ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
COMPAÑÍA DE FOMENTO INDUSTRIAL DE PUERTO RICO
SOLICITUD DE PROPUESTAS
SOLICITUD DE PROPUESTAS (REQUEST FOR PROPOSALS, RFP) N.º 2015-ROPR1
FECHA: 7 DE MAYO DE 2015
TIENDA REPRESENTATIVA DE LOS RONES DE PUERTO RICO
VIEJO SAN JUAN, PUERTO RICO
PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS: 22 de junio de 2015
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ÍNDICE:
1. Proceso de propuestas ............................................................................................................................... 4 1.1 Invitación a participar ......................................................................................................................... 4 1.2 Quién puede participar ...................................................................................................................... 4 1.3 Propósito ............................................................................................................................................ 4 1.4 Términos y condiciones ...................................................................................................................... 4 1.5 Alcance del trabajo ............................................................................................................................. 5 2. Requisitos generales: .................................................................................................................................. 5 2.1 Requisitos del Departamento de Estado ........................................................................................... 6 2.2 Lista de exclusión; Ley N.º 258 y otros requisitos: ............................................................................. 6 3. Documentación y requisitos formales de la propuesta .............................................................................. 6 3.1 Carta de intención .............................................................................................................................. 6 3.2 Contenido de la propuesta ................................................................................................................. 7 4. Uso y divulgación de la información/Confidencialidad: .......................................................................... 11 5. Proceso de evaluación: ............................................................................................................................ 12 6. 5.1 Solicitud de aclaración del participante a PRIDCO: ......................................................................... 12 5.2 Criterios de evaluación de propuestas: ........................................................................................... 12 Aceptación completa de los Términos y condiciones de la Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP): ................................................................................................................................................................. 13 7. Las comunicaciones entre PRIDCO y los participantes durante la evaluación de propuestas: ................ 13 7.1 Comunicaciones generales: ............................................................................................................. 13 7.2 Presentaciones orales: ..................................................................................................................... 14 7.3 Preguntas de los participantes: ....................................................................................................... 14 8. Requisitos de presentación de propuestas: .............................................................................................. 14 9. Calendario de eventos: ............................................................................................................................. 15 10. Recepción de propuestas: ........................................................................................................................ 15 11. Evaluación de propuestas: ....................................................................................................................... 16 12. Notificación a los participantes: ............................................................................................................... 16 13. Reconsideración y revisión judicial: .......................................................................................................... 16 14. Condiciones generales para las negociaciones y posible adjudicación del contrato: ............................... 16 15. Cancelación de una Solicitud de propuesta (Request for Proposals, RFP): .............................................. 17 2
16. No hay obligación de ejecutar un contrato: ............................................................................................ 17 17. Junta directiva .......................................................................................................................................... 17 18 Opciones de PRIDCO ................................................................................................................................. 17 19. Información relevante adicional ............................................................................................................... 20 20. Apéndices ................................................................................................................................................. 20 3
1. Procesodepropuestas
1.1 Invitaciónaparticipar
De conformidad con la política pública del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico para promover y desarrollar a Puerto Rico como un destino turístico y Capital del Ron del Mundo, la Compañía de Fomento Industrial de Puerto Rico (Puerto Rico Industrial Development Company, PRIDCO), a través de su programa Rones de Puerto Rico , la Compañía de Turismo de Puerto Rico, la Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico, y el Departamento de Desarrollo Económico y Comercio (Department of Economic Development and Commerce, DEDC), proponen un proyecto estatal para poner en marcha una tienda representativa de los Rones de Puerto Rico en el área de Viejo San Juan. Esta Solicitud de propuestas (la "Solicitud de propuestas" (Request for Proposals, RFP)) es emitida por PRIDCO, una corporación pública creada para promover la industria de producción de Puerto Rico y promover a Puerto Rico como un destino importante para la inversión extranjera y local. El programa Rones de Puerto Rico de PRIDCO ha estado en vigor durante más de 25 años para proteger a la industria de ron local, promover la producción de ron local y aumentar la venta de ron de Puerto Rico en los Estados Unidos. El programa Rones de Puerto Rico proporciona incentivos de mercadeo a las mejores marcas de rones de Puerto Rico, lo que contribuye a aumentar exponencialmente su alcance en el mercado internacional a través de campañas en los medios de comunicación, eventos de promoción e iniciativas de activación. PRIDCO está solicitando propuestas selladas competitivas de empresas y entidades calificadas, que estén interesadas en el diseño, construcción, operación, mantenimiento y promoción de la tienda representativa Rones de Puerto Rico en Viejo San Juan (cada uno, un “Participante”). La tienda representativa tendrá una elegante y lujosa estética y diseño, y proporcionará una experiencia única para el visitante que desee conocer la historia, características y variaciones de nuestros rones locales. La tienda incluirá un área de bar, un área de tienda para Rones de Puerto Rico/mercancía autorizada de la Compañía de Turismo de Puerto Rico, y un área de degustación para que los visitantes experimenten la excelencia de los rones producidos en Puerto Rico. La tienda representativa tendrá solamente productos del programa Rones de Puerto Rico y material promocional relacionado para la venta. 1.2 Quiénpuedeparticipar
Para esta Solicitud de propuestas, PRIDCO solo permitirá la participación de los participantes que sean personas jurídicas, autorizadas para hacer negocios en Puerto Rico, con al menos un (1) año de experiencia en la industria de atención de bares u hospitalidad. 1.3 Propósito
PRIDCO, a través de su programa Rones de Puerto Rico, la Compañía de Turismo de Puerto Rico, el Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, y la Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico emitieron esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP), con el objetivo de abrir una tienda representativa Rones de Puerto Rico en Viejo San Juan. El participante ganador diseñará, construirá, operará, mantendrá y promoverá la tienda representativa Rones de Puerto Rico. 1.4 Términosycondiciones
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La Compañía de Turismo de Puerto Rico tiene el derecho de uso de una propiedad en el Viejo San Juan, también conocida como "La Casita", que actualmente se utiliza como un Centro de Información Turística, situada cerca de los muelles de cruceros en "Plaza de la Dársena". Ver Apéndice A. El espacio está disponible, y PRIDCO desea contratar a una organización que esté calificada y sea capaz de estar a cargo de las iniciativas para diseñar el interior de la propiedad, administrar, operar, mantener y promover la tienda representativa Rones de Puerto Rico, lo que incluiría un área de bar, un área de tienda para Rones de Puerto Rico/mercancía autorizada de la Compañía de Turismo de Puerto Rico, y un área de degustación de ron para que los visitantes experimenten la excelencia de los rones producidos en Puerto Rico. La tienda representativa tendrá solamente productos del programa Rones de Puerto Rico para la venta, además de material promocional de Puerto Rico, previamente aprobado. 1.5 Alcancedeltrabajo
Crear el ambiente interior de la tienda representativa de Ron de Puerto Rico; diseñar, construir, operar, mantener y promocionar dicha tienda, que incluiría un bar, una tienda, una muestra y un área de degustaciones para que los visitantes experimenten la excelencia de todos los rones elaborados en Puerto Rico, además de un área educativa o exposición dedicada a la historia del ron en la isla. La tienda representativa solo tendrá productos de Ron de Puerto Rico para la venta. El Participante prevaleciente también estará a cargo de desarrollar Ron de Puerto Rico y los productos promocionales de turismo de Puerto Rico (sujeto a limitaciones), para vender en la tienda. 2. Requisitosgenerales
2.1 Requisitosdeldepartamentoestatal
Todos los participantes, de estar incorporados, deben demostrar que poseen una buena reputación y cumplen con los requisitos del Departamento de Estado de Puerto Rico ("Departamento de estado"). Todos los participantes que sean empresas extranjeras (fuera del estado) deben presentar la documentación necesaria con la División de sociedades del Departamento de estado pidiendo autorización para realizar actividades comerciales en Puerto Rico, que debe haber sido solicitada antes de la fecha de presentación de la propuesta del presente. No cumplir con estos requisitos puede causar el rechazo de esta propuesta, sin más consideraciones. 2.2 Listadeexclusión;LeyN.°458yotrosrequisitos
Si cualquiera de los directores, codirectores, representantes o socios del Participante ha sido excluido, suspendido o de otro modo imposibilitado legalmente para participar en las actividades de adquisición pública, este deberá revelar esa información en su oferta. No brindar tal información tiene como consecuencia el rechazo de la oferta. Cada codirector, director, representante y socio del Participante debe tener una buena reputación ante PRIDCO y cualquier agencia local y federal que tenga una relación contractual con el Participante o cualquiera de sus codirectores, directores, representantes y socios. Por lo tanto, si una agencia local, federal o estatal ha finalizado un contrato con el Participante por falta de cumplimiento, el Participante no podrá presentar una Propuesta en respuesta a esta Solicitud de propuesta (Request for Proposal, RFP). Además, cada Participante debe certificar que ninguno de sus directores, codirectores, representantes o socios ha sido convicto o está bajo investigación por un tribunal federal o estatal, o en cualquier otro país, por los delitos determinados en la Ley N.° 458 del 29 de diciembre de 2000 y sus modificaciones. a.Divulgaciónobligatoria
Además, el Participante debe revelar la siguiente información: 5
Conflictos posibles, actuales y aparentes
Intereses de propiedad
Identificación de representantes y directores de entidades de licitación
Superposición de intereses de propiedad o dirección en otras empresas. b. Requisitos generales El Participante deberá cumplir con los requisitos contractuales públicos establecidos en la Carta circular N.° 1300‐‐
‐25‐‐14 del Departamento del Tesoro, fechada el 10 de abril de 2014, en relación con el pago de las ganancias e impuestos de propiedad personal e inmobiliarios. Los Participantes seleccionados deben presentar todas las certificaciones requeridas de acuerdo con la carta circular mencionada, según lo solicitado en el aviso de adjudicación. c. Leyesyregulacioneslaborales
El participante debe cumplir con todas las leyes y regulaciones laborales vigentes, incluso, entre otras, las Leyes de trabajo justo, los requisitos del Programa de igualdad de oportunidades de empleo, impuestos de desempleo, impuestos deshabilitados temporalmente, compensación de los trabajadores e impuestos de seguro social. Además, acuerda quedar obligado por esta solicitud de propuesta y las condiciones del acuerdo Los participantes deben considerar solo los asuntos incluidos en los documentos de esta solicitud de propuesta y en cualquier modificación del presente relacionada con la elaboración de Propuestas. Las Propuestas se evaluarán por el Comité de evaluaciones, según se describe en esta solicitud de propuesta. Ante el envío y posterior aceptación de una Propuesta, el participante acepta celebrar un contrato con PRIDCO por el plazo establecido en esta solicitud. Cada Participante también acepta todos los términos y condiciones de esta solicitud de propuesta y sus modificaciones. La Propuesta del Participante y cualquier información adicional presentada por el Participante o negociada entre el Participante y PRIDCO antes de la selección, junto con esta solicitud de propuesta y cualquier anexo a esta, servirán como confirmaciones de la aceptación del Participante de todos los términos y condiciones establecidos. 3. Requisitosformalesydedocumentaciónparalasolicitud:
3.1 Cartadeintención:
Antes de presentar esta Propuesta, el Participante debe presentar por correo electrónico a PRIDCO una carta de intención como condición para la participación en el proceso de Solicitud de propuesta. Si dicha carta de intención no se envía en la fecha de plazo establecida en el calendario de eventos, o antes de esta, el Participante renuncia a ser notificado de avisos, cambios y/o documentación oficial como parte de esta Solicitud de propuesta. La carta de intención debe incluir la siguiente información: nombre de la persona de contacto, nombre de la entidad interesada, la posición del contacto en la empresa, el número de teléfono y fax, la dirección postal y el correo electrónico. Consulte el Apéndice B. 6
3.2 Contenidodelapropuesta:
La Propuesta debe incluir la siguiente información/documentación: A. DocumentosrelacionadosconlacondiciónjurídicadelParticipante:
a) Copia del certificado de incorporación. b) Copia de las licencias y certificaciones del Participante para realizas actividades comerciales en la Mancomunidad de Puerto Rico. c) Certificado de buena conducta emitido por el Departamento de Estado de Puerto Rico. d) Certificado de libre deuda emitido por el Departamento del Tesoro. e) Certificado de libre deuda emitido por el Departamento de Recursos Humanos y Empleo. f)
Certificado de libre deuda emitido por la Corporación del Fondo del Seguro del Estado de Puerto Rico. g) Certificado de libre deuda emitido por el Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales. h) Certificado de libre deuda emitido por la Administración del Cumplimiento de Manutención de Menores. i)
Una lista de los directores y accionistas. B. DocumentosrelacionadosconlaexperienciadelParticipante:
a) Perfil de la empresa b) Resumen ejecutivo. c) Al menos cinco (5) referencias de proveedores que hayan brindado productos y/o servicios al participante como parte de una negociación similar a la requerida en la solicitud de propuesta en los últimos cinco (5) años. Las referencias deben incluir los nombres de los proveedores, las personas de contacto, los números de teléfono y fax y los correos electrónicos. d) Una declaración escrita junto con esta propuesta que certifique que no existe ningún tipo de conflicto de intereses entre el participante y PRIDCO, o cualquier otra agencia de la Mancomunidad de Puerto Rico. Consulte el Apéndice C y presente junto con la propuesta. C. Documentosrelacionadosconelproyectopropuestoqueseofrece:
a) Un plan de trabajo que incluya lo siguiente: i.
Metodología, ejecución y programa de trabajo con fechas estimadas para completar cada fase o etapa del proyecto. Los participantes deben considerar e incluir en sus propuestas todas las actividades y especificaciones mencionadas en esta solicitud de propuesta. 7
ii.
Plan de comercialización para promocionar los productos de Ron de Puerto Rico y la tienda representativa en el Viejo San Juan, como la integración de la estrategia de la experiencia All Star Island y vacaciones cinco estrellas en Puerto Rico. Ni PRIDCO ni la Mancomunidad de Puerto Rico brindan al participante prevaleciente productos sin cargo bajo la marca de Ron de Puerto Rico para la venta, ni permite que el material promocional de Ron de Puerto Rico se ponga a la venta en todos los productos desarrollados por Ron de Puerto Rico para su propia promoción local o en los EE. UU. Se espera que los participantes desarrollen, compren, generen y/o elaboren todo el material promocional luego de la aprobación escrita de Ron de Puerto Rico y de la empresa de turismo, manteniendo el mismo gusto, aspecto y sensación que la campaña actual del lugar1. Este plan debe incluir: 1. Estrategia comercial y de marca (incluso la creación de un mensaje estratégico y declaraciones de posición); 2. Relaciones públicas; 3. Revisión de los eventos actuales que se realizan en el Viejo San Juan y recomendaciones sobre cómo incorporar a la tienda de Ron de Puerto Rico en esos eventos; 4. Materiales promocionales; 5. Publicidad y patrocinadores; 6. Nuevos eventos y actividades para promocionar la tienda de Ron de Puerto Rico; 7. Recomendaciones y estrategias sobre información de sitios web y medios sociales; 8. Otras recomendaciones y estrategias comerciales relacionadas. iii.
La tienda representativa Rones de Puerto Rico tendrá un área educativa o exhibición dedicada a la historia del ron en Puerto Rico y a la degustación del ron. PRIDCO brindará la capacitación Certificación de Embajador del Ron (sin costo) al personal responsable de transmitir al cliente el contexto histórico del ron. Los participantes deben tener en cuenta que la información y/o medios generados para proporcionar este contexto histórico serán aprobados previamente por PRIDCO. iv.
Todos los productos de ron serán equitativamente exhibidos en la tienda. v.
La tienda debe estar abierta, como requisito mínimo, de lunes a domingo. vi.
La adjudicación de esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP) no será considerada autorización de concesión de licencia. b) Descripción detallada de los servicios ofrecidos, incluyendo (pero no limitados a) los siguientes elementos: 1 Esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP) no se considerará licencia para desarrollar, comprar, vender, distribuir, crear y/o fabricar material promocional con el logo de Rones de Puerto Rico y de la Corporación de Turismo. 8
i.
Estructura del equipo del proyecto: Proporcione una descripción de la estructura del equipo a cargo del desarrollo e implementación del proyecto y de los controles internos que se utilizarán durante el curso del proyecto, incluyendo todos los subcontratistas. Proporcione un organigrama de su empresa, indicando las líneas de autoridad del personal que participará en la ejecución del proyecto, y la relación de dicho personal con otros programas o funciones del Participante. Este organigrama también debe mostrar las líneas de autoridad del siguiente nivel senior de gestión. También incluya los nombres del personal del Participante con la responsabilidad principal y la autoridad final sobre el trabajo. ii.
Calificación/experiencia del personal: Identifique el personal, incluidos los subcontratistas, que trabajarán en la tienda representativa, indicando las responsabilidades y las calificaciones de dicho personal. Incluya también una estimación de los empleados que se contratarán para el funcionamiento de la tienda representativa Rones de Puerto Rico, así como una descripción de sus responsabilidades/tareas. iii.
Descripción detallada de la experiencia del participante en proyectos similares o relevantes. c) Boceto para el diseño interior propuesto, incluyendo muestras y fotografías de los materiales/telas que se utilizarán. PRIDCO, a través de su oficina de Rones de Puerto Rico, será la única y exclusiva propietaria del diseño hecho para la ambientación de la tienda representativa Rones de Puerto Rico (el diseño que fue proporcionado por el Participante ganador). Boceto de conceptos para la posible rotación estacional. d) Marco temporal y especificaciones para las actividades de diseño y construcción de interiores. Las actividades de diseño y construcción deben cumplir con todas las leyes y reglamentos estatales y federales, especialmente las relacionadas con la zona histórica de San Juan. e) Descripción de servicios, incluyendo degustaciones de ron, diseño/muestra para los certificados de menú y de regalo que se distribuirán en la tienda representativa, la mercancía promocional y la muestra de los paquetes de degustación y precios que se ofrecerán. f)
Se espera que el nombre de la empresa esté relacionado y/o estrechamente relacionado con el nombre Rones de Puerto Rico. Esto facilitará el reconocimiento de la marca con sello de calidad, una promoción que será la piedra angular de todas las iniciativas que se lleven a cabo en adelante. g) Información de contacto del participante, incluyendo nombre, cargo, número de teléfono, correo electrónico y número de fax del coordinador/persona de contacto del participante durante el proceso. h) Si el participante tiene previsto llevar a cabo el proyecto con un subcontratista o en sociedad con otra empresa, el Plan de trabajo debe abordar la relación de las empresas y cómo será tratado el posible conflicto por ineficiencias relacionadas con la organización, la comunicación y los procesos excesivos. Si se está considerando una sociedad en esta presentación de Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP), la Propuesta debe incluir/abordar la responsabilidad de cada funcionario/socio. i)
Cualquier otro tipo de información y/o información que respalde, avale o refuerce cada uno de los aspectos técnicos de la evaluación. D. Documentosrelacionadosconlosaspectosfinancierosdelapropuestaqueseofrecerá:
El participante ganador recibirá de PRIDCO capital inicial de hasta la cantidad de treinta mil dólares ($30,000), 9
que se utilizarán para cubrir parte de los costos ocasionados por el diseño y la construcción de la ambientación del interior de las instalaciones que se utilizarán como lugar representativo de Rones de Puerto Rico y de las actividades promocionales y de mercadeo. PRIDCO no financiará las actividades especificadas en la Propuesta. En otras palabras, la única fuente de ingresos será el dinero generado por las operaciones y actividades descritas en esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP). Para permitir que PRIDCO evalúe su capacidad financiera, los Participantes deberán incluir la siguiente información: a) Costos y gastos (incluyendo costos de personal y de equipos/materiales, y gastos necesarios para cumplir las tareas establecidas en esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP)). Los empleados que trabajarán en la tienda representativa Rones de Puerto Rico deberán llevar un uniforme con el logo /sello de calidad de Rones de Puerto Rico (el uniforme no incluirá logos de ninguna otra empresa de ron). Sin embargo, el participante firmante tendrá que pedir a PRIDCO aprobación de dicho uniforme, antes de su uso. Los participantes deben tener en cuenta que la Compañía de Turismo de Puerto Rico ofrecerá la ubicación establecida para el funcionamiento de la tienda representativa de Rones de Puerto Rico sin costo durante seis (6) meses. Luego, el participante ganador le pagará a la Compañía de Turismo de Puerto Rico la cantidad de $3,000 por mes por el alquiler de las instalaciones, durante los primeros tres (3) años del Contrato. PRIDCO proporcionará un Boceto de las instalaciones mediante addenda. El Boceto no se considerará un elemento contractual. Además, los Participantes deben reconocer que PRIDCO otorgará al participante firmante el derecho no exclusivo de fabricar, mercadear y vender productos con licencia dentro de la tienda representativa en el Viejo San Juan. Basándose en la aprobación previa por parte de Rones de PR y de la Compañía de Turismo, todo el material promocional nuevo y reutilizado que será utilizado en la tienda deberá mantener el mismo gusto, aspecto y sensación que el de la campaña promocional que actualmente se implementa en el momento de la promoción. b) Un plan de negocios que demuestra el rumbo hacia donde orientar la operación, independiente de los fondos públicos de PRIDCO o de cualquier entidad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, excepto el capital inicial de hasta treinta mil dólares ($30,000) para cubrir los costos ocasionados por el diseño de la ambientación del interior de las instalaciones que se utilizarán como lugar representativo de Rones de Puerto Rico y de las actividades promocionales y de mercadeo. PRIDCO, a través de su oficina de Rones de Puerto Rico, será la única y exclusiva propietaria del diseño hecho para la ambientación de la tienda representativa. Ni PRIDCO ni el Estado Libre Asociado proporcionarán a los participantes ganadores productos gratis bajo la marca Rones de Puerto Rico para la venta, ni permitirán que el material promocional de Rones de Puerto Rico sea puesto a la venta, incluyendo todos los productos desarrollados por Rones de Puerto Rico por su propia promoción local o en Estados Unidos de América. Se espera que el participante desarrolle, compre, cree y/o fabrique todo el material promocional siguiendo la aprobación por escrito de Rones de Puerto Rico y de la Corporación Turismo, manteniendo el mismo gusto, aspecto y sensación que el de la campaña que se está implementando actualmente.2 2
Esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP) no se considerará licencia para desarrollar, comprar, vender, distribuir, crear y/o fabricar material promocional con el logo de Rones de Puerto Rico y de la Corporación de Turismo. 10
c) Copia certificada de los estados financieros auditados correspondientes a los últimos cinco (5) años. d) Documentación que demuestre líneas de crédito y capital de inversión disponibles para este proyecto. Cada Participante deberá presentar los documentos solicitados en esta sección y en cualquier otra parte de esta Solicitud de propuesta. PRIDCO verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente documento. PRIDCO se reserva el derecho de descalificar a los Participantes que no cumplan con cualquiera de los requisitos establecidos en esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP). 4. Usoydivulgacióndelainformación/Confidencialidad:
PRIDCO no está obligada a tratar ninguna información presentada en relación con una Propuesta como reservada o confidencial, a menos que (i) el Participante identifique dicha información en su Propuesta como reservada o confidencial; y (ii) PRIDCO determine que, de acuerdo a la ley, la información es confidencial o es un secreto comercial y legítimamente requiere tal tratamiento o que, de lo contrario, debe ser protegida de su publicación. Las obligaciones de PRIDCO con respecto a la protección y divulgación de dicha información estarán, en todo momento, sujetas a la ley aplicable. Si la propuesta incluye información que el Participante no desea que se divulgue públicamente por cualquier razón o propósito, o que sea utilizada por el Estado Libre Asociado, excepto en el proceso de evaluación, el Participante debe incluir junto con la propuesta una declaración firmada por su representante legal, con la siguiente descripción: USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN Esta propuesta incluye datos que no se divulgarán fuera de las agencias involucradas en esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP), y no podrá ser duplicada, usada ni divulgada, ya sea en su totalidad o en parte, para ningún otro propósito que no sea evaluar esta Propuesta. Si, por cualquier razón, el contrato se adjudica a esta oferta, o como resultado de, o en relación con, la información proporcionada, PRIDCO, en calidad de entidad que conduce este proceso, tendrá el derecho de duplicar, usar y/o divulgar los datos en la medida en que se estipule dentro del contrato firmado. Esta restricción no limita el derecho de PRIDCO a utilizar la información contenida en este documento si se obtiene de otra fuente sin restricción. Los datos sujetos a esta restricción están contenidos en las secciones identificadas. Sin embargo, los Participantes deberán limitar dicha designación a solo aquellas partes particulares de la Propuesta que constituya en realidad información de propiedad exclusiva, secretos comerciales u otros asuntos o datos confidenciales. La identificación de toda la Propuesta o de secciones enteras de la Propuesta, u otras designaciones demasiado amplias, como confidenciales o de propiedad exclusiva están fuertemente desaconsejadas. PRIDCO tendrá derecho a utilizar la totalidad y/o partes de la Propuesta, con excepción de aquellas partes identificadas y marcadas como confidenciales o de propiedad exclusiva, que considere necesarias o convenientes en relación con esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP); y, mediante la presentación de la Propuesta, el Participante, por lo tanto, otorga a PRIDCO y a las agencias/organismos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico interesados una licencia sin restricciones para utilizar tales partes sin restricciones de la Propuesta. 11
5. Procesodeevaluación:
5.1 SolicituddeaclaracióndePRIDCOalParticipante:
a) Con el propósito de mejorar la comprensión de las propuestas presentadas, permitir interpretaciones razonables de las propuestas o facilitar la evaluación por parte del Comité de Evaluación, dicho comité podrá presentar al participante, por escrito, una solicitud relativa a la explicación, corroboración, confirmación, validación o aclaración de cualquier aspecto de la Propuesta. b) Asimismo, durante el proceso, el Comité de Evaluación podrá ofrecer al participante la posibilidad de corregir irregularidades menores, informalidades o errores administrativos de la Propuesta. PRIDCO puede eximir informalidades menores, sin perjuicio a los demás Participantes. c) Las Solicitudes o Requisitos de aclaración serán dirigidos a la persona de contacto indicada en la Propuesta del Participante. 5.2 Criteriosdeevaluacióndepropuestas:
Las propuestas serán evaluadas por el Comité de Evaluación empleando los tres (3) criterios siguientes: a. Capacidad técnica y operativa‐ La evaluación tendrá en cuenta la experiencia del Participante desde una perspectiva técnica y operativa, tanto en la fase de desarrollo como en la implementación de la misma. Se tendrán en cuenta los siguientes criterios: i.
Efectividad. La propuesta técnica del Participante cumple con la información sustancial y material especificada en esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP). ii.
Referencias validadas. PRIDCO y el Estado Libre Asociado de Puerto Rico validarán el desempeño de los proyectos llevados a cabo por el Participante para clientes anteriores. iii.
Responsabilidad. Si la Propuesta técnica del Participante cumple con las especificaciones técnicas de la Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP), con el fin de determinar la capacidad, tenacidad y perseverancia/confiabilidad del Participante en términos de realización del proyecto. iv.
Experiencia relevante/desempeño pasado en empresas similares para la operación de una tienda representativa de Rones de Puerto Rico. v.
Cumplimiento de plazos para realizar las tareas contempladas en la Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP). b. Capacidad financiera y de inversión ‐ evaluará la capacidad para desarrollar económicamente un proyecto de este tipo, de acuerdo con las condiciones establecidas en esta Solicitud de propuestas (Request for Proposals, RFP), incluyendo el capital inicial que será proporcionado por PRIDCO, así como la inversión que hará el Participante ganador, a fin de garantizar el éxito del Proyecto, y otros mecanismos necesarios para la autosostenibilidad. 12
c.
El Plan de mercadeo y el diseño para la tienda representativa de Rones de Puerto Rico refleja la política de Rones de Puerto Rico y garantiza la recepción y el éxito del proyecto. Tabla Criterios de evaluación Criterios Capacidad técnica y operativa Capacidad financiera y de inversión Plan de marketing y diseño Total Ponderación/Puntuación 30 puntos 30 puntos 40 puntos 100 puntos Después de que el Comité de Evaluación haya seleccionado al participante ganador pero antes de adjudicar el contrato, PRIDCO puede negociar los términos y condiciones del contrato como también su ejecución. Después de las negociaciones, PRIDCO puede solicitar una propuesta mejorada y final con el objetivo de dar al participante la oportunidad de revisar y modificar su propuesta inicial. 6. CompletelaAceptacióndetérminosycondicionesdelasolicitudde
propuesta(RequestforProposal,RFP):
Al enviar una propuesta en respuesta a esta RFP, el participante acepta y acuerda seguir y cumplimentar los procedimientos, términos, condiciones e instrucciones aquí estipuladas. Como parte de los requisitos de esta solicitud de propuesta, cada participante debe completar una Declaración de aceptación de términos y condiciones. Consulte el Apéndice D. 7. ComunicacionesentrePRIDCOylosparticipantesdurantelaevaluaciónde
laspropuestas:
7.1 Comunicacionesgenerales:
PRIDCO está comprometido a proteger la integridad y la transparencia de esta RFP. PRIDCO también está comprometido a obtener los servicios más eficientes. Con el fin de equilibrar estos intereses, las comunicaciones entre el participante y PRIDCO deberán cumplir con los requisitos de esta RFP. PRIDCO podría iniciar comunicaciones con uno, varios o todos los participantes si sucede una de las siguientes: i.
PRIDCO identifica un error o necesita aclarar información proporcionada en la RFP o en sus documentos. ii.
Un participante ha enviado información a PRIDCO que requiere aclaración para poder cumplir con los criterios y que se evalúen los méritos de la propuesta. iii.
Uno o más participantes no han enviado satisfactoriamente toda la documentación y la información solicitada por esta RFP, y PRIDCO considera necesario y adecuado para el interés público no rechazar la propuesta; o iv.
Cualquier otro motivo por el cual PRIDCO comprende haber afectado adversamente la eficiencia de esta RFP y el mejor interés público. 13
7.2 Presentacionesorales:
PRIDCO puede solicitar a cualquier participante que proporcione una presentación oral de su propuesta con el fin de aclarar cualquier pregunta relacionada con los requisitos de la RFP y para asegurar el cumplimiento de las especificaciones, confirmar los términos y que el participante los entienda. PRIDCO se comunicará con el participante para acordar una fecha, horario y lugar para la presentación. Después de cada presentación, PRIDCO puede solicitar al participante que envíe una confirmación por escrito de los términos aclarados durante la presentación. Antes de adjudicar esta RFP, toda información relacionada a una propuesta o evaluación no se hablará con ningún tercero más que el participante que envía la información y el personal involucrado en la evaluación y el proceso de selección. 7.3 Preguntasdelosparticipantes:
Los participantes pueden enviar preguntas o solicitudes de aclaración u otra información sobre las especificaciones técnicas de la RFP no después de cinco (5) días antes de la fecha de cierre del proceso de RFP. Las consultas deben realizarse por escrito y dirigirse a Antonio Medina‐‐Comas, director ejecutivo de Puerto Rico Industrial Development Company y enviarse por correo electrónico a: [[email protected]]. Las respuestas a estas preguntas o solicitudes de información se proporcionarán de forma electrónica y por escrito a cada participante no después de tres (3) días hábiles antes de la fecha de cierre del proceso de licitación. 8. Solicitudesparaelenvíodelapropuesta:
La propuesta debe enviarse por escrito: una (1) original y cinco (5) copias. El sobre sellado que contiene la propuesta del participante debe identificarse de la siguiente forma: RFP – PRIDCO – RUMS OF PUERTO RICO – RUMS OF PUERTO RICO FLAGSHIP STORE (Nombre del participante) La propuesta debe recibirse antes de las 3:00 p. m. (hora del Atlántico) del día 22 de junio de 2015 en la siguiente dirección: Puerto Rico Industrial Development Company Office of the Executive Director PO Box 362350 San Juan, PR 00936‐2350 14
Si no se recibe una copia para la fecha y hora indicadas, la propuesta no se considerará. Las propuestas también deben enviarse por correo electrónico a Antonio Medina‐‐Comas, director ejecutivo de Puerto Rico Industrial Development Company. Deben estar en formato PDF y enviarse a la siguiente dirección de correo electrónico: [[email protected]], junto con todos los apéndices incluidos en cada documento. Este correo electrónico también deben enviarse a las 5:00 p. m. (hora del Atlántico) del día 22 de junio de 2015 o antes. Los periodos de validez de las propuestas comenzarán a la hora de la entrega y terminarán en la fecha de la adjudicación final del contrato. Las propuestas incompletas deben rechazarse. Al enviar una propuesta, el participante reconoce y acepta las reglas y condiciones que rigen el proceso de licitación de esta RFP. El participante también certifica que toda la información proporcionada en el envío en este proceso de licitación es verdadera. El participante será responsable de todos los costos y gastos incurridos y relacionados con la preparación o desarrollo de la propuesta enviada en respuesta a esta RFP. 9. Calendariodeeventos:
El cronograma estimado para las actividades relacionadas con esta RFP se detalla a continuación: Fecha límite 7 de mayo de 2015 14 de mayo de 2015 18 de mayo de 2015 15 de junio de 2015 22 de junio de 2015 a las 3:00 p. m., hora del este Tema PRIDCO enviará/publicará la RFP. Fecha límite para presentar la Carta de intención de participación en el proceso de RFP. Reunión obligatoria con los participantes e inspección de las premisas identificadas para la operación. Fecha límite para que los participantes envíen preguntas, soliciten aclaraciones o más información a PRIDCO. Fecha límite de la propuesta PRIDCO se reserva el derecho a revisar el cronograma en cualquier momento que lo considere necesario. En cuyo caso, PRIDCO notificará a los participantes mediante un correo electrónico sobre cualquier modificación al cronograma. La no recepción de cualquier comunicación por escrito no liberará a los participantes de su obligación de cumplir con las modificaciones. Por este motivo, los participantes deben ser diligentes y tomar las medidas necesarias para estar informados sobre eventos relacionados con esta RFP. PRIDCO puede convocar a una (1) o más reuniones antes de la fecha límite para la presentación de propuestas con el objetivo de proporcionar una charla general sobre los requisitos establecidos. PRIDCO insta a los participantes a concurrir a dichas reuniones. 10.
Recepcióndepropuestas:
Las Propuestas estarán fechadas y con sello de hora inmediatamente con posterioridad a la recepción en PRIDCO como prueba de la entrega oportuna. Las Propuestas no se abrirán en forma pública, sin embargo PRIDCO conservará un registro de todas las Propuestas entregadas de 20
acuerdo con esta RFP. Solamente se considerarán y evaluarán las Propuestas recibidas en forma oportuna. 11. EvaluacióndePropuestas:
PRIDCO seleccionará un comité para evaluar cada una de las propuestas interesadas en papel entregadas en respuesta a esta RFP. Ningún Participante realizará ningún intento de contactar a ningún miembro de PRIDCO o cualquier miembro de las agencias indicadas en la Sección 1.1. Si un Participante intenta contactar con relación a esta propuesta a algún miembro del comité de evaluación, o cualquiera de las agencias/dependencias de la Mancomunidad que participan en esta RFP, se descalificará al Participante. La Sección titulada Comunicaciones entre PRIDCO y los Participantes durante la Evaluación de Propuestas establece el protocolo a seguir para comunicarse durante este proceso. 12. Notificaciónalosparticipantes:
El Participante vencedor, así como todos los Participantes no vencedores serán notificados del otorgamiento de esta RFP a través de correo certificado. 13. ReconsideraciónyRevisiónjudicial:
Cualquier Participante afectado negativamente por una decisión tomada por PRIDCO en relación con la selección los procedimientos de adjudicación, previstos en esta RFP, pueden presentar una solicitud de reconsideración al Comité de Revisión de acuerdo con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme (Uniform Administrative Procedure Act), Ley Nro.: 170 del 12 de agosto de 1988 y sus modificaciones. La solicitud correspondiente se considerará dentro de diez (10) días posteriores a la presentación. Si se toma una decisión a propuesta, el periodo para la solicitud de un pedido de reconsideración consistirá en diez (10) días, será por escrito e identificará el nombre y domicilio de la parte solicitante; incluirá los motivos de la solicitud, inclusive copias de los documentos pertinentes; y especificará el desagravio pretendido. La solicitud de reconsideración no diferirá ninguna acción de PRIDCO relacionada con el proceso de abastecimiento. La solicitud de reconsideración que no cumpla con los términos de la ley aplicable o en esta RFP, se rechazará de manera absoluta o negará dentro de diez (10) días posteriores a su presentación. Si se toma una decisión a propuesta, el plazo para solicitar una revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones se contará a partir de la fecha en la que se presenta en la causa una copia de la notificación de la decisión de la Sociedad. Si PRIDCO omite actuar con relación a la solicitud de reconsideración dentro de diez (10) días con posterioridad a la presentación, se entenderá que fue rechazada de manera absoluta y, posteriormente, el plazo correrá para la revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones. 14. Condicionesgeneralesparanegociacionesyposibleotorgamiento
delcontrato:
El Participante vigente celebrará negociaciones con PRIDCO enfocadas hacia el otorgamiento 20
eventual de un contrato de arrendamiento para la propiedad en la que se ubicará la tienda Representativa. Las negociaciones se realizarán de buena fe entre el Participante vigente y PRIDCO. No obstante, PRIDCO puede finalizar negociaciones, a su criterio exclusivo, y sin ninguna sanción, en el caso de determinar que las negociaciones no sirven al interés público. PRIDCO evaluará las excepciones solicitadas y aceptará o rechazará de acuerdo a su estimación. Si PRIDCO decide otorgar un contrato de arrendamiento al Participante vencedor, el plazo del acuerdo mencionado no será inferior a tres (3) años, sujeto a hasta dos (2) prórrogas de dos (2) años cada una, a otorgarse a criterio exclusivo de PRIDCO. La Propuesta presentada por el Participante vigente se incorporará en el acuerdo. Cualquier excepción a lo anteriormente indicado deberá ser acordado por PRIDCO y el Participante vigente (las partes) antes de otorgar el contrato. 15. CancelacióndeunaRFP:
PRIDCO puede cancelar esta RFP en cualquier momento con anterioridad al otorgamiento del acuerdo correspondiente cuando se determine que la cancelación correspondiente es necesaria o conveniente o de lo contrario se considera que es para beneficio de PRIDCO o la Mancomunidad de Puerto Rico. La cancelación correspondiente no derivará en responsabilidad de ningún tipo frente a PRIDCO o cualquiera otra agencia o dependencia de la Mancomunidad de Puerto Rico. 16. Obligacióndeotorgaruncontrato:
PRIDCO no estará obligada a celebrar un acuerdo con el Participante vencedor. 17. JuntadeDirectores:
Todas las negociaciones, conversaciones y ofertas deben tener la aprobación definitiva de la junta de directores de PRIDCO. 18. OpcionesdePRIDCO
Sin restricciones y además de otros derechos reservados por PRIDCO en esta RFP y cuando se determine que es para beneficio de PRIDCO, PRIDCO se reserva y mantiene, a su criterio exclusivo, los siguientes derechos y opciones: a) Aceptar o rechazar cualquiera y todas las presentaciones, en su totalidad o en parte. b) Rechazar una Propuesta si el Participante no facilitó alguna garantía necesaria o no presentó los datos y documentos solicitados en el paquete de la RFP, o si la Propuesta no es conforme, no es favorable, es incompleta, inadecuada, condicional o irregular. c) Rechazar a cualquier Participante que tenga un registro de desempeño desfavorable, según lo demuestre el trabajo anterior realizado para PRIDCO, 20
especialmente desde el punto de vista de la calidad del trabajo y el avance. d) Rechazar cualquier Propuesta debido a trabajo incompleto que, a criterio de PRIDOC, podría obstaculizar o impedir la finalización oportuna de trabajo adicional, en el caso de ser adjudicado. e) Rechazar una Propuesta si cualquiera de los acuerdos anteriores del Participante con PRIDCO o cualquiera otra entidad pública o privada se declarara en incumplimiento. f) Celebrar conversaciones con cualquier Participante y con más de un Participante por vez. g) Dispensar o permitir que el Participante efectúe cambios durante las conversaciones acerca de cualquier defecto, informalidad, irregularidad, tecnicismo o inconsistencia en una Propuesta. h) Requerir información adicional de uno o más Participantes para complementar o clarificar las Propuestas presentadas. i)
Realizar investigaciones adicionales con respecto a las calificaciones y la experiencia de cada Participante, ya sea a partir de los documentos presentados en la RFP o a partir de otras fuentes. j)
Realizar investigaciones adicionales con relación a las calificaciones técnicas y financieras de los Participantes a partir de cualquier fuente que se considere necesaria, las fuentes podrían ser distintas de aquellas identificadas en la Propuesta. k) Visitar y examinar cualquiera de los proyectos referenciados en las Propuestas y otros de propiedad, operados o desarrollados por el Participante para observar e inspeccionar las instalaciones correspondientes y su funcionamiento. l)
Rechazar una Propuesta en el caso de haber agregados no autorizados, propuestas condicionales o intercambiables o irregularidades de cualquier clase que puedan tender a hacer que la Propuesta sea incompleta, indefinida o ambigua en cuanto a su significado. m) Cancelar sin perjuicio, cualquier selección de Participante, antes del otorgamiento de los Acuerdos). n) Rechazar Propuestas de un Participante que revela presentar Propuestas bajo nombres distintos para los mismos servicios. o) Rechazar cualquiera o todas las Propuestas con posterioridad a probar connivencia entre varios o todos los Participantes. p) Cancelar esta RFP en su totalidad o en parte, en cualquier momento, con o sin reemplazo de otra RFP si se determina que la cancelación correspondiente es para beneficio de PRIDCO. 20
q) Realizar cualquier acción que afecte el proceso de la RFP, o el objeto de esta RFP, que fuera para beneficio de PRIDCO. El incumplimiento en brindar cualquiera y toda la información solicitada anteriormente, se considerará como un defecto sustancial. Todos los documentos y productos creados por el Participante y sus subconsultantes, serán propiedad exclusiva de PRIDCO. 19. Informaciónrelevanteadicional:
Puerto Rico Industrial Development Company (Compañía de Desarrollo Industrial de Puerto Rico, PRIDCO) http://pridco.pr.gov/ Department of Economic Development and Commerce (Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, DDEC) http://ddec.pr.gov/es/ http://businessinpuertorico.com/en/ Ron de Puerto Rico http://www.itsrumtime.com Puerto Rico Tourism Company (Compañía de Turismo de Puerto Rico) http://www.seepuertorico.com/ Puerto Rico Trade and Export Company (Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico) http://www.comercioyexportacion.com/ 20
20. Anexos:
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