendados. Deben ser entendibles para personas distintas de quien los elaboró. La información matemática que contenga debe ser correcta. Emplear una adecuada redacción. Deben ser ordenados de manera uniforme, coherente y lógica. 2.3.3 Requisitos de los papeles de trabajo. Los papeles de trabajo deberán estar claramente identificados, preparados por el auditor, deberán indicar la auditoría a la que corresponde, el proceso evaluado, el procedimiento, el nombre del auditor, la fecha de diligenciamiento o registro, y demás datos que se consideren necesarios. Cada papel de trabajo debe estar identificado con el logo de la Contraloría Municipal de Soacha, Debe contener el nombre de la Entidad Auditada. La vigencia auditada, el proceso evaluado. Objetivo específico Nombre o iniciales del auditor, fecha de elaboración. Los papeles de trabajo deben estar clasificados y referenciados, permitiendo agilizar el archivo y organización de los mismos. Las conclusiones a las que llegó el auditor deben quedar plasmadas en los papeles de trabajo, de igual forma, en este documento debe quedar redactada e identificada la condición, el criterio, la causa y el efecto del hallazgo si este ha sido detectado; para este propósito pueden emplearse marcas de auditoría. El contenido de los papeles de trabajo puede ser definido a juicio del profesional. Sin embargo, es esencial que los papeles de trabajo contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. 2.3.3.1 Marcas de Auditoria. Son aquellos símbolos convencionales que el auditor utiliza para hacer llamados, identificar, clasificar, explicar labores de auditoría desarrolladas y dejar constancia Página 14 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoría cuando se considere pertinente. 2.3.4 Conformación del Archivo de Papeles de Trabajo Durante todo el proceso de la auditoría (Coordinación, Planeación, Ejecución, Informes y Plan de Mejoramiento) se van generando papeles de trabajo con características especiales, de acuerdo a la etapa de auditoría en la que se originaron, por lo tanto se hace necesario archivar los mismos, a medida que se ejecute cada una de las etapas. A esto se los denomina “archivo de papeles de trabajo”. La Contraloría Municipal de Soacha, ha identificado dos tipos de archivo para la conformación de los papeles de trabajo así: 2.3.5. Archivo Corriente. Incluye la información y documentación obtenida y/o preparada durante el ejercicio auditor, en este archivo se documenta el cumplimiento de los procedimientos programados y obtención de evidencias suficientes que sustentan las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe de auditoría, como por ejemplo: El memorando de planeación de la auditoría, El catálogo de cuentas de la vigencia auditada, Extractos bancarios, Ejecución presupuestal, Pruebas de auditoría y todas aquellas cédulas referidas al análisis de la información y documentación del período evaluado en cada uno de los procesos y el informe de auditoría. 2.3.6 Archivo corriente de Plan de Mejoramiento. La foliación del archivo corriente de liderazgo y de ejecución comenzará siempre en 01 para cada referenciación de su contenido. Página 15 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 2.4 MESAS DE TRABAJO Las Mesas de Trabajo son espacios de comunicación que se realizan durante la ejecución del proceso auditor y se constituyen en una herramienta para el desarrollo de la auditoría. Su propósito fundamental es lograr que el equipo de auditores interactúe permanentemente en el ejercicio auditor y/o con los funcionarios de las Entidades Vigiladas para compartir entre sí conocimientos, resultados, hallazgos, mejorar los canales de comunicación y escuchar los argumentos presentados por la Contraloría en el ejercicio de contradicción. Los responsables de liderar las mesas de trabajo son el Director Operativo de Control Fiscal y/o el Líder de Auditoria. En las ocasiones en las que los responsables de liderar las mismas no puedan asistir designaran a quien las lidere. Todas las actas de las mesas de trabajo efectuadas dentro del proceso auditor deberán reposar en el archivo corriente de liderazgo, numeradas secuencialmente desde la número uno para ese proceso auditor, en orden cronológico. 2.4.1 Objetivos de las Mesas de Trabajo. Los objetivos de las mesas de trabajo son: Mantener enterado a todo el equipo de auditoría sobre los avances, resultados y dificultades presentadas. Servir como mecanismo de reorientación en el alcance y aplicación de las pruebas de auditoría, cuando así se requiera. Garantizar la calidad de pruebas, evidencias, hallazgos y documentos que se generen. Apoyar las actividades de seguimiento, evaluación, control y supervisión del ejercicio auditor. Agilizar el desarrollo de las fases de ejecución e informe de la auditoría. 2.4.2 Integrantes. En las mesas internas de trabajo se recomienda que participen: 1. El Equipo auditor 2. El Líder de la auditoria Página 16 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 3. El Director de Control Fiscal 4. Invitados En los casos en donde se realicen mesas de trabajo con los Entes Auditados participaran los funcionarios designados por estas. 2.4.3 Contenido de las Actas de Mesas de Trabajo. El desarrollo de la mesa de trabajo se consignará en un acta que debe ser firmada por los participantes de la misma, este documento formará parte de los papeles de trabajo. 2.4.4 Funciones del Líder en las Mesas de Trabajo. 1. 2. 3. 4. Presentar a los participantes, los objetivos y los temas a tratar. Liderar la presentación de los temas, observaciones o hallazgos a discutir. Elaborar las actas con las conclusiones y compromisos acordados. Liderar y programar con el Director de Control Fiscal las fechas para adelantar las mesas de trabajo. 5. Tramitar las firmas de las actas y entregar copia de las mismas cuando sean requeridas y archivarlas en los papeles de trabajo. 2.4.5 Mesas de Trabajo a Realizar. A solicitud del Director de Control Fiscal o grupo auditor se podrán realizar mesas de trabajo interdisciplinarias con otras áreas. Se contemplan en el desarrollo del proceso auditor las siguientes mesas de trabajo, lo cual no impide que durante el proceso se realicen otras cuyos objetivos sean diferentes a los aquí planteados. 2.4.6 Mesa de trabajo para Liderar y ejecutar la revisión de la rendición de la cuenta Esta mesa de trabajo tiene como finalidad documentar la revisión formal de la rendición de las cuentas presentadas por los Sujetos Auditados. Página 17 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Para esta actividad el Director de Control Fiscal designará un líder para la revisión de cada una de las cuentas recibidas, el cual preferiblemente será el mismo que liderará la etapa de planeación y ejecución del proceso auditor. Objetivos. 1. Designar los auditores que efectuarán la revisión de la rendición de la cuenta. 2. Presentar por parte del grupo auditor las observaciones de la revisión de la información. 3. Evaluar si existen inconsistencias en la rendición de las cuentas que den origen a un traslado de un hallazgo sancionatorio. En este evento, se registrará su aprobación, redacción y los soportes correspondientes 2.4.7. Mesa de trabajo para elaborar y aprobar el Memorando de Planeación de Auditoría. Esta mesa tiene como propósito documentar en forma cronológica las actividades Desarrolladas en la etapa de planeación. Objetivos. 1. Aportar a la etapa de planeación, el análisis realizado en la etapa de revisión de la rendición de la cuenta 2. Desagregar las actividades a desarrollar. 3. Dar cumplimiento a las políticas y directrices contenidas en el PGA. 4. Identificar las quejas y denuncias recibidas por participación ciudadana que serán atendidas en el proceso auditor. 5. Determinar el alcance del proceso auditor y documentar los mecanismos mediante los cuales se seleccionaron las muestras. 6. Seleccionar y designar el Líder, los responsables de los procesos a auditar y el Contador que dictaminará los Estados Financieros, establecer los tiempos del proceso auditor. 2.4.8 Mesa de trabajo para seguimiento a la ejecución de Auditoría e Informe Preliminar de Auditoría En estas mesas de trabajo se documenta las actividades desarrolladas en la etapa de ejecución del trabajo de campo y la elaboración del Informe Preliminar. Página 18 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Objetivos. 1. Documentar los avances periódicos del trabajo de campo. 2. Documentar el análisis de los presuntos hallazgos detectados, 3. Realizar seguimiento al cumplimiento de las directrices, políticas, actividades y objetivos que se plantearon en el memorando de planeación y determinar y aprobar los ajustes necesarios. 4. Exponer al grupo auditor las observaciones y posibles hallazgos, en cada uno de los procesos evaluados. 5. Documentar la aprobación del Informe Preliminar de Auditoría. 2.4.9 Mesa de trabajo para aprobar el Informe Definitivo de Auditoría: Esta mesa de trabajo se realiza para que el grupo auditor, por cada proceso y por cada observación incluida en el Informe Preliminar documente y justifique los resultados finales del análisis al derecho de contradicción presentado por la contraloría auditada al Informe Preliminar y definir de esta manera las observaciones y hallazgos configurados, que se consignarán en el informe definitivo. Objetivos. 1. Documentar la decisión que se tome frente a cada hallazgo, respecto de mantenerlo, retirarlo o modificarlo. 2. Documentar la aprobación del informe definitivo de auditoría. 3. Justificar el Dictamen a los Estados Financieros. 4. Revisar la calificación asignada a cada proceso en la matriz de fenecimiento. 5. Revisar las opiniones de gestión emitidas por cada proceso evaluado. 6. Argumentar el pronunciamiento de la cuenta. 2.4.10. Mesa de trabajo para evaluar y aprobar el Plan de Mejoramiento. Esta mesa de trabajo tiene como propósito validar y aprobar las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento presentado por los Sujetos Auditados Objetivos. 1. Documentar el análisis de las acciones propuestas, relacionadas con las actividades, cronogramas y puntos de control propuestos. Página 19 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 2. Evaluar el Plan de Mejoramiento para su aprobación o para devolverlo a la entidad auditada. 2.5 LIDERAZGO DE AUDITORÍA. Las diferentes etapas de los procesos auditores que se lleven a cabo en la Contraloría Municipal de Soacha, son responsabilidad del Director de Control fiscal en el marco de las funciones establecidas en el Manual Específico de Funciones. La Delegación tiene como propósito el aseguramiento de la calidad del mismo, desde la etapa de revisión de la información reportada por los Entes Auditados, hasta el traslado de hallazgos, aprobación del Plan de Mejoramiento y la entrega de los archivos del proceso para dar el cierre final del mismo. El liderazgo delegado de un proceso auditor a un funcionario, no sustituye la responsabilidad del Director de Control Fiscal. La responsabilidad del líder en cada una de las etapas tiene una finalidad distinta y particular y no debe limitarse a la compilación de informes, debe asegurar que los objetivos generales del proceso no solamente se cumplan sino que tengan criterios técnicos y de calidad descritos en los respectivos manuales y directrices que los sustenten. Sin embargo, esta responsabilidad no le autoriza ni le debe permitir a criterio particular cambiar, modificar o simplemente eliminar conceptos u observaciones del grupo auditor, sino que debe plantear recomendaciones en forma individual o en mesas de trabajo. En la etapa de revisión de la información reportada por los Entes Auditados debe asegurar que en este proceso se utilicen todas las herramientas tecnológicas dispuestas por la entidad. En la etapa de planeación, la responsabilidad primordial es asegurar que el Memorando de Planeación, contenga tanto los criterios técnicos y de formalidades descritas en los manuales y directrices, como también que el alcance de la auditoría tenga relación directa y concordancia con los objetivos generales, específicos y que las muestras y actividades permitan los fines propuestos. Página 20 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Particularmente debe: 1. 2. 3. 4. Liderar la etapa de planeación. Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar. Consolidar el Memorando de Planeación. Socializar el Memorando de Planeación. En la etapa de ejecución la responsabilidad del líder es asegurar que todas las actividades y objetivos propuestos en el memorando de planeación, se lleven a cabo, deliberar sobre los cambios al memorando o el alcance del proceso, para lo cual deberá supervisar directamente los papeles de trabajo en los que conste el cumplimiento de la actividad, supervisión que debe limitarse a la forma y no de fondo, ya que la responsabilidad de los pronunciamientos son del auditor y no del líder, además debe: 1. Liderar la etapa de ejecución 2. Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar 3. Propender por el cumplimiento de las actividades descritas en el Memorando de Planeación. 4. Supervisar el cumplimiento de los cronogramas establecidos en los memorandos de planeación. En la etapa de elaboración del Informe Preliminar la responsabilidad del Líder es asegurarse que éste contenga todos los criterios técnicos y de calidad descritos en los respectivos manuales y directrices y los hallazgos presentados y evaluados en las mesas de trabajo y asegurarse que dicho informe contenga los pronunciamientos derivados del proceso auditor. Además debe: 1. Liderar la etapa de elaboración del Informe Preliminar. 2. Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar. 3. Verificar el cumplimiento de cada una de las actividades asignadas al grupo auditor mediante el Plan de Trabajo individual. 4. Consolidar el Informe Preliminar con base en los informes generados por los auditores. 5. Socializar el Informe Preliminar. 6. Verificar el cumplimiento de los cronogramas por parte del grupo auditor. En la etapa de contradicción al Informe Preliminar la responsabilidad es la de asegurar que los planteamientos y pruebas presentados en el derecho de Página 21 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 contradicción sean analizados técnicamente por el ente auditado y queden documentadas en las respectivas actas de trabajo, igualmente debe: Liderar la etapa de contradicción. Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar. Consolidar los informes generados en el proceso de contradicción con base en el análisis de la misma que realiza cada uno de los auditores. Dicho análisis deberá quedar consignado en los respectivos papeles de trabajo. Socializar el resultado de la etapa de contradicción. En la etapa de Informe Definitivo la responsabilidad es la de asegurar que éste contenga todos y cada uno de los pronunciamientos planteados en el memorando de planeación, todos los hallazgos debatidos y todas las observaciones del grupo auditor además, que esté elaborado con todos los criterios técnicos y de calidad descritos en las respectivas directrices, específicamente debe: Liderar la etapa de informe definitivo Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar. Consolidar el informe definitivo con base en los informes reportados por cada auditor de conformidad con lo asignado en el Plan de Trabajo. Socializar el informe definitivo. En la etapa de traslado de hallazgos la responsabilidad es la de asegurar que los hallazgos elaborados por cada uno de los auditores contengan técnicamente todo el acervo probatorio necesario, y que sean trasladados dentro de los términos establecidos en los manuales y procedimientos internos de la entidad, debe: Liderar el traslado de hallazgos. Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar. Suscribir el traslado de hallazgos junto con el Director Operativo de Control Fiscal y el Auditor responsable del proceso. En la etapa de revisión y aprobación de los Planes de Mejoramiento la responsabilidad es asegurar que la entidad que presenta el Plan haya incorporado acciones correctivas o de mejoramiento frente a cada uno de los hallazgos administrativos, además debe: Liderar la etapa de revisión y aprobación del Plan de Mejoramiento Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar Página 22 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Consolidar el Plan de Mejoramiento 3. PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS. El Plan General de Auditorías – PGA, consiste en la programación técnica de la ejecución y desarrollo de un conjunto de auditorías, durante un determinado periodo de tiempo. Para elaborar dicha programación es necesario contemplar, entre otros, los siguientes aspectos: Conocer el universo de las entidades sujetas a la vigilancia y las principales características de cada una de ellas. Contar con la información histórica de cada uno de los procesos de las entidades a vigilar, en especial la correspondiente a la vigencia inmediatamente anterior, a la que será objeto de evaluación. Tener en cuenta los resultados de las anteriores auditorías realizadas a cada entidad. Constatar las políticas y objetivos institucionales y estratégicos de la Contraloría Municipal de Soacha, contenidos en el Plan Estratégico, con el fin de darles cumplimiento a través del PGA. Tener en cuenta las políticas y directrices dictadas por el despacho del Contralor (a), que orientan el correspondiente PGA. Analizar el resultado y cumplimiento del PGA anterior. Tener en cuenta las quejas y denuncias de la ciudadanía, respecto de las entidades auditadas. Establecer el periodo de ejecución del correspondiente PGA. Determinar los recursos económicos destinados a la ejecución del PGA. Estimar la capacidad del talento humano con que cuenta la entidad para ejecutar el PGA, Establecer los requerimientos técnicos y tecnológicos necesarios para desarrollar el PGA. El procesamiento y análisis de la anterior información, le permitirá a la Contraloría Municipal de Soacha, establecer los criterios necesarios para programar el PGA de forma técnica y objetiva, donde se prioricen las entidades a auditar y los procesos o temas a evaluar en cada una de ellas, ajustado a los recursos de que dispone la entidad, de manera que le permita a la Contraloría cumplir cabalmente su función misional de ejercer el control fiscal. Página 23 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 El PGA, por ser una herramienta técnica de planeación, permite a su vez ejercer un adecuado control y seguimiento oportuno de cada una de las actividades y etapas de cada auditoría, lo que facilita la toma de decisiones que aseguren el logro de los propósitos misionales de la Contraloría Municipal de Soacha. 3.1 PROCEDIMIENTOS. Para el desarrollo del Plan General de Auditorías – PGA, es necesario aplicar los siguientes procedimientos: Elaboración, aprobación y divulgación del PGA. Ejecución del PGA. Seguimiento y modificación del PGA. 3.1.1 Elaboración y Aprobación del PGA. La elaboración del PGA inicia con el análisis de toda la información disponible, listada anteriormente, principalmente del estudio del Plan Estratégico y la evaluación del PGA anterior, por parte del(a) Contralor(a) con el fin de definir las políticas, directrices y criterios que han de tenerse en cuenta para construir el nuevo PGA. Con estos insumos, la Dirección Operativa de Control Fiscal elaborará el documento preliminar del PGA, mediante la utilización de herramientas plasmadas en este Manual y lo presentará ante el despacho del(a) Contralor(a), para su aprobación, lo cual constará en acta 3.1.2 Ejecución del PGA. La ejecución del PGA consiste precisamente en llevar a cabo todas y cada una de las auditorías programadas, a través de la ejecución de cada una de las etapas del proceso auditor, a saber: revisión de cuentas; planeación de la auditoría; trabajo de campo; informe de auditoría; clasificación y traslado de hallazgos; organización de los papeles de trabajo; revisión y aprobación de los Planes de Mejoramiento; seguimiento a los Planes de Mejoramiento. Página 24 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 3.1.3 Modificación del PGA. El PGA podrá ser modificado por solicitud del(a) Contralor(a) o de conformidad con las decisiones que se tomen en mesa de trabajo conjunta con el Despacho y la Dirección Operativa de Control Fiscal. De acuerdo con el avance de la ejecución del PGA, cuando se estime conveniente, el Director de Control Fiscal solicitará los ajustes necesarios a las auditorías programadas, a los cronogramas de trabajo de las auditorías o a los recursos definidos, para lo cual deberá presentar, además de la justificación que corresponda, la propuesta de la reprogramación. El (la) Contralor(a), analizará la solicitud y de estimarla razonable, emitirá su aprobación. El Director de Control Fiscal realizará los ajustes correspondientes. 4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO PROCESO AUDITOR: CONCEPTUALIZACIÓN Y 4.1 RECEPCIÓN DE LA CUENTA Y REVISIÓN DE LA CUENTA Conforme a lo consagrado en el Numeral 2 del Artículo 268 de la Constitución Política, una de las atribuciones de quienes ejercen el control fiscal en Colombia es la de “Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.” De igual forma, la Ley 42 de 1993, en su Artículo 14, definió el sistema de revisión de cuentas como “(…) el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.”. Así mismo, en el Artículo 15 de la misma Ley definió que “Para efecto de la presente Ley se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.” En igual sentido el Articulo 8º de la Resolución No. 016 del 26 de marzo de 2010 de la Contraloría Municipal de Soacha mediante la cual se reglamento la Rendición de Cuentas para todos sus sujetos de control prescribe que “Las Página 25 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 entidades sujetas de control por parte de la Contraloría…a través de los responsables de que trata el CAPITULO IV de la presente Resolución, rendirán la cuenta en forma electrónica conforme a los procedimientos y formatos establecidos en el Sistema Integral de Auditoria-SIA…” De lo anterior se concluye, que es una obligación constitucional de los organismos de control fiscal en Colombia el revisar y fenecer las cuentas rendidas por sus entidades vigiladas. Y por mandato legal, la Contraloría Municipal de Soacha prescribirá los métodos y la forma en que sus entidades vigiladas le deben rendir las cuentas, para lo cual se ha diseñado e implementado el Sistema Integral de Auditoria -SIA 4.1.2 Procedimiento. Dicho proceso inicia cuando La Contraloría Municipal de Soacha, reciba las cuentas de las entidades auditadas. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito alguno de los Sujetos Vigilados solicite prorroga del plazo establecido para la rendición de la cuenta, el Director de Control Fiscal, según el caso, podrá prorrogar el plazo establecido hasta por un término de cinco (5) días hábiles. La prórroga deberá solicitarse por lo menos con cinco (5) días hábiles antes de vencerse el término fijado para su rendición, de conformidad con lo establecido en el Articulo 41 de la Resolución 016 del 26 de marzo de 2010. 4.1.3 De las Sanciones. La Contraloría Municipal de Soacha, conforme a lo dispuesto en el Artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y lo contenido en el Articulo 44 de la Resolución 016 del 26 de marzo de 2010, podrá imponer sanciones, en caso de configurarse cualquiera de los siguientes eventos: a. No se presente la cuenta dentro del término establecido; b. No se presente en los formatos y con los requisitos establecidos en el Manual del Usuario del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas –SIA ”Sistema Integral de Auditoria” c. No corresponda al ejercicio fiscal rendido. Página 26 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 La Dirección Operativa de Control Fiscal revisará y se pronunciará sobre aquellas cuentas que se presenten en forma posterior al término señalado, sin perjuicio de aplicar las sanciones de que trata el Artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y los Artículos 44, 45 y 46 de la Resolución 016 del 21 de marzo de 2010. 4.1.4 OPORTUNIDAD PARA PRESENTAR EXPLICACIONS POR PARTE DE LA ENTIDAD AUDITADA Las inconsistencias o falencias evidenciadas en la rendición de cuentas, ya sean de fondo o de forma, serán puestas en conocimiento de la entidad vigilada, a través de requerimientos escritos o a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas –SIA ; “Sistema Integral de Auditoria” con la finalidad de que se den las explicaciones o aclaraciones a que haya lugar. Esto servirá para aclarar aspectos referidos al cumplimiento de las formalidades de la rendición de cuentas y para un mejor entendimiento y claridad sobre la información reportada, lo que a su vez ofrecerá mejores fundamentos para emitir un pronunciamiento más objetivo. En todo caso, una vez recibidas las cuentas, deberá efectuarse la revisión formal de las mismas y producir de manera oportuna los requerimientos necesarios al respecto, a fin de elaborar el reporte previo sobre el cumplimiento de las formalidades establecidas por la Contraloría Municipal de Soacha, en cuanto a la rendición de cuentas. 4.1.5 VERIFICACIÓN DE LA CUENTA. Para el ejercicio del control fiscal y asegurar el efectivo cumplimiento de la rendición de la cuenta, la Dirección de Control Fiscal, de acuerdo con las competencias establecidas, podrá: Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos. Citar o requerir a los funcionarios responsables, servidores públicos, entidades o terceros que manejen fondos o bienes del Estado, para que corrijan, aclaren o expliquen las observaciones planteadas o contesten interrogatorios. Página 27 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Exigir la presentación de documentos que soporten o aclaren la cuenta. Ordenar la exhibición o examen de libros, comprobantes y soportes tanto del responsable como de terceros que manejen bienes, fondos o recursos del Estado obligados a llevar contabilidad. Efectuar todas las diligencias necesarias para establecer la correcta rendición de la cuenta, facilitando a los responsables la aclaración de toda duda u omisión. La Contraloría Municipal de Soacha, para el cumplimiento a los preceptos constitucionales y legales anteriormente mencionados, desarrollara las siguientes actividades en orden cronológico por parte de los funcionarios responsables, tal como se muestra a continuación: ACTIVIDAD REVISION DE CUENTAS DISTRIBUIR LOS GRUPOS DE REVISION Y ASIGNAR UN LIDER PARA CADA CUENTA REALIZAR LOS REQUERIMIENTOS A TRAVES DEL SIA RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS RESPONSABLES CONTRALOR(A) AUDITORES AUDITORES CALIFICAR LA CUENTA AUDITORES ELABORAR EL INFORME DE REVISION DE CUENTA AUDITORES REALIZAR MESA DE TRABAJO DE VALIDACION DEL INFORME DIRECTOR DE CONTROL FISCAL Y AUDITORES ELABORAR EL ACTA DE MESA DE TRABAJO AUDITORES AJUSTAR EL INFORME DE REVISION DE CUENTA AUDITORES CONSOLIDAR EL INFORME DE REVISION DE CUENTA REVISAR Y APROBAR EL INFORME DE REVISION DE CUENTA AUDITORES DIRECTOR DE CONTROL FISCAL La distribución de los grupos de revisión de cuentas y la designación del Líder realizada por el (la) Contralor(a) Municipal y el Director de Control Fiscal, deberá constar por escrito y comunicarse oportunamente a los integrantes del Grupo Auditor, al igual que sus posteriores modificaciones. Página 28 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Si como resultado de la revisión de la cuenta, surgen observaciones y/o inconsistencias, el Director Operativo de Control Fiscal hará los requerimientos que correspondan y se remitirán a la respectiva Entidad a fin de que esta los aclare y/o los explique, según corresponda. De otro lado, si con posterioridad a la revisión de la cuenta se determina que existe presuntas operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella, en los términos del Artículo 17 de la Ley 42 de 1993, se levantara el fenecimiento, se iniciara el juicio fiscal y se harán los traslados correspondientes. En los términos del Inciso Segundo del Artículo 267 Constitucional señala que el Control Fiscal, en términos general, se ejercer de manera posterior y selectiva. Igualmente la norma Superior, en el Numeral 2 del Articulo 268 ordena que corresponde a las Contralorías: “Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario”, Por lo anterior, se concluye que el proceso de Revisión de Cuentas, se realiza de manera integral y por consiguiente, es obligación de la entidad fiscalizada rendir en su totalidad la cuenta y corresponde al Organismo de Control revisarla, en su integridad. 4.2 ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA 4.2.1 Conceptualización. La etapa de planeación de la Contraloría Municipal de Soacha, es una etapa fundamental en el proceso auditor, en ella se plasma el querer de la Contraloría, en el ejercicio de su labor misional de control fiscal, frente a sus entes vigilados. Por lo cual es fundamental el conocimiento que de la entidad posea el Grupo auditor ya que de este depende, entre otros aspectos, la calidad de los informes de auditoria la cual esta directamente relacionada con la calidad misma de los hallazgos. 4.2.2 Elaboración del Memorando de Planeación. El memorando de Planeación, se constituye en la carta de navegación del Grupo de auditoría que presenta y consolida las labores a desarrollar, para llevar a cabo Página 29 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 el examen a la entidad auditada y el soporte para evaluar luego el resultado de la misma. El memorando, deberá identificar claramente, los procesos a auditar, las actividades a ser realizadas, el cronograma de actividades o de ejecución y los requerimientos físicos, financieros y de talento humano para llevar a cabo la auditoría. 4.2.3 Contenido del Memorando. Su contenido debe ser breve, no repetitivo de asuntos tratados anteriormente, redactado en forma lógica y detallando aquellos aspectos de vital importancia para las decisiones que han de tomarse en relación con el desarrollo de la etapa de ejecución. El contenido del memorando de planeación debe proporcionar una base de discusión sobre el propósito, el alcance, los objetivos, la estrategia, los recursos y el presupuesto de tiempo de las diferentes etapas del proceso auditor. Una vez desarrollados todos los pasos de la etapa de planeación resultará fácil elaborar dicho memorando, el cual debe contener: Carátula o portada Tabla de contenido Justificación del ejercicio de auditoría Alcance de la auditoría Subprocesos críticos identificados Riesgos a auditar definidos Objetivos y estrategias de la auditoría Procesos Objetivos generales de la auditoría Objetivos específicos de la auditoría Actividades a desarrollar Muestra de auditoría seleccionada Resultados esperados de la auditoría Requerimientos de recursos, físicos y financieros así como del talento humano. Tiempos de la auditoría establecidos Página 30 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 En la justificación del ejercicio de auditoría, se plantean de manera concreta los argumentos que sustentan la realización de la auditoría. Entre otras razones se pueden mencionar: cumplimiento a la programación del PGA, interés público, denuncias ciudadanas, ejercicio de seguimiento. Así mismo, se deben establecer claramente aspectos tales como: Entidad auditada Procesos o temas a auditar Periodo a auditar Tipo de auditoría Los objetivos generales se deben agrupar por procesos, a continuación de cada objetivo general deben presentarse de manera independiente sus objetivos específicos, sus actividades a desarrollar, los criterios utilizados para la selección de la muestra, la muestra de auditoría seleccionada y los resultados esperados. 4.2.4 Procedimiento. En el cuadro que se presenta a continuación se muestra de manera cronológica las actividades o pasos a ser realizados y los responsables: ACTIVI ACTIVIDAD ETAPA DE PLANEACION DE LA AUDITORIA ANALIZAR LOS ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA CALIFICAR LA MATRIZ DE RIESGOS SELECCIONAR LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS Y RIESGOS DE LA AUDITORIA DISTRIBUIR LOS GRUPOS DE TRABAJO Y DESIGNAR EL LIDER DE LA AUDITORIA DEFINIR LOS OBJETIVOS Y ACTIVIDADES POR PROCESOS SELECCIONAR LA MUESTRA DE AUDITORIA POR PROCESOS ELABORAR EL MEMORANDO DE PLANEACION REVISAR APROBAR Y COMUNICAR EL RESPONSABLES LIDER LIDER LIDER DIRECTOR OPERATIVO DE CONTROL FISCAL LIDER LIDER LIDER DIRECTOR OPERATIVO Página 31 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 MEMORANDO DE PLANEACION AL EQUIPO AUDITOR ENVIAR OFICIO DE LA INSTALACION DE LA AUDITORIA DE CONTROL FISCAL DESPACHO CONTRALOR (A) 4.2.5. Definición del alcance de auditoría. Al determinar el alcance, el auditor debe utilizar su juicio profesional para concentrar sus esfuerzos sobre aquellos problemas o riesgos y subprocesos críticos que parecen tener un impacto significativo dentro de las operaciones. Al considerar los posibles subprocesos críticos el auditor evalúa aquellos en los cuales su estudio inicial ha indicado fallas o debilidades significativas. El auditor debe priorizar de acuerdo con: el mapa de riesgos, el presupuesto, el talento humano disponible y el tiempo con el que se cuenta. Si bien es cierto que en muchas ocasiones, el tiempo y los recursos disponibles no permiten el examen de todos los subprocesos considerados como críticos en una determinada entidad, el auditor debe establecer prioridades que permitan el examen profundo de los subprocesos en los cuales parece probable lograr los máximos beneficios de auditoría para la entidad auditada, en términos de mejoramiento, ajuste o corrección de las falencias detectadas. Esta etapa de planificación, se constituye en la función más importantes del equipo auditor, la selección de los riesgos a auditar debe ser discutida y concertada en Mesa de Trabajo, a fin de lograr, con base en la consideración de todos los elementos de juicio posibles, el mejor examen de auditoría. Una vez evaluado el riesgo institucional a través del mapa de riesgos, el grupo de auditores debe entrar a determinar cuáles riesgos van a ser auditados, con fundamento en la ponderación dada al momento de calificar su grado de ocurrencia y relevancia, a las directrices y parámetros inicialmente establecidos, el tipo de auditoría que se va a realizar y el criterio profesional de los auditores. 4.2.6 Definición de los objetivos y estrategias de auditoría. Definir los objetivos y estrategias de auditoría es establecer el qué, el para qué, el cómo, el quién, el con qué y el cuándo, al igual que determinar los resultados de auditoría esperados. Página 32 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Los objetivos y estrategias van íntimamente ligados al alcance de la auditoría, pues determinan su desarrollo. Consiste en establecer los siguientes términos de referencia: • Objetivos generales de la auditoría. • Objetivos específicos de la auditoría. • Establecer las actividades a desarrollar. • Resultados esperados de la auditoría. • Estimar los requerimientos de recursos, físicos y financieros, talento humano. •Establecer los tiempos y el cronograma de actividades para las etapas de ejecución e informe. 4.2.7 Objetivos Generales de la auditoría. Los objetivos generales podrán variar para cada ejercicio de auditoría, deben estar enfocados a lograr el cumplimiento misional de la Contraloría Municipal de Soacha, respetando en todo, la normatividad vigente de control fiscal. Una vez identificados los subprocesos críticos que serán objeto de análisis dentro del ejercicio de auditoría, se deberán establecer los objetivos generales, que no es otra cosa que convertir el subproceso en objetivo. Es decir, si el grupo de auditores decidió evaluar un determinado subproceso, entonces ese será uno de sus objetivos generales de auditoría. Para una mejor ilustración observemos el siguiente ejemplo: En el mapa de riesgos, dentro del proceso “Administración del Recurso Humano” este definido un subproceso denominado “Selección y Nombramiento del Personal”. En el alcance del ejercicio de auditoría que se esté planeando, el equipo auditor define este subproceso como crítico. Entonces el objetivo del ejercicio de auditoría será “Evaluar el proceso de selección y nombramiento del personal. 4.2.8 Objetivos Específicos de la auditoría. Bajo el mismo esquema del punto anterior, para cada objetivo general deberán establecerse unos objetivos específicos. Página 33 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 En el mapa de riesgos a cada subproceso se le han definido unos puntos críticos. De acuerdo con la ponderación y demás criterios utilizados el grupo de auditores selecciona los riesgos a auditar. El objetivo específico será entonces auditar el riesgo definido. Utilizando el ejemplo anterior podemos establecer: El proceso: El subproceso: El riesgo: cargo”. “Administración del Recurso Humano”. “Selección y Nombramiento del Personal”. “Que el personal nombrado no cumpla con los requisitos del El objetivo general: Evaluar el proceso de selección y nombramiento del personal. El objetivo específico: Verificar que el personal nombrado cumpla con los requisitos del cargo. 4.2.9 Establecer las Actividades a desarrollar. A cada objetivo específico actividades a desarrollar. deberán determinársele cuidadosamente las Es indispensable que las actividades definidas sean las suficientes y necesarias, pues de la ejecución total de éstas depende el logro del objetivo. La realización de cada actividad o grupo de actividades está soportada en el diligenciamiento de los Papeles de Trabajo. Sin embargo, los auditores podrán crear y conformar los papeles de trabajo adicionales que consideren necesarios. El grupo de auditores debe tener presente que una actividad mal desarrollada o que no sea realizada puede afectar la firmeza y certeza de los hallazgos, de las observaciones y conclusiones de auditoría. Así mismo, se debe cuidar la veracidad y contundencia de las evidencias recolectadas para presentar un hallazgo sólido. En este punto es importante definir la muestra de auditoría, su tamaño y los criterios utilizados para su selección, conforme a las actividades planteadas, de manera tal, que sirva de soporte suficiente para emitir los distintos conceptos, opiniones y pronunciamientos. Página 34 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Para efecto de lo anterior, es conveniente tener presente que el control fiscal debe ser ejercido en forma posterior y selectiva, lo que, de acuerdo con el Artículo 5 de la Ley 42 de 1993, están definidos así: “(…) se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.” La ejecución de las actividades planteadas para desarrollar cada objetivo específico deberá ser registrada en los diferentes papeles de trabajo, los cuales están construidos y diseñados, y hacen parte integral de este manual 4.3. Resultados esperados de la auditoría. Para cada proceso definido, debe existir cuando menos un resultado esperado. Para plantear el resultado el auditor se puede preguntar: ¿Para qué se quiere cumplir con los objetivos propuestos? La respuesta podría ser: dictaminar sobre..., emitir una opinión respecto de..., dar un concepto sobre..., emitir un pronunciamiento de..., establecer si se presenta o no determinada situación. 4.3.1 Estimación de los requerimientos de recursos, físicos, financieros y de talento humano. Una vez conocidos los objetivos perseguidos y las actividades a desarrollar, se deben definir los recursos requeridos para ejecutar el trabajo. Estos recursos pueden ser: Humanos: en este punto se confirma o modifica el grupo de los auditores que desarrollarán las etapas de ejecución e informe, al igual que el líder de la auditoría. Página 35 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Se definen los funcionarios básicamente de acuerdo a las actividades a desarrollar y a su perfil profesional. En lo posible deben ser los mismos funcionarios que hicieron la planeación. Físicos: se debe contemplar todo lo requerido para la ejecución; papelería, computadores, etc. Financieros: se determinan los recursos financieros necesarios para realizar la auditoría, en término de gastos de viaje y fotocopias. 4.3.2 Determinación de tiempos y cronogramas. En el paso siguiente de la planeación se establecen los tiempos y el cronograma de actividades para las etapas de ejecución e informe. Teniendo en cuenta la programación del PGA, los términos que se deben establecer como mínimo son: Fecha de iniciación de la etapa de planeación. Fecha de consolidación final del memorando de planeación. Fecha de instalación de la auditoría. Periodo para la realización de las pruebas (trabajo de campo). Periodo para elaborar el Informe Preliminar de auditoría. Fecha de comunicación del Informe Preliminar a la entidad auditada. Periodo para ejercer el derecho de contradicción por parte del ente auditado. Periodo para elaborar el informe definitivo de auditoría. Fecha de comunicación del informe definitivo al ente auditado. El cronograma de actividades es la herramienta que sirve para determinar con mayor claridad el qué, el quién y el cuándo. Así mismo, sirve para efectuar su propio seguimiento en forma periódica con el fin de verificar el avance y cumplimiento de cada una de las actividades programadas. 4.3.3 Validación y revisión del Memorando de Planeación. Una vez elaborado el memorando de planeación de la auditoría por parte del líder, el documento se someterá a discusión en mesa de trabajo para su validación por parte del Director de Control Fiscal y cuyos resultados constarán en el acta Página 36 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 correspondiente. El líder efectuará los ajustes necesarios, para que luego el Líder de la auditoría consolide el memorando de planeación y elabore el documento final y el Extracto del Memorando de Planeación. Con la debida antelación, el Contralor (a) enviará a la entidad auditada respectiva un oficio anunciando el inicio del trabajo de campo de la auditoría a realizar, donde se indicará claramente el fundamento legal del ejercicio, el objetivo del trabajo, el tiempo programado para ello, el nombre de los auditores encargados y la fecha y hora de instalación de la auditoría, la cual deberá ser acordada con el Despacho. Si al momento de concretar la instalación del ejercicio auditor, el Ente auditado manifiesta alguna imposibilidad insalvable para recibir la visita, el gerente de la entidad deberá, en la medida de lo posible, delegar en uno de sus directivos para asumir el acto de instalación y, de esta forma, no alterar ni perjudicar el debido cumplimiento del Plan General de Auditorías – PGA. Es por esto que la instalación debe concretarse con la debida anticipación. 5. ETAPA DE EJECUCIÓN O TRABAJO DE CAMPO 5.1 Conceptualización. La etapa de ejecución de la auditoría o trabajo de campo es la etapa en la cual se podrá, por medio de la muestra y las actividades programadas, comprobar, corroborar y constatar la información suministrada por la entidad vigilada a través de la rendición de la cuenta. Además, es la visita que se hace en las instalaciones de la entidad para verificar los documentos que soportan cada una de las actuaciones desarrolladas por quienes, en amplio sentido, administran los recursos públicos, con el fin de determinar su nivel de ajuste o desviación frente a parámetros normales de legalidad, gestión, resultados, manejo financiero y en aplicación de un adecuado sistema de control interno. Este trabajo se deberá realizar aplicando todas las técnicas de auditoría que el auditor considere necesarias, como el análisis, la inspección, observación, investigación, interrogación, entre otras, con el propósito de allegar bases razonables para la emisión de las diferentes opiniones y pronunciamientos respecto de los procesos sujetos a revisión. A través de la aplicación de las Página 37 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 técnicas de auditoría se deberá obtener entonces evidencia comprobatoria válida, suficiente y competente. El resultado de este trabajo se debe consolidar en el Informe de Auditoría, a través de los hallazgos, observaciones, conclusiones, opiniones, conceptos y pronunciamientos. A su vez, es el espacio en el cual se deben sustentar y soportar todas las pruebas de auditoría, así como los hallazgos. 5.2 Procedimiento. El ejercicio auditor se ejecuta fundamentalmente sobre dos áreas básicas de la gestión de los entes auditados, el área administrativa y el área misional, áreas que a su vez desarrollan diversos procesos. Con fundamento en el Programa de Auditoría y Cronograma de Actividades, el equipo de auditores deberá desarrollar la etapa de ejecución de la auditoría, también conocida como Trabajo de Campo, por medio de las siguientes actividades: ACTIVIDAD ETAPA DE EJECUCION DE LA RESPONSABLES AUDITORIA LLEVAR A CABO LA INSTALACION DE LA AUDITORIA REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA PROGRAMADA “IN SITU”Y CONFIRMAR LOS HALLAZGOS SOLICITAR INFORMACION NECESARIA ELABORAR LOS PAPELES DE TRABAJO REALIZAR MESAS DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO Y VALIDACION DE HALLAZGOS CONTRALOR (A) AUDITORES AUDITORES AUDITORES DIRECTOR DE CONTROL FISCAL, LÍDER Y AUDITORES Esta etapa inicia, con el acto de instalación de la auditoría, en el cual se le dan a conocer a la entidad auditada los parámetros generales del proceso auditor, los procesos objeto de evaluación, el grupo auditor encargado de cada uno de ellos, el tiempo estimado de ejecución de la auditoría y se determinan los canales de Página 38 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 comunicación. Igualmente, se escuchan todos los comentarios e inquietudes del ente vigilado, se resuelven sus dudas frente al proceso y se conoce el equipo directivo que va a atender el grupo auditor. Luego continúa la evaluación de cada proceso, para lo cual se solicita a la entidad auditada la información necesaria, se realizan las actividades de auditoría, se conforman los hallazgos, se elaboran los papeles de trabajo y, en general, se desarrollan todas las actividades propuestas en el Programa de Auditoría, conforme al cronograma, lo cual incluye el trámite de las quejas ciudadanas que se haya determinado atender a través del proceso auditor. Finalizado el trabajo de campo se realiza una mesa de trabajo para la evaluación final de esta etapa. El principal objetivo de las mesas de trabajo es debatir, consolidar y validar los hallazgos de auditoría. Es importante advertir que las mesas de trabajo de seguimiento no serán de obligatoria aplicación para aquellos ejercicios auditores cuyo trabajo de campo sea inferior a dos semanas. 5.3 CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de la auditoria, se clasifican en positivos o negativos, en la medida en que los hechos o circunstancias beneficien o afecten notoriamente el normal desarrollo de los Procesos. 5.3.1 Hallazgos Negativos. Un hallazgo negativo es cuando el auditor identifica la diferencia entre el criterio y la condición. Los hallazgos negativos son hechos irregulares, inconvenientes, nocivos, perjudiciales o dañinos en el funcionamiento de la Entidad. Los hallazgos negativos tienen incidencia fiscal, penal, disciplinaria o sancionatoria, en cuyo caso deberán ser reportados a las autoridades competentes de conformidad con lo preceptuado en el Articulo 21 de la Ley 610 de 2000. Página 39 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 5.3.2 Hallazgos Positivos: entendidos como el cumplimiento que hace la entidad auditada de manera adecuada de la normatividad vigente en acatamiento de los fines esenciales del Estado (Aspectos Buenos, destacables de la organización). 5.4 ETAPA DE INFORME DE AUDITORÍA 5.4.1 Conceptualización. La vigilancia de la gestión fiscal ejercida por la Contraloría Municipal de Soacha respecto de las contralorías, se soporta primordialmente en el proceso de auditoría que realiza, el cual se traduce en informes. Los informes de auditoría son importantes porque en ellos se plasman los resultados del proceso auditor, son el medio a través del cual la Contraloría Municipal presenta su trabajo a los entes vigilados y soporta el traslado de los hallazgos a las diferentes autoridades; a su vez, será de conocimiento público, en especial por parte de la ciudadanía, quienes tienen interés en conocer los resultados de la gestión de quienes administran los recursos públicos. Por ello, el principal documento que produce la Contraloría Municipal de Soacha, en su función de ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de sus entes vigilados es precisamente el Informe de Auditoría. Dicho informe debe contener la expresión de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas, para lo cual es necesario que su elaboración se haga con absoluta responsabilidad y total diligencia profesional. Es importante tener presente que en gran medida en el informe de auditoría se plasma todo el trabajo realizado en desarrollo de la auditoría y de la revisión de la cuenta, por lo que de una adecuada redacción y presentación, depende que la entidad auditada acepte su contenido y se produzcan los efectos deseados. 5.4.2 Recomendaciones para mejorar la redacción de informes Los auditores deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones a fin de que los Informes de Auditoria sean documentos de fácil entendimiento para cualquier persona que por una u otra razón se interese en dichos informes: Escribir en forma clara y ordenada los hallazgos por cada proceso, subproceso o área evaluada, de acuerdo con el orden establecido en el memorando de planeación. Página 40 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Someter lo escrito a la crítica permanente de los compañeros auditores, dentro de la mesas de trabajo. Este ejercicio podría resultar muy provechoso para todos. Ser objetivo. Incluir toda la información significativa y relevante y asegurarse que su opinión está respaldada por evidencia sustentada. Identificar las opiniones importantes. Evitar declarar como un hecho la información que ha escuchado “de oídas”. No incluir información que pueda conducir a error. Asegurarse que las conclusiones sean razonables y se infieran lógicamente de la información presentada. No omitir las conclusiones u opiniones importantes sobre la base de que serán obvias al lector. Escribir en forma constructiva. Evitar el tono desagradable. Reconocer el esfuerzo previo de la administración de la entidad para corregir las deficiencias incluidas en el informe, así como cualquier progreso hecho para mejorar las condiciones establecidas en auditorías anteriores. Dar un apropiado reconocimiento a la ejecución sobresaliente así como a la ejecución inadecuada. Presentar con responsabilidad los puntos de vista y comentarios de terceras personas acerca de los hallazgos y la evaluación del auditor de esos puntos de vista y comentarios. Usar ejemplos e ilustraciones para facilitar la demostración de los puntos. Explicar claramente los criterios (normas contra las cuales se miden las condiciones existentes), cerciorándose de la vigencia de las normas en el tiempo respecto de los hechos evaluados. Página 41 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Determinar en forma clara los efectos negativos actuales o potenciales. No proyectar efectos negativos en forma descuidada o casual. Indicar las causas que dieron origen a los hechos evaluados. Usar ayudas visuales para dar más valor y claridad al mensaje (fotos, gráficas, cuadros, tablas, etc.). Ser conciso y breve. Limitar los informes a lo necesario para sustentar o explicar adecuadamente los puntos. Evitar la inclusión innecesariamente. No incluir detalles innecesarios de pasos de auditoría realizados. No usar en exceso palabras que califican, especialmente al principio de una oración. Ayudar a aclarar las ideas mediante la enumeración o catalogación de una serie de asuntos. Usar lenguaje simple, claro y de uso común. El lenguaje técnico puede usarse cuando sea necesario, siempre que los términos utilizados sean comprensibles para el común de las personas, o en su defecto, a pie de página dar su explicación. El uso de abreviaturas debe hacerse solamente cuando sea imprescindible, siempre y cuando se conozca su significado con anterioridad. No generalizar sin fundamento, mejor sea puntual en sus afirmaciones. Incluir recomendaciones factibles, prácticas y económicas. Recuerde que éstas son sugerencias y, por ende, no son de carácter obligatorio para la entidad vigilada. No limitar la recomendación a que simplemente se cumplan las disposiciones legales. de palabras o asuntos extraños. No repetir Página 42 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Tener en cuenta que, por lo general, las recomendaciones son a futuro, cuya finalidad es que se mantengan o mejoren los aspectos positivos y para que no se repitan los hechos negativos. Incluir la explicación del objetivo que persigue cada recomendación 5.4.3 Procedimiento. En atención a la necesidad de unificar criterios en el proceso de elaboración de los informes de auditoría, este manual establece el procedimiento a seguir en su elaboración, resaltando tres momentos: elaboración o redacción del informe, revisión y aprobación, y comunicación del informe. Además, como el éxito del proceso auditor depende en gran medida de la construcción de este documento, para su realización se deberán seguir los pasos que a continuación se describen; en el claro entendido de que el resultado es generado por la construcción colectiva en la cual participa todo el grupo auditor que intervino en el ejercicio, hasta el traslado final de hallazgos: ACTIVIDAD ETAPA DEL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA RESPONSABLES ELABORAR EL INFORME PRELIMINAR AUDITORES DILIGENCIAR EL CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS AUDITORES REALIZAR MESA DE TRABAJO DE VALIDACION DEL INFORME DIRECTOR CONTROL AUDITORES AJUSTAR EL INFORME PRELIMINAR AUDITORES REVISAR LOS AJUSTES DEL INFORME PRELIMINAR CONSOLIDAR EL INFORME PRELIMINAR REVISAR APROBAR Y COMUNICAR EL INFORME PRELIMINAR AL ENTE AUDITADO SOLICITAR PRORROGA DEL TERMINO PARA EJERCER EL DERECHO A LA DIRECTOR DE CONTROL FISCAL DE FISCAL, LIDER DIRECTOR DE CONTROL FISCAL SUJETO VIGILADO Página 43 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 ACTIVIDAD ETAPA DEL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA CONTRADICCION RESPONDER A LA SOLICITUD DE PRORROGA ANALIZAR LA CONTRADICCION ELABORAR EL INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA DILIGENCIAR EL CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS Y SU CONNOTACION REALIZAR MESA DE TRABAJO DE VALIDACION DEL INFORME DEFINITIVO RESPONSABLES DIRECTOR DE CONTROL FISCAL AUDITORES AUDITORES AUDITORES DIRECTOR CONTROL AUDITORES DE FISCAL, AJUSTES AL INFORME DEFINITIVO AUDITORES REVISAR LOS AJUSTE EN EL INFORME DEFINITIVO CONSOLIDAR EL INFORME DEFINITIVO REVISAR APROBAR Y COMUNICAR EL INFORME DEFINITIVO DEL ENTE AUDITADO DIRECTOR DE CONTROL FISCAL LIDER DIRECTOR DE CONTROL FISCAL 5.4.4 Elaboración del informe de auditoría. La elaboración del Informe de Auditoría estará a cargo de cada uno de los auditores que desarrollaron el trabajo de campo, el cual contendrá las observaciones encontradas, tanto positivas como negativas, durante la ejecución de la auditoría. Para la elaboración del informe es pertinente que comprendamos algunos elementos que orientarán y ayudarán a la presentación del mismo, tales como: Objetivos del informe Alcance Características Parámetros de presentación. Página 44 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 5.4.5 Objetivos del informe. De acuerdo con el alcance de la auditoría, los objetivos del informe serán los siguientes. • • • • • • • • • Dar cumplimiento al propósito que originó la auditoría y a los objetivos propuestos en la etapa de planeación. Dar a conocer los resultados obtenidos en el desarrollo de la auditoría. Presentar los hallazgos de manera clara y objetiva. Emitir opinión en relación con la presentación y razonabilidad de los Estados Contables. Emitir concepto sobre el grado de cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad. Emitir concepto sobre la gestión desarrollada por la entidad vigilada para cumplir con su misión y sus fines estatales. Emitir concepto respecto de los resultados obtenidos por la entidad vigilada a través de su gestión fiscal. Emitir el pronunciamiento respectivo sobre el fenecimiento de la cuenta objeto de estudio. Emitir concepto sobre la operatividad del sistema de control interno. 5.4.6 Alcance. El informe de auditoría y/o de revisión de cuentas debe contemplar todos los resultados del examen a la cuenta y/o de auditoría, de manera consolidada y definitiva, respecto de cada uno de los procesos evaluados. No pueden incluirse hallazgos, conclusiones, opiniones o conceptos que no hayan sido estudiados y discutidos dentro de la auditora 5.4.7. Características. Los Informes deben ser claros para el lector y presentar las siguientes Características que permitan resaltar su contenido: EXACTO CONCISO Se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en su redacción, asegurando que su contenido sea digno de crédito La brevedad permite mayor impacto, busque la forma de redactar los hallazgos de una forma corta, pero sin dejar de decir lo que tiene que decir sobre cada hallazgo (criterio, condición, causa, efecto), de manera que se muestre Página 45 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 OBJETIVO SENCILLO SOPORTADO OPORTUNO TONO CONSTRUCTIVO claramente el impacto que tiene el mismo. Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterio analítico y libre de toda influencia subjetiva. El informe debe caracterizarse por un lenguaje sencillo, en el cual la claridad no de lugar a interpretaciones distintas a las verdaderas intenciones de los auditores. No se pueden incluir apreciaciones que no estén bien fundamentadas y soportadas. Es muy importante que la elaboración del informe sea lo más rápida posible, una vez se termine el trabajo de campo; ello le dará tiempo a la administración de implementar los correctivos del caso y poder encontrar resultados positivos en la siguiente auditoría. La redacción debe estar dirigida a provocar una reacción favorable, de manera que se logre la aceptación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por los auditores. 5.4.8 Contenido del Informe. El informe de auditoría debe contener los siguientes elementos: Carátula o portada Contraportada Tabla de contenido Introducción Dictamen Integral de la auditoría Resultados de la auditoría Recomendaciones Observaciones de la entidad vigilada Anexos 5.4.9. Carátula o portada. Debe tener en la parte superior centrado el logotipo de la Contraloría Municipal de Soacha. Hacia abajo en distribución uniforme debe estar: El nombre de la entidad “Contraloría Municipal de Soacha”, Página 46 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 El nombre de la dependencia que realizó la auditoría “Dirección de Control Fiscal” El título del informe que debe incluir el tipo de auditoría y la razón social o nombre de la entidad auditada “Informe de auditoría... a la Entidad Auditada...”, El periodo evaluado “Vigencia...” Ciudad y fecha del informe. 5.4.10 Contraportada. La portada, debe incluir el logotipo, el nombre de la Contraloría Municipal de Soacha y los créditos correspondientes al(a) Contralor (a) Municipal, al (a) Contralor (a) Auxiliar, al Director de Control Fiscal, al Líder de la auditoría, al grupo de auditores que desarrolló el ejercicio y al grupo de profesionales de apoyo. 5.4.11. Tabla de contenido. Debe presentarse todos los títulos y subtítulos que contenga el informe con su correspondiente numeración y paginación. 5.4.12. Introducción. Comprende la información general concerniente al proceso auditor. El objetivo de este aparte es proporcionar al usuario del informe, datos importantes acerca de la naturaleza del examen realizado. Esta información brinda una base apropiada para la mejor comprensión y percepción del mensaje que comunica el informe, el cual debe contener: • Marco Jurídico. • Antecedentes: Establecer el origen de la acción, indicando si es como resultado de la ejecución del Plan General de Auditoría - PGA, denuncia de la ciudadanía, solicitud de la Dirección del sujeto de control, entre otros. • Cobertura, Cubrimiento y Alcance: Deberá indicarse claramente la cobertura y profundidad de la auditoría precisándose la entidad auditada, el periodo examinado, las áreas y/o procesos y subprocesos auditados, el campo de Página 47 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 acción en el desarrollo de la auditoría desde el punto de vista de los diferentes controles ( financiero, legalidad, gestión y resultados, entre otros) y su objetivo principal. • Tipo de informe: Se debe indicar con claridad si se trata del Informe Preliminar o del informe definitivo. En el primer caso, se hará saber a la entidad auditada que contra dicho informe puede ejercer el derecho de contradicción y el tiempo con que cuenta para dar la respectiva respuesta escrita, debidamente sustentada y soportada para que sus argumentos puedan ser tenidos en cuenta. • En el segundo caso, se debe dejar bien claro que se trata del informe definitivo, el cual surgió como producto del análisis a la respuesta de la entidad al Informe Preliminar, indicando el número del oficio y fecha de radicación de ambos documentos (respuesta de la entidad e Informe Preliminar). En caso de no recibirse respuesta alguna al Informe Preliminar durante el plazo concedido, se deberá dejar constancia expresa de ello 5.4.13. Dictamen de la auditoría y pronunciamiento de la cuenta. El dictamen de la auditoría se emite con fundamento en el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y el logro de los resultados esperados planteados en la etapa de planeación de la misma. El dictamen es entonces la expresión de las opiniones finales a la que ha llegado el equipo de auditoría luego de realizar el proceso auditor respecto de cada uno de los procesos evaluados, en torno de la gestión, los resultados, la razonabilidad de los Estados Contables, el cumplimiento de las normas y el funcionamiento del sistema de control interno. En resumen, el dictamen sobre cada uno de los procesos evaluados debe fundamentarse en la aplicación de los diferentes sistemas de control fiscal, con el fin de obtener: La opinión sobre la razonabilidad de los estados contables. El concepto sobre la gestión desarrollada en cada proceso analizado. El concepto sobre los resultados obtenidos. Página 48 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 El concepto sobre el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y administrativas. El concepto sobre la calidad y efectividad del sistema de control interno. El pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta de la vigencia auditada. 5.4.14. Resultados de la auditoría. La parte más extensa del informe es aquella en que se desarrollan los hallazgos, análisis y resultados de auditoría o de la revisión de la cuenta. Constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar. Esto significa que la parte medular o más trascendente del informe de auditoría está constituida por los hallazgos; en este sentido resulta de particular importancia que los auditores conozcan y dominen la técnica de obtención de hallazgos y su desarrollo. El hallazgo es la narración explicativa y lógica de los hechos relevantes, tanto positivos como negativos, detectados en el examen de auditoría, la cual incluirá el fundamento y evidencia suficiente, conducente, pertinente y útil. Estará estructurada de acuerdo con los atributos de todo hallazgo, como son: condición, criterio, causa y efecto. Para una mejor comprensión del informe los hallazgos se deben presentar de manera lógica y ordenada por procesos y subprocesos. Para la formulación y redacción de los hallazgos se debe tener en cuenta que éstos presentan cuatro características a saber: Condición (lo que es): Es el párrafo o párrafos en los cuales el auditor describe la situación encontrada. Es la narración descriptiva del hecho o acontecimiento. Criterio (lo que debe o debió ser): Es el párrafo en el que el auditor detalla el estándar o parámetro contra el cual ha medido o comparado la condición. Por lo general, se refiere a la normatividad que regula el asunto. Página 49 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Causa (el por qué ocurrió la condición): Es el párrafo en el que el auditor detalla las razones por las cuales a su juicio ocurrió la condición observada. Es aquello que le dio origen a la condición. Efecto (La diferencia entre lo que es y lo que debió ser): Es la consecuencia real, cuantitativa o cualitativa de la condición descrita. 5.4.15 Recomendaciones. Las recomendaciones no son otra cosa que sugerencias prácticas, objetivas y profesionales que pueden realizar los auditores a la entidad vigilada con el fin de aportar ideas para mejorar o corregir algunas deficiencias encontradas durante la auditoría o revisión de cuentas respecto de los procesos, procedimientos, operaciones o actuaciones desarrolladas. Es necesario que los auditores tengan sumo cuidado al momento de formular las Recomendaciones por las siguientes razones: No todo hallazgo de auditoría amerita una recomendación. Por ejemplo, un hallazgo que determine el incumplimiento de una norma no admite recomendar su acatamiento. Las recomendaciones no son de obligatorio cumplimiento. A los auditores solo les debe interesar que se subsanen las deficiencias detectadas, sin interesar que el resultado haya sido alcanzado en la forma recomendada o por cualquier otra solución o camino. La redacción de las recomendaciones no debe admitir interpretaciones distintas a su verdadera intención. No puede formularse como una orden o mandato puesto que podría entenderse como un acto de coadministración por parte de la Auditoría. Las recomendaciones deben estar encaminadas a contribuir al mejoramiento de las entidades vigiladas. 5.4.16 Consolidación del Informe Preliminar. La consolidación del informe estará bajo la responsabilidad del líder y el grupo de auditores. Página 50 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Esta consolidación se inicia con la realización de una mesa de trabajo para leer y revisar el Informe Preliminar, donde el Director de Control Fiscal, junto con el líder y todo el grupo de auditores deberán ponerse de acuerdo para sugerir los ajustes, modificaciones o complementos que se consideren necesarios para mejorar el informe en su presentación, redacción, comprensión y sustento. Es importante tener en cuenta que todo hallazgo esté debidamente soportado, analizando su materialidad e importancia relativa, con el fin de evitar que se tenga que excluir posteriormente del informe por falta de un buen sustento. Después que los auditores ajusten el informe, el Director de Control Fiscal, revisará cada uno de los temas para verificar su contenido y unificar la redacción. Además, podrá sugerir a los auditores nuevos ajustes, para que luego de impartir su aprobación, el líder consolide el Informe Preliminar. Corresponde al Director de Control Fiscal velar por la uniformidad en la redacción, orden y presentación del informe. 5.4.17. Comunicación del Informe Preliminar y su contradicción. Un paso importante en la etapa de informe de auditoría involucra la comunicación de los resultados de auditoría al representante legal de la entidad vigilada, en cumplimiento del principio de publicidad de las actuaciones administrativas. Para la comunicación del Informe Preliminar deberá realizarse un oficio de remisión, el cual estará firmada por el (la) Contralor(a) Municipal. 5.4.18 Del Derecho a Controvertir el Informe Preliminar Para el ejercicio del derecho de contradicción al Informe Preliminar, se observará el siguiente procedimiento: Comunicado el Informe Preliminar a la entidad auditada, se le concederá un término de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la confirmación del recibido del Informe Preliminar, para que ejerza por escrito el derecho de contradicción. Página 51 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Este plazo podrá prorrogarse, a solicitud de la respectiva entidad auditada, hasta por cinco (5) días hábiles máximo Vale la pena recordar que, trascurrido el término para que la entidad vigilada presente sus observaciones al Informe Preliminar sin que esto haya ocurrido, dicho informe toma el carácter de definitivo el cual deberá ser nuevamente comunicado haciendo énfasis en que “la entidad no presentó observaciones al Informe Preliminar”. 5.4.19 Análisis a la Contradicción de la Entidad Auditada. El análisis a las observaciones planteadas por la entidad vigilada respecto del informe de auditoría preliminar será responsabilidad del líder y del grupo de auditores que lo elaboraron, por consiguiente, dicho documento deberá ser remitido inmediatamente a estos funcionarios para su respectivo estudio. Culminada esta etapa, no habrá oportunidad para corregirlo o modificarlo, adquiriendo el carácter de Informe Definitivo. El estudio de las observaciones, comentarios y aclaraciones que realizó la entidad vigilada al Informe Preliminar se consigna en un capítulo final del informe definitivo, en un cuadro a tres columnas, que contenga la observación del Informe Preliminar, la respuesta correspondiente de la entidad auditada y la conclusión definitiva a la que llega la Contraloría Municipal en cada punto después de analizar la contradicción, ya sea manteniendo la observación, aclarándola, modificándola o retirándola del informe. Este capítulo contendrá, el sustento suficiente y necesario que justifica y soporta, tanto la ratificación de los hallazgos consignados, como cualquier modificación del Informe Preliminar, dándole así su carácter definitivo. Con base en este último capítulo, el equipo de auditores deberá, de ser necesario, ajustar el Informe a lo largo de todos los temas incluido el dictamen. El equipo de auditores, a través de un cuadro consolidado, clasificar los hallazgos, entre positivos y negativos, y estos últimos de acuerdo con la connotación o el tipo de responsabilidad que generan (fiscal, penal, disciplinaria, administrativo sancionatoria o simplemente administrativa). Página 52 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Este cuadro consolidado de hallazgos hará parte del informe definitivo, como Último anexo. 5.4.20 Consolidación del Informe Definitivo. La consolidación del informe definitivo será efectuada por el Líder del grupo auditor. El Director de Control Fiscal velará por la uniformidad en la redacción, orden y presentación del informe. Esta consolidación se inicia con la realización de una mesa de trabajo para leer y revisar el informe definitivo, donde el Director de Control Fiscal junto con el líder y todo el grupo de auditores deberán ponerse de acuerdo para sugerir los ajustes, modificaciones o complementos que se consideren necesarios, basados primordialmente en la revisión del último capítulo que contiene el análisis de la contradicción de la entidad auditada. Después que los auditores ajusten el informe definitivo, como última instancia del Control el Director de Control Fiscal revisará cada uno de los temas para verificar que los ajustes y correcciones acordados se hayan efectuado, para que luego de impartir su aprobación, el líder consolidara el informe definitivo 5.4.21 Comunicación del Informe Definitivo. Para la comunicación del informe definitivo deberá realizarse mediante oficio de remisión, el cual estará firmado por el Contralor Municipal. En esta comunicación se le debe informar a la entidad auditada que cuenta con un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de la comunicación del Informe Definitivo, para que presente el correspondiente Plan de Mejoramiento, respecto de todos y cada uno de los hallazgos negativos. 5.5 CLASIFICACIÓN Y TRASLADO DE HALLAZGOS. 5.5.1 Conceptualización. Conforme a la definición del Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española, hallazgo es la acción y efecto de hallar, verbo que a su vez Página 53 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 significa, entre otras definiciones: descubrir con ingenio algo hasta entonces desconocido; ver, observar, notar; descubrir la verdad de algo; conocer, entender después de una reflexión. Para nuestro ejercicio de auditoría, podemos entonces entender como hallazgo la narración explicativa y lógica de los hechos relevantes, tanto positivos como negativos, detectados en el examen de auditoría, la cual debe incluir el fundamento y evidencia suficiente, conducente, pertinente y útil. Estará estructurada de acuerdo con los atributos de todo hallazgo, como son: condición, criterio, causa y efecto. Como consecuencia del ejercicio del control fiscal es posible que se evidencien situaciones o hechos irregulares (hallazgos negativos) que probablemente puedan generar distintos tipos de responsabilidad (fiscal, disciplinaria, penal, administrativa, etc.), a cargo de los responsables de gestionar la administración, manejo o uso de los recursos públicos. De acuerdo a lo consagrado en el Numeral 24 del Artículo 34 de la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Único Disciplinario, es deber de todo servidor público “Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley.” Es por estas razones que los auditores deben poner en conocimiento de las autoridades competentes cualquier acción u omisión irregular que llegue a evidenciar en el ejercicio auditor 5.5.2 Procedimiento. A lo largo del trabajo de campo, de la elaboración del Informe Preliminar y hasta la consolidación del informe definitivo, los auditores deberán identificar, configurar y fortalecer los hallazgos de auditoría. Éstos deberán presentarse al grupo de auditores en cada una de las mesas de trabajo que se realicen, con el fin de revisarlos y definir su ajuste, exclusión, modificación, profundidad y mejora, de manera que al final del proceso estén depurados y consolidados. Tal como se explicó anteriormente, en el capítulo donde se trató el análisis a la contradicción de la entidad auditada, el equipo de auditores deberá luego, a través de un cuadro consolidado, clasificar los hallazgos, de acuerdo a la connotación o tipo de responsabilidad que generan (fiscal, penal, disciplinaria, administrativo Página 54 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 sancionatoria o simplemente administrativo). Este cuadro consolidado de hallazgos hará parte del informe definitivo, como último anexo. En esta etapa del proceso auditor se deberán seguir los siguientes pasos: ACTIVIDAD CLASIFICACION Y TRASLADO DE HALLAZGOS REVISAR LA CLASIFICACION DE HALLAZGOS DE ACUERDO A LA CONNOTACION DILIGENCIAR EL FORMATO DE TRASLADO DE HALLAZGOS REALIZAR MESA DE TRABAJO DE VALIDACION DEL TRASLADO DE HALLAZGOS AJUSTAR EL TRASLADO DE HALLAZGOS REVISAR Y APROBAR EL TRASLADO DE HALLAZGOS DILIGENCIAR EL CUADRO DE HALLAZGOS CONSOLIDADOS QUE HACEN PARTE DEL INFORME PRELIMINAR Y DEFINITIVO REMITIR EL TRASLADO DE HALLAZGOS RESPONSABLES AUDITORES LIDER Y AUDITORES DIRECTOR DE CONTROL FISCAL Y AUDITORES LIDER Y AUDITORES DIRECTOR DE CONTROL FISCAL LIDER Y AUDITORES DIRECTOR DE CONTROL FISCAL Si con ocasión de los ejercicios de auditoría aparecieren hallazgos que ameriten traslado para iniciar procesos de responsabilidad fiscal, administrativos sancionatorios, penales o disciplinarios, el Director de Control Fiscal, deberá dar traslado de los hechos a la autoridad competente. 5.6 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO 5.6.1 Conceptualización. El Plan de Mejoramiento es el documento en el cual se plasman los compromisos asumidos por la entidad auditada, para mejorar sus procesos y procedimientos misionales y administrativos, a partir de los hallazgos planteados en los informes de auditoría. Página 55 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 Este Plan es el documento más importante para lograr el mejoramiento continuo de los entes vigilados, cuyo éxito no solo depende de su ejecución, sino, en gran medida, de su previa revisión, ajuste y aprobación por parte de la Contraloría Municipal de Soacha. Al respecto es importante establecer la diferencia entre corrección, acción correctiva y acción preventiva. Corrección es aquella acción que se realiza para enmendar lo errado o defectuoso, es decir, la que corrige en concreto el hecho irregular o negativo. Acción correctiva es la que se realiza para eliminar la causa de las irregularidades que se han presentado y han sido detectadas, con el fin de prevenir que a futuro vuelvan a ocurrir . Acción preventiva es la que se realiza para eliminar la causa de las irregularidades que potencialmente pueden llegar a darse, con el fin de prevenir su ocurrencia futura. Si bien la corrección es una acción necesaria, en muchos casos no es posible hacerla; por ejemplo, una errada contabilización siempre será susceptible de ajuste, en cambio, firmar y ejecutar un contrato sin disponibilidad presupuestal es un error que nunca se podrá corregir. A diferencia de la corrección, la acción correctiva siempre será posible, porque lo que busca no es eliminar el error, sino la causa del mismo, para que dicha circunstancia no vuelva a suceder. Dado que del ejercicio auditor, entre otros resultados, se obtiene la determinación de hallazgos negativos, independientemente de su incidencia o tipo de responsabilidad generada; el Plan de Mejoramiento respectivo tendrá como finalidad el planteamiento de acciones correctivas para cada uno de ellos, pues se trata de que la entidad vigilada mejore a futuro de forma sostenible en el estricto cumplimiento de sus procesos y procedimientos. Sin embargo, vale la pena aclarar que ello no impide que también se formulen correcciones donde es posible y acciones preventivas a iniciativa de la entidad vigilada. Para una mejor ilustración podemos retomar los ejemplos anteriores y decir que: Página 56 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 La errada contabilización por uso inadecuado de la cuenta contable, es un hallazgo negativo de tipo administrativo, el cual admite un ajuste contable en cualquier momento (corrección); además, también es procedente plantear acciones correctivas para que a futuro no se vuelvan a utilizar inadecuadamente las cuentas contables en general, lo que se puede lograr a través de capacitaciones, revisiones periódicas, establecimiento de puntos de control, supervisiones, etc. En el caso de la firma y ejecución de un contrato sin respaldo presupuestal, estamos ante un hallazgo de tipo disciplinario, por la flagrante violación de normas presupuestales y contractuales, que conlleva el posterior reconocimiento y pago de hechos cumplidos, por lo cual debe darse el correspondiente traslado ante la autoridad disciplinaria competente. A diferencia del anterior caso, esta irregularidad no es susceptible de corrección, pero si del planteamiento de acciones correctivas que ataquen el origen del hecho irregular. Como el Plan de Mejoramiento es el cúmulo de compromisos adquiridos por la entidad vigilada, éstos se deben cumplir en un determinado momento, por lo que frente a cada hallazgo negativo debe formularse una o varias acciones correctivas; a su vez, cada acción debe tener determinado como mínimo un responsable, un término para su ejecución, una meta cuantificable y un indicador para medir su cumplimiento. Las acciones contenidas en el Plan de Mejoramiento se podrán acordar para ejecutarlas a tres (3) y/o seis (6) meses y/o un (1) año de acuerdo a la complejidad de cada una de ellas. Las acciones del Plan de Mejoramiento incumplidas, total o parcialmente deberán ser incluidas en el nuevo Plan de Mejoramiento a ser suscrito. 5.6.2 La Revisión del Plan de Mejoramiento. Es la principal función de la Contraloría, pues de ella depende su éxito. De poco o nada sirve un Plan de Mejoramiento con acciones correctivas que no van a poner remedio al origen de las inconsistencias. Aprobar un plan en estas condiciones es más perjudicial que no contar con dicho plan, pues solo después de su ejecución y posterior seguimiento es que nos vamos a dar cuenta que lo planteado no sirvió, perdiendo de esta forma mucho tiempo por demás valioso, para continuar igual o peor que al momento en que se detectaron las irregularidades. Página 57 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 La aprobación del Plan de Mejoramiento se debe impartir solo cuando se esté seguro que las acciones correctivas, junto con su cronograma de ejecución, metas e indicadores, son razonablemente lógicas y posibles y que en efecto conllevan un alto grado de probabilidad de éxito en la mejora continua de la entidad vigilada. 5.6.3 El Seguimiento del Plan de Mejoramiento. Pretende verificar, además del cumplimiento del mismo tal como se planteó, el grado de efectividad en la mejora continua de la entidad vigilada. Este seguimiento debe realizarse en la siguiente auditoría que se programe, a menos que por razones justificadas deba realizarse antes, a través de una visita especial. Una vez presentado el Plan de Mejoramiento por parte de la entidad auditada, lo cual deberá suceder dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la entrega del Informe Definitivo de la auditoría practicada, el Director de Control Fiscal designará los grupos de trabajo y el líder que efectuarán la revisión correspondiente. En lo posible debe ser exactamente el mismo grupo que efectuó la auditoría. En el evento que la entidad vigilada no presente el respectivo Plan de Mejoramiento, o no lo haga en la oportunidad antes mencionada, se deberá realizar el traslado que corresponda para imponer las sanciones conforme a lo establecido en el Artículo 101 de la Ley 42 de 1993. El plazo para presentar el Plan de Mejoramiento es improrrogable, excepto cuando existan razones de fuerza mayor o caso fortuito debidamente probadas; en todo caso esta prórroga excepcional no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles y se deberá solicitar por parte del ente auditado con cinco (5) días hábiles antes de vencerse el plazo estipulado por la Contraloría. A continuación, recibido el Plan de Mejoramiento, el grupo de auditores lo revisará, principalmente desde el punto de vista de su eficacia. Producto de esta evaluación se presentarán las observaciones del caso, las cuales serán discutidas en mesa de trabajo para su validación. Una vez ajustadas las observaciones al Plan, el líder deberá consolidarlas en un documento, que será presentado al Director de Control Fiscal para su aprobación y remisión a la entidad vigilada, con el fin de que realice los ajustes que correspondan. Para la revisión del Plan de Mejoramiento hasta la remisión de las observaciones a que haya lugar, el grupo auditor contará con un plazo máximo de Página 58 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 ocho (8) días hábiles. Recibido nuevamente el Plan, dentro del plazo que le haya sido concedido a la entidad vigilada, el cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles, los auditores deberán verificar los ajustes y correcciones solicitadas para poder emitir la conformidad del mismo y en mesa de trabajo se deberá acordar su aprobación y salvedades. El líder consolidará el documento y lo presentará al Director de Control Fiscal para su aprobación y remisión a la entidad vigilada, con el fin que inicie su ejecución. Desde la recepción del Plan corregido y ajustado, hasta la comunicación de su aprobación, el grupo auditor contará con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. Vale la pena recordar que en este tema, también operan los traslados de tipo administrativo sancionatorio, ante la no presentación del Plan de Mejoramiento, su presentación fuera de los términos establecidos, la renuencia a efectuar los ajustes solicitados por la Contraloría Municipal de Soacha y, en general, por cualquier acción u omisión que se pueda enmarcar dentro de las causales contempladas en el Artículo 101 de la Ley 42 de 1993. En conclusión, la etapa de presentación y/o ajuste del Plan de Mejoramiento no es, de ninguna manera, una instancia para controvertir el informe de auditoría, solamente es un espacio para proponer soluciones ante las irregularidades detectadas, a través de la formulación de acciones correctivas La Entidad auditada remitirá a la Contraloría un informe de avance, cada seis (6) meses contados a partir de la aprobación del Plan de Mejoramiento, este plazo es improrrogable. Este informe de avance le será entregado para su análisis al nuevo grupo de auditoría que haya sido designado para desarrollar el nuevo ejercicio, por parte del Director de Control Fiscal Revisado el Plan de Mejoramiento, el grupo auditor deberá emitir las observaciones que estime convenientes, con el fin de que éstas sirvan de insumo y direccionamiento para la planeación del nuevo proceso auditor. De esta forma se cierra el ciclo y comienza la ejecución del nuevo Plan General de Auditorías – PGA. Página 59 de 60 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOACHA NIT 832.000.669-5 5.8 TRATAMIENTO DE SITUACIONES ESPECIALES. Cuando se presenten situaciones que no estén previstas en el presente manual, el Director de Control Fiscal remitirá al Despacho del Contralor (a) comunicación exponiendo la situación presentada, quien indicará el procedimiento a seguir o impartirá las instrucciones que correspondan, de lo cual deberá dejarse la respectiva evidencia documental. Del presente Manual hacen parte los siguientes documentos: ANEXO 01 CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO DE LAS CUENTAS y ANEXO 02; MANUAL DE AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN. La presente Guía puede ser consultada en: http://www.contraloriasoacha.gov.co/control_fiscal.htm Elaboró: María Pilar Beltrán O, Técnico Operativo. Revisó: Héctor Bello Gómez, Director Operativo de Control Fiscal Aprobó: MARÍA EVELIA CUBILLOS GONZALEZ, Contralora Municipal. Página 60 de 60
© Copyright 2024 ExpyDoc
