2015年度科研費支出説明会 - 早稲田大学理工学術院総合事務・技術

【理工向け】
2015年度科研費支出説明会
「第２部執行に関する事務手続き」
日時：２０１５年４月２０日（月）
１１：００～１２：００
場所： 63号館2階04・05会議室
主催：理工センター研究総合支援課
目次
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
「科研費」の種類
伝票の執行手続き
出張の手続き
雇用の手続き（RA、研究補助者、派遣会社、研究員）
謝金・会合費の手続き
注意点
科研費担当からのお願い
2
I.
「科研費」の種類
種類
補助金
特徴
年度ごとの使い切り
基金
使い残した分は手続きなく
繰越可
一部基金
補助金と基金が混在
「科研費」の種類
研究費執行マニュアルP.26～
該当種目
・特別推進研究
・新学術領域研究
・基盤研究（Ｓ・Ａ）
・研究活動スタート支援
・特別研究員奨励費
・２０１１年以前、または２０１５年に
採択の基盤研究（Ｂ）、若手研究（Ａ）
・基盤研究（Ｃ）
・若手研究（Ｂ）
・挑戦的萌芽研究
2012年～2014年に採択された
基盤研究（Ｂ）、若手研究（Ａ）
3
I.
「科研費」の種類
「科研費」の種類
研究費執行マニュアルP.29～
課題が補助金、基金、一部基金の
どれに該当するかによって、
申請書類の様式、提出スケジュールが異なります。
種類ごとの手続きについては、
別紙⑥「科研費提出書類等の年間スケジュール」
を参照してください。
4
II. 伝票の執行手続き
「様式Ｆ-エ」
必ず提出してください
X7 / WB
5
II. 伝票の執行手続き
後日、個別にメール
で送付いたします。
XF / WC
6
II. 伝票の執行手続き
調達必要書類（物品購入）
研究費執行マニュアルP.6
※ 『調達申請・支払請求入力用紙』は全て共通で必要です！
請
求
書
納
品
書
見合見積書 or 業者
積選定理由書（様式
書
F-8）
請
書
契約書
10万円未満 ◎
◎
ー
ー
ー
ー
ー
10～30万円 ◎
◎
◎
ー
ー
ー
ー
30～150万円 ◎
◎
◎
◎
ー
ー
ー
150～500万円 ◎
◎
◎
◎
◎
◎
ー
500～3000万円 ◎
◎
◎
◎
◎
ー
◎
調達価格
（発注毎の金額で
判断）
発注書
（発注シス
テム利用）
3000万円～
事前に個別にご相談ください
要・検収印
要・見積書事前照合
（発注前にご提出ください）
7
II. 伝票の執行手続き
調達必要書類（委託・修繕・賃借）
研究費執行マニュアルP.6
※ 『調達申請・支払請求入力用紙』は全て共通で必要です！
調達価格
（発注毎の金額で
判断）
請
求
書
10万円未満
◎
☆
10～30万円
◎
30～150万円
合見積書 or 請契
書約
業者選定
書
理由書
（発注シス
テム利用）
見
積
書
◎
ー
ー
ー
ーー
☆
◎
◎
ー
ー
ーー
◎
☆
◎
◎
◎
ー
ーー
150～500万円
◎
☆
◎
◎
◎
◎
ー
500～3000万円
◎
☆
◎
◎
◎
◎
ー ◎
3000万円～
別紙③を参照
納
品
書
作業・業
務完了
報告書
成果物
（委託の
場合）
発注書
◎
事前に個別にご相談ください
要・検収印
要・見積書事前照合
8
II. 伝票の執行手続き
請求、納品、見積書の注意点
研究費執行マニュアル P. 7～8
① 宛名：「早稲田大学+学科・研究室名+研究代表者名」
② 請求日付と納品日付の年度が一致している。
③ 社印・社名・所在地・電話番号がある。（納品書は社印
省略可）
④ 原本である。紙の原本があるにも関わらず、コピーの提
出は丌可。また、電子発行の書式のみの場合、その旨を
追記してください。（コピーとの見分けがつかないため）
⑤ 見積書の発行日付以後、発注を行ってください。（見積
書と発注書の日付の前後を防ぐため）
9
II. 伝票の執行手続き
調達にあたっての注意点
研究費執行マニュアルP.45
1. 契約書が必要な取引の際は必ず事前に相談してください。
（契約を締結後に発注という流れになります）
2. 同一業者への１回の発注合計金額(税込)によって、必要な
書類を判断してください。（１万円と３万円のものを１０個ずつ
買えば４０万円です）
3. 調達物品が「薬品・高圧ガス」の場合は金額に関わらず「発注
書（発注システム）」の対象外です。
発注システム利用方法についてのマニュアル
http://www.waseda.jp/kenshu-center/kenshu-center/kc-siryo/hss-manual.pdf
＜検収に関する問合せ先＞早稲田検収担当
TEL : 03-5286-8403(内線71-2603） E-mail : [email protected] 10
II. 伝票の執行手続き
検収について
研究費執行マニュアルP.39
納品業者orご自身で検収センターにて検収を受けてください。
検収場所
検収金額
検収費目
検収方法
：
：
：
：
西早稲田キャンパスでは60号館１階
１円以上
物品、委託、修繕、賃借、印刷
検収センターで物件等を納品書等と照合
（立替購入の場合は物件・領収書を照合）
※検収は納品後、速やかに行ってください。
検収印が押印されます。
「押印済み」の納品書・発注書または領収書を
当課まで提出してください。
11
II. 伝票の執行手続き
検収の補足
研究費執行マニュアルP.48
1. 持ち込むことが困難な物件は検収担当に連絡してください。
日程調整のうえ、検収担当が出向いて検収します。
＜西早稲田キャンパス検収担当＞
60号館1階北側153室
TEL:03-5286-2932(内線：73-2780)
2. 薬品・高圧ガス（CRIS登録）は金額に関わらず
各管理窓口で納品確認を行います。
＜西早稲田キャンパスの場合＞
55号館N棟B1環境保全センター
TEL:03-5286-3089(内線：73-6204)
１２
II. 伝票の執行手続き
立替払いについて
研究費執行マニュアルP.5
やむを得ない場合は領収書による立替払いも可能です。
（物件調達の原則は大学から取引先への直接振込）
費目
旅費
金額制限
なし
立替可能
10万円未満
立替可能
10万円以上
立替不可（※１）
物品等
給与・報酬
立替可否
－
立替不可（※２）
※１理由書（様式自由）が必要です。また、発注システムより立替購入
確認書を作成し、検収を受けてください。
※２口座のない方に謝金を支払う場合等は別途相談してください。
13
II. 伝票の執行手続き
領収書の注意点
研究費執行マニュアルP.9
① 「領収書」と明記。
② 早稲田大学+学科・研究室名+立替者名（支払先）が記載。
※学生の立替は禁止。（立替者は教職員のみ）
③ 宛名記入欄がない場合は余白に立替者名を記載。
④ 予算執行年度の発行日付である。
⑤ 発行元・住所が明確であり、発行元担当者印か社印が
押印されている。
※発行元以外が行った訂正がある領収書は支出丌可。
⑥ 宅配便の場合は必ず送付状を添付する。
⑦ ｱﾏｿﾞﾝ再発行領収書は二重請求ではない旨を必ず記載。
14
II. 伝票の執行手続き
領収書を取得できない場合
研究費執行マニュアルP.9
以下を提出してください。
１．立替経費精算書(F-3) ※１
２．取引内容（金額、物件）がわかる資料
３．納品書、出荷伝票、送り状（invoice）
※検収印が必要
４．クレジットカード利用明細（外貨取引時）
※１
立替経費精算書（様式F-3）が領収書の代わりになります。
（例えばインターネット取引等が想定されます）
ただし、Amazonの場合は必ず領収書が出ます。
15
III. 出張の手続き
出張の手続き
研究費執行マニュアルP.70～
1. 出張願等を提出してください。（事前提出）
2. 研究総合支援課から旅費計算結果を随時、研究室
へ送付します。（研究室で確認してください。）
3. 出張完了後、出張等報告書（と搭乗券半券）を提出
してください。
※
「【近距離移動限定】出張経費精算及び報告書」で
精算可能な場合があります。（詳細：第１部の資料P.8）
16
III. 出張の手続き
出張の手続き（◎：必須、〇：あれば必須）
全出張：共通書類
出張前◎支払請求入力用紙
◎出張願（様式C-1 or 3）
※海外：教員はWEB版を使用
◎出張報告書（様式C-5出張後提出）
※日毎に実施概要を記入
〇飛行機利用の場合
・領収書（請求書）・搭乗券半券
・搭乗クラスの記載がある書類
学会出張の場合
◎学会プログラム
または招待状
〇参加費支出の場合
・領収書
研究費執行マニュアルP.86
海外出張の場合
〇鉄道を利用の場合
・料金が分かる資料
（WEBのコピー等）
※英語以外の言語の
場合、概要が分かるよ
※研究集会等に参加
：プログラム、またはうに、なるべく日本語訳
開催日程/場所がを添付して下さい
確認できるもの
〇実費精算がある場合（タクシー代等）
・領収書
【注意点】
①新幹線利用時、のぞみ・はやぶさ利用の明記がなければ、ひかり等の運賃で計算します。
②打合せや会議を行う場合は必ず「相手の氏名・所属先」を明記してください。
③タクシー・レンタカー利用の際は理由書が必要です。（出張願の備考欄でも可です）
④ビジネスクラスの使用は原則不可です。ただし、教員については以下例外があります。
17
「健康上の理由（診断書）がある場合」または、「８時間以上のフライトの場合」など
III. 出張の手続き
旅費基準額
研究費執行マニュアルP. 85, 92
科研費の研究計画に参加している者
対象者
（これを満たせば、学生、学外者であっても可）
＜国内＞
宿泊料（１泊）
規定額１３，０００円/泊（上限額）
＜国内＞
日当（１日）
規定額２，５００円/日（上限額）
※規定額を上限に１００円単位で自由に設定可能
※実費精算の場合は領収書が必要
※規定額を上限に１００円単位で自由に設定可能
※学生出張時は指示がなければ０円で計算します。
ご参考：海外出張：資格区分（A、B）と訪問地（甲地、乙地）で上限額が異なります。
資格A、甲地
資格A、乙地
資格B、甲地
資格B、乙地
宿泊料
22,500円
18,800円
19,300円
16,100円
日当
7,200円
6,200円
6,200円
5,200円
18
IV. 雇用の手続き
雇用の手続き～RA・研究補助者～
マニュアルP. 58, 60
1. 雇用申請書類（「様式：D」からダウンロード）を研究総合
支援課に提出してください
2. 雇用契約書に研究総合支援課カウンターで署名・捺印
をしてください（1.の手続き後、10日前後となります。）
3. 勤務管理システム上で、①. 被雇用者が勤務入力を行
い、②. 業務管理者（＝先生）が勤務承認を完了する。
（勤務月毎の管理です。）
4. 通常、翌月末払いで給不が振り込まれます。
※勤務承認が遅れると、振込も遅れます
19
IV. 雇用の手続き
雇用の手続き～RA・研究補助者～
タイプ
RA
業務推進
若手育成
提出書類（各1部）
◎：必須、〇：場合によって必須、 △：任意
◎ 「RA・雇用申請書」
◎ 「任用履歴書兼研究業績説明書」
〇「RA雇用に関する理由書」 ※1
〇在留資格・資格外活動許可（外国籍のみ） ※2
△ 扶養控除等申告書 ※3
マニュアルP. 64
備考
※1 本学博士後期課程に所
属する者以外→必須
※2 以下の場合のみ不要
本学学生であり、業務が学生
自身の研究につながる
（科研費から雇用する場合は
自動でこれに該当します）
研究補
助者
業務補助
◎ 「研究補助者・雇用申請書」
〇「研究補助者の基準時給に関する理由書」 ※4
〇臨時雇用者履歴書（本学の学生以外、必須）
〇在留資格・資格外活動許可（外国籍のみ） ※2
△ 扶養控除等申告書 ※3
※3 税控除を受けられます。
（本学が主たる勤務先の場合
のみ提出してください）
※4 ①本学学生以外
②本学学生であっても、
基準時給を上回る雇用20
IV. 雇用の手続き
RA・研究補助者に関する注意点１
マニュアルP. 63
1. 本学学生は週20時間未満（→19時間50分以下）、学外者は
週27時間以下の雇用契約としてください。
2.
TAとRAを兼務する場合は、必ず事前に相談してください。
（兼務に関する制限があります。）
3.
勤務入力・勤務承認は、その日の勤務終了後に完了してくだ
さい。
4. 学振・特別研究員は、給不・報酬の受領が禁止されています
が、TA・RAならば週5時間まで勤務できます。（DCのみ）
21
IV. 雇用の手続き
RA・研究補助者に関する注意点2
マニュアルP. 67~
該当者：「週当たりの契約労働時間が20時間以上」
かつ「雇用契約期間が31日以上」の研究補助者
⇒ 事業主負担分の雇用保険料が研究費から支出されます。
計算式：研究費支出分＝(税込給不＋交通費) x 8.5 /1000
※１円単位切り上げ
例：時給1,000円、交通費500円/日、かつ上記の条件を満たす研究
補助者が、月間115時間勤務した。（勤務日数20日）
・給不：1,000 x 115 = 115,000
・交通費：500 x 20 = 10,000
・雇用保険料：（115,000＋10,000） x 8.5/1000 = 1,063円
22
IV. 雇用の手続き
派遣会社を通した雇用について
マニュアルP. 16
1. 派遣契約は、派遣会社と「大学」とで締結します。
⇒契約書への押印手続きは当課で行います。（先生の
個人名で締結することのないよう注意してください）
2. 毎月分の派遣料金の請求書と勤務報告書（写）を
提出してください。
23
IV. 雇用の手続き
研究員の雇用について
研究費執行マニュアルP. 58
1. 非常勤研究員の場合、勤務管理システムでの管理と
なります。勤務翌月の1日午前中（厳守）に、勤務承認
まで完了してください。
2. 常勤研究員の場合、以下の書類を提出してください。
（人件費は年度末に１年分をまとめて研究費から支出）
様式：F-キ
・「確認者・代行確認者報告書」（契約期間につき1枚のみ）
・「月間活動記録簿」（毎月分を随時提出）
24
V. 謝金・会合費の手続き
謝金について
研究費執行マニュアルP. 116
例：講演謝礼、専門的知識供不に対する謝礼、
被験者謝金
手続きの詳細については、
研究費執行マニュアルP.116をご参照ください。
（様式Ｆ-14～18に必要書類があります。）
25
V. 謝金・会合費の手続き
会合費について
研究費執行マニュアルP. 17
例：会議・打ち合わせのための弁当代、
レセプション費用、コーヒーブレイク費用
手続きの詳細については、
研究費執行マニュアルのP.17を参照してください。
（様式Eに必要書類があります。）
26
様式集について
研究費執行マニュアルP. 19
科研費執行に関する各種様式は
下記URLよりダウンロードできます。
必要に応じて、利用してください。
様式集URL（研究推進部HP内）
http://www.waseda.jp/rps/fas/document/
27
VI. 注意点
注意点
① 以下の物品購入には理由書が必要です。
高額消耗品様式F-2
単価30万円（税込）以上の消耗品
（単価8万円の消耗品を4件購入⇒不要）
高額立替
様式自由※
1日に10万円以上の立替購入を行った場合
通信関係
様式自由※
パソコン通信カード（ｂモバイルなど）
図書関係
様式自由※
刊行物の年間購読料
※参考書式例をご希望の方はご連絡ください。
② 直接経費で汎用性が高い物品購入の時、請求書・納品書の
余白に研究課題遂行上の必要性を記入してください。
（例：ホワイトボード・セキュリティソフト・ICレコーダなど）
28
VII. 科研費担当からのお願い等
科研費担当からのお願い等
① 請求書・納品書の記載の品名が、一般的名称（日本語）となっ
ていない場合、一般的名称を余白に記入してください。（例：型
番のみ、外国語表記の場合）
② Ａ４サイズ以外の請求書・納品書等の伝票書類は、A4サイズの
用紙（裏紙等）への糊付けの上、提出していただけると大変助
かります。
③ 「支払先が同一」かつ「支出する財源が同一」のとき、１枚の調
達申請・支払請求入力用紙で４件の請求書を処理できます。
④ 複数名の方が、同一の条件で出張に行く場合、「出張願＋出張
者リスト（別紙）」で申請をすることができます。
29
ご清聴ありがとうございました
研究総合支援課ホームページが新しくなりました。
〇科研費
http://www.renkeika.sci.waseda.ac.jp/kakenhi/
〇特別研究員
http://www.renkeika.sci.waseda.ac.jp/sp_researcher/
＜問合せ先＞
研究総合支援課科研費担当
（55号館S棟1階ｴﾚﾍﾞｰﾀﾎｰﾙ奥）
TEL：03-5286-8062
（内線73-6541～6546）
E-mail： [email protected]
30

Download Report