Registro 23: Minuta de reunión del Comité de Calidad 1

Registro 23: Minuta de reunión del Comité de Calidad
RG23
Versión: 5
Vigencia: 12/2014
Minuta Nº 85
Fecha: 10/04/15
Participan:
INTEGRANTE
FIRMA Y ACLARACION
INTEGRANTE
PERRONE
IMPERIALE
MEI
FALBO/ VIÑA
AYOS
SANCHEZ / FEDRIGO
BASIACO
BOMBARA
ALCOBRE
BERTUNA/ IGLESIAS
MURILLO/
DIMATTIA/ TIRATEL
GOMEZ/ GUERRA/
GRAVES/ SALVATORI
LATORRES
ACEVEDO/ PERILLO
RUTZ
GONZALEZ DEL
VALLE
MICALUCCI
LIEBRECHT
LAGAR
MACHADO
DIAMANT/ ALMADA
JORQUERA
FIRMA Y ACLARACION
De tratamiento obligatorio:
1. Revisión de Acciones Correctivas / Preventivas de No Conformidades anteriores
2. Análisis de nuevas No conformidades informadas. Generación de Acciones Correctivas / Preventivas
surgidas de las nuevas No Conformidades mencionadas, de Productos No Conformes detectados, de
Reclamos de los usuarios, resultados de la reunión de la Red de Responsables de Calidad, del Buzón de
sugerencias del personal, y/o demás observaciones de los miembros de la institución.
3. Revisión de Reclamos y Sugerencias recibidas y resultados de la reunión de la Red de Responsables de
Calidad
4. Revisión de resultados de estándares.
5. Seguimiento de los objetivos fijados en la última reunión de Revisión por la Dirección
6. Revisión del Informe sobre procesos monitoreados bajo la metodología Six Sigma: Circulación interna
de libros, Transferencias y Rendiciones
7. Análisis de las estadísticas de la institución y de las redes
8. Revisión del Plan Anual de Capacitaciones (PAC)
Elaboró
Equipo Calidad
Revisó
Equipo de Calidad / Responsable de la documentación
Aprobó
Lic. Graciela Perrone
SI NO ES ORIGINAL FIRMADO ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO
1
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RG23
Versión: 5
Vigencia: 12/2014
En caso de corresponder:
9. Difusión de las novedades referidas a compra de material bibliográfico
10. Cumplimiento de las metas físicas y financieras trimestralmente
11. Análisis de los resultados de las herramientas de participación (encuestas, grupos focales, etc) y
generación de acciones tendientes a la mejora continua.
12. Revisión de la Política de Calidad u otros documentos del SGC (modificación de la Planificación de
Auditorías Internas Anual, perfiles de puestos, etc.)
13. Establecimiento estrategias para la difusión de la Política de Calidad y propuestas para la Planificación
de Auditorías Internas Anual
Elaboró
Equipo Calidad
Revisó
Equipo de Calidad / Responsable de la documentación
Aprobó
Lic. Graciela Perrone
SI NO ES ORIGINAL FIRMADO ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO
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RG23
Versión: 5
Vigencia: 12/2014
Resultados de la Reunión:
1- No conformidades pendientes: Se revisaron las NC Nº 207, 219, 226, 230, 232, 251, 255,
256, 257, 260, 261, 262 y 264 de acuerdo al informe de situación de no conformidades (Ver
Informe de estado de situación de No Conformidades adjunto). Se cerró la NC N° 266.
2- NC nuevas: Se levantaron durante el mes de MARZO 4 (CUATRO) reportes de No
Conformidades, 1 proveniente del reclamo de una usuaria (NC N° 269) en relación a una donación
que realizó, 2 corresponden a mediciones por debajo del 70% del nivel de cumplimiento en los
estándares: 9212 y 9208 relacionados al mantenimiento del rango óptimo de temperatura en dos
salas (NC N°270) y en el estándar 8366 en relación a la rapidez en la respuesta de reclamos de
usuarios (NC N° 271), y 1 Oportunidad de mejora detectada durante la auditoria interna del
PROC03 (NC N° 272). Ver Informe de estado de situación de No Conformidades adjunto.
3- Se revisaron y evaluaron las quejas y sugerencias de los usuarios del mes de MARZO
contenidas en el informe integral de sugerencias:
QUEJAS: Se recibió 1 (uno) reclamo proveniente de una usuaria en relación a un material de
ceremonial que la usuaria donó a la biblioteca y su posterior pedido de devolución. Se le envío una
respuesta y se levantó el reporte de No Conformidad correspondiente.
SUGERENCIAS: Se han leído las consultas recibidos a la casilla [email protected] y las
sugerencias recibidas a través del buzón de sugerencias de las distintas salas de atención; en este
período se recibieron 3 (tres) en relación a ampliar el horario de consulta, y una sugerencia de
bibliografía a adquirir, que se envió a la responsable de compras de material. Se les envío
respuesta a las sugerencias de los usuarios que dejaron datos de contacto.
COMENTARIOS POSITIVOS: Se recibieron y leyeron 15 (quince) agradecimientos y felicitaciones
por la atención brindada por el personal de las distintas áreas (Ver informe integral de Sugerencias
y Quejas Mensual adjunto).
Se enviará el informe con las quejas, sugerencias y comentarios positivos del mes a todos los
responsables de servicios.
Se revisó el acta de la reunión de Red de Responsables de Calidad llevada a cabo el
12-03-15 y el 28-03-15 para detectar posibles no conformidades que requieran acciones
preventivas: No se detectaron (Ver RG06 Acta de Reunión de la Red de Responsables de calidad
adjunto).
Se revisaron, leyeron y evaluaron las sugerencias recibidas en el Buzón del personal
del mes de MARZO.
4- Medición de los estándares del mes de octubre: Durante el mes de marzo se cargó en el
tablero las mediciones correspondientes al período octubre 2014. Se detectaron 3 mediciones por
debajo del 70% de cumplimiento en los estándares:
[9212] Mantenimiento del rango óptimo de temperatura (18º a 24º) en Sala Americana
obteniendo, en el período octubre de 2014, un 26.30 % de nivel de cumplimiento
[9208] Mantenimiento del rango óptimo de temperatura (18º a 24º) en Sala del Tesoro,
obteniendo, en el período octubre de 2014, un 63.99 % de nivel de cumplimiento.
Elaboró
Equipo Calidad
Revisó
Equipo de Calidad / Responsable de la documentación
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Lic. Graciela Perrone
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Vigencia: 12/2014
[8366] Rapidez en la respuesta de reclamos de usuarios obteniendo, en el período octubre de
2014, un 50 % de nivel de cumplimiento.
Se levantaron los reportes de No Conformidad correspondientes.
5.- Objetivos 2014-2015 propuestos en la Revisión por la Dirección del año 2014: Se
revisaron las acciones realizadas en función del cumplimiento de los Objetivos y se informó el nivel
de cumplimiento de cada uno de ellos. Se están estableciendo los nuevos objetivos y se solicitarán
los cronogramas para la próxima reunión de comité. (Ver Objetivos de Calidad adjunto).
6.- Revisión de informes de procesos monitoreados bajo la Metodología Six Sigma:
Se presentó el estado de avance de los proyectos de Circulación Interna y el informe del control de
Transferencias y Rendiciones a la fecha. (Ver informes adjuntos)
7.- Análisis de las estadísticas de la institución y de las redes: Se revisaron las estadísticas
de la BNM del mes. (Ver informe de Estadísticas BNM adjunto)
8.- Revisión del Plan Anual de Capacitaciones (PAC): Se presentó el informe final del Plan
Anual de Capacitaciones 2014, el cual se cumplió en un 75% y el Informe global con todas las
capacitaciones realizadas en este período. Se adjunta a esta minuta.
12.- Revisión de la Política de Calidad u otros documentos del SGC (modificación de la
Planificación de Auditorías Internas Anual, perfiles de puestos, etc.): Se informó que se
pudo cumplir con las auditorías internas planificadas para el 2014 y se presentó el nuevo Plan de
Auditorías Internas para el 2015.
Elaboró
Equipo Calidad
Revisó
Equipo de Calidad / Responsable de la documentación
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Lic. Graciela Perrone
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