Reutilización de Bienes y/o Activos Fijos

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REUTILIZACIÓN DE BIENES Y/O ACTIVOS FIJOS
Macroproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-03
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades de Activos
Fecha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
1. Lineamientos

Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 15 días hábiles.
2. Diagrama de flujo
3. Descripción de actividades
Entrada
Necesidad de reutilización de un bien
Proveedor
Unidad Académica, Unidad Administrativa.
Salida
Entrega del bien a la Unidad solicitante
Cliente
Unidad Académica, Unidad Administrativa.
No.
Actividad
Descripción
Responsable
1
Consultar la
disponibilidad
del bien o
activo fijo
La Unidad Académica o
Administrativa verifica la
disponibilidad de bienes para
reutilización telefónicamente o
personalmente
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
2
Revisar los
bienes o
activos
disponibles en
Almacén
La Unidad se desplaza hasta el
Almacén General para verificar el
estado de los mismos físicamente
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
3
Escoger el bien
y diligenciar el
Reporte de
Novedades
4
Una vez se escoge el bien a
reutilizar, la Unidad diligencia el
formato de Reporte de
Novedades de Activos Fijos,
independientemente de que el
bien sea activo fijo o no.
El Formato de Reporte de
Novedades de Activos Fijos debe
ser enviado como archivo adjunto
al correo
Enviar formato [email protected] con
de Reporte de
copia al jefe inmediato que
Novedades
autoriza la novedad. En el
formato se debe diligenciar si se
requiere apoyo de Seguridad y
Servicio Básicos para el traslado
de los bienes.
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
Sistema
Documentos
FOR-27-2-02-01
Reporte
Novedades de
Activos Fijos
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REUTILIZACIÓN DE BIENES Y/O ACTIVOS FIJOS
Macroproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-03
5
6
7
8
9
10
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades de Activos
Fecha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
Los Reportes de Novedades en
los cuales solicitan apoyo de
Enviar correo a Seguridad y Servicios Básicos para
Seguridad y
traslado, son reenviados por
Servicios
correo electrónico a dicha área
Básicos
con el asunto “Novedades de
Activos Fijos No. XXX”, según el
consecutivo asignado.
Seguridad y Servicios Básicos
programa el servicio en un
tiempo máximo de (3) tres días
Coordinar
hábiles. Y a continuación se
traslado
realiza el traslado del total de
activos y/o bienes que se haya
solicitado.
Si el bien objeto de reutilización
es un activo fijo, el área de
Actualizar la
Activos Fijos procede a verificarlo
información de
físicamente y a actualizar la
activo
información del activo en el
sistema mediante la transacción
AS02
Generar Acta Se genera el Acta de Activos Fijos
de Activos Fijos por Novedad con la transacción
por Novedad
ZFI002
El área de Activos Fijos envía al
usuario responsable por correo
Enviar Acta de
electrónico el Acta de Activos
Activos Fijos
Fijos por Novedad
por Novedad
El envío de este documento se
realiza desde la cuenta de correo
[email protected]
Informar la
aceptación del
Acta de Activos
Fijos por
Novedad
El responsable debe confirmar
por correo electrónico la
aceptación u observaciones del
Acta de Activos Fijos por Alta en
un tiempo máximo de (5) cinco
días hábiles.
Auxiliar
Administrativo
de Activos Fijos
Administrador
de Servicios
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
SAP-AM
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
SAP-AM
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
Acta de Activos
Fijos por
Novedad
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REUTILIZACIÓN DE BIENES Y/O ACTIVOS FIJOS
Macroproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-03
Nivel 2
Manejo de novedades de Activos
Fecha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
11
Si se cumplen los días estipulados
Notificar la
y el responsable no ha dado
aceptación del respuesta al documento, el área
Asistente
Acta de Activos de Activos Fijos enviará un correo Administrativo
Fijos por
indicando que se da por
de Activos Fijos
Novedad
aprobada la información
contenida en dicho documento.
12
Cuando se recibe el correo de
aceptación o se notifica al
responsable la aceptación del
Acta de Activos Fijos por
Novedad, se archiva el soporte
electrónico y el documento de
Acta según indicaciones de
Gestión Documental
13
14
4.
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Archivar
soporte
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Una vez se cierra el proceso de
aceptación del Acta, se notifica
Asistente
por correo electrónico la
Administrativo
ejecución de la novedad al
de Activos Fijos
usuario que realizó la solicitud.
Mensualmente se envía al área
de mantenimiento un reporte de
Informar al
Asistente
las novedades de reutilización de
área de
Administrativo
activos fijos que hayan tenido
Mantenimiento
de Activos Fijos
relación con activos sujetos a
clase de mantenimiento.
Confirmar
ejecución de la
novedad
Aprobación
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Ingeniero de
Procesos
Coordinador de
procesos
Jefe de Compras y
Activos Fijos
Nombre
Fecha
Nicolás Montaño
07/03/2015
Alberto Poveda
10/03/2015
Paola Andrea García
14/04/2015

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