PlanAnticorrupcion2015 - Area Metropolitana del Valle de Aburra

1
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL USUARIO AÑO 2015
El Área Metropolitana del Valle de Aburra dando cumplimiento a los dispuesto en la ley 1474 de 2011 y a las disposiciones del Departamento Administrativo de
la Función Publico, presenta el Plan Anticorrupción y de Atención al Usuario.
PRIMER COMPONENTE – Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo.
Mapa de Riesgos
Misión: Liderar el desarrollo sostenible del Valle de Aburrá mediante la articulación de la sociedad metropolitana y su entorno en sus cuatro frentes de
Planificador territorial, Autoridad ambiental en la zona urbana de los municipios socios del Valle de Aburrá, autoridad de transporte masivo y metropolitano y
ejecutor de obras metropolitanas.
Proceso
Objetivo
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
Direccionamiento Inaplicabilidad
a
los
Estratégico (Alta principios del Código de 1
Dirección)
Buen Gobierno
Concentracción de autoridad o
Posible
exceso de poder
Cumplimiento
del
Direccionamiento
Subsistema
de
Control
Estratégico (Alta
2
Estratégico
del
Modelo
Dirección)
Estandar de Control Interno
Concentracción de autoridad o
Posible
exceso de poder
Direccionamiento Carencia de Código
Estratégico (Alta Buen
Gobierno
y
Dirección)
aplicación efectiva
Amiguismo y clientelismo
de
su 3
Posible
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
Alta Dirección
Aplicar el codigo de buen Gestión
Reducir el riesgo gobierno con la normatividad Organizacional
interna externa.
Financiera
Subdirecciones
Alta Dirección
Aplicación permanente y efectiva
Gestión
Preventivo
de normatividad interna y externa,
Reducir el riesgo
Organizacional
fomentando
la
cultura
del
Financiera
autocontrol.
Subdirecciones
Subsistema de
Alta Dirección
Control
de
Aplicación permanente y efectiva Gestión
Gestión
Reducir el riesgo de
normatividad
interna
y Organizacional
implementado
divulgacion periodica.
Financiera
efectivamente
Subdirecciones
Preventivo
y
y
y
2
Proceso
Objetivo
Financiero
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
Manipulación de datos por
falta
de
seguridad
1
tecnológica y
deficiencias en el control.
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
Desvío de recursos físicos y
Posible
económicos de la Entidad.
Preventivo
Evitar el riesgo
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
- Auditorias internas y externas,
cruces
y
conciliación
de
información.
Capacitar
y
actualizar
permanentemente al equipo de
trabajo que ejecuta el proceso en
la normatividad vigente, en los
procesos y procedimientos de la
Entidad.
- Verificación de saldos al cierre
de cada periodo y toma física de
Inventarios.
- Realizar análisis y conciliación
de la información generada en el
área de Bienes vs Información
Contable.
Conciliación
bancaria,
verificación de saldos en Caja y Equipo de trabajo
Bancos,
y Arqueos de caja Gestión Financiera
menor.
- Realizar análisis y conciliación
permanente de la información
generada con ocasión de la
ejecución de los recursos en
Bancos y de la caja menor.
'- Control de IP para que los pagos
solamente puedan realizarse del
computador del pagador o del
Tesorero General, así como una
clave adicional para acceder a
dichos computadores.
- Control para girar los cheques,
los cuales deben tener dos firmas,
dos sellos secos y un protector.
3
Proceso
Objetivo
Financiero
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
Deficiencia
en
programación de pagos
la
2
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
Favorabilidad en los pagos por
conflictos
de
interés sin Posible
respetar el derecho de turno.
Preventivo
Evitar el riesgo
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
- Prelación en los pagos, en virtud
del numeral 10 del artículo 41 de
la Ley 80 de 1993, adicionado por
el artículo 19 de la Ley 1150 de
2007, a partir del ingreso de estos
documentos a la Oficina de
Contabilidad y Presupuesto de la
Subdirección
de
Gestión
Administrativa y Financiera, ya
que con dicho ingreso se entiende Equipo de trabajo
que la factura o documento Gestión Financiera
equivalente cumple con todos los
requisitos para liquidación y pago.
- Aplicación permanente y efectiva
de normatividad interna
- Claúsulas pre establecidas de
carácter obligatorio en la forma de
pago del contrato.
Programación
de
pagos
establecida en la Resolución.
Incumplimiento de las metas de
recaudo en recuperacion de
cartera.
Financiero
Inadecuado seguimiento y
3
control a la gestión de cobro
Posible
Favorecimiento a terceros por
la caducidad de la acción de
cobro
Preventivo
Evitar el riesgo
- Capacitar al personal para el
adecuado
y
cualificado
desempeño de las acciones de
cobro.
Fortalecer los recursos de
sistemas de informacion, software, Equipo de trabajo
hardware, físicos y humanos de Tesorería
adecuados para llevar a cabo los
procesos.
- Fortalecer las acciones de cobro
y el seguimiento continuo a las
mismas.
4
Proceso
Objetivo
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
Financiero
Deficiencia en la facturación
del ingreso de usuarios al
4
Parque Metropolitano de las
Aguas.
Permitir el ingreso de algún
usuario sin el cumplimiento de
las condiciones establecidas y
Posible
realizar el cobro de su ingreso
sin que el mismo pase por la
taquilla respectiva.
Preventivo
Contratación
Falta de planeación en la
contratacion
para
la
1
ejecución de proyectos u
obras.
Estudios
previos
factibilidad
Posible
Preventivo
Interés en direccionar la
2
contratación
Estudios
previos
o
de
factibilidad manipulados por
personal interesado en el futuro
proceso
de
contratación
Posible
(estableciendo
necesidades
inexistentes o aspectos que
benefician a una firma en
particular)
Preventivo
Contratación
o
de
SEGUIMIENTO
Acciones
- Control de acceso fortalecido
con el montaje de torniquetes
integrados
al
sistema
de
facturación para que una vez se
registre la venta se permita el
ingreso al Parque Metropolitano de
las Aguas.
Evitar el riesgo
- Realizar arqueos permanentes
para el control del efectivo por
parte de la Tesorería General y la
Oficina
de
Contabilidad
y
Presupuesto.
- Control de la facturación con
herramientas tecnológicas.
Continuar con capacitaciones
permanentes
y
constante
actualización en los cambios
normativos. Continuar con las
Reducir el riesgo reuniones periódicas de los
Comités Asesor y Evaluador, del
Precomité jurídico, del Comité de
Contratación y Compras, del
Comité de Dirección
Adquirir conocimiento y continuar
con la divulgación de los principios
de la contratación estatal a través
de los grupos de estudio
establecidos
para
este
fin.
Reducir el riesgo
Exponer las necesidades de
contratación enviadas ante los
diferentes
Comités
de
Contratación y de Dirección de la
Entidad
Responsable
Equipo de trabajo
Parque
de
las
Aguas
Secretaría General
Secretaría General
5
Proceso
Objetivo
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
Direccionamiento Inaplicabilidad
a
los
Estratégico (Alta principios del Código de 1
Dirección)
Buen Gobierno
Concentracción de autoridad o
Posible
exceso de poder
Cumplimiento
del
Direccionamiento
Subsistema
de
Control
Estratégico (Alta
2
Estratégico
del
Modelo
Dirección)
Estandar de Control Interno
Concentracción de autoridad o
Posible
exceso de poder
Direccionamiento Carencia de Código
Estratégico (Alta Buen
Gobierno
y
Dirección)
aplicación efectiva
Contratación
Contratación
de
su 3
Amiguismo y clientelismo
Posible
Preventivo
Reducir
Preventivo
Reducir
Subsistema de
Control
de
Gestión
Reducir
implementado
efectivamente
Interés en direccionar la
3
contratación
Pliegos de condiciones hechos
a la medida de una firma en Posible
particular
Preventivo
Reducir
Favorecimiento a terceros
4
en la contratación
Disposiciones establecida en
los pliegos de condiciones que
permiten direccionar a los Posible
procesos hacia un grupo en
particular.
Preventivo
Reducir
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
Alta Dirección
Aplicar el codigo de buen Gestión
el riesgo gobierno con la normatividad Organizacional
y
interna externa.
Financiera
Subdirecciones
Alta Dirección
Aplicación permanente y efectiva
Gestión
de normatividad interna y externa,
el riesgo
Organizacional
y
fomentando
la
cultura
del
Financiera
autocontrol.
Subdirecciones
Alta Dirección
Aplicación permanente y efectiva Gestión
el riesgo de
normatividad
interna
y Organizacional
y
divulgacion periodica.
Financiera
Subdirecciones
Adquirir conocimiento y continuar
con la divulgacion de los principios
de la contratacion estatal a traves
de los grupos de estudio
establecidos
para
este
fin.
el riesgo
Secretaría General
Exponer las necesidades de
contratación enviadas ante los
diferentes
Comités
de
Contratación y de Dirección de la
Entidad
Adquirir conocimiento y continuar
con la divulgacion de los principios
de la contratacion estatal a traves
de los grupos de estudio
Gestión
de
el riesgo establecidos para este fin. Unificar
Contratos
criterios en los estudios previos y
pliegos
de
condiciones
dependiendo
del
objeto
a
contratar.
6
Proceso
Objetivo
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
Contratación
Favorecimiento a terceros
5
en la contratación
Adendas
que
cambian
condiciones
generales
del
Posible
proceso para favorecer a
grupos determinados
Preventivo
Adquirir conocimiento y continuar
con la divulgacion de los principios
Gestión
Reducir el riesgo de la contratacion estatal a traves
Contratos
de
los
grupos
de
estudio
establecidos para este fin.
Contratación
Uso
indebido
de
contratación estatal
6
Urgencia manifiesta inexistente Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
7
Contratar
con
empresas
ficticias,
las
cuales
son
especialmente creadas para
participar
en
procesos
Posible
especificos, que no cuentan
con experiencia pero si con
musculo financiero de la
contratacion.
Preventivo
1
Sistemas
de
Información
suceptibles de manipulación o Posible
adulteración
Preventivo
Entrega inadecuada de
documentos de todos
procesos de la Entidad
Preventivo
Contratación
Interés en direccionar
contratación
Información
y Falta
de
Documentación
seguridad
políticas
la
la
de
Falta de conocimiento y
aplicación
de
la
normatividad, políticas y
Información
y procedimientos
2
Documentación
documentales a nivel de la
Entidad.
-Falta
de
directrices para la entrega
de informacion.
los
los Posible
Planeación de la Contratación
Previsión de Riesgos
Gestión
Diagnóstico situacional de riesgos Contratos
al inicio de la gestión
Solicitar en los pliegos de
condiciones los requisitos que
garanticen la idoneidad de los
participantes de los procesos de
contratación.
Verificar
los
Gestión
Reducir el riesgo documentos de los proponentes a
Contratos
nivel de los entes de Control y
aplicar las exigencias de las
normas existentes relacionadas
con
los
aspectos
técnicos,
jurídicos y financieros.
-Implementación de standares de
seguridad para las bases de datosRealizar Auditoria a nivel de
Sistemas
Reducir el riesgo Oracle de las bases de datos. Información
Documentar los estandares. Salvaguardar todas las claves del
sistema.
Reducir el riesgo
Implementación de standares y
politicas en la aplicación de la
gestión documental y la prestación
del servicio a la ciudadanía
de
de
de
de
Lider de sistemas
de información
Coordinador
de
ATU,Archivo y CID
7
Proceso
Objetivo
Gestión
Información
(Soporte)
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
de Falta de entrenamiento o
inducción en los standares 3
informáticos
No aplicación de los standares
Posible
informáticos
Preventivo
Servicio
de Personal no calificado ni
Información
y cualificado
para
la 1
Documentación
prestación del servicio
Insatisfacción de los usuarios
frente
a
la
calidad
y
Posible
oportunidad en la entrega de
información
Preventivo
Investigación
Sanción
y Interes en
terceros
Investigación
Sanción
y
Investigación
Sanción
favorecer
a
1
Interes en favorecer a
terceros o negligencia del 2
funcionario público
y Interés propio o a favorecer
3
a terceros
Fallos amañados
Posible
Dilatación de los procesos con
el propósito de obtener el
Posible
vencimiento de términos o la
prescripción del mismo
Desconocimiento de la ley
mediante
interpretaciones
subjetivas de las normas Posible
vigentes para evitar o postergar
su aplicación
Preventivo
Preventivo
Preventivo
SEGUIMIENTO
Acciones
Capaitación
e
inducción
permanente en los standares
informáticos y demás procesos de
la Entidad
Capacitar, cualificar y evaluar al
personal
que
impacta
Reducir el riesgo
directamente la prestación del
servicio
Reducir el riesgo
Responsable
Sistemas
de
Información
Interventor y
Talento Humano
Talento Humano
Adecuado agotamiento de cada
una de las etapas de los diferentes
procesos sancionatorios.
Revisión y aprobación del acto
administrativo por parte del Jefe
Investigación
Reducir el riesgo de la Oficina Asesora Jurídica
sanciones
respectiva y del Subdirector
encargado. Revisión permanente
de los procedimientos del Sistema
de Gestión Integral conforme la
normatividad vigente.
Adecuado agotamiento de cada
una de las etapas de los diferentes
Investigación
Reducir el riesgo procesos sancionatorios dentro de
sanciones
los términos legales.
Acatamiento de la norma, los
conceptos,
lineamientos,
y
directrices producto de los análisis
realizados en los diferentes grupos
de estudios y capacitaciones que Investigación
Reducir el riesgo
realiza la entidad. Adicionalmente sanciones
se revisa y aprueba el acto
administrativo por los Jefes de las
Oficinas Asesoras Jurídicas y los
Subdirectores delegados.
y
y
y
8
Proceso
Objetivo
y
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
Investigación
Sanción
y Desconocimiento
de
preceptos normativos
Investigación
Sanción
y
los
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización Tipo de Control del Riesgo
4
Exceder las facultades legales
Posible
en los fallos
Preventivo
Reducir el riesgo
Favorecimiento a terceros
5
Exigir y/o recibir dádivas a
acambio de
beneficios a Posible
terceros
Preventivo
Reducir el riesgo
Actividades
regulatorias
Favorecimiento a terceros
1
Decisiones
ajustadas
intereses particulares
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Actividades
regulatorias
Favorecimiento a terceros
2
Trafico
de
influencias
(
Posible
amiguismo, persona influyente)
Preventivo
Reducir el riesgo
Actividades
regulatorias
Favorecimiento a terceros
3
Inadecuada liquidación nómina
empleados
por
aplicación Posible
incorrecta de la normatividad
Preventivo
Reducir el riesgo
a
SEGUIMIENTO
Acciones
Contratación de personal idóneo,
capacitación del personal existente
y adicionalmente se revisa y
aprueba el acto administrativo por
los Jefes de las Oficinas Asesoras
Jurídicas y los Subdirectores
delegados.
Observancia de los principios que
orientan el ejercicio de la función
pública. Respeto y acatamiento del
manual
de
funciones
y
capacitación en las jornadas de
inducción y reinducción
Acatamiento de la norma, los
conceptos,
lineamientos,
y
directrices producto de los análisis
realizados en los diferentes grupos
de estudios y capacitaciones que
realiza la entidad. Adicionalmente
se revisa y aprueba el acto
administrativo por el Secretario
General y el Líder de Gestión
Humana.
Acatamiento de la norma, los
conceptos,
lineamientos,
y
directrices de la entidad en
materia
de
vinculación
de
personal.
Verificación
del
cumplimiento del perfil y los
requisitos establecidos en el
respectivo
manual
para
el
desempeño del empleo.
Acatamiento de la norma, los
conceptos,
lineamientos,
y
directrices de la entidad en
materia de liquidación de salarios,
prestaciones sociales, seguridad
social y parafiscales.
Responsable
Investigación
sanciones
y
Investigación
sanciones
y
Oficina
Auditoría
Interna y Líder del
Proceso
Oficina
Auditoría
Interna y Líder del
Proceso
Oficina
Auditoría
Interna y Líder del
Proceso
9
Proceso
Objetivo
y
Actividades
regulatorias
Causas
IDENTIFICACIÓN
Riesgos
No. Descripción
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ANÁLISIS
Probabilidad de Valoración
Administración
Materialización
Tipo de Control del Riesgo
Favorecimiento a terceros
4
Exigir y/o recibir dádivas a
Posible
acambio beneficios a terceros
Preventivo
Tramites
y/o
servicios internos Favorecimiento a terceros
y externos
1
Trafico
de
(amiguismo,
influyente)
Preventivo
Reconocimiento
de un derecho,
como
la
expedición
de
Licencias
y/o
permisos
Reconocimiento
de un derecho,
como
la
expedición
de
Licencias
y/o
permisos
Reconocimiento
de un derecho,
como
la
expedición
de
Licencias
y/o
permisos
influencias
persona Posible
Carencia
de
aplicación
efectiva de protocolos y
procedimientos
para
el 1
otorgamiento de permisos y
licencias ambientales
Obstaculizar injustificadamente
el otorgamiento de una licencia Posible
o permiso
Existencia
de
procedimientos y protocolos
confusos, desactualizados y 2
que no están al alcance de
los usuarios
Ofrecer beneficios económicos
para acelerar la expedición de
una
licencia
o
para
su Posible
obtención sin el cumplimiento
de todos los requisitos legales
Mecanismos
de
control
ineficaces
e
inoportuno
3
seguimiento
a
los
procedimientos internos.
Preventivo
Tráfico
de
(amiguismo,
influyente)
influencias
persona Posible
SEGUIMIENTO
Acciones
Observancia de los principios que
orientan el ejercicio de la función
pública. Respeto y acatamiento del
Reducir el riesgo
manual
de
funciones
y
capacitación en las jornadas de
inducción y reinducción.
Acatamiento de la norma, los
conceptos,
lineamientos,
y
directrices de la entidad en el
Reducir el riesgo trámite de las solicitues que se
presentan. Respeto del derecho
de
turno
conforme
la
Ley
antitrámites
Seguimiento y aplicación de los
protocolos y procedimientos para
la expedición de licencias o
Reducir el riesgo
permisos. Impulso de los trámites
a través Sis tema de Información
Metropolitano
Responsable
Actividades
regulatorias
Actividades
regulatorias
Actividades
regulatorias
Aplicación permanente y efectiva
de protocolos y procedimientos Actividades
para la expedición de permismos y regulatorias
licencias ambientales
Preventivo
Reducir el riesgo
Preventivo
Sistema
de
Información
Metropolitana
Página
WEB
Institucional.
Aplicación
permanente
y
efectiva
de
mecanismos
de
control
y
seguimiento
oportuno
a
los
procedimientos para la expedición
de
permismos
y
licencias
ambientales. Revisión permanente Actividades
Reducir el riesgo
de los procedimientos del Sistema regulatorias
de Gestión Integral conforme la
normatividad vigente.
-No se debe suministrar a los
externos el numero de la extencion
de los abogados, para impedir un
contacto directo y que todo se
resuelva
mediante
funcionario
ATU.
10
SEGUNDO COMPONENTE – Estrategia Anti trámites
La entidad en cumplimiento a lo establecido en el Decreto 019 de 2012, tiene los diferentes comités de contratación para el análisis y aprobación de la relación
contractual que se surte en la misma, además de un permanente análisis de todas las disposiciones legales que la reglamenta; Por lo anterior realiza las siguientes
actividades:
Continúa verificando y dando aplicación a las normas y procedimientos establecidos en el sistema de gestión integral en materia contractual, conforme al pliego
de condiciones en los siguientes aspectos:

Certificado de Antecedentes Fiscales (Representante legal, socios y empresa de cada uno de los proponentes).

Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Representante legal, socios y empresa de cada uno de los proponentes).

Antecedentes Judiciales del representante Legal o proponente en caso de persona natural.
Estos documentos ahora son consultados por la Entidad a través de internet.
Es de precisar que:

De conformidad con el artículo 220 del Decreto 19, se realiza en una misma audiencia la aclaración de pliegos y de revisión y asignación de riesgos.
TERCER COMPONENTE – Rendición de Cuentas
La Entidad dando cumplimiento al artículo 267 de la Constitución Política y a la Resolución 2013500001807 del 5 diciembre de 2013 de la Contraloría General
de Antioquia Artículo 41-42-43-44-45, presenta informes de Rendición de Cuentas a los siguientes públicos:
11
Órganos de control y vigilancia.
Junta Metropolitana.
Comunidad (página gestión transparente, medios de comunicación, página web y audiencia pública para rendición de cuentas de la gestión anual).
CUARTO COMPONENTE – Mecanismos de atención al ciudadano
La entidad para la atención al ciudadano continúa utilizando los siguientes mecanismos:
Ventanilla Única Virtual: Dentro de esta página se unificaron todos los trámites y servicios en línea; Además la entidad cuenta con ventanilla única
física de atención a la ciudadanía en general, apoyado en herramientas de trabajo como: el sistema Sentry y calificador de servicios.
Servicios De Información Al Ciudadano: Para la atención a los ciudadanos del Área Metropolitana del Valle de Aburrá se dispone de los siguientes
servicios:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Trámites y Servicios
Rendición de Cuentas
Contratación en Línea
Pagos en línea
Trabaje con nosotros
Peticiones, Quejas y Reclamos
Denuncie
Sistemas de Información del IDEAM
Servicio de atención en línea
Suscripción a Servicios de Información
Escríbale al director
Contáctenos
Preguntas y Respuestas Frecuentes
12
•
•
Glosario
Ayudas para navegar el sitio
Redes Sociales: Se cuenta con las siguientes herramientas de acceso para el ciudadano: Chat, blog, foro, programa de radio y T.V., calendario de eventos,
conectividad Facebook, conectividad twitter, YouTube, zona de multimedia.
Meta portal: Se implementó una herramienta que contiene toda la información de los municipios que conforman el Área Metropolitana del Valle de
Aburra para mejorar la interacción con los ciudadanos.
Democracia En Línea: Información relacionada con la participación activa y colectiva de los ciudadanos en las diferentes propuestas, incentivos e
informes que la administración de cada Alcaldía brinda para el monitoreo continuo de su gestión.
La entidad viene dando cumplimiento a las normas, procesos y procedimientos establecidos bajo el Sistema de Gestión Integral, aplicando estrategias de lucha
contra la corrupción, buscando la transparencia con eficiencia y eficacia de la gestión, utilizando mecanismos de divulgación y rendición de cuentas apoyados en
las tecnologías de información.

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