Mejoras en el re-instalable 9 CadeSoluciones

Cade Soluciones en ERP, s.a de c.v.
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Departamento de Soporte
Lo nuevo en el Re-instalable 9 de Aspel-COI 7.0
Las mejoras incluidas en este re-instalable son:
Al agregar un documento asociado desde la consulta de pólizas, la asociación permanecerá
en la consulta y no se perderá, como sucedía con anterioridad.
Cuando se tengan XML generados por otros sistemas diferentes a Aspel, ya podrán ser
usados para generar pólizas dinámicas, y no se enviará el mensaje "El XML seleccionado
no corresponde a un CFDI".
Al generar un reporte de emisión de pólizas (utilizando *.qr2) los montos de la póliza serán los
correctos, independientemente de que contenga datos fiscales en las partidas o no.
Cuando se modifiquen los Datos Fiscales de Terceros ya no se presentará el mensaje List
index out of bounds (-1), cuando estos fueron dados de alta por medio de la importación,
dado que todos los campos se están actualizando debidamente.
Nuevas funciones integradas:
Esta versión incluye nuevas funciones que tienen como finalidad proveer a las empresas un registro
contable fácil, eficiente y correcto, además de cumplir con las disposiciones fiscales, tales como:
1. Sellar documentos de Contabilidad Electrónica
Menú Configuración / Parámetros del sistema / Contabilidad Electrónica.
Para mayor seguridad de los usuarios en los archivos de la Contabilidad Electrónica (Catálogo de
cuentas, Balanza de comprobación y Pólizas), a partir de este Re-instalable, se podrá firmarlos
digitalmente con el CSD (Certificado de Sello Digital) o Firma Electrónica. Por ello, ahora en
AspelCOI podrá definirse el Certificado de sello digital o Firma Electrónica.
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La configuración de estos campos es opcional, pero si se captura algún campo, se deben de terminar
de capturar todos, parta terminar la configuración.
Una vez capturados estos datos, el sistema colocará el número de certificado y sello, en los archivos
correspondientes a la Contabilidad Electrónica.
2. Buzón contable.
Es una función de ⓔspacio Aspel 4.0 la cual permite la administración e intercambio de información
entre clientes y despachos de manera sencilla y eficiente. Organiza los comprobantes fiscales de las
operaciones contables para su registro automático en Aspel COI. ¡Es el fin de la era de los papeles!
Ideal para despachos contables o empresas con sucursales.
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a. ¿Cómo funciona?
1. El Despacho de contadores crea un Buzón por cada empresa.
2. Asigna usuario y contraseña al buzón.
3. La empresa “sube” sus operaciones contables incluyendo CFDI.
4. El Despacho “baja” las operaciones y las contabiliza.
5. Buzón contable se actualiza.
b. Beneficios
•
¡El envío y recepción de comprobantes es fácil y transparente entre despacho de
contadores y empresa, o bien entre empresas con sucursales!
•
El registro contable es eficiente, se tiene información del detalle de la transacción, no
sólo el CFDI.
•
Contabilización automática.
c. ¿Cómo lo obtengo?
•
Contrata el servicio de ⓔspacio Aspel o activa el ⓔSPACIO GRATUITO Aspel.
•
Crea los buzones de las empresas.
•
Registra tus usuarios al Buzón contable correspondiente.
Con esto se obtiene un nombre de espacio, usuario y contraseña de ingreso. La forma
de contratación pueden localizarla en el documento Contrata ⓔSPACIO ASPEL en
www.aspel.com.mx/base.
Una vez que se ha activado o contratado el servicio, estamos listos para configurar
Buzón Contable en Aspel-COI 7.0.
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d. Configurando el buzón contable en Aspel-COI.
Ingresar a: Menú Configuración / Parámetros del sistema / Buzón Contable
En esta ventana se debe colocar la información correspondiente al ⓔSPACIO contratado,
primero se indica el nombre del espacio, el usuario y contraseña (estos datos llegarán en
un correo electrónico al usuario que contrató el servicio).
Después se debe probar la conexión, haciendo clic en el botón correspondiente, con ello se
verifica el acceso al ⓔSPACIO, y también se obtiene la información del mismo, la cual se
mostrará al hacer clic en el botón
del campo Buzón contable, con ello se presentarán
los buzones creados en el paso c. ¿Cómo lo obtengo?. Como esta definición se realiza por
empresa de Aspel-COI, es necesario elegir en este campo el Buzón correspondiente a la
empresa.
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e. Ingresando a la Consulta.
Ingresar a: Menú Archivo / Buzón contable.
Esta consulta muestra todo el contenido del Buzón contable definido en Parámetros en el paso
anterior.
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La consulta consta de dos secciones:
Sección derecha: Presenta la lista de "buzones".
Sección Izquierda: Presenta el listado de las operaciones contables registradas en el Buzón contable.
Consta de 3 pestañas “No contabilizado”, “Contabilizado” y “Todos”, por omisión se presentan las
operaciones del periodo y ejercicio actual de Aspel-COI, sin embargo el usuario podrá indicar otro
periodo o ejercicio para consultar. Los campos que se desplegarán de las operaciones son:
•
ID: identificador único de la operación, este dato es proporcionado por ⓔSPACIO.
•
Concepto: Concepto que el usuario haya capturado a la operación en su espacio.
•
Fecha de operación: Fecha al que pertenece la operación.
•
Fecha de contabilización: Fecha de la póliza generada desde COI para la operación,
este campo se actualizará hasta el momento de contabilizar la operación.
•
Tipo póliza: Tipo de la póliza generada para la operación.
•
Número póliza: Folio de la póliza generada para la operación.
•
Estado: Estado actual de la operación, se desplegará el estado actual de la operación
en ⓔSPACIO.
•
Contabilizada: Operación afectada (procesada).
•
Adjuntos: Para indicar que la operación tiene archivos adjuntos.
•
Observaciones: Indica si la operación tiene observaciones relacionadas.
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Las opciones disponibles desde la consulta principal serán:
•
Contabilizar: Contabiliza la operación, lo cual se realiza a través de pólizas
dinámicas.
•
Archivos adjuntos: Permite ver los archivos que forman parte del "paquete"
de la operación.
•
Ver póliza asociada: Despliega el detalle de la póliza relacionada con la
operación.
•
Detalle de la operación: Permite consultar los datos de la operación contable, así
como cambiar el status de la operación a Contabilizado o Pendiente, editar las
observaciones y el estado.
•
Opciones
personalizados.
•
avanzadas:
Permite
realizar
filtros
y
ordenamientos
Actualizar operaciones: Refresca la información de la lista de operaciones con la
información de ⓔSPACIO, en ese momento y en línea.
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f.
Contabilizando la operaciones contables.
Una vez que en el ⓔSPACIO se han subido operaciones contables para ese buzón, la consulta de
Buzón contable presentará dichas operaciones, una operación contiene una pequeña descripción de
la operación contable y todos los archivos necesarios para su correcta contabilización.
Dentro de la consulta de Buzón contable se debe elegir una operación y hacer clic al botón
,
con lo que el sistema presentará la interfaz de Pólizas dinámicas para la contabilización de la misma.
Con esto las operaciones quedarán contabilizadas, actualizado su status a Contabilizadas o Pen
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dientes, mismo que se actualizará en línea a ⓔSPACIO Aspel.
3. Datos Fiscales de Terceros
A partir de este Re instalable se tiene una consulta con los datos de los Terceros, la cual facilita el
manejo de los mismos, ofreciendo además, una eficiente búsqueda fonética para ubicar rápidamente
a los proveedores o terceros.
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4. Captura del comprobantes extranjeros
Ahora los comprobantes correspondientes a operaciones con extranjeros podrán registrarse de
acuerdo a las disposiciones fiscales, hemos agregado facilidades para el registro de esta
información. A la ventana de Agregar Datos de comprobantes se agrega una pestaña llamada
extranjero, para tales fines.
En esta pestaña se debe indicar: Num. Fact., Id fiscal que es opcional para expresar el identificador
del contribuyente extranjero. Este campo cuenta con un F2 donde únicamente se desplegarán los
terceros con "Id fiscal", y el Monto del comprobante.
5. Actualización de campos en pólizas modelo e integración de pólizas
Los procesos de "Integración de pólizas" y "Cargar póliza modelo" desde hojas de Excel, será capaz
de procesar los nuevos datos relacionados a comprobantes, como: información del comprobante
extranjero.
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A la estructura del archivo de integración de pólizas se agrega una nueva columna en la sección de
los comprobantes relacionados a las partidas de la póliza.
Por lo que deberá de quedar de la siguiente manera:
Las etiquetas que identificarán la sección de datos de CFDIs son:
• INICIO_CFDI
• FIN_CFDI
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Campos referentes a comprobantes
•
FechaCFDI: Es la fecha de timbrado del comprobante.
•
Serie: Si no se estableciera la serie su valor por omisión será vacío.
•
Folio: Si no se estableciera el folio su valor por omisión será vacío.
•
RFCEmisor: Para el caso de comprobante CFDi el sistema validará si es un RFC válido, en
caso de que no sea válido o que el usuario no haya especificado algún RFC, el registro del
UUID no se realizará y se agregará un mensaje en la "bitácora" de resultado del proceso.
Para el caso de comprobante extranjero corresponderá al ID Fiscal
•
RFCReceptor: Para el caso de comprobante CFDi el sistema validará si es un RFC válido,
en caso de que no sea válido o que el usuario no haya especificado algún RFC, el registro
del UUID no se realizará y se agregará un mensaje en la "bitácora" de resultado del proceso.
•
MontoCFDI: Este campo es obligatorio, deberá ser numérico, si no se estableciera el monto,
no se agrega el comprobante a la partida.
•
UUID: 36 caracteres, el sistema solamente validará la longitud del UUID, Para comprobante
extranjero este campo corresponderá al Num Fact, es obligatorio, en caso que el usuario no
lo haya especificado, el sistema no agregará dicho comprobante a la partida. También se
validará que no se repita un mismo NumFact para cada partida de la póliza.
•
Tipo: indica el tipo de comprobante, puede ser:
o
o
1 = CFDi
2 = Extranjero

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