eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
Ausgabe Nr.
Juli 2014
ISSN 1997-4051
| 1
14
Informations- und Kommunikationstechnik in Bürgerkontakten
Wissensmanagement I Identity Provider
2 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
Titelbild: Stockholm Stadshuset
COPYRIGHT: Jim G./Creative-Commons-Lizenz
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
| 3
Editorial
Liebe E-Government Interessierte,
Big Data, also die Auswertung von sehr großen Datenmengen mit neuartigen Methoden, wird seit Jahren heftig
diskutiert. Private Unternehmen analysieren Kundendaten (inklusive Social Media Daten), Produktionsdaten, Vertriebsdaten und vieles mehr. Die Unternehmen
erhoffen sich dadurch Hinweise auf Marktpotentiale,
Produktverbesserungen und neue Geschäftsmodelle zu
erhalten. Die öffentliche Verwaltung und die Politik sind
von diesem Thema natürlich auch betroffen. Die Politik
ist gefordert, Rahmenbedingungen zu definieren, die den
Datenhunger von Unternehmen in geregelte Bahnen lenken. Der Schutz von persönlichen Daten muss in diesem
Umfeld auch sichergestellt werden.
Die Verwaltung ist in mehrfacher Hinsicht betroffen.
Die Öffentlichkeit verlangt einen immer stärkeren Zugang zu Verwaltungsdaten. Diesen Forderungen wird
mit den Prinzipien von Open Government Data zumindest teilweise Rechnung getragen. Teilbereiche von Open
Government Data sind dem Bereich von Big Data zuzuordnen. Insbesondere wenn umfangreiche Datenbestände, wie Umweltdaten oder Geodaten über Ländergrenzen
hinweg betrachtet werden. Auf den Open Government
Data Portalen werden keine personenbezogenen Daten
veröffentlicht. Die Verwaltung besitzt aber hinaus sehr
große Datenmengen, die unmittelbar personenbezogen
sind. Bereits in der Vergangenheit wurde der unkontrollierten Auswertung dieser Datenmengen durch gesetzliche Grundlagen ein Riegel vorgeschoben. Die Umsetzung
des bereichsspezifischen Personenkennzeichens (bPK) ist
ein Aspekt davon. Eine Nutzung der Daten wäre möglich,
wenn diese Anonymisiert in einen anderen Datenspeicher überführt werden würden. Eine Voraussetzung wäre,
dass die Daten aus mehreren Quellen kommen, wobei
die Verknüpfung zum anonymisierten Objekt der realen
Welt bestehen bleiben würde. Die Auswertungen würden
sicher sehr spannende Resultate bringen und zum Beispiel
Muster zutage bringen, die bisher unbekannt sind. Die Informationen können von Verwaltung und Politik sinnvoll
genutzt werden.
Die Herausforderungen für die Verwaltung wären dabei
identisch mit denen anderer Big Data Betreiber. Die klassische Verwaltung von Daten in bekannten Datenbankmanagementsystemen mit klassischen Methoden würde
nicht mehr funktionieren. Hier müssten völlig neue Wege
eingeschlagen werden. Auch im Sinne der Datenqualität
könnte nicht mehr von klar strukturierten und sauber
aufbereitetenden Daten ausgegangen werden.
FH-Prof. Dr. Wolfgang Eixelsberger
Fachhochschule Kärnten
Studienbereich Wirtschaft & Management
aufruf beiträge
auch in der vorliegenden Ausgabe von eGovernment Review, wird ein breiter Bogen an Themen behandelt. Ein
Schwerpunkt liegt dabei wieder auf der Schnittstelle zwischen der Verwaltung einerseits und den Bürgern bzw.
Unternehmen andererseits. Interessant ist dabei auch
die von der Initiative D 21 in Zusammenarbeit mit dem
Münchener Institute for Public Information Management
veröffentlichte Studie „eGovernment MONITOR 2013“.
In dieser wird ein aktuelles Bild der E-GovernmentSituation in Deutschland, Österreich, Schweiz, USA,
Großbritannien, Nordirland und Schweden gegeben. Die
Zufriedenheit der E-Government Nutzer ist in den meisten Ländern zurückgegangen. Die Nutzer erwarten sich
Übersichtlichkeit, einfache Bedienbarkeit und Integration. Viele Unternehmen haben in diesem Umfeld in den
letzten Jahren große Anstrengungen unternommen. Von
der Verwaltung wird nun ähnliches erwartet. Eine Forderung ist dementsprechend auch eine zielgruppengerechte
Gestaltung von E-Government Angeboten.
eGovernment Review veröffentlicht ausgewählte Artikel
zu verschiedensten Aspekten von E-Government. Wenn
Sie einen Artikel in eGovernment Review veröffentlichen
möchten, dann senden Sie eine Kurzbeschreibung (zwischen 150 und 300 Worte) an w.eixelsberger@fh-kaernten.
at. Die Kurzbeschreibung kann sowohl in deutscher als
auch in englischer Sprache verfasst sein. Der eGovernment-Review-Beirat bewertet die eingereichten Artikel
und gibt ausgewählte Artikel zur Veröffentlichung frei.
Einreichungen für die 15. Ausgabe werden bis zum 13.
Okober 2014 angenommen.
FH-Prof. Dr. Wolfgang
EIXELSBERGER
Fachhochschule Kärnten
Studienbereich
Wirtschaft & Management
4 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
eGovernment-Review-Beirat
Der Beirat wählt die zu erscheinenden Artikel aus, schlägt
Interviewpartner vor und gibt Input zur generellen Ausrichtung
von eGovernment Review.
FH-Prof. Dr. Dietmar Brodel
Studienbereichsleitung Wirtschaft & Management
Fachhochschule Kärnten
FH-Prof. Dr. Wolfgang Eixelsberger
Professur aus Wirtschaftsinformatik
Fachhochschule Kärnten
Dr. Peter Parycek, MSc
Zentrumsleiter Zentrum für E-Government
Donau-Universität Krems
Lektor FH Kärnten
Prof. Dr. Reinhard Posch
Leiter des IAIK (Institute for Applied Information Processing and Communications)
TU Graz
CIO des Bundes
Prof. DI Dr. Reinhard Riedl
Leiter Kompetenzzentrum Public Management & E-Government
Berner Fachhochschule
Prof. Dr. Jürgen Stember
Dekan Fachbereich Verwaltungswissenschaften
Hochschule Harz
DI Manfred Wundara
CIO der Stadt Villach
Mitglied des Präsidiums des Fachausschusses für Informationstechnologie
des Österreichischen Städtebundes
Leiter der Arbeitsgruppe Q-SKF der Plattform Digitales Österreich
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
E-Government in Schweden 6
Wolfgang Eixelsberger (Fachhochschule Kärnten)
Informations- und Kommunikationstechnik in Bürgerkontakten 8
Sirko Hunnius (IfG. CC - The Potsdam eGovernment Competence Center) I Sarah Schmitt (DHV Speyer)
Durchgängige elektronische Kommunikation im Verfassungsrecht 10
Dieter Kandlhofer (Präsidialdirektor Verfassungsgerichtshof Wien)
aktuelles
Ausgabe Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Inhalt
Das Unternehmensserviceportal (USP) als Identity Provider 12
im österreichischen E-Government Erich Forsthuber I Kristian Juric (Bundesminiserium für Finanzen)
Die Umsetzung von Wissensmanagement 14
Andreas Schulz-Dietrich (Materna GmbH) I Jürgen Stember (Hochschule Harz)
„ProzessIDee“ – 16
Identifizierung, Gestaltung und Management von Verwaltungsprozessen Dirk Fuchert (Stadt Halle/ Saale) I Dirk Funke (Hochschule Harz) I Heinz-Hermann Herbers (Deutsche Post)
Effiziente Wahlorganisation mit Softwareunterstützung 18
Sven Eulitz | Manuel Kripp (IVU Traffic Technologies AG)
INSPIRE: Pilotprojekt im Bereich Luftqualität umgesetzt 20
Peter Lieber (SparxSystems Software Central Europe) I Katharina Schleidt (Umweltbundesamt)
Mach mit! - beim medienbruchfreien elektronischen Bürgeranliegen - 22
Management für Städte und Gemeinden Jürgen Frais (IT-Kommunal GmbH) I Rosa Gressenbauer (Magistrat St. Pölten)
Collaborative E-Government 24
Duale Zustellung der Stadt Wolfsverg 26
Roland Baldauf (IT-Kommunal GmbH)
E-Government Tagungen, Konferenzen und Messen 28
E-Government Publikationen 30
service
Hans-Peter Auernig (Stadtgemeinde Wolfsberg)
| 5
6 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
aktuelle information
E-Government
in Schweden
In der vorliegenden 14. Ausgabe von eGovernment Review finden Sie den 7. Beitrag in der Reihe E-Government
in europäischen Ländern. Die bisher erschienen Beiträge beschäftigten sich mit Slowenien, Dänemark, Estland, Italien,
Norwegen und Deutschland. (Ausgabe Nr. 3, Nr. 5, Nr. 6, Nr. 7, Nr. 9 und Nr. 11 ).
steigern. Dazu gehört das bewusste
Schweden hat etwas mehr EinwohFakten zu Schweden
mehrfache Anbieten von Dienstleisner als Österreich, ist aber etwa
tungen in unterschiedlichem Konfünfmal so groß. Während der südAnzahl der Einwohner (in Mio).: 9,6
text, damit das Auffinden durch die
lichste Teil Schwedens relativ dicht
Anzahl Einwohner pro km2: 22
Bürger erleichtert wird. In Schwebesiedelt ist, ist der Teil nördlich
den werden ca. 3800 verschiedene
von Stockholm sehr dünn besiedelt.
eServices angeboten. Es gab eine Initiative, die FormuDie vier nördlichsten Provinzen Norrbottens län, Västerlare von vielen schwedischen Verwaltungseinheiten zu
botten län, Jämtland län und Västernorrland län umfasvereinheitlichen, um die Benutzerfreundlichkeit und –
sen etwas mehr als 50% der Gesamtfläche Schwedens. In
akzeptanz zu erhöhen.
diesen vier Provinzen leben allerdings weniger als 10%
der Bevölkerung Schwedens. Die dünne Besiedelung ist
Derzeit gibt es in Schweden etwa 100 strategische Initiwahrscheinlich einer der Gründe, warum Schweden als
ativen im Umfeld von E-Government. Themenbereiche
besonders offen für neue Informations- und Kommunisind eHealth, Geodaten, one-stop-shop Unternehmenkationstechnologien gelten. Stockholm gilt auch als eines
sportale, nächste Generation der elektronischen Idender europäischen Zentren für Start-Ups und Unternehtität, elektronische Archivierung und Aktivitäten um
men im digitalen Bereich.
übergreifend über Verwaltungseinheiten effizienter zu
werden. Zentral sind Bemühungen, die Services für
Das schwedische Staatsgebiet ist in 21 Provinzen (sogeBürger zu vereinfachen und sicherer zu gestalten. Im
nannte län) untergliedert, wobei eine Verringerung auf
eGovernment MONITOR 2013(5) (durchgeführt durch
6 oder 9 Provinzen in Diskussion steht. Die Anzahl der
Gemeinden beträgt 290. Die politische Kultur ist geprägt
Initiative D 21 in Zusammenarbeit mit dem Münchener
durch die Suche nach Konsens, die Notwendigkeit nach
Institute for Public Information Management) wurde
umfassenden Diskussionen und Verhandlungen, dem
die Situation in den Ländern Österreich, Schweiz, USA,
Wunsch nach Integration und Antidiskriminierung und
Großbritannien, Nordirland und Schweden verglichen.
nicht zuletzt durch umfassenden Pragmatismus. Diese
Dabei wurden 1023 Interviews mit schwedischen BürGrundlagen spiegeln sich auch in den Maßnahmen für
gern durchgeführt. Die Nutzung von E-Government ist
E-Government wider.
dabei gegenüber dem Vorjahr um 17% zurückgegangen.
Die Ursachen dafür sind vermutlich rückläufige ZufrieEin zentrales Ziel des schwedischen E-Governments,
denheit mit der Ausgestaltung der E-Governement Anist die Vereinfachung des Alltags der Bürger durch Egebote bzw. Nutzungsmüdigkeit aufgrund fehlender VerGovernment. Dazu sollen die Dienstleistungen den Bebesserungen. Dies zeigt in besonderer Weise, das noch
dürfnissen der Bürger entsprechend gestaltet sein. Die
verstärkt Anstrengungen unternommen werden müssen,
Bürger sollen dabei aktiv in die Gestaltung der Dienstum das Angebot für die Bürger zu verbessern.
leistungen miteinbezogen werden, u.a. durch die Einführung von Benutzergruppen. Die Dienstleistungen sollen
Das Portal government.se ist die zentrale staatliche Webnicht nur möglichst einfach gestaltet sein, sondern auch
seite, mit Informationen über die schwedische Politik
sicher sein, um die Akzeptanz durch die Bevölkerung zu
und Verwaltung. In diesem Portal werden auch Doku-
info
serie
Wolfgang Eixelsberger
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
aktuelle information
Schweden (1)
Österreich (2)
Deutschland (3)
Schweiz (4)
Bürger, die elektronisch Informationen aus dem öffentlichen Bereich
eingeholt haben.
74%
48%
49%
-
Bürger, die elektronische Formulare aus dem öffentlichen Bereich befüllt
und diese in elektronischer Form eingereicht haben.
46%
28%
61%
-
Unternehmen, die elektronische Formulare aus dem öffentlichen Bereich
befüllt und diese in elektronischer Form eingereicht haben.
87%
77%
61%
-
Tab. 1: E-Government Schlüsselindikatoren (für die Schweiz liegen keine Daten vor)
Das Portal verksamt.se ist das zentrale single-point Portal für Unternehmen. Das Portal wird von Bolagsverkets
(schwedisches Firmenregisteramt), Skatteverket (Finanzamt) und Tillväxtverket (Amt für wirtschaftliches und
regionales Wachstum) betrieben. Das Portal bietet Unterstützung bei Unternehmensgründung, laufender Betrieb
von Unternehmen, Weiterentwicklung und Abwicklung
eines Unternehmens. Eine Zielsetzung des schwedischen EGovernments ist es auch, dass Unternehmen dieselben Daten nicht mehrmals an die Verwaltung berichten müssen.
Schweden hat eine lange Tradition bei den Themen
Transparenz, Bürgerbeteiligung und Effizienzsteigerung
der Verwaltung. Das Thema Open Government ist daher
in Schweden nicht völlig neu. Schweden ist bereits 2011
Mitglied der Initiative Open Government Partnership geworden. Zu diesem Zeitpunkt waren 8 Länder Mitglied
der Initiative, inzwischen sind es 64 Länder.
40% der schwedischen Verwaltungseinheiten arbeiten am
Thema Open Government Data. Öffentliche Einrichtungen in Schweden können auf die Einhaltung der PSI (Public Sector Information) Richtlinien geprüft werden. Auf
psidatakollen.se werden die Ergebnisse veröffentlicht.
Bisher haben 47 von insgesamt 632 öffentlichen Einrichtungen die Anforderungen erfüllt.
Ein Schwerpunkt liegt bei der Erhöhung der Wiederverwendbarkeit von Dokumenten (u.a. Dokumente aus Bibliotheken). Die Verwaltungseinheiten werden verstärkt
aufgefordert werden, diese Dokumente, soweit sie den
Kriterien nach Veröffentlichung entsprechen, auch tatsächlich zu veröffentlichen. Dokumente mit Patentinformationen oder urheberrechtlich geschützte Dokumente
sind davon ausgenommen. Im Gegenzug wird die Öffentlichkeit wird eingeladen werden, diese Dokumente zu
nutzen, auszuwerten und in neuer Form zu präsentieren.
Daraus soll, ähnlich wie bei Open Data, ein Mehrwert
geschaffen werden. In diesem Umfeld wurden mehrere
Projekte gestartet, um u.a. Spezifikationen für den Umgang mit diesen Dokumenten zu definieren (Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-arkiv
och e-diarium).
Schweden ist einer der Länder mit den weltweit höchsten Beiträgen zu Hilfsprojekten. 2009 wurde die Open
Aid Initiative gestartet, um Hilfszahlungen transparent
zu gestalten. Seit 2010 sind alle Hilfszahlungen öffentlich
zugänglich (www.openaid.se). Hier wird gezeigt, welche
Hilfszahlungen in welcher Höhe an wen ausgezahlt werden, warum die Hilfszahlung erfolgte und welche die Ergebnisse der Hilfszahlung erwartet werden.
literatur
mente der staatlichen Verwaltung veröffentlicht (1378
Dokumente im Jahr 2013).
(1)
European Commission eGovernment FactsheetseGovernment in Sweden May 2014, Edition 16.0. URL:
http://www.epractice.eu/files/eGovernment%20in%20
SE%20-%20May%202014%20-%2016.0_0.pdf
(2)
European Commission eGovernment FactsheetseGovernment in Austria April 2014, Edition 16.0. URL:
http://www.epractice.eu/files/eGov%20in%20AT%20
-%20April%202014%20-%20v.16.0.pdf
(3)
European Commission eGovernment FactsheetseGovernment in Germany May 2014, Edition 16.0.URL:
http://www.epractice.eu/files/eGov%20in%20DE%20
-%20April%202014%20-%20v.16.0_5.pdf
(4)
European Commission eGovernment FactsheetseGovernment in Switzerland April 2014, Edition 8.0.
URL: http://www.epractice.eu/files/eGovernment%20
in%20CH%20-%20April%202014%20-8.0.pdf
(5)
eGovernment Monitor 2013 http://www.egovernmentmonitor.de/fileadmin/uploads/Dokumente_2013/
eGovernmentMONITOR_2013_web.pdf
| 7
8 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Informations- und
Kommunikationstechnik
in Bürgerkontakten
abstract
Sirko Hunnius I Sarah Schmitt
Ein Schwerpunkt der E-Government-Forschung liegt auf den Auswirkungen von IT an der Schnittstelle von Bürger
und Verwaltung.(1) Dieser Artikel analysiert, wie Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) in der
bürokratischen Interaktion mit Bürgern auf der operativen Ebene in der Berufsberatung und Arbeitsvermittlung
verwendet werden und welche neuen Interaktionsformen dort entstehen. Die Forschungsergebnisse zeigen, wie
die IT-Nutzung in Face-to-Face-Kontakten u. a. den Ablauf strukturiert und die Rollen von Verwaltungsmitarbeitern und Bürgern verändert.
IT in Verwaltungskontakten. IT-Systeme, die die Verwaltung einsetzt, strukturieren häufig die Interaktion und
beschränken teilweise die Freiheitsgrade von Bürgern,
indem Soll-Prozesse in die IT „eingebaut“ sind und restriktiv bestimmte Eingaben erfordern.(2) Bürger verlieren
damit teilweise die Kontrolle über Informationen zur eigenen Identität und damit auch die Möglichkeit, solche
vorzuenthalten,(3) wodurch sich das Machtverhältnis zwischen Bürger und Verwaltung verschiebt. Abhängigkeiten entstehen aber auch für Verwaltungsmitarbeiter, weil
sie auf IT angewiesen und teilweise verpflichtet sind, bestimmte Anwendungen zu nutzen. Hierbei kann die ITGestaltung den Ermessensspielraum von Verwaltungsmitarbeitern eingrenzen, indem IT deren Wahrnehmung
filtert, Entscheidungen teilautomatisiert trifft und Kontrollmöglichkeiten schafft.(4) Street-Level-Bureaucrats,
Verwaltungsmitarbeiter mit unmittelbarem Bürgerkontakt, werden demnach von System-Level-Bureaucrats
verdrängt, welche die IT-Systeme gestalten, die Entscheidungen „programmieren“ bzw. den Ermessensspielraum
zumindest einschränken,(5) wodurch auch die Technologieeinführung und -administration zur Machtfrage
wird.(6) Gleichzeitig wird in der Forschung davon ausgegangen, dass mit IT durchaus neue Möglichkeiten entstehen, um das Verhältnis von Staat und Verwaltung zu
Bürgern bei der Produktion öffentlicher Leistungen neu
auszutarieren(7) und den Bürgern neue Mitwirkungsmöglichkeiten im Dienstleistungsprozess anzubieten. Sie können mithilfe von IT sogar in die Lage versetzt werden,
bestimmte öffentliche Leistungen selbst zu erstellen.(8)
Anhand von zwei Fallbeispielen wird die IT-Nutzung in
Verwaltungskontakten in der Berufsberatung und Arbeitsvermittlung untersucht.
Berufsberatung. Die Berufsberatung der Bundesagentur
für Arbeit (BA) unterstützt Bürger dabei, sich vor dem
Start in eine (neue) berufliche Laufbahn zu orientieren.
Sie informiert über Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung und arbeitet gemeinsam die Fähigkeiten und Interessen des Bürgers heraus, damit dieser eine informierte
Entscheidung treffen kann. Hierfür sind individuelle Gespräche Kernelement des Leistungsspektrums. Diese sind
kaum standardisiert, obwohl eine Beratungskonzeption
existiert. Im Beratungsprozess spielt IT insofern eine untergeordnete Rolle, als nicht ein Fachverfahren während
des Kontaktes Eingaben erfordert; dennoch wird IT intensiv für die Informationssuche genutzt. Dabei wird fast
ausschließlich auf öffentlich zugängliche Informationen
zurückgegriffen. Die Verwaltungsmitarbeiter verfügen
kaum über exklusive Informationssysteme, die nur ihnen
vorbehalten sind. Somit weicht der IT-Einsatz das vormals
asymmetrische (Informations-)Verhältnis zwischen Bürger und Verwaltungsmitarbeiter auf. Da Informationen
von den Bürgern heutzutage weitestgehend selbst im Internet recherchiert werden können, gewinnt im Gegenzug
die Fähigkeit der Berater an Bedeutung, Informationen
einzuschätzen und einzuordnen. Durch die IT-Unterstützung verändert sich der Kontaktablauf auch insoweit,
dass Mehrfachkontakte mit interessierten Bürgern sogar
zunehmen. Dies hat die paradoxe Wirkung, dass Technologien, welche zeitliche und örtliche Entkopplung ermöglichen, zu intensiveren Kontakten mit Bürgern führen.
Arbeitsvermittlung. Kernaufgabe der BA ist die es u. a.,
Bürgern Ausbildungs- und Arbeitsstellen zu vermitteln.
Um Entgeltersatzleistungen zu erhalten, müssen Bürger
zwingend Kontakt mit der BA aufnehmen. Dafür werden in einem Fachverfahren Informationen über die
Bürger gesammelt und ein Profil des Arbeitsuchenden
erstellt, das mit vakanten Stellen abgeglichen wird. Auf
dieses können sowohl Arbeitgeber, Verwaltungsmitarbeiter als auch Bürger selbst zugreifen. So kann dieser
beispielsweise dazu beitragen, fehlende oder fehlerhafte
Daten zu ergänzen, wodurch bestimmte Bestandteile des
Dienstleistungsprozesses aus dem Face-to-Face-Kontakt
„ausgelagert“ werden, die der Bürger im Vorfeld selbst
übernimmt. Hier kann von einer neuen Form der Zusammenarbeit gesprochen werden, wenn Bürger Aufgabenbestandteile mithilfe von IT außerhalb der Interaktion selbst erfüllen. Übermittelt oder stellt der Bürger
seinen Daten vor dem Kontakt nicht ein, ist das Face-toFace-Gespräch stärker durch IT strukturiert, weil Daten
dann erst noch erfasst werden müssen. Dadurch muss
teilweise der eigentliche Zweck des Gesprächs, dem Bürger konkrete Vermittlungsvorschläge zu unterbreiten, auf
einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Auch die
Auswahl von passenden Stellenangeboten ist intensiv von
IT unterstützt: Anhand bestimmter Merkmale schlägt
das Fachverfahren passende Stellenangebote vor. Diese werden zwar durch den Verwaltungsmitarbeiter anschließend gefiltert, allerdings sieht er nicht, welche Stellen nicht vorgeschlagen werden. Die Kategorisierung im
Fachverfahren, die Auswahl relevanter Merkmale und die
Teilautomatisierung von Entscheidungen hat demnach
zentrale Bedeutung für den Vermittlungserfolg.
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
* Der Artikel basiert auf Forschungsergebnissen eines von
ISPRAT unterstützten Projektes unter der Leitung von Prof.
Dr. Hermann Hill und Prof. Dr. Tino Schuppan, in dessen
Rahmen rund 70 semi-strukturierte Experteninterviews mit
Verwaltungsmitarbeitern (Berufsberatung, Arbeitsvermittlung,
Bürgerservice, Waffenbehörden) geführt wurden. Der vollständige Abschlussbericht wird in Kürze als Speyerer Arbeitsheft
veröffentlicht.
(1)
Carter, L./Bélanger, F. The Utilization of Egovernment Services: Citizen Trust, Innovation and
Acceptance Factors. Information Systems Journal
15 (1) 2005.
(2)
Kraemer, K. L./Kling, R. The Political Character of
Computerization in Service Organizations: Citizen
Interests or Bureaucratic Control. Social Science
Computer Review 1 (2) 1983.
(3)
Lips, A. Rethinking Citizen - Government Relationships in the Age of Digital Identity: Insights from
Research. Information Polity 15 (4) 2010.
(4)
Reddick, C. G. 2005b. Citizen-Initiated Contacts
with Government: Comparing Phones and Websites. Journal of E-Government 2 (1) 2005.
(5)
Bovens, M./Zouridis, S. From Street-Level to
System-Level Bureaucracies: How Information and
Communication Technology Is Transforming Administrative Discretion und Constitutional Control.
Public Administration Review 62 (2) 2002.
(6)
Bloomfield, B. P./Hayes, N. Power and Organizational Transformation through Technology: Hybrids
of Electronic Government. Organization Studies 30
(5) 2009.
(7)
Meijer, A. J. Co-Production in an Information Age:
Individual and Community Engagement Supported
by New Media. Voluntas 23 (4) 2012a.
(8)
Meijer, A. J. The Do It Yourself State. Information
Polity 17 2012b.
(9)
Schmitt, S./Hunnius, S. Informierter Bürger trifft
zuständigkeitsorientierte Verwaltung. [Buchverf.]
Hermann Hill. E-Transformation. Veränderungen
der Verwaltung durch digitale Medien. Nomos:
Baden-Baden, 2014.
Diskussion. Die Forschungsergebnisse zeigen, dass IT
eine bedeutende Rolle in Bürgerkontakten spielt. Selbst
in Face-to-Face-Kontakten, in denen IT nicht allgegenwärtig ist, strukturieren sie die Interaktion teilweise und
beeinflussen das Kontaktergebnis. Bürger bringen nur
selten persönliche technische Geräte in Verwaltungskontakte ein, nutzen jedoch vielfach Selbstinformationsangebote im Internet. Insgesamt zeigen sich die Verwaltungsmitarbeiter skeptisch gegenüber solchen von Dritten
ins Internet gestellten Informationen, insbesondere in
sozialen Medien.(9) Bemerkenswert ist, dass die Verwaltungsmitarbeiter im Kontakt primär auf Onlineinformationsangebote zurückgreifen, die ursprünglich für
Bürger konzipiert wurden. Diese Informationsangebote
werden aus der Verwaltungsperspektive strukturiert und
transportieren deren Konstruktion der Verwaltungswirklichkeit. Somit kann Verwaltung einen Teil ihrer Defi-
| 9
nitionshoheit zurückgewinnen. Verwaltungsmitarbeiter
sind jedoch nicht mehr Gatekeeper der Informationen,
sondern werden vielmehr zu Informationslotsen. Neue
Interaktionsformen können beobachtet werden, da Bürger stärker in den Dienstleistungsprozess einbezogen
werden. Die Freiwilligkeit der Leistung für Bürger, dass
hiermit keinerlei Sanktionen, materielle Leistungen o. ä.
verknüpft sind, erweist sich dabei nicht als hinderlich.
literatur
fachartikel
Dipl-Kfm. (FH) Sirko
HUNNIUS
Wissenschaftlicher
Mitarbeiter, IfG.CC- The
Potsdam eGovernment
Competence Center;
[email protected]
Mag. rer. publ. Sarah
SCHMITT, M.A.
Wissenschaftliche
Mitarbeiterin, Deutsche
Universität für Verwaltungswissenschaften
Speyer;
[email protected]
10 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Durchgängige elektronische
Kommunikation im
Verfassungsgerichtshof
abstract
Dieter Kandlhofer
Zur rascheren Abwicklung der steigenden Anzahl an Verfahren führte der Verfassungsgerichtshof im
Präsidialbereich den ELAK light als Aktenbearbeitungssystem ein. Aufgrund der positiven Erfahrungen im präsidialen Bereich wurde beschlossen, die elektronische Aktenbearbeitung auch auf den
richterlichen Bereich auszuweiten.
Der Verfassungsgerichtshof (VfGH) mit Sitz in Wien
wird auch als Hüter der Verfassung bezeichnet. Er ist
durch seine Aufgabe als „Grundrechtsgerichtshof “ und
seine Zuständigkeit zur Prüfung von Gesetzen und Verordnungen in besonderer Weise dazu berufen, der demokratisch-rechtsstaatlichen Grundordnung Wirksamkeit
zu verschaffen und ihren Bestand zu sichern. Der Verfassungsgerichtshof wird grundsätzlich auf Antrag tätig,
wobei die Anzahl der Anträge in den vergangenen Jahren
stark anstieg, während Arbeitsabläufe und Infrastruktur
unverändert blieben.
Lösungsansatz. Die Abläufe im Verfassungsgerichtshof
sind sehr komplex und die Verfahren meist umfangreich.
Um die steigende Anzahl an Verfahren rascher abwickeln
zu können, wurde im Jahr 2010 beschlossen, im Präsidialbereich den ELAK light als Aktenbearbeitungssystem
einzuführen. Anträge sollten in Zukunft elektronisch von
der Eingangserfassung bis zur Archivierung bearbeitet
werden. Dabei konnte der Verfassungsgerichtshof auf die
Erfahrungen aus dem Projekt „ELAK im Bund“ aufsetzen. Im Jahr 2011 beschloss der Verfassungsgerichtshof,
die elektronische Aktenbearbeitung auf den richterlichen
Bereich auszuweiten. Dafür wurde eine eigene Fachanwendung „ELAK Gericht“ in Zusammenarbeit mit Fabasoft umgesetzt. Die Anwendungen werden zentral im
Bundesrechenzentrum betrieben.
Umsetzung. Im Jänner 2011 startete das Einführungs-
projekt „ELAK Gericht“. Die Abläufe sowie die benötigten Fachanwendungen wurden entsprechend der Anforderungen im richterlichen Bereich spezifiziert und
basierend auf den ELAK light umgesetzt. Es wurde ein
Aktenmodell, ein Metadatenmodell, ein Berechtigungsmodell und ein integriertes Berichtswesen speziell für
den richterlichen Bereich entwickelt. Zudem wurden
einige Schnittstellen beispielsweise zum Elektronischen
Rechtsverkehr (ERV), zum Gebührenservice und zum
Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) neu entwickelt, andere Schnittstellen beispielsweise zur dualen Zustellung oder bei der bundesinternen Zustellung wurden
weiter entwickelt.
Von März 2011 bis zur Produktivsetzung stand ein Testsystem zur Verfügung. Damit konnte der Verfassungsgerichtshof die nach der „Scrum Softwareentwicklungsmethode“ hervorgebrachten Realisierungen laufend testen.
Nach intensiven Spezifikations- und Umsetzungsarbeiten
wurde der Kernbereich des „ELAK Gericht“ sowie die Integration der Mindbreeze Volltext-Suche im August 2012
fertiggestellt. Von September 2012 bis März 2013 wurden
sämtliche Mitarbeiter/innen, aber auch die Richterinnen
und Richter, intern auf das neue System geschult. Am 8.
April 2013 ging der „ELAK Gericht“ in den Echtbetrieb.
Bereits in den ersten drei Monaten nach Produktivset-
fachartikel
zung wurden rund 1100 Verfahren, nach einem Jahr über
4500 Verfahren auf elektronischem Wege erledigt.
Best Practice. Durch die Einführung des „ELAK light“
im präsidialen Bereich sowie des „ELAK Gericht“ im
richterlichen Bereich kann der Verfassungsgerichtshof
alle Geschäftsfälle von der Eingangserfassung bis hin zur
Abfertigung und Archivierung elektronisch abwickeln.
Der elektronische Akt gilt dabei als Original. Die vorhandenen Schnittstellen bieten dazu eine rechtssichere
und einfache Möglichkeit, Informationen auszutauschen
oder abzurufen. Derzeit arbeiten rund 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verfassungsgerichtshof mit dem
ELAK light bzw. dem ELAK Gericht.
Eckdaten zum Projekt
• Ca. 140 Benutzerinnen und Benutzer im Verfassungsgerichtshof (präsidialer und richterlicher
Bereich);
• Austausch von Informationen über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV);
• Klare Kennzahlen durch integriertes Berichtswesen
im ELAK Gericht;
• ELAK Gericht als eigener Mandant mit eigenem
Berechtigungsmodell;
• Rund 1100 Verfahren in den ersten drei Monaten
nach Produktivsetzung elektronisch geführt und
erledigt, nach einem Jahr etwa 4500 Verfahren.
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
Fazit. Rückblickend betrachtet war die Einführung des
ELAK primär ein Organisationsprojekt. Vor der Produktivsetzung wurden konsequent die internen Abläufe an die elektronische Abwicklung angepasst und in
rechtlicher, organisatorischer und technischer Hinsicht
die Weichen für eine durchgängige elektronische Kommunikation von der Antragstellung bis zum Abschluss
eines Verfahrens gestellt. Die Ablöse der traditionellen
papierorientierten Aktenverarbeitung und die Umstellung auf die elektronische Verfahrensabwicklung sorgen
für eine ökonomischere Bearbeitung der Anträge und
führen zu erheblichen Arbeitserleichterungen. Neben anderen Schnittstellen (ERV, Duale Zustellung etc.) ist der
ELAK Gericht direkt mit dem Rechtsinformationssystem
(RIS) verbunden. Entscheidungen können dadurch aus
der Anwendung heraus veröffentlicht werden. Ein eigenes Berechtigungsmodell erlaubt es den Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern im Verfassungsgerichtshof, Metadaten
von Akten lesend einzusehen, während Dokumente im
Gegensatz dazu erst nach der Entscheidung einsehbar
sind. Einen wesentlichen Vorteil neben der transparenten Abwicklung von Verfahren stellt das integrierte Berichtswesen dar. Wir erhalten damit maßgeschneiderte
Auswertungen und Kennzahlen zu sämtlichen Verfahrensstadien.
Wir arbeiten nun an der elektronischen Akteneinsicht,
welche die physische Anwesenheit des Rechtsanwalts bei
der Akteneinsicht einmal überflüssig machen könnte, so
das Resümee und der Ausblick nach Abschluss der Einführung.
| 11
Mag. Dieter
KANDLHOFER
Präsidialdirektor Verfassungsgerichtshof Wien;
[email protected]
12 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Das Unternehmensserviceportal
(USP) als Identiy Provider
im österreichischen E-Government
abstract
Erich Forsthuber I Kristian Jurić
Das USP stellt seit 2010 den zentralen One-Stop-Shop der österreichischen Bundesverwaltung für die Wirtschaft dar.
Unternehmen wird durch den gebündelten Zugang zu E-Government-Anwendungen eine Vielzahl von Behördenwegen per
Internet ermöglicht. Um das sicher zu gewährleisten, stellt das USP einen geprüften Zusammenhang zwischen Unternehmen und handelnden Personen her und übergibt diese Identitätsinformation an eine angebundene Anwendung. Im Beitrag
wird ausgeführt, wie diese Identitätsinformationen generiert werden und wie deren Qualität sichergestellt wird, um ein
sicheres Access- und Identity-Management für Unternehmen zu ermöglichen.
Ausgangspunkt für die Entwicklung des Unternehmensserviceportals war die im Jahr 2006 gestartete Initiative
der Bundesregierung „Verwaltungskosten senken für Unternehmen“, mit dem Ziel des Bürokratieabbaus und der
Verbesserung des Regelungsumfeldes für die Wirtschaft.
Als Zielsetzung für das Unternehmensserviceportal wurde daraus abgeleitet, dass es erforderlich ist, den Zugang
zu den unterschiedlichen E-Government-Anwendungen
und den Verwaltungsverfahren zu bündeln und möglichst zu vereinheitlichen.
Bislang hatte jede E-Government-Anwendung ihre eigenen Zugangsregeln, eigene Registrierungsmechanismen
und eigene Zugangsdaten. Das Unternehmen war also
gezwungen, sich bei jeder Anwendung eigens zu registrieren und eine größere Anzahl von Zugangsdaten zu
Anwendungen zu verwalten.
Eine zentrale Aufgabe des Unternehmensserviceportals
ist es daher, eine sichere Registrierung der Unternehmen
und der für das Unternehmen handlungsberechtigten
Personen so zur Verfügung zu stellen, dass diese Informationen für den sicheren Zugang sowohl von bestehenden,
als auch neu zu entwickelnden E-Government-Anwendungen genutzt werden können.
Da mittels „Single Sign-on-Funktion“ im Unternehmensserviceportal eine Vielzahl von Anwendungen ohne wiederholte Überprüfung der Identität des Unternehmens
und des Benutzers direkt erreicht werden können, sind an
die Identitätsprüfung des Unternehmens und der für das
Unternehmen handelnden Personen sehr hohe Anforderungen zu stellen. Insbesondere ist der legitime Zusammenhang zwischen Unternehmen und Person eindeutig
sicherzustellen.
Gemeinsame Stammdatenbasis. In Österreich sind für die
Verwaltung von Unternehmen je nach Materienrecht (z.
B. GewO, UGB, etc.) unterschiedliche Behörden zuständig. Dies führte in der Vergangenheit zum Aufbau von
separaten Verwaltungssystemen und Registern, die weder
einheitlich noch durchgängig bzw. miteinander vernetzt
waren. Die Unternehmen erhielten daher auch keine einheitliche Unternehmenskennung, d. h. ein und dasselbe
Unternehmen wurde bislang unter unterschiedlichen
Identifikatoren geführt.
Mit dem Bundesstatistikgesetz 2000 wurde daher die
Statistik Austria mit der Einrichtung des Unternehmensregisters der Verwaltung (URV) betraut. Ziel war es,
die wichtigsten Stammdaten aus den unterschiedlichen
Registern zusammenzuführen und diese Daten zu konsolidieren. Damit ist jetzt jedes Unternehmen für alle
Behörden mit einem einzigen Identifikator eindeutig
identifizierbar. Sowohl die Bundes-, Landes- und Gemeindeverwaltung, Sozialversicherungsträger und Interessenvertretungen als auch das USP sind dazu ermächtigt, auf diese konsolidierte Datengrundlage zuzugreifen.
eIDs, Zugangskennungen und Personenbindung. Aufgrund
der hohen Anforderungen an die IT-Sicherheit kann der
Zugriff auf die „Single Sign-on-Funktionen“ des USP erst
nach geeigneter Anmeldung erfolgen. Um die eindeutige
Identität und Identifizierung der sich anmeldenden Personen zu gewährleisten, sind folgende Anmeldemöglichkeiten eingerichtet: Die Anmeldung über die Bürgerkarte
in Form der Chipkarte, die Anmeldung über Handysignatur (mobile Bürgerkarte) sowie die Anmeldung über
die weit verbreitete FinanzOnline-Zugangskennung.
Mit jeder der erwähnten Anmeldemöglichkeiten ist ein
Benutzer im USP immer eindeutig, einschließlich der Referenzierung gegen das Stammzahlenregister natürlicher
Personen, identifiziert. Damit soll ein Missbrauch durch
Benutzer verhindert und das Vertrauen in das System
gestärkt werden. 2014 wird im Rahmen des EU-Projekts
Stork 2.0 auch ein Pilotanwendungsfall umgesetzt, der es
ermöglicht, sich europaweit mit nicht österreichischen
eIDs am USP anzumelden.
fachartikel
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
| 13
Abb. 1: Interoperatives Zusammenspiel von Registern, Portal und Anwendungen für ein zentrales Access- und Identity-Management im USP
Anmeldung klärt lediglich die Identität der natürlichen
Person, jedoch nicht, welchem Unternehmen diese Person zuzuordnen ist. Daher ist es für jedes Unternehmen
zuallererst notwendig, eine Registrierung zum USP vorzunehmen. Diese Registrierung wird i. d. R. durch die
gesetzlichen Vertreter der jeweiligen Unternehmen vorgenommen, wobei das System bei der Erstanmeldung
automatisch im URV überprüft, welche organschaftliche
Funktion die angemeldete natürliche Person innehat. Bei
natürlichen Personen, die Funktionen in mehreren Unternehmen ausüben, kann der Benutzer das konkret zu
registrierende Unternehmen auswählen.
Dieser erste Benutzer erhält in Folge für sein Unternehmen die Administrator-Rechte. Das heißt, dass er weitere Nutzer anlegen und deren Berechtigungen verwalten
kann. Dies verpflichtet ihn jedoch auch zur Wahrung der
Sorgfaltspflicht, d. h. die Benutzerdaten aktuell zu halten,
damit etwa aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeiter ihre Berechtigungen verlieren.
Autorisierung II: Attribut-basierte Berechtigungssteuerung. Das USP stellt für ca. 25 Anwendungen bereits
an die 100 Einzelberechtigungen zur Verfügung. Nicht
alle Berechtigungen sind für jedes Unternehmen zulässig. Das System schafft es i. d. R. automatisch, basierend
auf den im URV existierenden Unternehmensattributen
(z. B. Rechtsform, Wirtschaftstätigkeit, etc.), die für das
konkrete Unternehmen zulässigen Berechtigungen zu ermitteln. Durch die Möglichkeit, ein komplexes KriterienRegelwerk zur automatisierten Berechtigungssteuerung
abbilden zu können, wird die anderswo übliche manuelle
Verwaltung vieler einzelner Berechtigungsrollen obsolet.
Ergänzend zur automatisierten Feststellung der Berechtigung gibt es noch die Möglichkeit eines „Whitelistings“.
Dies bedeutet, dass die Behörden bestimmten Unternehmen – bis auf Widerspruch – für ihre jeweiligen Anwendungen zusätzliche Berechtigungen einräumen können.
Government-Anwendungen unterschiedlicher Behörden
aufrufen, ohne sich nochmalig gesondert in der jeweiligen
Zielanwendung anmelden zu müssen (= „Single Sign-on“)!
Technisch gesehen wird hierfür vorrangig das im Behördenportalverbund bereits weit verbreitete Portalverbund-Protokoll auch für die Weitergabe der Identitätsinformationen (Identifikatoren des Unternehmens,
Identifikatoren und Berechtigungen des Benutzers, etc.)
unternehmerischer Benutzer eingesetzt. Die Wiederverwendung der Portalverbundtechnologie erleichtert
es Behörden, vorrangig ihre etablierten E-GovernmentAnwendungen, die auf Standardlösungen aufsetzen,
auch für USP-Benutzer zugänglich zu machen. Das
USP-Partnerportal-Login – z. B. bereits verfügbar auf
www.sozialversicherung.at – erlaubt es zudem Benutzern
über die Homepage der jeweiligen Behörde ihre USP-Zugangskennungen zur direkten Anmeldung in der Zielanwendung einzusetzen.
Neben dem „Single Sign-on“ natürlicher Personen können für den Maschine-zu-Maschine-Datentransfer zwischen Unternehmen und Behörden auch dezidierte Webservice-Konten über das USP eingesetzt werden.
Die Lösung eines zentralen Access- und Identity-Managements stellt somit eine Win-Win-Situation sowohl
für die Unternehmen als auch für Behörden dar. Der bisherige Erfolg zeigt, dass die ursprüngliche Intention einer
Verwaltungserleichterung zu greifen scheint. In diesem
Sinne ist die Initiative der Bundesregierung zum Thema
„Verwaltungskosten senken für Unternehmen“ in Bereichen des E-Governments nicht nur aufgegangen, sondern
hat sich auch wesentlich weiterentwickelt.
links
Autorisierung I: Registrierung. Die eben beschriebene
http://www.usp.gv.at
http://www.bmf.gv.at/egovernment/portale/usp.html
http://www.ag.bka.gv.at
http://www.statistik.at
http://www.eid-stork2.eu
Schnittstelle zu E-Government-Anwendungen. Wenn die je-
weiligen Berechtigungen erfolgreich vergeben wurden,
können die USP-Benutzer nach Anmeldung am USP die E-
http://reference.e-government.gv.at
http://www.sozialversicherung.at
Erich FORSTHUBER
Bundesministerium
für Finanzen, Abt. V/4,
Programm-Manager USP;
erich.forsthuber@bmf.
gv.at
Kristian JURIĆ
Bundesministerium
für Finanzen, Abt. V/4,
Projekt-Manager USP;
[email protected]
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Die Umsetzung von
Wissensmanagement
Andreas Schulz-Dietrich I Jürgen Stember
abstract
14 |
Seit Jahren schwindende Beschäftigtenzahlen und schrumpfende Ressourcen auf der einen und wachsende
inhaltliche und formale Anforderungen auf der anderen Seite haben nicht nur zu starken Effizienzbemühungen in
den Verwaltungen geführt, sondern auch zu einer neuen Beschäftigung mit dem Thema „Wissen“. Denn ein Aspekt wird immer deutlicher: Mit dem Fortgang vieler Mitarbeiter schwindet auch die zentrale Ressource „Wissen“
für Dienstleistungsinstitutionen unwiederbringlich. Eine Studie von Hochschule Harz und der Materna GmbH hat
den aktuellen Zustand in Deutschland beleuchtet.
Wissensmanagement ist zumindest für die öffentliche
Vewaltung eine neue Disziplin, die in jüngster Zeit einen
ganz erheblichen Bedeutungszuwachs erfahren hat. Angesichts schwindender Mitarbeiterzahlen durch den demografischen Wandel und die jahrelange Haushaltskonsolidierung müssen sich die Verwaltungen zunehmend
Gedanken machen, wie sie das vorhandene Wissen halten und damit ihre Dienstleistungsqualität auch weiterhin gewährleisten können. Vor diesem Hintergrund haben die Hochschule Harz und die Materna GmbH sich
diesem Thema angenommen und eine bundesweite Studie in Form einer teilstandardisierten Online-Befragung
entwickelt und durchgeführt. Das Gesamtsample der Befragung umfasste 510 Behörden aus Bund, Ländern und
Städten ab 30.000 Einwohnern. Genau 148 Teilnehmer
beteiligten sich an der Umfrage, was einer hervorragenden Beteiligungsquote von 29 % entspricht und für die
Verwaltungsebene der Länder und Kommunen ein repräsentatives Niveau ergab. Im Ergebnis herausgekommen ist ein hoch interessantes und sehr differenziertes
Bild eines neuen Managementinstrumentes, das sich
langsam, aber nachhaltig in den Verwaltungen durchzusetzen und zu etablieren beginnt.
Die Kernergebnisse der Studie sind sehr umfassend,
können im Rahmen dieses Beitrags aber an den folgenden Punkten festgemacht werden:
•A
lle Verwaltungen stehen vor nahezu demselben
Problem einer erheblichen Überalterung einerseits
und einer bisherigen und vor allem weiterhin
geforderten personellen Konsolidierungsleistung
andererseits. Entsprechend hoch zeigt sich auch
die Bedeutung des Themas Wissensmanagement
in nahezu allen Verwaltungen.
•W
ährend die Bedeutung des Wissensmanagements
recht hoch ist, zeigt sich die organisatorische Ver-
ortung jedoch als sehr heterogen und ist auch vor
allem von der Größe der Einrichtung abhängig.
• Diese Verortung spiegelt dabei unter anderem den
tatsächlichen Schnittbereich zwischen der Organisation, dem Personal und der IT im Wissensmanagement wider.
•D
ie bislang eingesetzten Instrumentarien sind
flächendeckend noch überschaubar. Im organisatorischen Bereich werden verwaltungsweit am
häufigsten die Instrumente der Arbeitsplatz- /
Dienstpostenbeschreibungen sowie der regelmäßigen Besprechungen eingesetzt. Im Personalbereich
wird vor allem auf Fortbildungsangebote verwiesen, mit großem Abstand gefolgt von Verfahren
beim Ausscheiden von Personal. Im IT-Bereich
sind es vor allem Internet-, Intranet- und ContentManagement-Systeme, die für das Wissensmanagement eingesetzt werden.
• Dass das Thema Wissensmanagement in vielen
Verwaltungen noch ganz am Anfang steht, belegen
die Ergebnisse des Stellenwertes des Wissensmanagements in der gesamten Verwaltung sowie die
bislang eingesetzten Aktivitäten (vgl. Abb. 1).
• Der Erhalt der Qualität der Dienstleistungen,
die horizontale und fachbereichsübergreifende
Vernetzung sowie das Prozess- und Verfahrensmanagement sind die drei zentralen Beweggründe zur
Einführung von Wissensmanagement und belegen
damit die eingangs dargestellten Überlegungen.
• I m Einführungskontext wird allgemein das PilotModell präferiert, um entsprechende Erfahrungen
für die gesamte Verwaltung später nutzbar zu machen. Generell wünschen sich die Verwaltungen
vor allem aber Starthilfen in Form von Einführungsschulungen und strukturierter Begleitung bei
der Erschließung des Themenfeldes.
fachartikel
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
| 15
Abb. 1: Einführung von Wissensmanagement in der Praxis
• Ein erhöhter Arbeitsaufwand, fehlende materielle
Ressourcen sowie zeitliche Überforderung der
Mitarbeiter sind die drei zentralen Hemmnisse
und Herausforderungen für das Wissensmanagement. Erst danach werden spezifische Argumente
in Bezug auf das Wissensmanagement genannt,
zum Beispiel fehlende Kenntnisse oder „Wissensegoismus“. Auch der aus wissenschaftlicher Perspektive wichtige Problempunkt der „traditionellen
und hierarchischen Verwaltungskultur“ wird
zunächst als nachrangiges Hindernis bewertet.
die Unterstützung der Organisationsführung im Vordergrund. Erfolgsfaktoren im organisatorischen Bereich
werden u.a. dadurch repräsentiert, dass die Wissensziele
mit den Organisationszielen verknüpft werden, zeitliche
Freiräume für Mitarbeiter geschaffen werden und ein
Verantwortlicher für das Wissensmanagement existiert.
Wissensmanagement hat aber noch zahlreiche Hürden
zu überwinden, wobei allerdings weniger spezifische
Gründe im Vordergrund stehen als vielmehr grundlegende Probleme in den Verwaltungen, z.B. Arbeitsbelastungen, fehlende Ressourcen etc.
Wissensmanagement wird damit immer weiter von einem Nischenthema in das Zentrum der Organisationsgestaltung rücken und es hat das Potenzial, sich zum
wichtigen Kernbereich der Querschnittsaufgaben in
den Verwaltungen zu entwickeln. Dennoch werden die
bisherigen Ansätze des Wissensmanagements zu wenig
systematisch und nicht nachhaltig betrieben.
Im positiven Sinne kann man deshalb folgende Erfolgsfaktoren identifizieren:
•D
ie Veränderung der Verwaltungskultur in Form
einer umfangreichen Öffnung,
•d
ie Unterstützung durch die Verwaltungsführung,
• e in ganzheitlicher Ansatz mit einer eigenen Umsetzung und Sprache,
•d
ie dauerhafte und nachhaltige Beteiligung der
Mitarbeiter sowie
• e ine lebendige und offene Kommunikation.
Als Handlungsempfehlungen werden vor allem fünf zentrale Punkte aus diesen umfassenden Ergebnissen abgeleitet:
•E
s sollte mit Beispielen und Pilotprojekten begonnen werden, die eigene Erfahrungen erzeugen
und für die gesamte Einrichtung nutzbar gemacht
werden können.
•E
s muss sichergestellt werden, insbesondere die
Verwaltungsleitung von der Notwendigkeit des
Wissensmanagements zu überzeugen.
•Z
ur nachhaltigen Umsetzung muss sich die Verwaltungskultur ändern und für eine neue Vertrauens-, Fehler- und Umgangskultur öffnen.
•W
issensmanagement ist ein neues Instrument,
bei dessen Einführung auch die Ergebnisse und
Anforderungen des Change Managements berücksichtigt werden sollten.
•A
ufgrund der angespannten Personalsituation
müssen Prioritäten in den Verwaltungen gesetzt
werden – nicht alles ist (gleichzeitig) umsetzbar!
Sinnvoll wäre es ferner, Wissensmanagement als einen
eigenen Arbeitsbereich in den Geschäftsverteilungsplänen auszuweisen und durch eine angemessene personelle Besetzung zu professionalisieren sowie durch IT konsequent zu unterstützen. Dabei stehen im menschlichen
Bereich vor allem die Akzeptanz der Mitarbeiter und
Dipl. Inform. Andreas
SCHULZ-DIETRICH
Teamleiter Professional
Services, Materna GmbH;
andreas.schulz-dietrich@
materna.de
Prof. Dr. Jürgen
STEMBER
Dekan des Fachbereichs
Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz;
[email protected]
16 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
„ProzessIDee“ - Identifizierung,
Gestaltung und Management
von Verwaltungsprozessen
abstract
Dirk Furchert I Dirk Funke I Heinz-Hermann Herbers
Die Beschäftigung mit Prozessmanagement fällt vielen Verwaltungen trotz der nachweisbaren Vortteile sehr schwer.
Zusätzlich zu diesem Paradigmenwechsel von Strukturen zu Abläufen zeigt sich die Personaldecke in den Kommunalverwaltungen als sehr dünn, so dass überzeugende Reformansätze auf bestehenden Infrastrukturen aufbauen und die
wenigen vorhandenen Freiräume der Mitarbeiter berücksichtigen müssen. Mit der Entwicklungen der „ProzessIDee“
haben die Hochschule Harz, die Stadt Halle (Saale) und die Deutsche Post einen weiteren Versuch unternommen, Reform- und Innovationshürden zu beseitigen.
Hintergrund. Das Thema Prozessmanagement erhält auch
für den kommunalen Sektor immer größere Bedeutung.
Auch Forderungen nach weiteren Effizienz- und erhoffte
Service-Steigerungen sind nunmehr nur noch durch die
intensive Bearbeitung (und Digitalisierung) von Verwaltungsabläufen (Prozessen) möglich. Weitere gesetzestechnische Grundlagen, z. B. das neue E-Government-Gesetz,
erzeugen darüber hinaus Druck, Verwaltungsprozesse
einer genaueren Analyse zu unterziehen. Für die damit
verbundenen Veränderungen des Denkens in Strukturen
in ein Denken in Prozessen und Abläufen ist der Weg bei
der großen Mehrheit der Verwaltungen aber immer noch
sehr weit - zumal eine derart tiefgreifende Änderung der
Aufgabenerledigung einer erheblichen Anpassung von
IT-Systemen, Organisationseinheiten und einer kritischen Revision der Dienstleistungen selbst bedarf.
Ziel des Projekts. Die Deutsche Post, die Stadt Halle (Saale) und die Hochschule Harz haben sich dazu zahlreiche
Gedanken gemacht, um innerhalb dieser Innovationsprozesse neue Erkenntnisse zu erhalten. Daher lag das
Ziel des Gemeinschaftsprojekts in der Entwicklung eines
modellhaften Gestaltungskonzeptes einer prozessbasierten Verwaltungsmodernisierung, insbesondere durch die
Digitalisierung von Prozessen und Dienstleistungen. Dieses Gestaltungskonzept sollte letztlich für die Kommune
ein brauchbares, praktisch anwendbares „Tool-Kit“ beinhalten, mit dessen Hilfe die Vorteile der Digitalisierung
von Prozessen, unter den konkreten Rahmenbedingungen vor Ort, unmittelbar und direkt ablesbar sind.
Durchführung des Forschungsprojektes. Die Durchführung
des Forschungsprojektes mit der Stadt Halle (Saale) wurde von der Hochschule Harz in fünf Phasen unterteilt:
• die Analyse der aktuellen theoretischen Grundlagen,
• die Darstellung und Ermittlung der Voraussetzungen
und Anforderungen,
• die Erprobung eines Identifikationsrahmens für Prozesse (Prozesslandschaften und Prozess-Screenings),
• eine detaillierte und beispielhafte Prozessanalysen
sowie
• die Entwicklung einer integrierten, einfachen
Anwendung in Form eines „Werkzeugkastens“, die
wirtschaftlich und leicht verständlich einzusetzen ist.
Die Grundphilosophie des Forschungsprojektes war es,
Instrumente zu entwickeln und gleichzeitig in der Praxis hinsichtlich der Realitätsnähe auszuprobieren. Beispielhaft wurde zur Identifikation der Prozesslandschaft
ein Kriterienkatalog entwickelt, der neben bekannten
Kriterien, wie Kosten, Mitarbeiterintegration oder Zeit,
auch die Kriterien „Nerv-Faktor“ und „Digitalisierungs-
fachartikel
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
grad“ aufgenommen hat. Auf der Basis dieses Identifikationsrahmens wurden dann beispielhafte Einzelprozesse
ausgewählt und analysiert, um auch in dieser Detailtiefe
entsprechende Erfahrungen zu sammeln. Grundlage aller
Aktivitäten sowohl bei der Befragung, der Erfassung und
der Auswertung war, dass sich die Forscher wie auch die
beteiligten Akteure innerhalb der Verwaltung nicht mit
neuen umfangreichen Software-Programmen beschäftigen müssen, sondern diese Arbeiten mit „Bordmitteln“,
d. h. mit den üblicherweise auch in allen Verwaltungen zu
erwartenden „Office-Ausstattungen“ zu bewältigen sind.
Die folgenden Aspekte für die Entscheidungsträger und
Verantwortlichen betreffen folgende Ebenen:
• die Rahmenbedingungen für die jeweilige Verwaltung (Vorgaben, Situation, …),
• die Ziele oder Intentionen der Verwaltung (Einzelaktivitäten, umfassender Ansatz, …),
• Ebene der Entscheidungen (welcher Zugang wird
gewählt, …),
• Ebene des konkreten Instrumentariums sowie die
• Ebene der Auswertung und Interpretation (Hilfen
für die Auswertung …).
Das Ergebnis: „ProzessIDee“ als Produkt. Das als „Werkzeugkasten“ bezeichnete Gestaltungskonzept ist das zentrale Ergebnis dieses Forschungsprojektes und beinhaltet
neben den konzeptionellen Grundvorstellungen auch
zahlreiche konkrete Hilfsmittel und Unterstützungen
für die kommunalen Vertreter, die sich mit Prozessmanagement beschäftigen wollen. Dieser digitale Werkzeugkasten, den wir als „ProzessIDee – Einstiegshilfen
für Kommunen zur Identifikation und zum Management
von Verwaltungsabläufen“ bezeichnen, soll dabei die Gesamtheit des Prozessmanagements unter Einbeziehung
der Analyse von Rahmenbedingungen, Auswahl von
Einstiegsmöglichkeiten und anschließender Auswahl der
Optionen zur Prozesserfassung abbilden und im Sinne
eines Entscheidungsalgorithmus integrieren.
Nach einer Analyse der Rahmenbedingungen steht, je
nach identifizierten Schwachstellen, die Entscheidung
für einen Einstieg in die Prozessidentifizierung an. Dabei
wurden in dieser Anwendung vier mögliche Wege vorgeschlagen: Erfassung der allgemeinen Prozesslandschaft
(Prozesslandkarte), Untersuchung von Teilbereichen
(Organisationseinheiten), Betrachtung von isolierten
Prozessen sowie für sonstige Anlässe und Ansätze.
Wenn man den allgemeinen Einstieg wählt, greift die
erste Tabelle zur groben Erfassung der Prozesse (Screeningtabelle), in der die Prozesse erstmals benannt und
mit den Grunddaten und Kennzahlen erfasst werden.
Anschließend werden die Prozesse bewertet und in eine
Reihenfolge gebracht, die es ermöglicht, anhand des definierten Ziels, das bestmögliche Ergebnis zu erreichen.
Die folgende Detailerfassung jedes einzelnen Prozesses ist
die Grundlage für die Modellierung der Prozesse. Investition in Software und Schulungen müssen aber nicht getätigt werden, da die Anwendung hier Hilfen anbietet, die
von nahezu allen Verwaltungen ohne Einschränkungen
genutzt werden können (xls-, doc- oder pdf-Formate).
Abb. 1: Der digitale Werkzeugkasten in der Grundkonzeption
Als Ergebnis sollen nicht nur wie bei den bisherigen Instrumenten Darstellungen von SOLL-IST-Vergleichen
von Prozessen entstehen, sondern es sollen mithilfe der
Rahmenbedingungen der Aufwand und der Nutzen der
Prozessoptimierung bzw. -digitalisierung, vor allem hinsichtlich finanzieller Ressourcen, aufgezeigt werden können. Dabei zielt die als Web-Anwendung geplante „ProzessIDee“ auf die Verwendung der in den Verwaltungen
bereits vorhandenen Software (üblicherweise „OfficeSoftware“ in alten Versionen) sowie die möglichst intuitive Erhebung von Daten ab.
Resümee und aktuelle Arbeiten. Das eingangs formulierte
Ziel wurde durch die Erstellung des Rahmens für die beschriebene „ProzessIDee“ erreicht, ein Produkt, das mittlerweile in einigen Verwaltungen sehr positiv evaluiert
worden ist. In dieser Anwendung sind die wesentlichen
Einsatzszenarien erfasst, sei es im Hinblick auf eine generelle Analyse von Prozessen bis hin zu einer sehr detaillierten Prozessbetrachtung sowie der damit unmittelbar
verbundenen Instrumente und Ansätze.
„ProzessIDee“ erfüllt damit wesentliche Kriterien, die
sich bereits auch im Rahmen der Analyse von Rahmenbedingungen ableiten ließen:
• Einfache, verständliche Umsetzung,
• Nutzung vorhandener technischer und sonstiger
Voraussetzungen in den Verwaltungen,
• Adressierung von Motivationen der Vereinfachung
und des „Ent-Nervens“ von Abläufen,
• klare, einfache Strukturen und Wege sowie
• die Orientierung an klassischen Anliegen der Führungskräfte (Orientierung, Strategie).
Eine systematische Weiterentwicklung der „ProzessIDee“
zur „Vertriebsreife“ steht in den kommenden Wochen
und Monaten auf der Agenda.
| 17
Prof. Dr. Dirk FURCHERT
Stadt Halle, FB Verwaltungsmanagement, Abteilung E-Kommunikation;
[email protected]
Dipl.-Verwaltungswirt
(FH) Dirk FUNKE
Hochschule Harz, FB Verwaltungswissenschaften;
[email protected]
Heinz-Hermann
HERBERS
Geschäftsbereichsleiter
GB Vertrief BRIEF Öffentlicher Sektor; h.herbers@
deutschepost.de
18 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Effiziente Wahlorganisation
mit Softwareunterstützung
abstract
Sven Eulitz I Manuel Kripp
Vom Kreuz auf dem Stimmzettel bis zur Bekanntgabe des Ergebnisses vergehen häufig nur wenige Stunden oder
Tage. Die Prozesse und Schritte, die zur Durchführung einer Wahl notwendig sind, sind selten Gegenstand der
öffentlichen Diskussion. Denn das vorrangige Ziel einer Wahlbehörde ist, die Stimmabgabe so einfach, bequem und
sicher wie möglich zu machen. Welche Möglichkeiten die softwareunterstützte Wahlorganisation bietet, um diese
Ziele zu erreichen, ist Gegenstand dieses Artikels. Als Beispiel dient der Einsatz der Software IVU.elect bei Wahlen
in Deutschland und den Niederlanden.
Computergestützte Wahlorganisation und -administration.
In der öffentlichen Wahrnehmung bestehen Wahlen aus
dem Kreuz auf dem Stimmzettel, der Abgabe der Stimme
in eine Urne und der Auszählung dieser Urne sowie der
Bekanntgabe des Ergebnisses durch die Wahlbehörde. In
Österreich und Deutschland wird noch in der Wahlnacht
ein vorläufiges Endergebnis bekanntgegeben.
Die Stimmabgabe soll so einfach, bequem und sicher
wie möglich sein. Um diese Ziele zu erreichen, beginnen
Wahlleiter und Wahlkommission viele Wochen vor dem
eigentlichen Wahltag mit der Vorbereitung. Zudem steigen in vielen Ländern durch die Forderung nach mehr
demokratischer Teilhabe die Häufigkeit sowie die Anzahl
an Wahlen und Abstimmungen. So müssen Wahlen auf
unterschiedlichen Verwaltungsebenen und mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen wie z.B. Nationalrats-,
Landtags- oder Gemeinderatswahlen organisiert und
durchgeführt werden.
Die Prozesse und Schritte, die eine Wahlbehörde für
die erfolgreiche Durchführung einer Wahl vornimmt,
beginnen schon Monate im Voraus und können in unterschiedliche Aufgabenbereiche und Phasen gegliedert
werden. Ein erstes Darstellungsmodell ist der Electoral
Cycle von Suksi(1), den die Organisation International
IDEA auf die Vorbereitung von Wahlen und die verschiedenen Aufgaben hierfür heruntergebrochen hat(2). Diese
Modelle geben einen guten Überblick über die grundlegenden Aufgabenbereiche der Wahlbehörden. Für einen
ordnungsgemäßen Ablauf der Wahl ist es wichtig, dass
die Wahlleitung selbst bei mehreren Millionen Wahlberechtigten und mehreren hunderttausend Quadratkilometern den Überblick behält und Herrin des Verfahrens
bleibt. Wahladministrations- und Organisationssysteme
unterstützen diese Prozesse zur Organisation und Durchführung einer Wahl oder Abstimmung vom ersten Tag
des Projekts bis zur Bekanntgabe und Dokumentation
der Ergebnisse. Zur Entwicklung und Implementierung
dieser Softwaresysteme sind die Modelle des Electoral
Cycles nicht fein genug. In der folgenden Übersicht wird
der Wahlprozess deshalb noch tiefergehend strukturiert.
Definition und Organisation. Zu Beginn wird eine Wahl
definiert. Dazu werden ein Wahltermin festgelegt, die
Wahlregeln festgehalten und das Wahlgebiet entsprechend eingeteilt. Anschließend müssen geeignete Gebäude zur Einrichtung von Wahllokalen gefunden werden,
die verschiedene Kriterien und Vorschriften wie z.B.
barrierefreier Zugang, allgemeine Erreichbarkeit und
Raumsicherungsmöglichkeiten erfüllen müssen. Falls die
zu nutzenden Gebäude nicht in öffentlicher Hand sind,
kommen noch die Verwaltung des Mietverhältnisses und
die Zahlung von Mietzinsen hinzu. Die Organisationsphase schließt mit der Rekrutierung und Einteilung der
Wahlhelfer. Diese Zuteilung muss wahlrechtlichen Anforderungen genügen und beispielsweise eine Prüfung
der Wahlhelfer gegen das Wähler- oder Melderegister
ermöglichen.
In der bayerischen Landeshauptstadt München mussten
für die Kommunalwahl 2014 930 Standorte identifiziert
und verwaltet sowie 9.000 Wahlhelfer eingeteilt werden. Dafür setzte diese Wahlbehörde auf die Software
IVU.elect, die durch eine übersichtliche Datenbank ermöglicht, Gebäudedaten, Dokumente und entsprechende
Personendaten sicher und auf Mausklick zur Verfügung
zu stellen. Integrierte Filter- und Suchfunktionen machen
die IT-unterstützte Wahlorganisation hocheffizient.
Wahlvorschläge, Wähler und Abstimmung. Nach dem Aufbau der Infrastruktur muss der Stimmzettel erstellt werden. Grundlage dafür sind die Wahlvorschläge gültiger
Kandidaten der einzelnen Parteien und wahlwerbenden
Gruppen. Parteien, die bisher nicht zu einer Wahl angetreten sind, benötigen ausreichend Unterstützungserklärungen. Diese Erklärungen müssen durch die
Wahlbehörde unter Rückgriff auf das Melderegister auf
Rechtmäßigkeit überprüft werden. Auch diese Überprüfung ist automatisiert möglich. Auf Basis der überprüften
Kandidatenvorschläge erstellt die Software zudem auto-
fachartikel
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
| 19
Abb. 1: Die Phasen des Wahlprozesses
Der nächste Prozessschritt ist die Benachrichtigung der
Wähler mit der Wahlkarte, die Informationen zu ihrem
Wahllokal, dem Zugang und den Öffnungszeiten enthält. Mit Hilfe dieser Wahlkarte ist in vielen Ländern
die Beantragung der Briefwahl möglich. Derzeit wird
immer häufiger auch eine Online-Registrierung für die
Briefwahl angeboten. Das ermöglicht die Erfassung und
den automatisierten Versand der Briefwahlunterlagen
ohne zusätzlichen Personalaufwand. In Kommunen wie
München, in denen ca. 30 % der Wahlberechtigten einen
Antrag auf Briefwahl stellen, können auf diese Weise
mehrere hunderttausend Anträge mühelos verarbeitet
werden.
Erfassung und Veröffentlichung. Die Erfassung und Ver-
öffentlichung der Ergebnisse bilden die abschließenden
Aufgaben einer Wahlbehörde. In vielen Ländern sind
Stift und Papier die Hauptwerkzeuge zur Stimmabgabe,
die einzelnen Stimmzettel müssen daher im Wahllokal
manuell ausgezählt und verzeichnet werden.
Computergestützte Systeme unterstützen eine möglichst
fehlerfreie Datenerfassung durch eine auf die jeweilige
Stimmzettelfarbe abgestimmte Gestaltung der Eingabemasken. Diese Farbgebung lässt sich im Vorfeld je nach
Land und Wahl vollständig konfigurieren. Alle Eingaben
durchlaufen permanente Plausibilitätskontrollen, die bei
Abweichungen sofort Warnungen auslösen. Es kann zwischen harten, wie z.B. mathematischen Berechnungen,
und weichen Plausibilitäten unterschieden werden. Zu
den letztgenannten Kriterien gehören u.a. Vergleiche mit
den Vorwahlergebnissen. Entsprechend den eingestellten
Zuordnungen erzeugt die Software Warnungen, die von
den einzelnen Hierarchieebenen geprüft und eventuell
nachbearbeitet oder bestätigt werden.
Die Veröffentlichung der Wahlergebnisse erfolgt heute
vor allem über das Internet und muss auch mobile Endgeräte unterstützen. Ebenso müssen Schnittstellen für
Medien und die übergeordneten Wahlbehörden vorhanden sein. Hierbei ermöglicht der Einsatz von Wahladministrationssystemen mit einer computerunterstützten
Ergebniserfassung und -überprüfung, Hochrechnungen
automatisiert zu veröffentlichen und Zwischenergebnisse laufend zu aktualisieren. Auch die rechtsgültige
Veröffentlichung der finalen Wahlergebnisse in entsprechenden Dokumenten kann mit IT-Systemen heute auf
Knopfdruck wesentlich effizienter erledigt werden.
Fazit. Der Prozess der Stimmabgabe genießt in der öffentlichen Diskussion eine höhere Aufmerksamkeit als die
Abwicklung von Wahlen. Vor allem die Digitalisierung
der Stimmabgabe durch Online-Wahlen oder elektronische Auszählungsmechanismen ist ein wiederkehrendes
Thema. Nichtsdestotrotz ist es die vordingliche Aufgabe
der Verwaltung, eine sichere und einfache Stimmabgabe
zu ermöglichen. Wie dieser Artikel deutlich zeigt, ist es ein
vielschichtiger und umfangreicher Prozess, das zu organisieren, der viele Wochen vor dem eigentlichen Wahltag beginnt und nach der Wahl mit der Überprüfung der rechtsgültigen Dokumentation endet. Um trotz einer steigenden
Anzahl an Wahlen, Briefwählern und unterschiedlichen
Gremien sichere und effiziente Abstimmungen zu ermöglichen, wird der Einsatz softwaregestützter, ganzheitlicher
Wahlorganisationssysteme unumgänglich.
literatur
matisiert die Druckvorlage für den Stimmzettel. In den
Niederlanden erhalten die Parteien hierfür einen direkten
Zugang auf das System zur Erstellung und Prüfung der
Wahlvorschläge.
(1)
Suksi M. The Electoral Cycle: On the Right to Participate
in the Electoral Process. In: Hinz, V.U., Suksi, M. (eds.).
Election Elements: On the International Standards of
Electoral Participation. pp. 1-42. Institute for Human
Rights. Turku/Abo: Abo Akademi University, 2003.
(2)
International IDEA. Electoral Management Design. The
International IDEA Handbook. Stockholm: International
IDEA. p. 16, 2006. [http://www.idea.int/publications/
emd/index.cfm]
Dipl. Wirt.-Inf. (FH)
Sven EULITZ
Leiter Wahlen, IVU Traffic
Technologies AG;
[email protected]
Manuel KRIPP, M.A.
Geschäftsfeldentwicklung Wahlen, IVU Traffic
Technologies AG;
[email protected]
20 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
INSPIRE: Pilotprojekt im
Bereich Luftqualität umgesetzt
abstract
Peter Lieber I Katharina Schleidt
Die europäische INSPIRE Richtlinie (Infrastructure for spatial information in Europe) verpflichtet die EU-Mitgliedsstaaten
stufenweise einheitliche Geodaten zur Verfügung zu stellen. In Österreich entstand in kurzer Zeit eine erste Erweiterung
der Richtlinie im Bereich der Luftgütemessung und den dazugehörigen europäischen Vorgaben. Die daraus abgeleiteten
Erkenntnisse können Umsetzungen auch in weiteren Fachgebieten erleichtern. Darüber hinaus erschien kürzlich auch
eine erste Studie über das mit INSPIRE verbundene Marktpotential für Klein- und Mittelbetriebe.
Ausgangslage. 2007 trat die INSPIRE-Richtlinie z0ur
Schaffung einer einheitlichen Geodateninfrastruktur in
der EU in Kraft, die alle EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet, stufenweise einheitliche Geodaten zur Verfügung zu
stellen. Damit soll einerseits die Einhaltung der europäischen und internationalen Berichtspflichten vereinfacht
und gleichzeitig das wirtschaftliche Potential der amtlichen Geodaten besser nutzbar gemacht werden. Als Zugang zu den verschiedenen INSPIRE-Netzdiensten stellt
die europäische Kommission ein INSPIRE-Geoportal zur
Verfügung. Die technischen Spezifikationen der vielen
notwendigen Datenmodelle (Services, Metadaten, Fachdaten) wurden von der „Digital Earth and Reference Data
Unit“ des Joint Research Center (JRC) der Europäischen
Kommission im italienischen Ispra koordiniert und in
international besetzten „Technical Working Groups“ erarbeitet. Um die intensive Zusammenarbeit bestmöglich
zu unterstützen, suchte man dort nach einer kostengünstigen und gleichzeitig leistungsfähigen Lösung zur Erstellung von Referenzmodellen und zur Sicherstellung des
Modellaustausches. Nach eingehenden Recherchen fiel
die Entscheidung auf die UML-Modellierungsplattform
Enterprise Architect von Sparx Systems. Bisher wurden
Datenmodelle für 34 Geodatenthemen sowie für diverse Datenservices mit Enterprise Architect erstellt. In den
nächsten Jahren werden alle EU-Mitgliedsstaaten ihre
Datensätze und -services an diese vorgegebenen Standards anpassen.
Umsetzung von INSPIRE in den Fachbereichen. Nach Fer-
tigstellung der INSPIRE-Infrastruktur geht es nun im
nächsten Schritt um die Umsetzung in fachspezifische
Domänen. Dabei sind einerseits fachliche Anforderungen zu beachten, andererseits aber auch die nationalen
Besonderheiten. Als Pilotprojekt wählte man im Auftrag
der Europäischen Kommission und der Europäischen
Umweltagentur die Umsetzung der europäischen Luftqualitäts-Richtlinie (2008/50/EC), die nun seit Anfang
2014 fertiggestellt ist und stündlich aktuelle Luftgütedaten sowie die dazugehörigen Informationen der Messstellen an die Europäische Umweltagentur liefert. Ziel der
Umsetzung war es, neben der Erfüllung der europäischen
und nationalen Vorschriften auch eine optimale Nutzung
durch Dritte sicherzustellen. Die INSPIRE-konforme
Umsetzung innerhalb von nur zwei Monaten nach Fertigstellung des entsprechenden Datenmodells des Themas
Umweltmonitoring erforderte eine enge und gut koordinierte Zusammenarbeit aller Beteiligten. Das JRC stellte
zur Entwicklung des entsprechenden Datenmodells die
IT-Infrastruktur zur Verfügung, auf die alle Berechtigten
Zugriff hatten.
Abb. 1: INSPIRE Datenstruktur zur Beschreibung
einer Luftgütemessstation
Zunächst mussten die Anforderungen erhoben und den
entsprechenden Basisklassen in der INSPIRE-Datenspezifikation zugewiesen werden. Anschließend erfolgte die
Erweiterung der Klassen um die noch nicht berücksichtigen Parameter.
Folgende Arbeitsschritte waren dabei notwendig:
• Analyse der Berichtsobjekte aus den gesetzlichen
Vorgaben
• Auswahl der relevanten INSPIRE-Themen
• Auswahl der relevanten INSPIRE-Objektklassen
• Verknüpfung der Berichtsobjekte mit den INSPIRE-Objektklassen:
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
| 21
Abb. 2: Zusammenführung von fachlicher Berichtspflicht mit INSPIRE Datenmodellen
Zusammenfassend stellt die Arbeitsgruppe zur Luftqualität fest, dass die in INSPIRE definierten Basisklassen vermutlich in vielen Fällen der Fachmaterie entsprechend
erweitert werden müssen, um so allen Berichtsanforderungen nachkommen zu können. Umgekehrt sind auch
die Anforderungen der Fachrichtlinen um die INSPIREErfordernisse zu erweitern.
Der zunächst nicht unbeträchtliche Aufwand für die Umsetzung des Luftgütereportings kann zu erheblichen Synergien führen. Die zur Umsetzung verpflichteten Staaten können nämlich mit einem derart gestalteten System
sowohl ihren aus INSPIRE entstehenden Verpflichtungen
als auch den Anforderungen aus Fachrichtlinien gerecht
werden. Die bislang oft bestehende mehrfache Aufbereitung von Daten entfällt nach der Umstellung. Darüber
hinaus stehen die einmal aufbereiteten Metadaten und
die laufend aktualisierten Messreihen in standardisierter
Form allen Interessierten zur weiteren Verwendung ohne
zusätzlichen Aufwand zur Verfügung. Die gleichen Mechanismen, wie sie hier für die Berichtsanforderungen
im Bereich Luftgüte skizziert wurden, können selbstverständlich auch für andere fachliche Erweiterungen angewandt werden.
Studie untersuchte Marktpotential für Klein- und Mittel-betriebe. Die durch die EU geförderte Initiative SmeSpire will
die durch INSPIRE zugänglich gemachten Umweltdaten
für die kommerzielle Nutzung durch Klein- und Mittelbetriebe (KMU) zugänglich machen. In einer kürzlich
fertiggestellten Studie zeigt die Initiative Geschäftsmöglichkeiten auf und weist auch auf die derzeit vorhandenen
Hinderungsgründe hin. Obwohl KMUs großes Interesse
am Geschäftsfeld mit den Umweltdaten zeigen, fehlt es
bislang meist an entsprechend zugänglichen Datenquellen
sowie an öffentlicher Finanzierung. Der Aufbau nationaler raumbezogener Daten-Infrastrukturen verlangt eigene Budgets. Die verstärkte Veröffentlichung von „Open
Government Data“ würde jedenfalls die geschäftlichen
Potentiale deutlich verbessern. Auch sollten öffentliche
Stellen bei Ausschreibungen die verlangte Konformität mit
INSPIRE genauer beschreiben, um für Unternehmen die
Teilnahme zu erleichtern. Die zur Datenharmonisierung
oft notwendigen umfangreichen Datenmodellierungen
sind mit großem, aber nicht leicht zu erkennendem Aufwand verbunden und verlangen deshalb entsprechende
Berücksichtigung bei den Budgets. Zur rascheren Lösung
der vorhandenen Probleme schlägt die Studie eine engere Kooperation öffentlicher Stellen mit Unternehmen vor.
So erhielten öffentliche Auftraggeber auch einen besseren
Einblick, wie Ausschreibungen im INSPIRE-Umfeld anzulegen sind, um keine unnötigen Hürden für die anbietenden Unternehmen aufzubauen. Laut Mag. Dr. Bernd
M. Schauer, CMC, Leiter des 2013 neu gegründeten Arbeitskreises „Geodaten“ im Fachverband UBIT, habe das
Thema INSPIRE für heimische Unternehmen, die in dem
entsprechenden Marktsegment tätig sind, in den letzten
Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Allerdings
spiele es aus wirtschaftlicher Sicht in der Praxis derzeit
noch eine untergeordnete Rolle. Die Ursachen dafür seien
technische, rechtliche und verwaltungstechnische Barrieren, die für den Bezug von Datenmaterial hinderlich sind.
Darüber hinaus sei eine Einbindung von internationalem
Datenmaterial von ausländischen Stellen derzeit am Markt
kaum festzustellen.
literatur & links
- Direkte Verknüpfung zu Attributen ist möglich
- Direkte Verknüpfung zu Verbindungen zwischen
Objektklassen ist möglich
- Wenn zusätzliches Attribut erforderlich R
Ableitung aus entsprechender INSPIRE-Klasse
- Bei Bedarf zusätzliche Klassen definieren
- INSPIRE erfordert zusätzlich Attribute R
zu Luftgüte Guidelines hinzufügen
• Verknüpfung der Berichtsobjekte zu den erweiterten INSPIRE-Klassen
Schleidt K.: INSPIREd Air Quality Reporting - European
Air Quality e-Reporting Based on INSPIRE. In Proceedings of ISESS 2013 http://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-642-41151-9_41
http://www.inspire.gv.at
http://inspire.ec.europa.eu
http://www.smespire.eu
http://www.sparxsystems.at
http://www.umweltbundesamt.at
Peter LIEBER
Gründer und Inhaber
SparxSystems Software
Central Europe;
[email protected]
Katharina SCHLEIDT
Umweltbundesamt,
Ökosystemforschung &
Umweltinformationsmanagement;
katharina.schleidt@
umweltbundesamt.at
22 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Mach mit! – beim
medienbruchfreien elektronischen
Bürgeranliegen-Management
für Städte und Gemeinden
abstract
Jürgen Frais I Rosa Gressenbauer
Ausgefallene Straßenbeleuchtung, klappernde Kanaldeckel oder die illegale Müllentsorgung in den Straßengraben sind
nur einige wenige Beispiele für Hinweise an die Gemeinde. Die Verwaltung ist hier sehr stark auf Wahrnehmungen ihrer
BürgerInnen angewiesen. Umso rascher Probleme bekannt werden, umso schneller kann deren Behebung erfolgen und
umso zufriedener sind alle Beteiligten.
Untersuchungen zum Thema BürgerInnen-Verhalten der
letzten Jahre zeigen jedoch, dass sich nur drei von zehn
unzufriedenen Bürgerinnen und Bürgern tatsächlich an
die Gemeinde wenden. Eine geringe Anzahl an Bürgermeldungen sagt also noch wenig über den tatsächlichen
Zufriedenheitsgrad aus.
In der Stadt St. Pölten wird von der zentralen Bürgerservicestelle schon seit mehreren Jahre eine professionelle IT-Lösung für die Abwicklung von Bürgeranliegen betrieben. So bestehen neben persönlichen
Vorsprachen in der Bürgerservicestelle auch die Möglichkeit, Anregungen und Beschwerden via E-Mail
oder Online-Formular an die Stadtverwaltung zu
richten, damit diese qualifiziert weiter verfolgt werden können. Die Bearbeitung von Bürgeranliegen erfolgt konkret auf Basis der Softwarelösung Acta Nova
(http://www.it-kommunal.at/index.php/acta-nova), mit
der eine zentrale Erfassung, prozessgesteuerte Zuteilung,
Erledigung, und Nachverfolgung von BürgerInnenWünschen möglich ist. Die Lösung „elektronisches Bürgeranliegen-Management“ stellt eine Spezialausprägung
von „Acta Nova“, der IT-Anwendung für behördliche
Geschäftsfallbearbeitung dar, welche sich als vollwertige
kommunalspezifische CRM-Lösung (Customer Relationsship Management) versteht.
Ziel des elektronischen Bürgeranliegen-Managements ist
es, durch bürgernahe, effiziente und transparente Problemlösungen die Kommunikation mit den Bürgerinnen
und Bürgern zu vereinfachen und Mängelbehebungen
in St. Pölten zu beschleunigen. Das softwaregestützte
Bürgeranliegen-Management unterstützt die Bürgerservicestelle und Fachabteilungen bei der Erfassung von
Anliegen und ermöglicht so eine zentrale, transparente
und rasche Bearbeitung. Weiters wird die Möglichkeit
geboten, umfassendes Know-How der jeweiligen Fachabteilungen in einer zentralen Wissensdatenbank zur Verfügung zu stellen, über die häufig gestellte Fragen und
Anliegen (FAQs) durch die MitarbeiterInnen abrufbar
sind und effizient bearbeitet werden können. Außerdem
besteht die Möglichkeit zum Monitoring der angefallenen
Anliegen und Beschwerden, damit bei Rückfragen rasch
der aktuelle Bearbeitungsstatus aufgerufen und beauskunftet werden kann.
Bürgermeldungen via Smartphone-APP managen. Seit April
2014 kommt in der Stadt St. Pölten ein neuer, innovativer Eingangskanal für Bürgermeldungen zum Einsatz:
Mittels der Smartphone-App „Mach mit!“ (http://www.
it-kommunal.at/index.php/mach-mit) können BürgerInnen nunmehr auch APP-basiert direkt und äußerst
komfortabel mit der Stadtverwaltung in Kontakt treten.
Damit verfügt die Stadt St. Pölten über einen Zugangskanal, der es aufgrund der einfachen Bedienung auch
Menschen, die den Kontakt mit Behörden eher meiden,
erleichtert, ihre Beschwerden, Wünsche oder Anliegen
einzubringen. Mit der für alle gängigen Handy-Betriebssysteme verfügbaren Smartphone-App „Mach mit!“ ist es
damit nochmals einfacher, ganz unbürokratisch mit der
Stadtverwaltung in Kontakt zu treten. Den Anforderungen moderner mobiler Internetkommunikation entspre-
fachartikel
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
chend wird durch die App somit ein sehr unkompliziertes
Bindeglied zwischen öffentlicher Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern geschaffen.
Form eines Erledigungsauftrages, der nach Abschluss im
Bürgeranliegenmanagement-System entsprechend vermerkt wird.
Bürgerinnen und Bürger können aktiv dazu beitragen,
das Ortsbild einer Stadt bzw. Gemeinde zu bewahren,
indem beispielsweise Schlaglöcher, defekte Straßenbeleuchtungen, Schäden an öffentlichen Einrichtungen
oder sonstige Wahrnehmungen, die Ihrer Meinung nach
von Relevanz sind, mitgeteilt werden. Des Weiteren besteht über die App auch die Möglichkeit, Schnappschüsse
von positiven Wahrnehmungen wie vorbildlich renovierten öffentlichen Gebäuden, attraktiv gestalteten Plätzen, sehenswerten Gebäuden oder außergewöhnlichen
Leistungen zu machen und sozusagen eine „Gefällt mir“
Meldung an die Gemeinde zu übermitteln. Schließlich
sollte die Gemeindeverwaltung nicht nur mit Problemen,
sondern auch mit Lob und Anerkennung für ihre beachtliche Leistungsvielfalt bedacht werden können. Jede
Bürgermeldung inklusive Erledigungsstatus kann von der
Gemeinde auf Wunsch auch automatisch ins Internet auf
eine Landkarte der Gemeinde publiziert werden.
Am Beispiel des Magistrats St. Pölten wird ersichtlich,
wie durch das Zusammenspiel von „Mach mit!“ und Acta
Nova der Informations- und Kommunikationsfluss zwischen öffentlicher Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern auf einfache und unbürokratische Weise gefördert
und verbessert wird. Dies führt einerseits zur Qualitätsverbesserung von Serviceleistungen und andererseits zur
Vertrauensbildung bei allen Beteiligten.
So funktioniert medienbruchfreies Bürgeranliegen-Management. Meldungen werden denkbar einfach erfasst: Im
ersten Schritt werden – bereits aus der APP heraus - mit
Hilfe der Smartphone-Kamera ein oder mehrere Bilder
zur Meldung aufgenommen. Im zweiten Schritt wird
mittels integrierter GPS-Funktionalität des Smartphones oder auch manuell der betroffene Ort zur Meldung
ermittelt. Einbringer können schlussendlich noch eine
kurze Beschreibung eingeben, sich identifizieren – oder
wahlweise auch anonym bleiben – und abschließend die
Meldung absenden. Die APP erkennt aufgrund der Verortung automatisch die zuständige Stadt bzw. Gemeinde
und leitet das Anliegen an diese weiter. Versendete Mitteilungen können von Verfassern jederzeit über die APP
eingesehen und der Status bzw. allfällige Rückmeldungen
durch Stadtverwaltung überprüft werden.
In St. Pölten werden über „Mach mit!“ eingebrachte
Meldungen automatisch an das interne Bürgeranliegenmanagement-System (auf Basis Acta Nova), übertragen
und können über dieses – wie Meldungen aus anderen
Quellen - direkt von der Bürgerservicestelle bearbeitet,
oder an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet und
nach entsprechender Erledigung abgeschlossen werden.
Außendienstmitarbeiter ohne mobilen Internet-Zugang
erhalten Meldungen als Gesamt-PDF in ausgedruckter
Highlights des medienbruchfreien elektronischen Bürgeranliegen-Managements:
• elektronische Erfassung von persönlich, telefonisch, schriftlich, per E-Mail, per Online-Formular
oder per Smartphone-App übermittelten Anliegen
und Wahrnehmungen;
• Direkte, vollautomatische Übernahme aller Meldungen ins zentrale BürgeranliegenmanagementSystem einer Gemeinde (Acta Nova basiert);
• Hinterlegte Geschäftsprozesse zur interne Verteilung, Bearbeitung, Nachverfolgung oder Kenntnisnahme eingegangener Anliegen;
• Kategorisierungs- und Auswertungsmöglichkeiten;
• Jederzeitige, vollständige Nachvollziehbarkeit des
bisherigen bzw. gesamten Bearbeitungslaufes;
• Strukturierte Verwaltung von Leistungsbeschreibungen der Nutzergemeinde, welche eine Wissensdatenbank für Auskünfte durch die Bürgerservicestelle darstellt;
• Strukturierte Ablage sämtlicher Daten in einer
Datenbank;
• Übersichtliches Portal zur Verwaltung von
Meldungen aus der Smartphone-App für alle
jene Benutzer, die keinen Zugang zum internen
Bürgeranliegenmanagement-System haben;
• Direkte, automatische Rückmeldungsmöglichkeit von Bearbeitungsstatus und individuellen
Erledigungshinweisen an App-Benutzerinnen
und Benutzer – sogar bei anonym eingebrachten
Meldungen;
• Möglichkeit einer einfachen automatisierten Veröffentlichung von Meldungen und Erledigungshinweisen auf der Gemeindehomepage;
• Herstellerseitige Erweiterbarkeit für Online-Umfragen und –Abstimmungen;.
| 23
Ing. Jürgen FRAIS
IT-Kommunal GmbH
Produktverantwortlicher
für Acta Nova;
[email protected]
Rosa GRESSENBAUER
Magistrat St. Pölten,
E-Government-Beauftragte des Magistrats;
Rosa.Gressenbauer@
st-poelten.gv.at
24 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
„Collaborative E-Government“ein neuer Ansatz für den
Behördenabeitsplatz der Zukunft
abstract
Roland Baldauf
Empower the Individual! Empower the Team! Empower the Organization! – sind Schlagwörter auf dem Weg zum Arbeitsplatz
der Zukunft. Zunehmend findet das Konzept des „Empowerments“ Eingang in Organisationen als Instrument der Organisationsentwicklung zur Stärkung der Motivation und Fähigkeiten der Beschäftigten und daraus resultierend zur Verbesserung
der Organisationskultur. Das Bundeskanzleramt hat sich mit dieser Thematik bereits intensiv beschäftigt und stellt auf
seiner E-Government-Plattform http://digitales.oesterreich.gv.at unter dem Titel „EDI - Elektronischer Dienstleister“ seine
Überlegungen zum Behördenarbeitsplatz der Zukunft vor. IT-Kommunal – Kompetenzzentrum für kommunales E-Government – hat bereits mit der „amtstafel 2.0“ des Österreichischen Städtebundes einen Meilenstein für den gemeindeübergreifenden Wissens- und Erfahrungsaustausch gesetzt. Das neue Tool „MIKADO“ steht für Management von Information,
Kollaboration, Akten- und Dokumenten-Organisation“ und schließt die Lücke der innerorganisatorischen Zusammenarbeit.
Getrennte Systeme für ELAK, DMS, Intranet waren gestern, MIKADO vereint diese Welten in einem offenen, auf Microsoft
Sharepoint basierendem Toolset und unterstützt damit Organisationen am Weg des „Empowerments“.
Dem Konzept des „Empowerments“ liegt die Auffassung
zu Grunde, dass die Koordination der Aufgaben durch
Anweisung (wie in klassischen Verwaltungsstrukturen und –kulturen üblich) nicht effizient genug ist und
durch Selbstbestimmung von Beschäftigten effizienter erfolgt. Eigeninitiative (Öffnung von Gestaltungsräumen),
Durchsetzungsvermögen (Partizipation an Entscheidungen und mehr Selbstbestimmung), Selbstevaluation und
ständiges Weiterlernen sollen ein positives Arbeitsklima
und Arbeitszufriedenheit schaffen. Dieses Arbeitsumfeld wiederrum fördert bzw. steigert die Effizienz und
Innovation im Team und damit in der Organisation. Die
positive Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten bewirkt
eine optimale Nutzung von vorhandenen Potentialen,
Fähigkeiten, sozialen und emotionalen Kompetenzen.
Wichtige Anforderungen sind die Selbstverantwortung
im Team oder am Arbeitsplatz, Prozessdenken und einerseits das Ablegen der tradierten Arbeitnehmerhaltung
sowie andererseits das Vertrauen der Vorgesetzten in die
Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Kompetenzen ihrer
MitarbeiterInnen.
Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass der einzelne Beschäftigte auch die Möglichkeiten erhält, der ihm übertragenen Verantwortung gerecht zu werden. Hier kann
und muss die IT durch den Einsatz von entsprechenden
Technologien unterstützend mitwirken.
Kollaboration und Wissensmanagement statt Dienstanweisung. Kollaboration & Wissensmanagement sind zent-
rale Punkte der neuen Art des Arbeitens. Beschäftigte
fachartikel
begegnen sich in einer offenen Umgebung und arbeiten
gemeinsam, flexibler und verantwortungsbewusster an
ihren Aufgaben. Ein direkter und einfacher Austausch
von Daten und Inhalten, unterstützt durch Wissensmanagement-Funktionen, machen Arbeitsabläufe transparenter und nachvollziehbar und der Zugang zum Wissen
wird direkter und unkomplizierter.
IT-Kommunal verfolgt diesen Ansatz auf Basis Microsoft
SharePoint und hat damit eine einheitliche Umgebung
realisiert, welche die klassischen Funktionen des Aktenund Dokumentenmanagements der öffentlichen Verwaltung mit modernen Werkzeugen zur Zusammenarbeit
und der Wissensorganisation kombiniert. Sharepoint
bietet den unschätzbaren Vorteil eines hohen Integrationsgrades mit der übrigen Microsoft-Produktlandschaft,
insbesondere den Office-Produkten, die in den meisten
Kommunen zum Einsatz kommen. Ein weiterer maßgeblicher Vorteil dieser Plattformtechnologie sind die
einheitlichen Benutzeroberflächen über alle MicrosoftProdukte, sodass sich auch weniger geübte IT-Anwender relativ rasch zurecht finden. Dadurch verringern
sich Schulungsaufwände und die Berührungsängste der
Beschäftigten. Der wesentlichste Vorteil ist jedoch das
„Baukastenprinzip“ von SharePoint, welches es erlaubt,
sehr rasch und vor allem individuell auf neue, funktionale Anforderungen zu reagieren und diese zu realisieren
mit dem Ziel, die Prozesse der Verwaltung elektronisch
zu unterstützen und nicht umgekehrt die Prozesse an das
IT-System anzupassen.
Nachfolgend drei Beispiele, wie „Empowerment“ von
MIKADO verstanden wird:
Zugang zu Informationen: Jeder Beschäftigte, der
nicht informiert ist, kann nicht verantwortungsvoll
handeln. Deshalb verbessert MIKADO die Informationsverteilung durch den Zugriff auf vorhandenes
Wissen (z.B. in Form von Wiki´s, Dokumentbibliotheken, Akten) mit Hilfe verschiedener Such- und
Filtermöglichkeiten (Volltextsuche, Aktenzahlsuche,
Aktenplan-Direktsuche, Rückstandsausweis nach
Bearbeitern, Zeiträumen, …)
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
| 25
Innovationen: Transparente Abläufe (dokumentiert
im Wiki) mit Diskussionen in moderierten Foren
fördern die Kommunikation und können Verbesserungspotenziale aufdecken. Zusammen mit einem
organisationsweiten Vorschlagswesen können diese
rasch aufgezeigt und umgesetzt werden.
Selbstverantwortung: In der transparenten und offenen Mikado-Umgebung wird die Selbstverantwortung gefördert. Der Beschäftigte kann selbstständig
vorhandene offene Aufgaben übernehmen oder im
Krankheitsfall schnell und unkompliziert Aufgaben
anderer weiterbearbeiten. Fixe Stellvertretungen und
komplizierte Stellvertreter-Regelungen würden in
diesem Sinne die Flexibilität und Eigenverantwortlichkeit zu sehr einschränken.
„Empowerment“ bietet viele Chancen, die Organisation
weiterzuentwickeln und auf sich ständig ändernde Anforderungen der Gesellschaft rasch zu reagieren. Die immer
stärker werdende Vernetzung der Welt, technologischer
Fortschritt und der immer schärfer werdende Wettbewerb
machen schließlich nicht vor der öffentlichen Verwaltung
halt. Neue Technologien, Geräte und Gewohnheiten verursachen technische und organisatorische Komplexität
und Berührungsängste. Diese Berührungsängste sollen
genommen und das Bürgerservice verbessert werden,
die BürgerInnen besser in die Amtswege eingebunden
bzw. ihre Anliegen schneller bearbeitet werden können.
„Bürgerzentriertes E-Government“ nennt sich diese Entwicklung, mit der sich aktuell auch eine Projektgruppe im
Rahmen der Plattform Digitales:Österreich auseinander
setzt.
IT-Kommunal hat begonnen, diesen neuen Weg zu beschreiten und stellt mit dem Sharepoint-basierten Toolset
„MIKADO“ unter dem Titel „Collaborative E-Government“ einen neuen, innovativen Ansatz zum Arbeiten
für Behörden bereit, der nicht nur Papier ziert, sondern
bereits in der Praxis funktioniert!
Mut und Motivation etwas Neues zu machen gehören zu
diesem Weg – Sie sind herzlich eingeladen, diesen Weg
gemeinsam mit uns zu beschreiten!
Ing. Roland BALDAUF
Bereichsleitung IT
Solutions & Plattformen
IT-Kommunal GmbH;
[email protected]
26 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
fachartikel
Duale Zustellung
in der Stadt Wolfsberg
abstract
Hans-Peter Auernig
Die Stadtgemeinde Wolfsberg bietet seit Juli 2013 eine vollständig elektronische, sowie alternativ postalische Zustellung
von Vorschreibungen, RSa- und RSb-Briefen für Bürgerinnen und Bürger der Gemeinde Wolfsberg an. Die Umstellung
des bis dato lediglich postalischen Zustellungssystems, bot einiges an Herausforderungen für die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter der Gemeinde. Technische sowie organisatorische Probleme mussten lokalisiert und überwunden werden.
Vorarbeiten. Die ersten Hindernisse treten bereits bei der
Wahl des Zustellanbieters auf. Unterschiede zwischen
verschiedenen Anbietern bestehen in verschiedensten
Aspekten. Wichtig für die Wahl des Anbieters ist vor allem das aktuelle Kommunalsystem. Für den jeweiligen
Anbieter sollten bereits die richtigen Softwareschnittstellen im System vorhanden sein. Eine nachträgliche Anfertigung dieser kann durch möglichen Ressourcenaufwand
die Planung verzögern, beziehungsweise das Projekt zum
Scheitern bringen.
Ein weiterer für die Planung wichtiger Faktor sind Kosten. Diese unterscheiden sich zwischen verschiedenen
Anbietern.
Es sollte evaluiert werden, ob sich eine duale Zustellung
auf Basis der versandten Dokumente tatsächlich rentiert.
Für kleine und kleinere Gemeinden könnte durch die
duale Zustellung durchaus ein hoher Kostenaufwand entstehen. Die Rentabilität der Zustellung hängt stark von
der Menge der elektronischen Zustellungen ab. Grundsätzlich verringern elektronische Sendungen die Kosten.
Je mehr Bürger sich für die elektronische Zustellung entscheiden, desto rentabler wird die Zustellung selbst.
Kleinere Gemeinden sollten zurzeit noch nicht auf die
duale Zustellung umsteigen, es ist zu erwarten, dass sich
die Preise nach unten anpassen werden.
Zu beachten ist außerdem, dass die Kosten sich unterschiedlich aufschlüsseln. Für postalische Zustellungen
sind Druckkosten sowie Zustellgebühren (Porto) zu
entrichten. Die elektronische Zustellung unterscheidet
zwischen E-Mail-Zustellung und Postfach-Zustellung.
Insofern der Bürger ein elektronisches Postfach besitzt,
wird das Poststück in dieses zugestellt. Dadurch entstehen erweiterte Gebühren, welche bei einfachem E-Mail-
Versand geringer ausfallen. Des Weiteren wird je nach
Anbieter eine jährliche Servicepauschale sowie eine Abwicklungspauschale pro Zusendung fällig.
Technische Umsetzung und Einbindung in den Arbeitsablauf.
Für das jeweilige kommunale Verwaltungssystem müssen
eventuell Module angepasst beziehungsweise verändert
werden. Je nach Verfügbarkeit kann hier ein großer Arbeitsaufwand entstehen. Dies hängt stark vom jeweiligen
Anbieter des Systems ab.
Ein Problem stellte bei uns das Kuvert selbst dar. Dieses
enthielt standardmäßig keinen Aufdruck des Absenders.
Somit muss bei den Dokumenten ein Absenderfeld für
das Sichtfenster am Kuvert arretiert werden. Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern tauchten auch auf
Grund des fehlenden Stadtwappens am Kuvert auf. Dies
ist, falls relevant, mit dem jeweiligen Anbieter der dualen
Zustellung zu klären.
Der geänderte Arbeitsablauf für die Versendung über den
elektronischen Weg sollte den Mitarbeitern genau erklärt
werden. Wichtig dabei sind einige technische Aspekte der
Übertragung. Das Gerät muss während der Übertragung
durchgehend und unterbrechungsfrei mit dem Internet
verbunden sein. Die Übertragung kann je nach Volumen
mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Ein Durchlauf
über Nacht würde sich somit anbieten. Eine Sendung von
8000 Dokumenten dauert durchschnittlich 10 Stunden.
Dies hängt natürlich davon ab, wie viel Bandbreite der
lokalen Internetverbindung zur Verfügung steht. Durch
die lange Dauer der Übertragung kann es vorkommen,
dass diese auch mehr als eine Nacht in Anspruch nimmt.
Um die Arbeit des Mitarbeiters nicht zu unterbrechen,
macht es Sinn ein eigenes Gerät für die Zustellung zu ver-
fachartikel
wenden, welches für die Zeit der Übertragung für keine
anderen Tätigkeiten verwendet wird.
Der praktische Arbeitsaufwand für die Zusendung, welcher der Mitarbeiter zu entrichten hat, verringert sich
durch die duale Zustellung stark. Aufgaben wie die Kuvertierung der gedruckten Sendungen entfallen komplett.
Für die Kanzleistelle der Stadtgemeinde Wolfsberg entfällt somit die stundenlange Arbeit der Kuvertierung und
Versendung, sowie für die Mitarbeiter das Abwarten des
Drucks, was insgesamt etwa 2-3 Arbeitstagen zusammengefasster Arbeitszeit aller beteiligter Mitarbeiter entspricht.
Verbreitung und Akzeptanz. Nach der Umsetzung ist natürlich noch die Verbreitung und Veröffentlichung ein
wichtiger Punkt. Dazu haben wir verschiedene Wege eingeschlagen:
• Ausschreibung per Brief
• News auf der Homepage der Stadt Wolfsberg inkl.
Online Registrierung
• Angefügter Text auf den Zahlscheinen
Jährlich fügen wir zu postalischen Zustellungen ein Informationsblatt hinzu, welches über die Möglichkeiten
sowie über die Vorteile der elektronischen Zustellung
aufklärt. Darauf werden auch die Möglichkeiten zur Registrierung beschrieben: Entweder per Rücksendung des
Informationsblattes oder per elektronischer Übermittlung.
Dazu notwendige Daten sind Vor- und Nachname, sowie die E-Mail- und Post-Adresse. Erfahrungsgemäß ist
es außerdem wichtig, eine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen abzufragen. Ein häufiges Problem besteht
darin, dass angegebene Daten fehlerhaft sein können.
Rechtschreibfehler in Adresse und E-Mail (vor allem in
E-Mail Adressen) traten und treten mit Häufigkeit auf.
Bis der Fehler auffällt, ist es dann meist bereits zu spät,
insbesondere, wenn keine Bestätigung der abgefragten
Daten durchgeführt wird. Eine Möglichkeit besteht darin,
der Bürgerin oder dem Bürger eine E-Mail zukommen zu
lassen, welche beantwortet werden muss, um erfolgreich
eingetragen zu werden.
Dabei kommt es leider zu ernüchternden Ergebnissen:
Vielmals wird die E-Mail nicht beantwortet oder ignoriert. Oftmals kommt es auch zu einer Fehleinschätzung
bezüglich der eigentlichen Zustellung: Öfters haben sich
Personen auf Grund des benötigten technischen Knowhows wieder abgemeldet.
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
Ebenfalls ein Problem stellt veraltete Software dar. Veraltete Outlook-Versionen, falscher Umgang mit Software und verwirrende Formatierung können für Unmut
sorgen. Die Verständigung per E-Mail enthält einen via
HTML eingefügten Link, welcher jedoch von vielen aktuellen E-Mail-Programmen aus Sicherheitsgründen
blockiert wird. Das manuelle Kopieren und Einfügen des
Links in den Webbrowser führt oftmals zu Verwirrung.
Die Verwendung von PDF-Dokumenten wartet ebenfalls
mit Problemen auf: Veraltete Versionen des Adobe Readers, beziehungsweise alternativer PDF-BetrachtungsSoftware können Probleme bei technisch nicht versierten
Bürgerinnen und Bürgern verursachen. Eine Möglichkeit
zur Fernwartung der Bürgerinnen und Bürger wäre also
von Vorteil.
Andere Probleme traten beim Versand der E-Mails auf.
Spam-Filter, welche auf Grund der Anzahl der vom Server versendeten Mails den Mail-Server des Anbieters
eventuell als Spam einstufen, volle Postfächer bei Bürgerinnen und Bürgern und fehlerhafte E-Mail-Adressen
stellen ein weiteres technisches Dilemma dar. Je nach Anbieter können Provider die Mails des versendenden Servers eventuell abweisen bzw. zurückweisen. Die Abwicklung und Rückverfolgung dieser Fehler ist größtenteils
sehr mühsam und nimmt einiges an Zeit in Anspruch.
Fazit. Nach etwa einem Jahr der dualen Zustellung hat
die Stadt Wolfsberg insgesamt ca. 85.000 Poststücke dual
zugestellt. Die größte durchgeführt Zustellung betraf die
Wählerverständigung, welche etwa 20.000 Sendungen
umfasst.
Etwa 10% der abgabepflichtigen Bürgerinnen und Bürger
sind derzeit für die elektronische Zustellung registriert.
Die Mehrheit der Bürgerinnen und Bürger der Stadtgemeinde Wolfsberg nehmen das System gut und gerne an:
Gründe dafür, welche oft genannt werden, sind unter anderem das gesparte Papier, sowie die internationale Verfügbarkeit der Sendungen.
Ein Einsparungspotenzial ist vorhanden, abhängig von
der Anzahl der elektronischen Sendungen. Für viele
kleinere Gemeinden (unter 10.000 Einwohner), ist die
einfache Zustellung derzeit noch eine billigere Lösung.
Abzuwarten bleiben eventuelle Preisanpassungen, sowie
der Fortschritt, in der zur Übermittlung und Versendung
verwendeten Technologie. Kleinere Probleme mit verschiedenen Beteiligten und die bei vielen Bürgerinnen
und Bürger fehlende Routine im Umgang mit dem Computer, machen das System im Moment nur zu einer Rand­
alternative zur postalischen Zustellung.
| 27
DI Hans-Peter AUERNIG
Stadtgemeinde Wolfsberg,
EDV Abteilung;
hanspeter.auernig@
wolfsberg.at
28 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
service
E-Government
Tagungen, Konferenzen und Messen
01.-03.September 2014
München, Deutschland
3rd International Conference on Electronic
Government and the Information Systems
Perspective “Technology-Enabled Innovation
for Democracy, Government and Governance”
oktober
EGOVIS 2014
3. Nationale INSPIREKonferenz
7. Oktober 2014
Berlin, Deutschland
http://www.dexa.org/egovis2014
EGOV2014 - International IFIP Electronic
Government Conference
Die EGOV Konferenz vermittelt wieder den
aktuellen Stand an Forschung und Umsetzung
von E-Government Projekten. http://www.
egov-conference.org/egov-2014
1.-3. September 2014
Dublin, Ireland
http://www.egov-conference.org/egov2014
eAkte in öffentlichen
Institutionen
Die eAkte in öffentlichen Institutionen: Professionelle Einführung und Nutzung
18.-19. September 2014
Berlin, Deutschland
http://www.euroakad.eu/veranstaltungen/
veranstaltung/die-eakte-in-oeffentlicheninstitutionen-professionelle-einfuehrungund-nutzung.html
eGov Fokus 2/2014
19. September 2014
Bern, Schweiz
MeTTeG 2014
25.-26. September 2014
Udine, Italien
Finanzierung und Steuerung im E-Government
http://www.wirtschaft.bfh.ch/de/
forschung/e_government_institut/veranstaltungen/egov_fokus_22014.html
8th International Conference on Methodologies, Technologies and Tools enabling
e-Government
http://conferences.cs.unicam.it/metteg14/
Im Rahmen der INTERGEO 2014 findet die
3. Nationale INSPIRE-Konferenz statt. Titel:
„Geoinformationen als Schlüssel für die
gesellschaftlichen Herausforderungen des 21.
Jahrhunderts“
http://www.intergeo.de/intergeo/besucher/kongress/inspire.php
ICEGOV2014
27.- 30. Oktober 2014
Guimarães, Portugal
8th International Conference on Theory and
Practice of Electronic Governance “The Rise
of Data Post-2015 – Empowered Citizens,
Accountable Institutions”
www.icegov.org
Dritte Speyerer Tagung Dritte Speyerer Tagung zur E-Rechnung - Von
der Kür zur Pflicht: Die elektronische Rechzur E-Rechnung
30. -31. Oktober 2014
Speyer, Deutschland
dezember november
september
2014
nung im Sog des neuen Vergaberechts
http://www.uni-speyer.de/Martini/Tagungen.htm
8. Nationales eGovern- eGovernment aus dem Baukasten
ment Symposium
http://www.egovernment-symposium.ch
4. November 2014
Bern, Schweiz
Moderner Staat 2014
2.-3. Dezember 2014
Berlin, Deutschland
CeDEM-Asia-2014
4.-5. Dezember 2014
Hongkong
Ein spezifisches Messeforum widmet sich
wieder dem Thema E-Government.
http://www.moderner-staat.com
Social media and citizen participation,
E-government and open government, Digital
rights and Internet freedom, Future and
emerging topics
http://www.donau-uni.ac.at/cedemasia-14
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
service
februar
januar
2015
HICSS-48
48th Haiwaii International Conference on
System Sciences
Einige Schwerpunkte: E-Government Education, Open and Participatory Government,
Open Data and Cloud Services, Transformational Government
5.-8. Januar 2015
Kauai, Hawaii, USA
http://www.hicss.hawaii.edu/
IRIS2015 (International Legal Informatics
Symposium: Legal
Aspects of Internet
Governance)
Es werden wieder Workshops zu den Themen
E-Government, E-Democracy, E-Justiz, Open
Government und E-Procurement.
http://www.univie.ac.at/RI/IRIS15/
mai
26.-28. Februar 2015
Salzburg, Österreich
CeDEM 15 International Conference for E-Democracy
and Open Government
2015
20.-23. Mai 2015
Krems, Österreich
Schwerpunkte: E-Democracy and E-Participation, E-Voting, Bottom-Up Movements, Social
and Mobile Media for Public Administration,
Open Collaborative Government, Democracy,
Globalization and Migration, Connected Smart
City, Open Data, Transparency and Open
Innovation, Technology and Architecture, Selfgovernance in Complex Networks
http://www.donau-uni.ac.at/en/department/gpa/telematik/edemocracy-conference/edem/vid/20773/
| 29
30 |
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
service
bücher
E-Government Publikationen
Kathrin Voss (Hrsg.)
Klaus Lenk, Ulrich Meyerholt, Peter Wengelowski
Internet und Partizipation: Bottom-up oder Top-down?
Politische Beteiligungsmöglichkeiten im Internet
Wissen managen in Staat und Verwaltung
Verlag: edition sigma, ISBN-13: 978-3894048440, Mai 2014
Springer VS, ISBN-13: 978-3658010270, Januar 2014
David Wood (Hrsg.)
Linking Government Data
Norberto Nuno Gomes de Andrade, Lisha Chen-Wilson,
David Argles, Gary Wills, Michele Schiano di Zenise
Electronic Identity
Verlag: Springer, ISBN-13: 978-1489993502, Januar 2014
Verlag: Springer, ISBN-13: 978-1447164487, Juni 2014
Andreas Meier
Luis Teran
eDemocracy & eGovernment: Stages of a Democratic
Knowledge Society
Verlag: Springer, ISBN-13: 978-3642432002, Februar 2014
Jörg Becker, Lars Algermissen, Thorsten Falk
Modernizing Processes in Public Administrations:
Process Management in the Age of e-Government and
New Public Management
Verlag: Springer, ISBN-13: 978-3642441370, März 2014
Mike Friedrichsen (Hrsg)
Digitale Politikvermittlung: Chancen und Risiken
interaktiver Medien
Verlag: Springer VS, ISBN-13: 978-3658011253, März 2014
Mila Gascó-Hernández (Hrsg.)
Open Government: Opportunities and Challenges for Public
Verlag: Springer, ISBN-13: 978-1461495628, März 2014
Leonidas Anthopoulos, Christopher G. Reddick (Hrsg.)
Government eStrategic Planning and Management
Verlag: Springer, ISBN: 978-1-4614-8461-5, April 2014
Jörn von Lucke (Hrsg.)
Das offene Regierungs- und Verwaltungshandeln und seine
Perspektiven im Wahljahr 2013: Open Government, Open
Government Collaboration und die Bundestagswahl 2013
Verlag: epubli GmbH, ISBN-13: 978-3844286847, April 2014
Manuel Pedro Rodríguez-Bolívar (Hrsg.)
Measuring E-government Efficiency: The Opinions of
Public Administrators and Other Stakeholders
Verlag: Springer, ISBN-13: 978-1461499817, April 2014
SmartParticipation: A Fuzzy-Based Recommender
System for Political Community-Building
Publisher: Springer, ISBN-13: 978-3319065502, Juli 2014
eGovernment Review | www.egovernment-review.org | Nr. 14 | Juli 2014
| 31
eGovernment Review
Fachzeitschrift des Studienbereichs Wirtschaft & Management
der Fachhochschule Kärnten
Fachhochschule Kärnten
Studienbereich Wirtschaft & Management
Europastraße 4
A - 9524 Villach
Tel.: +43 (0)5 90500-1201
Fax: +43 (0)5 90500-1210
E-Mail: [email protected]
www.fh-kaernten.at
7. Jahrgang
erscheint halbjährlich
in einer Auflage von 1000 Exemplaren
ISSN 1997-4051 (gedruckte Ausgabe)
Herausgeber: FH-Prof. Dr. Wolfgang Eixelsberger
Redaktion: Selvana Disho, Bakk. Design: designation - Strategie | Kommunikation |
Design, www.designation.at
Druck: KREINER DRUCK, Druck- und Verlagsgesellschaft m.b.H. & CO. KG, Villach
Diese Zeitschrift und alle in ihr enthaltenen einzelnen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt.
Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes bedarf der Zustimmung des
Herausgebers. Namentlich gekennzeichnete Beiträge geben die Meinung der Autoren wieder. Für
Satz- und Druckfehler kann keine Haftung übernommen werden. Sämtliche Rechte vorbehalten.

E-Partizipation für Europas Jugend - Blogs @ FH

Let the sunshine in – Open Government - Blogs @ FH

Ausgabe Nr. 15 | Jänner 2015

Ausgabe Nr. 9 | Januar 2012 - Blogs @ FH

Ausgabe Nr. 8 | Juli 2011 - Blogs @ FH-Kärnten

Motivation von innen statt Karotte von außen : Wie gute Fu?hrung wirkt

Kompetenzmodell für E-Government - Blogs @ FH

Ausgabe Nr. 7 | Januar 2011 - Blogs @ FH

Agenda BAWF 2015

PDF

eGovernment: Ziele, Nutzen und Voraussetzungen