MG-UAI-I Nº 03-2015 - Ministerio de Gobierno

Anexo Nº 1
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Unidad de Auditoría Interna
RESUMEN EJECUTIVO
La Unidad de Auditoría Interna, emitió el Informe MG-UAI-I
MG
Nº 03/201
/2015 correspondiente a
la Auditoría de Confiabilidad de los Estados de Ejecución Presupuestaria y Estados
Complementarios Consolidados del Ministerio de Gobierno y Entidades Desconcentradas
por la gestión terminada al 31 de diciembre de 2014,
2014, ejecutada en cumplimiento al
Programa Operativo
perativo Anual aprobado para la gestión 2015
201 y por instrucciones de la
Jefatura de la Unidad de Auditoría Interna, según memorándums MG-UAI-MEMO
MG
Nos 067,
068, 070, 071, 072, 073, 074, 075, 077, 078, todos de los meses de noviembre y
diciembre de 2014.
1.1
Objetivo
El objetivo de la auditoria es emitir una opinión independiente dirigida a establecer si:
- Los Estados de Ejecución Presupuestaria y Estados Complementarios del Ministerio de
Gobierno y entidades
ntidades desconcentradas, Viceministerio de Defensa Social (VDS-SC),
Unidad Ejecutora de Lucha Integral Contra el Narcotráfico (UELICN), Secretaría de
Coordinación del Consejo Nacional de Lucha Contra el Tráfico Ilícito de Drogas
(CONALTID) y Policía Boliviana, son confiables en todo aspecto significativo.
- El control interno relacionado con la presentación de los Estados de Ejecución
Presupuestaria y Estados Complementarios, ha sido diseñado para lograr el objetivo
de sustentar con evidencia competente y suficiente las operaciones que realiza la
Dirección General
al de Asuntos Administrativos del Ministerio de Gobierno, el
Viceministerio de Defensa Social (VDS
(VDS-SC),
SC), la Unidad Ejecutora de Lucha Integral
Contra el Narcotráfico (UELICN), Secretaría de Coordinación del Consejo Nacional de
Lucha Contra el Tráfico Ilícito
Ilícito de Drogas (CONALTID) y Policía Boliviana.
1.2 Objeto
El objeto lo constituyen los siguientes Estados de Ejecución Presupuestaria y Estados
Complementarios del Ministerio de Gobierno y entidades desconcentradas VDS-SC,
VDS
UELICN, CONALTID y Policía Boliviana, correspondientes al periodo comprendido entre
el 1º de enero al 31 de diciembre de 201
2014:
Estado de Ejecución del Presupuesto de Recursos.
Estado de Ejecución del Presupuesto de Gastos.
Estado de Cuentas por Cobrar.
Estado de Cuentas por Pagar.
Estado de inventario de existencias o almacenes físico valorado.
Estado de Inversiones (Acciones).
Conciliaciones de Cuentas Bancarias y Libretas.
Estado de Inventario de Activos Fijos.
Asimismo, la documentación administrativa/contable que respalda con evidencia
evi
suficiente y pertinente los registros y la información presupuestaria, patrimonial y
financiera emitida por la Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de
Gobierno y sus entidades desconcentradas, VDS-SC,
VDS SC, UELICN, CONALTID y Policía
Policí
Boliviana.
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Anexo Nº 1
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Unidad de Auditoría Interna
II.
RESULTADOS DEL EXAMEN
1.
ADMINISTRACION SUPERIOR DEL MINISTERIO DE GOBIERNO
1.1 Estructura Organizativa y Manual de Organización y Funciones no actualizados
1.2 Falta de Reformulación del Programa Operativo Anual
GRUPO 10000 SERVICIOS PERSONALES
1.3 Pago indebido a servidor público
1.4 Items inadecuados a las funciones de los servidores públicos
1.5 Falta de inducción al personal nuevo y/o promocionado
1.6 Files personales incompletos
GRUPO 20000 SERVICIOS NO PERSONALES
1.7 Falta de asistencia del personal declarado en comisión.
1.8 Consumo excesivo en el uso de teléfonos celulares
1.9 Ausencia de documento de aprobación para el pago de Servicios de Imprenta
1.10 Observaciones en la documentación
documentación de descargo de Fondos en Avance y viáticos
1.11 Ausencia del Formulario 610 (Régimen Complementario del Impuesto al Valor
Agregado RC IVA)
GRUPO 30000 MATERIALES Y SUMINISTROS
1.12 Formularios de control de salida de vehículos y combustible
1.13 Surtidor automático de gasolina sin funcionamiento
1.14 Pagos por provisión de combustible de aviación y gas licuado no considerados en
un Reglamento Interno.
1.15 Entregas de recursos con cargo a FONDOS EN AVANCE, para compra de gasolina,
sin descargo al 31/12/2014
1.16 Incumplimiento al Reglamento Interno para uso de vehículos respecto a las licencias
de conducción.
GRUPO 40000 ACTIVOS FIJOS
1.17
1.18
1.19
1.20
1.21
1.22
1.23
1.24
1.25
1.26
Ausencia de Inventario de Activos Fijos
Deficiencias identificadas en la verificación física de activos del Ministerio
Situación legal de los inmuebles de propiedad del Ministerio de Gobierno
Deficiencias en la verificación física de los activos fijos
Incumplimiento a requisitos en los procesos de adquisición de activos fijos
Inconsistencia en la información de los Vehículos del Ministerio de Gobierno
Activos Fijos sin uso en los depósitos del Ministerio de Gobierno
Falta de elaboración de Conciliaciones Bancarias en forma mensual
Demora en el registro contable de depósitos bancarios
Libretas de la Cuenta Única del Tesoro reportadas en la gestión 2014
2
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Unidad de Auditoría Interna
1.27 Inadecuado registro contable con recursos de las Libretas de DIRCABI y la Policía
Boliviana
1.28 Falta de Reglamento de Fondo Rotativo
1.29 Falta de conciliación de saldos de las cuentas bancarias de las Direcciones
Distritales
1.30 Falta de supervisión en la presentación de Informes emitidos para la clasificación de
cuentas
as por cobrar
1.31 Descargos presentados a las Direcciones Generales y no remitidos oportunamente
a la Administración Central
1.32 La Unidad de Recursos Humanos no cuenta con una base de datos actualizada del
personal activo y pasivo del Ministerio
1.33 Cuentas por cobrar de gestiones anteriores sin movimiento
1.34 Descargos no realizados al cierre de la gestión 2014
1.35 Falta de Uniformidad en el registro contable de Fondos en Custodia
1.36 Inoportunidad en la presentación de descargos
1.37 Almacén de Valores pendiente de conciliación de gestiones anteriores.
ALMACEN DE VALORES
1.40 Almacén de Valores pendiente de conciliación de gestiones anteriores.
2.
DIRECCION GENERAL DE MIGRACION
2.1 Diferencias de material valorado y no valorado en inventario físico efectuado en la
Dirección General de Migración
2.2 Incompatibilidad de criterios respecto a la desconcentración de la Dirección General
de Migración
3.
VICEMINISTERIO DE DEFENSA SOC
SOCIAL
IAL Y SUSTANCIAS CONTROLADAS
3.1 Falta de documentación en las carpetas y/o Files de Personal
3.2 Descuentos no efectuados por marcado en el Biométrico
3.3
.3 Incompatibilidad por relación de parentesco
GRUPO 20000 SERVICIOS NO PERSONALES
3.4
3.5
3.6
3.7
Modificaciones en el Itinerario de Viaje sin justificación
Descargos de viáticos sin documentación de respaldo
Presentación de informes de viaje fuera de plazo
Inconsistencia de fechas de los memorándum de comisión con la documentación de
respaldo
3.8 Falta de Implementación del Registro SIGEP
3.9 Inconsistencia en la adquisición de un Equipo de Computación para el
Viceministerio de Defensa Social
3.10 Incorporación de Activos en la gestión 2014 del Viceministerio de Defensa Social al
Sistema
ema V SIAF sin número de serie
3.11 Demora en la entrega de activos del Proveedor al Viceministerio de Defensa Social
3
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Unidad de Auditoría Interna
3.12 Falta de integridad en el Sistema de Información de Activos Fijos (V SIAF) del
Viceministerio de Defensa Social
3.13 Activos en Desuso en el depósito del Viceministerio de Defensa Social
3.14 Activos del Viceministerio de Defensa Social y Sustancias Controladas sin
documentación del derecho propietario
3.15 Falta de Conciliaciones Bancarias y cierre de saldos de las Libretas
Libretas CUT
3.16 Falta de segregación de funciones en el área de contabilidad
3.17 Inoportunidad en la presentación de Descargos
3.18 Cuentas por Cobrar de Antigua Data
3.19 Falta de conciliación de saldos por préstamos DIRCABI
3.20 Falta de envió del informe de cierre de Gestión a la Unidad de Auditoria
3.21 Omisión en la presentación de saldos de gestiones anteriores
3.22 Falta de remisión de gastos del Proyecto Sistema de Manejo del Uso de Suelos
4
DIRECCIÓN GENERAL DE SUSTANCIAS CONTROLADAS
4.1 Inconsistencia en las Notas de Solicitud para la compra de activos
4.2 Activos Fijos de antigua data sin código de identificación
4.3
.3 Inadecuado uso del sistema de administración de correspondencia en los procesos de
compra.
5
UNIDAD EJECUTORA DE LUCHA INTEGRAL CONTRA EL NARCOTRAFICO
(UELICN)
5.1 Reglamento no aprobado para la provisión y uso de combustible de la UELICN.
6
CONSEJO NACIONAL DE LUCHA CONTRA EL TRÁFICO ILÍCITO DE DROGAS
(CONALTID)
6.1 Diferencias de saldos en la cuenta Bancaria N° 1000000990916
6.2 Falta de elaboración de Conciliaciones Bancarias de la Libreta CUT N° 00151908001
6.3 Estados Complementarios presentados en forma incompleta
6.4 Errores en los Descuentos
6.5 Falta de Certificación Presupuestaria
6.6 Inexistencia de Resolución Administrativa
Administrativa en Viajes en sábado, domingo y feriados
6.7 Facturas sin sello de inutilización que evidencie su registro en el Libro de Compras y
Ventas IVA del CONALTID
6.8 Inadecuada Apropiación Presupuestaria
6.9 Equipos de Computación y de Comunicación del CONALTID incorporados
incor
sin
considerar el número de serie
6.10 Falta registro y remisión de Contratos a la Contraloría General del Estado y al
SICOES
6.11 Falta de remisión de los Formularios 400 y 500 del SICOES
6.12 Deficiencias en la presentación de documentación de respaldo por los pagos de
haberes a Consultor de línea
4
Anexo Nº 1
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Unidad de Auditoría Interna
7
HALLAZGOS REITERATIVOS:
ADMINISTRACION SUPERIOR DEL MINISTERIO DE GOBIERNO
7.1 Carencia y desactualizados Manuales y Reglamentos específicos
7.2 Atrasos acumulados sin sanciones
7.3 Estado Consolidado Presentado con Diferencias
7.4 Antigüedad de Cuentas por Cobrar
7.5 Demora en el registro contable de los descargos
7.6 Observaciones en la cuenta “Entrega de Papel Valorado con Cargo de Cuenta”
7.7 Antigüedad de Cuentas por Pagar
VICEMINISTERIO DE DEFENSA SOCIAL Y SUSTANCIAS CONTROLADAS
7.8 Antigüedad de Cuentas por Cobrar
DIRECCION GENERAL DE SUSTANCIAS CONTROLADAS
7.9 Deudores con Cargo de Cuenta Documentada de Gestiones Anteriores
III. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De acuerdo a los resultados obtenidos en la Auditoría de Confiabilidad de la Ejecución
Presupuestaria de Recursos y Gastos y Estados Complementarios Consolidados del
Ministerio de Gobierno y sus entidades desconcentradas: Viceministerio de Defensa
Social y Sustancias Controladas (VDS
(VDS-SC),
SC), Unidad Ejecutora de Lucha Integral Contra el
Narcotráfico (UELICN), Secretaría del Consejo Nacional de Lucha contra el Tráfico Ilícito
de Drogas (CONALTID) y Policía Boliviana, correspondiente al periodo terminado al 31 de
diciembre de 2014, se concluye que:
- La información expuesta en los registros, Estados de Ejecución Presupuestaria de
Recursos y Gastos y Estados Complementarios del Ministerio de Gobierno y sus
entidades desconcentradas VDS
VDS-SC,
SC, UELICN, CONALTID y Policía Boliviana,
correspondiente a la gestión 2014 son confiables, habiendo sido emitida nuestra
opinión independiente a través del Informe MG
MG-UAI-II Nº 02/2015 del 27 de febrero de
2015.
- El Ministerio de Gobierno, cuenta con un sistema de control interno
intern que proporciona
seguridad razonable de que su personal aplique procedimientos y disposiciones
legales en la ejecución de actividades permitiendo que las operaciones ejecutadas
cuenten con el respaldo necesario suficiente; sin embargo, se identificaron algunas
al
debilidades de control interno, que no afectan el objetivo del mismo, pero podrían
perjudicar el normal desarrollo de sus labores, que requieren ser subsanadas
oportunamente, con el propósito de optimizar el control existente.
La Paz, 31 de marzo de 2015
5

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