UNIDAD III SD - Facilitadora de la UNESR Prof. Limett Lugo

UNIDAD III: CONOCER LAS FORMAS
DE ORGANIZAR Y LAS TÉCNICAS DE
DOCUMENTACIÓN
PROF. LIMETT LUGO
UNIDAD III: ORGANIZACIÓN Y TECNICAS DE
DOCUMENTACIÒN EN LA DOCUMENTACIÓN
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Archivos de documentación o de proyecto
Referencias cruzadas.
Técnicas de documentación
Flujogramas
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Ejemplo
Flujogramas de sistemas computarizados, Ejemplo.
Narrativos
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Flujograma de procedimientos manuales,
Contenido
Elementos que lo componen, Ejemplo
ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN O PROYECTO Y
REFERENCIAS CRUZADAS
ARCHIVOS DE PROYECTOS:
Mediantes estos archivo la organización puede conocer la situación actualizada
del desarrollo del sistema en desarrollo y proporciona un medio de comunicación
entre los equipos. Contiene documentos para archivar, la última versión de
documentos aprobados (calendario por ejemplo), ya que es un archivo de trabajo,
dibujos, ideas y documentación preliminar de la tarea en marcha.
La sistemática subdivisión de este archivo, que comprende un capitulo o sección
para cada tema o aspecto especifico, es esencial para su organización y
mantenimiento. Por ello, el archivo se organizara con anterioridad para acomodar
en los epígrafes apropiados la documentación que se prepara para el proyecto.
Esto asegura la progresiva conversión de la documentación dinámica del proyecto
en documentación para el usuario.
ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN O PROYECTO Y
REFERENCIAS CRUZADAS
•
ARCHIVOS DE PROYECTOS:
De igual forma, que van cambiando los datos, lo irá haciendo el
contenido del archivo de proyecto. Los documentos provisionales
irán siendo reemplazados sucesivamente hasta llegar por fin a la
última versión; los informes periódicos por publicaciones
definitivas; los cambios serán promovidos y puestos en práctica.
Cuando, por cualquier motivo, un documento sea separado del
archivo del proyecto, este será llevado al archivo histórico, que
por tanto contendrá toda la documentación no actual.
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REFERENCIAS CRUZADAS:
Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que
aparece en otro lugar de un documento; por ejemplo: puede crear
referencias cruzadas para títulos, pie de página, marcadores y
párrafos
numerados.
Hipervinculos, etc.
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN
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TECNICA NARRATIVA
TECNICA DEL FLUJOGRAMA
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TECNICA NARRATIVA:
CONSISTE EN LA DESCRIPCIÒN DETALLADA DE UN PROCEDIMIENTO Y TODOS LOS PASOS
QUE LO COMPONEN.
ESTE DOCUMENTO NARRATIVO SE ENCUENTRA INSERTO POR LO GENERAL DENTRO DE
UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ELLOS PUEDEN SER UTILIZADOS PARA DOCUMENTAL
INFORMACIÒN QUE SE ESTÁ LEVANTANDO PARA UN SISTEMA DEL CUAL SE ESTÁ
REALIZANDO ALGÚN ANÁLISIS.
OBJETIVO: DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO EN FORMA DETALLADA Y ALTAMENTE
DESCRIPTIVA, PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ES NECESARIO QUE SE CONSIDERE:
•Las tareas involucradas en ellos.
•Donde se realizan las tareas
•Quien es el responsable directo de cada tarea
•Cuando se deben llevar a cabo
•Los requerimientos de los recursos
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN
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TECNICA NARRATIVA
Los procedimientos deben ser escritos en forma clara, sencilla, de facil
lectura, entendimiento y seguimiento.
•ELEMENTOS QUE COMPONEN LA TECNICA NARRATIVA:
El titulo o nombre del procedimiento
El propósito del procedimiento u objetivo del mismo
El procedimiento en sí (considerando iniciar cada clausula u párrafo
con un verbo en imperativo o empleando voz activa)
El procedimiento debe ser presentado en tres columnas la primera indica el
departamento responsable, la segunda el cargo de la persona responsable de
la ejecución del procedimiento, y la tercera la acción o paso que debe ejecutar
la persona
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TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN
REGLAS GENERALES QUE SE DEBEN CONSIDERAR A LA
HORA DE DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO A TRAVÉS DE
LA TÉCNICA NARRATIVA:
a)
Evitar emplear términos especiales y palabras que no sean de uso
común
b)
Utilizar verbos que reflejen una acción concreta y evita la utilización de
adjetivos o adverbios, sobre todo cuando estos no amplían la
descripción o significado de la acción.
c)
Escribir las oraciones en tiempo presente del imperativo, recuerda que
le estas diciendo a la gente que debe hacer en el momento y no lo que
hicieron en el pasado o harán en el futuro
d)
Utilizar oraciones cortas y evita el uso de paréntesis, las personas
entienden mejor las oraciones cortas.
e)
No introduzcas ideas, conceptos o explicaciones dentro del
procedimiento, recuerda que un procedimiento debe indicar los pasos
o tareas que deben realizarse para completar un trabajo, en el se
describe quien hace qué, y donde, no la razón por la que lo hace.
TECNICAS DE
DOCUMENTACIÒN
TECNICAS DE
DOCUMENTACIÒN
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN
FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo -también conocidos como flujogramas- son “…una representación gráfica
mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento
o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según
la naturaleza de cada cual.”
Es decir, son una mezcla de símbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de
un proceso, de forma tal que este se comprenda más fácilmente.
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN
FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO
Criterios para el diseño de los diagramas de flujo
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:
Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:
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Nombre de la institución.
Título, “diagrama de flujo.”
Denominación del proceso o procedimiento.
Denominación del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboración.
Nombre del analista que realizó el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de
los responsables.
Simbología utilizada y su significado.
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN
FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO
Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:
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Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las líneas de flujo, emplear los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras
líneas.
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Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte
inferior y/o derecha.
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En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.
Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo de una información.
American National Standard Institute (ANSI)
FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO
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El
Instituto
Nacional
de
Normalización Estadounidense –ANSI
por sus siglas en inglés- es una
organización privada sin fines
lucrativos que administra y coordina
la normalización voluntaria y las
actividades
relacionadas
a
la
evaluación de conformidad en los
Estados Unidos.
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El ANSI ha desarrollado una
simbología para que sea empleada en
los
diagramas
orientados
al
procesamiento electrónico de datos –
EDP- con el propósito de representar
los flujos de información, de la cual se
han adoptado ampliamente algunos
símbolos para la elaboración de los
diagramas de flujo dentro del trabajo
de diagramación administrativa,
dicha simbología se muestra a
continuación:
American National Standard Institute (ANSI)
FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO
TECNICAS DE
DOCUMENTACIÒN
flujograma
TECNICAS DE DOCUMENTACIÓN
Flujograma:

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