Asignación de Activos

DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
ASIGNACIÓ N DE ACTIVO S
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-01-02
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Ingreso de activos
Fec ha publicación
23/04/2015
Tipo Documento
Descripción de
Actividades
1. Lineamientos

Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 10 días hábiles.
2. Diagrama de flujo
3. Descripción de actividades
Entrada
Altas de activos fijos
P roveedor
Unidad Académica / Unidad Administrativa
Salida
Plaqueteo y asignación de activos fijos
Cliente
Unidad Académica / Unidad Administrativa
No.
Ac tividad
Desc ripc ión
Responsable
Sistema
El área de Activos Fijos
consulta a diario en SAP el
reporte de altas de activos
fijos con la transacción
S_ALR_87011964
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
SAP-AM
SAP-AM
1
Consultar
activos dados
de alta.
2
Imprimir
códigos de
barras
Se imprimen los códigos de
barras de las altas de activos
fijos con la transacción
ZS_ALR_87010137.
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
3
Coordinar con
el responsable
el plaqueteo
del activo
El área de Activos Fijos
coordina con el responsable,
el día y la hora para el
plaqueteo del activo y
verificación de la información
del mismo.
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
4
Colocar código
de barras
5
Actualizar
El área de Activos Fijos
procede a adherir el código de
barras, verificando los datos
del activo referente a:
descripción específica del
mismo, marca, modelo, serial,
ubicación física, número de
identificación del responsable,
nombre del responsable y/o
centro de costo responsable.
La información que es
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
Auxiliar de
SAP-AM
Doc umentos
DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
ASIGNACIÓ N DE ACTIVO S
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-01-02
información
del activo
4.
6
Generar Acta
de Activos Fijos
por Alta
7
Enviar Acta de
Activos Fijos
por Alta al
responsable
8
Informar la
aceptación del
Acta de Activos
Fijos por Alta
9
Notificar la
aceptación del
Acta de Activos
Fijos por Alta
10
Archivar
soporte
11
Informar al
área de
Mantenimiento
Aprobación
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Ingreso de activos
Fec ha publicación
23/04/2015
verificada físicamente se
actualiza en SAP con la
transacción AS02
El área de Activos Fijos
genera en SAP el Acta de
Activos Fijos por Alta con la
transacción ZFI002.
Se envía al usuario
responsable por correo
electrónico el Acta de Activos
Fijos por Alta. El envío de este
documento se realiza desde la
cuenta de correo
[email protected]
El responsable debe confirmar
por correo electrónico la
aceptación u observaciones
del Acta de Activos Fijos por
Alta en un tiempo máximo de
(5) cinco días hábiles.
Si se cumplen los días
estipulados y el responsable
no ha dado respuesta al
documento, el área de Activos
Fijos enviará un correo
indicando que se da por
aprobada la información
contenida en dicho
documento.
Cuando se recibe el correo de
aceptación o se notifica al
responsable la aceptación del
Acta de Activos Fijos por Alta,
se archiva el soporte
electrónico y el documento de
Acta según indicaciones de
Gestión Documental.
Mensualmente se envía al
área de Mantenimiento un
reporte de las altas de activos
fijos que estén que estén
sujetos a clase de
mantenimiento.
Tipo Documento
Descripción de
Actividades
Inventario de
Activos Fijos
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
SAP-AM
Acta de Activos
Fijos por Alta
DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
ASIGNACIÓ N DE ACTIVO S
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-01-02
Elaboró
Revisó
Aprobó
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Cargo
Ingeniero de
Procesos
Coordinador de
procesos
Jefe de Compras y
Activos Fijos
Nivel 2
Ingreso de activos
Fec ha publicación
23/04/2015
Tipo Documento
Descripción de
Actividades
Nombre
Fecha
Nicolás Montaño
07/03/2015
Alberto Poveda
10/03/2015
Paola Andrea García
14/04/2015

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