Manual de Correspondencia

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MANUAL DE USUARIO SISTEMA AUTOMATIZADO DE CORRESPONDENCIA
UNIDAD DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
SISTEMA AUTOMATIZADO
DE CORRESPONDENCIA
Vias Bolivia - 2009
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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MANUAL DE USUARIO SISTEMA AUTOMATIZADO DE CORRESPONDENCIA
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Contenido
Parte I Introducción
1
2
3
4
5
6
...................................................................................................................................
6
Asignación
de cuenta en el SIACO
...................................................................................................................................
6
Ingreso
al SIACO
...................................................................................................................................
8
Descripción
de la Pagina principal
...................................................................................................................................
12
Configurar
Usuario
...................................................................................................................................
13
Cambiar
Password
...................................................................................................................................
13
Configurar
lista de derivación
Parte II Recepción de documentos
1
2
3
4
5
6
7
23
...................................................................................................................................
23
Generar
un documento
...................................................................................................................................
27
Asignar
Cite al Documento
...................................................................................................................................
27
Asignar
NUR o NURI pendiente
...................................................................................................................................
30
Asignar
NURI nuevo
...................................................................................................................................
32
Imprimir
documento
...................................................................................................................................
34
Buscar
documento
...................................................................................................................................
35
Modificar
documento
...................................................................................................................................
37
Asignar
nuevo cite
...................................................................................................................................
38
Corregir
asignación de un documento (NURI o NUR)
Parte IV Derivación de documentos
1
2
3
4
16
...................................................................................................................................
16
Revisión
de documentos antes de la recepción
17
Ver la...................................................................................................................................
lista de documentos "Que deben llegar"
...................................................................................................................................
18
Buscar
documento
...................................................................................................................................
19
Recepcionar
Documento Manual
...................................................................................................................................
20
Recepcionar
documento Automaticamente
...................................................................................................................................
21
Recepción
Física
21
Lista...................................................................................................................................
documentos no recepcionados
Parte III Generación de documentos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
6
40
...................................................................................................................................
40
Acceder
a la opción de Derivar documento nuevo
...................................................................................................................................
41
Acceder
a la opción de Derivar documento pendiente
...................................................................................................................................
41
Adjuntar
otros documentos
...................................................................................................................................
43
Derivar
Hoja de Seguimiento
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6
7
8
...................................................................................................................................
46
Imprimir
Hoja de Seguimiento Interna
...................................................................................................................................
49
Corregir
Derivación
...................................................................................................................................
51
Agrupar
Hojas de Seguimiento
...................................................................................................................................
53
Devolución
de documentos derivados a mis pendientes
Parte V Archivar Documentos
1
2
3
4
55
...................................................................................................................................
55
Archivar
hoja de seguimiento interno
...................................................................................................................................
57
Archivar
en nueva carpeta
...................................................................................................................................
57
Archivar
en una carpeta existente
...................................................................................................................................
58
Ver documentos
archivados
Parte VI Buscador y Seguimiento
61
Parte VII Reportes
67
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Parte
I
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Introducción
El Sistema Automatizado de Correspondencia (SIACO), nos permite generar, recibir,
registrar, controlar, ubicar, transparentar, derivar y responder, de manera inmediata y
adecuada la correspondencia interna y externa.
El SIACO es también un Registro de Comunicaciones Oficiales, que permite registrar la
fecha y hora de recepción y derivación de la correspondencia para establecer el carácter
oficial de su trámite y transparentar los procesos que tienen que ver con los propósitos
administrativos de la Institución. El SIACO es administrado por la Unidad de Tecnologías de
Información.
El SIACO hace uso de las hojas de seguimiento que no es más que un registro impreso en
el cual se coloca la constancia de la recepción de la correspondencia, contiene un NUR o
NURI, según sea el caso, y las derivaciones y proveídos correspondientes.
NUR, Número Único de Registro, asignado a cada una de las comunicaciones externas
ingresadas a la Institución, de manera correlativa, siendo ventanilla única la instancia que
puede generar NURs.
NURI, Número Único de Registro Interno, asignado a cada una de las comunicaciones
originadas en el interior de la Institución (oficina central, regionales), de manera correlativa.
El presente documento es un manual de usuario cuya finalidad es ofrecer al usuario una
formación básica para que conozca y pueda utilizar de una manera más eficaz el SIACO.
Con este manual conocerá las diferentes funciones del SIACO y cómo utilizarlos,
conociendo todas las opciones que nos brinda.
1.1
Asignación de cuenta en el SIACO
Para hacer uso del SIACO, se requiere tener asignada una cuenta y clave de acceso al
sistema, la cual es personal e intransferible.
Para obtener dicha cuenta, el inmediato superior del área, deberá realizar la solicitud
mediante nota interna o el registro en el Help indicando: Nombres y apellidos y cargo del
funcionario(s) para él (los) que se requiera la creación de cuenta(s).
Cuando un funcionario se retire de la institución, este debe dejar su cuenta sin documentos
pendientes.
1.2
Ingreso al SIACO
Para ingresar al SIACO, abrimos el explorador de Internet o el navegador Mozilla Firefox
tecleamos en el ordenador la siguiente dirección:
http://siaco.viasbolivia.gov.bo
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A continuación se desplegará la siguiente pantalla:
Figura 1. Ingreso al SIACO
Dicha pantalla le permite identificarse como usuario del SIACO, a través de una cuenta de
usuario (normalmente apellido.nombre ejemplo: Juan Perez seria perez.juan) y un password,
inicialmente 123, que debe ser cambiado como se indicará más adelante.
Utilizaremos los siguientes datos para el ejemplo de uso del SIACO:
· Usuario: perez.juan
· Password: 123
· Nombre: Juan Perez
· Cargo: Asistente
· Oficina: Dirección de Planificación y Desarrollo
· email: [email protected]
Figura 2. Autentificación al SIACO
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Una vez digitados el usuario y password correspondiente presionar la tecla ENTER o hacer
clic con el botón izquierdo del mouse sobre el botón “ENTRAR”.
Si el usuario existe y es aceptado correctamente por el SIACO, será automáticamente
direccionado a la página que le corresponda según su perfil de usuario: Administrador,
Usuario Normal, Ventanilla Única.
1.3
Descripción de la Pagina principal
Una vez autentificado en el SIACO, el sistema nos presenta la siguiente pantalla:
Figura 3. Página Principal
A continuación describiremos cada parte:
vMenú de navegación, en la parte superior podemos observar el menú de navegación,
que nos permite acceder a cada una de las páginas del SIACO.
Figura 4. Menú de navegación
vIdentificación, el SIACO nos muestra la cuenta de usuario Activa.
Figura 5. Identificación de cuenta usuario
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vMenú de Reportes, en el SIACO se pueden generar diversos reportes (documentos
derivados, pendientes, archivados por dirección y usuario. Documentos pendientes desde
su creación).
Figura 6. Menú de Reportes
vQue deben llegar, en esta opción el SIACO nos muestra el número de documentos
(oficiales y copias) derivados al usuario activo; para realizar la recepción de un documento
se debe acceder a dicha opción.
Figura 7. Que deben llegar
vPendientes, en esta opción el SIACO nos muestra el número de Documentos
Pendientes (oficiales y copias), que se procedió con la recepción y que están a la espera
de una acción (responder o archivar), para realizar una derivación o archivar documentos
se debe acceder a dicha opción.
Figura 8. Pendientes
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v Archivados, en esta opción el SIACO nos muestra el número de documentos archivados
y las carpetas creadas (se puede crear tantas carpetas físicas se tenga), una vez que un
documento es archivado este no puede ser devuelto a "Pendientes".
Figura 9. Archivo
vGeneración de documentación, en esta opción el SIACO nos muestra los documentos
que pueden ser creados, al hacer un click sobre el tipo de documento, el SIACO
desplegará el formato para la creación del documento.
Figura 10. Generación de Documentación
Debajo del menú principal también encontramos la opción de la generación de más reportes
de uso más frecuente:
Figura 11. Reportes
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vCITES ASIGNADOS EN LA OFICINA, nos permite ver una lista de todos los cites
generados en la dirección o unidad.
vREPORTE DE DOCUMENTACION DESPACHADA, nos permite generar un reporte e
imprimir el detalle de la documentación despachada, que puede ser utilizada como
constancia de la recepción de documentos.
vREPORTE DE DOCUMENTACION ARCHIVADA, nos permite generar un reporte e
imprimir el detalle de todos los documentos archivados.
En la parte inferior de la página encontramos las OPCIONES DISPONIBLES que
describiremos a continuación:
Esta opción empieza a parpadear y cambia de color cuando existe
"ALERTAS", lo que significa que se derivó documentos y estos no fueron recepcionados en
el SIACO.
Esta opción permite mostrar y registrar todos los avisos y eventos
relacionados con el SIACO (ejemplo: A partir de hrs. 18:00 habrá un corte del servicio por el
transcurso de media hora, tomar los recaudos necesarios).
Esta opción nos muestra todos los NUR y/o NURIS creados con el
usuario activo, además nos brinda la posibilidad de realizar búsquedas por diferentes
criterios.
Mediante el acceso a esta opción se realiza la generación de
documentos (Cartas, Notas Internas, Informes, Memorándums, Circular).
Esta opción permite ver el Archivo digital, eso quiere decir, el achivo
de todos los documentos que fueron derivados a mi usuario en calidad de copia digital.
Esta opción permite ver el listado de carpetas con los documentos
originales archivados.
Esta opción nos permite realizar la configuración de usuario, es
decir, nombre, mosca, contraseña y personalizar la lista de derivación.
Esta opción nos permite corregir la derivación de un documento,
para ello el documento no debe ser recepcionado por el destinatario.
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Esta opción podemos realizar el seguimiento
de un documento observando la trazabilidad del mismo, la búsqueda de documentos se la
puede realizar por diferentes criterios.
En esta opción el SIACO nos muestra la lista
de las hojas de seguimiento internas (NURI) creadas por el usuario activo, que no fueron
derivados; además nos permite derivar NURIs e imprimir hojas de seguimiento internas.
Nos permite ver la ayuda en pantalla activa.
1.4
Configurar Usuario
La primera vez que se ingresa al SIACO se debería configurar el usuario, en especial
cambiar el password predeterminado, a continuación se explicarán cada una de las
opciones:
Para el ingreso a esta opción es haciendo un clic(mouse) sobre
que se encuentra en la página principal.
A continuación se desplegará la siguiente pantalla:
Figura 12. Configurar Usuario
Como se puede observar se presentan las opciones que permiten configurar los datos de un
usuario según las necesidades que se presenten. Estas posibilidades son:
·
·
·
·
·
Cambiar nombre: corregir su nombre en caso de necesitarlo.
Cambiar inciales: cambiará las iniciales de elaboración en la opción generar documentos.
Cambiar email: para algunos comunicados en general que se enviará.
Cambiar password: en lugar de la opción que por defecto es 123.
Cambiar lista de usuarios: lista de usuarios para derivación.
Puede ingresar a la pantalla para configurar los datos de usuario cuantas veces necesite.
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1.5
Cambiar Password
Es muy importante que la primera vez que ingrese cambie el password y realizarlo de
manera frecuente, además de no divulgarlo para evitar que otras usuarios ingresen con su
cuenta.
Para cambiar password se debe seguir los pasos explicados anteriormente, una vez que
se presiona el botón "Cambiar Password":
Figura 13. Acceso Cambiar Passw ord
A continuación el sistema nos presenta la siguiente pantalla donde se debe escribir el nuevo
password y reconfirmar en el siguiente recuadro, para finalmente presionar el botón
"Cambiar".
Figura 14. Cambio de Passw ord
El sistema nos devolverá a la pantalla de Configurar Usuario.
1.6
Configurar lista de derivación
Para poder realizar la derivación de documentos, se debe configurar la lista de usuarios
previamente, para realizar dicha tarea, se debe ingresar a la opción de "Configurar Usuario"
como lo pudimos ver en la explicación anterior.
Figura 15. Acceso cambio lista usuarios
Una vez que presionamos el botón "Cambiar Lista Usuarios", el sistema nos desplegará la
siguiente pantalla:
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Figura 16. Lista de Derivación
Si ingresamos por primera vez solo nos mostrará la lista de usuario que "NO" están en
nuestra lista de derivación, para ir agregando usuarios a los cuales derivar documentos,
presionamos el botón "Agregar".
Deberíamos agregar solo aquellos usuarios que pertenecen a la misma dirección, unidad,
oficina regional a la cual pertenecemos, dando cumplimento al "Manual de procesos y
procedimientos comunicación y administración de correspondencia".
Una vez que empecemos a agregar usuarios, en la lista de derivación aparecerá una división
en la que se muestra, por un lado, la lista de usuarios que SI están en su lista de derivación,
y otra, que muestra la lista de usuarios que NO están en su lista de derivación y que los
puede añadir, como se muestra a continuación:
Figura 17. Lista de derivación personalizada
Para quitar un usuario de la lista de derivación presionar en el botón "Quitar", y este volverá a
la lista de usuarios que "NO" están en su lista de derivación.
Para retornar a la página principal, es haciendo clic donde se encuentre la frase "ir a página
principal" o en la parte superior izquierda "Home".
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Parte
II
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2
Recepción de documentos
Recepción, es el acto de recibir el NURI o NUR físicamente como en el Sistema
Automatizado de Correspondencia (SIACO). Es responsabilidad de la persona que recibe el
documento verificar que este se encuentre en la bandeja “Que debe llegar”, en caso
contrario no recibir el documento físico. Además de registrar la recepción en la hoja de
seguimiento correspondiente (sello, firma, fecha y hora).
2.1
Revisión de documentos antes de la recepción
Antes de proceder con la recepción de documentos, debemos conocer algunos aspectos:
· No realice la recepción del documento físico si aun este no se lo derivaron mediante el
SIACO, por lo tanto, debería encontrarse en la Lista de documentos que deben llegar, si
este no se encuentra en la lista solicite que se lo deriven por el SIACO para realizar la
recepción.
· Nos pueden derivar documentos originales, y en la lista de documentos que deben llegar
tienen una estrella
,dichos documentos siempre deben tener una hoja de ruta, la cual
debe estar llenada correctamente además de tener un registro en blanco para que
podamos hacer la recepción del mismo.
· De la misma manera nos pueden derivar copias digitales, estos documentos no llevan
dicha estrella y tienen un fondo blanco, los cuales no necesariamente nos llegará
físicamente el documento, por lo tanto no es necesario que tenga una hoja de seguimiento.
· No se debería hacer la recepción de documentos originales, si no tenemos el físico y que
además este incluya la hoja de seguimiento respectiva y los adjuntos que se mencionan
en la hoja de ruta o documento.
Los tipos de documentos se muestran con diversos colores, a continuación se describen
cada uno:
· Rojo, corresponde a un NURI
Figura 18. Registro de NURI
· Azul, corresponde a un NUR
Figura 19. Registro de NUR
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· Las copias digitales pueden ser de un NURI o NUR, se los distinguen por sus dos
características: El color de fondo(NUR azul y NURI rojo) y el botón "Recibir Copia Digital";
que significa que el usuario se da por notificado de la existencia del documento, cuya copia
le llegó.
Figura 20. Registro de NURI Copia
En los documentos que tienen un NUR independientemente si son originales o copias el
sistema nos permite observar el documento que se encuentra digitalizado y en el caso de
los NURI podemos observar el documento que fue redactado en el SIACO; se puede
observar dichos documentos antes de ser recepcionados en el sistema; sin que ello
signifique la recepción del documento.
2.2
Ver la lista de documentos "Que deben llegar"
Para ver la lista de documentos que deben llegar, lo realizamos a través de la siguiente
opción:
Inmediatamente el sistema nos mostrará toda la lista de documentos que deben llegar:
Figura 21. Lista de Documentos que deben llegar
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Cada fila de la lista representa un documento derivado al usuario activo, en el cual
podremos encontrar información como: referencia, remitente, cargo del remitente, fecha y
hora de cuando nos fue derivado el documento (PDF que muestra la carta original
escaneada, o documento redactado en el SIACO).
2.3
Buscar documento
Para buscar un NUR o NURI en la "Lista de documentación que debe llegar", debemos
ubicarnos en la parte superior de la lista y presionar las teclas Ctrl+F de manera
simultáneamente y se desplegará la siguiente pantalla:
Figura 22. Buscar documento en la lista de documentación que debe llegar
En la nueva ventana de búsqueda, escribir el número del NUR o NURI, en la casilla que sigue
a la palabra "Buscar" y luego presionar el botón "Buscar siguiente", el SIACO se desplazará
hasta donde se encuentra el registro del documento buscado en el caso que se encontrara
en la "lista de documentos que debe llegar", como se observa:
Figura 23. Buscar documento en la lista de documentación que debe llegar
Si no es el documento que estamos buscando volvemos a presionar el botón "Buscar
siguiente".
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Una vez que encontremos el documento buscado presionamos el botón "Cancelar", para
cerrar la ventana de búsqueda.
Si el número no se encuentra en la lista, el SIACO nos mostrará el siguiente mensaje y no
realizará ningún desplazamiento.
Figura 24. Mensaje cuando no se encuentra el documento en la lista de documentación que debe llegar
Si el documento no se encuentra en la lista de documentos que deben llegar, el usuario no
debe recepcionar el documento físico.
2.4
Recepcionar Documento Manual
Para proceder con la recepción de un documento, debemos haber seguido los pasos
descritos anteriormente, a continuación un resumen:
ü
ü
ü
ü
Ingresar a la opción "Que debe llegar".
El documento debe estar en la lista de documentos por llegar.
Si es documento original debe tener la hoja de seguimiento.
El documento debe tener todos los adjuntos que se mencionan.
Una vez que se localizó el registro del documento que se desea recepcionar, presionar el
botón "Recibir" el sistema guardará de manera automática la hora y fecha de la recepción
del documento.
Figura 25. Registro de recepción de un documento
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Una vez que se procede con la recepción el documento, este sale de la lista de documentos
"Que deben llegar", lo encontraremos en la lista de "Documentos pendientes".
2.5
Recepcionar documento Automaticamente
El SIACO permite realizar la recepción de manera automática, a continuación se explicará el
proceso correspondiente:
· Estar en la pantalla donde se muestra la Lista de documentos que debe llegar.
· Si dispone de un lector de códigos de barras, hacer de uso del código de barras que se
encuentra en la esquina superior derecha de la hoja de seguimiento interna debajo del
NUR o NURI, como se muestra en la figura:
Figura 26. Número Unico de Registro Interno
· En la parte superior de la lista de documentación que debe llegar, en el recuadro digitar el
NUR (2009-00001) o NURI (I/2009-00001) que se desea recepcionar y luego presionar la
tecla ENTER, como se muestra a continuación:
Figura 27. Lista de documentación que debe llegar
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En ambos casos si el documento se encuentra en la lista de documentos que deben llegar,
el SIACO desplegará el registro correspondiente por un instante, para luego realizar la
recepción de manera automática, eso significa que el documento lo encontraremos en la
lista de documentos pendientes (originales o copias) dependiendo del documento.
2.6
Recepción Física
Una vez que se realizó la recepción del documento en el SIACO, se debe registrar la
recepción en la hoja de seguimiento interno, como se observa en la siguiente figura:
Figura 28. Hoja de Seguimiento Interna
En la Hoja de Seguimiento Interna se debe registrar la firma, fecha y hora; debe ser la misma
de la recepción del SIACO, por lo tanto debe ser de manera simultánea. Como también en la
constancia de recepción de la persona que hace entrega del documento.
2.7
Lista documentos no recepcionados
Los documentos derivados y que no son recepcionados en el trascurso de 10 días hábiles el
SIACO restablece estos documentos pendientes del usuario remitente. Por lo tanto, el
SIACO desplegará una lista de hojas de seguimiento derivados al usuario activo y que se
restablecerán al usuario remitente como se muestra a continuación:
Figura 29. Lista de hojas de seguimiento no recibidas
Esta pantalla con la lista de hojas de seguimiento se desplegará cada vez que se acceda a
página principal, hasta que se proceda con la recepción respectiva.
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Parte
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3
Generación de documentos
Debido a que en todas las reparticiones de Vías Bolivia se elaboran comunicaciones con
destinos externos e internos el Sistema Automatizado de Correspondencia SIACO, nos
permite elaborar los siguientes documentos:
· Cartas Externas. Documentos que se elaboran para comunicar algo a personas u
organizaciones externas a Vías Bolivia y son firmados por el director general ejecutivo,
directores de área y jefes regionales (Manual de procesos y procedimientos comunicación
y administración de correspondencia). El número de cite es proporcionado por el SIACO
según el correlativo de cada área/unidad.
· Memorándums. Documentos que se elaboran para comunicaciones verticales:
instrucciones expresas, nombramientos u otros asuntos a personas o unidades internas
de Vías Bolivia. El número de cite es proporcionado por el SIACO según el correlativo de
cada área/unidad.
· Informes. Documentos que se elaboran para presentar datos o resultados de la
realización de una o varias actividades. El número de cite es proporcionado por el SIACO
según el correlativo de cada área/unidad.
· Nota Interna. Documentos que se elaboran para comunicaciones horizontales, dirigidas a
personas, unidades internas y/o regionales de Vías Bolivia. El número de cite es
proporcionado por el SIACO según el correlativo de cada área/unidad.
· Circular. Documentos que se elaboran para comunicar alguna información con carácter
masivo a las personas, unidades internas y/o regionales de Vías Bolivia. El número de cite
es proporcionado por el SIACO según el correlativo de cada área/unidad.
Toda comunicación generada en oficina central y regionales, debe ir acompañada de una
hoja de seguimiento con su respectivo Número Único de Registro (NUR) o Número Único de
Registro Interno (NURI), el SIACO proporciona el número correlativo. Para mayor
información revisar el Manual de procesos y procedimientos comunicación y administración
de correspondencia.
3.1
Generar un documento
Para generar un documento, el SIACO brinda las siguientes opciones:
· Haciendo clic sobre el tipo de documento que se desea generar en la siguiente opción de
página principal
.
· Ingresar por la opción
de página principal, inmediatamente el SIACO
nos despliega la pantalla Gestión de Documentos :
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Figura 30. Gestión de documentos
En la parte izquierda del cuadro se elige el tipo de documento que se desea generar (Carta,
Nota Interna, Informe, Circular, Memorándum).
Una vez que se elige el tipo de documento, se despliega la pantalla para comenzar a
redactar el documento.
Dependiendo del tipo de documento seleccionado pueden existir diferentes campos, los
cuales deben ser registrados y en caso que no corresponda estos quedarán en blanco.
Figura 31. Encabezado del documento
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En la parte izquierda se despliega la lista de derivación:
Figura 32. Lista de derivación
Esta lista nos permite registrar los datos del destinatario automáticamente sobre la casilla
correspondiente.
Para realizar dicha tarea se debe hacer clic (mouse) sobre el nombre "REAL" del
destinatario, el SIACO automáticamente registra el nombre y cargo en las casillas
correspondientes del documento (ejemplo: al hacer clic sobre el nombre "Juan Enrique
Jurado Gutierrez).
Figura 33. Registro automático del destinatario
Si por alguna razón se desea personalizar el nombre o cargo se debe usar un "Alias"
(ejemplo: Lic. Juan Enrique Jurado Máxima Autoridad Ejecutiva), para ello seguimos los
siguientes pasos:
· Hacer clic (mouse) en el registro correspondiente sobre la letra "A" de alias.
· El SIACO desplegará la siguiente pantalla en la cual escribiremos el nombre y el cargo que
se desea aparezca de aquí en adelante:
Figura 34. Registro de un Alias
· Presionar botón "GRABAR".
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El SIACO nos devolverá a la pantalla de redacción del documento.
De ahora en adelante cuando hagamos clic (mouse) sobre el "Alias" (Ejemplo: DGE) el
SIACO desplegará los datos que se registraron para el alias introducido, como se muestra a
continuación:
Figura 35. Utilización de un Alias
Este procedimiento solo se lo realiza una vez para configurarlo, pero se pueden hacer
cambios cuantas veces se requiera.
En el "Contenido" el SIACO nos brinda la posibilidad de redactar la nota en la parte superior
(del cuadro) encontramos diferentes herramientas, para darle el formato al documento:
Figura 36. Contenido del documento
No existe límite en cuanto al tamaño de la nota.
En la parte inferior podemos ver los datos del remitente, cargo remitente, detallar los
adjuntos, copias y mosca; donde cada campo se puede modificar, los datos que se
despliegan por defecto son los que se configuraron en la opción Configurar Usuario.
Figura 37. Pie del documento
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3.2
Asignar Cite al Documento
Una vez redactado el documento, este debe ser registrado en la base de datos y asignar el
cite (código alfanumérico generado automáticamente por el SIACO de manera independiente
por cada una de las dependencias de Vías Bolivia), para poder realizar esta tarea se debe
presionar el botón "Crear Documento":
Figura 38. Crear Documento
El SIACO asignará el cite correspondiente y el documento será registrado en la base de
datos, solo cuando se realiza esta acción el documento es guardado.
Figura 39. Documento con Cite asignado
3.3
Asignar NUR o NURI pendiente
Para asignar un NUR o NURI pendiente al documento generado se tienen las siguientes
opciones:
· El SIACO inmediatamente después de asignar un cite al documento despliega la pantalla
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"Asignar Documento a Hoja de Seguimiento".
· Si se encuentra en la pantalla del documento debe presionar el botón "Asignar NURI" que
se encuentra en la parte superior de la pantalla:
Figura 40. Opciones al generar documento
Una vez que se presiona el botón "Asignar NURI", el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla:
Figura 41. Asignar documento a hoja de seguimiento
En algunas ocasiones el SIACO no despliega la "Lista de Hojas de Seguimiento Pendientes
en la unidad" (color plomo), debido a que el usuario activo no tiene documentos pendientes.
Si con el documento creado se dará continuidad a otro, se debe elegir de la lista que se
despliega el NUR o NURI correspondiente y posteriormente el botón "Asignar a NUR o NURI
Pendiente".
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Figura 42. Lista de Hojas de Seguimiento Pendientes en la unidad
Inmediatamente el SIACO solicita la confirmación de la asignación a esta Hoja de
Seguimiento:
Figura 43. Mensaje de confirmación de asignación de Hoja de Seguimiento
Al aceptar la asignación, el SIACO asigna nuestro documento a NUR o NURI seleccionado, y
nos muestra la siguiente pantalla:
Figura 44. Documento con Cite y NUR o NURI
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3.4
Asignar NURI nuevo
Para asignar un NURI nuevo al documento generado se tienen las siguientes opciones:
· El SIACO inmediatamente después de asignar un cite al documento despliega la pantalla
"Asignar Documento a Hoja de Seguimiento".
· Una vez redactado el documento y asignado el cite correspondiente, se debe asignar el
NUR o NURI, para esto se debe presionar el botón "Asignar NURI" que se encuentra en la
parte superior de la pantalla:
Figura 45. Opciones en la generación de documento
Una vez que se presiona el botón "Asignar NURI", el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla:
Figura 46. Asignar Documento a hoja de seguimiento
Cuando el documento creado es para dar origen a un nuevo trámite se debe elegir la opción
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NUEVO en la parte inferior resaltada de color amarillo, debe elegir un proceso (identifica el
documento) y presionar el botón "Asignar NURI", como se muestra en la figura:
Figura 47. Elección de un proceso
Inmediatamente el SIACO solicita la confirmación de la asignación a una nueva Hoja de
Seguimiento:
Figura 48. Confirmación de asignación
Al aceptar la asignación, el SIACO asigna nuestro documento a NUR o NURI seleccionado, y
nos muestra la siguiente pantalla:
Pagina 49. Asignación de NURI nuevo
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3.5
Imprimir documento
Para imprimir un documento (debe tener su respectivo cite, NUR o NURI), presionar el botón
"GENERAR WORD", que se encuentra en la parte superior de la pantalla donde se visualiza
el documento, como se muestra en la figura:
Figura 50. Opciones de Generación de documento
Inmediatamente el SIACO nos mostrará la siguiente pantalla:
Figura 51. Generación de documento para impresión
En la parte superior de la pantalla se despliega un mensaje resaltado en color amarillo,
debemos hacer un clic (mouse) sobre cualquier parte del mensaje y nos desplegará el
siguiente cuadro:
Figura 52. Descargar archivo
Se debe elegir la primera opción "Descargar archivo..", y el SIACO nos mostrará la siguiente
pantalla:
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Figura 53. Abrir documento
Al elegir la opción "Abrir", el SIACO nos mostrará el documento en WORD, como se
muestra a continuación:
Figura 54. Documento creado
El documento posee los formatos institucionales, no existe restricción del número de copias,
si se realiza modificaciones al documento esto debe quedar registrado en el SIACO (se
explica más adelante "Modificar documento").
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3.6
Buscar documento
Para buscar un documento este debe tener mínimamente el cite asignado, para ello se debe
ingresar por la opción
de página principal.
Inmediatamente el SIACO nos despliega la pantalla Gestión de Documentos:
Figura 55. Gestión de documentos
En la parte inferior de la página se observa el texto "Ver lista de documentos generados
por el usuario: perez.juan". Debajo los tipos de documentos que se puede ver, debe elegir
el tipo de documento buscado (ejemplo: Nota Interna), para ello hacer un clic sobre el tipo de
documento y el SIACO nos desplegará una lista de todos los documentos creados por el
usuario activo, como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura 56. Lista de documentos creados por el usuario
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De la lista se debe escoger el documento y presionar el botón "Ver/Modificar/Derivar", y el
SIACO nos mostrará el documento:
Figura 57. Vista del documento buscado
3.7
Modificar documento
Para realizar una modificación a un documento, este debe estar creado (mínimamente tener
el cite correspondiente).
Se puede hacer modificaciones en el documento solo mientras este no sea recepcionado y
se puede hacer en cualquier parte del documento (encabezado, cuerpo, pie), para hacer las
modificaciones se debe estar en la pantalla de redacción del documento, como se muestra
en la siguiente pantalla:
Figura 58. Vista del documento
Para guardar las modificaciones se debe presionar el botón "Modificar Documento" que se
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encuentra en la parte superior e inferior del documento, el SIACO nos mostrará el mensaje
de que se registraron las modificaciones, como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura 59. Mensaje de modificación del documento
También se puede realizar modificaciones al contenido del documento, utilizando las
opciones "Copiar y Pegar" (documento o otro programa Word, excel, etc), al momento de
proceder con la opción de "Pegar" el SIACO desplegará el siguiente cuadro como se
muestra en la siguiente pantalla:
Figura 60. Modificar documento
Debe presionar el botón "Cancelar", a continuación el SIACO procederá con la acción
requerida para guardar las modificaciones debe presionar el botón "Modificar Documento"
de la parte superior e inferior de la página y la modificación quedará registrada.
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3.8
Asignar nuevo cite
En muchas ocasiones es necesario asignar un nuevo cite a un documento ya creado (el
contenido es el mismo salvo algunas pequeñas diferencias), el SIACO permite realizar este
proceso, para ello es necesario ingresar al documento al cual deseamos asignar un nuevo
cite, siguiendo los pasos que se vieron en el apartado "Buscar Documento".
Figura 61. Visualización del documento
Una vez visualizado el documento se debe presionar el botón "Asignar NUEVO CITE" que
se encuentra en la parta superior de la pantalla, y el SIACO asignará el nuevo cite
correspondiente:
Figura 62. Nuevo documento
De ahora en adelante podremos trabajar con el nuevo documento en base al anterior, el
SIACO brinda la posibilidad de poner un nuevo NUR o NURI, derivarlo, modificar el contenido
y/o destinario, remitente, etc., de manera independiente al documento origen.
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3.9
Corregir asignación de un documento (NURI o NUR)
Si por alguna razón se ha asignado un documento a un NUR o NURI pendiente por error, se
puede corregir esta asignación solamente si este continúa en la lista de documentos
pendientes, se debe seguir los siguientes pasos:
· Acceder a la "Lista de documentos pendientes".
· Buscar el registro del NUR o NURI al cual se encuentra asociado el documento.
Figura 63. Lista de documentos pendientes
· Debajo del botón "Añadir Respuesta" se encuentra el cite del documento creado y la
palabra "quitar" como se muestra a continuación:
Figura 64. Registro del NURI con documento asignado
·
Hacer un click sobre la palabra "quitar" y el SIACO
elimina la asociación del documento con el NUR o NURI correspondiente.
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Parte
IV
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4
Derivación de documentos
Derivar, es el acto de despachar el NURI o NUR físicamente como en el SIACO. Es
responsabilidad del funcionario registrar la derivación en la hoja de seguimiento (destinatario,
firma, fecha y hora) y exigir la recepción de la hoja de seguimiento en el SIACO.
4.1
Acceder a la opción de Derivar documento nuevo
Para realizar la derivación de un documento nuevo, este debe estar redactado (tener cite,
NUR), se puede derivar de dos maneras, a continuación explicaremos cada una:
· En la pantalla de generación de documentación, debe presionar el botón "Derivar" como se
muestra a continuación:
Figura 65. Opciones de generación de documento
El SIACO nos presentará la página para realizar la derivación que se explica más adelante.
· La
otra
manera
de
derivar
un
documento
es
ingresar
a
la
opción
de página principal y el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla, donde se despliega la lista de hojas de seguimiento internas creadas por nuestro
el usuario activo:
Figura 66. Lista de hojas de seguimiento interna creadas
De la lista se debe elegir la hoja de seguimiento interna que se desea derivar y hacer un click
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sobre la palabra "Derivar" y el SIACO nos desplazará la pantalla para realizar la derivación.
4.2
Acceder a la opción de Derivar documento pendiente
Para derivar un NUR o NURI pendiente, debe estar en la lista de documentos pendientes; si
correspondía elaborar un documento este debe estar creado (tener cite y NUR o NURI ),
presionar el botón "Derivar" del registro correspondiente, como se muestra en la siguiente
pantalla:
Figura 67. Lista de documentación pendiente
Inmediatamente el SIACO desplegará la pantalla para poder realizar la derivación.
4.3
Adjuntar otros documentos
Muchas veces es necesario adjuntar más de un documento (creados en el SIACO y no estar
asociados a otro NURI) a una misma hoja de seguimiento NUR o NURI, para realizar esta
tarea debemos ingresar a la opción de derivar (como se explicó en los apartados anteriores)
y el SIACO nos mostrará la siguiente pantalla:
Figura 68. Lista de posibles derivaciones
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En la parte superior tenemos la opción "Adjuntar", para seleccionar los documentos a ser
adjuntados debe hacer un clic(mouse) sobre la palabra "SELECCIONAR DOCUMENTO", el
SIACO desplegar la lista de documentos que nuestro usuario ya creó con anterioridad, como
se muestra en la figura:
Figura 69. Lista de documentos creados
De la lista de documentos creados se debe elegir el documento a ser adjuntado y hacer un
clic(mouse) sobre la palabra "SELECCIONAR", inmediatamente el SIACO nos presentará la
siguiente pantalla, en la cual debe presionar el botón "Adjuntar" que se encuentra en la parte
derecha de cite del documento seleccionado.
Figura 70. Adjuntar documento
Una vez que presionado el botón de "Adjuntar", el SIACO adjunto al NUR o NURI el
documento seleccionado como se muestra en la pantalla, este proceso se puede realizar
cuantas veces se requiera.
Figura 71. Documentos adjuntos
Para eliminar un documento adjunto, se debe presionar el botón "eliminar" que se encuentra
en la parte derecha del cite del documento.
Figura 72. Eliminación de documentos adjuntos
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4.4
Derivar Hoja de Seguimiento
Una vez que se presiona el botón "Derivar" independientemente del origen, el SIACO nos
desplegará la siguiente pantalla:
Figura 73. Lista de posibles derivaciones
Para proceder con la derivación se debe realizar las siguientes tareas:
· Elegir al destinatario de la lista desplegable "Derivar a" (todos los usuarios personalizados
en "Configurar lista de derivación"), si no encuentra algún usuario deberá configurar su lista
de derivación previamente.
Figura 74. Lista de derivación
· Elegir la acción que se solicitada realice el destinatario:
Figura 75. Lista de Acción
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· Digitar el proveído correspondiente:
Figura 76. Digitar Proveído
· Presionar el botón "Derivar Doc. Oficial", y el SIACO nos mostrará la siguiente pantalla:
Figura 77. Lista de derivaciones realizadas
· En caso de ser necesario la derivación de una copia se debe repetir el proceso anterior
(las copias son solamente para conocimiento).
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Figura 78. Lista de derivaciones realizadas(copias)
· Si por error se eligió usuario, acción, proveído incorrecto para corregir es suficiente con
presionar el botón "Eliminar" que se encuentra en la parte izquierda del registro que se
desea eliminar.
· Para confirmar la derivación debe presionar el botón "Confirmar y salir", mientras no
confirme la derivación esta no podrá ser recibida por el destinatario.
Figura 79. Confirmación de derivación
· Presionar el botón "Aceptar" de la consulta para Confirmar la derivación.
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4.5
Imprimir Hoja de Seguimiento Interna
La hoja de seguimiento interna no es más que el registro impreso, en el cual se coloca la
constancia de la recepción de la correspondencia, contiene un NUR o NURI, según sea el
caso, y las derivaciones y proveídos correspondientes.
Una vez que se realiza la derivación de una hoja de seguimiento interno creado por usuario
activo, el SIACO nos muestra la siguiente pantalla la cual nos permite imprimir la misma,
como se observa nos despliega un mensaje que se encuentra en recuadro en la parte
superior de color amarillo y sobre el cual deberá hacer click(mouse) y presionar sobre la
opción "Descargar archivo":
Figura 80. Descargar archivo hoja de seguimiento interno
Una vez que elija la opción "Descargar archivo", el SIACO mostrará la siguiente pantalla:
Figura 81. Descargar archivo
Al presionar el botón "Abrir", el SIACO mostrará la hoja de seguimiento interno en el
programa WORD, para proceder con la impresión, debiendo realizar dicha tarea anverso y
reverso eligiendo el tamaño de papel a carta:
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Figura 82. Hoja de Seguimiento Interno
Una vez impresa la hoja de seguimiento interna, se debe firmar en la casilla "Firma de
Despacho".
Para
imprimir
hojas
de
seguimiento
debe
ingresar
a
la
opción
de página principal, el SIACO desplegará la siguiente pantalla
y brinda dos posibilidades:
Figura 83. Hojas de seguimiento internas creadas
· Si por alguna razón, no se realizó la impresión de la hoja de seguimiento en el momento de
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derivar, presionar con el mouse sobre la palabra "Imprimir OTRA Hoja de Seguimiento" o
sobre el icono de la impresora.
· Si necesita imprimir una hoja de seguimiento en blanco para dar continuidad al trámite del
documento, presionar con el mouse sobre la palabra "Imprimir HOJA DE SEGUIMIENTO
EN BLANCO" o sobre el icono de la impresora.
En ambos casos el SIACO desplegará la siguiente pantalla:
Figura 84. Imprimir Hoja de Seguimiento
En la casilla que se encuentra en blanco, proceder a escribir el número único de registro
unico NURI completo, y luego presionar el botón "Aceptar", y el SIACO nos desplegará la
pantalla:
Figura 85. Descargar archivo
Al presionar el botón "Abrir", el SIACO mostrará la hoja de seguimiento interno en el
programa WORD, para proceder con la impresión, debiendo realizar dicha tarea anverso y
reverso eligiendo el tamaño de papel a carta:
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Figura 86. Hoja de seguimiento interno
Esta es la Hoja de Seguimiento en blanco para dar continuidad a un trámite y la hoja de
seguimiento donde se encuentra el código de barras no existe espacio para continuar con el
registro respectivo
Figura 87. Hoja de Seguimiento en blanco
4.6
Corregir Derivación
Se puede corregir la derivación de una hoja de seguimiento, solamente cuando el
destinatario no realizó la recepción del mismo, y solamente puede corregir la derivación el
usuario que realizó la derivación de la hoja de seguimiento, para ello se accede con la opción
de página principal, una vez que se ingresa a esta opción el SIACO
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mostrará la siguiente pantalla:
Figura 88. Lista de documentos derivados no recepcionados
El SIACO despliega la lista los documentos derivados y que no fueron recepcionados, debe
buscar el NUR o NURI que se desea restablecer y presionar el botón "Restablecer" del
registro correspondiente.
Al presionar el botón "Restablecer" el SIACO despliegá la pregunta de confirmación de
restablecimiento, como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura 89. Confirmación de Restablecimiento de Hoja de Seguimiento
Al presionar el botón "Aceptar" la hoja de seguimiento se restablece a su estado antes de la
derivación (Documentos Pendientes o Hojas de seguimiento creadas).
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4.7
Agrupar Hojas de Seguimiento
En ocasiones se tiene en la lista de documentos pendientes varios NUR o NURI del mismo
trámite, es decir, se puede dar continuidad al mismo con un solo documento, por lo tanto es
necesario el agrupar NURI, para ello todos los NUR o NURI deben estar en la lista de
pendientes y debe elegir uno de ellos para ser el NURI principal y que de ahora en adelante
se hará seguimiento.
Una vez que se tiene el NURI o NUR principal en la lista de documentos pendientes se debe
hacer un click(mouse) sobre la frase "Agrupar NURI" que se encuentra en la parte derecha
del NUR o NURI, como se muestra a continuación:
Figura 90. Agrupar NURI
Una vez que presiona "Agrupar NURI(s)" el SIACO mostrará la siguiente pantalla:
Figura 91. Agrupación de NURIS
Se debe elegir de la lista los NUR o NURI que deseamos agrupar y luego presionar el botón
"AGREGAR", no existe límite para la agrupación solo la restricción de que los documentos
deben corresponder a un mismo trámite.
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Figura 92. Lista de NURI agrupados
Para quitar un NUR o NURI se debe hacer antes de imprimir la carátula, y para ello es
suficiente con hacer un clic (mouse) sobre la palabra "QUITAR" correspondiente al registro
del NUR o NURI.
Es importante el imprimir la carátula, debido a que es la manera de confirma la agrupación,
para realizar dicha tarea se debe hacer un clic(mouse) sobre la frase "IMPRIMIR
CARATULA" y el SIACO mostrará la siguiente pantalla:
Figura 93. Abrir el archivo de la caratula
Una vez que se presione el botón "Abrir", el SIACO mostrará la carátula respectiva, de ahora
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en adelante la carátula debe ir delante de las hojas de seguimiento, para identificar que
dichos documentos fueron agrupados.
Figura 94. Caratula de Agrupación
Una vez impresa la carátula se vuelve a la lista de documentos pendientes y se procede con
la derivación del NURI principal y los demás NUR o NURI agrupados no se mostrarán en
dicha lista.
4.8
Devolución de documentos derivados a mis pendientes
Si en página principal, la opción "Documentos Derivados no Recibidos" comienza a
parpadear, es una alerta del SIACO
, la alerta nos indica que
documentos derivados por el usuario activo no fueron recepcionados en el SIACO y al cabo
de 10 días hábiles estos volverán a la lista de documentos pendientes, razón por la cual se
debe solicitar al destinatario la recepción de los mismos, para poder ver los documentos que
no fueron recepcionados ingresamos a la opción "Documentos Derivados No Recibidos",
como se muestra a continuación:
Figura 95. Lista de hojas de seguimiento despachadas, no recibidas
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Archivar Documentos
El SIACO permite archivar los documentos que se encuentran en nuestra lista de
documentos pendientes, solo cuando se tiene habilitado la opción de archivo, se podrá
contar con un archivo real de lo contrario solo será un archivo digital donde estarán las
copias digitales.
Cuando se procede con la tarea de archivar, el documento archivado no se visualiza en la
lista de documentos pendientes, pero si no tenemos habilitada la opción de archivo este
seguirá en dicha lista, debido a que solo se archivará una copia digital.
Tendrán acceso a archivar documentación el personal responsable del archivo físico del
área/unidad.
Para tener habilitado la opción de archivo, se debe solicitar con nota interna justificando la
opción de archivo y aprobada por su inmediato superior, dirigida a la Dirección de
Planificación y Desarrollo.
5.1
Archivar hoja de seguimiento interno
Para archivar una hoja de seguimiento interno, se debe presionar el botón "Archivar" o
"Archivar Copia" (según corresponda) del registro en la lista de documentos pendientes,
como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura 96. Lista de documentación pendiente
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Si se encuentra habilitada la opción de archivo, el SIACO mostrará de la siguiente manera:
Figura 97. Lista de documentación pendiente
Una vez que se presiona el botón "Archivar" o "Archivar Copia", el SIACO mostrará la
siguiente pantalla:
Figura 98. Archivar documentos
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5.2
Archivar en nueva carpeta
El SIACO permite crear carpetas para poder guardar documentos de una manera más
organizada, para ello se debe elegir "NUEVO" de la lista desplegable en la opción "una
carpeta" que se encuentra en la parte izquierda como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura 99. Archivar en nueva carpeta
Luego en la parte derecha escribir el nombre de la carpeta (ej. DIRECCION
ADMINISTRATIVA), y debajo escribir alguna observación (razón del archivo) y posteriormente
presionar el botón "Archivar", y el documento se archivará en la carpeta respectiva.
Se puede crear cuantas carpetas se necesita sin restricción, para crear alguna carpeta se
debe archivar un documento.
Las carpetas creadas deben coincidir con los expedientes físicos del área/unidad.
5.3
Archivar en una carpeta existente
Para archivar un documento en una carpeta existente se presiona el botón "Archivar" o
"Archivar copia" de la hoja de seguimiento que se encuentra en la lista de documentos
pendientes, y el SIACO desplagará la pantalla de derivación, debe elegir "EXISTENTE " de la
opción "una carpeta" y se desplegará la lista de todas las carpetas creadas con el usuario
activo, que nos presenta en la parte derecha, como se muestra en la continuación:
Figura 100. Lista de carpetas
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Una vez que se elige la carpeta, registraremos la observación respectiva para luego
presionar el botón "Archivar".
5.4
Ver documentos archivados
Para ver las carpetas creadas y los documentos que se encuentran en cada uno de ellos
ingresar a una de las siguientes opciones:
Ingresar por la opción
originales y
ó
para ver los documentos
para las copias digitales.
En ambos casos el SIACO desplega la lista de las carpetas creadas como se muestra a
continuación:
Figura 101. Lista de carpetas creadas
Debe elegir la carpeta que desea ver y hacer clic (mouse) y el SIACO desplegará el
contenido del mismo:
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102. Documentos Archivados en la una determinada carpeta
Una vez que archiva el documento solo se puede realizar modificaciones en el campo
observaciones o cambiar de carpeta, para ello se debe presionar en el botón "Modificar o
Mover" y el SIACO desplegará la siguiente pantalla:
103. Modificaciones a documentos archivados
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Buscador y Seguimiento
El SIACO permite realizar la trazabilidad y seguimiento a un documento. Para realizar
búsqueda de un documento se debe ingresar por la opción
de página principal, el SIACO a continuación mostrará la siguiente pantalla:
Figura 104. Buscador
Mediante el cual se puede realizar búsquedas por diferentes criterios, por defecto el criterio
de búsqueda es NUR o NURI, para cambiar de criterio se debe desmarcar de la casilla que
se encuentra a lado derecho de la opción y escribir en el recuadro el criterio de búsqueda, a
continuación se presentan algunos ejemplos:
Criterio de búsqueda
siendo el resultado:
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Figura 105. Lista de resultados
Criterio de búsqueda
siendo el resultado:
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Criterio de búsqueda
siendo el resultado:
Para ver la trazabilidad del documento se debe hacer un clic(mouse) sobre el ícono
registro respectivo y el SIACO desplegará la trazabilidad respectiva:
Figura 106. Lista de resultados
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Se puede observar todo el seguimiento al documento desde quién es el autor, dónde se
derivó, fecha, acción, proveído, fecha de recepción, documentos creados y ver quién tiene el
documento y en qué estado se encuentra.
La estrella que se muestra sobre el usuario nos indica que es el usuario que tiene en su
poder el documento físico.
Para documentos que fueron agrupados el SIACO nos muestra de la siguiente manera:
Figura 107. Lista de resultados NURI agrupado
En este caso solo muestra la trazabilidad del documento principal y en la parte inferior
muestra los NUR o NURI adjuntos, para ver la trazabilidad del mismo se debe hacer clic
(mouse) sobre el NUR, como a continuación se muestra:
Figura 108. Lista de NURI agrupado
En el caso de las copias digitales ellos se muestran con un registro de color blanco, como
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se observa a continuación:
Figura 109. Lista de resultados
En el caso que el documento hubiera registrado restablecimientos estos se mostrarán en la
parte inferior mostrando la fecha de restablecimiento al usuario remitente.
Figura 110. Lista de resultados
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Reportes
El SIACO brinda la posibilidad de generar diferentes reportes. El tipo de reporte mediante la
opción
que se encuentra en el Menú de Opciones.
Gestor de Reportes, el SIACO permite personalizar reportes con la utilización del gestor de
reportes, como ser:
· Documentos recibidos,
· Documentos derivados
En rangos de fechas, carácter del documento, una vez personalizado el reporte, presionar el
botón correspondiente para la generación del documento:
Figura 111. Gestor de Reportes
Reporte Gerenciales 1, el reporte muestra el número de documentos
"Pendientes" y "Archivados" por oficina y por usuario.
"No recibidos",
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Figura 112. Reporte Gerencial
Reporte Gerenciales 2, el reporte muestra el número de documentos pendientes desde su
creación en rangos de días "mayor a 50 días", "entre 20 y 50 días", "entre 10 y 20 días" y
"menor a 10 días" por oficina y por usuario.
Figura 113. Reporte Gerencial 2
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Debajo del menú principal también encontramos la opción de la generación de más reportes
de uso más frecuente, para ingresar a cada uno de los reportes, debe hacer clic(mouse)
sobre el reporte necesario:
Figura 114. Reportes
· CITES ASIGNADOS EN LA OFICINA, nos permite ver una lista de todos los cites
generados en la dirección o unidad. Al ingresar a esta opción, el SIACO mostrará la
siguiente pantalla:
Figura 115. Cuadro resumen de tipo de documento
Se debe elegir el tipo de documento del cual desea ver los cites asignados sobre el nombre
del documento en la parte izquierda de la pantalla, el SIACO mostrara la lista de cites
asignados para el tipo de documento elegido, como se muestra a continuación:
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Figura 116. Lista de Cites asignados "Cartas"
· REPORTE DE DOCUMENTACION DESPACHADA, permite generar un reporte e
imprimir el detalle de la documentación despachada, que puede ser utilizada como
constancia de la recepción de documentos. Una vez que ingresa a la opción el SIACO
mostrará el cuadro en el cual debe elegir el botón "Abrir" como se muestra a continuación:
Figura 117. Abrir archivo
A continuación el SIACO abrirá el archivo en EXCEL, en la lista solo mostrará aquellos
documentos derivados no recepcionados en el SIACO, como se muestra en la figura:
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Figura 118. Lista de derivaciones
· REPORTE DE DOCUMENTACION ARCHIVADA, permite generar un reporte e imprimir
el detalle de todos los documentos archivados, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 119. Lista de documentos Archivados
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